Ablagesystematik, Archivierungsvorschrift

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1 Hochbauamt Ablagesystematik, Archivierungsvorschrift 1. Allgemeines Die Grundsätze für Ablage & Archivierung sind im Archivgesetz Basel-Stadt festgelegt. Für die Mitarbeitenden des Hochbauamts ist der schnelle Zugriff und die Auffindbarkeit von Gebäudeplänen, Konstruktionsdetails und Vertragsunterlagen wichtig. Da die Raumkapazitäten im Hochbauamt beschränkt sind, muss die Dokumentation auf ein sinnvolles Mass beschränkt werden. Während der Bauzeit führt der Projektleiter Bauherr (PL B) die Ablage. Spätestens vor Abschluss des Projektes ist die Projektdokumentation gemäss Tabelle 3.2 für die Archivierung vorbereiten. Es ist das standardisierte Inhaltsverzeichnis zu verwenden (vgl. Ablageregister, 0_5001). Die Verantwortung für die vollständige Archivierung im Plan- und Aktenarchiv liegt beim PL B. Die Mitarbeitenden des Archivs nehmen nur entsprechend aufbereitete Projektdokumentationen entgegen. Für den technischen Gebäudeunterhalt und zum Nachvollziehen des Projektes sind insbesondere die folgenden Unterlagen: Revidierte Ausführungs- und Sicherheitspläne (Architekt, Bauingenieur, Fachplaner, Spezialist) Nachgeführte Spartenpläne Gebäudetechnik inkl. Schemata, Gebrauchs-, Wartungs- und weitere Anweisungen von Unternehmern und Lieferanten Konstruktionsdetails, Materialspezifikationen von verwendeten Materialien und Farbcodes Planer- und Unternehmerlisten Kennwerte zum Gebäude (Gebäudestammdaten) Fotografien 2. Übergabe an die Betriebsorganisation Der jeweilige Objektverantwortliche bzw. Anlagenverantwortliche Gebäudetechnik erhält bei der Übergabe eines Gebäudes / der Anlage (nach Fertigstellung und Behördenabnahme) die wichtigsten Unterlagen für den Gebäudeunterhalt (vgl. Übergabe an die Betriebsorganisation, 5_1760, Protokoll Gebäudeübergabe TGM I, 5_1621 und Protokoll Anlagenübergabe TGM II, 5_1622). 3. Archivierung im Hochbauamt 3.1 Aufbewahrung von Papierdokumenten Die Dokumente werden bzgl. Aufbewahrungsdauer wie folgt unterteilt: A Unbegrenzte Archivierung: Diese Dokumente verbleiben während der gesamten Lebensdauer des Gebäudes im Archiv Hochbauamt (vgl. Tabelle 3.2). Bei Verkauf / Abbruch des Gebäudes werden die Unterlagen dem Staatsarchiv angeboten; auf Wunsch erhält der neue Eigentümer eine Kopie. B Aufbewahrung 10 Jahre: Nach 10 Jahren bieten die Archivmitarbeitenden diese Unterlagen dem Staatsarchiv an. Werden sie dort nicht übernommen, entsorgen die Archivmitarbeitenden die Unterlagen (entscheidend ist das Verfalldatum auf dem Ordnerrücken). 0_5003 / / Anleitung Seite 1/5

2 C Aufbewahrung 3 Jahre: Submissionsdokumente werden mindestens 3 Jahre lang aufbewahrt und anschliessend entsorgt. 3.2 Festlegung Aufbewahrungsdauer Hochbauamt Archivierung unbegrenzt Die wichtigsten Dokumente werden unbegrenzt Archiviert, zusammengefasst in einem Sammelordner Aufbewahrung 10 Jahre (3 Jahre) Nach Ablauf des Verfalldatum werden diese Unterlagen dem Staatsarchiv angeboten 1. Projektdaten, Dokumentation: 1. Projektdaten, Dokumentation: Projektauftrag (IBS) mit Unterschrift, gescannt in Projektbeschrieb, Zweckbestimmung elektronischer Projektordner Unternehmer- / Planerliste (mit Ansprechpartnern) Projektauftrag Orig. IBS inkl. Unterschrift Projektorganisation, Organigramme Bauwerksdaten, Kennzahlen Veröffentlichungen, Broschüren Problemstellung, Ziele, Aufgabe, Auftrag Öffentlichkeitsarbeit, Einweihungsunterlagen, Presseberichte, Reden etc. 2. Projektgrundlagen: 2. Projektgrundlagen: Raumprogramm, Pflichtenhefte Auswahlverfahren Kreditvorlagen, Kreditbeschlüsse RR/GR Berichte (z.b. geotechnisch u.a.), Gutachten, Studien Subventionen Qualitätssicherungsmassnahmen, -konzepte 3. Konzepte Beschriebe 3. Konzepte Beschriebe Baugrund, Fundierung Drainage, Grundwasserfassung Brandschutz, Sicherheit (siehe Bauinspektorat/ Gebäudeversicherung) Energiekonzept Bauphysik, Akustik Ökologie, Umweltschutzberichte Betriebseinrichtung Kunst 4. Kosten 4. Kosten Bauabrechnung (Kopie, Original bei Finanzen & Kostenvoranschlag Controlling) Änderungsanträge, Nachträge Zahlungspläne Subventionsunterlagen, Versicherung, Schäden 5. Termine: 5. Termine: Grobterminplan, Terminpläne Planlieferprogramme 6. Protokolle: 6. Protokolle: Nutzer, Baukommission Projektleitung, Architekt, GP, TU Fachingenieure, Spezialisten Baustelle, Bautagebuch/-journal Abnahmeprotokolle, Mängellisten, Bauübergabe Schadenfälle, Streitfälle, Expertisen Nachbarliche Vereinbarungen Anlagentests, Protokoll Inbetriebnahme und Übergabe an die Betriebsorganisation BVD-intern, Behörden, Planer 7. Korrespondenz 7. Korrespondenz Verpflichtende von Besteller, Nutzer, Andere 8. Pläne/Modelle/ Fotos 8. Pläne/Modelle/ Fotos Planverzeichnisse u. zugehörige Dokumente Wettbewerb-/Vergabeentscheide Wettbewerbsunterlagen, Pläne der Preisträger, Wettbewerbsunterlagen Preisträger (Modell nur 1. Preis) (Bauprojekt in Archiv Bauinspektorat) Vorprojekt Schwachstromanlagen, EDV-Verkabelung Dokumente zur Baukonstruktion, alle Hinweis: Nicht archiviert werden Ausdrucke von Blitzschutz Bauschadenfotos, Sprayereien usw. Technische Installationen, ev. mit Fotos Betriebsanleitung, Handbuch Bau nach Bedarf Elektrounterlagen, MSR Mieterhandbuch nach Bedarf (Original bei Hauswart, technischer Dienst) Ausführungspläne (nur revidierte) Detailpläne Seite 2/5

3 Archivierung unbegrenzt Die wichtigsten Dokumente werden unbegrenzt Archiviert, zusammengefasst in einem Sammelordner revidierte Material- und Farbkonzepte, Spezifikationen und schemata Nachgeführte Spartenpläne Gebäudetechnik Bauingenieur-, Nutzungs- und Sicherheitspläne Aufbewahrung 10 Jahre (3 Jahre) Nach Ablauf des Verfalldatum werden diese Unterlagen dem Staatsarchiv angeboten 9. Submissions- und Vertragswesen 9. Submissions- und Vertragswesen Vgl. 8. Wettbewerbspreisträger Submissionen, Vergleiche, Vergabe; Auftragsschreiben (Ausnahme: Aufbewahrungsdauer nur 3 Jahre, gilt für alle Anbieter) Werk-/Honorarverträge (bündeln u. separat, Verfalldatum anschreiben) Regierapporte, Nachträge, Abrechnungen, Vertragsunterlagen sonstige 10. Reserve 10. Reserve Bei Finanzen & Controlling (z. B. Rechnungsoriginale, Objektabrechnung), im Bauinspektorat (Baugesuch / Baubewilligung) und im Grossratsbüro (Ratschlag etc.) werden weitere Unterlagen archiviert. Für das Hochbauamt besteht hier keine Archivierungspflicht. 3.3 Elektronische Dokumente Die Ordnungsstruktur im Explorer wird analog zur Papierablage aufgebaut. Nach Projektabschluss wird der EDV-Projektordner im Laufwerk I:\Projekte auf CD/DVD abgespeichert. Die CD/DVD wird im Projektordner (Sammelordner) archiviert. Auch vom beauftragten Architekt, Generalplaner oder Totalübernehmer ist eine entsprechende Dokumentation auf CD/DVD zusätzlich zu verlangen. Der Hauptvorteil der Ablage auf Datenträger ist schnelleres Auffinden von Dokumenten und die Platzersparnis. Es ist aber zu bedenken, dass die elektronischen Daten nicht endlos lesbar sind. Aus diesem Grund ist die Papierablage die Wichtigste. 3.4 Definitive Lieferung der Planunterlagen an das Hochbauamt Der Anlauf ist in der Anleitung CAD-Richtlinie, 0_9101 umrissen. Ausführlichere Informationen sowie die zu liefernde Unterlagen sind in der CAD-Richtlinie Hochbauamt, 2_3410 zu entnehmen. Die Mitarbeitenden des Zeichnungsbüros erstellen ein Abnahmeprotokoll zur Planabgabe, 5_ Nicht zu archivierende Dokumente Folgende Dokumente werden nach Ausführung nicht mehr benötigt und sind daher spätestens vor der Aktenübergabe an das Archiv durch den Projektverantwortlichen zu entsorgen: Regierapporte Rechnungskopien (Originale bei F&C), Bestellschreiben, Lieferscheine Skizzen und Planzwischenstände (gem. Einschätzung PL B) Detailterminpläne Fotos von erledigten Bauschäden, Baustellenfotos Seite 3/5

4 3.6 Kennzeichnung der Ordner Die Ordnerrücken müssen gemäss dem nachfolgenden Muster angeschrieben werden (vgl. Ablageregister, 0_5001). Die Angabe des Bearbeitungszeitraums sowie das Verfallsdatum muss vom PL B angeschrieben werden, damit die überholten Dokumente nach Ablauf vom Archiv entsorgt werden können. Der Strassencode dient der Wiederauffindbarkeit im Archiv (vgl. 5_1901, 5_1902, 5_1903). Sammelordner Einzelordner Projektkürzel Projektnummer Bearbeitungszeitraum Verfalldatum 4. Überblick Archive Hochbauamt 4.1 Aktenarchiv Der Zugriff auf das Aktenarchiv ist über die Archivmitarbeitenden jederzeit möglich; archivierte Akten werden nur zur Ansicht ausgegeben. Gewisse Dokumente werden über die gesamte Lebensdauer eines Gebäudes im Archiv des Hochbauamts aufbewahrt, weitere Dokumente werden nach Ablauf des Verfalldatum aussortiert. 4.2 Planarchiv (Papierpläne) Pläne in Papierform werden im Planarchiv aufbewahrt, der Zugriff ist über die Archivsachbearbeiter jederzeit möglich. Archivierte Pläne werden nur zur Ansicht oder zu Kopierzwecken durch die Archivmitarbeitenden ausgegeben, da die Gebäudepläne einen grossen Wert haben und unverzichtbar sind: Sie werden für Unterhalt und Instandsetzung und zum Umzeichnen in CAD-Pläne benötigt. Aus Sicherheitsgründen werden CAD-Pläne zusätzlich als Papierabzug archiviert, da die Lebensdauer von Papierplänen erheblich länger und sicherer ist. Seite 4/5

5 4.3 CAD - Archiv (CAD-Pläne) Das elektronische Planarchiv befindet sich im SwissFM-Tool. Die CAD-Pläne sind vor der Archivierung vom Projektverantwortlichen inhaltlich zu prüfen & zu visieren. Anschliessend prüfen Mitarbeitende des Zeichnungsbüros die Pläne technisch (Einhaltung Layerstruktur, SIA 400 etc. gemäss CAD-Richtlinie, vergleiche Abnahmeprotokoll Planabgabe, 5_1204). In Arbeit befindliche Pläne werden temporär auf den PCs im Zeichnungsbüro zwischengespeichert. Die Archivierung von Datenträgern (CD/DVS) erfolgt im Aktenarchiv mit der übrigen Projektdokumentation. 4.4 Gebäudetechnikarchiv Unbegrenzte Archivierung der Unterlagen während der Lebensdauer der Anlage in Papierform (zu archivierende Unterlagen und Ablagestruktur gemäss Ablageverzeichnis Revisionsunterlagen HLKSE, 0_5002). 4.5 Fotoarchiv Professionelle Fotoaufnahmen werden auf einem ZID-Server archiviert. Auf Grund der grossen Datenmenge ist bei der Auswahl elektronischer Bilddaten restriktiv vorzugehen. Projektverantwortliche wählen nur die wichtigsten Fotos zur digitalen Archivierung aus. Datenträger mit Fotodaten und Papierfotoabzüge werden spätestens mit Projektabschluss an das Zeichnungsbüro zur Archivierung übergeben. Papierabzüge werden im Fotoarchiv nach Strassencode abgelegt und können jederzeit über die Archivsachbearbeiter eingesehen werden. Nach ca. 10 Jahren werden diese der Denkmalpflege angeboten, die ein grosses Bilderarchiv unterhält. Die digitalen Bilddaten werden im Verzeichnis S:\ file://bdgsitsvpbild1/bvd_bilder/hpa-h abgelegt und stehen dort internen Nutzern BVD zur Verfügung. Schema Fotoarchivierung Auftrag, Auswahl durch PLB HBA Übergabe CD und Papierfotos Entgegennahme Zeichnungsbüro Archivierung durch Zeichnungsbüro 5. Mitgeltende Unterlagen Ablageregister (Ordnerregister / -Rücken incl. Revisionsunterlagen HLKSE), 0_5001 Protokoll Objektübergabe TGM I, 5_1621 Protokoll Anlagenübergabe TGM II, 5_1622 Anleitung CAD-Richtlinie, 0_9101 CAD-Richtlinie Hochbauamt, 2_3410 Abnahmeprotokoll Planabgabe, 5_1204 Seite 5/5