Leitfaden zum Berichtswesen Wien, 01. Juni 2006

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1 Leitfaden zum Berichtswesen Wien, 01. Juni 2006 Ein Impulsprogramm des BMVIT und des BMBWK zur Förderung von F&E-Strukturaufbau sowie von Kooperationsvorhaben im FH-Sektor

2 Der Leitfaden zum Berichtswesen besteht aus: Allgemeine Hinweise zu Berichtsstruktur und Ablauf 1 [Berichtsstruktur, Fälligkeit, Übermittlung, Abstimmung mit der Förderungsgeberin, Auszahlung] A: FHplus - Inhaltlicher Bericht 6 [Informationen und Ausfüllhilfen zum Word-Dokument] B: FHplus - Tabellenteil zum Bericht 12 [Informationen und Ausfüllhilfen zum Excel-Dokument] C: FHplus - Erläuterungen zur Kostenanerkennung 19 Allgemeine Hinweise zu Berichtsstruktur und Ablauf Zweck des Berichtswesens Zweck des Berichtswesens (gemäß Sonderrichtlinien für FHplus, Punkt 7) ist es, das Management, die strategische Steuerung und das Controlling der einzelnen Projekte sowie die Abwicklung des gesamten FHplus-Programms durch rechtzeitige Bereitstellung der relevanten Informationen zu unterstützen. Neben Informationen über die Mittelverwendung sollen daher die Informationen über die Entwicklung des Vorhabens im Vergleich zum genehmigten Plan, über Organisation und Management der Vorhaben, über die Erreichung vorhabensspezifischer Ziele sowie über den Beitrag der Vorhaben zu den Programmzielen von FHplus gewonnen werden. Darüber hinaus ist die Förderungsgeberin verpflichtet, die richtlinienkonforme Umsetzung der Vorhaben und die Umsetzung der Auflagen zu gewährleisten. Dabei wird auf die laufende Begleitung der geförderten Vorhaben und die Dokumentation ihrer unmittelbaren sowie mittelbaren Wirkungen Wert gelegt. Gleichzeitig sollen die Berichte die Projektleitung bei dem Projektcontrolling und bei der Steuerung der Projekte im Sinne der Programmziele von FHplus unterstützen. Weiters stellen die Berichte eine Grundlage dar für eine ex post Projektevaluierung sowie die Programmevaluierung durch externe ExpertInnen (gemäß Sonderrichtlinien für FHplus, Punkt 9). Bei der ex post Projektevaluierung sollen vor allem die Effektivität und der Beitrag der Vorhaben zu den Programmzielen dokumentiert und wichtige Grundlagen für die Programmevaluierung und Programmweiterentwicklung gewonnen werden. Aus diesen Gründen werden laufende Berichte gelegt. Darüber hinaus wird bei Strukturaufbau-Vorhaben gegen Ende der Aufbauphase eine Zwischenevaluierung durchgeführt. Bei Kooperationsvorhaben findet etwa zur halben Laufzeit ein Besuch der Förderungsgeberin statt. Am Ende der Laufzeit der geförderten Vorhaben ist ein Endbericht zu legen. Berichtsstruktur Das FHplus-Berichtswesen setzt sich folgendermaßen zusammen: I. laufende Berichte I.a Statusberichte zum Halbjahr I.b Jahresberichte II. Zwischenbericht II.a für die Zwischenevaluierung bei Strukturaufbau-Vorhaben oder II.b für den Besuch der Förderungsgeberin bei Kooperationsvorhaben III. Endbericht 1

3 Die in den Erläuterungen und Spezifikationen (E&S) zum Förderungsvertrag festgehaltene Planung wird hier als Projektplan bezeichnet. Ad I. laufende Berichte I.a Die Statusberichte zum Halbjahr sind kurze Berichte, in denen Sie den Status Ihres FHplus Vorhabens in Bezug auf die Ziele, auf Organisation und Management, auf die Zusammenarbeit mit etwaigen PartnerInnen usw. einschätzen. I.b Die Jahresberichte dokumentieren das gesamte vergangene Förderungsjahr sowie die Planung für das jeweils folgende Förderungsjahr und gliedern sich in einen inhaltlichen und einen Tabellenteil. Teil A: FHplus Jahresbericht- Inhaltlicher Bericht (Word-Dokument) Im Teil A sind für den jeweiligen Berichtszeitraum die Aktivitäten und Ergebnisse darzustellen sowie die Veränderungen im Vergleich zur Planung. Im Teil A erfolgt auch die Erläuterung zum Tabellenteil. Teil B: FHplus Jahresbericht Tabellenteil zum Bericht (Excel-Dokument) Der Teil B umfasst Kosten und Finanzierung des Vorhabens. Als Basis für die Einschätzung der Entwicklung von Kosten und Finanzierung dient der Projektplan (entspricht den Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag des Vorhabens). Es sind nach Ablauf jedes Förderungsjahres die Ist-Zahlen für das vergangene Förderungsjahr anzugeben. Weiters werden die Budgetzahlen für das folgende Förderungsjahr eingetragen. Die Entwicklung und Abweichungen der Werte vom Plan sind im Teil A zu erläutern. Ad II. Zwischenbericht II.a In den Sonderrichtlinien für FHplus ist in Punkt 7.3. festgelegt, dass die Förderungsgeberin eine Zwischenevaluierung bei Strukturaufbau-Vorhaben vor dem Phasenübergang von der Aufbauzur Umsetzungsphase durchzuführen hat. Diese Zwischenevaluierung hat weitreichende Auswirkungen hinsichtlich der weiteren Förderung: Bei diesem Evaluierungsschritt ist über die Fortsetzung des Vorhabens und die Höhe der Förderung der Umsetzungsphase zu entscheiden. Teil A: FHplus Zwischenbericht für Strukturaufbau-Vorhaben Inhaltlicher Bericht (Word- Dokument) Der Zwischenbericht für die Zwischenevaluierung soll eine schnelle und detaillierte Übersicht bieten über die bisherigen Aktivitäten im Rahmen des geförderten FHplus Strukturaufbau- Vorhabens, über die geplante Weiterführung des Vorhabens sowie über die bisherigen und zu erwartenden Wirkungen. Der Schwerpunkt dabei liegt auf dem Nachweis der Benchmark-Projekte (Nachweis von Marktrelevanz und Anwendungsbezogenheit) und auf der Konkretisierung der Planung der Umsetzungsphase. Weiters bildet der Zwischenbericht analog zur Struktur der laufenden Jahresberichte den Verlauf und die Ergebnisse des Vorhabens für die gesamte bisherige Laufzeit ab. Die Zwischenevaluierung erfolgt vor Ort; die Förderungsgeberin wird dabei unterstützt durch eine/n externe/n ExpertIn. Der vorliegende Leitfaden enthält die Vorgaben für den Zwischenbericht; zur Unterstützung der Vorbereitung der Zwischenberichte und der Organisation der Zwischenevaluierung vor Ort 2

4 wird von Seiten des Programmmanagements zusätzlich ein spezifischer Leitfaden für die Zwischenevaluierung zur Verfügung gestellt. II.b In den Sonderrichtlinien für FHplus ist in Punkt 7.3. festgelegt, dass ein Besuch der Förderungsgeberin bei Kooperationsvorhaben etwa zur halben Laufzeit stattfindet (verpflichtend bei einer Laufzeit von mehr als 18 Monaten). Bei diesem Besuch können bei Bedarf externe ExpertInnen zugezogen werden. Teil A: FHplus Zwischenbericht für Kooperationsvorhaben Inhaltlicher Bericht (Word- Dokument) Der Zwischenbericht soll eine schnelle und detaillierte Übersicht bieten über die bisherigen Aktivitäten im Rahmen des geförderten FHplus Kooperationsvorhabens und über die geplante Weiterführung des Vorhabens sowie über die bisherigen und zu erwartenden Wirkungen. Er bildet analog zur Struktur der laufenden Jahresberichte den Verlauf und die Ergebnisse des Vorhabens für die gesamte bisherige Laufzeit ab. Der vorliegende Leitfaden enthält die Vorgaben für den Zwischenbericht; zur Unterstützung der Vorbereitung der Zwischenberichte und der Organisation des Besuchs der Förderungsgeberin vor Ort wird von Seiten des Programmmanagements zusätzlich ein spezifischer Leitfaden für den Besuch der Förderungsgeberin zur Verfügung gestellt Ad III. Endbericht Der Endbericht dient zur Darstellung des gesamten FHplus Vorhabens. Auf Basis des Endberichts wird die Entscheidung über die Auszahlung der Endrate getroffen; es ist daher auch abschließend die Erfüllung der Auflagen zu überprüfen, die richtlinienkonforme Durchführung und Finanzierung sowie die widmungsgemäße Verwendung der Förderungsmittel. Teil A: FHplus Endbericht Inhaltlicher Bericht (Word-Dokument) Es werden zusammenfassend die durchgeführten Aktivitäten, die Ergebnisse und Wirkungen dargestellt. Der Beitrag zu den Programmzielen von FHplus ist anhand der Kriteriensätze gemäß Richtlinien zu erläutern. Teil B: FHplus Endbericht Tabellenteil zum Bericht (Excel-Dokument) Im Endbericht werden die Ist-Werte für Kosten und Finanzierung des letzten Jahres eingetragen; der Tabellenteil bildet damit die gesamte Laufzeit des Vorhabens ab. Vorlagen für die Berichte, Verwendung der Tabellen über die gesamte Laufzeit Auf den Programmseiten ist der vorliegende Leitfaden als Download verfügbar. Für den ersten Jahresbericht bekommen Sie von der FFG die mit den Werten lt. Projektplan (Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag) ausgefüllten Tabellen zugesendet. Für den inhaltlichen Teil bekommen Sie ein Word-Dokument, in dem die Auflagen und Empfehlungen der Jury bereits eingetragen sind. Bitte verwenden Sie nur diese Dokumente für den ersten Jahresbericht! Das Dokument, das wir Ihnen für den inhaltlichen Bericht des ersten Jahresberichts zusenden (Teil A), ist die Vorlage für alle Ihre weiteren jeweils neu zu erstellenden inhaltlichen Berichte. Bitte speichern Sie es dementsprechend ab! Das Excel-Dokument, das wir Ihnen für den Tabellenteil des ersten Jahresberichts (Teil B) zusenden, wird rollierend für die gesamte Laufzeit des Vorhabens verwendet: d.h. in dem Tabellenteil zum Bericht werden sowohl die Werte aus dem Projektplan als auch für die Jahresberichte bis zum Endbericht erfasst. Für den zweiten Jahresbericht erhalten Sie von der FFG den Tabellenteil mit dem genehmigten ersten Jahresbericht (nur Teil B) und der von der FFG eingetragenen Bundesförderung für das zweite Jahr; usw. 3

5 Dieses System erspart Ihnen wiederholtes Ausfüllen wiederkehrender Daten und ermöglicht Ihnen und uns einen guten Überblick von Beginn bis Ende des Vorhabens. Das Dokument muss dazu jeweils unter dem entsprechenden Status abgespeichert werden. Fälligkeiten der Berichte Die Auszahlung der Förderungen und das Berichtswesen beziehen sich auf das Förderungsjahr. Das erste Förderungsjahr beginnt mit dem Tag des Projektstarts (zb bis ). I. Laufende Berichte Die Statusberichte zum Halbjahr und die Jahresberichte sind bis zum 20. des Folgemonats nach Ende des halben Förderungsjahres bzw. nach Ende des Förderungsjahres der FFG zu übermitteln. Bei Projektstart am ist der Statusbericht zum Halbjahr dementsprechend am fällig, der Jahresbericht am II. Zwischenberichte II.a Der Zwischenbericht für die Zwischenevaluierung bei Strukturaufbau-Vorhaben ist einen Monat vor dem für die Evaluierung vereinbarten Termin fällig. II.b Der Zwischenbericht für den Besuch der Förderungsgeberin bei Kooperationsvorhaben ist zwei Wochen vor dem für den Besuch der Förderungsgeberin vereinbarten Termin fällig. Für die gemeinsame Vereinbarung der Termine und die Planung des Ablaufs wird die Projektleitung von der FFG rechtzeitig kontaktiert. Zur Unterstützung der Vorbereitung der Zwischenberichte und der Organisation der Zwischenevaluierung / des Besuchs der Förderungsgeberin vor Ort werden von Seiten des Programmmanagements zusätzlich spezifische Leitfäden für die Zwischenevaluierung bzw. für den Besuch der Förderungsgeberin zur Verfügung gestellt. Wenn Termine für Zwischenberichte und laufende Berichte gleich sind, kann in Absprache mit dem Programmmanagement vereinbart werden, dass (Teile der) Berichte entfallen, um doppelte Berichtslegungen zu vermeiden. III. Endbericht Die Übermittlung des Endberichts ist drei Monate nach Ende des Vorhabens fällig. Für etwaige Überarbeitungen bzw. Nachreichung von fehlenden Unterlagen wird ein weiterer Zeitraum von maximal drei Monaten gewährt. Übermittlung der Berichte an die Förderungsgeberin Die Übermittlung sämtlicher Berichte an das Programmmanagement erfolgt per als Excel- Dokument (Tabellenteil) bzw. pdf-dokument (Inhaltlicher Teil). Der Jahresbericht am Ende der Aufbauphase von Strukturaufbau-Vorhaben mit der Rechnungsaufstellung über die Kosten der Aufbauphase und der Endbericht mit der Rechnungsaufstellung über die gesamten Kosten des Vorhabens müssen zusätzlich einmal firmenmäßig gezeichnet übersendet werden. Programmmanagement: Sabine Mayer, Tel. +43 (0) , Fax +43 (0) , sabine.mayer@ffg.at Martina Leopold, Tel. +43 (0) , Fax +43 (0) , martina.leopold@ffg.at 4

6 Förderungsgeberin: FFG Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft, Bereich Strukturprogramme Adresse: bis Ende Juli 2006: 1010 Wien, Grillparzer Straße 7 ab Ende Juli 2006: 1090 Wien, Sensengasse 1 Abstimmung mit der Förderungsgeberin Grundsätzlich ist es sinnvoll, das Programmmanagement bei Veränderungen im Vorhaben, jedenfalls bei größeren Verschiebungen von Kosten und/oder Finanzierungsbeiträgen so früh wie möglich zu kontaktieren, um gemeinsam die weitere Vorgangsweise festlegen zu können. Beispiele dafür sind darüber hinaus auch Ausfall eines/r WirtschaftspartnerIn, oder Ausfall/Änderung von MitarbeiterInnen in der Forschungsgruppe. Eine Umschichtung der Kosten innerhalb der einzelnen Kostenkategorien Personalkosten, Investitionen, sonstige Sachkosten, sonstige Leistungen Dritter ist grundsätzlich möglich. Gemäß Sonderrichtlinien für FHplus (Punkt 6.2.3) sind Verschiebungen von Kosten ab 10% des Jahresgesamtbudgets der Förderungsgeberin zu melden und bedürfen der Genehmigung durch diese. Auszahlung der Förderungsraten Der auf das jeweilige Förderungsjahr entfallende Betrag wird im Voraus ausbezahlt. Die Startrate für das erste Förderungsjahr wird nach beidseitiger Unterzeichnung des Förderungsvertrags ausbezahlt. Die Auszahlungen der Jahresraten erfolgen jeweils für das folgende Förderungsjahr nach Prüfung und Genehmigung der Jahresberichte. Die Höhe der Auszahlung erfolgt nach Bedarf; sie bemisst sich grundsätzlich anhand der bisherigen Kosten und der im genehmigten Budget für das Folgejahr geplanten Kosten über die im Förderungsvertrag festgelegte Förderungsquote. Die Auszahlung der Förderung weicht daher im Allgemeinen von der lt. Förderungsvertrag geplanten Ratenaufteilung ab. Die Förderungsgeberin behält sich vor, in begründeten Fällen von dieser Praxis abzuweichen. Endrate: 10% der max. genehmigten Förderung des Vorhabens werden zurückbehalten und erst nach erfolgter Abrechnung des Projekts ausgezahlt. Bemessungsgrundlage für die Höhe der Auszahlung sind die anerkannten förderbaren Kosten sowie die vereinbarte Förderungsquote. Originale / Kopien Generell gilt, dass alle zur Beurteilung erforderlichen Unterlagen im Original im Bedarfsfall, vor allem bei der Endabrechnung der Förderungsgeberin (Revision) zur Verfügung zu stellen sind. 5

7 A. FHplus - Inhaltlicher Bericht [Word-Dokument] Der inhaltliche Bericht gliedert sich in folgende Abschnitte: Inhaltsverzeichnis 1. Executive Summary 2. Erfüllung der Begutachtungsauflagen 3. Ziele des Vorhabens 4. Inhalt in Arbeitsschritten und -paketen 5. Zusammenarbeit mit PartnerInnen 6. Ergebnisse, Meilensteine und Zeitplan 7. Wirkungen Beitrag zu den Programmzielen 8. Erläuterungen Kosten & Finanzierung 9. Darstellung der Benchmark-Projekte (nur für den Zwischenbericht bei Strukturaufbau-Vorhaben) Bitte beachten Sie die farblich gekennzeichneten Hinweise, die definieren, für welche Berichte der jeweilige Abschnitt zu verwenden ist! Die Fragen, die wir zu den einzelnen Themenblöcken formuliert haben, sollen Sie bei Ihren Berichten unterstützen. Manche Fragen werden auf Ihr Vorhaben nicht zutreffen (zb wenn Sie keine PartnerInnen im Vorhaben haben), zu manchen Punkten werden Sie über Aspekte berichten wollen, die nicht explizit abgefragt werden. [Jahresbericht]: Teil des laufenden Berichtswesens, fällig nach jedem Förderungsjahr. Er besteht aus einem inhaltlichen Teil (Teil A) und einem Tabellenteil (Teil B). Umfang des inhaltlichen Teils: max. 10 A4 Seiten [Zwischenbericht]: für die Zwischenevaluierung bei Strukturaufbau-Vorhaben oder den Besuch der Förderungsgeberin bei Kooperationsvorhaben. Der Tabellenteil (Teil B) entfällt bei den Zwischenberichten. Umfang des Zwischenberichts: max. 15 A4 Seiten bei Strukturaufbau-Vorhaben und max. 10 A4 Seiten bei Kooperationsvorhaben. [Endbericht]: ist nach Abschluss des Vorhabens fällig. Er besteht aus einem inhaltlichen Teil (Teil A) und einem Tabellenteil (Teil B). Umfang des inhaltlichen Teils: max. 30 A4 Seiten Inhaltsverzeichnis [Jahresbericht]; [Zwischenbericht]; [Endbericht] Bitte aktualisieren Sie nach Abschluss aller Arbeiten das Inhaltsverzeichnis. Markieren Sie hierzu das bestehende Inhaltsverzeichnis, öffnen Sie der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Felder aktualisieren aus. 1. Executive Summary [Jahresbericht]; [Zwischenbericht]; Stellen Sie die wichtigsten Informationen Ihres Berichts auf max. 1 A4 Seite dar. [Endbericht] Stellen Sie die wichtigsten Informationen über Ihr Vorhaben auf max. 1 A4 Seite dar. Die Executive Summary im Endbericht dient auch der Öffentlichkeitsarbeit und wird gegebenenfalls auf die FHplus Homepage gestellt. Bitte berücksichtigen Sie dies bei der Formulierung der Summary. 6

8 2. Erfüllung der Begutachtungsauflagen [Jahresbericht]; [Zwischenbericht]; [Endbericht] Werden die Auflagen der Jury erfüllt? Können die Empfehlungen umgesetzt werden? Gehen Sie darauf ein, ob/wie Auflagen / Empfehlungen bereits bei der Erstellung des Förderungsvertrags erfüllt wurden bzw. wie Auflagen / Empfehlungen laufend im Vorhaben umgesetzt werden. Sie bekommen von der FFG ein Dokument, das mit den Auflagen und Empfehlungen der Jury vorausgefüllt ist; bitte verwenden Sie diese Liste für alle Berichte und verändern Sie sie keinesfalls! 3. Ziele des Vorhabens [Jahresbericht]; [Zwischenbericht]; [Endbericht] Erreichen Sie die Ziele Ihres Vorhabens? Gehen Sie darauf ein, ob und wie weit Sie die Ziele Ihres Vorhabens, die für den jeweiligen Beobachtungszeitraum geplant waren, erreicht haben und ob Sie die insgesamt geplanten Ziele nach derzeitigem Wissensstand erreichen werden. 4. Inhalt in Arbeitsschritten und -paketen [Jahresbericht]; [Zwischenbericht]; [Endbericht] Können die Arbeitsschritte und pakete gemäß Plan erarbeitet werden? Gibt es Veränderungen? Welche Auswirkungen haben diese? Muss die Planung adaptiert werden? Stellen Sie übersichtlich (als Aufzählung) mit einem klaren Bezug auf alle im Projektplan (Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag) für den jeweiligen Berichtszeitraum geplanten Arbeitsschritte und pakete dar, wie sie mit den bisherigen Arbeiten im Vergleich zum inhaltlichen Projektplan liegen. Geben Sie an, wo es Abweichungen von der Planung gibt; begründen Sie diese und führen Sie aus, welche Konsequenzen diese Abweichungen haben werden. Außerdem stellen Sie bitte dar: was war im Berichtszeitraum besonders wichtig, was war besonders gut, was war besonders schwierig [Zwischenbericht NUR für Kooperationsvorhaben] Wenn sich Ihre Planungen für die restliche Laufzeit geändert haben, stellen Sie dies bitte im Zwischenbericht detaillierter dar verwenden Sie dabei die im Projektplan (Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag) verwendete Darstellungsform. Stellen Sie auch hier die Abweichungen vom ursprünglichen Plan dar und begründen Sie diese. [Zwischenbericht - NUR für Strukturaufbau-Vorhaben] In den Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag (Projektplan) wurde bereits eine erste Planung für die Umsetzungsphase des Strukturaufbau-Vorhabens dargestellt. Diese Planung ist nun gegen Ende der Aufbauphase zu konkretisieren. Stellen Sie daher die detailliertere fachlich- inhaltliche Planung der Umsetzungsphase dar, und zwar in derselben Struktur, in der Sie die Planung der Arbeitsschritte und pakete für die Aufbauphase bzw. für das gesamte Vorhaben im Projektplan dargestellt haben. Stellen Sie auch hier die Abweichungen vom ursprünglichen Plan dar und begründen Sie diese. Die Ausführungen in diesem gesamten Abschnitt sind die wesentlichsten Informationsquellen für die Einschätzung des Vorhabens durch externe FachexpertInnen. 7

9 5. Zusammenarbeit mit PartnerInnen [Jahresbericht]; [Zwischenbericht]; [Endbericht] Wenn Sie KooperationspartnerInnen im Vorhaben haben, gehen Sie hier auf die Zusammenarbeit ein. Nehmen Sie dabei ggf auch Bezug auf weniger formale Kooperationen. Wie ist die Zusammenarbeit organisiert? Welche Funktion haben die PartnerInnen? Welche Kompetenzen werden eingebracht? Was ist der Nutzen für die KooperationspartnerInnen und die FH? Sind neue Kooperationen entstanden? Sind PartnerInnen ausgefallen? Bei Kooperationsvorhaben gehen Sie in diesem Abschnitt im Zwischenbericht insbesondere auf die Kooperation mit Ihren/m mitfinanzierenden Unternehmens-/WirtschaftspartnerInnen ein. Was ist der Nutzen der FH, was der Nutzen der/s WirtschaftspartnerIn? Ist es zu Verzögerungen der Kooperation / der Leistung der Finanzierungsbeiträge gekommen? Konnten weitere PartnerInnen gefunden werden? Sind PartnerInnen abgesprungen? Sehen Sie weitere Kooperationspotentiale durch das Kooperationsvorhaben? Was war besonders schwierig / gut / wichtig? 6. Ergebnisse, Meilensteine und Zeitplan [Jahresbericht]; [Zwischenbericht]; [Endbericht] Liegen die geplanten Ergebnisse vor? Kann die Terminplanung eingehalten werden? Müssen Planungen der Ergebnisse, der Meilensteine und der Zeitplan geändert werden? Stellen Sie die Ergebnisse Ihres Vorhabens für den jeweiligen Berichtszeitraum dar. Geben Sie anhand der für den jeweiligen Berichtszeitplan geplanten Termine (Meilensteine und Zeitplan) an, ob / wie Sie hinsichtlich der Zeitplanung und des Ablaufs im Plan liegen, welche Abweichungen in der Zeitplanung und im Management es gibt. Begründen Sie etwaige Abweichungen und stellen Sie deren Konsequenzen dar. Adaptieren Sie gegebenenfalls die Meilensteinplanung und die Zeitplanung. Bitte verwenden Sie dabei die im Projektplan (Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag) für Ihr Vorhaben verwendete Darstellungsform. [Zwischenbericht NUR für Kooperationsvorhaben] Wenn sich Ihre Planungen für die restliche Laufzeit geändert haben, erläutern Sie dies bitte im Zwischenbericht detaillierter verwenden Sie dabei die im Projektplan (Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag) verwendete Darstellungsform. Stellen Sie auch hier die Abweichungen vom ursprünglichen Plan dar und begründen Sie diese. [Zwischenbericht - NUR für Strukturaufbau-Vorhaben] Im Projektplan (Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag) wurde bereits eine erste Ergebnis- und Terminplanung für die Umsetzungsphase des Strukturaufbau-Vorhabens dargestellt. Diese Planung ist nun ebenfalls zu konkretisieren. Stellen Sie daher die detailliertere Planung der Ergebnisse und der Termine (Meilensteine und Zeitplan) der Umsetzungsphase dar, und zwar in derselben Struktur, in der Sie die Planung der Ergebnisse und Termine für die Aufbauphase bzw. für das gesamte Vorhaben im Projektplan dargestellt haben. Gehen Sie auch hier auf die Abweichungen vom ursprünglichen Plan ein und begründen Sie diese. 8

10 7. Wirkungen Beitrag zu den Programmzielen [Zwischenbericht]; [Endbericht] Bitte führen Sie hier anhand der Kriteriensätze gemäß Sonderrichtlinien für FHplus die Wirkungen des Vorhabens und dessen Beitrag zur Erreichung der Programmziele von FHplus aus. Bedenken Sie, dass der Kriteriensatz Qualitäts- und Innovationssprung für FHplus zentralen Stellenwert hat, darüber hinaus sind für Kooperationsvorhaben die Kriteriensätze Partnerstrukturen und Anwendungsbezogenheit von hoher Relevanz. Welche Wirkungen hat das FHplus Vorhaben für die FH? Wie trägt das Vorhaben zu den Programmzielen von FHplus bei? Können die geplanten Wirkungen erzielt werden? Wenn Sie auf einige Kriteriensätze bereits im Rahmen der vorangegangenen Abschnitte eingegangen sind, so können Sie im Bericht auf jene Stelle verweisen. Bei den Zwischenberichten entfällt der Teil B (Tabellenteil). Erläutern Sie die Ergebnisse hier qualitativ. Humanressourcen Hat das Vorhaben zu einer Stärkung der Humanressourcen für F&E an der FH beigetragen? Wie hat sich die Forschungsgruppe entwickelt, wie wird sie sich nach dem Vorhaben entwickeln? Wurde (zb durch Folgeprojekte) über das Vorhaben hinaus Personal aufgebaut? Konnte durch das Vorhaben die Verknüpfung zwischen F&E und Lehre intensiviert werden? Werden StudentInnen eingebunden? Können Dissertationen / Diplomarbeiten durchgeführt werden? Die quantitative Erfassung einiger Indikatoren zum Thema Humanressourcen erfolgt im Teil B im Tabellenblatt 3.1 Indikatoren_Projekt_FH, bitte erläutern Sie diese hier für Ihren inhaltlichen Bericht. Stellen Sie insbesondere in Bezug auf die Zu- und Abgänge dar, ob Personaltransfer zb mit WirtschaftspartnerInnen und / oder ForschungspartnerInnen erfolgt ist (woher? wohin?). Partnerstrukturen Was ist der Beitrag Ihres Vorhabens zur Verbesserung der Kooperationsfähigkeit, -intensität und -qualität für die FH in Ihrem Forschungsbereich? Gehen Sie gegebenenfalls auf die unterschiedlichen Kooperationen (mit ForschungspartnerInnen, mit WirtschaftspartnerInnen) ein. Werden bestehende Beziehungen gefestigt, neue erschlossen? Werden Organisationsformen etabliert, die auch für andere Kooperationen genützt werden können? Werden Anreize für weitere Kooperationen geschaffen? Wird sich die Art der Kooperationen verändern? Wurden neue Kooperationspotenziale eröffnet? Anwendungsbezogenheit Was ist der Beitrag Ihres Vorhabens zur Umsetzung der Forschungsergebnisse und zur Innovationsfähigkeit für (potenzielle, weitere) WirtschaftspartnerInnen? Wie können die Erkenntnisse auch für weitere F&E Projekte auch für andere genutzt werden? Hat das Vorhaben dazu beigetragen, dass sich die Anzahl und das Ausmaß von Innovationsaktivitäten, bzw. das Technologieniveau in den kooperierenden WirtschaftspartnerInnen verbessert hat? Schaffung neuer und Stärkung bestehender kooperativer Innovationsnetzwerke (nur für Strukturaufbau-Vorhaben) Was ist der Beitrag Ihres Strukturaufbau-Vorhabens zur stärkeren Integration Ihrer FH in solche Netzwerke? Was ist der Beitrag des Vorhabens zur Etablierung neuer oder zur Stärkung bestehender Kooperationen in Innovationsnetzwerken? Werden durch das Vorhaben neue Kristallisationsknoten geschaffen? Qualitäts- und Innovationssprung Jedes geförderte Vorhaben ist zentral danach zu bewerten, ob es die jeweilige FH gegenüber der Ausgangssituation in eine verbesserte Position zu bringen geeignet ist. Welchen Beitrag leistet Ihr Vorhaben dazu? Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Wirkungen an der FH im Vergleich zur Ausgangssituation (und bei Kooperationsvorhaben auch bei WirtschaftspartnerInnen)? 9

11 Hat das Vorhaben dazu beigetragen, dass die FH zu dem Thema Ihres Vorhabens heute systematischer F&E betreibt als früher? Gehen Sie hier bitte auch kurz auf Publikationen / Vorträge, etwaige Patente / Lizenzierungen, Preise, Auszeichnungen für das Vorhaben etc. ein (deren quantitative Erfassung erfolgt im Tabellenteil, Tabellenblatt 3.1 Indikatoren_Projekt_FH ). Hat das Vorhaben dazu beigetragen, dass sich das Angebot an F&E Infrastruktur für WirtschaftspartnerInnen im Wirkungskreis der FH verbessert hat? Welche Folgeprojekte gibt es -über die Benchmark-Projekte bei Strukturaufbau-Vorhaben (Abschnitt 9) hinaus? Wo konnten für Folgeprojekte neue AuftraggeberInnen / PartnerInnen gewonnen werden, wo wurden bereits bestehende Kontakte genützt? 8. Erläuterungen Kosten & Finanzierung [Jahresbericht]; [Endbericht] Hier werden die Tabellen (Teil B) über Kosten und Finanzierung Ihres FHplus Vorhabens erläutert. Veränderungen im Vergleich zum Plan sind jedenfalls zu erläutern. Denken Sie daran, dass die Kosten und die Finanzierungsbeiträge für die Förderungsgeberin möglichst transparent aufgeschlüsselt werden müssen, damit diese nachvollziehbar sind und dadurch eine rasche Abwicklung ermöglicht wird. Eine Umschichtung der Kosten innerhalb der einzelnen Kostenkategorien Personalkosten, Investitionen, sonstige Sachkosten, sonstige Leistungen Dritter ist grundsätzlich möglich. Gemäß Sonderrichtlinien für FHplus (Punkt 6.2.3) sind Verschiebungen von Kosten ab 10% des Jahresgesamtbudgets der Förderungsgeberin zu melden und bedürfen der Genehmigung durch diese. Grundsätzlich ist es sinnvoll, das Programmmanagement bei Veränderungen im Vorhaben, jedenfalls bei größeren Verschiebungen von Kosten und/oder Finanzierungsbeiträgen so früh wie möglich zu kontaktieren, um gemeinsam die weitere Vorgangsweise festlegen zu können. [Zwischenbericht - NUR für Strukturaufbau-Vorhaben] Eine in die Textvorlage für die Zwischenberichte bei Strukturaufbau-Vorhaben eingebettete Tabelle ist auszufüllen, in der die voraussichtlichen Kosten der Aufbauphase und die geplanten Kosten der Umsetzungsphase eingetragen werden. Für das erste Jahr tragen Sie die Ist-Werte aus dem genehmigten Jahresbericht ein. 9. Darstellung der Benchmark-Projekte [Zwischenbericht - NUR für Strukturaufbau-Vorhaben] In den FHplus Richtlinien ist in Punkt festgehalten, dass zusätzlich zum geförderten Strukturaufbau- Vorhaben in der Umsetzungsphase nicht aus FHplus geförderte unternehmensfinanzierte Auftragsprojekte zu Vollkosten für und mit Unternehmen abgewickelt werden ( Benchmark-Projekte im Ausmaß von 10% der gesamten Vorhabenssumme des Strukturaufbau-Vorhabens von mind. 2 AuftraggeberInnen). Derartige Projekte dienen als Benchmark für die Strukturaufbau-Vorhaben, sodass das Ziel überprüft werden kann, mit und an FH und FH-Studiengängen hochwertige F&E-PartnerInnen für Unternehmen in ihrem Wirkungskreis entwickeln zu können. Benchmark-Projekte sind also Folgeprojekte des Strukturaufbau-Vorhabens und müssen F&E Projekte sein, die inhaltlich auf den Strukturaufbau zurückzuführen sind von mind. 2 WirtschaftspartnerInnen als Auftraggeber kommen (Auftragsforschung) verbindlich vereinbart sein 10

12 Stellen Sie den Inhalt der Benchmark-Projekte so dar, dass es FachexpertInnen möglich ist, den fachlichen Zusammenhang mit Ihrem geförderten Strukturaufbau-Vorhaben zu überprüfen. Geben Sie weiters an, wer die AuftraggeberInnen sind und geben Sie die Summe an, über die die FH beauftragt wurde. Benchmark-Projekte können auch geförderte Projekte sein, wenn die FH im Rahmen dieser Projekte von Unternehmen beauftragt wird (zb Projekte von Unternehmen aus dem bottom-up Bereich der FFG). ACHTUNG: weitere, über die Benchmark-Projekte hinausgehende Folgeprojekte wie zb F&E-Kooperationen im Rahmen von EU-Projekten, FWF geförderte Projekte oder ähnliches, sind ein wichtiger Indikator für die wissenschaftliche Qualität Ihrer Arbeit; sie können aber nicht als Benchmark-Projekte anerkannt werden, da durch sie nicht die Nachfrage aus dem adressierten Markt dokumentiert wird. Derartige Projekte stellen Sie bitte im Zwischen- und Endbericht im Abschnitt Beitrag zu den Programmzielen im Kriteriensatz Qualitäts- und Innovationssprung dar und in der Tabelle 3.2 Indikatoren_Folgeprojekte. 11

13 B. FHplus - Tabellenteil zum Bericht [Excel-Dokument] Tabellenblattnummerierung: 1. Cover 2. Stammdaten 3. Indikatoren (3.1 Projekt und FH; 3.2 Folgeprojekte) 4. Personalkosten 5. Investitionen 6. Sonstige Sachkosten 7. Sonstige Leistungen Dritter 8. Gesamtkosten und Finanzierung (Projektplan, IST, Budget) 9. Rechnungsaufstellung Allgemeine Hinweise Das Excel-Dokument ist rollierend. Es dient als Basis für den Projektplan und die Jahresberichte sowie den Endbericht. D.h., die Tabellenblätter werden je nach zeitlichem Fortschritt des FHplus-Vorhabens komplettiert. Nur vollständig bzw. entsprechend den FHplus-Vorgaben befüllte Dokumente können genehmigt werden und die Auszahlung der FHplus-Förderungsraten veranlassen. [Projektplan]: in der [Tabelle Projektplan] sind die Planwerte für die gesamte Laufzeit gemäß Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag eingetragen. Die Werte sind während der Laufzeit nicht zu ändern und daher sind diese Zellen gesperrt. [Jahresbericht]: in der [Tabelle IST] sind die Ist-Kosten bzw. die Ist-Finanzierung für das jeweils vergangene Förderungsjahr einzutragen. In der [Tabelle Budgets] sind die Planwerte für das jeweils folgende Förderungsjahr einzutragen. Die vollständig ausgefüllten Tabellen für die Jahresberichte sind Voraussetzung für die Auszahlung der Jahresraten. Mit dem Jahresbericht zum Ende der Aufbauphase bei Strukturaufbau-Vorhaben ist zusätzlich das Tabellenblatt [Rechnungsaufstellung] zu übermitteln. [Endbericht]: dafür sind die Tabellen mit den Ist-Werten des letzen Förderungsjahres auszufüllen und bilden damit die gesamte Laufzeit des Vorhabens ab. Beim Endbericht ist zusätzlich das Tabellenblatt [Rechnungsaufstellung] zu übermitteln. Der Endbericht ist Voraussetzung für die Auszahlung der Endrate. Wichtige Hinweise für die Excel-Tabellen 1. Die Darstellung der Kosten & Finanzierung muss mit den schriftlichen Erläuterungen im Teil A übereinstimmen. 2. Gemäß Sonderrichtlinien für FHplus (Punkt 6.2.3) sind Verschiebungen von Kosten ab 10% des Jahresgesamtbudgets der Förderungsgeberin zu melden und bedürfen der Genehmigung durch diese. Grundsätzlich ist es sinnvoll, das Programmmanagement bei größeren Veränderungen im Vorhaben so früh wie möglich zu kontaktieren, um gemeinsam die weitere Vorgangsweise festlegen zu können. Eine Erläuterung hat jedenfalls im inhaltlichen Teil zu erfolgen. 3. Die Zellen in den Detail-Kostentabellen (Personalkosten, Investitionen, Sonstige Sachkosten, Sonstige Leistungen Dritter) sind mit Ausnahme der Projektpläne nicht gesperrt und können entsprechend der spezifischen Anforderungen Ihres FHplus-Förderungsprojekts adaptiert werden, jedoch ist unbedingt zu beachten: - Überschreiben Sie nicht die Formeln in den farbig markierten Feldern. Informationen, die in vorhergegangenen Tabellenblättern schon ausgefüllt wurden, werden zum Teil in spätere übernommen. - Die Informationen aus den Tabellen für die einzelnen Kostenkategorien werden in die Tabellen für die Gesamtkosten übernommen. 12

14 - Sofern die Anzahl der angegebenen Zeilen nicht ausreicht, erweitern Sie die Tabelle durch Einfügen von Zeilen. Achten Sie darauf, dass die Formelbezüge die neu eingefügten Zeilen/Zellen mit einbeziehen! 4. Bei Verwendung von Abkürzungen denken Sie daran, diese einmal im Volltext zu schreiben bzw. zu erläutern. Tabellenblatt 1. Cover [Projektplan]; [Jahresbericht]; [Endbericht] Bitte füllen Sie das Tabellenblatt Cover vollständig aus und kennzeichnen Sie mit einem x den Status der Berichtstabellen (1. Jahresbericht, 2. Jahresbericht, usw., letzter Jahresbericht = Endbericht). Abkürzung: FJ = Förderungsjahr. Tabellenblatt 2. Stammdaten [Projektplan]; [Jahresbericht]; [Endbericht] Dieses Tabellenblatt wird zu Beginn (Projektplan) ausgefüllt und ist bei jedem fälligen Bericht zu kontrollieren und gegebenenfalls zu adaptieren. Wenn Adaptierungen zb bei den KooperationspartnerInnen vorgenommen werden, erläutern Sie diese bitte im Teil A (unter Abschnitt 5). Etwaige Änderungen bei der Bankverbindung teilen Sie uns bitte zusätzlich per mit. Das Tabellenblatt Stammdaten gliedert sich in zwei Teile und enthält die unten angeführten Drop-Down- Menüs: 1. Projekt: Informationen bezüglich des Projekts, Ratenaufteilung und Bankverbindung (Kontobezeichnung, Bank, Bankleitzahl, Kontonummer). Die Informationen über Laufzeit, maximal genehmigte Bundesförderung und im Förderungsvertrag geplante Ratenaufteilung der Bundesförderung sowie die Förderungsquote werden von der FFG eingetragen. Die IST-Raten der Förderung werden ebenfalls durch die FFG eingetragen nach Maßgabe der jeweiligen tatsächlichen Auszahlungen. Bitte füllen Sie den restlichen Teil der Tabellen aus. 2. FörderungsnehmerIn und PartnerInnen: Daten über den/die FörderungsnehmerIn und über PartnerInnen im Vorhaben Informationen über die Ansprechperson wie zb Name, Telefonnummer und Adresse. Verschiedene Felder werden je nach Art der Einrichtung (FH, Universität, Unternehmen, andere ) nicht ausgefüllt. Füllen Sie bitte nur die jeweils relevanten Felder aus. Die Bezeichnungen der PartnerInnen werden aus dem Förderungsvertrag übernommen und von der FFG eingetragen. Bitte ändern Sie diese nicht, da sie in andere Tabellen übernommen werden. Wenn neue PartnerInnen hinzukommen erweitern Sie bitte die Tabelle um eine Spalte und erläutern Sie dies bitte im Teil A unter Abschnitt 5. Das Tabellenblatt Stammdaten enthält folgende Drop-Down-Menüs: Forschungsdisziplin des Projekts Bitte wählen Sie hier die Forschungsdisziplin des Projekts aus (Zweisteller). Die erste Ziffer der Forschungsdisziplin gibt die Hauptkategorie (Einsteller) an: 1 Naturwissenschaften 2 Technische Wissenschaften 3 Humanmedizin 4 Land- und Forstwirtschaft, Veterinärmedizin 5 Sozialwissenschaften 6 Geisteswissenschaften Branche Firma Bitte wählen Sie hier die Branche der jeweiligen KooperationspartnerInnen aus. Institutionstyp Bitte wählen Sie hier den Institutionstyp der jeweiligen KooperationspartnerInnen aus. 13

15 Organisationsart Bitte wählen Sie hier die Organisationsart der jeweiligen KooperationspartnerInnen aus. Funktion im Vorhaben Bitte wählen Sie hier die Funktion der jeweiligen KooperationspartnerInnen im Vorhaben aus. Tabellenblatt 3. 1 Indikatoren_Projekt_FH [Tabelle Indikatoren projektbezogen] [Jahresbericht]; Bitte füllen Sie die Tabelle Indikatoren projektbezogen je Jahr aus. Tragen Sie die Personen ein, die im FHplus Vorhaben im jeweiligen Förderungsjahr eingesetzt wurden. Geben Sie die Zugänge in das Projekt und die Abgänge an. Tragen Sie die Outputs für die jeweiligen Förderungsjahre ein. Hier erfolgt die quantitative Erfassung; Erläuterungen dazu erfolgen im Zwischenbericht und im Endbericht im Teil A im Abschnitt 7. [Tabelle Indikatoren Forschungseinheit an der FH] [Projektplan]; [Endbericht]: Füllen Sie bitte zu Beginn des Vorhabens und im Endbericht die angegeben Indikatoren für die Forschungseinheit der FH, in der Ihr Vorhaben eingebettet ist, aus. Da die verschiedenen FH unterschiedlich organisiert sind, ersuchen wir Sie, die jeweilige Forschungseinheit zu benennen. Bei diesen Indikatoren ist die zeitliche Bezugsgröße der Einfachheit halber nicht das Förderungsjahr, sondern das Geschäftsjahr, sodass diese Informationen nicht für unsere Berichte und für jedes einzelne FHplus Vorhaben von Ihrem Geschäftsjahr abweichend abgegrenzt werden müssen. Geben Sie bitte auch das jeweilige Geschäftsjahr an, auf das Sie sich beziehen. Bitte füllen Sie im ersten Bericht die Spalten letztes Geschäftsjahr vor Projektstart aus. Füllen Sie im Endbericht die Spalten letztes Geschäftsjahr vor Projektende aus. Das Personal an der Forschungseinheit wird hier in Köpfen und in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) erfasst. Bitte geben Sie hier das für F&E eingesetzte Personal in Köpfen und in VZÄ für F&E an sowie den Anteil der F&E VZÄ an den gesamten VZÄ der Forschungseinheit (wenn Personal zb auch für die Lehre eingesetzt wird). Geben Sie F&E-Umsatz und Anzahl der Projekte an der Forschungseinheit an. Die Zusammensetzung der Finanzierung der F&E an der Forschungseinheit geben Sie bitte in % des F&E Umsatzes an, gerundet auf 10 % Schritte (Drop Down Menü). Tabellenblatt 3.2 Indikatoren_Folgeprojekte [Jahresbericht]; [Endbericht] Die Tabelle Indikatoren Folgeprojekte wird jährlich ergänzt. Als Folgeprojekte geben Sie bitte Projekte an, die 1. als Folge der FHplus Förderung Ihres Vorhabens entstanden sind und 2. an der FH umgesetzt werden. Manchmal wird das nur auf einen Teil eines größeren Projekts zutreffen, dann geben Sie uns bitte nur diesen Teil An. 14

16 Nennen Sie uns den Projekttitel, den geplanten Zeitraum, in dem das Projekt laufen soll, das Volumen des Folgeprojekts (unter Berücksichtigung der beiden genannten Punkte) und geben Sie an, wie sich die Finanzierung darstellt (in % des Volumens, in 10 % Schritten gerundet, siehe Drop Down Menü). Füllen Sie die weiteren Felder bitte aus, sofern sie für das Projekt relevant sind: AuftraggeberInnen und Förderungsprogramm u.ä.. [NUR bei Strukturaufbau-Vorhaben: Jahresbericht am Ende der Aufbauphase]; Bei Strukturaufbau-Vorhaben kreuzen Sie bitte in dem dafür vorgesehenen Feld an, ob am Ende der Aufbauphase das Folgeprojekt als Benchmark-Projekt für die Bemessung der Förderung der Umsetzungsphase herangezogen werden soll. Eine ausführlichere Darstellung der Benchmark-Projekte erfolgt bei Strukturaufbau-Vorhaben im inhaltlichen Zwischenbericht im Abschnitt 9. Tabellenblatt 4. Personalkosten Bitte beachten Sie, dass die im Tabellenblatt Personalkosten berechneten Ist-Werte bzw. Budget-Werte in die Tabellenblätter Gesamtkosten und Finanzierung / Projektplan, Budgets, IST automatisch übernommen werden (Verknüpfung). Zur Berechnung der Personalkosten werden nur die Personentage eingetragen, alle anderen Werte werden errechnet. [Projektplan] Die in den Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag angegebenen Personalkosten sind in der Tabelle Projektplan eingetragen. Der angegebene Tagsatz ist für alle Förderungsjahre zur Berechnung heranzuziehen und ist über die Projektlaufzeit nicht zu ändern. [Jahresbericht]; [Endbericht] [Tabelle IST] In die Tabelle IST sind die tatsächlichen Personentage je Person und für das vergangene Förderungsjahr einzutragen. Die restlichen Zellen der Tabelle berechnen sich von selbst. Wenn neue Personen in das Vorhaben eingestiegen sind und/oder die Funktion von ProjektmitarbeiterInnen geändert wurde, fügen Sie dies bitte in einer neuen Zeile ein und löschen Sie NICHT die anderen Zeilen! Bei den IST Werten finden Sie auch eine Tabelle, in der kumuliert die Personalkosten je AkteurIn im Vorhaben anzugeben sind. Die AkteurInnen werden automatisch aus den Stammdaten übernommen. Bitte tragen Sie die Personalkosten je AkteurIn ein. Die Summen der Personalkosten gesamt je Jahr und nach AkteurInnen müssen gleich sein. Bitte beachten Sie, dass die Tabelle Personalkosten nach AkteurInnen mit dem Tabellenblatt Gesamtkosten und Finanzierung IST verknüpft ist. Plan-Ist Abweichungen sind im inhaltlichen Bericht (Teil A) zu erläutern. [Jahresbericht] [Tabelle Budgets] In der Tabelle Budgets sind die geplanten Personentage je Person für das jeweils folgende Förderungsjahr einzutragen. Die restlichen Zellen der Tabelle berechnen sich von selbst. Wenn neue Personen eingeplant werden und/oder die Funktion von ProjektmitarbeiterInnen geändert wird, fügen Sie dies bitte in einer neuen Zeile ein und löschen Sie NICHT die anderen Zeilen! 15

17 Tabellenblatt 5. Investitionen Bitte beachten Sie, dass die Tabellen mit den Tabellenblättern Gesamtkosten und Finanzierung / Projektplan, Budgets, IST verknüpft sind. [Projektplan] Die in den Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag angegebenen Investitionen sind in der Tabelle Projektplan eingetragen. Eine Differenzierung nach AkteurInnen entfällt, da im Rahmen von FHplus nur Investitionen der FH / der FörderungsnehmerIn förderbar sind. [Jahresbericht]; [Endbericht] [Tabelle IST] Tragen Sie die Ist-Werte für die Investitionen im vergangenen Förderungsjahr ein. Bei Änderungen der Bezeichnung (zb Umplanung von Investitionen) fügen Sie bitte eine neue Zeile ein. Plan-Ist Abweichungen sind im inhaltlichen Bericht (Teil A) zu erläutern. [Jahresbericht] [Tabelle Budgets] Tragen Sie die für das Folgejahr geplanten Investitionen ein. Bei Änderungen der Bezeichnung (zb Umplanung von Investitionen) fügen Sie bitte eine neue Zeile ein. Tabellenblatt 6. Sonstige Sachkosten Bitte beachten Sie, dass die Tabellen mit den Tabellenblättern Gesamtkosten und Finanzierung / Projektplan, Budgets, IST verknüpft sind. [Projektplan] Die in den Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag angegebenen Sonstigen Sachkosten sind in der Tabelle Projektplan eingetragen. [Jahresbericht]; [Endbericht] [Tabelle IST] Tragen Sie die Ist-Werte für die Sonstigen Sachkosten im vergangenen Förderungsjahr ein. Beachten Sie die Differenzierung der Kosten je AkteurIn! Bei Änderungen der Bezeichnung fügen Sie bitte eine neue Zeile ein. Die Summen der Sonstigen Sachkosten gesamt je Jahr und nach AkteurInnen müssen gleich sein. Bitte beachten Sie, dass die Tabelle Sonstige Sachkosten nach AkteurInnen mit dem Tabellenblatt Gesamtkosten und Finanzierung IST verknüpft ist. Plan-Ist Abweichungen sind im inhaltlichen Bericht (Teil A) zu erläutern. [Jahresbericht] [Tabelle Budgets] Tragen Sie die für das Folgejahr geplanten Sonstigen Sachkosten ein. Beachten Sie die Differenzierung der Kosten je AkteurIn! Bei Änderungen der Bezeichnung fügen Sie bitte eine neue Zeile ein. 16

18 Tabellenblatt 7. Sonstige Leistungen Dritter Bitte beachten Sie, dass die Tabellen mit den Tabellenblättern Gesamtkosten und Finanzierung / Projektplan, Budgets, IST verknüpft sind. [Projektplan] Die in den Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag angegebenen Sonstigen Leistungen Dritter sind in der Tabelle Projektplan eingetragen. [Jahresbericht]; [Endbericht] [Tabelle IST] Tragen Sie die Ist-Werte für die Sonstigen Leistungen Dritter im vergangenen Förderungsjahr ein. Bei Änderungen der Bezeichnung fügen Sie bitte eine neue Zeile ein. Plan-Ist Abweichungen sind im inhaltlichen Bericht (Teil A) zu erläutern. [Jahresbericht] [Tabelle Budgets] Tragen Sie die für das Folgejahr geplanten Sonstigen Leistungen Dritter ein. Bei Änderungen der Bezeichnung fügen Sie bitte eine neue Zeile ein. Tabellenblätter 8. Gesamtkosten und Finanzierung [Projektplan] [Tabellenblatt GK_Fin_Projektplan] Das Tabellenblatt Gesamtkosten und Finanzierung Projektplan ist gesperrt. [Jahresbericht]; [Endbericht] [Tabellenblatt GK_Fin_IST] Die Tabellen Gesamtkosten nach Förderungsjahren und Kostenkategorie und Gesamtkosten nach AkteurInnen sind gesperrt, da die Werte automatisch aus den Detailtabellen übernommen werden (Verknüpfung). In die Tabelle Finanzierung gesamt tragen Sie bitte die IST-Werte der Mitfinanzierung bzw. des Eigenanteils Andere Dritte für das vergangene Jahr ein. Die ausgezahlte Bundesförderung wird durch die FFG eingetragen. Die Eigenmittel der FörderungsnehmerIn errechnen sich als Restgröße. Plan-Ist Abweichungen sind im inhaltlichen Bericht (Teil A) zu erläutern. [Jahresbericht] [Tabellenblatt GK_Fin_Budgets] Die Tabelle Gesamtkosten nach Förderungsjahren und Kostenkategorie ist gesperrt, da die Werte automatisch aus den Detailtabellen übernommen werden (Verknüpfung). In die Tabelle Finanzierung gesamt tragen Sie bitte die geplanten Werte der Mitfinanzierung bzw. des Eigenanteils Andere Dritte für das Folgejahr ein. Die Bundesförderung wird durch die FFG ausgefüllt. Die Eigenmittel der FörderungsnehmerIn errechnen sich als Restgröße (Kosten = Finanzierung). Abweichungen zwischen Projektplan je Jahr und Jahresbudget sind im inhaltlichen Bericht (Teil A) zu erläutern. 17

19 Tabellenblatt 9. Rechnungsaufstellung [NUR bei Strukturaufbau-Vorhaben: Jahresbericht zum Ende der Aufbauphase]; [Endbericht] Das Tabellenblatt Rechnungsaufstellung ist beim Jahresbericht am Ende der Aufbauphase von Strukturaufbau-Vorhaben (Kosten der Aufbauphase) und beim Endbericht von allen Vorhaben (Kosten des gesamten Vorhabens) firmenmäßig gezeichnet zu übersenden. Investitionen, Sonstige Sachkosten, Sonstige Leistungen Dritter: Im Tabellenblatt Rechnungsaufstellung soll eine detaillierte Auflistung der projektbezogenen Rechnungen und Zahlungen (Aufzählung der Einzelbelege) erfolgen. Belegnummer: Eindeutig fortlaufende Nummerierung der Belege (für Zwecke der Abrechnungsdokumentation) Rechnungsdatum: Datum der Ausstellung der Rechnung Zahlungsdatum: Überweisungs- oder Zahlungsdatum, das aus dem jeweiligen Zahlungsbeleg hervorgeht Lieferant: Name des jeweils ausführenden Unternehmens Gegenstand: Kurzbezeichnung der Kosten (eindeutige Bezeichnung), die den jeweiligen Beleg betrifft - bei Reisen: geben Sie zusätzlich den Reisegrund an - bei Konferenzen: geben Sie zusätzlich die Art der Beteiligung an (Teilnahme, Vortragende/er, ) Zuordnung zu den Kostenpositionen lt. IST-Kostentabellen (Bezeichnung) Zahlungsbetrag inkl. USt (tatsächlich bezahlter Betrag lt. Zahlungsbeleg): Hier ist der Betrag anzuführen, der tatsächlich bezahlt wurde (nicht der Rechnungsbetrag!), d.h. abzüglich aller Skonti und Rabatte, jedoch inkl. USt. Zahlungsbetrag exkl. USt: Hier ist der um die USt bereinigte Betrag aus der Spalte Zahlungsbetrag inkl. USt (nicht vom Rechnungsbetrag!) zu errechnen und einzutragen. Bitte beachten Sie, dass die Kostensummen lt. Rechnungsaufstellung mit den angegebenen Kosten in den Tabellenblättern Investitionen, Sonstige Sachkosten und Sonstige Leistungen Dritter übereinstimmen müssen. Personalkosten Bitte beachten Sie, dass für die angefallenen Personalkosten ein Nachweis zu erbringen ist. Führen Sie bitte die Nachweise in der Rechnungsaufstellung an. Die Personalleistung für das FHplus-Vorhaben von FH-MitarbeiterInnen und von etwaigen KooperationspartnerInnen sind durch geeignete Zeitaufzeichnungen zu erfassen. Die entsprechenden Belege werden in dieser Liste dargestellt. 18

20 C. FHplus - Erläuterungen zur Kostenanerkennung Im Rahmen eines FHplus Vorhabens sind sämtliche Projektkosten und die Finanzierung vollständig und nachvollziehbar zu erfassen. Zu Ihrer Unterstützung geben wir Ihnen im Folgenden einige Hinweise. 1. Anerkennbarkeit von Kosten Es können nur vorhabensbezogene förderbare Kosten gemäß Richtlinien für FHplus anerkannt werden. Kosten für Umsatzsteuer sind förderbar, sofern diese Umsatzsteuer tatsächlich und endgültig von den FörderungsnehmerInnen zu tragen ist (somit keine Vorsteuerabzugsberechtigung besteht). Es können nur Kosten anerkannt werden, die den in Folge festgehaltenen Anforderungen hinsichtlich Erfassung und Dokumentation genügen: Sämtliche Projektkosten und die Finanzierung sind vollständig und nachvollziehbar zu erfassen. 1. Vollständige Dokumentation der Kosten und Finanzierung des FHplus-Vorhabens. Die Zu- und Abflüsse vom FHplus Bankkonto sind durch Kontoauszüge belegt, Die Eingangs- und Ausgangsrechnungen für das FHplus-Vorhaben sind in der ordnungsgemäßen Buchführung erfasst, Die Personalleistung für das FHplus-Vorhaben von FH-MitarbeiterInnen und von etwaigen KooperationspartnerInnen sind durch geeignete Zeitaufzeichnungen erfasst. Bitte berücksichtigen Sie, dass Originalbelege nach Aufforderung vorzulegen sind (Eingangsrechnungen, Bahnkarte, Hotelrechung, etc ). 2. Die Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit der Kosten und Finanzierung im Rahmen des FHplus- Vorhabens erfolgt durch: Kennzeichnung, getrennte Erfassung und eindeutige Zuordenbarkeit zum FHplus-Vorhaben, (z.b. durch die Einrichtung einer eigenen Kostenstelle für das FHplus-Vorhaben). die Einrichtung eines Bankkontos für das FHplus-Vorhaben. Über dieses Bankkonto erfolgen alle Ein- und Auszahlungen, die das FHplus-Vorhaben betreffen. ein entsprechendes Belegswesen. a) Alle externen (zb Rechnungen, KooperationspartnerInnenrechnungen) und internen (zb Stundenlisten) Belege sind durch die Projektleitung abzuzeichnen. b) Auf dem Beleg muss die Zuordnung zum FHplus-Vorhaben (zb durch die Angabe der Kostenstelle) ersichtlich sein. c) Auf dem Beleg müssen die Art (zb Personalleistungen) und der Umfang (zb Personentage) der Leistung angegeben sein. die Erstellung einer Inventarliste der angeschafften Investitionen. Die im Rahmen des FHplus-Vorhabens getätigten Investitionen müssen mittels laufender Inventarnummer gekennzeichnet (Aufkleber) und in der Inventarliste erfasst werden. die adäquate Erfassung der Personalkosten: Die erfassten Personalleistungen werden in den Berichten an die FFG in Personentagen (oder Teilen von Personentagen z.b. 0,5 PT) angegeben und mit dem in den Erläuterungen und Spezifikationen zum Förderungsvertrag fixierten Tagsatz in Personalkosten umgerechnet. Eine anteilige Verrechnung (Umlage) des Personalaufwands in der Buchhaltung auf die Kostenstelle FHplus hat demnach nicht zu erfolgen. 19