1. Einleitung. 2. Executive Summary. Controlling-Studie

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1 1. Einleitung Controlling hat in kleinen und mittleren Unternehmen in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen. Gerade in der aktuellen Wirtschafts- und Finanzkrise sind Unternehmen gehalten, den Banken umfassende, auch interne Informationen zur Verfügung zu stellen. Ein auf den Mittelstand angepasstes, gutes Controlling-System liefert diese benötigten Informationen. Die nachfolgende Studie in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) hat zum Ziel festzustellen: wie das Strategische und Operative Controlling in KMU ausgeprägt ist, welche Controlling-Instrumente jeweils zum Einsatz kommen wer die Controlling-Aufgaben wahrnimmt, welche Bedeutung dem Controlling für den Unternehmenserfolg beigemessen wird, inwieweit der Controller spezielle Software einsetzt, wie die Zusammenarbeit mit den Banken durch das Controlling beeinflusst wird und welche Informationen Banken bereitgestellt werden. 2. Executive Summary Die vorliegende Studie gibt einen Überblick über die Nutzung von operativen und strategischen Controlling-Instrumenten in kleinen und mittleren Unternehmen in Niederbayern. Da Unternehmen, die diese Instrumente kaum einsetzen und nur in sehr geringem Maße Controlling durchführen, wahrscheinlich den Fragebogen nicht beantwortet haben, geben die Ergebnisse nur ein Bild der Unternehmen, die sich mit der Thematik beschäftigen. Controlling sollte aber unbedingt schon in Kleinunternehmen eingesetzt werden. Dabei gilt es ein Controlling-System einzurichten, das sich auf ein Mindestmaß beschränkt. Dazu gehört m.e. eine Gesamtunternehmensplanung, die in schriftlicher Form die Erwartungen und Vorgaben für das folgende Jahr fest hält. Dies sollte heute zumindest in Form einer GuV-Planung und einer Liquiditätsplanung vorliegen. Die Studie zeigt, dass das Thema Liquidität inzwischen in KMU einen wichtigen Stellenwert hat. Monatliche Soll-Ist- Vergleiche sollten erstellt werden, um zu prüfen, ob man die Planvorgaben einhält, und zu wissen, wann Steuerungsmaßnahmen ergriffen werden müssen. Zudem gilt es eine verläßliche Produktkalkulation einzurichten und die verwendeten Daten und Kalkulationszuordnungen von Zeit zu Zeit auf Validität zu überprüfen. Hinzu kommen Controllingaufgaben, die bei Bedarf anfallen. Insbesondere sollte bei Investitionen neben einer Marktpotential- und Nutzenanalyse auch Methoden der Investitionsrechnung verwendet werden, um die Vorteilhaftigkeit der geplanten Maßnahme zu überprüfen. Die Controlling-Aufgaben werden ab einer bestimmten Größenordnung von 1

2 Controllern bzw. Controlling-Abteilungen wahrgenommen, können aber auch von anderen Abteilungen oder von Externen geleistet werden. Gute Dokumentation und Berichterstattung erleichtern die Zusammenarbeit mit den Banken, deren Informationsbedarfe insbesondere in Krisenzeiten wachsen. 3. Stichprobe Um den Stand der Controlling-Umsetzung in niederbayerischen KMUs zu analysieren, wurde an 415 Unternehmen in Niederbayern mit einer Unternehmensgröße ab 50 Mitarbeitern (Basis: Unternehmensdaten der IHK Passau in Niederbayern) ein Fragebogen verschickt. Dieser Fragebogen wurde von 60 Unternehmen beantwortet. Damit wurde eine Rücklaufquote von 14,5% erzielt. Nur einige wenige Fragen wurden nicht von allen Unternehmen beantwortet. Häufigkeit Prozent Gültige Prozente AG 8 13,3 13,3 e.k. 1 1,7 1,7 GmbH 30 50,0 50,0 GmbH & Co. KG 19 31,7 31,7 KG 1 1,7 1,7 Körperschaft 1 1,7 1,7 Gesamt ,0 100,0 Die antwortenden Unternehmen sind in unterschiedlichsten Branchen tätig; überwiegende Rechtsform ist die GmbH, gefolgt von der GmbH & Co. KG. Häufigkeit Prozent Gültige Prozente Geschäftsführer 17 28,3 28,3 Kaufmänn. Leiter 17 28,3 28,3 Controller 16 26,7 26,7 Sonstige 10 16,7 16,7 Gesamt ,0 100,0 Wie erwartet wird in der betrachteten Größenklasse ein Großteil der Unternehmen (53%) noch von der Familie in der Unternehmensführung geleitet, nur 30% der antwortenden Unternehmen haben als Gesellschafter nicht mehr schwerpunktmäßig die Familie. 2

3 Familienunternehmen 30% 17% 53% Familienunternehmen - Familie in Unternehmensführung Familienunternehmen - Familie in Aufsichtsgremium kein Familienunternehmen Abbildung 1: Einfluss der Familie Außerdem wurden die Unternehmen nach Konzernzugehörigkeit befragt. 11% der Unternehmen gaben an, Konzern-Muttergesellschaften oder -Holding zu sein, 24% gehören als Tochtergesellschaften zu Konzernen und 60% der antwortenden Unternehmen sind als Einzelunternehmen nicht in einem Konzernverbund tätig. 24% Konzern/Einzelunternehmen 5% selbständiges Unternehmen Muttergesellschaft Konzern Holding Konzern 2% 9% 60% Tochtergesellschaft Konzern Sonstige Abbildung 2: Konzern- vs. Einzelgesellschaften 3

4 4. Parameter für die Gestaltung der Controlling-Aktivitäten Eine wesentliche Einflussgröße auf Controlling-Aktivitäten ist natürlich auch bei kleinen und mittleren Unternehmen die Unternehmensgröße, die in dieser Studie mittels des Umsatzes gemessen wurde. Die Unternehmen mit einem Umsatz von über 20 Mio. Euro setzen im operativen Controlling v.a. Kennzahlen und Kennzahlensysteme, Investitionsplan und rechnungen, sowie Deckungsbeitrags- und Kostenstellenrechnung intensiver ein. Gleichzeitig wird weniger intensiv mit der Vollkostenrechnung gearbeitet als bei den kleineren Unternehmen. Auch Instrumente des strategischen Controllings wie Benchmarking, Wettbewerberanalyse oder strategische Kennzahlensysteme werden in größeren Unternehmen eher eingesetzt. Bei der Betrachtung von Bereichscontrollings sind vor allem das Vertriebs- und das Logistikcontrolling abhängig von der Größe. Hinsichtlich der Controlling-Systeme greift man in größeren Unternehmen eher auf ERP- und Business Intelligence-Systeme zurück. Als zweiter Parameter wurden Unternehmen mit Familienmitgliedern in der Geschäftsführung mit allen anderen verglichen. Dabei lag der Durchschnittsumsatz der familiengeführten Unternehmen bei 41 Mio. Euro, der der anderen bei 36 Mio. Euro. Von Fremdmanagement geführte Unternehmen setzen intensiver operative Controllingsinstrumente ein. Unterschiede zeigen sich vor allem bei Kennzahlen und Kennzahlensystemen, Planbilanzen und Deckungsbeitragsrechnungen sowie Investitionsplanung und -rechenverfahren. Eine schriftliche Jahresplanung ist in diesen Unternehmen Pflicht, während das ein oder andere familiengeführte Unternehmen dies nicht angegeben hat. Die Bedeutung des Controllings wird in den Unternehmen mit Fremdmanagement höher eingeschätzt. Beim Einsatz von Controlling-IT setzen familiengeführte Unternehmen wesentlich weniger auf ERP- und Business Intelligence-Systeme. Während über 90% der fremdgeführten Unternehmen eine Controlling-Abteilung eingerichtet habe, liegt der Anteil bei familiengeführten Unternehmen nur bei knapp über 50%. In der Einschätzung der aktuellen Umsatzrendite zur derzeitigen Branchenentwicklung liegen beide Gruppen allerdings nur geringfügig nicht signifikant auseinander. Wie zu erwarten ist, hat die Konzernzugehörigkeit von Unternehmen einen erheblichen Einfluss auf die Controlling-Aktivitäten des Unternehmens, die - wahrscheinlich gefordert durch den Konzern - wesentlich intensiver durchgeführt werden. Dies zeigt sich bei allen auch zuvor angesprochenen Instrumenten des operativen und strategischen Controllings. Außerdem wurde untersucht, ob die Einrichtung einer Controlling-Abteilung Einfluss auf die Unternehmensrendite hat. Unter den antwortenden Unternehmen läßt sich feststellen, dass 4

5 die Unternehmen, die eine Abteilung mit der Bezeichnung Controlling-Abteilung mit den Controlling-Aufgaben betraut, erfolgreicher hinsichtlich der aktuellen Umsatzrendite sind als andere Unternehmen. 5