Elektronisches Publizieren von Doktorarbeiten

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1 Magdalena Witkowski :00-12:30 1 Publikationsserver der RWTH Aachen University Veröffentlichen von wissenschaftlichen Arbeiten für RWTH- Angehörige Die häufigste Veröffentlichungsart: Dissertation Veröffentlichung anderer Dokumentarten nur mit Empfehlung des Institutsleiters und nach Klärung der Urheberrechte: Bachelor-, Diplom-, Magister- und Masterarbeiten Aufsätze und Preprints Tagungsberichte, Kongressschriften usw. Erfassung der Dokumente über Metadaten Nachweis in einschlägigen Datenbanken und Bibliothekskatalogen und Suchmaschinen 2 2

2 Verschiedene Veröffentlichungsarten Print-Veröffentlichung Copyshop/Druckerei: 49 Pflichtexemplare Verlag g( (Buch/Zeitschriftenaufsatz): 14 Pflichtexemplare Zusätzliche elektronische Veröffentlichung nach dem Abschluss des Promotionsverfahrens möglich (ggf. Klärung der Urheberrechte nötig) Online-Veröffentlichung Elektronische Version (PDF + Originaldatei(en)) 5 gedruckte Pflichtexemplare (+ Exemplare für die Fakultät) Parallelveröffentlichung oder spätere Veröffentlichung im Verlag o.ä. möglich 3 3 Merkmale der elektronischen Publikation Kostengünstige Alternative zur gedruckten Veröffentlichung Reduzierte Anzahl der Pflichtexemplare Uneingeschränkter Zugriff auf die Dokumente Zuverlässige Zitierbarkeit durch dauerhafte Internetadressen Schnelle und weltweite Verbreitung der Dokumente übers Internet Erschließung und Nachweis im lokalen OPAC sowie in überregionalen Verbundkatalogen und Verzeichnissen Recherchierbarkeit über Suchmaschinen Urheberrechte der Autoren bleiben gewahrt Zusätzliche Publikation in einem Verlag (Buch oder Zeitschrift) oder in anderen Online-Datenbanken jederzeit möglich 4 4

3 Parallelveröffentlichung im Verlag Frühzeitige Prüfung der Vertragsbedingungen des Verlags (ein Vertrag ist notwendig, da ohne Vertrag ggf. alle Rechte automatisch an den Verlag abgetreten werden) Übertragung eines einfachen und nicht ausschließlichen Nutzungsrechts an den Verlag Einräumung der Rechte zur Vervielfältigung, Verbreitung und Zugänglichmachung im Internet für die Hochschulbibliothek u. a. Einrichtungen vorbehalten Verlagstitelseite mit Impressum in der PDF-Datei nach der Dissertationstitelseite obligatorisch Hinweis auf die Verlagsausgabe bei der Online-Veröffentlichung durch die Hochschulbibliothek 5 5 Vorgaben für die Online-Veröffentlichung Exakte Übereinstimmung der elektronischen Version (PDF) mit der Druckausgabe Layout, Zeilenumbrüche und Seitennummerierung müssen identisch sein. Ausnahmen: In der PDF-Datei kann das A4-Seitenformat beibehalten werden, auch wenn in A5 gedruckt wird. Farbige Abbildungen können schwarz-weiß gedruckt werden. Der Druck sollte aus der PDF-Datei erfolgen Vorgaben des Dekanats: Titelseite (erste Textseite im Buch nach dem Umschlag): besondere Formulierung, bitte Merkblätter des Promotionsbüros beachten! Sonstige Vorgaben wie z.b. die Datenaufbewahrungserklärung Hinweis auf die Online-Publikation in beiden Versionen (print und digital): Diese Dissertation ist auf den Internetseiten der Hochschulbibliothek online verfügbar. 6 6

4 Vorgaben für die PDF-Datei Keine Sicherheitseinschränkungen, keine Verschlüsselung Alle Schriften müssen eingebettet werden. Eine einzige Datei Bei einer Parallelveröffentlichung im Verlag: Verlagsseite und Impressum müssen enthalten sein D82-Vermerk im Impressum (siehe Promotionsordnung) Bei einer Reihenveröffentlichung: Angabe der Reihe und der Bandzählung im Impressum; diese Angabe auf dem Umschlag reicht alleine nicht aus. 7 7 Einbettung der Schriften im PDF PDF-Einstellungen können vor dem Konvertieren im Acrobat Distiller vorgenommen werden 8 8

5 Erstellen der PDF-Datei aus (La)TeX Um die PDF-Datei Datei klein zu halten, gute Qualität der Schriften und eine richtige Darstellung der Sonderzeichen zu gewährleisten, wird empfohlen: Konvertierung über die Zwischenstufe DVI- und dpsf PS-Format empfohlen: Tex-Datei => DVI-Datei (Device independent format) DVI-Datei => PS-Datei (PostScript-Datei) PS-Datei => PDF-Datei mithilfe von Acrobat Distiller Ersetzen der Schriften Typ 3 (Bitmap-Fonts) durch die Schriften Typ 1 beim Konvertieren vom DVI- ins PS-Format Tipps zum Konvertieren aus (La)TeX: (Informatik der RWTH Aachen) 9 9 Vorgaben für die Originalformate Neben der PDF-Datei Datei wird/werden die Originaldatei(en) auf den Publikationsserver eingespielt, d.h. das Format, in dem die Dissertation ursprünglich verfasst wurde. Beliebiges Format: Word, OpenOffice, (La)Tex-Dateien, InDesign o.ä. Die Quelldateien, Bilder usw. müssen in ein ZIP-Archiv gepackt und als eine Datei auf den Server geladen werden Diese Dateien dienen lediglich li den Archivierungszwecken i und werden nicht veröffentlicht

6 Zugang zum Publikationsserver Homepage der Bibliothek: Hochschulschriften Publikationsserver Themen A-Z: E wie Elektronische Publikationen oder P wie Publikationsserver der RWTH Aachen University it Direkter Zugang g (ohne Hauptframe der Bibliotheksseite): Aufbau der Webseiten Recherchieren Suche in Metadaten über eine Suchmaske Browsen nach Fakultäten, Sachgruppen und Dokumentarten Die 10 letzten Veröffentlichungen Gemeinsame Suche auf verschiedenen Bibliotheksservern Veröffentlichen Informationen zur Veröffentlichung Zugang zum Anmeldeformular und Upload Informieren Allgemeine Informationen zum Publikationsserver Hilfestellung zum elektronischen Publizieren 12 12

7 Anmelden der Doktorarbeit (1) 1. Schritt: Anmeldeformular Pflichtfelder mit roter Raute gekennzeichnet Institut: Einrichtung der RWTH, an der promoviert wird, ggf. in welcher der Doktorvater tätig ist Kontrollierte Schlagworte: falls in der Schlagwortdatei kein passender Begriff gefunden wird, sollte nach einem übergeordneten Begriff gesucht werden Zusammenfassung in Deutsch und Englisch: max. je 5000 Zeichen (inkl. Leerzeichen), keine Sonderzeichen, keine Formatierung des Textes, griechische Buchstaben müssen ausgeschrieben werden Quelle: nur bei Verlagsveröffentlichungen (wird von der Bibliothek ausgefüllt) Anzahl der zu übertragenden Dateien: 1 (jeweils eine) Anmelden der Doktorarbeit (2) 2. Schritt: Überprüfung der Angaben Korrekturen sind möglich => Zurück-Button Zusammenfassungen ggf. kürzen 3. Schritt: Upload der Dateien PDF-Datei auswählen Originaldatei i i t i auswählen (.doc/.zip) Dateien auf den Server überspielen Bestätigungsseite g g über erfolgreiche Anmeldung, dem Link auf die eidesstattliche Erklärung folgen Bei zu langen Ladezeiten den Zurück-Button nutzen: Übermitteln der Metadaten ohne Dateien-Upload Nachlieferung der Dateien per oder auf einem Memorystick/einer CD Anforderung der eidesstattlichen Erklärung per Bei Abbruch oder Fehlermeldung: Kontakt mit der Abt. Hochschulschriften 14 14

8 Anmelden der Doktorarbeit (3) 4. Schritt: Eidesstattliche Erklärung Zusicherung, dass die abgelieferte Arbeit mit der genehmigten Originalfassung übereinstimmt und den Vorgaben der Promotionsordnung entspricht Einräumung eines einfachen Nutzungsrechts zur Verbreitung, Vervielfältigung und Zugänglichmachung der Arbeit durch die Hochschulbibliothek, die DNB und die Bibliotheken mit dem Sondersammelauftrag Zusicherung, dass mit der Veröffentlichung der Doktorarbeit Rechte Dritter nicht verletzt werden Ggf. Einverständnis zur Speicherung persönlicher Daten und Veröffentlichung des Lebenslaufs Abgabe der Belegexemplare Die Bibliothek bekommt zunächst 5 Exemplare. 1 Exemplar muss zusammen mit der Empfangsbescheinigung und ggf. weiteren Druckexemplaren im Dekanat abgeliefert werden und wird später der Bibliothek wieder übersendet (insgesamt 6 Druckexemplare für die Bibliothek). Bei persönlicher Abgabe: Terminvereinbarung mit der Abteilung Hochschulschriften h h Druckexemplare und die eidesstattliche Erklärung können alternativ per Post zugestellt werden. Exemplare für das Dekanat können mit geschickt werden und werden per Hauspost weitergeleitet. Bei Korrekturen: keine erneute Anmeldung der Arbeit im Internet! Änderungen in den Metadaten und Dateien bis zur Freigabe des Dekanats möglich. Hierzu bitte die Abt. Hochschulschriften kontaktieren

9 Wie geht s weiter? Endgültige Genehmigung des Dekanats/Ausstellung der Urkunde: ca. 4-6 Wochen Online-Stellung der elektronischen Dissertation Berechnung einer URN, Registrierung durch die DNB Erstellung der Index-Datei inkl. Metadaten und Link auf den Volltext Katalogisierung der Dissertation Aufnahme von 2 Belegexemplaren in den Bestand der Bibliothek Titelaufnahme l f h im OPAC (gedruckte und elektronische Version), dadurch d recherchierbar Meldung der elektronischen Dissertation und Lieferung von 2 Exemplaren an die Deutsche Nationalbibliothek Eintragung in die Veröffentlichungsdatenbank der RWTH Keine Korrekturen oder Änderungen in der Arbeit mehr möglich Linksammlung für weiterführende Informationen Hochschulschriften Dissertationen (Infos zu Dissertationen allgemein) php (Beschreibung der OPUS-Software) Abschnitt C, VII (Rechtliches zu Verlagsveröffentlichung) (Elektronisch Publizieren im PDF-Format) 18 18

10 Ansprechpartner der Promotionsbüros FB 1 (Naturwissenschaften, Informatik): Fr. Merlotte, Tel FB 2 (Architektur): Fr. Immenkamp, Tel FB 3 (Bauingenieurwesen): Fr. Kalde, Tel FB 4 (Maschinenwesen): Fr. Dahmen-Göbbels, Tel FB 5 (Georessourcen, Materialtechnik): Fr. Frenzel-Gumlich, Tel FB 6 (Elektrotechnik): Fr. von Czapiewski, Tel FB 7 (Philosophische Fak.): Fr. Weyrauch, Tel FB 8 (Wirtschaftswissenschaften): Fr. Vit, Tel FB 10 (Medizin): i Fr. Meister / Fr. Kelmes, Tel Kontakt RWTH-Publikationen Services zum wissenschaftlichen Publizieren Templergraben Aachen Empore der Ausleihhalle Raum 16E Tel.: (0241) Mail: Telefonische Sprechzeiten: Mo-Fr 8:30-16:

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