Vergabearten nach der --> VOL/A Wertgrenzen Schätzung des Auftragswertes Losbildung und Teilung von Aufträgen...

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1 Stand: September 2017 Inhalt Vergabearten nach der --> VOL/A... 2 Wertgrenzen... 4 Schätzung des Auftragswertes... 6 Losbildung und Teilung von Aufträgen... 8 Wahl des Vergabeverfahrens... 9 Öffentliche Ausschreibung... 9 Beschränkte Ausschreibung Freihändige Vergabe Offenes Verfahren Nicht offenes Verfahren Verhandlungsverfahren Fristen... 27

2 Vergabearten nach der VOL/A Auftragswert unterhalb des Schwellenwertes* (=nationales Verfahren) Auftragswert oberhalb/ab Erreichen des Schwellenwertes* (=europaweites Verfahren) Öffentliche Ausschreibung Offenes Verfahren Beschränkte Ausschreibung Nicht offenes Verfahren o mit Teilnahmewettbewerb o Immer mit o ohne Teilnahmewettbewerb Teilnahmewettbewerb Freihändige Vergabe o mit Teilnahmewettbewerb o ohne Teilnahmewettbewerb Verhandlungsverfahren o mit Teilnahmewettbewerb o ohne Teilnahmewettbewerb *Schwellenwerte: - für Liefer- und Dienstleistungen (VOL): netto - für besondere soziale Dienstleistungen nach Anhang XIV der Richtlinie 2014/24/EU: netto - (für Bauaufträge: netto) es gilt die VOB! Sonstiges: - Ausschreibung und Vergabe von freiberuflichen Leistungen es gilt die VOF! - Ausschreibung und Vergabe von Aufträgen im Bereich des Verkehrs, der Trinkwasserversorgung und der Energieversorgung es gilt die Sektorenverordnung (SektVO) Bitte beachten: bei allen Ausschreibungen ist ein Vergabevermerk zu führen! In folgenden Fällen kann der verkürzte Vergabevermerk für freihändige Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb bis netto geführt werden: Auftragssumme < netto 3 Abs. 5c) VOL/A: Eine Freihändige Vergabe ist zulässig, wenn es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen 2

3 In folgendem Fall kann der verkürzte Vergabevermerk für Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb ab netto geführt werden: 3 Abs. 4b) EG VOL/A: Die Auftraggeber können Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn es sich um die Lieferung von Waren handelt, die nur zum Zwecke von Forschungen, Versuchen, Untersuchungen, Entwicklungen oder Verbesserungen hergestellt werden, wobei unter diese Bestimmung nicht eine Serienfertigung zum Nachweis der Marktfähigkeit des Produktes oder zur Deckung der Forschungs- und Entwicklungskosten fällt 3

4 Wertgrenzen < 60 netto: - Keine Inventarisierung - Buchung als Sachaufwand (s. Inventarisierungs-Handbuch unter ltungshandbuch/fibu/) netto: - Keine Inventarisierung - Buchung als GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter) (s. Inventarisierungs- Handbuch unter ltungshandbuch/fibu/) > 410 netto: - Inventarisierung, wenn Nutzungsdauer > 1 Jahr (Anlagegüter, deren Nutzungsdauer ein Jahr nicht überschreitet, müssen nicht inventarisiert werden. Sie zählen zu den Verbrauchsgütern und werden als Sachaufwand gebucht.) - Ausfüllen des Erfassungsbogens für Geräte und Ausstattungen unter ltungshandbuch/fibu/ < netto: - Bagatellgrenze: freihändige Vergabe bzw. Direktkauf möglich, kein Vergabeverfahren notwendig netto netto: - freihändige Vergabe (schriftliche Vergleichsangebote erforderlich; insgesamt mindestens drei Angebote) - Ein Vergabevermerk ist zu führen - Ausnahme: bei Bestellung über bindende Rahmenverträge sind keine Vergleichsangebote notwendig > brutto: - Ausfüllen des Formulars Vollzug der Korruptionsbekämpfungsrichtlinie bei allen beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben netto netto: - Nationale Ausschreibung: öffentliche Ausschreibung (beschränkte Ausschreibung und freihändige Vergabe nur in begründeten Ausnahmefällen) - Ein Vergabevermerk ist zu führen - Ausnahme: bei Bestellung über bindende Rahmenverträge ist keine Ausschreibung notwendig 4

5 > netto: - EU-weite Ausschreibung: offenes Verfahren (nicht offenes Verfahren, wettbewerblicher Dialog und Verhandlungsverfahren nur in begründeten Ausnahmefällen) - Ein Vergabevermerk ist zu führen - Ausnahme: bei Bestellung über bindende Rahmenverträge ist keine Ausschreibung notwendig 5

6 Schätzung des Auftragswertes 3VgV: (1) Bei der Schätzung des Auftragswertes ist von der geschätzten Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung einschließlich etwaiger Prämien oder Zahlungen an Bewerber oder Bieter auszugehen. Dabei sind alle Optionen oder etwaige Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen. (2) Der Wert eines beabsichtigten Auftrages darf nicht in der Absicht geschätzt oder aufgeteilt werden, den Auftrag der Anwendung dieser Verordnung zu entziehen. (3) Bei regelmäßig wiederkehrenden Aufträgen oder Daueraufträgen über Lieferoder Dienstleistungen ist der Auftragswert zu schätzen 1. entweder auf der Grundlage des tatsächlichen Gesamtwertes entsprechender aufeinander folgender Aufträge aus dem vorangegangenen Haushaltsjahr; dabei sind voraussichtliche Änderungen bei Mengen oder Kosten möglichst zu berücksichtigen, die während der zwölf Monate zu erwarten sind, die auf den ursprünglichen Auftrag folgen, oder 2. auf der Grundlage des geschätzten Gesamtwertes aufeinander folgender Aufträge, die während der auf die erste Lieferung folgenden zwölf Monate oder während des auf die erste Lieferung folgenden Haushaltsjahres, wenn dieses länger als zwölf Monate ist, vergeben werden. (4) Bei Aufträgen über Liefer- oder Dienstleistungen, für die kein Gesamtpreis angegeben wird, ist Berechnungsgrundlage für den geschätzten Auftragswert 1. bei zeitlich begrenzten Aufträgen mit einer Laufzeit von bis zu 48 Monaten der Gesamtwert für die Laufzeit dieser Aufträge; 2. bei Aufträgen mit unbestimmter Laufzeit oder mit einer Laufzeit von mehr als 48 Monaten der 48-fache Monatswert. (5) Bei Bauleistungen ist neben dem Auftragswert der Bauaufträge der geschätzte Wert aller Lieferleistungen zu berücksichtigen, die für die Ausführungen der Bauleistungen erforderlich sind und vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden. (6) Der Wert einer Rahmenvereinbarung oder eines dynamischen elektronischen Verfahrens wird auf der Grundlage des geschätzten Gesamtwertes aller Einzelaufträge berechnet, die während deren Laufzeit geplant sind. (s. auch 4 VOL/A: Die Laufzeit darf vier Jahre nicht überschreiten, es sei denn der Auftragsgegenstand oder andere besondere Umstände rechtfertigen eine Ausnahme) (7) Besteht die beabsichtigte Beschaffung aus mehreren Losen, für die jeweils ein gesonderter Auftrag vergeben wird, ist der Wert aller Lose zugrunde zu legen. Bei Lieferaufträgen gilt dies nur für Lose über gleichartige Lieferungen. Soweit eine zu vergebende freiberufliche Leistung nach 5 VgV in mehrere Teilaufträge derselben freiberuflichen Leistung aufgeteilt wird, müssen die Werte der Teilaufträge zur Berechnung des geschätzten Auftragswertes addiert werden. (8) Bei Auslobungsverfahren, die zu einem Dienstleistungsauftrag führen sollen, ist der Wert des Dienstleistungsauftrags zu schätzen zuzüglich etwaiger Preisgelder und Zahlungen an Teilnehmer. Bei allen übrigen Auslobungsverfahren entspricht der Wert der Summe aller Preisgelder und sonstigen Zahlungen an Teilnehmer sowie des Wertes des Dienstleistungsauftrags, der vergeben werden könnte, soweit der Auftraggeber dies in der Bekanntmachung des Auslobungsverfahrens nicht ausschließt. (9) Maßgeblicher Zeitpunkt für die Schätzung des Auftragswertes ist der Tag, an 6

7 dem die Bekanntmachung der beabsichtigten Auftragsvergabe abgesendet oder das Vergabeverfahren auf andere Weise eingeleitet wird. 7

8 Losbildung und Teilung von Aufträgen Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben (Mittelstandsförderung). Bei der Vergabe kann auf eine Aufteilung oder Trennung verzichtet werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründen dies erfordern. Auf eine losweise Vergabe kann z.b. verzichtet werden, o wenn aus der Kenntnis des einschlägigen Marktes festgestellt werden kann, dass keine mittelständischen Bewerber vorhanden sind. Für die Einstufung als mittelständischer Bewerber ist nicht auf die absolute Größe abzustellen; maßgeblich sind die jeweiligen Marktverhältnisse, o wenn bei erschwerter Zuordnung von Verantwortlichkeiten eine einheitliche Gewährleistung notwendig ist, o wenn eine strikte Termineinhaltung oder eine erhebliche Beschleunigung der Realisierung erforderlich ist (dabei muss der Zeitvorteil erforderlich und konkret bezifferbar sein. Allgemeiner Zeitdruck ist nicht ausreichend. Die Reduzierung des Koordinierungsaufwands beim Auftraggeber allein ist ebenfalls nicht ausreichend), o wenn die losweise Vergabe aus sonstigen Gründen zu einer erheblichen Unwirtschaftlichkeit führen würde (z.b. unverhältnismäßige Kostennachteile), o wenn eine Zusammenfassung aus technischen Gründen erforderlich ist o wenn der Auftragswert von Grund auf bereits so gering ist, dass eine Beteiligung mittelständischer Unternehmen möglich ist. Für die Auftragswertberechnung ist die Summe aller Lose zugrunde zu legen. Wenn mehrere Einzelaufträge kurz hintereinander an den gleichen Bieterkreis vergeben werden, droht eine Rüge wegen künstlicher Aufspaltung. Aufträge dürfen keinesfalls ohne sachlichen Grund so zugeschnitten werden, dass die EU-Schwellenwerte unterschritten werden. 8

9 Wahl des Vergabeverfahrens Grundsätzlich ist die öffentliche Ausschreibung bzw. (ab Erreichen der Schwellenwerte) das offene Verfahren anzuwenden. Für die Anwendung aller anderen Vergabearten müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Öffentliche Ausschreibung Bei öffentlicher Ausschreibung werden Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren nach öffentlicher Aufforderung einer unbeschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben. Öffentliche Ausschreibung muss stattfinden, soweit nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen. Anforderungen festlegen Projekt ausschreiben Projekt beauftragen Anlegen einer Vergabeakte (= Vergabevermerk) Schätzung des Auftragswertes Festlegung des Vergabeverfahrens bzw. der Vergabeart Erstellung eines Zeitplans Erstellung der Verdingungsunterlagen inklusive der Vertragsentwürfe und der Bewertungsmatrizen für die Eignungsprüfung und die Leistungsbewertung (Vergabeunterlagen: 7+8, VOL/A) Erstellung der Bekanntmachung der öffentlichen Ausschreibung mit den geforderten Inhalten nach VOL/A Aufnahme der jeweiligen Bewertungsmatrix für die Eignungsprüfung und Leistungsbewertung in die Vergabeakte Veröffentlichung der Bekanntmachung der öffentlichen Ausschreibung Entgegennahme der Anträge der Interessenten zur Übersendung der Verdingungsunterlagen Versendung der Verdingungsunterlagen Behandlung von Bewerberfragen Angebotsöffnung ( VOL/A) (Vergabesitzung) Bewertung der Angebote (Vergabesitzung) Zuschlagsentscheidung (Vergabesitzung) Information an nicht berücksichtigte Bieter ( 19 VOL/A + 101a GWB) (Absageschreiben) Zuschlagserteilung (Auftragsschreiben) Erstellung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Unterzeichnung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Abschluss des Vergabeverfahrens 9

10 Beschränkte Ausschreibung Bei der beschränkten Ausschreibung werden Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren nach Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben. Soweit es zweckmäßig ist, soll der beschränkten Ausschreibung eine öffentliche Aufforderung vorangehen, sich um Teilnahme zu bewerben (beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb). Eine beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb ist zulässig, wenn o die Leistung nach ihrer Eigenart nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen in geeigneter Weise ausgeführt wenn kann, besonders wenn außergewöhnliche Eignung erforderlich ist, o eine öffentliche Ausschreibung aus anderen Gründen (z. B. Dringlichkeit, Geheimhaltung) unzweckmäßig ist. Eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist zulässig, wenn o eine öffentliche Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt hat, o die öffentliche Ausschreibung für den Auftraggeber oder die Bewerber einen Aufwand verursachen würde, der zu dem erreichten Vorteil oder dem Wert der Leistung im Missverhältnis stehen würde. Bei beschränkten Ausschreibungen sollen mehrere - grundsätzlich mindestens drei - Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. 10

11 Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb Die beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb teilt sich in zwei Bereiche auf. Zum einen besteht sie aus dem öffentlichem Teilnahmewettbewerb, in dem der Kreis derer bestimmt werden soll, die zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden sollen, und der beschränkten Ausschreibung andererseits. Zweckmäßigerweise wird der öffentliche Teilnahmewettbewerb dann vorgeschaltet, wenn der Auftraggeber keine ausreichenden Kenntnisse über den in Betracht kommenden Bewerberkreis hat und sich über diesen einen Überblick verschaffen möchte. Die Vergabeunterlagen können hierbei mit in die Bekanntmachung des Teilnahmewettbewerbs aufgenommen werden. Anforderungen festlegen Anlegen einer Vergabeakte (= Vergabevermerk) Schätzung des Auftragswertes Festlegung des Vergabeverfahrens bzw. der Vergabeart Erstellung eines Zeitplans Projekt ausschreiben Erstellung der Verdingungsunterlagen inklusive der Vertragsentwürfe und der Bewertungsmatrizen für die Eignungsprüfung und die Leistungsbewertung (Vergabeunterlagen: 7+8, VOL/A) Erstellung der Bekanntmachung des öffentlichen Teilnahmewettbewerbs mit den geforderten Inhalten nach VOL/A evtl. vorher Auskunftsersuchen beim Auftragsberatungszentrum Bayern e.v. (ABZ) (ab ) Aufnahme der jeweiligen Bewertungsmatrix für die Eignungsprüfung und Leistungsbewertung in die Vergabeakte Veröffentlichung der Bekanntmachung des öffentlichen Teilnahmewettbewerbs Projekt beauftragen Entgegennahme und Beantwortung von eventuellen Fragen der Interessenten Entgegennahme der Teilnahmeanträge Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge Auswahl derjenigen Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen Information an nicht berücksichtigte Bewerber ( 19 VOL/A + 101a GWB) (Absageschreiben) Versendung der Verdingungsunterlagen Behandlung von Bewerberfragen Angebotsöffnung ( VOL/A) (Vergabesitzung) Bewertung der Angebote (Vergabesitzung) Zuschlagsentscheidung (Vergabesitzung) Information an nicht berücksichtigte Bieter ( 19 VOL/A + 101a GWB) (Absageschreiben) Zuschlagserteilung (Auftragsschreiben) Erstellung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Unterzeichnung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Abschluss des Vergabeverfahrens 11

12 Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb Kennzeichen für die beschränkte Vergabe ohne öffentlichem Teilnahmewettbewerb ist, dass nicht eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen, sondern nur bestimmte, ausgewählte Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. An die Stelle eines öffentlichen Wettbewerbs tritt also ein Wettbewerb zwischen den eingeladenen Bietern. Bei der beschränkten Ausschreibung erfolgt keine Bekanntmachung, sondern hier kommt die Auswahl der Unternehmen, die zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, zu tragen. Hinsichtlich dessen ist die Möglichkeit gegeben, dass sich der Auftraggeber unmittelbar an einen begrenzten Kreis von Unternehmen wenden und sie zur Abgabe eines Angebots auffordern kann, ohne die beabsichtigte Vergabe des Auftrags bekannt zu machen. Im Allgemeinen erhalten drei bis acht geeignete Bewerber eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots. Erforderlich für eine beschränkte Ausschreibung ist stets, dass der öffentliche Auftraggeber über eine hinreichende Marktübersicht verfügt. Ist dies nicht der Fall, so ist vor der beschränkten Ausschreibung der in Betracht kommende Bewerberkreis zu erkunden. Zu diesem Zweck kann der Auftraggeber öffentlich dazu auffordern, sich um Teilnahme zu bewerben (so genannter Teilnahmewettbewerb). Bei Auftragswerten über Euro kann er sich ferner von der Auftragsberatungsstelle des Bundeslandes, in dem der Auftraggeber seinen Sitz hat, geeignete Bewerber benennen lassen (Auftragsberatungszentrum Bayern e.v. (ABZ)). Dabei ist der Auftragsberatungsstelle die zu vergebende Leistung hinreichend zu beschreiben. Der Auftraggeber kann der Auftragsberatungsstelle auch vorgeben, wie viele Unternehmen er benannt haben will und er kann auf besondere Erfordernisse hinweisen, die von den Unternehmen zu erfüllen sind. In der Regel hat der Auftraggeber die ihm von der Beratungsstelle benannten Unternehmen zur Angebotsabgabe im Rahmen der beschränkten Ausschreibung aufzufordern. Bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ist jeder vergebene Auftrag für die Dauer von drei Monaten auf Internetportalen oder den eigenen Internetseiten zu veröffentlichen. Diese Information enthält mindestens folgende Angaben: o Name des Auftraggebers und dessen Beschaffungsstelle sowie deren Adressdaten, o Name des beauftragten Unternehmens; soweit es sich um eine natürliche Person handelt, ist deren Einwilligung einzuholen oder die Angabe zu anonymisieren, o Vergabeart, o Art und Umfang der Leistung, o Zeitraum der Leistungserbringung. 12

13 Anforderungen festlegen Projekt ausschreiben Projekt beauftragen Anlegen einer Vergabeakte (= Vergabevermerk) Schätzung des Auftragswertes Festlegung des Vergabeverfahrens bzw. der Vergabeart Erstellung eines Zeitplans Erstellung der Verdingungsunterlagen inklusive der Vertragsentwürfe und der Bewertungsmatrix für die Leistungsbewertung (Vergabeunterlagen: 7+8 VOL/A) Aufnahme der Bewertungsmatrix für die Leistungsbewertung in die Vergabeakte Auswahl derjenigen Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen Versendung der Verdingungsunterlagen Behandlung von Bewerberfragen Angebotsöffnung ( VOL/A) (Vergabesitzung) Bewertung der Angebote (Vergabesitzung) Zuschlagsentscheidung (Vergabesitzung) Information an nicht berücksichtigte Bieter ( 19 VOL/A + 101a GWB) (Absageschreiben) Zuschlagserteilung (Auftragsschreiben) Erstellung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Unterzeichnung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Abschluss des Vergabeverfahrens 13

14 Freihändige Vergabe Bei der freihändigen Vergabe werden Leistungen ohne ein förmliches Verfahren vergeben. Bei einer freihändigen Vergabe wendet sich der Auftraggeber an Wirtschaftsteilnehmer seiner Wahl und verhandelt mit ihnen über die Auftragsbedingungen. Die freihändige Vergabe definiert sich durch die Zulässigkeit von Preisverhandlungen mit dem Bieter. Es dürfen jedoch nur Unternehmer aufgefordert werden, die über die zur Ausführung des Auftrags erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit verfügen. Deshalb kann der öffentliche Auftraggeber von den Unternehmern die erforderlichen Eignungsnachweise verlangen. Die Unternehmen geben dann das Angebot ebenfalls formlos ab. Dieses wird dann vom öffentlichen Auftraggeber geprüft. Auch der Zuschlag kann formlos erteilt werden. Soweit es zweckmäßig ist, soll der freihändigen Vergabe eine öffentliche Aufforderung vorangehen, sich um Teilnahme zu bewerben (freihändige Vergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb). Es sollen mehrere grundsätzlich mindestens drei Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Eine freihändige Vergabe ist zulässig, wenn o nach Aufhebung einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung eine Wiederholung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht, o im Anschluss an Entwicklungsleistungen Aufträge in angemessenem Umfang und für angemessene Zeit an Unternehmen, die an der Entwicklung beteiligt waren, vergeben werden müssen. o es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen, o bei geringfügigen Nachbestellungen im Anschluss an einen bestehenden Vertrag kein höherer Preis als für die ursprüngliche Leistung erwartet wird, und die Nachbestellungen insgesamt 20 vom Hundert des Wertes der ursprünglichen Leistung nicht überschreiten, o Ersatzteile oder Zubehörstücke zu Maschinen und Geräten vom Lieferanten der ursprünglichen Leistung beschafft werden sollen und diese Stücke in brauchbarer Ausführung von anderen Unternehmen nicht oder nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen bezogen werden können, o es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist, o die Leistung aufgrund von Umständen, die die Auftraggeber nicht voraussehen konnten, besonders dringlich ist und die Gründe für die besondere Dringlichkeit nicht dem Verhalten der Auftraggeber zuzuschreiben sind, o die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können, o sie durch Ausführungsbestimmungen von einem Bundesminister gegebenenfalls Landesminister bis zu einem bestimmten Höchstwert zugelassen ist, 14

15 o Aufträge ausschließlich an Werkstätten für behinderte Menschen vergeben werden sollen, o Aufträge ausschließlich an Justizvollzugsanstalten vergeben werden sollen, o für die Leistung aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht kommt. 15

16 Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb: Anforderungen festlegen Anlegen einer Vergabeakte (= Vergabevermerk) Schätzung des Auftragswertes Festlegung des Vergabeverfahrens bzw. der Vergabeart Erstellung eines Zeitplans Projekt ausschreiben Erstellung der Verdingungsunterlagen inklusive der Vertragsentwürfe und der Bewertungsmatrizen für die Eignungsprüfung und die Leistungsbewertung (Vergabeunterlagen: 7+8 VOL/A) Aufnahme der jeweiligen Bewertungsmatrix für die Eignungsprüfung und Leistungsbewertung in die Vergabeakte Veröffentlichung der Bekanntmachung der freihändigen Vergabe evtl. vorher Auskunftsersuchen beim Auftragsberatungszentrum Bayern e.v. (ABZ) (ab ) Projekt beauftragen Entgegennahme und Beantwortung von Fragen der Interessenten Entgegennahme der Teilnahmeanträge Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge Auswahl derjenigen Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen Information an nicht berücksichtigte Bewerber ( 19 VOL/A + 101a GWB) (Absageschreiben) Versendung der Verdingungsunterlagen Behandlung von Bewerberfragen Angebotsöffnung ( VOL/A) (Vergabesitzung) Bewertung der Angebote (Vergabesitzung) Gegebenenfalls Verhandlungsrunden mit Dokumentation der Ergebnisse Neubewertung der Angebote aufgrund der Verhandlungsergebnisse Zuschlagsentscheidung (Vergabesitzung) Information an nicht berücksichtigte Bieter ( 19 VOL/A + 101a GWB) (Absageschreiben) Zuschlagserteilung (Auftragsschreiben) Erstellung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Unterzeichnung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Abschluss des Vergabeverfahrens 16

17 Freihändige Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb: Anforderungen festlegen Anlegen einer Vergabeakte (= Vergabevermerk) Schätzung des Auftragswertes Festlegung des Vergabeverfahrens bzw. der Vergabeart Erstellung eines Zeitplans Projekt ausschreiben Erstellung der Verdingungsunterlagen inklusive der Vertragsentwürfe und der Bewertungsmatrix für die Leistungsbewertung (Vergabeunterlagen: 7+8 VOL/A) Aufnahme der jeweiligen Bewertungsmatrix für die Eignungsprüfung und Leistungsbewertung in die Vergabeakte Auswahl derjenigen Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen Projekt beauftragen Versendung der Verdingungsunterlagen Behandlung von Bewerberfragen Angebotsöffnung ( VOL/A) (Vergabesitzung) Bewertung der Angebote (Vergabesitzung) Gegebenenfalls Verhandlungsrunden mit Dokumentation der Ergebnisse Neubewertung der Angebote aufgrund der Verhandlungsergebnisse Zuschlagsentscheidung (Vergabesitzung) Information an nicht berücksichtigte Bieter ( 19 VOL/A + 101a GWB) (Absageschreiben) Zuschlagserteilung (Auftragsschreiben) Erstellung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Unterzeichnung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Abschluss des Vergabeverfahrens Bei Freihändigen Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb ist jeder vergebene Auftrag für die Dauer von drei Monaten auf Internetportalen oder den eigenen Internetseiten zu veröffentlichen. Diese Information enthält mindestens folgende Angaben: o Name des Auftraggebers und dessen Beschaffungsstelle sowie deren Adressdaten, o Name des beauftragten Unternehmens; soweit es sich um eine natürliche Person handelt, ist deren Einwilligung einzuholen oder die Angabe zu anonymisieren, o Vergabeart, o Art und Umfang der Leistung, o Zeitraum der Leistungserbringung. 17

18 Offenes Verfahren Das offene Verfahren entspricht der öffentlichen Ausschreibung bei einem Auftragswert oberhalb des Schwellenwertes. Anforderungen festlegen Anlegen einer Vergabeakte (= Vergabevermerk) Schätzung des Auftragswertes Festlegung des Vergabeverfahrens bzw. der Vergabeart Erstellung eines Zeitplans Projekt ausschreiben Erstellung der Verdingungsunterlagen inklusive der Vertragsentwürfe und der Bewertungsmatrizen für die Eignungsprüfung und die Leistungsbewertung (Vergabeunterlagen: 8 + 9EG VOL/A) Erstellung der Bekanntmachung des offenen Verfahrens mit den geforderten Inhalten nach dem EU-Muster und EG VOL/A Aufnahme der jeweiligen Bewertungsmatrix für die Eignungsprüfung und Leistungsbewertung in die Vergabeakte Veröffentlichung der Bekanntmachung des offenen Verfahrens mindestens im EU-Amtsblatt (oder ergänzend im Beschafferprofil der Vergabestelle) Projekt beauftragen Entgegennahme der Anträge der Interessenten zur Übersendung der Verdingungsunterlagen Versendung der Verdingungsunterlagen Behandlung von Bewerberfragen Angebotsöffnung ( EG VOL/A) (Vergabesitzung) Bewertung der Angebote (Vergabesitzung) Zuschlagsentscheidung (Vergabesitzung) Information an nicht berücksichtigte Bieter ( 22+23EG + 101a GWB) (Absageschreiben) Zuschlagserteilung (Auftragsschreiben) Erstellung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Unterzeichnung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Erfüllung der Bekanntmachungs-( 23 EG)/Melde- und Berichtspflichten Abschluss des Vergabeverfahrens 18

19 Nicht offenes Verfahren Das nicht offene Verfahren entspricht der beschränkten Ausschreibung bei einem Auftragswert oberhalb des Schwellenwertes. Ein Teilnahmewettbewerb ist hier jedoch erforderlich im Gegensatz zur beschränkten Ausschreibung. Es kann eine Höchstzahl von Unternehmen bestimmt werden, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Zahl ist in der Bekanntmachung anzugeben. Sie darf nicht unter fünf liegen. 19

20 Nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb: Anforderungen festlegen Anlegen einer Vergabeakte (= Vergabevermerk) Schätzung des Auftragswertes Festlegung des Vergabeverfahrens bzw. der Vergabeart Erstellung eines Zeitplans Projekt ausschreiben Erstellung der Verdingungsunterlagen inklusive der Vertragsentwürfe und der Bewertungsmatrizen für die Eignungsprüfung und die Leistungsbewertung (Vergabeunterlagen: 8 + 9EG VOL/A) Erstellung der Bekanntmachung des nicht offenen Verfahrens mit den geforderten Inhalten nach dem EU-Muster und EG VOL/A Aufnahme der jeweiligen Bewertungsmatrix für die Eignungsprüfung und Leistungsbewertung in die Vergabeakte Veröffentlichung der Bekanntmachung des nicht offenen Verfahrens mindestens im EU-Amtsblatt (oder ergänzend im Beschafferprofil der Vergabestelle) Projekt beauftragen Entgegennahme und Beantwortung von Fragen der Interessenten Entgegennahme der Teilnahmeanträge Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge Auswahl derjenigen Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen (mind. fünf geeignete Bewerber) Information an nicht berücksichtigte Bewerber ( 22+23EG + 101a GWB) (Absageschreiben) Versendung der Verdingungsunterlagen Behandlung von Bewerberfragen Angebotsöffnung ( EG VOL/A) (Vergabesitzung) Bewertung der Angebote (Vergabesitzung) Zuschlagsentscheidung (Vergabesitzung) Information an nicht berücksichtigte Bieter und, sofern nicht bereits erfolgt, auch an die nicht berücksichtigten Bewerber ( 22+23EG + 101a GWB) (Absageschreiben) Zuschlagserteilung (Auftragsschreiben) Erstellung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Unterzeichnung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Erfüllung der Bekanntmachungs- ( 23 EG)/Melde- und Berichtspflichten Abschluss des Vergabeverfahrens 20

21 Verhandlungsverfahren Das Verhandlungsverfahren entspricht der freihändigen Vergabe bei einem Auftragswert oberhalb des Schwellenwertes und kann mit oder ohne Teilnahmewettbewerb erfolgen. Beim Verhandlungsverfahren kann eine Höchstzahl von Unternehmen bestimmt werden, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Zahl ist in der Bekanntmachung anzugeben. Beim Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber mindestens drei Bewerber zur Angebotsabgabe auf. Beim Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb gibt es zur Bewerberzahl keine Vorschriften. 21

22 Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb: Die Auftraggeber können Aufträge im Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb) vergeben, wenn o in einem offenen oder einem nicht offenen Verfahren oder einem wettbewerblichen Dialog nur Angebote abgegeben worden sind, die ausgeschlossen wurden, sofern die ursprünglichen Bedingungen des Auftrags nicht grundlegend geändert werden; o die Auftraggeber können in diesen Fällen von einem Teilnahmewettbewerb absehen, wenn sie in das Verhandlungsverfahren alle Unternehmen einbeziehen, welche die Voraussetzungen an Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit erfüllen und form- und fristgerechte Angebote abgegeben haben, o es sich um Aufträge handelt, die ihrer Natur nach oder wegen der damit verbundenen Risiken die vorherige Festlegung eines Gesamtpreises nicht zulassen, o die zu erbringenden Dienstleistungsaufträge, insbesondere geistigschöpferische Dienstleistungen der Kategorie 6 des Anhangs I A der VOL/A, dergestalt sind, dass vertragliche Spezifikationen nicht hinreichend genau festgelegt werden können, um den Auftrag durch die Wahl des besten Angebots in Übereinstimmung mit den Vorschriften über offene und nicht offene Verfahren vergeben zu können. 22

23 Anforderungen festlegen Anlegen einer Vergabeakte (= Vergabevermerk) Schätzung des Auftragswertes Festlegung des Vergabeverfahrens bzw. der Vergabeart Erstellung eines Zeitplans Projekt ausschreiben Erstellung der Verdingungsunterlagen inklusive der Vertragsentwürfe und der Bewertungsmatrizen für die Eignungsprüfung und die Leistungsbewertung (Vergabeunterlagen: 8 + 9EG VOL/A) Erstellung der Bekanntmachung des Verhandlungsverfahrens mit den geforderten Inhalten nach dem EU-Muster und EG VOL/A evtl. vorher Auskunftsersuchen beim Auftragsberatungszentrum Bayern e.v. (ABZ) (ab ) Aufnahme der jeweiligen Bewertungsmatrix für die Eignungsprüfung und Leistungsbewertung in die Vergabeakte Veröffentlichung der Bekanntmachung des Verhandlungsverfahrens mindestens im EU-Amtsblatt (oder ergänzend im Beschafferprofil der Vergabestelle) Projekt beauftragen Entgegennahme und Beantwortung von Fragen der Interessenten Entgegennahme der Teilnahmeanträge Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge Auswahl derjenigen Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen (mind. drei geeignete Bewerber) Information an nicht berücksichtigte Bewerber ( 22+23EG + 101a GWB) (Absageschreiben) Versendung der Verdingungsunterlagen Behandlung von Bewerberfragen Angebotsöffnung ( EG VOL/A) (Vergabesitzung) Bewertung der Angebote (Vergabesitzung) Gegebenenfalls Verhandlungsrunden mit Dokumentation der Ergebnisse Neubewertung der Angebote aufgrund der Verhandlungsergebnisse Zuschlagsentscheidung (Vergabesitzung) Information an nicht berücksichtigte Bieter und, sofern nicht bereits erfolgt, auch an die nicht berücksichtigten Bewerber ( 22+23EG + 101a GWB) (Absageschreiben) Zuschlagserteilung (Auftragsschreiben) Erstellung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Unterzeichnung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Erfüllung der Bekanntmachungs-( 23 EG)/Melde- und Berichtspflichten Abschluss des Vergabeverfahrens 23

24 Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb Es gibt keine Vorschrift über eine eventuelle Mindestanzahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmer beim Verhandlungsverfahren ohne öffentliche Vergabebekanntmachung. Jedoch sollten auch hier mehrere Bewerber am Verfahren beteiligt werden, um den Wettbewerbsgrundsatz Folge zu leisten. Die Auftraggeber können Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben: o wenn in einem offenen oder einem nicht offenen Verfahren keine oder keine wirtschaftlichen Angebote abgegeben worden sind, sofern die ursprünglichen Bedingungen des Auftrags nicht grundlegend geändert werden; o wenn es sich um die Lieferung von Waren handelt, die nur zum Zwecke von Forschungen, Versuchen, Untersuchungen, Entwicklungen oder Verbesserungen hergestellt werden, wobei unter diese Bestimmung nicht eine Serienfertigung zum Nachweis der Marktfähigkeit des Produktes oder zur Deckung der Forschungs- und Entwicklungskosten fällt; o wenn der Auftrag wegen seiner technischen oder künstlerischen Besonderheiten oder aufgrund des Schutzes von Ausschließlichkeitsrechten (z. B. Patent-, Urheberrecht) nur von einem bestimmten Unternehmen durchgeführt werden kann; o soweit dies unbedingt erforderlich ist, wenn aus dringlichen zwingenden Gründen, die die Auftraggeber nicht voraussehen konnten, die vorgeschriebenen Fristen nicht eingehalten werden können. Die Umstände, die die zwingende Dringlichkeit begründen, dürfen auf keinen Fall dem Verhalten der Auftraggeber zuzuschreiben sein; o bei zusätzlichen Lieferungen des ursprünglichen Auftragnehmers, die entweder zur teilweisen Erneuerung von gelieferten Waren oder Einrichtungen zur laufenden Benutzung oder zur Erweiterung von Lieferungen oder bestehenden Einrichtungen bestimmt sind, wenn ein Wechsel des Unternehmens dazu führen würde, dass die Auftraggeber Waren mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müssten und dies eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch, Betrieb oder Wartung mit sich bringen würde. Die Laufzeit dieser Aufträge sowie die der Daueraufträge darf in der Regel drei Jahre nicht überschreiten; o für zusätzliche Dienstleistungen, die weder in dem der Vergabe zugrunde liegenden Entwurf noch im zuerst geschlossenen Vertrag vorgesehen sind, die aber wegen eines unvorhergesehenen Ereignisses zur Ausführung der darin beschriebenen Dienstleistungen erforderlich sind, sofern der Auftrag an das Unternehmen vergeben wird, das diese Dienstleistung erbringt, wenn sich die zusätzlichen Dienstleistungen in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht nicht ohne wesentlichen Nachteil für den Auftraggeber vom Hauptauftrag trennen lassen oder wenn diese Dienstleistungen zwar von der Ausführung des ursprünglichen Auftrags getrennt werden können, aber für dessen 24

25 Vollendung unbedingt erforderlich sind. Der Gesamtwert der Aufträge für die zusätzlichen Dienstleistungen darf jedoch 50 vom Hundert des Wertes des Hauptauftrags nicht überschreiten; o bei neuen Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, die durch den gleichen Auftraggeber an das Unternehmen vergeben werden, das den ersten Auftrag erhalten hat, sofern sie einem Grundentwurf entsprechen und dieser Entwurf Gegenstand des ersten Auftrags war, der entweder im offenen oder nicht offenen Verfahren vergeben wurde. Die Möglichkeit der Anwendung des Verhandlungsverfahrens muss bereits in der Ausschreibung des ersten Vorhabens angegeben werden; der für die nachfolgenden Dienstleistungen in Aussicht genommene Gesamtauftragswert wird vom Auftraggeber bei der Berechnung des Auftragswertes berücksichtigt. Das Verhandlungsverfahren darf jedoch nur innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags angewandt werden; o wenn im Anschluss an einen Wettbewerb im Sinne des 3 EG, Absatz 8, Satz 1 VOL/A der Auftrag nach den Bedingungen dieses Wettbewerbs an den Gewinner oder an einen der Preisträger vergeben werden muss. Im letzteren Fall müssen alle Preisträger des Wettbewerbs zur Teilnahme an den Verhandlungen aufgefordert werden; o bei auf einer Warenbörse notierten und gekauften Ware; o wenn Waren zu besonders günstigen Bedingungen bei Lieferanten, die ihre Geschäftstätigkeit endgültig einstellen, oder bei Insolvenzverwaltern oder Liquidatoren im Rahmen eines Insolvenz-, Vergleichs- oder Ausgleichsverfahrens oder eines in den Vorschriften eines anderen Mitgliedstaates vorgesehenen gleichartigen Verfahrens erworben werden. 25

26 Anforderungen festlegen Projekt ausschreiben Projekt beauftragen Anlegen einer Vergabeakte (= Vergabevermerk) Schätzung des Auftragswertes Festlegung des Vergabeverfahrens bzw. der Vergabeart Erstellung eines Zeitplans Erstellung der Verdingungsunterlagen inklusive der Vertragsentwürfe und der Bewertungsmatrizen für die Leistungsbewertung (Vergabeunterlagen: 8 + 9EG VOL/A) Aufnahme der Bewertungsmatrix für die Leistungsbewertung in die Vergabeakte Auswahl derjenigen Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen Versendung der Verdingungsunterlagen Behandlung von Bewerberfragen Angebotsöffnung ( EG VOL/A) (Vergabesitzung) Bewertung der Angebote (Vergabesitzung) Gegebenenfalls Verhandlungsrunden mit Dokumentation der Ergebnisse Neubewertung der Angebote aufgrund der Verhandlungsergebnisse Zuschlagsentscheidung (Vergabesitzung) Information an nicht berücksichtigte Bieter ( 22+23EG + 101a GWB) (Absageschreiben) Zuschlagserteilung (Auftragsschreiben) Erstellung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Unterzeichnung der Vertragsurkunde (nicht unbedingt notwendig) Erfüllung der Bekanntmachungs-( 23 EG)/Melde- und Berichtspflichten Abschluss des Vergabeverfahrens 26

27 Fristen Oberhalb der Schwellenwerte Bewerbungsfrist Fristbeginn Angebotsfrist Reservefrist bis Bekanntmachung: 12 KT Regelfrist: 52 KT (36 bzw. 22 KT nach Vorinformation) Fristbeginn Absendungstag der Bekanntmachung Zuschlagsund Bindefrist So kurz wie möglich, so lange wie nötig Ex-Post- Transparenz Max. 48 Tage Offenes Verfahren Elektronische Bekanntmachung: 45 KT (29 bzw. 15 KT nach Vorinformation) Zusätzliche elektronische Verfügbarkeit d. Verdingungsunterlagen: 40 KT (=45KT 5 KT) Nichtoffenes Verfahren Regelfrist: 37 KT (15 KT bei besonderer Dringlichkeit) Elektronische Bekanntmachung: 30 KT (10 KT bei besonderer Dringlichkeit) Absendungstag der Bekanntmachung Reservefrist bis Bekanntmachung: 12 KT Regelfrist: 40 KT (36 bzw. 22 KT nach Vorinformation, 10 KT bei besonderer Dringlichkeit) Zusätzliche elektronische Verfügbarkeit d. Verdingungsunterlagen: 35 KT (=40 KT 5 KT) Absendungstag der Aufforderung zur Angebotsabgabe So kurz wie möglich, so lange wie nötig Max. 48 Tage 27

28 Verhandlungsverfahren (mit Teilnahmewettbewerb) Bewerbungsfrist Regelfrist: 37 KT (15 KT bei besonderer Dringlichkeit) Elektronische Bekanntmachung: 30 KT (10 KT bei besonderer Dringlichkeit) Fristbeginn Absendungstag der Bekanntmachung Angebotsfrist Regelfrist: 40 KT (36 bzw. 22 KT nach Vorinformation, 10 KT bei besonderer Dringlichkeit) Fristbeginn Absendungstag der Aufforderung zur Angebotsabgabe Zuschlagsund Bindefrist Ex-Post- Transparenz Verhandlungsverfahren (ohne Teilnahmewettbewerb) Unterhalb der Schwellenwerte Öffentliche Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung Freihändige Vergabe Ausreichende Frist (20 KT) Ausreichende Frist (20 KT) Ausreichende Frist (20 KT), kann aber entfallen Ausreichende Frist (20 KT) Ausreichende Frist (20 KT) Ausreichende Frist (20 KT) Ausreichende Frist (20 KT) Keine konkreten Fristen unterhalb der Schwellenwerte 28