GENERATION Y. Chancen und Risiken. The EPPM Board, 3. Ausgabe

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1 GENERATION Y Chancen und Risiken The EPPM Board, 3. Ausgabe

2 TheEPPMBoard New kids on the block Das Oracle EPPM Board ist ein renommiertes internationales Gremium aus Führungskräften unterschiedlicher Branchen, Akademikern und Marktbeobachtern. Es hat bereits eine Reihe von Strategiepapieren herausgegeben, in denen verdeutlicht wird, wie die Führungsebene in Unternehmen das Projektportfolio so mit Prioritäten versehen und verwalten kann, dass sie sicherstellt, dass es ein strategischer Vermögenswert bleibt. Erfolgreiches Projekt-Portfolio-Management (PPM) beruht vor allem auf einer Grundlage: der Fähigkeit, in Echtzeit Informationen zwischen den Projektteams und der ersten Führungsebene eines Unternehmens auszutauschen. Nur dann gibt es eine Version der Wahrheit und zwar über Ländergrenzen, Zeitzonen und Unternehmensgrenzen hinweg. Außerdem ist nur so eine größtmögliche Transparenz bei Terminplänen, Kosten sowie möglichen Risiken und ihren damit verbundenen Chancen gewährleistet die Führungsebene ist damit in der Lage, bei Bedarf unverzüglich einzuschreiten. Beim letzten Treffen des EPPM Boards wurde über die Chancen und Risiken diskutiert, die der Einstieg der so genannten Generation Y in das Berufsleben mit sich bringt. Vernetzt, Teamwork-orientiert und technologieaffin hat diese neue Gruppe von Mitarbeitern eine ganze Reihe neuer Vorstellungen, wie Informationen behandelt werden sollten. Dies verändert damit auch das Gesicht von PPM. Darüber hinaus wurde untersucht, wie die steigende Zahl an Pensionierungen von leitenden PPM-Experten eine Wissenslücke entstehen lässt, die langfristiges strategisches Unternehmenswachstum gefährden könnte. Auf den nächsten Seiten finden Sie eine Zusammenfassung der Diskussionen des EPPM Boards sowie der Rolle, die seiner Meinung nach Echtzeitinformationen dabei spielen könnten, die Erwartungen der Generation Y zu erfüllen und dabei sicher zu stellen, dass wertvolle Kenntnisse und Qualifikationen im Unternehmen erhalten bleiben. Mit freundlichen Grüßen Mike Sicilia SVP GM, Oracle Primavera

3 Einführung Generation Y Support für das Personal von Morgen In den letzten sechs Jahren führte die Finanzkrise zu einer Verlangsamung des Wachstums in den Schwellenländern wie China, Indien oder Brasilien, wobei dies teilweise auch eine strukturelle Antwort auf eine sich verändernde Nachfrage ist. In Westeuropa und Nordamerika mit Ausnahme von Kanada stagniert die Wirtschaft oder meldet ein fast schon bemitleidenswert niedriges Wachstum. Als Konsequenz stehen viele Projektintensive Branchen vor einem weiteren Jahr knapper Budgets, sich verschiebender Terminpläne und der Herausforderung, höhere Ergebnisse mit weniger oder eingefrorenen Ressourcen zu erzielen. Damit richtet sich der Fokus auf das Personal: die Wissensbasis, die die Unternehmensstrategie vorantreibt. Aber auch über diesem Bereich steht ein großes Fragezeichen in Bezug auf dessen langfristige Entwicklung. Denn viele Unternehmen verzichten zu Gunsten eines kurzfristigen Abwerbens qualifizierter Arbeitskräfte auf eine langfristige Personalentwicklung. Allerdings verursacht dieser Ansatz, wie immer mehr Unternehmen mittlerweile feststellen, eine ganze Reihe verborgener Kosten. Die Gehälter steigen immer weiter und der immer raschere Einstieg vieler Mitarbeiter in das Rentenalter führt zu einer Wissenslücke, die den erfolgreichen Abschluss von Investitionsvorhaben bedroht. Vor diesem Hintergrund droht auch die Generation Y, alles über den Haufen zu werfen. Diese Mitarbeiter erreichen derzeit die ersten Sprossen der Karriereleiter im Management und verfolgen dabei einen Ansatz beim Informationsmanagement und der Informationsverarbeitung, der im Widerspruch zu den etablierten Prozessen und Vorgehensweisen steht. Sie sind sehr geschickt im Online-Networking und setzen IT-Technologie vorwiegend als Collaboration-Tool ein. Daraus ergeben sich zwar in einer immer stärker vernetzten Arbeitswelt Vorteile, aber auch Risiken. Ihr gutes Verhältnis zur IT-Technologie vielleicht sogar ihre Abhängigkeit davon führt nämlich dazu, dass diese Mitarbeiter viel seltener das persönliche Gespräch suchen, wenn sie vor einer Frage oder der Lösung eines Problems stehen. Während die Generation Y darüber hinaus nach Flexibilität bei der Gestaltung ihres Arbeitslebens strebt, wurden diejenigen, die an das Ende ihres Berufslebens gelangen, stets von viel konkreteren Vorgaben und Regeln bestimmt. Einige Stimmen fürchten, dass zwei so unterschiedliche Arbeitsweisen eine Bedrohung darstellen, da sie aktiv die Weitergabe von PPM-Kompetenz behindern. Wie kann also PPM die fast ungebrochene Belastung aushalten, die ein derzeit schlecht funktionierendes wirtschaftliches Umfeld darstellt, und dabei gleichzeitig die Anforderungen einer neuen Generation von Mitarbeitern erfüllen, die vernetztes Wissen und Problemlösung im Team als ihr Recht betrachten? Das EPPM Board war einhellig der Meinung, dass die Generation Y ausschließlich positive Auswirkungen auf die Arbeitsweise in Unternehmen haben wird. Diese Meinung zog sich durch alle Branchen sowohl im öffentlichen wie im privatwirtschaftlichen Bereich. Die neue Generation schafft und konsumiert riesige Mengen an Informationen und hat dabei aber die Fähigkeit entwickelt, einfach herauszufiltern, welche Informationen für sie relevant sind. Sie ist nicht nur glücklich damit, möglichst viele Daten aufzusaugen, sondern auch damit, unzählige Wege zu finden, mit denen diese Daten so bearbeitet werden, dass sie zu einem größeren Vorteil für das Unternehmen führen. Damit ist sie natürlich ideal dafür geeignet, die offensichtlichen Vorteile von Echtzeit-PPM- Technologie voll auszuschöpfen. Aber weshalb sollten Unternehmen in einen Wechsel zu Echtzeit-PPM investieren? Bei dem weiter steigenden Druck auf Budgets und Terminpläne besteht da eigentlich nur noch wenig Spielraum. Die Märkte verzeihen keine Kostenüberschreitungen und verpassten Deadlines und je mehr Einblick das Management hat, desto besser ist es in der Lage, Ressourcen und Nachfrage in Einklang zu bringen. Informationen in Echtzeit verbessern seinen Entscheidungsprozess und noch wichtiger sie erlauben es ihm, sicher zu stellen, dass einzelne Investitionsvorhaben im Einklang mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens bleiben. Das Management sollte deshalb den Einsatz von Echtzeit-PPM-Informationen nicht als das Erfüllen der Anforderungen einer Gruppe von Mitte-Zwanzigjährigen betrachten, sondern als fundamentales unternehmerisches Gebot. Die brutale Wahrheit lautet, dass Unternehmen sich einfach nicht den Luxus leisten können, mit etwas anderem als Echtzeit-Informationen zu arbeiten. Märkte, Prozesse und Kundenanforderungen ändern sich laufend und es ist genau diese dafür notwendige Flexibilität, die der Generation Y direkt in die Hände spielt. Aufgewachsen in einer Kultur, die sofortiges Handeln zelebriert, fürchtet sich die Generation Y nicht davor, Entscheidungen auf der Grundlage der gerade verfügbaren Informationen zu treffen. Sie ist auch bereit, diese Entscheidungen unverzüglich zu ändern, wenn neue Informationen zur Verfügung stehen. IT-Technologie wurde dabei zum ausschlaggebenden Faktor, denn sie liefert die primäre Grundlage, auf der Projektportfolio-Budgets und Terminpläne beurteilt werden.

4 Im Vergleich dazu vertraten einige Mitglieder des EPPM Boards die Ansicht, dass ältere und erfahrenere Projektmanagement-Experten ihre Entscheidungen nur dann treffen, wenn sie sich sicher sind, dass sie auch wirklich über alle relevanten Informationen verfügen. Erfahrung und Urteilsvermögen spielen dabei eine große Rolle, IT-Technologie wird mehr als ein unterstützendes Werkzeug betrachtet statt als treibende Kraft im PPM-Prozess. Können Unternehmen also die beiden Arbeitsweisen in Einklang bringen? Laut EPPM Board können sie es, stehen allerdings dabei vor der Herausforderung, Echtzeit-Informationen über das gesamte Unternehmen hinweg an zwei verschiedene Anwendertypen zu liefern. Die Herausforderung, Informationen in Echtzeit in Projekt-intensiven Unternehmen zur Verfügung zu stellen, ist dabei nicht neu. Führungskräfte nutzen bereits jetzt Sekunden-aktuelle Informationen zum Ausbalancieren der verfügbaren Ressourcen. Was sich ändert, ist die Möglichkeit, diese Informationen über geografisch verteilte Standorte zu verteilen. Aus diesem Grund umfasst PPM- Technologie immer stärker dieselben Antriebskräfte, die in sozialen Medien, Apps, dem Spielebereich und Smart Devices zum Tragen kommen. Ein Schlüsselfaktor lautet dabei Collaboration. Führungskräfte sind damit in der Lage, ihre Entscheidungen auf der Grundlage von Informationen zu treffen, die direkt auf ihr eigenes Smart Device gesendet wurden. Damit wird auch eine Plattform geschaffen, mit der die Generation Y ebenso wie die, die bald in Ruhestand gehen, effizient zusammenarbeiten können und damit ein direkter Weg, um sich auch dem Problem einer aufkeimenden Wissenslücke zu widmen. Die Wissenslücke schließen In einer Reihe von Branchen gibt es eine unbestreitbare PPM-Wissenslücke, die immer größer wird. Im Maschinenbau beispielsweise versiegt der Nachschub an Nachwuchskräften insbesondere mit Spezialqualifikationen. Dieses Problem ist allerdings bereits in den letzten 30 Jahren entstanden und es basiert auf einem kurzfristigen Opportunismus, der über eine langfristige Strategie triumphierte. Unternehmen bevorzugten es bisher, Personal abzuwerben anstatt es selbst auszubilden. Dies macht zwar Sinn, wenn das einzige Problem darin besteht, gute Quartalsergebnisse zu vermelden. Heute zeigen sich aber die langfristig negativen Auswirkungen dieser Vorgehensweise. Viele Unternehmen sind mittlerweile gezwungen, sich auf ein schrumpfendes Angebot an Nachwuchskräften einzustellen, und zahlen dafür einen hohen Preis. Darüber hinaus hat die Generation, die letztendlich dafür eingestellt wird, um ihre Vorgänger zu ersetzen, eine hohe Hürde zu überwinden, in Gestalt von Arbeitspraktiken, die fast buchstäblich in einer anderen Generation entwickelt wurden. Wenn Rohstoffe versiegen, besteht die Tendenz, sich im Ausland nach frischem Nachschub umzusehen. Gilt dies auch für Personalressourcen? Das EPPM Board war davon nicht überzeugt. Denn während es natürlich funktioniert, grundlegende PPM-Qualifikationen auch woanders zu finden, sind Spezialqualifikationen beispielsweise in Nischenbranchen im Maschinenbau nur sehr schwer zu finden. Das EPPM Board gestand zu, dass sich in einigen Bereichen eine Bottom-up Counter -Kultur des Skill Sharings über eine Reihe inoffizieller Collaboration-Systeme entwickelt hat. Man kam aber zu dem Ergebnis, dass es für Unternehmen besser sei, Echtzeit-Netzwerke zu etablieren, die Wissen bewerten, aufzeichnen und verbreiten und ihnen damit dabei helfen, die Kontrolle über die Qualifikationen in ihrem Unternehmen zu behalten. Wenn Rohstoffe versiegen, besteht die Tendenz, sich im Ausland nach frischem Nachschub umzusehen.

5 Es wurde allerdings darauf hingewiesen: Investitionen in Qualifizierungsmaßnahmen müssen auch ältere Mitarbeiter betreffen, unabhängig davon, ob diese sich bereits dem Ende ihres Arbeitslebens nähern. Es wurde sogar für angebracht gehalten, junge und alte Mitarbeiter gemeinsam weiterzubilden. Dies sei ein idealer Weg, um eine One-to-One-Kommunikation und einen Wissenstransfer sicher zu stellen Echtzeit-Netzwerke sind eine Antriebskraft für das Erfassen von in der Vergangenheit gezogener Lehren und das Teilen dieser Lehren innerhalb von Projektteams. Die auf sofortigen Austausch ausgerichtete Natur von Apps und sozialen Medien kann ebenfalls dabei helfen, Wissen zu teilen und zu bewahren, insbesondere bei Teams, die in hoher Geschwindigkeit von einem Projekt zum nächsten wechseln, sowie bei externen Auftragnehmern, die über eine geringe Motivation verfügen, das, was Sie bei einem gemeinsamen Projekt gelernt haben, nach Auslaufen des Vertrags zu teilen Es wird teuer. Unternehmen müssen nun die Zeche dafür bezahlen, was sie bisher versäumt haben. Auf lange Sicht wird dies allerdings weitaus kosteneffizienter sein als das Abwerben von Arbeitskräften. Denn zu der Zeit, wenn die Generation Y einmal in Ruhestand gehen wird, werden deren Qualifikationen und Kenntnisse dann völlig im Unternehmen aufgenommen worden sein Um aber die derzeitige Wissenslücke zu überbrücken, müssen Unternehmen zuerst einmal zum attraktiven Arbeitsplatz für neue Mitarbeiter werden. Trotz der jüngsten Rezession und deren Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt sind die besten Kandidaten speziell diejenigen, die in die zweite Führungsebene aufsteigen weiter heiß begehrt. Diese Kandidaten suchen natürlich nach Stellen mit attraktivem Gehalt und Arbeitsbedingungen, setzen darüber hinaus aber eine Reihe von Erwartungen an ihren zukünftigen Arbeitsplatz. Diese Erwartungen reichen von der Möglichkeit, ihre eigenen Endgeräte auch am Arbeitsplatz zu verwenden und der Möglichkeit, Echtzeit- Informationen in einem kollaborativen Umfeld zu nutzen bis zur Möglichkeit, ein flexibleres Arbeitszeitraster zu nutzen. Das EPPM Board wies außerdem darauf hin, dass diese Mitarbeiter in vielen Fällen von einem bestimmten Ziel getrieben werden, und war der Meinung, dass die erfolgreichen Portfolios der Zukunft diejenigen sein werden, die diesen Antrieb ausnutzen. Als Beispiel für eine erfolgreiche Umsetzung verweist das EPPM Board auf die Olympischen Spiele in London bei denen sich Projektteams auf allen Ebenen besonders ins Zeug legten. Führende Projekt-intensive Unternehmen gehen darauf bereits ein, indem sie genauso viel Konzentration darauf verwenden, die Erwartungen der mit der Durchführung von Projektportfolios beauftragten Mitarbeiter zu erfüllen, wie darauf, einen Stakeholder Value zu erzielen. In diesen Fällen werden die PPM-Teams so früh wie möglich in den Gestaltungsprozess einbezogen und liefern damit von Anfang an ihren eigenen persönlichen Beitrag. Verändertes Risiko-Profiling Echtzeit-PPM-Technologien verbreiten sich immer weiter in Projekt-intensiven Unternehmen. Führungskräfte erhalten damit auf Knopfdruck einen höheren Grad an Übersichtlichkeit und es wird erwartet, dass damit unvorhergesehene Risiken den Projektabschluss nicht gefährden werden. Einige Unternehmen adaptieren App- und Social Media-orientierte Plattformen, um Informationen besser über alle Ebenen des Unternehmens zu verteilen. Damit sind viele Unternehmen auch auf die Generation Y gut vorbereitet. Doch während eine miteinander vernetzte Belegschaft, die sich selbst verwaltet, offensichtliche Vorteile bietet, sorgt sie aber auch für signifikante Risiken. Das Hauptrisiko betrifft Informations-Lecks, denn selbst sensible Informationen sind nur ein Smartphone davon entfernt, um auf einmal öffentlich verfügbar zu sein. Das EPPM Board sah es als angebracht an, dass Risiko-Profile rekalibriert werden müssen, um für das höhere Bedürfnis der Generation Y in Bezug auf Collaboration gerüstet zu sein.

6 Es wurde darauf hingewiesen: Nicht alle Informationen werden zukünftig im selben Format erstellt werden und deshalb müssen Kontrollen eingerichtet werden, die festlegen, wer was sieht und auf welcher Art von Endgeräten zugegriffen werden soll Das Teilen von Informationen mit Wettbewerbern ist eigentlich als Risiko zu sehen, allerdings kann sich daraus auch eine Chance ergeben, besonders dann, wenn es um das Lösen eines gemeinsamen Problems geht Wie aber kontrollieren Sie auf der einen Seite und verlassen Sie sich auf der anderen Seite auf Informationen wenn um diese Informationen herum weniger Grenzen bestehen? Die Antwort laut EPPM Board lautet: Strenge Richtlinien dafür, wie diese Informationen abgefragt werden können und die Notwendigkeit, zuständige Arbeitsgruppen einzurichten, die sich damit beschäftigen. So lässt sich nicht nur das Risiko verringern, dass Entscheidungen innerhalb von Informationssilos getroffen werden, es fördert auch das Teilen von Qualifikationen und Erfahrungen, die damit zumindest teilweise die Wissenslücke überbrücken. Echtzeit-PPM-Technologien verbreiten sich immer weiter in Projekt-intensiven Unternehmen. Führungskräfte erhalten damit auf Knopfdruck einen höheren Grad an Übersichtlichkeit und es wird erwartet, dass damit unvorhergesehene Risiken den Projektabschluss nicht gefährden werden. Zusammenfassung Die Generation Y bietet Unternehmen einsatzbereite und engagierte Mitarbeiter, die voll auf die kollaborativen Echtzeit-Technologien eingestimmt sind, die den erfolgreichen Abschluss globaler Projektportfolios vorantreiben. Während aber ihre Fähigkeit, Informationen zu teilen und schnell zu analysieren, von Vorteil ist, stellt ihre manchmal suspekte Vorgehensweise beim Datenmanagement und ihre Neigung, Entscheidungen rasch auf der Grundlage widersprüchlicher Informationen zu ändern, auch ein Risiko dar. Die neue Generation tritt zum einem Zeitpunkt in das Arbeitsleben ein, zu dem die ältere Generation in den Ruhestand tritt. Diese Situation hat in Kombination mit einem traditionell bedingtem Verhalten, das das Abwerben von Mitarbeitern über das Ausbilden eigener Mitarbeiter stellte, zu einer Wissenslücke geführt, die nun droht, bestehende und zukünftige Projektportfolios ernsthaft zu gefährden. Damit steht das Management vor zwei Herausforderungen: Es muss sicherstellen, dass die Qualifikationen und Erfahrungen im Unternehmen erhalten bleiben, die benötigt werden, um Ergebnisse in Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie zu erzielen, und gleichzeitig eine Unternehmenskultur, die durch agile Technologien geformt wird, mit einer Kultur, die auf einem konservativeren Ansatz basiert, in Einklang bringen. Das EPPM Board glaubt, dass die Lösung dafür bei den Echtzeit-Technologien, Apps und Smart Devices liegt, die derzeit die Art und Weise neu formen, wie Projektportfolios abgeschlossen werden. Projektteams und Management sind nun in der Lage, von den Vorteilen einer Reihe von Benutzerschnittstellen zu profitieren, die garantieren, dass Informationen unverzüglich von operativen und strategischen Teams geteilt werden können. Apps können beispielsweise mittlerweile von itunes herunter geladen werden, während spezialisierte Web-Interfaces auf den meisten Tablets und Browsern funktionieren. Genauso wie Budgets, Terminpläne und Ressourcen durch die höhere Transparenz, die durch Echtzeit-Informationen möglich wird, besser verwaltet werden können, kann auch Wissen schneller erfasst und über Teams hinweg geteilt werden. Es wurde außerdem darauf hingewiesen, dass diese Art von Netzwerken auch einen wertvollen Prüfnachweis liefert, um beispielsweise in der Vergangenheit gezogene Lehren detailliert darzustellen oder mit Behörden zusammen zu arbeiten. Weitere Informationen Das Oracle EPPM Board erstellt regelmäßig Whitepaper und Ergebnisberichte die unter oracle.com/eppm/eppmboard zur Verfügung stehen

7 2013 Oracle und/oder seine Tochterunternehmen. Erstellt durch The EPPM Board für Oracle Primavera Generation Y: Chancen und Risiken Oracle Corporation UK Ltd. Oracle Parkway Thames Valley Park (TVP) Reading, Berkshire RG6 1RA Allgemeine Anfragen: EMEA: +44 (0) UK-Zentrale: +44 (0) oracle.com Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken bereitgestellt. Inhaltliche Änderungen bleiben vorbehalten. Oracle garantiert nicht für die Fehlerfreiheit des Dokuments. Das Dokument unterliegt keinerlei mündlicher oder gesetzlicher Garantie oder Gewährleistung, auch nicht der Gewährleistung der allgemeinen Gebrauchstauglichkeit oder der Eignung für einen bestimmten Zweck. Oracle übernimmt keinerlei Haftung für dieses Dokument. Aus dem Dokument entstehen keinerlei direkte oder indirekte vertragliche Pflichten. Das Dokument darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung weder elektronisch noch mechanisch für irgendeinen Zweck kopiert oder weitergegeben werden. Oracle ist eine eingetragene Marke der Oracle Corporation und/oder ihrer Tochterunternehmen. Andere Namen können Marken ihrer jeweiligen Inhaber sein. 05/13