Wegweiser für Strukturen aus dem Staatshaushalt und SAP. Inhaltsübersicht

Transkript

1 Wegweiser für Strukturen aus dem Staatshaushalt und SAP Inhaltsübersicht Seite 2: Erläuterung der Strukturen und Begriffe Seite 2: Die Staatsoberkasse Seite 3: Die Buchungsstellen Seite 4: Der strukturelle Aufbau Seite 5: Das Kapitel Seite 5: Der Titel Seite 6: Die Titelgruppe Seite 7: Der strukturelle Aufbau in SAP Seite 8: Erläuterung der Begriffe im Einzelnen Seite 9: Die Finanzstelle Seite 10: Der Fonds Seite 11: Die Finanzposition Seite 11: Nicht-Drittmittel Seite 12: Drittmittel Seite 13: Das Sachkonto Seite 14: Der Budgetstrukturplan Seite 15: Wie können die Strukturaufbauten im SAP-Auswertungsbereich nachvollzogen/aufgerufen werden? Seite 15: Wie können die Strukturen der Finanzstellen in SAP nachvollzogen werden? Seite 21: Wie können die Strukturen der Finanzpositionen iti in SAP nachvollzogen werden? Stand created by Referat 3.2, Anton Lauer

2 I. Erläuterung der Strukturen/Begriffe 1. Die Staatsoberkasse Die Staatsoberkasse Bayern nimmt i.d.r. für alle Staatsbehörden die Kassenangelegenheiten wahr. Die Universität Würzburg kann somit den Zahlungsverkehr mit anderen Banken nicht direkt abwickeln, sondern muss sich hierzu der Staatsoberkasse Bayern bedienen. Diese stellt daher die letzte Kontrollinstanz dar, welche die Kassenanordnungen überprüft und die Zahlungsgeschäfte mit den Banken über die bayerische Landesbank München abwickelt. Staatsoberkasse Bayern (Kontoinhaber) Zahlungsgeschäfte Bayerische Landesbank München Mittelüberweisungen i Rückzahlungen Einnahmen Ausgaben Drittmittelgeber Zahlungspartner Universität Würzburg Anordnende Stellen Kassenanordnungen Finanzabteilung abteil ng Anordnungen Fachbereiche (Fakultäten, Institute, Lehrstühle) Zentrale Einrichtungen (insb. Universitätsbibliothek und Teilbibliotheken) Im Rahmen der Anordnungen werden insb. Buchungsstellen verwendet, welche festlegen was, woraus bezahlt wird. 2

3 2. Die Buchungsstellen Die Buchungsstellen und deren Verwendung sind haushaltsrechtlich vorgeschrieben und ergeben sich aus dem jeweils gültigen Einzelplan. Der strukturelle Aufbau der Buchungsstellen bei der Staatsoberkasse spiegelt daher zum einen die sich aus der Abbildung des Einzelplans ergebende Haushaltsstruktur (Kapitel, Titel, ggf. Titelgruppe), zum anderen die an der Universität Würzburg notwendige Strukturerweiterung (Anordnungsstellen) wider. Der strukturelle Aufbau beinhaltet daher insgesamt vier Ebenen (Kapitel, Titelgruppe, Anordnungsstellennummern, Titel), aus denen sich ein zweidimensionaler Aufbau ergibt Mittels der Buchungsstellen wird kameralistisch gebucht. Im Gegensatz zur kaufmännischen Buchführung werden die Buchungen nur in Einnahmen und Ausgaben gegliedert. 3

4 2.1 Der strukturelle Aufbau 1517 Das Kapitel = Interne Kontonummer der Staatsoberkasse Dient innerhalb der Staatsoberkasse Bayern insb. als Kontonummer zur Behördentrennung, denn i.d.r. werden über ein Bankkonto die Zahlungsvorgänge mehrerer staatlicher Dienststellen abgewickelt. Das Kapitel der Universität Würzburg lautet I.d.R. werden Buchungen beim Kapitel 1517 vornehmen, in besonderen Fällen kann es jedoch vorkommen, dass bei einem Fremdkapitel Mittel zugewiesen werden Die Titelgruppe 96 (Studienbeiträge)) = Bündelung von Titeln nach Zweckbestimmungen innerhalb einer Titelgruppe (z.b. Titelgruppe 73 (Lehrstuhlmittel), 92 (DFG), Die Titelgruppe ist immer zweistellig aufgebaut. Es gibt auch Titel ohne Titelgruppe, die Titel sind dann über die Anordnungsstellennummer direkt dem Kapitel untergeordnet Die Anordnungsstellen -nummern = Uni-interne Unterkonten zur Differenzierung der Geldtöpfe Lehrstuhlmittel, Drittmittelprojekte etc.). Die Anordnungsstellennummer ist mit Prüfziffer immer siebenstellig aufgebaut. Die Geldtöpfe stehen hierarchisch auf der gleichen Ebene. Ein Drittmittelkonto ist somit nicht dem Lehrstuhlkonto untergeordnet Der Titel Der Titel dient zur Aufteilung der Einnahmen- und Ausgabenbuchungen nach Zweckbestimmungen. Ein Titel ist immer 5-stellig (ohne Prüfziffer) aufgebaut. Die ersten drei Stellen spiegeln die Zweckbestimmung wider und ergeben sich aus dem Haushaltsplan. Einnahmetitel beginnen immer mit 0-3, Ausgabetitel mit 4-9. Aus der vierten und fünften Stelle kann die Titelgruppe bzw. der Deckungsring abgelesen werden Innerhalb einer Titelgruppe gibt es eine bestimmte Anzahl von Titeln, die der jeweiligen Anordnungsstellennummer beim Buchen zugeordnet werden. 4

5 2.2 Das Kapitel Bei dem Kapitel handelt es sich insbesondere um eine Art Behördenidentifikationsnummer. Kapitel werden i.d.r. nach einzelnen oder für Gruppen gleichartigen Dienststellen gebildet. Das Kapitel dient insbesondere im Rahmen der Abwicklung des Zahlungsverkehrs als eine Art Kontonummer innerhalb der Staatsoberkasse, da die staatlichen Dienststellen i.d.r. nicht über ein separat ihnen zugeordnetes Bankkonto verfügen. Kapitel der Universität Würzburg: Einzelplannummer Die Kapitelnummer ist immer vierstellig Das Kapitel dient insbesondere als Behördenidentifikationsnummer 2.3 Der Titel Kapitel werden in Titel unterteilt. Die durch die Unterteilung in Kapitel und Titel entstehende Feingliederung des Haushalts wird als Haushaltsstelle oder Buchungsstelle bezeichnet. Sie stellen die kleinste und wichtigste Gliederungseinheit des Haushaltsplanes dar Hauptgruppe (z.b. Personalausgaben Obergruppe (z.b. Dienstbezüge) Gruppe (z.b. Gehälter von Beschäftigten Titelgruppe Die Titelnummer ist immer fünfstellig (ohne Prüfziffer) Der Titel spiegelt die Zweckbestimmung wider Hauptgruppe 0-3 = Einnahmetitel Hauptgruppe 4-9 = Ausgabetitel 5

6 2.4 Die Titelgruppe Nachstehend sind die wichtigsten Titelgruppen mit deren Zwecksbestimmung aufgelistet. Ergänzend zu den Titelgruppen werden für den Drittmittelbereich die gängigen Titel mit identischer Zweckbestimmung aufgelistet. Die Titelgruppe bündelt Titel nach Zweckbestimmungen Die Titelgruppe ist immer zweistellig aufgebaut. 6

7 2 Der strukturelle Aufbau in SAP Im SAP (Modul FM) wird die Haushaltsstruktur der Universität Würzburg abgebildet. Hierzu wird zum einen die Haushaltsplanstruktur (Kapitel, Titel) zum anderen die interne Struktur abgebildet. Grafik erstellt von Frau Müller-Amthor Im SAP werden sowohl die haushaltsrechtlichen als auch die kaufmännischen Strukturen abgebildet. Sachkonto WAS? 7

8 2.1 Erläuterung der Begriffe im Einzelnen Organisatorische Zuordnung durch die Finanzstelle WER Die Abbildung der organisatorischen Zuordnungen (z.b. Institut, Lehrstuhl) bei der Staatsoberkasse findet mittels der Anordnungsstellennummer statt. o Nachteil dieser Abbildung: Die organisatorischen Anordnungsstellennummern stehen auf der gleichen Ebene wie die zweckbestimmten Anordnungsstellennummern. Die Abbildung der organisatorischen Zuordnungen in SAP findet mittels der Finanzstelle statt. Die Finanzstelle ist immer 8-stellig. o Vorteil: Die Finanzstellen repräsentieren nur die organisatorische Struktur Zweckbestimmung durch den Fonds Sachliche Zuordnung durch die Finanzposition Vertiefte sachliche Zuordnung auf ein Sachkonto WORAUS WAS WAS Abbildung der Zweckbestimmung (insb. im Drittmittelbereich) bei der Staatsoberkasse mittels der Anordnungsstellennummer. o Nachteil: Auf gleicher Ebene wie die organisatorischen Anordnungsstellennummern. Hierdurch sind keine Auswertungen z.b. über Drittmitteleinnahmen/-ausgaben einer Organisationseinheit möglich. Abbildung der Zweckbestimmung in SAP mittels Fonds. Laufende Mittel für Lehre und Forschung werden z.b. durch den Fonds UNIVERSAL, Drittmittelprojekte unter der um die bisherige Prüfziffer verkürzten Anordnungsstelle abgebildet, z.b. 841### für ein DFG-Projekt, 813### für ein Bundesprojekt. o Vorteil: Zweckbestimmte Auswertungen nach Organisationseinheiten sind nun möglich Abbildung bei der Staatsoberkasse durch die Buchungsstellen (Kapitel/Titel) Abbildung in SAP: o bei Nichtdrittmittel-Anordnungsstellennummern: Finanzposition = Kapitel-Titel Kombination o bei Drittmittel-Anordnungsstellennummern: - Einnahmefinanzposition = Kapitel-Titel Kombination - Ausgabefinanzposition Kapitel/Titel-Kombination. Diese Aussage bezieht sich lediglich auf die Buchungsträger. Die Kapitel/Titel- Kombination ist im System vorhanden. Es kann auch nach ihr ausgewertet werden. Angezeigt werden bei solchen Auswertungen jedoch die der Kapitel/Titel untergeordneten Finanzpositionen. Die Finanzposition wird bei der Buchung zusätzlich durch ein neues Merkmal, das Sachkonto, weiter differenziert. Das Sachkonto ist die unterste und immer notwendige Buchungsebene. Es ermöglicht sowohl eine kaufmännische Buchführung als auch ein Controlling. 8

9 2.2 Die Finanzstelle Die Finanzstellen repräsentieren die organisatorische Zuordnung (Fakultät, Institute, Lehrstühle etc.). In Kombination mit den Fonds und den Finanzpositionen kann festgestellt werden, wer, was, woraus bezahlt hat. Finanzstellenaufbau (immer 8-Stellig): oder 30 Fakultät Institut Lehrstuhl Generell 00, bei W3-Professuren 30 möglich Der Hierarchieaufbau: Weitere Verschachtelungen innerhalb der Fakultätsfinanzstelle nach Organen/Funktionen und Wissenschaftlichen Einrichtungen Eine weitere Untergliederung der Lehrstuhlfinanzstelle ist auf Antrag (beim Referat 3.1) möglich. So können lehrstuhlspezifische Strukturen (z.b. Werkstatt, Arbeitsgruppen) abgebildet werden. 9

10 2.3 Der Fonds Mittels der Fonds wird eine Differenzierung nach Geldtöpfen vorgenommen. Jedes Drittmittelprojekt und jeder Mittelzuweisungstopf erhält eine eigene Fondsnummer. Über den Fonds kann festgestellt werden wofür (Drittmittelprojekt/Landeshaushalt) die Mittel verwendet wurden. Drittmittelfonds sind immer sechsstellig und werden gegenüber der Staatsoberkasse als Anordnungsstellennummer verwendet (ergänzt um die Prüfziffer) Bei Nichtdrittmittelfonds wird die für den Zahlungsverkehr notwendige Anordnungsstellennummer i.d.r. aus den ersten sechs Ziffern der Finanzstelle (ergänzt um die Prüfziffer) generiert. 10

11 2.4 Die Finanzposition Die Finanzpositionen repräsentiert die haushaltsrechtlichen Strukturen und gibt Auskunft darüber was (Einnahmen, Personal-/Sachausgaben etc.) gebucht wurde Nicht-Drittmittel Verdichtungspositionen Kontierungsposition Verdichtungsposition Kontierungsposition Die Kontierungsposition Sie ist die unterste Hierarchieebene der Finanzpositionen und repräsentiert die Buchungsebene. Sie setzt sich bei den Finanzpositionen, i i die nicht dem Drittmittelbeeich i i zuzuordnen sind, immer aus der Buchungsstelle (Kapitel-Titel) i l l) zusammen. Die Verdichtungsposition Sie bündelt die ihnen untergeordneten Kontierungspositionen/Verdichtungspositionen und wird beim Buchen nicht angezeigt. Die Bündelungsfunktion bewirkt, dass auch über die Verdichtungsposition iti ausgewertet t werden kann. 11

12 2.4.2 Drittmittel Kapitel, Titelgruppe und Titel sind auch hier im Hintergrund vorhanden Verdichtungspositionen Kontierungsposition Die Kontierungsposition Sie ist die unterste Hierarchieebene der Finanzpositionen und repräsentiert die Buchungsebene. Sie setzt t sich bei den Drittmitteln i.d.r. nicht aus der Buchungsstelle (Kapitel-Titel) l l) zusammen sondern i.d.r. aus Titelgruppe- Verwendungszweck. Abweichungen von dem oben abgebildeten Beispiel bestehen bei den Finanzpositionen der Programmpauschalen und EU-Overheadmitteln. Die Titel werden nochmals verfeinert untergliedert. Diese Untergliederung ist notwendig um die Mittelzweckbindung der Drittmittelgeber abzubilden und auswerten zu können. Die Verdichtungsposition Sie bündelt die ihnen untergeordneten Kontierungspositionen/Verdichtungspositionen und wird beim Buchen nicht angezeigt. Die Bündelungsfunktion bewirkt, dass über die Verdichtungsposition ausgewertet werden kann. Hierzu müssen Sie lediglich bei der Auswertung Kontoübersicht die Verdichtungsposition in das Feld Finanzposition eingeben und das Feld unteren Kontierung aktivieren. Eine Verdichtungsposition ist z.b. die Kombination aus Titel (z.b ) ) Eine Auswertung dieser Kombination würde somit die Auswertung aller Kontierungspositionen des Titel zur Folge haben 12

13 2.5 Das Sachkonto Das Sachkonto repräsentiert das für die kaufmännische Buchhaltung notwendige Konto. Die Vorgabe der Sachkontennummer werden im bundeseinheitlichen Verwaltungskostenrahmenplan (VKR) vorgegeben. Das Konto und Unterkonto kann i.d.r. selbständig durch die Finanzabteilung vergeben werden. Sachkonten sind im System mehrfach vorhanden. Pro Finanzposition und Zweck musste ein Sachkonto eingerichtet werden. Diese Sachkonten unterscheiden sich lediglich im Unterkonto Im System existieren für den Zweck Büromaterial inkl. Papier insgesamt 37 Sachkonten. Die Kontendifferenzierung findet hier lediglich li über das Unterkonto t statt tt 13

14 2.5 Der Budgetstrukturplan Im Budgetstrukturplan werden die Kontierungsmerkmale Finanzstelle, Fonds, Finanzposition mit einander verknüpft. Mittels Budget- und Buchungsträgervorgaben g g wird hier festgelegt g wer, was, woraus bezahlen darf. Ohne diese Verknüpfung stellen die o.g. Merkmale lediglich lose Enden dar, die in keinerlei Beziehung zueinander stehen. Der Budgetstrukturplan wird für den Nicht-Drittmitttelbereich vom Referat 3.1. für den Drittmittelbereich vom Referat 3.4 gepflegt Haben Sie auf eine Finanzstelle, Fonds oder Finanzposition beim Buchen keinen Zugriff, fehlt unter Umständen der hierfür notwendige Buchungsträger sofern Sie die Buchungsberechtigung besitzen. 14

15 II. Wie können die Strukturaufbauten im SAP-Auswertungsbereich nachvollzogen/aufgerufen werden? 1. Wie können die Strukturen der Finanzstellen in SAP nachvollzogen werden? 1. Schritt: Melden Sie sich am SAP-Auswertungssystem an (Wegweiser Anmeldung am SAP-Auswertungssystem ) 2. Schritt: Doppelklick auf den Ordner Strukturen (Finanzstellen, Finanzpositionen) 3. Schritt: Doppelklick auf Hierarchie der Finanzpositionen 4. Schritt: Eingabe der Finanzstelle Immer 0002 Geschäftsjahr eingeben Finanzposition eingeben (Verdichtungs- oder Kontierungsposition) Wird keine Finanzstelle eingegeben wird die komplette Hierarchie aufgerufen. 15

16 5. Schritt: Mit der linken Maustaste auf den grünen Hacken klicken 6. Schritt: Finanzstellenbaum aufklappen Wird ein Plus angezeigt, existieren noch untergeordnete Ebenen; mit einem Klick auf das Plus, werden diese angezeigt

17 Exkurs: Aufruf aller Finanzstellen in Listenform 1. Schritt: Wiederholen Sie die vorstehenden Schritte 1 bis 5, geben Sie jedoch bei Schritt 4 keine Finanzstelle ein 2. Schritt: Klicken Sie auf Alphabetische Liste oder drücken Sie die Taste F8 3. Schritt: Die nun erscheinende Listenform kann Mittels der SAP-Menüfunktion Sortierung, Filtern etc. bearbeitet werden. Ignorieren Sie die Gültigkeitsspalten. Nicht mehr aktive Finanzstellen beginnen in der Spalte Bezeichnung immer mit den Worten ALT. 17

18 2. Wie können die Strukturen der Finanzposition in SAP nachvollzogen werden? 1. Schritt: Melden Sie sich am SAP-Auswertungssystem an (Wegweiser Anmeldung am SAP-Auswertungssystem ) 2. Schritt: Doppelklick auf den Ordner Strukturen 3. Schritt: Doppelklick k auf Hierarchie der Finanzpositionen iti 4. Schritt: Eingabe der Finanzposition Immer 0002 Aktuelles Geschäftsjahr eingeben 000 = Standardeinstellung Finanzposition eingeben (Verdichtungs- oder Finanzposition eingeben (Verdichtungs oder Kontierungsposition) Wird keine Finanzposition eingegeben wird die komplette Hierarchie aufgerufen (siehe Seite 22)

19 5. Schritt: Mit der linken Maustaste auf den grünen Hacken klicken 6. Schritt: Hierarchie der Finanzpositionen aufklappen Wird ein Plus angezeigt, existieren noch untergeordnete Ebenen; mit einem Klick auf das Plus, werden diese angezeigt 19

20 Exkurs: Aufruf aller Finanzpositionen in Listenform 1. Schritt: Wiederholen Sie die vorstehenden Schritte 1 bis 5, geben Sie jedoch bei Schritt 4 keine Finanzposition ein 2. Schritt: Klicken Sie auf Alphabetische Liste oder drücken Sie die Taste F8 3. Schritt: Die nun erscheinende Listenform kann Mittels der SAP-Menüfunktion Sortierung, Filtern etc. bearbeitet werden. 20