Update Inhalt. Sehr geehrte Nutzer der Software MMC,

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1 Update Sehr geehrte Nutzer der Software MMC, im Internet erhalten Sie ab sofort den neuen Programmstand zum Download. Sie können diesen wie gewohnt über den Programmpunkt Update in den Stammdaten herunterladen und installieren. BITTE denken Sie - wie immer - vorher an eine Datensicherung. Inhalt 1. Kunden und Lieferanten - Komfortfunktionen Lagerverwaltung: Multilagerfähigkeit Bestellwesen: Bestellungen direkt ins SAP des Lieferanten Bestellwesen: Kategorien für Bestellungen möglich Bestellwesen: Kostenstelle für Eingangsrechnung Bestellwesen: Neue Konfiguration des Bestellzeichen Bestellung direkt versenden Allgemein: Thunderbird als -Client Allgemein: Passwort merken ist deaktivierbar Allgemein: Benutzerrechte noch feiner einstellbar Aufträge: Ordnerstruktur Auftragsverzeichnis konfigurieren Aufträge: Positionsetiketten in Serie drucken Artikelverwaltung: Längenangabe für Artikel möglich Deckblatt drucken: Erweiterte Möglichkeiten Vorschaubilder zu Artikeln Dateiablage zu Artikeln Tipps und Tricks Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 1 von 21

2 1. Kunden und Lieferanten - Komfortfunktionen Sie können die Kunden- und Lieferantenadresse über eine Funktion in die Zwischenablage kopieren. Außerdem können Sie mit einem Doppelklick auf die Felder -Adresse und Website direkt Aktionen ausführen (neue schreiben, Website öffnen..) Darüber hinaus wurde die Postleitzahlensuche auf A und CH erweitert. Wenn Sie weitere Länder benötigen sollten so geben Sie bitte unserem Support bescheid. Bei den Lieferanten haben wir eine neue Registerkarte Zusatzinformationen eingebaut. Hier können Sie diverse Informationen zu einem Lieferanten ablegen. Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 2 von 21

3 Bitte beachten Sie hierbei: Die Zugangsdaten Webshop haben eine eigene Benutzerberechtigung und sind standardmäßig deaktiviert! Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 3 von 21

4 2. Lagerverwaltung: Multilagerfähigkeit In MMC können Sie nun eine Multilagerverwaltung aktivieren. Das heißt es können nun pro Artikel mehrere Lagerplätze verwaltet werden. Die bisherige Single-Lagerverwaltung funktioniert weiterhin. Falls Ihnen die bestehende Lagerverwaltung ausreicht brauchen Sie den Wechsel nicht durchzuführen. Die Vorteile der neuen Lagerverwaltung sind insbesondere: - Alle Bestandsveränderungen werden als Konto geführt. Somit kann zu jedem beliebigen Datum der Vergangenheit der Inventurbestand abgefragt werden. - Inventurverluste werden nicht mehr ins Nirvana gebucht sondern auf einen speziellen Schrottauftrag, und können so speziell ausgewertet werden. 3. Bestellwesen: Bestellungen direkt ins SAP des Lieferanten In Abstimmung mit einigen Lieferanten haben wir uns darauf verständigt das sogenannte OpenTrans verfahren zu unterstützen. Sie können dann erfasste Bestellungen direkt auf Knopfdruck als XML zum Lieferanten übertragen und wird dort direkt als Bestellung in SAP aufgenommen. Die Vorteile sind hierbei: - Schnelle Erfassung und Rückmeldung durch den Lieferanten - Vermeidung von Übertragungsfehlern durch Sachbearbeiter - Angestrebt ist dann natürlich die Automatische Verarbeitung der Auftragsbestätigungen und Eingangsrechnungen in MMC Damit OpenTrans verwendet kann ist immer eine gewisse Abstimmung mit dem Lieferanten notwendig, unter anderem müssen natürlich die Zugangsdaten des Lieferanten hinterlegt werden, der Lieferant muss bei sich eintragen dass Sie mit OpenTrans bestellen wollen, und natürlich muss der Artikelstamm darauf abgestimmt werden. Wir unterstützen Sie hierbei sehr gerne. Lieferanten welche das Verfahren derzeit schon unterstützen sind - VBH - Rehau - Würth Weitere Lieferanten werden sicher schnell folgen. Sprechen Sie Ihre Hauptlieferanten doch einfach mal auf das OpenTrans-Verfahren an. 4. Bestellwesen: Kategorien für Bestellungen möglich Ihnen reichen die Filter- und Suchmöglichkeiten für Bestellungen noch nicht? Dann können Sie in den Stammdaten freischalten dass Sie auch noch Bestellkategorien verwenden möchten. Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 4 von 21

5 Anschließend können Sie in den Auswahl-Vorgaben (Stammdaten) zunächst ein paar Kategorien anlegen: Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 5 von 21

6 Und diese dann beim bestellen (oder in den Bestellungsdetails) einer Bestellung zuordnen: Anschließend können Sie dann diese weitere Zuordnung als weiteres Filterkriterium beim suchen einer Bestellung anwenden: Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 6 von 21

7 5. Bestellwesen: Kostenstelle für Eingangsrechnung Immer wieder Anlass zur Diskussion bietet die Kostenstelle zur Eingangsrechnung. Es gibt Kunden die brauchen diese Funktion gar nicht, Voila: Stammdaten Systemkonfiguration Buchhaltung: Und die anderen vermissen noch mehr Funktionalität rund um die Kostenstelle. Voila: Sie könnten zum Beispiel aktivieren dass der Besteller schon die Kostenstelle vorgeben muss: Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 7 von 21

8 Dies hat dann mehrere Auswirkungen: 1) Beim anlegen einer Bestellung kann direkt eine Kostenstelle ausgewählt werden: 2) Diese wird dann beim Erfassden der Eingangsrechnung direkt als Kostenstelle vorgeschlagen. 3) Die Kostenstelle kann auch für das NEUE BESTELLZEICHEN verwendet werden. 4) Falls irgendwann notwendig könnte es auch noch als Such- Filterkriterium Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 8 von 21

9 6. Bestellwesen: Neue Konfiguration des Bestellzeichen Nichts wird so oft diskutiert wie das Bestellzeichen. Dies ist vor allem deshalb so interessant da andere Systeme meistens gar keine Möglichkeit bieten dieses zu konfigurieren. Aber wir haben Sie verstanden, und uns nochmals ordentlich angestrengt: Das Bestellzeichen kann in der Systemkonfiguration festgelegt werden. Das Bestellzeichen besteht jetzt aus 5 Einzelfeldern welche durch Trennzeichen zusammengebastelt werden können. Die Trennzeichen selber bieten ebenfalls eine große Auswahl. Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 9 von 21

10 Es dürfte somit keine große Schwierigkeit mehr sich hiermit sein Wunsch-Bestellzeichen zusammen zu bauen. Folgende Punkte dürften noch Interessant sein: 1) In den Stammdaten kann definiert werden ob es den Benutzern erlaubt sein soll Ihr eigenes Bestellzeichen über die Clientkonfiguration einzustellen 2) Wie oben schon erwähnt könnte jetzt auch die Kostenstelle noch im Bestellzeichen eingebunden werden 3) Die Auftragsmaske hat ein neues Feld Kurze Kom. f. Bestellz. Wenn Sie hier etwas eintragen wird dieser Eintrag anstelle des Kommissionsnamens für das Bestellzeichen verwendet. Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 10 von 21

11 7. Bestellung direkt versenden Oft gewünscht wurde immer wieder dass Bestellungen welche über Freie Bestellpositionen erfasst wurden auch direkt als PDF ins Archiv geschoben werden und direkt per Fax oder versandt werden können. Diesem Wunsch sind wir nun endlich nachgekommen. Bedingung Sie müssen für den jeweiligen Lieferanten eine gültige Standardadresse hinterlegen. Dies kann eine adresse, oder eine Faxnummer sein. Weiter können Sie entweder die Hauptadresse des Lieferanten wählen, oder eine dazu angelegte Person: Im obigen Beispiel Zink GmbH ist jetzt die adresse von Stefan Zink als Standard hinterlegt. Wenn die Bedingungen erfüllt sind, wird im Formular Bestellpositionen ein neuer Button direkt versenden aktiviert. Dieser führt dann zum Eingangs beschriebenen Verhalten und Sie haben die Bestellung mit einem Knopfdruck erledigt. Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 11 von 21

12 8. Allgemein: Thunderbird als -Client Zum Versand von s unterstützen wir nun auch Thunderbird. 9. Allgemein: Passwort merken ist deaktivierbar Nicht jeder findet es gut dass das Passwort bei der Programmanmeldung gespeichert werden kann. Aus diesem Grund können Sie diese Funktion in den Stammdaten deaktivieren: 10. Allgemein: Benutzerrechte noch feiner einstellbar Unter anderem kann nun auch noch eingestellt werden ob ein Benutzer die Auftragsbestätigungen der Lieferanten anschauen darf: Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 12 von 21

13 11. Aufträge: Ordnerstruktur Auftragsverzeichnis konfigurieren Wir wurden immer wieder gefragt ob die Ordnerstruktur unterhalb der Aufträge nicht konfiguriert werden kann: Dies ist jetzt möglich. Stammdaten Auswahlvorgaben Ordnerstrukur Auftragsarchiv Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 13 von 21

14 Geben Sie einfach für jeden zu erstellenden Ordner den gesamten Pfad an. Wenn Sie also in einem Unterordner mehrere Ordner erstellen möchten dann beschreiben Sie jeden einzelnen Pfad komplett wie oben im Beispiel dargestellt. Es exisitiert kein Limit. Besonderheit: Der Ordner Archivierung wird immer erstellt, diesen benötigen wir ja zwingend für unsere Bauakte. 12. Aufträge: Positionsetiketten in Serie drucken Oft gab es den Wunsch gleich für mehrere Positionen eines Auftrages die Barcodeetiketten (z.b. für Zeiterfassung oder WPK und Fertigmeldung) gleich auf einen Rutsch zu drucken. Z.B. 15 Etiketten mit bis Dies ist jetzt in den Auftragsdetails unter Positionen möglich. Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 14 von 21

15 Neben dem drucken können auch gleich Positionen angelegt werden (Mit Soll: 1, Ist: 0). Somit könnte man auch frühzeitig erkennen wieviel Positionen es überhaupt sind. Dies muss aber nicht zwingend gemacht werden. Die Positionen werden auch weiterhin bei der Fertigmeldung angelegt. 13. Artikelverwaltung: Längenangabe für Artikel möglich Bei Bestellungen von Profilen (PVC-Profile, Aluprofile in Lagerlängen) kommt es öfter zu Unstimmigkeiten zwischen Besteller und Lieferant insofern dass Anzahl Stäbe und lfm. Verwechselt werden. Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 15 von 21

16 Bestellt werden 6 lfm., geliefert werden 36 lfm. (6 Stab). Dies ist ägerlich, und teuer. Gleichzeitig fühlt sich der Lieferant für diesen Fehler nicht verantwortlich. Um dem entgegen zu wirken haben wir für Profile die Möglichkeit geschaffen die Länge in mm einzutragen. Die Auswirkung auf der Bestellung sieht dann so aus: Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 16 von 21

17 14. Deckblatt drucken: Erweiterte Möglichkeiten Die Auftragsdeckblätter zu drucken ist ja eine gern- und viel genutzte Funktion in MMC. Aus diesem Grund haben wir die Möglichkeiten noch erweitert. Sie können jetzt im Bereich Baustellenadresse noch auf 4 weitere Felder zugreifen: - Name - Zusatz - Telefon - Mobil Diese Felder wurden ganz neu eingeführt. Wie diese auf dem Deckblatt zu bennen sind entnehmen Sie bitte der zugehörigen Dokumentation unter M:\MMC\Hilfe. Des weiteren haben wir eine Möglichkeit geschaffen Informationen der Bestellungen zu einem Auftrag auf dem Deckblatt unter zu bringen. Es gibt hier drei neue Textblöcke welche durch Tabstop separiert generiert werden: Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 17 von 21

18 - Alle Bestellungen - Nur offene Bestellungen - Nur vollständige Bestellungen Wennn Sie dies benutzen möchten fragen Sie dies am besten kurz über die Hotline an. Wir helfen Ihnen gerne dabei dies einzurichten. 15. Vorschaubilder zu Artikeln Wenn Sie unsere Lager- und Artikelverwaltung verwenden können Sie nun auch Vorschaubilder zu den einzelnen Artikeln abspeichern. Diese stehen dann in folgenden Masken zur Verfügung: MMC_Modular: - Lagerartikel suchen - Lagerartikel Detailansicht MMC_Produktion: - Reststücke einbuchen - Reststücke filtern Die möglichen Speicherorte für die Bilder sind: M:\MMC\ArchivArtikelZeichnungen\LiefKurzz\Artikelnummer.bmp M:\MMC\ArchivArtikelZeichnungen\LiefKurzz\Artikelnummer.jpg M:\MMC\ArchivArtikelZeichnungen\LiefKurzz\Artikelnummer\Artikelnummer.bmp M:\MMC\ArchivArtikelZeichnungen\LiefKurzz\Artikelnummer\Artikelnummer.jpg Die Speicherorte werden auch genau in dieser Reihenfolge abgesucht. Sobald ein gültiges Bild gefunden wurde wird an den anderen Stellen nicht mehr gesucht. Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 18 von 21

19 Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 19 von 21

20 16. Dateiablage zu Artikeln Im Zuge der Vorschaubilder haben wir eine weitere Sache umgesetzt welche uns schon lange am Herzen lag: Sie können nun zu jedem Artikel beliebig viele Dateien ablegen. Weitere Bilder, PDF, Datenblätter, dxf und dwg, weitere Unterordner. Die Ansprüche der Unternehmer sind hier so vielfältig dass sicher jedem einzelnen Unternehmen ein Verwendungszweck hierfür einfallen wird. Ein Grundgedanke hierfür war natürlich das Verwalten von CAD-Daten. Sie haben so einheitliche Speicherorte für Ihre Artikel und können diese per Drag and Drop aus MMC in Ihre Zeichnung (oder natürlich auch in eine usw.) ziehen. Sie können Ihre Dateien natürlich auch per Drag and Drop in diesen Ordner hineinziehen. Besonderer Hinweis: Um per Drag und Drog Dateien aus diesem Ordner herauszuholen müssen Sie unter Umständen im Internetexplorer unter Internetoptionen Sicherheit Ihren Server zum lokalen Intranet hinzufügen und die Sicherheitsstufe für diese Zone auf niedrig stellen. Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 20 von 21

21 17. Tipps und Tricks Wir haben der Updatebeschreibung eine weitere Kategorie Tipps und Tricks hinzugefügt. Hier werden wir immer auf ein paar Dinge eingehen die zwar schon länger im Programm sind, unserer Meinung nach aber weitestgehend unbekannt, dafür aber sehr nützlich sind: 1) Wissen Sie dass unsere Werkseigene Produktionskontrolle im Standardmodul Bestellwesen enthalten ist? Einfach So? Und wissen Sie dass die Stärke unserer WPK neben der Dokumentation eigentlich die Einbindung Ihrer gewerblichen Mitarbeiter in die Qualitative Verantwortung ist? Mit uns können Sie nachverfolgen welcher Mitarbeiter welchen Prozessschritt quittiert hat (z.b. auch Pos. 1 fertig montiert!). Und mit dem Wissen dass Sie es wissen wird Ihr Mitarbeiter in Zukunft von oberflächlichen Kontrollen Abstand nehmen. Dabei ist der Aufwand für den Mitarbeiter nahezu Null wenn Sie unseren mobilen Scanner verwenden: 2 Mal auf einen Knopf drücken kann man wohl jedem zumuten? 2) Kennen Sie das Bestellformular Ber_BestellungEinfachN? Wir haben schon länger ein neues Bestellformular welches auf der deutschen Briefnorm für Geschäftsbriefe aufgebaut ist. Sie können dessen Verwendung in den Stammdaten freischalten, müssen dann lediglich einmal einen Briefkopf und eine Fußzeile als jpg hinterlegen. Den Aufbau der jpg ist im Dokument SeitenRaenderNeueVorlagen.pdf unter M:\MMC\Hilfe dokumentiert. 3) Für die Resteverwaltung können Sie nun auch die Verwaltung von Plattenmaterial (z.b. Bleche) freigeben. Des Weiteren können Sie 2 Farben pro Rest freischalten. Es ist vielleicht doch sehr umständlich jede 2-Farbigkeit separat anzulegen. 4) Ein Lagerartikel kann mehrere Kategorien zugeordnet bekommen. Somit können Sie noch einfacher Gruppen bilden und schneller zum Sucherfolg gelangen. 5) Eingangsrechnungen ohne vorhandene Bestellung: MMC kann Eingangsrechnungen nur auf eine gültige Bestellung buchen. Das ist kein Geheimnis. Allerdings wissen viele nicht dass direkt beim Bestellung anlegen auch sofort die Kosten (oder/und der Lieferschein) gebucht werden können. Rechts unten finden Sie 2 Buttons: Eingang buchen (mit LS) und Eingang buchen (ohne LS). Ersterer ermöglicht es Ihnen direkt eine Lieferscheinnummer zu erfassen, letzterer direkt die Kosten zu erfassen. 6) Bestellungen ohne Bestell-PDF: Wenn es zu einer Bestellung kein PDF gibt bleibt die Ampel Bestellung bis zum Wareneingang rot. Dies wirkt eher störend. Sie können hierzu in den Bestellungsdetails eine Checkbox aktivieren: Ohne Bestell-PDF. Dies führt dazu dass die Ampel in diesem Fall grau dargestellt wird. 7) Sie wollen zunächst für jede Bestellung eine Auftragsbestätigung überwachen? Dann brauchen Sie das nicht für jeden Lieferant hinterlegen. In den Stammdaten Systemkonfiguration können Sie einen Standard Rücklauf Auftragsbestätigung definieren. Diese wird dann verwendet wenn ein Lieferant keine AB-Zeit eingetragen hat. Dort wo es dann wirklich uninteressant ist klicken Sie in der Überwachung einfach auf ignorieren. Zink GmbH Tel.: / Geschäftsführer: Stefan Zink Ust-IdNr: DE Seite 21 von 21