Teil 3 Leitfaden für Administratoren

Transkript

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2 Inhaltsverzeichnis Teil 3 Leitfaden für Administratoren... 3 Einrichten von Benutzern und Zugängen... 4 Der Nutzerkontenassistent... 4 Neuanlage eines Kanzleimitarbeiters... 6 Kanzleimitarbeiter ohne Nutzerkonto... 7 Profile... 7 Konfiguration von Zusatzfeldern einrichten Dokumentvorlagen einrichten Tätigkeiten und Abrechnungsposten definieren

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4 Teil 3 Leitfaden für Administratoren Einrichten von Benutzern und Zugängen Im Rahmen Ihrer erworbenen Lizenzen können Sie selbst neue Kleos-Benutzer und Nutzerkonten anlegen. Dazu bietet Ihnen Kleos verschiedene Möglichkeiten. Der Nutzerkontenassistent Diese Funktion führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess zur Anlage eines neuen Kanzleimitarbeiters und erstellt dabei auch ein Kleos-Benutzerkonto mit Zugriffsrechten auf die unterschiedlichen Funktionsbereiche. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Kanzlei > Kanzleimitarbeiter > Nutzerkonten-Assistent. Zunächst füllen Sie die persönlichen Angaben zum neuen Mitarbeiter aus. Der Beteiligtencode ist kein Pflichtfeld, kann aber nützlich bei der späteren Arbeit mit Dokumentvorlagen sein. Aus diesen Angaben wir in Kleos ein neuer Beteiligter erstellt, der aufgrund seiner Definition als Kanzleimitarbeiter einige Besonderheiten aufweist. Z.B. kann er einer Akte als Bearbeiter zugewiesen werden (s. Error! Reference source not found.) Im nächsten Schritt vergeben Sie nun die Daten zum Nutzerkonto des Mitarbeiters, mit denen sich dieser von nun an in Kleos anmelden kann. Bezgl. des Passworts ist es zu empfehlen, dass jeder Kleos- Nutzer sein Passwort nach der ersten Anmeldung ändert und dieses neue Passwort auch niemandem mitteilt. Nut so kann die erforderliche Datensicherheit gewährleistet und Missbrauch vermieden werden. Bitte achten Sie auch darauf, dass eine gültige, durch den Nutzer abzurufende -Adresse angegeben wird, da diese z.b. zur Wiederherstellung eines verlorenen Passworts benötigt wird. 4

5 Im nächsten Schritt vergeben Sie nun den Zugriff auf die unterschiedlichen Funktionsbereiche von Kleos, indem Sie jeden Bereich aktivieren, auf den der neue Nutzer Zugriff haben soll. Dabei zeigt Ihnen die Tabelle auch an, wie viele Lizenzen Sie schon vergeben haben und wie viele Ihnen insgesamt für den jeweiligen Bereich zur Verfügung stehen. Je nachdem, welche Version von Kleos Sie benutzen (Essential, Professional, Business), stehen Ihnen unterschiedliche Funktionsbereiche zur Verfügung. 5

6 Klicken Sie zum Abschluss auf Fertig, wenn Sie nur diesen einen Benutzer anlegen wollen oder auf Fertig & Weiter um im Anschluss gleich noch einen weiteren Benutzer zu erstellen. Neuanlage eines Kanzleimitarbeiters Sie können einen neuen Mitarbeiter auch über die Funktion + Neu im gleichen Fenster anlegen. Es öffnet sich das normale Beteiligtenfenster (s. Error! Reference source not found.), in dem Sie alle Informationen zum neuen Mitarbeiter hinterlegen können. Besonderheit ist die Registerkarte Konto, die Ihnen bei sonstigen Beteiligten nicht zur Verfügung steht. Hier können Sie nun ein neues Nutzerkonto erstellen, so wie Sie es schon vom Nutzerkontenassistenten kennen oder ein bereits vorhandenes Nutzerkonto zuweisen. Im Anschluss daran ist der Prozess abgeschlossen, allerdings hat der neue Benutzer nun noch keine Zugriffsrechte auf die einzelnen Funktionsbereiche. Diese müssen Sie ihm nun in einem zweiten Schritt unter Einstellungen > Kanzlei > Verträge & Berechtigungen > Modulverwaltung zuweisen. 6

7 Kanzleimitarbeiter ohne Nutzerkonto Es gibt auch Situationen, in denen es sinnvoll sein kann, einen neuen Kanzleimitarbeiter anzulegen, ihm aber kein Nutzerkonto und somit einen Zugriff auf Kleos zu erlauben. Ein Beispiel dafür ist ein Unterbevollmächtigter oder ein Korrespondenzanwalt, der kein Mitarbeiter Ihrer Kanzlei ist, mit dem Sie aber regelmäßig zusammenarbeiten. Diesen möchten Sie nun zu Zwecken der statistischen Auswertung oder zur Erleichterung der Abrechnung den Akten in seiner Funktion zuweisen, ohne ihm allerdings gleichzeitig Zugriff auf das gesamte System zu gewähren. In diesem Fall legen Sie diese Person wie oben beschrieben an, wählen unter Konto allerdings die Option Ohne Konto. Profile Unter Einstellungen > Beteiligte > Profile können Sie vorhandene Profile einsehen und neue hinzufügen. Profile sind eine Sammlung von Feldern, die Sie selbst definieren können, um sie dann später bestimmten Beteiligten zuzuweisen. Systemseitig sind zwei Profile voreingestellt: Abrechnungsmandant und Lieferant, de facto also ein Debitoren- und ein Kreditoren-Profil. In einem Profil enthalten sind Informationen, die man nur unter bestimmten Voraussetzungen braucht, die dann aber sehr wichtig sind, hier z.b. die Gäubiger-ID und die USt.-Nummer im Lieferantenprofil. Konfiguration von Zusatzfeldern Grundsätzlich ist Kleos eine Standardsoftware, die Sie so einsetzen, wie Sie sie von uns erhalten. Sie enthält im Auslieferungszustand alle nötigen Funktionen Rund um die tägliche Arbeit in einer Anwaltskanzlei. 7

8 Aber natürlich hat jede Kanzlei eigene Bedürfnisse und besondere Anforderungen, die z.b. aus der Organisation und den Fachgebieten erwachsen. Um dieser Tatsache gerecht zu werden, bietet Kleos Ihnen die Möglichkeit persönliche Zusatzfelder anzulegen. Diese Felder und die darin enthaltenen Daten werden genauso der Datenbank hinzugefügt, wie die Daten aus den Standardfeldern auch. Somit können auch Zusatzfelder mit der erweiterten Suche durchsucht oder in Dokumentvorlagen verwendet werden. Sie können in Kleos Zusatzfelder für Akten und Beteiligte anlegen. Diese Möglichkeit steht Ihnen in den Einstellungen an verschiedenen Stellen zur Verfügung. Allgemein zu verwendende Zusatzfelder, die in allen Akten und Beteiligten zur Verfügung stehen sollen, können Sie über Einstellungen > Allgemein > Zusatzfelder für Akten oder Einstellungen > Allgemein > Zusatzfelder für Beteiligte anlegen. Folgende weitere Möglichkeiten haben Sie, um Zusatzfelder zu erstellen: Einstellungen > Beteiligte > Profile. Ein Profil besteht aus einem Set von Feldern, die immer angelegt werden, wenn das jeweilige Profil einem Beteiligten hinzugefügt wird. Zusatzfelder, die auf der Ebene eines Profils angelegt werden, stehen nur für die Beteiligten zur Verfügung, zu denen das Profil hinzugefügt wurde. Einstellungen > Akte > Aktentyp. Wenn Sie einem Aktentyp Zusatzfelder hinzufügen, stehen diese Felder in allen Akten dieses Typs automatisch zur Verfügung. Einstellungen > Akte > Beteiligungsarten. Entsprechend den Zusatzfeldern zum Aktentyp, können auch zu den verschiedenen Beteiligungsarten gezielt Zusatzfelder angelegt werden. 8

9 Sobald Sie einen Beteiligten dieses Typs dann zu einer Akte hinzufügen, stehen Ihnen diese Zusatzfelder zur Verfügung. Einstellungen > Beteiligte > Beziehungstypen. Beziehungstypen beschreiben die Verknüpfung zwischen zwei Beteiligten. Auch dazu können Zusatzfelder angelegt werden, die typischerweise spezielle Merkmale dieser Verknüpfung enthalten. Wie üblich in Kleos, ist das Fenster zur Definition von Zusatzfeldern an allen Einstiegspunkten gleich. Über das Menü Definition Zusatzfelder fügen Sie neue Gruppen und Felder hinzu. Diese werden dann links in der Übersicht angezeigt. In der rechten Fensterhälfte werden die Eigenschaften festgelegt und angezeigt. Alle Zusatzfelder müssen einer Gruppe zugeordnet werden. Klicken Sie auf Hinzufügen > Gruppe hinzufügen und vergeben Sie einen Namen für die Gruppe. Der Zweck der Gruppen besteht darin, die Zusatzfelder thematisch zusammengefasst und organisiert in Kleos darzustellen. Zur Anlage von Zusatzfeldern empfehlen wir die folgenden Hinweise zu beachten: Legen Sie den Typ des Zusatzfelds fest. Kleos bietet die folgenden Typen an: 9

10 o o o o o o o Alphanumerisch Numerisch Datum Vorschlagsliste (Einträge können überschrieben werden) Bool scher Ausdruck Dezimalzahl Auswahlliste (Einträge können nicht überschrieben werden) Geben Sie dem Feld einen aussagekräftigen Namen. Es ist zwar möglich, an verschiedenen Stellen den gleichen Namen mehrmals zu verwenden, wir raten davon aber dringend ab, u.a. weil es dadurch zu Problemen kommen kann, wenn Sie das Feld als Platzhalter bei der Dokumenterstellung nutzen möchten. Geben dem Zusatzfeld unter Text ebenfalls einen aussagekräftigen Namen. Sobald Sie einer Gruppe mehr als ein Zusatzfeld hinzugefügt haben, können Sie die Reihenfolge der Felder über die Pfeiltasten verändern. Einmal hinzugefügte Zusatzfelder können jederzeit verändert oder gelöscht werden. Beachten Sie aber bitte, dass beim Löschen auch alle Daten, die Sie bisher über dieses Feld erfasst haben, mit gelöscht werden. Daher will dieser Schritt gut überlegt sein. Deswegen empfiehlt es sich, die Anlage von Zusatzfeldern im Vorfeld zu durchdenken und zu planen: 1. Überlegen Sie sich, welche weiteren Daten Sie in welchem Bereich von Kleos gerne erfassen möchten. 2. Legen Sie dann fest, in welcher Form Sie die Daten erfassen möchten (Datum, Vorschlagsliste, Auswahlliste, etc.) 3. Planen Sie dann, wie Sie die Felder am sinnvollsten zu Gruppen zusammenfassen können. Entsprechend dieses Entwurfs legen Sie dann die Gruppen und Felder in Kleos an. einrichten Kleos enthält einen einfachen -Client mit allen Funktionen, um direkt aus Kleos s zu senden und zu empfangen. Um Ihr -Konto einzurichten, klicken Sie auf Einrichtung > Allgemein > -Konten. Nun können Sie eine neue -Adresse hinzufügen. 10

11 Zur Einrichtung Ihres -Kontos müssen Sie die technischen Daten Ihres Anbieters eingeben. Wenn dazu Fragen bestehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator. Zum Ende der Einrichtung wird die Verbindung überprüft. Verläuft dieser Test erfolgreich können Sie ab sofort Ihr -Konto in Kleos benutzen. 11

12 Sie können eine beliebige Anzahl von -Konten einrichten, allerdings kann nur eines als Standardkonto festgelegt werden. Dieses Konto wird zum Versenden von s genutzt, sofern Sie nichts anderes auswählen. Dokumentvorlagen einrichten Dokumentvorlagen bilden in Kleos die Grundlage aller Texte. Sie können damit Briefe, Anträge, Verträge, s, Klagen, etc. erstellen. Vorlagen bestehen aus seiner Kombination von Fließtext, Variablen und Befehlen. Variablen und Befehle steuern die Datenfelder in Kleos an und fügen so automatisch Dateneinträge einem Dokument hinzu. Grundsätzlich baut sich das endgültige Dokument in Kleos aus drei verschiedenen Elementen auf: 1. Der Briefkopf. Unter einem Briefkopf verstehen wir in Kleos den allgemeinen Rahmen des fertigen Dokuments. Die Einrichtung finden Sie unter Einstellungen > Allgemein > Briefköpfe. Benutzen Sie in Ihrer Kanzlei vorgedrucktes Briefpapier, besteht Ihr Briefkopf in Kleos lediglich aus einem leeren Dokument mit den passenden Rändern und einem Verweis auf die Dokumentvorlage (#CONTENT). Sofern Sie einen elektronischen Briefkopf einsetzen möchten, um dann auf Blankopapier zu drucken, richten Sie diesen nun mit allen gewünschten Informationen und Formatierungen ein. 12

13 2. Die Vorlage. In der Dokumentvorlage legen Sie den Inhalt des späteren Dokuments fest. Dazu fügen Sie nach Bedarf Fließtext, Variablen und Befehle hinzu. 3. Textblöcke. Viele Dokumente haben zwar einen unterschiedlichen Inhalt, ähneln sich aber stark in ihrer Struktur. Darum bietet Ihnen Kleos mit dem Konzept der Textblöcke eine Möglichkeit, immer wieder benötigte Informationsblöcke zusammenzufassen und in verschiedenen Vorlagen wiederzuverwenden. Typische Beispiele für Informationen, die Sie sinnvollerweise als Textblock anlegen sollten sind Adressen, Anreden, Grußformeln, etc. Einmal als Textblock angelegt, können Sie dieses Datenset dann in beliebig vielen Vorlagen weiterverwenden. 13

14 Zum Erstellen und Bearbeiten der Vorlagen enthält Kleos einen internen Editor, der im Auslieferungszustand automatisch aktiviert ist. Falls Sie stattdessen Ihre externe Textverarbeitung zur Bearbeitung der Vorlagen nutzen möchten, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Meine Einstellungen. 14

15 Wählen Sie Externe Standardanwendung und klicken Sie auf OK. Nun wird Ihre allgemeine Textverarbeitung für die Bearbeitung der Kleos-Vorlagen verwendet und nicht mehr der interne Editor. Tätigkeiten und Abrechnungsposten definieren Um in Kleos zeitbasierte Rechnungen zu erstellen, müssen Sie zunächst einige Einstellungen vornehmen und das System an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dazu möchten wir Ihnen zunächst erläutern, wie Kleos in diesem Bereich aufgebaut ist. Um mit Tätigkeiten zu arbeiten ist es erforderlich, Tätigkeiten, Abrechnungsposten und Honorartabellen zu definieren. Abrechnungsposten beschreiben spezifische Einzelelemente, die einem Mandanten in Rechnung gestellt werden können, z.b. Honorar, Auslagen und durchlaufende Posten. Die Honorartabelle enthält (Stunden-)Sätze, die den Abrechnungsposten einen Geldwert zuweisen. Der Unterschied von Tätigkeiten und Abrechnungsposten lässt sich am besten anhand eines Beispiels erläutern: Sie möchten eine Dienstreise, die Sie im Auftrag Ihres Mandanten durchgeführt haben, abrechnen. Zu einer dieser Dienstreise gehören in diesem Beispiel drei Elemente: - Fahrt mit dem PKW - Zeit der Dienstreise - Hotelübernachtung Diese einzelnen Elemente bezeichnet Kleos als Abrechnungsposten und sie werden unter Einstellungen > Rechnungswesen > Abrechnungsposten-Typen angelegt. 15

16 Um nun alle drei Abrechnungsposten zeitgleich einer Akte hinzuzufügen, gehen Sie zu Einstellungen > Tätigkeiten > Tätigkeitstypen. Hier legen Sie nun eine Tätigkeit Dienstreise PKW mit Übernachtung an. Dieser Tätigkeit fügen Sie die Abrechnungsposten Kilometer, Reisekosten Hotel und Zeit hinzu. Eine Tätigkeit ist in Kleos somit ein Container für einen oder mehrere Abrechnungsposten. Abrechnungsposten können hinzugefügt, geändert und gelöscht werden. Honorartabellen können nur deaktiviert, aber nicht gelöscht werden. Um Honorartabellen anzulegen oder zu bearbeiten gehen Sie zu Einstellungen > Tätigkeiten > Honorartabellen. Die Tabellen enthalten die (Stunden-)Sätze der Abrechnungsposten. Sie können so viele Honorartabellen anlegen, wie Sie möchten. Dabei unterscheidet Kleos zwischen Standard-Honorartabellen, Nutzerdefinierten Honorartabellen und Abgeleiteten Honorartabellen sowie allgemeinen und speziellen Gebühren. 16

17 Jede Kanzlei kann für einen gegebenen Zeitraum immer nur eine Standard-Honorartabelle haben. In dieser Tabelle legen Sie die Stundensätze und Auslagen fest, die generell in Ihrer Kanzlei gelten sollen. Möchten Sie die Sätze irgendwann ändern, schließen Sie die aktuelle Tabelle durch Vergabe eines Enddatums (z.b ) und legen Sie eine neue Standardtabelle mit einem direkt anschießenden Startdatum (z.b ) an. In dieser Tabelle legen Sie nun die geänderten Sätze fest. Falls Sie neben der Standardtabelle, die grundsätzlich für alle Akten verwendet wird, noch weitere Tabellen für bestimmte Tätigkeitsbereiche anlegen möchten, benutzen Sie hierfür die Nutzerdefinierten Honorartabellen. Auch hier definieren Sie die gewünschten Sätze für Honorar und Auslagen. Zusätzlich zur Standardtabelle können Sie hier in der Registerkarte verknüpft aber auch noch Akten zu dieser Tabelle verknüpfen, die dann nach den nutzerdefinierten Sätzen abgerechnet werden. Natürlich können Sie die die Honorartabellen auch direkt in der Akte zuweisen und auch später noch ändern. 17

18 So, wie eine Nutzerdefinierte Tabelle eine Ausnahme zu einer Standard-Honorartabelle darstellt, ist die Abgeleitete Honorartabelle wiederum eine Ausnahme zur einer Nutzerdefinierten Honorartabelle. Diese kommt dann zum Einsatz, wenn Sie eine grundsätzliche Honorarvereinbarung mit einem Mandanten getroffen haben, für einen bestimmten Fall aber z.b. den Auslagensatz der Fahrtkosten anders vereinbaren. Dazu legen Sie eine Abgeleitete Honorartabelle an, deren einziger Inhalt der geänderte Kilometerpreis ist, alle anderen Gebühren werden automatisch aus der Ursprungstabelle in die Akte übernommen. 18

19 Allgemeine Gebühren werden für Abrechnungsposten-Typen vergeben. Z.B. kann die Kategorie Kopien verschiedene Arten von Kopien enthalten (s/w, Farbe, aus Gerichtsakten, aus eigener Akte, Eine allgemeine Gebühr für Kopien gilt für alle Abrechnungsposten in dieser Kategorie. Spezielle Gebühren dagegen gelten nur für einen spezifischen Abrechnungsposten. Ein weiteres Beispiel wäre die Kategorie Zeit. Hier können Sie z.b. eine allgemein Gebühr für angefallen Zeit festlegend und abweichend davon eine geringere Gebühr für den spezifischen Tatbestand der Reisezeit. 19