VERWALTUNGSMODERNISIERUNG AN DER WWU MÜNSTER

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Gerhard Bösch
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1 VERWALTUNGSMODERNISIERUNG AN DER WWU MÜNSTER Verwaltungsmodernisierung an der WWU Münster 1

2 DIE WWU MÜNSTER IM KURZPROFIL Drittgrößte Universität Deutschlands 250 Studiengänge, 110 Studienfächer 15 Fachbereiche, 7 Fakultäten über 550 wissenschaftliche Einrichtungen Studierende (WS 2012/13) Mitarbeiter 551 Professoren wissenschaftliche Mitarbeiter 7000 weitere Mitarbeiter im Universitätsklinikum Münster 217 Gebäude, integriert in die Stadt Münster 2

3 BEREICHE EINER UNIVERSITÄTSVERWALTUNG Campus- Management- System Lehre Forschung Verwaltung Forschungsinformationssystem Ressourcen-Management-System 3

4 AGENDA 1 Campus-Management-System 2 Forschungsinformationssytem 3 Ressourcen-Management-System 4

5 AUFGABEN DES CAMPUS-MANAGEMENTS AN DER WWU MÜNSTER Studienbewerbung Studierendenverwaltung Universitätsverzeichnis (Personen, Veranstaltungen, ) Lernmanagement Prüfungsverwaltung Lehrevaluation Universitärer Internetauftritt Job- und Karriereportal Alumnipflege movein by QS uniusolution HIS-LSF HIS-QIS 5

6 AGENDA 1 Campus-Management-System 2 Forschungsinformationssytem 3 Ressourcen-Management-System 6

7 DOKUMENTATION DER FORSCHUNGSAKTIVITÄTEN Dokumentation erfolgte an der WWU dezentral und in unterschiedlicher Form Quelle: David Simonds 7

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10 FORSCHUNGSINFORMATIONSSYSTEME ALS INSTRUMENT ZUR INTEGRATION VON FORSCHUNGSINFORMATIONEN Current Research Information System oder kurz: CRIS genannt Informationssystem oder Datenbank zur integrierten Verwaltung, Darstellung und Nutzung von Forschungsinformationen Bestandteile eines Forschungsinformationssystems Datenmodell mit den relevanten Informationsobjekten und deren Beziehungen Ein oder mehrere Werkzeuge bzw. Funktionalitäten zur Verwaltung, Darstellung und Nutzung von Forschungsinformationen Common European Research Information Format (CERIF) als Standard für die Gestaltung von Forschungsinformationssystemen und den Austausch von Forschungsinformationen Quelle: 10

11 ZIELSETZUNG DES FORSCHUNGS- INFORMATIONSSYSTEMS DER WWU Universitätsweite Harmonisierung und Zusammenführung dezentraler Sammlungen von Forschungsinformationen Etablierung eines zentralen Instruments zur konsistenten und kontinuierlichen Kommunikation und Dokumentation aller Forschungsaktivitäten Stärkung der Wahrnehmung und Sichtbarkeit des gesamtuniversitären Forschungsprofils und der interdisziplinären Forschungsaktivitäten der WWU Einmal gepflegt, mehrfach verwendet Aufbau eines universitätsweiten Forschungsportals Wiederverwendung von Informationen in dezentralen Webangeboten der Institute und Fachbereiche Erstellung des jährlichen Forschungsberichts Durchführung von Analysen & Evaluationen (perspektivisch) 11

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14 DIMENSIONEN VON FORSCHUNGS- INFORMATIONEN ABLEITEN Patent- Projekt Projekt (0,1) Projekthierarchie (1,n) Art der Mitwirkung (1,n) Interne Mitwirkung Orga.- Struktur Zeitspanne Projekt- Publikation Organisationseinheit Organisationszugehörigkeit Interner Autor (1,n) (1,n) Patent (1,n) Interner Erfinder Person Publikation Preis- Patent Preis- Publikation Preis- Projekt Preisträger Zeitpunkt (1,1) Preis 14

15 INTEGRIERTE BEREITSTELLUNG VON FORSCHUNGSINFORMATIONEN AN DER WWU 15

16 AGENDA 1 Campus-Management-System 2 Forschungsinformationssytem 3 Ressourcen-Management-System 16

17 DIE PROZESSLANDKARTE DER VERWALTUNG DER WWU Führungsprozesse Strategische Planung (Internationalisierung) Wahlen Risikomanagement Gremienbetreuung Qualitätsmanagement Organisations- und Stellenmanagement Prozessmanagement Revision Wirtschaftsplanung / Budgetierung Kennzahlen, Statistiken und Berichtspflichten Strategie Organisation Controlling und Revision Kernprozesse Förderberatung Fundraising Forschung Forschungstransf er Drittmittelprojekte Ehrungen / Preise Stipendien Studiengangsentwicklung Studienberatung Prüfungsverwaltung Lehre und Studium Studierendenverwaltun g Career Service Alumni und Förderer Betreuung Personalgewinnung Personalverwaltung Personalabrechnung Beschaffung Finanzbuchhaltung Finanzrechnung Personalentwicklun g Zeitwirtschaft Reisekostenmanagement Bestandsführung Kosten-und Leistungsrechnung Personalmanagement Materialwirtschaft Finanz- und Rechnungswesen Stützprozesse Projektmanagement IT- Management Interne Kommunikation Externe Kommunikation IT-Service Marketing Beratung Flächenmanagement Gebäudebewirtschaftun g Arbeitsschutz und -sicherheit Instandhaltung Neu- und Umbauten Post- Service Veranstaltung Management KFZ- Service Druck- und Kopierservice Marketing / Kommunikation Facility Management Services 17

18 Verwaltungsprozess in PICTURE: Ausländische Studienbewerber/innen für Bachelor-, und Promotionstudium zulassen 18

19 Verwaltungsprozess in PICTURE: Drittmittelprojekte abrechnen 19

20 DIE UNTERSCHIEDLICHEN HIERARCHIE- EBENEN DER VERWALTUNG DER WWU Die Prozesslandkarte umfasst sämtliche Aktivitäten einer Organisation. Der Prozessbereich umfasst die zu einem Fachthema gehörenden Hauptprozesse. Der Hauptprozess beschreibt eine inhaltlich abgrenzbare Aufgabe eines Prozessbereichs. Der Prozess beschreibt eine logisch zusammenhängende und abgeschlossene Abfolge von Tätigkeiten. Der Teilprozess ist eine Phase im Prozess. Ein Prozessbaustein entspricht einer Tätigkeit. Personalmanagement Personalmanagement Personalgewinnung Personalgewinnung Mitarbeiter einstellen Beamte einstellen Mitarbeiter einstellen Stelle ausschreiben Stelle ausschreiben Ausschreibung vorbereiten Auswahlverfahren durchführen Stelle veröffentlichen Finanzmanagement Forschung Personalentwicklung Personalabrechnung Berufungsverfahren durchführen Vertrag abschließen Antworte bewerten Die Prozesslandkarte Der Prozessbereich Der Hauptprozess Der Prozess Der Teilprozess 20

21 STRUKTUR DER EVALUATION DER VERWALTUNG Um diese Ziele zu erreichen, wurde die Evaluation in 3 Phasen untergliedert: Eigenbericht Externe Evaluation Umsetzung Der Eigenbericht Festlegung der relevanten Kriterien Dokumentation aller Prozesse Eigenbewertung und Priorisierung der Prozesse Die Externe Evaluation Externe Leistung Bewertung der Ergebnisse Erarbeitung der Verbesserungsmaßnahmen Die Umsetzung und die Erfolgskontrolle Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen Umsetzung einer Erfolgskontrolle 21

22 DER EIGENBERICHT Der Eigenbericht erfolgte in 4 Schritten: a b c d Dokumentieren Kriteriendefinition Eigenbewertung aller Prozesse Auswahl nach Kritikalität Abgestimmte Kriterien, die für alle Prozesse erhoben werden Transparenz über alle Prozesse der untersuchten Hauptprozesse Prozessteckbrief zu jedem identifizierten Prozess Ausgewählte Hauptprozesse für die Detailanalyse Warum ein prozessorientierter Ansatz? Umfassend: Identifikation aller Dienstleistungen der Zentralverwaltung Objektiv und bewertbar: Akzeptanz in den Dezernaten und Abteilungen Strukturiert und zielgerichtet etwa Prozesse identifiziert im elektronischen Prozessregister zur weiteren Analyse erfasst 22

23 DIE EXTERNE EVALUATION Vorgehensweise des externen Evaluationsteams Externe Evaluation Ist-Erhebung und Analyse Entwicklung eines Soll-Konzeptes Berichtslegung Dokumentenauswertung Mitarbeiter-Befragung Themen-Workshops Themen-Workshops Workshops mit Hochschulleitung Stakeholder-Gespräche Kunden-Befragung Workshops zukünftige Entwicklungen Gutachterliche Konzeptentwicklung Workshops zur Umsetzung Experten-Gespräche Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Personalbemessung Benchmarking Prozesslisten aus dem Eigenbericht (evtl. aktualisiert) detaillierte Prozessmodellierungen 23

24 ERP-EINFÜHRUNG Prozessoptimierung der Verwaltung Stärkere Serviceorientierung der Verwaltung zugunsten der Kernaufgaben Forschung und Lehre Klare und transparente Kompetenzen und Verantwortlichkeiten entlang der Prozessketten Verringerung von technischen Schnittstellen und deren teilweise aufwendiger Überbrückung Erweiterung der Planungs- und Steuerungsmöglichkeiten der Hochschule Konsistente, aktuelle, gemeinsame Datenbasis für Ressourcen in allen Anwendungen Einfachere Konsolidierung von Daten Aufbau eines Berichtwesens unter Verwendung von Kennzahlen 24

25 BEREICHE EINER UNIVERSITÄTSVERWALTUNG Campus- Management- System Lehre Forschung Verwaltung Forschungsinformationssystem Ressourcen-Management-System 25

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