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1 W13 PLANTA Portfolio

2 2/12 Unternehmensprofil PLANTA Projektmanagement-Systeme GmbH ist einer der führenden Anbieter von Enterprise Project Management-Software auf dem europäischen Markt. PLANTA bietet seit 35 Jahren branchenunabhängige Software-Lösungen für unternehmensweites Projektmanagement. Die erste Version der Multiprojektmanagement-Software PLANTA Project wurde unter dem Namen PPMS im Rahmen eines BMFT-Forschungsprojekts an der Universität Karlsruhe 1980 entwickelt. Heute ist PLANTA-Software in den Bereichen IT, Forschung und Entwicklung, Maschinen- und Anlagenbau, Projektcontrolling bei ca Anwendern und über 530 Unternehmenslizenzen vor allem in Deutschland, der Schweiz und anderen europäischen Ländern im Einsatz. PLANTA begleitet seine Kunden mit einem ganzheitlichen Angebot von Software und Dienstleistungen: von der Beratung und Planung über die Implementierung bis zur Betreuung nach Einführung des Systems im Unternehmen. PLANTA ist ein inhabergeführtes Unternehmen und steht bei der Weiterentwicklung seiner Produkte in engem Kontakt zu seinen Kunden. Die Produktentwicklung erfolgt am Stammsitz in Karlsruhe. PLANTA-Software im Überblick

3 3/12 Enterprise Project Management (EPM) PLANTA bietet Software-Lösungen, die die Verknüpfung von strategischer Planung mit operativem Projektgeschäft ermöglichen. Die EPM-Lösungen von PLANTA helfen Ihnen, die richtigen Projekte auszuwählen, die am ehesten zur Unternehmensstrategie passen (->PLANTA Portfolio) und unterstützen Sie, die ausgewählten Projekte optimal zu steuern (->PLANTA Project). So können Sie Chancen und Risiken frühzeitig identifizieren und Investitionsentscheidungen optimieren. Effiziente Controlling-Funktionalität und durchgehende Planungsprozesse zwischen Portfolio- und Projektmanagement unterstützen alle an diesen Prozessen Beteiligte beim Übergang vom strategischen zum operativen Projektmanagement. Strategisches Management Deckt sich das Projektportfolio mit der Unternehmensstrategie? Welche Projekte sind nicht (mehr) wirtschaftlich? Liefern die Projekte den versprochenen Nutzen? Welche Projektrisiken gehen wir ein? Welche Projekte müsste man abbrechen? Wie viele Projekte kann/sollte man sich leisten? Enterprise Project Management Strategisches Projektmanagement - Projektportfoliomanagement - Programmmanagement Portfolios Programme PLANTA Portfolio Operatives Projektmanagement - Multiprojektmanagement - Einzelprojektmanagement - Ressourcenmanagement Multiprojekte Projekte PLANTA Project Nutzen von PLANTA Portfolio im Überblick Strategieorientierte, systematische Planung des Projektportfolios nach validierten Kriterien Standardisierte Verwaltung der Investitionsvorhaben bis zu deren kontrollierten Umsetzung Zyklische Portfoliobildung - auch jahresübergreifend Optimierung von Investitionsentscheidungen Investition in die richtigen Projekte Planung und Einsatz von Ressourcen entsprechend dem geplanten Projektportfolio Frühzeitige Identifizierung von Chancen und Risiken Reduzierung der Anzahl Projekte auf das richtige Maß

4 4/12 Anforderung an das Portfoliomanagement Von der Strategie über strategische Initiativen zum Projekt (Konzern/Firma/Bereich) Geschlossene Regelkreise mit klar definiertem Datenbestand Portfolioplanung Projektplanung Strategiefindung Abgeleitete Vorgaben pro GF-Strategie oder ICT-Strategie Freigaben Planung, Steuerung, Pendenzenverwaltung, Risiken und Chancen überwachen, Änderungsanträge Jahresbudget Statusreporting Ideen, Vorhaben, Projekte Aufwand, Kosten (Soll, Ist, Rest, Gesamt) Erlös, Nutzen, Obligo, Chancen, Risiken Prozessorientiert planen PLANTA Portfolio bietet die Möglichkeit, Ideen, Vorhaben und Projekte prozessorientiert zu planen und zu steuern. Ein Standard-Prozessmodell entsprechend der DIN-Norm wird mitgeliefert. Weitere Standard-Prozessmodelle nach PMI und PRINCE2 sind möglich. Es ist aber auch möglich - je nach Anforderungen des Unternehmens - kundenindividuell definierbare Prozesse einzusetzen bzw. in bestehende Modelle manuell neue Prozessschritte einzufügen. Das Phasenmodell zeigt die Prozessschritte nach Phasen (z.b. Ideen, Vorhaben) an. Der Status jedes Prozessschritts der Phase wird deutlich (z.b. offen, abgelehnt, akzeptiert, erledigt, storniert, unvollständig). Wenn alle Prozessschritte auf erledigt gesetzt wurden, erfolgt die Freigabe und der Phasenwechsel erfolgt automatisch. Eine News kann versendet werden, wenn die Phase freigegeben wird. Die News-Verteilerart ( oder Pop-up-Nachricht) lässt sich vorab pro Mitarbeiter definieren.

5 5/12 PLANTA Portfolio-Workflow PLANTA Portfolio ermöglicht die Bildung und Auswertung von Projektportfolios - auch jahresübergreifend - und unterstützt alle Phasen des Portfoliomanagements, von der Festlegung der Bewertungskriterien über die Klassifikation von Ideen, Vorhaben und Projekten, deren Priorisierung bis hin zum Ziel- und Projektmonitoring. Definition Beschreibung Bewertung Priorisierung Ergebnis Kontrolle Bewertung der Projektideen, Vorhaben und Projekte hinsichtlich Zielbeitrag Risikoabschätzung Wirtschaftlichkeit Definition von Bewertungskriterien und Risiko- Checklisten Beschreibung und Klassifikation von Projektideen, Vorhaben und Projekten Monitoring der Zielerreichung und des Portfoliostatus im Portfoliostatusbericht Priorisierung der Projektideen, Vorhaben und Projekte Machbarkeit prüfen Portfolio ist verabschiedet Definition von Bewertungskriterien Will man aus einer Auswahl von Projekten diejenigen Projekte ermitteln, die am Besten zur Unternehmensstrategie passen, müssen zuerst die Bewertungskriterien und Risiken definiert werden, sie dienen als Basis für die strategische Bewertung der Projektideen, Vorhaben und Projekte. Die Bewertungskriterien und deren Gewichtung werden in den Portfolio-Stammdaten definiert und gepflegt. Über die Gewichtung der Bewertungskriterien wird der Gesamtzielbeitrag (Strategiebeitrag) und Risikowert der Projektideen systemgestützt berechnet. Die Bewertungskriterien können pro Bereich angelegt werden. Bereiche sind z.b. Investments, Projekte, Produkte etc. Bewertungskriterien

6 6/12 Definition von Risiken und Zielbeitrag Risiken, die den Verlauf eines Projektes beeinträchtigen könnten, werden systematisch erfasst, bewertet und gesteuert. Neue Risiken müssen frühzeitig erkannt und bekannte Risiken stetig neu bewertet werden. Mögliche Projektrisiken werden in Form von Fragen formuliert und gewichtet. Der Risikowert wird in % anhand der in der Risikocheckliste zusammengestellten Fragen ermittelt. Ebenso werden strategische Bereichsziele in Haupt- und Teilziele strukturiert und durch zusätzliche Informationen zu Priorität, Kategorie, Endtermin, Budget und Status beschrieben und für die Bewertung freigegeben. Risikocheckliste Beschreibung der Planungsobjekte In Steckbriefen werden Ideen, Vorhaben und Projekte erfasst und detailliert beschrieben. Informationen zu Ziel, Umfang und möglichen Folgen bei Nichtumsetzung, Kosten, Aufwänden, Nutzen sowie Key Performance-Indikatoren werden dort erfasst. Die einzelnen Kostenund Aufwandsbudgets können separat freigegeben werden.

7 7/12 Bewertung Die beschriebenen Projektideen, Vorhaben und Projekte werden hinsichtlich Zielbeitrag, Risiko und Wirtschaftlichkeit bewertet Angezeigt werden die für die Gewichtung relevanten Bewertungskriterien sowie Zielbeitrag und Risikowert. Priorisierung Die Projektideen, Vorhaben und Projekte werden nach Bezugsgrößen wie Wirtschaftlichkeit, Marktorientierung etc. priorisiert. Die Kosten und Aufwände des Portfoliozeitraums der zugeordneten Projektideen, Vorhaben und Projekte werden summiert und können mit dem Budget des Portfolios verglichen werden. Auf dieser Basis kann entschieden werden, welche Projekte durchgeführt werden können und welche nicht.

8 8/12 Machbarkeit prüfen Die Ressourcenverfügbarkeit (Abteilungen, Skills) wird für die in Portfolios enthaltenen Projekte, Vorhaben und Ideen geprüft. Ideen und Vorhaben können einfach mit der Maus verschoben werden, um Ressourcenoptimierung zu erreichen. Portfolio ist verabschiedet Ideen, Vorhaben und Projekte werden priorisiert und dem Portfolio zugeordnet. Das Ergebnis ist das verabschiedete Portfolio. Nun kann entschieden werden, ob Ideen zu Vorhaben bzw. Vorhaben zu Projekten werden. Diese können dann in PLANTA Project detailliert geplant werden.

9 9/12 Portfoliomonitoring Der Status des Portfolios wird über den Status der einzelnen Ideen, Vorhaben und Projekte gesteuert. Die Kontrolle der Zielerreichung ist darüber möglich. Das Portfoliomonitoring erfolgt über den Portfoliostatusbericht, der die relevanten Informationen abbildet. Portfolioauswertung PLANTA Portfolio bietet flexible Auswertungsmöglichkeiten der Projekte, Vorhaben und Ideen nach verschiedenen Bezugsgrößen, um beispielsweise entscheiden zu können, ob in ein Projekt weiter investiert werden sollte oder nicht. Stichtagsbezogene Portfolioauswertungen und Trendanalysen von Projektkosten und erlösen können erstellt werden. Über einfaches Betätigen von Schaltflächen sind im Portfolio verschiedene grafische Portfolio- Auswertungen möglich. Die Darstellung als Bubble Chart berücksichtigt zwei gewählte Bezugsgrößen, die des Spinnennetz-Diagramms alle Bezugsgrößen.

10 10/12 Portfolioübersicht Im Modul Portfolioübersicht erhält der Portfoliomanager einen schnellen Überblick über die vorhandenen Portfolios. Für jedes Portfolio werden bestimmte Portfoliodaten in den entsprechenden Bereichen grafisch dargestellt. Unter den Grafiken werden die dem Portfolio zugeordneten Ideen, Vorhaben und Projekte angezeigt.

11 11/12 Auszug aus der Kundenliste PLANTA-Kunden kommen aus den unterschiedlichsten Branchen. Schwerpunkte sind: IT, Banken und Versicherungen, Maschinen- und Anlagenbau, Automobilhersteller und -zulieferer. Partnerschaften: :

12 12/12 W13 Projekte prozessorientiert planen Strategische Planung und Steuerung Ihres Portfolios Überblick über Termine, Ressourcen, Kosten aller Projekte im Unternehmen Klare Definition von Verantwortlichkeiten Berechtigungen über Workflows Benutzeroberfläche einfach anpassbar Standardisierte Schnittstellen Userunabhängiges oder Named-User-Lizenzmodell Standard-Prozessmodelle nach DIN, PMI, PRINCE2 oder kundenindividuelle Prozesse PLANTA Deutschland PLANTA Projektmanagement-Systeme GmbH Bunsenstraße Karlsruhe Tel Fax PLANTA Schweiz PLANTA Projektmanagement-Systeme GmbH Stadthausstraße Winterthur Tel Fax Copyright 2015 PLANTA Projektmanagement-Systeme GmbH. Alle Rechte vorbehalten.

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