Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik

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1 Ausgangslage Die Bundesfinanzverwaltung unterhält derzeit zur Unterstützung ihrer fachlichen Aufgabenwahrnehmung zwei größere IT-Einheiten, das Zentrum für Informations- und Datentechnik und die Abteilung Informationsverarbeitung beim Bundesamt für Finanzen. Kernaufgaben beider Bereiche sind: Entwicklung und Pflege von Software (Realisierung und Pflege von IT-Verfahren und Projekten) zentraler Betrieb von IT-Verfahren und Bereitstellung von Basis- IT-Infrastruktur Service in Form eines zentralen Service Desk und entsprechende Supporteinrichtungen Hard- und Softwarebeschaffungen sowie Roll-Out Einrichtung und Betreuung von IT-Netzen. Beide Einheiten betreiben jeweils ein Rechenzentrum einschließlich einer sogenannten zentralen Anlaufstelle (Helpdesk). Sie sind eingebunden in verschiedene Wide-Area-Kommunikationsnetze, administrieren den darauf basierenden Multi-User-Dialog- bzw. Filetransfer-Betrieb und betreiben eine verschiedene Standorte einbeziehende Netzinfrastruktur mit diversen Schnittstellen zum öffentlichen Bereich. Zentrum für Informations- und Datentechnik Im Rahmen der Strukturentwicklung Bundesfinanzverwaltung wurden Mitte 2002 die Aufgaben von sechs Rechenzentren der Bundeszollverwaltung zu einer Organisationseinheit mit ca. 510 Beschäftigten, dem Zentrum für Informations- und Datentechnik, zusammengefasst. Die Zusammenführung erfolgte mit dem Ziel, die Qualität der Aufgabenerledigung zu verbessern und die Gesamtkosten für die bisherigen Aufgaben zu begrenzen. Zur Erschließung von Synergien wurde die Anzahl der Großrechner und Server reduziert, der Personaleinsatz für den Rechnerbetrieb 42

2 sowie für allgemeine Organisations-, Personal- und Haushaltsangelegenheiten insgesamt verringert und die Effizienz der IT-Leistungen durch Prozessoptimierung gesteigert. Diese Maßnahmen sind teilweise noch nicht abgeschlossen. Das Zentrum für Informations- und Datentechnik erbringt Dienstleistungen im Wesentlichen für die Zollverwaltung. Die Einrichtung ist nach fachlichen Schwerpunkten (u.a. Marktordnung, Verbrauchsteuern, Zollabwicklung) gegliedert und an den Standorten Frankfurt a.m., Düsseldorf, Karlsruhe, Hamburg, Hannover und Stuttgart angesiedelt. Kunden und Nutzer des Leistungsangebots sind insbesondere: Bundesministerium der Finanzen Bundeszollverwaltung, Bundesvermögensverwaltung und Bundesforstverwaltung Ressorts der Bundesverwaltung Kommission der Europäischen Union Bürger und Unternehmen als Zollbeteiligte. Im Prozess der Strukturentwicklung hat die Abteilung Informationsverarbeitung des Bundesamts für Finanzen (ca. 180 Beschäftigte) begonnen, Service-Schnittstellen zwischen produzierenden Bereichen und Nutzern zu vereinheitlichen und zu konzentrieren, die eigene Infrastruktur zu homogenisieren und zu standardisieren sowie die Bereiche fachliche Planung, technische Entwicklung und IT- Betrieb klarer organisatorisch und personalwirtschaftlich zu trennen. Der bestehende Optimierungsbedarf wird im weiteren Projektverlauf aufgearbeitet. Anwender / Nutzer der Verfahren und Dienstleistungen der Abteilung Informationsverarbeitung des Bundesamts für Finanzen sind: Abteilung Informationsverarbeitung Bundesministerium der Finanzen nachgeordnete Dienststellen der Bundesfinanzverwaltung 43

3 andere Ressorts Fachabteilungen des Bundesamts für Finanzen Landesdienststellen (kassen- und steuerlich orientierte Anwendungen) Sonstige Anwender (z. B. Arbeits- und Sozialämter, Wirtschaftsunternehmen, Dienststellen der Europäischen Union). Künftige Aufgabenwahrnehmung Notwendigkeit und Ziele der Strukturveränderung Zusammenführung der Aufgaben Die Aufgaben des Zentrums für Informations- und Datentechnik und der Abteilung Informationsverarbeitung des Bundesamts für Finanzen werden am 1. Januar 2006 unter Beibehaltung der bisherigen Standorte in einem Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) zusammengeführt. Die bisherigen IT-Einheiten haben aufgrund unterschiedlicher Anforderungen heterogene fachliche und technische Strukturen. Durch die Zusammenführung und sich daraus ergebende Möglichkeiten der Standardisierung, Harmonisierung der Strukturen und Prozessoptimierung soll die Qualität der Dienstleistungen verbessert sowie die Effizienz der IT-Organisation gesteigert werden. Durch die Einrichtung einer zentralen IT-Einheit wird eine flexiblere Kapazitätsplanung und -auslastung, eine Bündelung von Fachkompetenz, eine stärkere fachliche Spezialisierung und eine Verbreiterung des Leistungsangebots möglich. Die Zentralisierung unterstützt die Bewältigung neuer Entwicklungen wie die egovernment-initiative der Bundesregierung. Leitgedanke Leitgedanke der Zusammenführung ist eine konsequente Kundenorientierung und ein klares Auftraggeber- / Auftragnehmerverhältnis. 44

4 Das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik wird das Bundesministerium der Finanzen und den Geschäftsbereich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben durch IT-Leistungen unterstützen und an einer geschäftskritischen, prozessorientierten Weiterentwicklung der Aufgabenwahrnehmung mitwirken. Mit Hilfe einer zielgerichteten internen Optimierung sollen Aufgaben und Prozesse effizienter und effektiver gestaltet, die Betriebs-, Entwicklungs- und Betreuungskosten aller IT-Systeme verringert sowie eine zentrale Steuerung der Aufgaben und die Einhaltung vereinbarter Service Levels gewährleistet werden. Eckpunkte der strategischen Ausrichtung des neuen IT-Dienstleisters sind: Eckpunkte zentraler Anbieter von qualifizierten IT-Dienstleistungen Verbesserung der Produktqualität zeitnahe und flexible Reaktion auf fachliche und technische Anforderungen kundenorientierte termintreue Auftragserledigung durch konsequente Vereinbarung von Service Levels Standardisierung von Hard- und Software Beitrag zur Effizienzsteigerung von Verwaltungsprozessen durch Beratung und Service effektive IT-Steuerung durch Controlling Angebot eines Vertragsmanagements und Beschaffungsmanagements für die Bundesfinanzverwaltung. Im weiteren Prozess wird es darum gehen, fachliche Zukunftsanforderungen an die Informationstechnik bzw. Möglichkeiten der Informationstechnik für die Ablaufoptimierung der Fachbereiche der Bundesfinanzverwaltung zu entwickeln und umzusetzen. Der IT- Dienstleister soll mit fachlichem Know-how und Verwaltungskom- 45

5 petenz die Planung und Gestaltung von Verwaltungsabläufen in den Dienststellen unterstützen. Aufgabenwahrnehmung Im Zuge der Zusammenführung werden die Kernaufgaben des Zentrums für Informations- und Datentechnik und der Abteilung Informationsverarbeitung des Bundesamts für Finanzen in den Bereichen IT-Service und -Betrieb, IT-Koordinierung und -Organisation und IT-Verfahrensentwicklung und -Pflege vereinheitlicht und fortentwickelt. Bereich IT-Service und -Betrieb IT-Service Der Aufgabenbereich Service umfasst die zentrale Anlaufstelle zur Störungsannahme (Service Desk) und die qualifizierte Störungsbearbeitung (Incident- und Problemmanagement). Die Anlaufstelle zur Störungsannahme soll wegen der Ausrichtung als 24-h-Ansprechstelle zentral in Frankfurt a.m. eingerichtet werden. Die qualifizierte Störungsbearbeitung soll dezentral an den verschiedenen Standorten des künftigen IT-Dienstleisters durchgeführt werden. Diese Einheiten werden durch ein einheitliches Ticket-System zur Prozessverfolgung von Auftragsannahme und -bearbeitung zentral gesteuert und koordiniert. IT-Betrieb Der Betrieb umfasst die Aufgaben Planung, Aufbau, Rechnerbetrieb, Betreuung und Administration der Infrastruktur für die Dienststellen der Bundesfinanzverwaltung. Daneben werden auch unterstützende Aufgaben wie zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung, Ressourcenplanung und Operating durchgeführt. Künftig werden vier Arbeitsbereiche organisatorisch zusammengefasst: Leitung und Betriebsunterstützung (betriebsbezogene Steuerungs- und Unterstützungsaufgaben wie Benutzer- und Rechteverwaltung, Programmarchiv usw.) 46

6 Betriebsabwicklung Systemnaher Service technischer Vor-Ort-Service bei den Kunden (z.b. IT-Arbeitsplatzausstattung). Der Rechenzentrumsbetrieb soll mittelfristig in Frankfurt zusammengeführt werden. Gründe dafür sind: Die Konsolidierung und Vereinheitlichung der bisher vorhandenen unterschiedlichen IT-Plattformen und Betriebsabläufe lassen Einsparungen erwarten. Das Sicherheitskonzept des neuen Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik erfordert die Zentralisierung dieses Bereichs. Die notwendige Ausgestaltung als 24-h-Betrieb spricht für den Standort Frankfurt. Die Wirtschaftlichkeit und die Rahmenbedingungen dieses Vorhabens werden in der Feinplanung vertieft untersucht. Grundsätzlich wird aus Sicherheitsgründen der Rechnerbetrieb an zwei Standorten angestrebt. Die räumliche Entfernung zueinander darf jedoch auf Grund technischer Restriktionen nicht mehr als 20 km betragen. Das Ausweichrechenzentrum dient gleichzeitig zur Lastverteilung und als Warm-Backup-Rechenzentrum und wird "bedienerlos" durch den ersten Standort mit betreut. Dadurch werden Raumbedarf, klimatechnische Einrichtungen und Vor-Ort-Bedienung minimiert. Wegen der zu großen Distanz scheidet eine Lösung Bonn / Frankfurt aus. Sicherheitskonzept Das Sicherheitskonzept wird bis Mitte 2004 erarbeitet. Dabei werden Aspekte wie erforderliche Umzugsmaßnahmen, Anpassung der Infrastruktur, Verlagerung der Aufgaben und sicherheitstechnische Rahmenbedingungen (u.a. Absicherung gegen Terroranschläge) unter wirtschaftlichen und technischen Gesichtspunkten einbezogen. 47

7 Zentralisierung Die Zentralisierung des Betriebs in Frankfurt wird bis zum Jahr 2009 angestrebt. Sie soll in einem Stufenprozess durchgeführt werden. Als erster Schritt sollen die IT-Plattformen in Frankfurt und Bonn standardisiert und konsolidiert werden. Bereits dadurch werden Kosteneinsparungen erzielt. Bereich Planung und Koordinierung Der Bereich Planung und Koordinierung erarbeitet Grundsätze und Standards für den Einsatz der Informationstechnik und erstellt Planungen für den gesamten IT-Bereich der Bundesfinanzverwaltung. Im Zentrum für Informations- und Datentechnik und in der Abteilung Informationsverarbeitung des Bundesamts für Finanzen befindet sich dieser Bereich noch im Aufbau. Aufgabenschwerpunkte sind: Strategische und operative Planung Investitionen in neue IT-Infrastrukturen erfordern planerisches Handeln und eine nachhaltige Strategie, die die individuellen Ausgangssituationen berücksichtigt und die Ziele klar definiert. Beim Einsatz neuer Hard- und Software sind zu berücksichtigen: - spezifische Anforderungen vorhandener IT-Verfahren und IT- Infrastruktur - langfristige Absenkung der Kosten für administrative Betreuung - Gewährleistung von mehr Investitionsschutz durch offene Architekturansätze. Die technische Integration neuer Hard- und Software wird durch das operative Team sichergestellt. Der Fokus liegt auf dem Schutz der produktiven Umgebung und ihrer Services. 48

8 IT-Changemanagement Die Änderungen und Anpassungen von Hard- und Software werden durch das Changemanagement gesteuert. Es nimmt sich u.a. der Probleme aus dem Incident- oder Problemmanagement an und reagiert auf Kundenbeschwerden oder veränderte Kundenanforderungen bzw. Änderungen in der Gesetzgebung. Ferner sorgt es für einen kontrollierten Ablauf bei Installationen oder Upgrades von Systemkomponenten und bereitet die Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen vor. Innerhalb des Changemanagements werden Änderungsanträge in Bezug auf die möglichen Auswirkungen, ihre Dringlichkeit, ihre Kosten und ihren Nutzen bewertet, priorisiert und freigegeben. Die Auftraggeber und ggf. weitere Stellen werden, sofern sie betroffen sind, in die vorstehenden Prozesse einbezogen. Service-Level-Management Die Hauptaufgaben des Service-Level-Managements sind das Aushandeln von Dienstleistungsvereinbarungen (Service Level Agreements) zwischen dem IT-Dienstleister und seinen Kunden, das Überwachen der Einhaltung dieser Vereinbarungen und das Veranlassen der erforderlichen Anpassungen. Für diese Aufgabe wird das Service-Level-Management durch die anderen Funktionen (z.b. Changemangement, Haushalt, Service Desk) unterstützt. Qualitätsmanagement Insbesondere bei der Planung und Durchführung von IT- Projekten sowie dem Betrieb von IT-Verfahren soll die Qualität der Dienstleistungen durch das Qualitätsmanagement gewährleistet werden. Es erstreckt sich grundsätzlich auf alle Bereiche des künftigen Dienstleisters. Wesentliche Aufgabe ist es, die Qualität zu überprüfen, sicherzustellen und zu verbessern. 49

9 Sicherheitsmanagement Wegen der zunehmenden Komplexität der Informationstechnik ist das Sicherheitsniveau ständig anzupassen. Das Sicherheitsmanagement steuert Umsetzung und Erfolgskontrolle von Sicherheitsmaßnahmen. Die Bereichsleitung und Grundsatzaufgaben, wie strategische Planung und Change- und Ressourcenmanagement, werden am Standort der Leitung angesiedelt. Es wird geprüft, ob operative Aufgaben dezentral wahrgenommen werden können. Bereich Verfahrensentwicklung und -pflege Der Bereich Verfahrensentwicklung und -pflege konzipiert und realisiert neue IT-Anwendungen und passt bestehende Fachverfahren den veränderten Rahmenbedingungen an. Darüber hinaus stellt er bei Störungen und qualifizierten Problemstellungen das Problemmanagement für den Bereich Service. Der Fachbereich untergliedert sich in Produktbereiche (z.b. Steuern, Zoll, Haushalt). Dort werden Projekte für Neuentwicklungen und größere Anwendungsänderungen sowie Pflegearbeiten für laufende Anwendungen durchgeführt. Die Aufgaben der Verfahrensentwicklung und -pflege werden auch künftig sowohl hinsichtlich der eingesetzten Entwicklungswerkzeuge als auch der fachlichen Ausrichtung spezialisiert an allen Standorten des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik wahrgenommen. Künftig werden die Entwicklungsbereiche zentral koordiniert. Dadurch werden Synergien erreicht bei: der Projektdurchführung und -steuerung 50

10 den Standards in der Entwicklungsmethodik und den Entwicklungswerkzeugen sowie den Qualitätsstandards. Optimierung der Aufgabenwahrnehmung Das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik soll kundenorientiert hohe Qualität zu marktgerechten Preisen anbieten. Zur Verbesserung der Aufgabenwahrnehmung werden daher mehrere Ansätze verfolgt: Die Geschäftsprozesse werden nach Standards (z.b. DIN EN ISO 9001:2000) einer intensiven Analyse unterzogen, überarbeitet, strukturiert und implementiert (prozessorientierte Organisation). Durch das Projekt Geschäftsprozessmanagement werden künftig die Arbeitsabläufe standardisiert und optimiert. Prozessorientierte Organisation Zur weitergehenden Konsolidierung der Dienstleistungsstruktur wird ein transparentes System für die Messung, Zuordnung und Bewertung von IT-Dienstleistungen erarbeitet und eingeführt (IT- Controlling). Die erbrachten Dienstleistungen werden künftig nach einheitlichen Gesichtspunkten quantitativ und qualitativ bewertet. Dabei ist ein ständiger Soll-Ist-Vergleich vorzunehmen. IT-Controlling Durch ein höheres Kostenbewusstsein ist zu erwarten, dass die Anforderungen auf das fachlich und gesetzlich Erforderliche sowie wirtschaftlich Vertretbare beschränkt bleiben. Bei Fehlentwicklungen ist primär durch den IT-Dienstleister gegen zu steuern. Zudem hat der Dienstleister die Aufgabe, seine Kostenentwicklung anhand der Marktpreise zu überwachen. Beide Ansätze werden vom Bundesamt für Finanzen und Zentrum für Informations- und Datentechnik gemeinsam in bereichsübergreifenden Projekten verfolgt, die Mitte 2005 abgeschlossen sein werden. Erste Ergebnisse werden im Rahmen der Feinplanung vorliegen. 51

11 Weitere Ansätze Weitere Ansätze sind: Im Zusammenhang mit dem Steuerungsmodell soll für die Bearbeitung und Verfolgung von Aufträgen sowie den Einsatz von Ressourcen ein einheitliches Unterstützungssystem zur Verbesserung der Aufgabenwahrnehmung konzipiert und eingeführt werden. Zwischen den IT-Einheiten Zentrum für Informations- und Datentechnik und Abteilung Informationsverarbeitung des Bundesamts für Finanzen gibt es wesentliche Unterschiede in der Aufbauorganisation der Projektbereiche. Die im Bundesamt für Finanzen praktizierte organisatorische Abgrenzung von Entwicklungsprojekten und dem Pflegebereich gibt es im Zentrum für Informations- und Datentechnik nicht. Ziel ist eine gemeinsame Projektkultur, welche die Stärken beider Ansätze vereinigt. Die wichtigsten Projektgrößen wie Kosten, Termine und Personal- / Ressourceneinsatz sollen zentral gesteuert werden. IT-Aufgaben, die nicht den ministeriellen Kernaufgaben zuzuordnen sind, werden vom Bundesministerium der Finanzen auf das künftige Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik verlagert. Die hierzu notwendigen Schritte werden derzeit im Bundesministerium der Finanzen geprüft. Die Entscheidung über die zu verlagernden Aufgaben wird im Rahmen der Feinplanung Mitte 2004 getroffen. Das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik wird künftig die IT-Infrastruktur der Dienststellen der Bundesfinanzverwaltung verstärkt betreuen und betreiben. Dazu ist für die Feinplanung ein Konzept zu entwickeln, das auch die Schnittstellen in den Dienststellen berücksichtigt (Qualitätssicherung). Aufgabenspezialisierung, Standardisierung von Querschnittaufgaben und Verwendung einheitlicher Unterstützungswerkzeuge werden kurz- und mittelfristig Synergieeffekte erzeugen. 52

12 Erweiterung des Dienstleistungsangebots Die Einrichtung des neuen IT-Dienstleisters bietet die Möglichkeit, das bisher nur auf spezielle Auftraggeber / Nutzerkreise ausgerichtete Dienstleistungsangebot zu erweitern und zu standardisieren. Die Stärke des künftigen IT-Dienstleisters besteht dabei in der Verknüpfung von Verwaltungsfachwissen und technischem Know-how. Die Einrichtung eines Customer Competence Centers beim Zentrum für Informations- und Datentechnik bietet die Möglichkeit zur Bündelung von IT-Aufträgen an Externe und verwaltungsspezifischen Anwendungsanpassungen. Customer Competence Center Der Vor-Ort-Service soll künftig allen Organisationseinheiten der Bundesfinanzverwaltung (einschließlich der Leistungen der Lokalen IT-Beauftragten) und dem Bundesministerium der Finanzen angeboten werden. Vor-Ort-Service Zur Verbesserung und Abrundung des Service-Angebots des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik gehört auch der Aufbau von Managementkompetenz für Consulting- Leistungen. Consulting- Leistungen Das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik wird in der Lage sein, den Betrieb von Fremd-Anwendungen (Hosting) als Dienstleistung anzubieten. Eine sachgerechte Verrechnung der damit verbundenen Einzelleistungen ist geplant. Hosting-Leistungen Rechtsform Zur Einrichtung des künftigen Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik der Bundesfinanzverwaltung wurden Möglichkeiten geprüft, dieses u.a. als Oberbehörde, Teil einer Oberbehörde, Anstalt oder Bundesbetrieb einzurichten. Rechtsform Im Ergebnis wurde eine Betriebsform gewählt, die weitere Entwicklungsmöglichkeiten zulässt und gleichzeitig die klare Ausgestaltung eines Auftraggeber- / Auftragnehmerverhältnisses ermöglicht. 53

13 Das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik wird als eigenständige Einrichtung dem Bundesministerium der Finanzen unmittelbar nachgeordnet. Die Errichtung und Übertragung der Aufgaben erfolgt durch Organisationserlass. Outsourcing - Public Private Partnership Im Zusammenhang mit der Prüfung der Rechtsform ist vertieft untersucht worden, ob IT-Dienstleistungen in der Bundesfinanzverwaltung nicht insgesamt oder teilweise fremdvergeben werden sollen. Entsprechende Erfahrungen bei der Entwicklung von einigen Fachverfahren, sowohl im Zollbereich als auch im Steuer- oder im Verwaltungsbereich, wurden bereits gemacht. Die Steuerbarkeit der IT-Prozesse wird durch Verbleib des IT- Fachwissens im öffentlichen Bereich deutlich erhöht. Die positiven Auswirkungen, vergleichbar einem Outsourcing, ergeben sich auch dann, wenn es durch interne Optimierung gelingt, IT-Prozesse zu verbessern, Kostentransparenz herzustellen, Qualität zu sichern und den Einsatz der Ressourcen zu minimieren. Im Zusammenhang mit der Personalbedarfsermittlung des IT- Dienstleisters wird geprüft, ob und inwieweit externe Entwicklungsleistungen durch eigenes Personal ersetzt werden sollten, um die externen Unterstützungskosten zu reduzieren. Zur Zeit werden Erfahrungen mit der Teilvergabe der Netzbetreuung an Externe gesammelt. Eine Evaluierung der Ergebnisse wird im weiteren Prozess gewährleistet. In Ausnahmefällen kann die Fremdvergabe von IT-Leistungen zur Einwerbung von Spezialwissen und zur Überbrückung von Kapazitätsengpässen mit entsprechendem Wirtschaftlichkeitsnachweis erwogen werden. Steuerungsmodell Zur künftigen Steuerung der Informationstechnik in der Bundesfinanzverwaltung ist ein erster Ansatz für ein Steuerungsmodell erar- 54

14 beitet worden, der im Zuge der Feinplanung weiterentwickelt werden muss. Das neue Steuerungsmodell verfolgt die Ziele: die Verantwortlichkeiten bei der Mitteleinwerbung und -priorisierung von IT-Maßnahmen klar zu regeln Ziele die Aufgaben der einzelnen Verantwortlichen eindeutig abzugrenzen Steuerungsinstrumente zu etablieren (Controlling) und in Anlehnung an die Marktpraxis neu zu definieren eindeutige sowie schlanke Entscheidungs- und Eskalationsprozesse zwischen den beteiligten Stellen festzulegen. Dienstleistungsaufträge sollen künftig zwischen den Auftraggebern und dem Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik unmittelbar, ohne Einschaltung weiterer Stellen, vergeben werden. Der Auftraggeber ist für die Bereitstellung der Ressourcen, der Auftragnehmer für die Erstellung der Produkte verantwortlich. Das neue Steuerungsmodell soll bisherige Schwachstellen vermeiden, insbesondere: keine verursachergerechten Verantwortlichkeiten bei der Mitteleinwerbung und -priorisierung keine Steuerung über Qualitäts- und Finanzkennzahlen sowie zu viele beteiligte Stellen in den Entscheidungsprozessen. Auftraggeber sollen neben der Zentralabteilung die Fachabteilungen des Bundesministeriums der Finanzen, in deren Auftrag auch nachgeordnete Ober- bzw. Mittelbehörden, werden. Künftige Organisationsänderungen erfordern ggf. eine Anpassung des Auftraggeberbegriffs und der bestehenden Haushaltstechnik. Auftraggeber 55

15 Das Steuerungsmodell soll im Wesentlichen folgende Elemente bzw. Verfahren beinhalten: Ressourcenbereitstellung für Projekte Die Auftraggeber geben den Anstoß für neue Verfahren und Projekte. Sie entwickeln erste fachliche Vorstellungen und wenden sich damit an das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik. Auftraggeber und Auftragnehmer nehmen zusammen eine erste fachliche und technische Grobplanung vor, die dann in das IT-Rahmenkonzept des Auftraggebers aufgenommen wird. Auf der Grundlage der IT-Rahmenkonzepte ist jeder Auftraggeber für die Einstellung der Haushaltsmittelvoranschläge in die jeweilige IT-Titelgruppe verantwortlich und vertritt diese auch gegenüber dem Haushaltsreferat. Die Verantwortlichkeit sollte auch in der Haushaltstechnik abgebildet werden. Nach Verabschiedung des Haushaltsplans sind die Auftraggeber dafür verantwortlich, Art, Umfang und Anzahl der Projekte aufgrund von Priorisierungen an die bewilligten Ansätze anzupassen. Daraus entsteht ein für das Jahr verbindlicher Maßnahmenplan, der zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt werden muss. Projektrealisierung Auf der Grundlage des Maßnahmenplans sollen die Projektaufträge durch den Auftraggeber in Abstimmung mit dem Auftragnehmer erstellt werden. Damit wird der grobe Projektrahmen festgelegt. Projektleitung und -durchführung obliegen dem Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik. Für die Erarbeitung der Fachanforderungen, für fachliche Entscheidungen und für die fachliche Abnahme der Projektergebnisse ist der Auf- 56

16 traggeber verantwortlich. Der Auftraggeber muss einen Projektbeauftragten benennen, der Ansprechpartner für den Projektleiter ist und die Projektinteressen beim Auftraggeber vertritt. Er ist auch künftig für die Priorisierung und Bündelung seiner IT- Aufgaben verantwortlich (ggf. über ein IT-Schnittstellenreferat). Die technische Ausgestaltung des Verfahrens, die IT-Plattform, die Einhaltung von IT-Standards und Konformität mit strategischer IT-Planung liegt in der Verantwortung des Auftragnehmers. Dieser stimmt sich mit dem Auftraggeber ab. Über Zwischenergebnisse, Projektfortschritt und verbrauchte Ressourcen wird der Auftraggeber im Rahmen des Controllings durch den Auftragnehmer bis zum Projektabschluss regelmäßig informiert. Überführung von Projekten in den Verfahrensbetrieb Mit der Verfahrensabnahme - technisch durch den Auftragnehmer, fachlich durch den Auftraggeber - kann das Verfahren in Betrieb genommen werden. Die Bereitstellung der für die Betriebsaufnahme zusätzlichen Ressourcen, wie weiteres Administrations- und Betreuungspersonal, zusätzliche Netz- und Server-Infrastruktur, ist Aufgabe des Auftraggebers und Teil der Projektbudgetplanung. Der Auftragnehmer ist bei der Produktion für die Gewinnung von ggf. erforderlichem, zusätzlichen Betriebs- und Betreuungspersonal und die Beschaffung von zusätzlicher Infrastruktur verantwortlich. Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik Die Kosten des Dienstleisters werden zentral als Infrastrukturkosten veranschlagt. Zur Fortschreibung der Infrastruktur und zur Ersatzbeschaffung erstellt auch er jährlich ein Rahmenkonzept. Leistungsumfang, Qualität und Kosten des Verfahrensbetriebs werden über Service Level Agreements zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer vertraglich festgelegt. 57

17 Daneben soll über ein aussagefähiges Controlling die Steuerung und Überwachung der IT-Leistungsprozesse transparent gemacht werden. Ferner soll über einen Vergleich von Produktkosten mit Marktpreisen vergleichbarer Produkte sowie durch Gegenüberstellung der erzielten Ergebnisse mit den Zielvorgaben mögliches Verbesserungspotenzial aufgezeigt werden. Die Infrastrukturkosten werden über das Controlling möglichst verursachungsgerecht auf die einzelnen Verfahren und Projekte umgelegt. Eine ständige Beobachtung der Produkte des Marktes außerhalb der öffentlichen Verwaltung zur Überprüfung und Verbesserung der eigenen Produktkosten ist unerlässlich. Ad-hoc-Maßnahmen Sollen während eines Haushaltsjahres ungeplante IT-Maßnahmen (z.b. aufgrund gesetzlicher Vorgaben) sofort umgesetzt werden, so erfolgt der Planungs- und Umsetzungsprozess in Anlehnung an den oben dargestellten Regelfall. Der Auftraggeber wirbt den erforderlichen Mittelansatz beim Haushalt ein oder erwirtschaftet das notwendige Budget durch Priorisierung aus seinen vorhandenen Mittelansätzen. Aufgaben des strategischen IT-s im Bundesministerium der Finanzen Die Fachaufsicht über das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik nimmt das künftige IT- (strategisches Planungsreferat in der Abteilung Z) wahr. Im Rahmen dieser Aufgabe werden dem IT- entsprechende Qualitäts- und Finanzkennzahlen (Controlling) zur mittelbaren Steuerung zur Verfügung gestellt. Daneben unterstützt es die Fachabteilungen im Bundesministerium der Finanzen u.a. bei der Erstellung der IT-Rahmenkonzepte, beim Abschluss von Service Level Agreements, gibt die übergeordnete IT-Strategie für die Bundesfinanzverwaltung und das Bundesministerium der Fi- 58

18 nanzen vor, bildet die erste Eskalationsstufe für IT-Angelegenheiten und vertritt das Ministerium in nationalen und internationalen Organisationen bei grundsätzlichen IT-Angelegenheiten. Aufbauorganisation Die Aufbauorganisation des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik wird funktional ausgerichtet und in die Fachbereiche Service und Betrieb, Planung und Koordinierung sowie Verfahrensentwicklung und -pflege gegliedert. Dies ermöglicht eine ungeteilte Fachverantwortung für den jeweiligen Bereich sowie eine Projektorganisation unterhalb der Bereichsebenen. Weitere Teilverantwortungsebenen können definiert und ein entsprechendes Delegationsmodell entwickelt werden. Die Leitung des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik wird von Bonn aus wahrgenommen. Sie wird durch einen Leitungsstab unterstützt. Für fachübergreifende Aufgaben wird ein Querschnittbereich eingerichtet. Leitung Der Leitungsstab berät die Leitung bei der Priorisierung des Ressourceneinsatzes, informiert über steuerungsrelevante Kennzahlen zu den Hauptprozessen und wertet sie aus. Er bereitet die strategische Ausrichtung des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik zur Entscheidung durch die Leitung vor. Leitungsstab Dem Bereich Querschnitt werden zugeordnet: Querschnittbereich Organisation, Personal und Haushalt Innerer Dienst Aus- und Fortbildung zentrale IT-Beschaffung und IT-Vertragsmanagement 59

19 Innenrevision operatives Controlling, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Datenschutz. Zur standortübergreifenden Koordinierung und Steuerung wird der Aufgabenbereich künftig gebündelt in Bonn und Frankfurt wahrgenommen. Strategische Querschnittaufgaben werden bei der Leitung in Bonn angesiedelt. Im Übrigen sollen Querschnittaufgaben auch in Frankfurt wahrgenommen werden. Darüber hinaus sind an den übrigen Standorten Ansprechpartner für die Wahrnehmung von OPH-Aufgaben vorzusehen. Details werden im Rahmen der Feinplanung entschieden. Die Grobplanung der Aufbauorganisation ergibt sich aus dem nachfolgenden Organigramm: 60

20 Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik der Bundesfinanzverwaltung (ZIVIT) Leitung Leitungsstab Steuerungsaufgaben *) Bereich Querschnittaufgaben Bereich Planung und Koordinierung Bereich Service und Betrieb Bereich Verfahrensentwicklung und Verfahrenspflege Organisation, Personal, Innerer Dienst, Justitiariat, Aus-/Fortbildung Strategische und operative Planung Service- und Betriebsunterstütztung Unterstützende Dienste Haushalt, Beschaffung, Vertragsmanagement Changemanagement, Service-Level- Management Service Desk, Incidentund Problemmanagement, Betriebssysteme, Netze, Datenbanken Produktbereich 1 Innenrevision, Controlling, KLR Sicherheitsmanagement, Qualitätsmanagement Betriebsabwicklung, Vor- Ort-Service, Arbeitsvorbereitung, Operating Produktbereich 2 Systemnahe Aufgaben, Betriebssysteme, Intxxnet, Netzwerke, Applikationen Produktbereich 3 Produktbereich 4 Produktbereich 5 Produktbereich 6 *) Im Rahmen der Feinplanung wird untersucht, ob und inwieweit eine Aufteilung der Aufgaben auf zwei Abteilungen notwendig ist. Produktbereich 7 61

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