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1 PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 1

2 PUBLIS Public Info Service AG die Organisation von Gemeinden für Gemeinden «Nachfolgeplanung in der Verwaltung» epool-info vom 3. Juni 2015 in Lenzburg PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 2

3 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden 3. Nachfolgeplanung und Neurekrutierung von geeignetem Personal - Stellenbeurteilung - Durchführung des Personalrektrutierungsprozesses 4. Auch mal andere Wege gehen Thema Quereinsteiger am Beispiel der Gemeinde Fisibach 5. Diskussion und Fragen der Anwesenden 6. Ausblick epool Event «Nachfolgeplanung für Behördenmitglieder» 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 3

4 Begrüssung, Zielsetzung - Wieso ist die Nachfolgeplanung für Gemeindeverwaltungen ein Thema? - Worauf ist zu achten und welche organisatorischen Massnahmen können getroffen werden? - Welche Hindernisse kennen wir im Personalrekrutierungsprozess? - Was für Möglichkeiten haben die Gemeinden in der Personalrekrutierung? PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 4

5 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden 3. Nachfolgeplanung und Neurekrutierung von geeignetem Personal - Stellenbeurteilung - Durchführung des Personalrektrutierungsprozesses 4. Auch mal andere Wege gehen Thema Quereinsteiger am Beispiel der Gemeinde Fisibach 5. Diskussion und Fragen der Anwesenden 6. Ausblick epool Event «Nachfolgeplanung für Behördenmitglieder» 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 5

6 Ich stelle mich kurz vor Kantonale Verwaltung Zürich; Kaufmännische Lehre Ausgleichskasse des Kantons Zürich; Verwaltungsangestellter im IV-Sekretariat Gemeindeverwaltung Full-Reuenthal; Gemeindeschreiber mit Zusatzfunktionen (BV / EWK / SD / Stv. AF / Stv. GSTA) 2008 heute Publis Public Info Service AG in Lenzburg; Projektleiter im Mandat 1989 Ausbildung zum Zivilstandsbeamten (altrechtlich) Grundkurs für aargauisches Gemeindepersonal höherer Fachkurs für Führungspersonal der Gemeinden, Fachrichtung Gemeindeschreiber PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 6

7 Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden (Stand per ) 213 politische Gemeinden verteilt auf Gemeindegrösse nach EW Anzahl Gemeinden Bis und mehr 10 (Quelle: Statistisches Amt Kanton Aargau (Auswahl von Gemeindedaten)) PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 7

8 Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden (Stand per ) In den 213 politischen Gemeinden arbeiten in Kaderfunktionen - rund 200 GemeindeschreiberInnen - rund 200 LeiterInnen Finanzen - rund 150 LeiterInnen Gemeindesteuerämter sowie LeiterInnen Einwohnerdienste, LeiterInnen Sozialdienste, LeiterInnen Bau & Planung, usw. PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 8

9 Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden (Stand per ) Ausbildungslehrgänge Angeboten für: - Gemeindeschreiber - Finanzfachleute - Steuerfachleute - Bauverwalter - Einwohnerkontrollleute - Betreibungsfachleute Quelle: IPM GmbH PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 9

10 Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden (Stand per ) Ausbildungslehrgänge Gemeindeschreiber (Quelle: MAS Deubelbeiss Beat vom ) PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 10

11 Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden (Stand per ) - 45 GemeindeschreiberInnen sind über 58 Jahre alt, davon sind 23 über 62 Jahre alt. - Das Durchschnittsalter bei den GemeindeschreiberInnen liegt bei 47,4 Jahren. - Die Fluktuationsrate ist relativ hoch. Mehr als 1/3 der StelleninhaberInnen im Kanton Aargau arbeiten noch nicht mehr als fünf Jahre für ihre aktuelle Gemeinde. - 1/4 aller GemeindeschreiberInnen sind seit über 20 Jahren für die gleiche Gemeinde tätig GemeindeschreiberInnen waren vor der aktuellen Anstellung bereits in der gleichen Funktion in einer anderen Aargauer Gemeinde. - Kleinere Gemeinden stellen GemeindeschreiberInnen ohne entsprechende Berufserfahrung ein. (Quelle: MAS Deubelbeiss Beat vom ) PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 11

12 Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden (Stand per ) - 26 Personen waren vorher StellvertreterIn in der gleichen Gemeinde Personen in einer anderen Gemeinde. - Nur 4 Personen waren direkt vor der Anstellung als GemeindeschreiberIn ausserkantonal tätig. - Die meisten StellvertreterInnen sind zwischen 25 und 40 Jahre alt. - Über 2/3 der StellvertreterInnen sind zwischen 5 und 30 Jahren bei der gleichen Gemeinde angestellt. - In 5 Jahren wurden 96 GemeinschreiberInnen ausgebildet (66 Frauen und 30 Männer). (Quelle: MAS Deubelbeiss Beat vom ) Ähnlich ist die Ausgangslage in den anderen Berufsgattungen, wobei bei den Einwohnerfachleuten die Bereitschaft zur Übernahme der leitenden Funktion am grössten ist. PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 12

13 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden 3. Nachfolgeplanung und Neurekrutierung von geeignetem Personal - Stellenbeurteilung - Durchführung des Personalrektrutierungsprozesses 4. Auch mal andere Wege gehen Thema Quereinsteiger am Beispiel der Gemeinde Fisibach 5. Diskussion und Fragen der Anwesenden 6. Ausblick epool Event «Nachfolgeplanung für Behördenmitglieder» 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 13

14 Wieso ist die Nachfolgeplanung für Gemeindeverwaltungen ein Thema? Der Rekrutierungsprozess kann erschwert sein, aufgrund: - Fachkräftemangel - Grösse und geografische Lage der Gemeinde - Image der Gemeinde - Zeitliche Belastungen aufgrund von Abendsitzungen für diverse Behörden und Kommissionen - Nicht alle Stv. wollen Führungsfunktion übernehmen Möglicher Grund vor allem bei Jungen nebst persönlichen Fähigkeiten: Gehalt für Stv. ist zu attraktiv, um noch eine Treppe höher steigen zu wollen (Mehr Verantwortung und höhere Arbeitszeitbelastung für nicht viel mehr Lohn?) Weiter sind die früheren Pluspunkte der Gemeinde als Arbeitgeberin teilweise verloren gegangen (sicherer Arbeitsplatz, Lohn, Arbeitszeiten, Arbeitsort). PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 14

15 Fazit Die Gemeinde muss sich als Arbeitgeberin - im Arbeitsmarkt wieder neu positionieren - Imagepflege betreiben - eingehen auf veränderte Ansprüche der Arbeitnehmenden bezüglich - Vereinbarkeit von Beruf und Familie - Alternative Arbeitszeitmodelle - Flexibilität - Work-life-Balance - kollegiales Umfeld - und gelebte Wertschätzung zwischen Behörde und Personal - vorbereiten auf Veränderungen durch Sicherung des Fachwissens und Standardisierung von Abläufen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 15

16 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden 3. Nachfolgeplanung und Neurekrutierung von geeignetem Personal - Stellenbeurteilung - Durchführung des Personalrektrutierungsprozesses 4. Auch mal andere Wege gehen Thema Quereinsteiger am Beispiel der Gemeinde Fisibach 5. Diskussion und Fragen der Anwesenden 6. Ausblick epool Event «Nachfolgeplanung für Behördenmitglieder» 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 16

17 IST-Aufnahme stellenbezogene Rahmenbedingungen Überprüfen des bestehenden Pflichtenhefts und der Stellenbeschreibung und aufzeigen des Veränderungsbedarfs aufgrund Aufgaben- und Leistungskatalog - Aufgaben und Leistungen sowie Arbeitszeiten der StelleninhaberIn erfassen und kritisch hinterfragen - Abklären der Kompetenzen und Verantwortungen - Hinterfragen der bestehenden Organisation und Varianten erkennen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 17

18 IST-Aufnahme personalrechtlicher Rahmenbedingungen - Ist das Arbeitszeitmodell noch zeitgemäss? - Entspricht die Lohnstruktur den gestellten Anforderungen? - Entspricht das Personalreglement aktuellem, übergeordnetem Recht? - Besteht die Möglichkeit für «Home-Office»? PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 18

19 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden 3. Nachfolgeplanung und Neurekrutierung von geeignetem Personal - Stellenbeurteilung - Durchführung des Personalrektrutierungsprozesses 4. Auch mal andere Wege gehen Thema Quereinsteiger am Beispiel der Gemeinde Fisibach 5. Diskussion und Fragen der Anwesenden 6. Ausblick epool Event «Nachfolgeplanung für Behördenmitglieder» 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 19

20 Personalrekrutierungsprozess - Variante «optimal» Massnahmen bei bevorstehender Pensionierung Kader-MA - Mit Kader-MA Situation bezüglich ordentlicher oder vorzeitiger Pensionierung vor dessen/deren 60. Altersjahr klären - Situation mit StellvertreterIn bezüglich Nachfolge besprechen STV rückt nach Möglichkeiten: - Kader-MA tritt z.b. 1 Jahr vor Rente in 2. Glied und coacht ehemalige(n) StellvertreterIn in neuer Position als Kader-MA - Nachfolge erst bei Pensionierung Kader-MA, Coaching situativ PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 20

21 Personalrekrutierungsprozess - Variante «normal» Massnahmen bei bevorstehender Pensionierung Kader-MA - Mit Kader-MA Situation bezüglich ordentlicher oder vorzeitiger Pensionierung vor dessen/deren 60. Altersjahr klären - Situation mit StellvertreterIn bezüglich Nachfolge besprechen STV rückt nicht nach - Neurekrutierung auf Zeitpunkt Austritt PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 21

22 Personalrekrutierungsprozess Standardvorgehen - Erarbeitung Stellenausschreibung anhand aktuellem Stellenbeschrieb mit Definition von Zeitpunkt Stellenantritt usw. - Erarbeitung Kompetenzraster und Qualifikationsraster anhand Stellenbeschrieb und Pflichtenheft - Definition der Rekrutierungsplattformen (Medien) und Publikation - Bewertung eingehender Bewerbungen anhand vordefinierter Grundlagen (Vorfilter) und 1. Aussonderung - Gegenüberstellung der verbleibenden Bewerbungen (Grobfilter) und 2. Aussonderung für 1. Gesprächsrunde PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 22

23 Personalrekrutierungsprozess Standardvorgehen - Gegenüberstellung der verbleibenden Bewerbungen nach 1. Gesprächsrunde und Durchführung einer allfälligen 2. Gesprächsrunde - Vertragsverhandlung mit evaluiertem / evaluierter BewerberIn PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 23

24 Personalrekrutierungsprozess Standardvorgehen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 24

25 Personalrekrutierungsprozess Vertrag Möglichkeiten zur flexiblen Vertragsausgestaltung nutzen zum Beispiel in Bezug auf: 1. Geringere fachliche Qualifikationen = geringerer Anfangslohn - dadurch werden z.b. Aus-/Weiterbildung sowie Coaching finanzierbar 2. Steigende fachliche Qualifikationen = steigender Lohn - Mit Erfolg in der Aus-/Weiterbildung auch zeitlich verknüpfen 3. Arbeitszeiten während Aus-/Weiterbildung klar regeln 4. Gemeinde zeigt sich mit dem Vertrag als verlässliche Arbeitgeberin mit entsprechender Wertschätzung der einverlangten Leistungen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 25

26 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden 3. Nachfolgeplanung und Neurekrutierung von geeignetem Personal - Stellenbeurteilung - Durchführung des Personalrektrutierungsprozesses 4. Auch mal andere Wege gehen Thema Quereinsteiger am Beispiel der Gemeinde Fisibach 5. Diskussion und Fragen der Anwesenden 6. Ausblick epool Event «Nachfolgeplanung für Behördenmitglieder» 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 26

27 Auch mal andere Wege gehen Thema Quereinsteiger am Beispiel der Gemeinde Fisibach Frau Anita Ekert Gemeindeschreiberin und Leiterin Finanzen seit PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 27

28 Auch mal andere Wege gehen Thema Quereinsteiger am Beispiel der Gemeinde Fisibach - Wer bin ich? - Warum Gemeindeschreiberin / Leiterin Finanzen? - Rekrutierungsprozess - Interimseinsatz auf der Gemeinde Fisibach - Ich stelle mich kurz vor - Gemeindeschreiber ad interim in Fisibach - Einarbeitungszeit - Erfahrungen - Fragen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 28

29 Wer bin ich? Fisibach 1.5 ZH 33 PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 29

30 Warum Gemeindeschreiberin / Leiterin Finanzen? - Neue Herausforderung - Abwechslungsreich - Breites Tätigkeitsfeld - Kundenkontakt - Familiäre Vorbelastung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 30

31 Rekrutierungsprozess - Gespräch 1 mit Beat Neuenschwander, Publis - Gespräch 2 mit Beat Neuenschwander, Gemeindeammann und Vizeammann - Gespräch 3 mit Beat Neuenschwander, Gemeindeammann und Mitglied Gemeinderat PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 31

32 Ich stelle mich kurz vor - Verwaltungslehre CAS Öffentliches Gemeinwesen Grundlagen CAS Öffentliches Gemeinwesen Fachkompetenz Gemeindeschreiber Jahre Erfahrung als Einwohnerkontrollführer & Sachbearbeiter Steuern - 4 ½ Jahre Erfahrung als Gemeindeschreiber-Stv. - Sommer 2013 zu Publis PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 32

33 Gemeindeschreiber ad interim in Fisibach - Ab Ende Juni 2013 Gemeindeschreiber ad interim in Fisibach - Gleichzeitiger Selektionsprozess durch Beat Neuenschwander - Stellenantritt von Anita Ekert per 1. November 2013 PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 33

34 Einarbeitungszeit - Aller Anfang ist schwer - Gemeindeschreiberin - Leiterin Finanzen - Vernetzung - Verbände, Berufskollegen, Schule, etc. - Persönliches Coaching - Beendigung per Ende Februar Erreichbarkeit - Info-Veranstaltungen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 34

35 Weiterbildung CAS öffentliches Gemeinwesen - Nutzen für den Alltag - Zeitlicher Aufwand - Ausbildungsvereinbarung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 35

36 Erfahrungen - Breites Aufgabengebiet - Coaching / Einarbeitung wichtig - Problematik Doppelfunktion - Arbeitssituation Kleinstgemeinde - Professionelle Verwaltung gewährleisten PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 36

37 Nur die Weisesten und Dümmsten können sich nicht ändern. (Konfuzius) PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 37

38 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden 3. Nachfolgeplanung und Neurekrutierung von geeignetem Personal - Stellenbeurteilung - Durchführung des Personalrektrutierungsprozesses 4. Auch mal andere Wege gehen Thema Quereinsteiger am Beispiel der Gemeinde Fisibach 5. Diskussion und Fragen der Anwesenden 6. Ausblick epool Event «Nachfolgeplanung für Behördenmitglieder» 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 38

39 Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 39

40 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden 3. Nachfolgeplanung und Neurekrutierung von geeignetem Personal - Stellenbeurteilung - Durchführung des Personalrektrutierungsprozesses 4. Auch mal andere Wege gehen Thema Quereinsteiger am Beispiel der Gemeinde Fisibach 5. Diskussion und Fragen der Anwesenden 6. Ausblick epool Event «Nachfolgeplanung für Behördenmitglieder» 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 40

41 Ausblick nächster epool-event - Publis epool Veranstaltung zum Thema «Nachfolgeplanung für Behördenmitglieder»; Durchführung im September Publis epool Veranstaltung zum Thema: «Dürfen Gemeinden Ihre Daten in die Cloud auslagern?»; Durchführung im 4. Quartal 2015 PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 41

42 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Aargauer Gemeinden 3. Nachfolgeplanung und Neurekrutierung von geeignetem Personal - Stellenbeurteilung - Durchführung des Personalrektrutierungsprozesses 4. Auch mal andere Wege gehen Thema Quereinsteiger am Beispiel der Gemeinde Fisibach 5. Diskussion und Fragen der Anwesenden 6. Ausblick epool Event «Nachfolgeplanung für Behördenmitglieder» 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 42

43 Abschluss Informationen auf und Facebook-Seite Publis Public Info Service AG, Niederlenzerstrasse 25, 5600 Lenzburg, Mail Telefon PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 43

44 Nachtrag Im Rahmen der Nachfolgeplanung in der Verwaltung unterstützt Publis die Gemeinden mit folgenden Dienstleistungen: - Überarbeitung des Personalreglements, der Stellenbeschriebe und der Pflichtenhefte - Begleitung im Personalrekrutierungsprozess (Stellenausschreibung, Bewertung der Bewerbungen, Gesprächsrunden, Vorschlag zu Handen Gemeinderat, Vertragsverhandlungen, etc.) - Einsätze von Fachkräften ad interim - Coaching - Geschäftsprozess-Management (siehe nachfolgende Folien) PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 44

45 Geschäftsprozess-Management BPM» Durch gezieltes Dokumentieren der verwaltungsinternen Geschäftsprozesse kann personenspezifisches Wissen (Know-how) für die Verwaltung und weitere Mitarbeiter zugänglich gemacht werden.» Die Prozessdokumentation mit klarer Darstellung der Abläufe, der einzelnen Tätigkeiten, Hilfsmittel, Schnittstellen und der Verantwortlichkeiten, erleichtert neuen Mitarbeitern die Einarbeitung.» Neue Mitarbeiter (und auch bestehende) können sich rasch einen Überblick über die Tätigkeitsabläufe sowie über die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Abteilungen verschaffen.» Es wird sichergestellt, dass die Qualitätsanforderungen an die Leistungen der Verwaltung erfüllt werden.» Ein Internes Kontrollsystem fördert zudem die korrekte und fehlerfreie Ausführung der verwaltungsspezifischen Aufgaben. PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 45

46 Mögliche Unterstützung durch Publis» Beratung und Unterstützung für Geschäftsprozess- Management in Ihrer Gemeinde» Beratung und Unterstützung für die Einführung oder Institutionalisierung eines Internen Kontrollsystems» Beratung, Mithilfe oder Durchführung bei der Geschäftsprozess-Dokumentation.» Nachhaltige Methodenkompetenz in Modellierungstechniken (BPMN 2.0) und Projektführung (HERMES)» Anwenden der Verwaltungsspezifischen Standards nach ech» Bereitstellung und Betrieb des webbasierenden Prozess- und Informationsportals «BPMN 2.0 as a Service» PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 46

47 Beispiel Prozesslandkarte nach ech PUBLIS Public Info Service AG Publis epool Nachfolgeplanung, 3. Juni 2015 Seite 47