Transformation zu einem Auftrags-orientierten SSC/DLZ am Beispiel des ZIVIT

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1 Transformation zu einem Auftrags-orientierten SSC/DLZ am Beispiel des ZIVIT Messe Effizienter Staat Berlin, K.-P.Weber

2 ZIVIT-Kennzahlen Kennzahlen Mitarbeiter 440 Software-Entwickler 400 Mitarbeiter in Betrieb und Service 8 Dienstsitze 300 betreute Fachverfahren betreute Server (zentral/dezentral) 7 x 24h User Help Desk mit 30 Agenten Anwender allein im Zoll Anwender der Steuerverfahren 2 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

3 Evolution des SSC/DLZ-Ansatzes Zentralisierung von verwaltungstypischen Fachaufgaben Beauftragung als Daueraufgabe (z.b. Poststelle) Beauftragung über Anträge (z.b. Reisekosten, Beihilfe) Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.b. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Gemeinsame Bewältigung von komplexen Aufgaben durch mehrere DLZ Konsens (Länder-/Bund-Konsortium für steuerliche Aufgaben) Netze des Bundes (Ressort-Konsortium für Basisinfrastruktur) Gemeinsame Bewältigung von nationalen Aufgaben innerhalb der EU Komplexität der Steuerung Aufwand zur Ausschöpfung von Synergiepotenzial Erwartungshaltung Nationale Zuarbeit innerhalb des CNN-Netzwerkes der EU 3 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

4 Der Schnittstellen-Schock Steuerung (als Verwaltung und IT-Dienstleister) SSC/DLZ DL DL DL DL DL DL DL Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung AGS AGS AGS AG AG AG AG AG AG AG 4 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

5 Synergien versus Aufwand Auswirkungen des Schnittstellen-Schocks Höherer Steuerungsbedarf (z.b. Priorisierung, Ressourcenverteilung) Bedarf nach neuen Prozessen Migrations- und Standardisierungsprojekte Synergiepotenzial Effizientere Prozesse Bessere Auslastung des Personals Auswandsreduktion durch Standardisierung Mengenvorteile Wirkung Interne Motivationseinbrüche Gefühlte Vernachlässigung bei Kunden Qualitätsdefizite Wirkung Höhere Qualität Kundenorientierung Wirtschaftlichkeit 5 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

6 Controlling-Modell des ZIVIT 6 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

7 Anforderungsszenario Auftrags-/Ressourcen-/Projektmanagement Auftrags-/ Vorhaben-Planung Priorisierung Auftraggeber Fachaufsicht ZIVIT-Referate CRM/AM LS AL Personal IT-Kapazitäten HH-Budget Ressourcenzuordnung Auftrags-/Projektsteuerung Zeit-/Aktivitätenplan Prozesse Ereignisse Projektmanagement Workflowsteuerung Ereignissteuerung 7 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

8 Prozessintegration RM, AM und PM 8 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

9 Programmplanung Auftragsbezogene Risikoabschätzung Werkzeug-Basis: ITR4Web für IT-Rahmenkonzept und IT-Jahresplanung Erweiterung um Risikobewertung 9 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

10 Prozessmanagement Prozesslandkarte Systematisches Prozessmanagement seit 2004, separate Organisationseinheit Seit 2005 Einführung von Cultural Changemanagement 10 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

11 Customer Relationship Management Auftraggeber-Schnittstelle Anfrage Auftraggeber Bedarfsträger Fachkoordination Auftraggeber-Schnittstelle Kunde (AG) fachliche Beratung Spezifikation Angebot Letter of Intent Auftrag + Mittelzusage feingeplantes Angebot Annahmeerklärung Leistungserbringung Abnahme CRM Produktion Auftragsmgmt. (Angebotserstellung) Auftragsmgmt. (Abwicklung) ZIVIT Abrechnung Finance Mgmt 11 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

12 Qualitätsmanagement Interne Qualitätssicherung Einstellungs- Schnittstelle Haushalts- Schnittstelle Lieferanten Schnittstelle Controlling- Schnittstelle Auftraggeber Schnittstelle Einstellung Planstellen Sachmittel Einkauf Erlasse, Zielvorgaben Verhandlungen Verwaltung Nicht-menschliche Ressourcen Externe Dienstleistungen Externe Werkleistungen Vorgaben Verträge, Aufträge, Fachvorgaben Eigenpersonal Einrichtung Unterhaltung Planung Steuerung Qualifikation Motivation Einrichtung Verwaltung Arbeitsmittel RZ-Infrastruktur Produkt- Infrastruktur Dienstposten Arbeitsplätze Einrichtung Unterhaltung Aufgabenstrukturierung Tätigkeitsstrukturierung Aufbauorganisation Ablauforganisation Produkterstellung / - anpassung Werk Produktbereitstellung Leistungs- Schnittstelle Leistungsanpassung Produktiviäts-/Qualitäts- Verbesserung Produktivität Qualität 12 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

13 Servicemanagement Services (OLA) - SLA Personelle Leistungen Maschinelle Leistungen Leistungskatalog SLA SLA SLA SLA SLA AG AG 13 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

14 Servicemanagement Leistungskatalog Betrieb 14 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

15 Auftragsbezogene Verrechnung Erarbeitung von Grundlagen im Projekt IT-Controlling in 2005 Verfeinerung eines Konzeptes für eine auftragsbezogene Ist- Kosten-verrechnung in 2006 Schnittstellen zu integrativem Managementsystem prozivit (Zeitrückmeldung, auftragsbezogene Kostenträger) 15 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

16 Zielvereinbarungen BMF-ZIVIT 2008 ist der 2. Jahreszyklus jeweils ein- bis zweitägige Workshops zwischen BMF- und ZIVIT-Vertretern Visions-Workshop mit der Leitung In 2007 aufwändiger Buttom-Up-Prozess zur Auswahl von operativen Zielen Quartalsweise Berichterstattung 16 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

17 Interne Ziele (Masterplan) 17 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

18 Evolution des SSC/DLZ-Ansatzes Zentralisierung von verwaltungstypischen Fachaufgaben Beauftragung als Daueraufgabe (z.b. Poststelle) Beauftragung über Anträge (z.b. Reisekosten, Beihilfe) Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.b. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Gemeinsame Bewältigung von komplexen Aufgaben durch mehrere DLZ Konsens (Länder-/Bund-Konsortium für steuerliche Aufgaben) Netze des Bundes (Ressort-Konsortium für Basisinfrastruktur) Gemeinsame Bewältigung von nationalen Aufgaben innerhalb der EU Komplexität der Steuerung Aufwand zur Ausschöpfung von Synergiepotenzial Erwartungshaltung Nationale Zuarbeit innerhalb des CNN-Netzwerkes der EU 18 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit / Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

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