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1 PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 1

2 PUBLIS Public Info Service AG die Organisation von Gemeinden für Gemeinden Strategische Zielsetzung im Gemeinderat epool Event vom 7. Mai 2014 in Lenzburg Gérald Strub, Beat Neuenschwander PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur, 7. Mai 2014 Seite 2

3 Begrüssung, Zielsetzung Die Teilnehmenden kennen - die Unterschiede der Führungsarbeit in der Privatwirtschaft und als Gemeinderat - die möglichen Führungsinstrumente in der Gemeinde - den Ablauf einer Gemeinderats-Klausur - die Instrumente für die Festlegung der strategischen Zielsetzungen und Legislaturziele sowie Kommunikation der Ergebnisse - ein Geschäftsreglement und Kompetenzdelegationen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 3

4 Fragestellungen eines Gemeinderates Welche Aufgaben kann der Gemeinderat an die Verwaltung oder an ein einzelnes Gemeinderatsmitglied delegieren? Was kommt in den nächsten Jahren auf die Gemeinde zu? Welches sind die Pflichten und Aufgaben der Mitglieder des Gemeinderates? Wo will der Gemeinderat in nächster Zeit Akzente setzen? Welches sind die Rollen und der Auftrag des Gemeinderates? Für welche Aufgabe sind in Zukunft welche Mittel bereit zu stellen? PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 4

5 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Unterschiede der Führungsarbeit in der Privatwirtschaft und als Gemeinderat 3. Führungsinstrumente in der Gemeinde, sowie Sinn und Zweck einer Strategie oder Leitsätzen 4. Ablauf einer Gemeinderats-Klausur sowie aufzeigen der zu erwartenden Ergebnisse 5. Anwendungsbeispiele von Instrumenten für die Festlegung der strategischen Zielsetzungen und Legislaturziele sowie Kommunikation der Ergebnisse 6. Geschäftsreglement und Kompetenzdelegation; Beispiel Aufbau und Nutzen der Kompetenzdelegation für die Betroffenen 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 8. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 5

6 Führungsarbeit Privatwirtschaft vs Behörde Private Unternehmen Öffentlich-rechtliche Körperschaften Verwaltungsrat Politische Führungsebene (Gemeinderat, Vorstand) Geschäftsleitung Abteilungsleitung Mitarbeitende Verwaltungsleitung Abteilungsleitung Mitarbeitende Grundsätzliche Gleichbehandlung für alle Führungskräfte basierend auf unterschiedlichen gesetzlichen Grundlagen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 6

7 Führungsarbeit Privatwirtschaft vs Behörde - Primäre Aufgabe der kommunalen Politiker ist, die Gemeinden auf strategischer Ebene zu führen. - Primäre Aufgabe der Verwaltung ist, die Gemeinde zu verwalten. Öffentlich-rechtliche Körperschaften Politische Führungsebene (Gemeinderat, Vorstand) Verwaltungsleitung Abteilungsleitung Mitarbeitende PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 7

8 Vergleich Führungsarten Führungsart Zusammensetzung, Qualifikation Gremien Privatwirtschaft Autoritärer oder Demokratischer Führungsstil Geschäftsleitung wird in der Regel zusammengestellt, um unternehmerischen Erfolg zu haben Gemeinde Demokratischer Führungsstil Volk wählt Gemeinderat. GR selber hat keinen Einfluss auf GR Gestaltung Umfeld meist monetär gesteuert sozialer Auftrag, Gleichbehandlung Planbarkeit kurzfristige Entscheide möglich kurzfristige Entscheide kaum möglich Führungsrhythmus Laufend, nach Notwendigkeit 2 mal jährlich GV PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 8

9 Generationenkonflikt? - Generation Y: Generationenkonflikt: - bundesrat-der-generationenkonflikt-am-castingid html - PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 9

10 Merkmale der Führungsarbeit im Gemeinderat - Gemeinderatsarbeit erfordert intern und extern viel Fingerspitzengefühl - Einbinden aller Anspruchsgruppen ist sehr wichtig - Gleichbehandlung - Verhältnis Gemeinderat Verwaltung entspricht nicht jenem wie Verwaltungsrat und Geschäftsleitung - Erfolge zu haben ist nicht so wichtig, wie in der Privatwirtschaft - Gemeinderatsmitglieder sitzen im «Glaskasten», ebenso deren Angehörige PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 10

11 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Unterschiede der Führungsarbeit in der Privatwirtschaft und als Gemeinderat 3. Führungsinstrumente in der Gemeinde, sowie Sinn und Zweck einer Strategie oder Leitsätzen 4. Ablauf einer Gemeinderats-Klausur sowie aufzeigen der zu erwartenden Ergebnisse 5. Anwendungsbeispiele von Instrumenten für die Festlegung der strategischen Zielsetzungen und Legislaturziele sowie Kommunikation der Ergebnisse 6. Geschäftsreglement und Kompetenzdelegation; Beispiel Aufbau und Nutzen der Kompetenzdelegation für die Betroffenen 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 8. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 11

12 Der Weg nach Rom PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 12

13 Was macht strategisches Denken aus? - Wissen, was man will - Wissen, was man nicht will - Etwas Neues schaffen - Externe Chancen und interne Kompetenzen integrieren - Durchhalten - Strategie ist allumfassend PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 13

14 Führungsinstrumente der Privatwirtschaft PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 14

15 Führungsinstrumente der öffentlichen Verwaltung Zwingende (GG 37 Abs. 2 lit. b) - Budget und Rechnung - Finanzplanung - Verwaltungsbericht Fakultative: - Vision, Leitbild, Strategie - Mehrjahresplanung - Kompetenzdelegation (GG 39) > Traktandum 6 - PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 15

16 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Unterschiede der Führungsarbeit in der Privatwirtschaft und als Gemeinderat 3. Führungsinstrumente in der Gemeinde, sowie Sinn und Zweck einer Strategie oder Leitsätzen 4. Ablauf einer Gemeinderats-Klausur sowie aufzeigen der zu erwartenden Ergebnisse 5. Anwendungsbeispiele von Instrumenten für die Festlegung der strategischen Zielsetzungen und Legislaturziele sowie Kommunikation der Ergebnisse 6. Geschäftsreglement und Kompetenzdelegation; Beispiel Aufbau und Nutzen der Kompetenzdelegation für die Betroffenen 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 8. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 23

17 Zeitachse Gemeinderat entscheidet; Wir wollen eine GR Klausur durchführen Festlegen Ablauf in Moderationsplan mit Zielsetzungen und genauem Tagesprogramm 2 Wochen vor Klausur: Versand Hausaufgaben an Teilnehmer Aufarbeiten und konsolidieren der Ergebnisse Vorbereitung Klausur Nachbearbeitung Entscheid externe Moderation und Vorbereitung GA, GS, Moderator Genehmigung Ablauf und Moderationsplan Durchführen der GR Klausur Kommunikation der Ergebnisse PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 24

18 Schritt Ziel Methodik Hilfsmittel Dauer Zeit Wer 1. Begrüssung Begrüssung und Vorstellungsrunde sind durchgeführt. Ansprache Folien GA 2. Zielsetzung und Einleitung Einführung in Workshop. Zielsetzung und Ablauf sind bekannt. Grundsätze für die Zusammenarbeit sind geklärt. Kurzübersicht zu den Führungsinstrumenten einer Gemeinde, sowie Sinn und Zweck einer Strategie oder Leitsätzen sind erläutert. 3. Wertvorstellungen, Motivation, Erwartungen und persönliche Zielsetzungen der Teilnehmenden 4. Analyse Wertvorstellungen, Motivation, Erwartungen und persönliche Zielsetzungen der Teilnehmenden Alle Teilnehmer stellen in einer max. 5-minütigen Präsentation ihre Motivation, Wertvorstellungen, Erwartungen und persönliche Zielsetzungen als Mitglied des Gemeinderates vor. Alle kennen die Positionen aller. Die Übereinstimmungen und Abweichungen sind festgehalten. Wenn notwendig werden offene Punkte geklärt. Präsentation Folien Strub Präsentationen Folien werden vor dem Workshop durch die Teilnehmenden individuell vorbereitet Alle Diskussion Flipchart Alle, Strub 5. Pause Vormittag Führungsarbeit Privatwirtschaft vs Behörde Alle Anwesenden erkennen die unterschiedlichen Führungsarten, Umfeld, Planbarkeit sowie Führungsrhythmus und sind sich deren bewusst. Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sind für die Privatwirtschaft und Behördenarbeit gegenübergestellt. 7. Hunzenschwil 2035 Alle Teilnehmer beschreiben in einer max. 7-minütigen Präsentation wie sie Hunzenschwil im Jahre 2035 gerne sehen möchten. Es ist zu beschreiben was im Jahre 2035 die Gemeinde Hunzenschwil einzigartig macht. Es sind keine Massnahmen zu beschreiben. 8. Konsolidieren Beschreibungen Hunzenschwil 2035 Die Übereinstimmungen und Abweichungen der Vorstellungen Hunzenschwil 2035 sind festgehalten. Pro Nennung werden mögliche Massnahmen gesammelt und festgehalten. Präsentationen Folien Strub Präsentationen Folien werden vor dem Workshop durch die Teilnehmenden individuell vorbereitet Alle Diskussion Flipchart Alle, Strub 9. Mittagessen Alle PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 25

19 Hausaufgaben für Teilnehmer - Meine persönliche Motivation, meine Wertvorstellungen, Erwartungen und Zielsetzungen in meiner Funktion - Meine Vorstellung von der Gemeinde im Jahre Legislaturziele PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 26

20 Beispielablauf einer Gemeinderats-Klausur - Zielsetzung und Einleitung - Wertvorstellungen, Motivation, Erwartungen und persönliche Zielsetzungen der Teilnehmenden - Analyse Wertvorstellungen, Motivation, Erwartungen und persönliche Zielsetzungen der Teilnehmenden - Führungsarbeit Privatwirtschaft vs Behörde - Gemeinde im Konsolidieren Beschreibungen Gemeinde Leitsätze - Legislaturziele - Raum für offene Themen - Abschluss PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 27

21 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Unterschiede der Führungsarbeit in der Privatwirtschaft und als Gemeinderat 3. Führungsinstrumente in der Gemeinde, sowie Sinn und Zweck einer Strategie oder Leitsätzen 4. Ablauf einer Gemeinderats-Klausur sowie aufzeigen der zu erwartenden Ergebnisse 5. Anwendungsbeispiele von Instrumenten für die Festlegung der strategischen Zielsetzungen und Legislaturziele sowie Kommunikation der Ergebnisse 6. Geschäftsreglement und Kompetenzdelegation; Beispiel Aufbau und Nutzen der Kompetenzdelegation für die Betroffenen 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 8. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 28

22 Führungsinstrumente der öffentlichen Verwaltung Zwingende (GG 37 Abs. 2 lit. b) - Budget und Rechnung - Finanzplanung - Verwaltungsbericht Fakultative: - Vision, Leitbild, Strategie - Mehrjahresplanung - Kompetenzdelegation (GG 39) > Traktandum 6 - PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 29

23 Vision und Leitsätze PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 30

24 Leitsätze Gliederung - Einleitung - Entwicklung der Gemeinden - Bildung - Gewerbe und Arbeit - Finanzen - Freizeit, Kultur und Sport - Gesundheit, Soziales, Jugend, Alters- und Familienfragen - Verkehr - Sicherheit - Raumplanung, Wohnen und Umwelt - Versorgung und Entsorgung - Behörden, Verwaltung und Zusammenarbeit PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 31

25 Legislaturziele und Mehrjahresprogramm Legislaturziel Massnahmen Verantwortlich Kosten (kchf) Prio Abbau Schulden und LR nur was zwingend nötig GA Schibli -80 hoch Verbesserung Verkauf Bauland Grossfeld GA Schibli hoch Selbstfinanzierung Mehrwertabgabe GA Schibli hoch Investitionen zulassen, welche durch die Selbstfinanzierung realisiert werden können Verstärkte Zusammenarbeit mit Nachbargemeinden zur Effizienzsteigerung Führungsgrundsätze Gemeinde an Unternehmen anpassen Personalplanung Gemeinderat und Gemeindeverwaltung überprüft und die nötigen Schritte eingeleitet Verkauf EW GA Schibli mittel Laufende Prüfung GA Schibli - hoch Steuerfuss erneut senken (Die Gemeindefinanzen gemäss den Kennzahlen des Kantons halten dem Vergleich mit den anderen Gemeinden stand) Vertrauen schaffen durch GA Schibli - hoch Kontaktpflege > sich kennen lernen Möglichkeiten und Themen ausloten GA Schibli - hoch Regionale lockere Zusammenkunft organisieren (Tägerig, Mellingen, Mägenwil) GA Schibli - hoch Trennung strategische Ebene (Gemeinderat) / operative Ebene (Verwaltung) Kompetenzreglement erlassen (evtl. Workshop 2015) Grundsatzdiskussion an Klausur 2014 mit Aufzeigen von konkreten Massnahmen, damit GA/VA/GS nicht miteinander ihr Amt niederlegen GA Schibli - mittel GA Schibli 5 mittel GA Schibli - erl. PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 32 Reorganisation Auftrag an Docuteam ist erteilt, GA Schibli 40 hoch

26 Legislaturziele und Mehrjahresprogramm Gliederung - Nach Ressortvorsteher; damit Verantwortung klar zugeordnet ist PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 33

27 Legislaturziele und Mehrjahresprogramm Bewirtschaftung - Inhalt der erarbeiteten Legislaturziele und Mehrjahresprogramm muss zu gemeinsamen «Produkt» des Gemeinderates werden - Laufendes Reporting festlegen - Bewirtschaftung der Inhalte klar zuweisen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 34

28 Kommunikation - Webseite der Gemeinde - Vorstellung an der Gemeindeversammlung, Neuzuzügerapéro oder anderen Zusammenkünften - Info an die Parteien - Interview in der Presse - - Die Art der Kommunikation ist wichtig und durch die Beteiligten festzulegen, weil die Aussagen des Gemeinderates verpflichten. PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 35

29 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Unterschiede der Führungsarbeit in der Privatwirtschaft und als Gemeinderat 3. Führungsinstrumente in der Gemeinde, sowie Sinn und Zweck einer Strategie oder Leitsätzen 4. Ablauf einer Gemeinderats-Klausur sowie aufzeigen der zu erwartenden Ergebnisse 5. Anwendungsbeispiele von Instrumenten für die Festlegung der strategischen Zielsetzungen und Legislaturziele sowie Kommunikation der Ergebnisse 6. Geschäftsreglement und Kompetenzdelegation; Beispiel Aufbau und Nutzen der Kompetenzdelegation für die Betroffenen 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 8. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 36

30 Geschäftsreglement und Kompetenzdelegation Gesetzliche Grundlage ( 39 Gemeindegesetz) «Der Gemeinderat kann Entscheidungsbefugnisse an eines seiner Mitglieder, an Kommissionen oder an Mitarbeitende der mit der entsprechenden Aufgabe betrauten Verwaltungsstelle übertragen. Erklären Betroffene, dass sie mit der Verfügung dieser Stelle nicht einverstanden sind, entscheidet der Gemeinderat selber. Die Erklärung ist innert 10 Tagen nach Zustellung der Verfügung schriftlich beim Gemeinderat einzureichen. Die Einzelheiten der Delegation sind vom Gemeinderat in einem Reglement festzulegen.» PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 37

31 Aufbau - Zweck - Regelung der Grundsätze der Geschäftsführung des Gemeinderates im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben - Übertragung von Befugnissen an einzelne Mitglieder des Gemeinderates und die Verwaltung - Regelung der Zusammenarbeit mit der Verwaltung, insbesondere mit dem Verwaltungsleiter/Gemeindeschreiber - Regelung der internen und externen Kommunikation PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 38

32 Aufbau - Inhalt - Definition des Ressortsystems im Gemeinderat - Organisation der Gemeinderatskonstituierung - Dokumentation der Geschäftsführung und Klassierung der Geschäfte - Dokumentation der Gemeinderatssitzung - Vorbereitung der Geschäfte - Aktenschluss - Traktandenliste und Aktenauflage - Sitzungsrhythmus und Sitzungstermine - Strategische und operative Führung - Interne Kommunikation - Externen Kommunikation PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 39

33 Aufbau Kompetenzmartix (Aufbau und Muster) C Kanzlei, Einwohnerkontrolle, Erbenwesen, GR RC AL 1 Geschäftsbericht E A M 2 Gemeindeversammlung, Vorlagen E A M 3 Gemeindeversammlung, Traktandenliste E A M 4 Beitragsgesuche: gemeinnützig, sozial, Jubiläen, Events E A M 5 Organisation wiederkehrender Anlässe: Neujahrs-Empfang, Jungbürgerfeier, Wehrdienst-Entlassungen, Kommissionenanlässe. I E M 6 Einbürgerungsgesuche E A M 7 Steuerinventare: Aufnahme, Ausfertigung E 8 Erbschafts-, Schenkungssteuerveranlagung E 9 Erbenverzeichnis E M PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 40

34 Nutzen allgemein (1) Trennung zwischen strategischer Führung - Gemeinderat definiert Ziele und übt das Controlling/Reporting aus - Gemeinderat weist Aufgaben/Kompetenzen zu und fasst Beschlüsse, die von Gesetzes wegen nicht delegierbar sind - Gemeinderat nimmt Kommunikation und Repräsentation wahr und operativer Tätigkeiten - Der Gemeinderat hat die operativen Tätigkeiten weitestgehend delegiert und die Kompetenzen abgegeben. PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 41

35 Nutzen für den Gemeinderat (2) - Strategische Führung und operative Tätigkeit sind getrennt - Gelebtes Ressortsystem mittels Zuweisung von Entscheidungskompetenzen und Aufwertung der GR-Tätigkeit - Keine Sachgeschäfte mehr an Sitzungen, die nicht vorgängig abgeklärt und vorbereitet sind - Weniger und kürzere Gemeinderatssitzungen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 42

36 Nutzen für die Verwaltung (3) 1. Strategische Führung und operative Tätigkeit sind getrennt 2. Aufwertung der Verwaltungstätigkeit durch Zuweisung von Entscheidungskompetenzen 3. Weniger und kürzere Gemeinderatssitzungen (gilt für GS) 4. Verkürzung der Liegezeiten von Sachgeschäften (ab Eingang bis Entscheid), was eine effizientere Arbeitsweise ermöglicht 5. Rechtssicherheit bei ad hoc Entscheiden PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 43

37 Nutzen für die Kunden (4) - Verkürzung der Liegezeiten von Sachgeschäften (ab Eingang bis Entscheid), dadurch erhält der Kunde auf «sein» Anliegen rascher eine Antwort - Verkürzung der Rechtsmittelfristen von 20/30 Tage auf 10 Tage, was die Rechtskraft eines Entscheids beschleunigt PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 44

38 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Unterschiede der Führungsarbeit in der Privatwirtschaft und als Gemeinderat 3. Führungsinstrumente in der Gemeinde, sowie Sinn und Zweck einer Strategie oder Leitsätzen 4. Ablauf einer Gemeinderats-Klausur sowie aufzeigen der zu erwartenden Ergebnisse 5. Anwendungsbeispiele von Instrumenten für die Festlegung der strategischen Zielsetzungen und Legislaturziele sowie Kommunikation der Ergebnisse 6. Geschäftsreglement und Kompetenzdelegation; Beispiel Aufbau und Nutzen der Kompetenzdelegation für die Betroffenen 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 8. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 45

39 Beantwortung von Fragen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 46

40 Weitere Veranstaltungen Publis - Publis epool Veranstaltung zum Thema: «Beschaffungen im Informatikumfeld»; Durchführung noch offen - Publis epool Veranstaltung zum Thema: «IKS internes Kontrollsystem»; Durchführung noch offen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 47

41 Abschluss Informationen auf und Facebook-Seite Publis Public Info Service AG, Niederlenzerstrasse 25, 5600 Lenzburg, Mail Telefon PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GR-Klausur 7. Mai 2014 Seite 48