Internetversion. EDI-Real. zu Hause - im Büro - für unterwegs. ALLES auf einen Blick mit nur einem Klick. Die Internetversion ist

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1 EDI-Real Internetversion ALLES auf einen Blick.. zu Hause - im Büro - für unterwegs... mit nur einem Klick Die Internetversion ist eine ERWEITERUNG und ersetzt nicht die bestehende JAVA-Version anwendbar auf jedem Browser: o Internetexplorer ab Version 9 o Firefox o Google Chrome o Safari für die tägliche Arbeit des Maklers zur o Immobilienverwaltung o Personenverwaltung o Angebotslegung o Aktivitätenverwaltung

2 Die komplette Maklersoftware entwickelt mit Makler für Makler Durch den Einsatz von EDI-Real optimiert der Makler Personenverwaltung Immobilienverwaltung Anbotslegung Aktivitätenverwaltung EDI-Real ist eine völlig orts- und zeitunabhängige Zentraldatenbank. Daten werden in ECHTZEIT aktualisiert, d.h. jede Änderung ist SOFORT ersichtlich. Hinweis: Die überarbeiteten Checklisten sind ab sofort auf der Homepage verfügbar. Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe! Sales Department & Customer Service Deggendorfstrasse 2 Im Südpark A 4030 Linz 2

3 Inhaltsverzeichnis: 1. An- und Abmeldung Dashboard Immobilien Immobiliensuche Immobilienanlage Ansichts-, Bearbeitungs- bzw. Änderungsmodus Bilder und Dokumente Objekte duplizieren Immobilienverwertung Export = Immobilie ins Internet setzen Kooperationen Angebot Speedy Person Personensuche Personenanlage Suchwunscheingabe Blitzauskunft Observer Aktivitäten Kalender Aufgaben Multitasking

4 1. An- und Abmeldung Starten der Internetversion: einen Browser (Firefox, Google Chrome, Internet Explorer ab Version 9, ) öffnen Eingabe Software jetzt starten drücken den rechten Button i (Internetversion) drücken und damit die Login-Maske aufrufen mit Ihrem bestehenden Benutzernamen und Passwort anmelden. Nach der erfolgreichen Anmeldung öffnet sich die Hauptansicht, das Dashboard, ihres Zugangs. Rechts oben finden Sie den Button Abmelden. Dieser beinhaltet auch die Informationen über die Büronummer und den derzeit im System angemeldeten Makler bzw. Mitarbeiter. 4

5 Mehrsprachigkeit: Programm erscheint in Benutzersprache Damit das Programm EDI-Real in der Benutzersprache des Maklers angezeigt wird, muss der Administrator die entsprechende Grundeinstellung im EDI Admin / Mitarbeiter / Sprachauswahl vornehmen. Spricht der Makler z.b. russisch, so kann der Administrator diese Sprache wählen, und das Programm wird nun in der eingestellten Sprache angezeigt. Einstiegsmaske in russischer Sprache Internetversion EDI Real in russischer Sprache. 5

6 2. Dashboard Das Dashboard (englisch für Armaturenbrett, Instrumententafel) dient dazu, einen komprimierten Überblick über anfallende Tätigkeiten, Aufgaben, Observer, etc. zu erhalten. Die auf dem Dashboard angezeigten Fenster können beliebig verschoben werden. Die veränderte Einstellung wird übernommen und muss NICHT EXTRA GESPEICHERT werden. 6

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8 Am Dashboard selbst können ebenfalls Einstellungen betreffend Anzeige und Darstellung vorgenommen werden. Allgemeine Einstellungen betreffen das Layout: In dem sich nun geöffneten Fenster kann man aus 4 verschiedenen Designs eines auswählen. Wählt man Thema Nr. 3, erscheint die Hauptansicht wie folgt Anzeige und Darstellung- Dashboard Definierung der Fenster auf der Startseite. 8

9 a. Fenster zuletzt bearbeitet Objekte/Personen Durch Klick auf eine Person oder eine Immobilie wird diese in einem neuen Tab, im Ansichtsmodus, geöffnet. Durch Klick auf ein Objekt: Objekt im Ansichtsmodus Durch Klick auf eine Person: Person im Ansichtsmodus 9

10 b. Fenster abgelaufene Suchwünsche Es handelt sich um eine detaillierte Übersicht, WANN WELCHER Suchwunsch von WEM abgelaufen ist. Durch klicken auf den entsprechenden Suchwunsch öffnet sich das Fenster und der Suchwunsch kann weiter bearbeitet werden. c. Fenster letzte Aktivitäten Es handelt sich um eine Übersicht, WANN WELCHE Aktivitäten durchgeführt wurden. 10

11 Im Menü Hilfe finden Sie Updatebeschreibungen, wichtige Informationen und die Kontaktinformationen unseres Supportteams. Über das Menü Home gelangen Sie wieder zur Dashboard-Übersicht. 11

12 3. Immobilien 3.1. Immobiliensuche Eine EINFACHE und eine ERWEITERTE Suche bietet die Möglichkeit, nach bestehenden Objekten zu suchen. Man kann z.b. auch durch die Objektnummern- oder Straßeneingabe und Klick auf den Button SUCHEN oder mit der ENTER-TASTE ein Objekt öffnen. 12

13 Bei LETZTE 20 IMMOBILIEN werden die zuletzt bearbeiteten Objekte in einer Liste anzeigt und das gesuchte Objekt geöffnet. Wenn Sie ein bestehendes Objekt öffnen, sehen Sie dieses zunächst im Ansichtsmodus. 13

14 Um ein Objekt zu suchen, trägt man beim Feld Objektnummer diese OHNE die Büronummer ein (die Büronummer ist bereits hinterlegt). Durch drücken des Button SUCHEN wird das Objekt im Ansichtsmodus geöffnet. Sowohl bei Personen als auch bei Immobilien werden diese jetzt in folgender Farbsortierung angezeigt: Die Objekte und Personen erscheinen in unterschiedlichen Farben. Die Bedeutung ist aber gleich wie in der JAVA Version. 14

15 Blau = eigene Objekte und Personen Grün = Objekte und Personen im selben Büro, aber von einem anderen Makler Schwarz = Fremdobjekte bzw. ametafähige Objekte, die sofort angeboten werden dürfen. Grau = Fremdobjekte, bei denen eine Freigabe betreffend Anbotlegung vom zuständigen Makler einzuholen ist 15

16 3.2. Immobilienanlage Durch Klick auf den Button Objektanlage-Maske. können Sie ein neues Objekt anlegen. Es öffnet sich die Es gibt nun die Möglichkeit bei jenen Ländern, für die es bisher KEINE PLZ-Datenbank gab, PLZ und Orte händisch einzutragen und zu speichern. A. Reduzierung Pflichtfelder Die mit * markierten Felder sind Pflichtfelder, die eingegeben werden müssen, um ein Objekt erstmalig speichern zu können. Mit dem Button ERSTELLEN aktivieren. 16

17 In der Maske OBJEKTANLAGE ist das Feld NÄHE kein Pflichtfeld mehr, d.h. es kann, muss aber nicht, bei der Anlage einer Immobilie ausgefüllt werden und erscheint daher in SCHWARZER Schrift. Durch Klick auf ERSTELLEN wird das Objekt angelegt und erhält eine neue Objektnummer. Es öffnet sich die Ansichtsmaske. Durch Klick auf das Zahnrad-Symbol öffnet sich die Bearbeitungsmaske, in der noch weitere Felder (keine Pflichtfelder) ausgefüllt werden können. Achtung: Das Feld RÄDCHEN wurde durch den ZEICHENSTIFT ersetzt. Um zur Bearbeitung der einzelnen Bereiche zu gelangen, ist der Zeichenstift zu verwenden. Unter den einzelnen Karteireitern wie Grunddaten, Detaildaten, Notizen, Ausstattung, Angebot, Exposé, Medien, Sprachen können beispielsweise Exposétexte angelegt, Medien hochgeladen oder das Objekt auch für das Internet aktiviert werden. In den einzelnen Karteireitern gibt es weitere Unterteilungen, um z.b. objektabhängige Flächen-, Preis-, Ausstattungs- oder Detaildaten gezielt zu erfassen. 17

18 Jeweils mit SPEICHERN fixieren. 18

19 a. Lageplan Der Button LAGEPLAN ist sowohl bei IMMOBILIEN als auch bei PERSONEN eingefügt worden. Durch Drücken der Taste wird über Google Maps die Adresse auf der Landkarte angezeigt. Anzeige in Google Maps: 19

20 b. SICHTBARKEIT des Anbieters Die Daten des Anbieters sind ab sofort verdeckt und können durch Drücken der Taste gemacht werden. SICHTBAR 20

21 c. AUSSTATTUNGSMERKMAL Neubau Bei Immobilien ist im Karteireiter Detaildaten in der Rubrik GEBÄUDE UND EINZUG der Punkt NEUBAU hinzugefügt worden. 21

22 d. Untergruppe bei Wohnungen: SENIORENWOHNUNG Bei der Neuanlage einer Wohnung wurde die Auswahl der Wohnungstypen um die Bezeichnung SENIORENWOHNUNG erweitert. e. Neue Heizungsart Im Feld HEIZUNG ist die Heizungsart EINZELOFEN MIT ÖL hinzugefügt worden. 22

23 3.3. Ansichts-, Bearbeitungs- bzw. Änderungsmodus Öffnen Sie in der Internetversion ein bestehendes Objekt, so gelangen Sie automatisch in den Ansichtsmodus. Ansichtsmodus = nur ausgefüllte Felder werden angezeigt Durch Klick auf das Zahnrad-Symbol gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus, vorausgesetzt Sie verfügen über das Recht, ein Objekt oder eine Person bearbeiten zu dürfen. Bearbeitungs- / Änderungsmodus = alle Felder werden angezeigt und können ausgefüllt werden Ansichtsmodus Bearbeitungs-/Änderungsmodus Nur ausgefüllte Felder werden angezeigt. Durch Klick auf das Zahnrad-Symbol gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. Klick auf das Pfeil-Symbol bewirkt das Ausblenden von Informationen. Klick auf das Pfeil-Symbol bewirkt das Einblenden von Information. Alle Felder werden angezeigt. Mit Speichern werden die Änderungen gespeichert und Sie gelangen wieder in den Ansichtsmodus. Mit Klick auf Abbrechen gelangen Sie ohne Speicherung in den Ansichtsmodus. Leicht umschalten zwischen BEARBEITUNGS-/ ÄNDERUNGSMODUS (= edit modus) und ANSICHTSMODUS (= view modus) 23

24 Bearbeitet der Makler ein Objekt, so befindet er sich im EDIT-MODUS (Bearbeitungs- oder Änderungsmodus). Muss er diesen verlassen oder vorzeitig abbrechen, so kommt er automatisch zurück in den VIEW- MODUS (Ansichtsmodus). Das Objekt bleibt weiterhin geöffnet. 24

25 WARNUNG im Änderungsmodus Wird man bei Arbeiten im Änderungsmodus unterbrochen, z.b. Kunde ruft an, und man drückt auf den Button ABBRECHEN, so erscheint nun am Bildschirm eine Systemwarnung, ob der Arbeitsvorgang wirklich abgebrochen werden soll oder nicht. JA = Abbruch, alle geänderten, aber noch nicht gespeicherten Daten, werden gelöscht NEIN = die Möglichkeit, das Objekt offen zu lassen, um später daran weiterzuarbeiten, und nun ein weiteres Objekt aufzurufen 25

26 3.4. Bilder und Dokumente Unter Medien können Sie Bilder, Dokumente oder Weblinks hinterlegen. Hinzufügen von Bildern mittels IPad und Samsung Tab. Einfach auf BILDER HINZUFÜGEN, FOTO ODER VIDEO AUFNEHMEN oder AUS ALBUM AUSWÄHLEN klicken. IPAD SAMSUNG TAB Hinzufügen von Bildern mit mobilem Gerät (Smartphone, Tablet, Handy). Nehmen Sie ein Foto direkt mit Ihrem mobilen Gerät auf, laden Sie es gleich hoch oder öffnen Sie bereits existierende Bilder. Abb. Links: mobiles Gerät Abb. Rechts: Foto in der EDI-Real Internetversion Bisher war es nur möglich, Dokumente (PDF, Excel, Word Dateien) anzusehen. Ab sofort können auch Videos downgeloaded/geöffnet und angesehen werden. Hierzu Objekt wählen, es öffnet sich der Ansichtsmodus. Im Punkt Medien können nun Bilder, Dokumente und Videos eingegeben und angesehen werden. 26

27 Die Einstellungen im Tool Medien BILDER wurden dahingehend ergänzt, dass der Haken im Kästchen INTERNET nur gesetzt werden kann, wenn das Recht 0 eingetragen ist. Die Internetfreigabe ist also nur mit Recht 0 veränderbar. Um eine Video anzusehen, dieses aus der Liste auswählen und durch Doppelkick öffnen. 27

28 Bilder mehrere auswählen und einfügen sowie verschieben a. Mehrere Bilder auswählen und einfügen Es ist nun möglich, dass mehrere Bilder in einer Fotodatei am PC markiert werden und ALLE zugleich ins EDI-Real verschoben werden können. b. Fotos nach oben und unten verschieben Mit den Tasten UP und DOWN kann nun die Position der Bilder und somit die Reihenfolge verändert werden. 28

29 3.5. Objekte duplizieren Mit dieser Funktion ist es möglich, das gleiche Objekt mehrfach anzulegen. Vorgangsweise: a. Objekt aufrufen b. Button betätigen c. Wählen, ob die Obergruppe gleich bleibt d. Neues Objekt speichern 29

30 3.6. Immobilienverwertung Es öffnet sich die Maske Immobilie verwerten: Die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder ausfüllen und mit SPEICHERN bestätigen. Hier können Sie eintragen und speichern: 1. Wie die Immobilie verwertet wurde (Eigenverwertung,, Ametaverwertung, Fremdverwertung) 2. Datum der Verwertung 3. Für welche Person (Personennummer) 4. Notizen im Feld BESCHREIBUNG 30

31 3.7. Export = Immobilie ins Internet setzen Jetzt können Sie bestimmen, auf welchen Plattformen die Immobilie erscheinen soll. Durch Setzen des Hakens INS INTERNET wird ein Objekt fürs Internet freigeschalten. Dies ist auch über die folgenden Buttons möglich: rot = nicht fürs Internet aktiviert grün = für Internet aktiviert Wenn der Einzelexport im Büro eingestellt ist, kann über den Button auch ausgewählt werden, für welche Plattformen das Objekt freigeschalten werden soll. 31

32 3.8. Kooperationen Beim Drücken dieser Taste erscheint folgende Maske: Wähen Sie nun aus: Das Büro Das Recht, das Sie vergeben möchten Und drücken Sie auf Freigeben Das ausgewählte Büro darf nun Ihre Immobilie anbieten. 32

33 3.9. Angebot Speedy = Schneller -Angebotsversand via EDI-Real Internetversion. Damit Sie schnell und einfach -Angebote via Internet versenden können, öffnen Sie ein Objekt. Über den Button SPEEDY öffnet sich folgende Maske. Durch Eingabe der -ADRESSE wird automatisch schon bei der Eingabe Ihre Kundendatei nach existierenden Adressen durchsucht und diese angezeigt. Sobald die -Adresse eingegeben wurde, werden alle Personen angezeigt, die diese -Adresse hinterlegt haben. Bei unserem folgenden Beispiel werden mehrere Personen angezeigt, da mehrere die gleiche - Adresse hinterlegt haben. Wählen Sie jene -Adresse(N) aus, an die Sie das Angebot versenden möchten und drücken den Button Angebot Senden. 33

34 Automatisch wird eine Aktivität gesetzt und Sie erhalten folgende Nachricht: Mit OK bestätigen. Es erscheint wieder das Objekt im Ansichtsmodus. Zur Information: Wenn mehrere Personen in Ihrem Büro die gleiche adresse hinterlegt haben, wird das Angebot nur einmal an die adresse versendet. Es wird jedoch auch bei allen Personen eine Aktivität hinterlegt, welche die gleiche adresse gespeichert haben. Das Angebot wird vor dem Versand in ein PDF umgewandelt und als -Anhang versendet. Als E- Mail Inhalt wird folgendes angezeigt: Prüfung bei Personenneuanlage Möchte man nun ein Angebot per Speed verschicken, ist die Adresse beim Empfänger einzugeben. Hat das System keine entsprechende Person zur eingegeben Adresse gefunden, erscheint folgende Mitteilung. 34

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36 Es ist nun eine neue Person anzulegen. Dazu den Button NEUE PERSON drücken. Prüfung der Adresse vor dem Speichern ist auszuwählen. Durch Klick auf NEUE PERSON erhalten Sie die Schnelleingabemaske, füllen nur Anrede, Vorname und Nachname aus, um das Angebot zu versenden. Die Person wird dann automatisch angelegt und kann in späterer Folge mit den restlichen Daten ergänzt werden. Sobald die Felder ausgefüllt wurden, wird der Button ANGEBOT SENDEN/SPEICHERN aktiv und durch Klick wird das Angebot versendet. Zur Information: Die Person wird vorläufig ohne Straße und mit PLZ 9999 und Ort auf Anfrage angelegt, damit diese in späterer Folge einfacher gefunden werden kann. Sollten Sie bereits alle Daten für den Angebotsversand eingeben wollen, ist die Person vorab anzulegen und kann dann über die -Adresse zugeteilt werden. Nach Versand des Angebotes öffnet sich bei der neu angelegten Person folgendes Fenster. Hier können weitere Daten erfasst werden. Auswahl treffen und entsprechend weiter arbeiten. Die Personenanlage ist unter Punkt 4.2. näher beschrieben. 36

37 weitere Felder Im Speedy wurden nun die Einstellungen IMMOBILIEN MIT ADRESSE und KOPIE AN MICH SENDEN implementiert. 37

38 4.1. Personensuche 4. Person Personen können sowohl über eine EINFACHE und eine ERWEITERTE Suche geöffnet werden. Die Suche kann erfolgen über die Personennummer den Namen der Person oder die Namensliste 38

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40 Optimierung Personensuche: Ab sofort entfällt die automatische Auflistung aller im Büro angelegten Personen. Bitte geben Sie den Namen der gewünschten Person ein und klicken Sie auf SUCHEN. Es erscheint eine Liste mit allen Personen des gewünschten Namens. 40

41 Beim Button LETZTE 20 PERSONEN können Sie die zuletzt geöffneten 20 Personen aufrufen. Wenn eine bestehende Person geöffnet wird, befindet man sich im Ansichtsmodus. Sowohl bei Personen als auch bei Immobilien wird die Liste in folgender Farbsortierung angezeigt (selbe Bedeutung der Farben wie in JAVA): Blau = eigene Objekte und Personen Grün = Objekte und Personen im selben Büro, aber von einem anderen Makler Schwarz = Fremdobjekte bzw. ametafähige Objekte, die sofort angeboten werden dürfen. Grau = Fremdobjekte, bei denen eine Freigabe betreffend Anbotlegung vom zuständigen Makler einzuholen ist 41

42 4.2. Personenanlage Durch Klick auf den Button öffnet sich die Maske PERSONENANLAGE Die mit * gekennzeichneten Felder sind PFLICHTFELDER und müssen ausgefüllt werden. Mit dem Button ERSTELLER werden die Eingaben bestätigt bzw. aktiviert. Die Person wird angelegt und erhält eine neue Personennummer, die im Ansichtsmodus angezeigt wird. Durch Klick auf das Zahnrad-Symbol können nun weitere Informationen (keine Pflichtfelder) zur Person eingegeben werden z.b. Externe Nummer, Standardversand, adresse, Merkmale, Notizen und Suchwünsche. 42

43 In der Maske PERSON - KONTAKTDATEN ist im Tool STANDARDVERSAND die Versendung des Angebotes per oder per BRIEF möglich. Mit SPEICHERN werden die Eingaben fixiert. 43

44 4.3. Suchwunscheingabe Person aufrufen und Karteireiter Suchwünsche öffnen: Zur Person legen Sie nun einen Suchwunsch an, in dem Sie den Button Neu anklicken. Jetzt können Sie den Suchwunsch eingeben und speichern. 44

45 Die mit * versehenen Felder sind Pflichtfelder, die verpflichtend auszufüllen sind. Der Suchwunsch ist nun direkt bei der Person gespeichert und ist sofort ersichtlich. 45

46 Hat der Kunde einen weiteren Suchwunsch, so geben Sie diesen wie den ersten ein: Person suchen Suchwünsche Button Neu Suchwunsch eingeben (zumindest Pflichtfelder ausfüllen) Es erscheinen nun alle Suchwünsche der Person in einer Übersicht: Mit Speichern Eingabe bestätigen. Es erscheint die Person, wieder im Ansichtsmodus. 46

47 5. Blitzauskunft Mit dieser Funktion können Sie passende Immobilien für Suchwünsche finden, wenn der Interessent noch NICHT registriert ist (z.b. Anrufer). Mit der Taste NEUER WUNSCH den Suchwunsch definieren, im dem die Hauptdaten eingegeben werden und mit SPEICHERN bestätigen. Es erscheinen nun im Feld SUCHWUNSCH die Eckdaten. 47

48 Mit dem Bestätigen des Feldes WUNSCH SUCHEN erscheinen nun alle Immobilien, auf die die eingegebenen Fakten zutreffen. Die Objekte erscheinen in unterschiedlichen Farben. Die Bedeutung ist aber gleich wie in der JAVA Version. Blau = eigene Objekte Grün = Objekte im selben Büro, aber von einem anderen Makler Schwarz = Fremdobjekte bzw. ametafähige Objekte, die sofort angeboten werden dürfen. Grau = Fremdobjekte, bei denen eine Freigabe betreffend Anbotlegung vom zuständigen Makler einzuholen ist 48

49 Bei Anklicken der Objektzeile wird diese markiert. Durch einen Doppelklick öffnet sich der Ansichtsmodus. Ebenso kann das Objekt öffnen durch Drücken des Buttons ÖFFNEN angezeigt werden. Mit dem Balken auf der rechten Seite können Sie nun die Detaildaten der Immobilie ansehen. Durch Drücken der Taste rechts unten können nun die Detaildaten bei jenen Objekten, bei denen Sie das Recht 5 haben, geändert werden. 49

50 6. Observer Die Funktion des OBSERVERS besteht in der täglichen Systemüberprüfung und Zuordnung von neu eingegebene Objekte seit der letzten Validierung zu den im System hinterlegten Suchwünschen. und ein neues Feld am Dashboard (standardmäßig ganz am unteren Rand des Dashboards). Bezogen auf das Beispiel bedeutet dies: Gestern wurden 5 Objekte neu angelegt. Nach dem Systemabgleich (erfolgt automatisch über Nacht) erhält der Makler nun die Mitteilung, dass er diese Immobilien 173 Personen anbieten kann, deren Suchwunsch zu den Daten der Immobilien passen. 50

51 7. Aktivitäten Dieses Register ist gleich wie die Aktivitäten in der JAVA Version von EDI-Real zu handhaben. Vorgangsweise: 1. Reiter Aktivitäten aufrufen 2. Aktivität setzen 3. Aktivität auswählen 4. Überprüfen ob Person und Objekt zugeordnet sind 5. Mit Speichen Vorgang abschließen Die bestehende Aktivitätenliste wurde um 3 Felder erweitert: (siehe grüner Pfeil Nr. 3) Listenerweiterung um folgende Punkte (Pfeil Nr. 3): 1. Aushang erstellen / aufhängen 2. Flyer erstellen / verteilen 3. Mietangebot 51

52 8. Kalender Dieses Register ist gleich wie die Aktivitäten in der JAVA Version von EDI-Real zu handhaben. Durch klicken auf den Button Kalender öffnet sich die Übersicht, in der nun Termine eingetragen werden können. Mit Klick auf das Datum öffnet sich folgendes Fenster: Terminart (1.) Datum und Uhrzeit (2.) Beschreibung (3.) KundenNr. (4.) ObjektNr. (5.) Personensuche (6.) Immobiliensuche (7.) Speichern (8.) Mit SPEICHERN den Termin im System eintragen und fixieren. 52

53 9. Aufgaben Dieses Register ist gleich wie die Aktivitäten in der JAVA Version von EDI-Real zu handhaben. Klickt man auf den Button AUFGABEN öffnet sich folgendes Fenster: Vorgangsweise: 1. Aufgabe erstellen 2. Fenster ausfüllen 3. Mit Speichern Eingaben ins System übernehmen 53

54 10. Multitasking Wie auch in der Java-Version ist es möglich, mehrere Fenster gleichzeitig zu öffnen. 54