Systemverwalterhandbuch

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1 Systemverwalterhandbuch Copyright 2010 cobra computer s brainware GmbH cobra CRM PLUS und cobra Web CRM sind eingetragene Warenzeichen der cobra computer s brainware GmbH. Andere Begriffe können Warenzeichen oder anderweitig geschützt sein und werden hier ohne jegliche Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck, auch auszugsweise, verboten. Kein Teil dieses Werkes darf ohne schriftliche Einwilligung der cobra GmbH in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm, Scan oder ein anderes Verfahren) auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Bearbeitet von Jürgen Gutsch und Harald Borges. und

2 Inhalt Technische Voraussetzungen... 5 Die Bausteine des Web CRM... 7 Web CRM einrichten Datenbanken upsizen Datenbanken in den SQL Server kopieren Erzeugen einer ADL-Datei Installation Anwendungsverzeichnis Berechtigungen Weitere Verzeichnisse Verbindung zur Datenbank versand Website im IIS anlegen und einrichten Windows Server Start Anwendungspool anlegen Identität des Anwendungspools Eine Website anlegen Alternative das Web CRM als Unterweb anlegen Einstellungen der Website oder des virtuellen Verzeichnisses Windows Server Start Anwendungspool anlegen Identität des Anwendungspools Eine Website anlegen Alternative das Web CRM als Unterweb anlegen Einstellungen der Website oder des virtuellen Verzeichnisses Der Administrationsbereich Allgemeine Einstellungen Ansichten verwalten Eine neue Ansicht anlegen Eine Ansicht bearbeiten

3 Eine vorhandene Ansicht bearbeiten Eine Ansicht löschen Ansichtenzuordnung Menübilder hochladen Menübilder zuordnen Adressenauswahldialog Adressformat Aktuelle Adresse bearbeiten Bisher-Liste Positionen verwalten Vorlagen Feed verwalten Dokumentenverwaltung Datenbankverbindungen Lizenzverwaltung Web-Anwendung auffrischen Abmelden Zu Web CRM wechseln Ansichten einrichten Systemverwalter-Handbuch Vorlagen für Briefe und Positionslisten Ansichten einrichten Laden der Ansicht aus der Layout.xml Ansichten wählen Ansichten einrichten Widgets hinzufügen Widgets verschieben Ein Widget löschen Einstellungen für Widgets Allgemein Listen-Widgets Detail-Widgets Einige weitere Widgets Datenbank-Änderungen durch CRM PLUS Feld oder Tabelle hinzufügen Felder oder Zusatzdatentabelle löschen Feldname ändern Unter der Haube XML-Dateien editieren Ansichten einrichten XML Seitenaufbau festlegen Zusatzdatentabellen einbinden Zugriffsrechte auf Ansichten Partner-Logo einbinden Standard-Ansicht Adressenauswahldialog Adressenkurzbeschreibungsformat

4 Bisher-Liste Eigene Widgets hinzufügen Eigene Diagramme erstellen Das erledigt der Assistent Personalisierungsdatenbank anlegen Programm-Dateien kopieren SQL-Connection in der Web.Config anpassen Dokumentenverwaltung einrichten Installationsumgebungen Intranet-Installation Intranet-Installation (Mehrere Standorte) Internet-Installation Internet Installation (mit Webhosting Provider) Sicherheit Anhang Bei Problemen Fragen und Antworten Web CRM updaten Technische Daten Demo einrichten und starten Demo-Datenbanken auf dem SQL Server einbinden Web CRM-Programmdateien kopieren Website anlegen Datei Web.Config anpassen Dokumentenverwaltung einrichten Zugriffsrechte vergeben Jetzt können Sie starten Zugangsdaten der Demo Zugriffsrechte Stichwortverzeichnis

5 Technische Voraussetzungen Allgemein Für den Einsatz von cobra Web CRM benötigen Sie: cobra CRM PLUS MS SQL Server (ab MS SQL Server 2000) Web-Server: Minimal: Windows XP mit IIS 5.1 (dann arbeitet Web CRM als Unterweb zur Standard-Website. Diese Lösung genügt für einen Inhouse-Einsatz des Web CRM). Produktiv: Windows Server 2003 mit IIS 6.0 (dann kann Web CRM als eigene Website angelegt werden). Siehe Seite 22 ff..net Framework 3.5. Zugriff auf den SQL Server (ab MS SQL Server 2000). Informationen zur Installationsumgebung und zur Sicherheit finden Sie in den entsprechenden Kapiteln. In CRM PLUS cobra Web CRM erwartet, dass ein Systemverwalterkennwort vergeben wurde, es Gruppen gibt und die Benutzer zu Gruppen gehören, 5

6 jeder Benutzer, der auf Web CRM zugreifen soll, muss in CRM PLUS eingetragen sein und über ein eigenes Kennwort verfügen. Verwendet CRM PLUS Active Directory als Benutzerverwaltung, müssen die Benutzer aus dem Active Directory in die cobra Benutzerverwaltung übernommen werden. Einen gültigen Lizenzschlüssel für das Web CRM. 6

7 Die Bausteine des Web CRM Web CRM kann vom Systemverwalter aus einzelnen Elementen frei gestaltet werden. Die Registerkarten werden durch die Datei Layout.xml bestimmt und die Aufteilung der einzelnen Seiten in verschiedene Webpart-Zonen wird durch die Dateien im Layout-Verzeichnis vorgegeben. 7

8 Widget Widgets sind die funktionalen Bausteine des Web CRM. Sie können vom Systemverwalter in beliebige Webpart-Zonen eingefügt werden. Jedes Widget hat eine Editor-Zone, in der es konfiguriert wird. Die Editor-Zone wird im Modus»Ansichten einrichten«angezeigt, wenn Sie die Schaltfläche»Bearbeiten«anklicken. Das Widget»RSS Reader«. Je nach Design sind die Grenzen eines Widgets mehr oder weniger deutlich erkennbar. Ein Widget hat oben rechts immer die Schaltfläche»Minimieren«, mit der Systemverwalter wie auch Anwender das Widget verkleinern können, so dass nur noch seine Titelleiste angezeigt wird. Im Modus»Ansichten einrichten«, der nur Systemverwaltern zugänglich ist, werden zusätzlich die Schaltflächen»Bearbeiten«und»Löschen«angezeigt. Webpart Webpart ist ein anderer Begriff für»widget«. Sidebar Die Sidebar ist für kleinere Widgets gedacht. Webpart-Zone Eine Webpart-Zone ist ein Behälter für die verschiedenen Widgets, aus denen sich das Web CRM zusammensetzt. Die Webpart-Zonen liegen im Web CRM zwischen der Bisher-Liste und über dem unteren Rand. Auch die Sidebar-Zone ist eine Webpart-Zone. Welche Webpart-Zonen Ihnen in einer Registerkarte zur Verfügung stehen, hängt davon ab, welche Vorlage Sie für die jeweilige Ansicht verwenden. 8

9 Einstellungsbereich für Widgets Im Einstellungsbereich treffen Sie die Einstellungen für Widgets. Die Einstellmöglichkeiten für einzelne Widgets werden weiter unten beschrieben (siehe Seite 64 ff). Der Einstellungsbereich hat eine feste Position auf der Seite. Ist er nicht komplett sichtbar, können Sie die Seite nach unten scrollen. Widgetkatalog Der Widgetkatalog wird eingeblendet, wenn Sie im Modus»Ansichten einrichten«auf»widgets hinzufügen«klicken. Ihnen werden alle verfügbaren Widgets angezeigt. Der Widgetkatalog hat eine feste Position auf der Seite. Es lässt sich nicht vergrößern oder verschieben. Ist der Widgetkatalog nicht komplett sichtbar, müssen Sie in ihm nach unten scrollen. 9

10 Web CRM einrichten Checkliste Diese Checkliste gibt Ihnen einen kurzen Überblick über den Ablauf der Installation. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Schritte folgt im Anschluss. Upsizing der Systemdatenbanken Die System-Datenbanken (System.db, Benutzer.db, Termine.mdb, DocMan.db) werden auf den SQL Server gebracht. Das Upsizing erfolgt über Access. Siehe Seite 12 ff. ADLs erzeugen (Systemdatenbanken) Über die ADLs kann auf die SQL-Datenbanken von cobra CRM PLUS zugegriffen werden. Sie werden über cobra CRM PLUS erzeugt. Siehe Seite 16. cobra CRM PLUS-Datenbanken bereitstellen Eine eigene Live-Datenbank oder Demodatenbank wird auf SQL Server bereitgestellt. Das Bereitstellen erfolgt über cobra CRM PLUS. Installation wie beschrieben ausführen Die Beschreibung finden Sie auf Seite 19ff. Benutzer anlegen Die Identitäten (Windows-Benutzer) für den Betrieb des IIS-Anwendungspools und den Zugriff auf die SQL-Datenbanken werden eingerichtet. Die Einrichtung erfolgt über Windows. Zugriffsrechte auf SQL Datenbanken setzen Die Zugriffsrechte auf die cobra-datenbanken und die Personalisierungsdatenbank werden für die Identitäten des Anwendungspools festgelegt. Die Einstellungen erfolgen über den SQL Server. 10

11 Rechte am Dateisystem einstellen Für den Betrieb von cobra Web CRM müssen verschiedene Rechte auf Verzeichnisse erteilt werden. Die Einstellungen erfolgen über Windows. Anwendungspool einrichten Der Anwendungspool (Isolationsmodus), unter dem die Website betrieben werden soll, wird eingerichtet. Die Einrichtung erfolgt über die IIS-Verwaltungskonsole. Website im IIS anlegen und einrichten Die Website wird aufgesetzt und notwendige Einstellungen vorgenommen. Die Einstellung erfolgt über die IIS-Verwaltungskonsole. Siehe Seite 24. Ansichten für cobra Web CRM einrichten Ansichten (Layouts = Seitenaufbau) werden eingerichtet, Widgets hinzugefügt oder geändert. Die Einrichtung erfolgt über cobra Web CRM. Siehe Seite 60. Administration cobra Web CRM Allgemeine Einstellungen werden vorgenommen, Ansichten zugeordnet, Briefvorlage eingerichtet. Die Einrichtung erfolgt über cobra Web CRM. Siehe Seite 38. Verwendet cobra CRM PLUS Active Directory als Benutzerverwaltung, müssen die Benutzer aus dem Active Directory in die cobra Benutzerverwaltung übernommen werden. 11

12 Datenbanken upsizen Dieses Kapitel beschreibt, wie die Datenbanken <Termine.mdb, Benutzer.db, System.db und Docman.db> in den SQL Server portiert werden können. Durch diese Portierung ist es möglich, die Vorteile des SQL Servers zu nutzen (Replikation, Backup, Sicherheit und Geschwindigkeit). Das genaue Vorgehen wird hier anhand der»termine.mdb«beschrieben. Das Upsizing anderer Datenbanken geschieht analog zur hier beschriebenen Vorgehensweise. Systemvoraussetzungen Adress PLUS SQL Release 3 oder höher Access 2000 SP3 oder höher MSDE 2000, SQL Server 2000 oder SQL Express, SQL 2005 Folgende Schritte sind notwendig, damit die Datenbanken auf den SQL Server portiert werden können: Die bestehende Datenbanken in den SQL Server kopieren. Eine ADL-Datei erzeugen, die auf die Datenbank im SQL Server verweist. Die ADL-Datei in das Systemverzeichnis kopieren. 12

13 Datenbanken in den SQL Server kopieren Die einfachste Möglichkeit. die Datenbanken in den SQL Server zu kopieren, bietet Access 2000 / XP mit dem Upsizing-Assistent. Es besteht auch die Möglichkeit, die Datenbanken über den Import des SQL Servers (DTS) in eine SQL Server-Datenbank zu kopieren. Der Import von Access Datenbanken via DTS hat den Nachteil, dass keine Indizes in die SQL Server- Datenbank übernommen werden. Deshalb wird hier nur der Upsizing-Assistent von Access 2000 / XP beschrieben. Die Datenbanken befinden sich im Systemverzeichnis von Adress PLUS. Öffnen Sie die Datenbanken mit Access. Sie werden bei bestimmten Datenbanken aufgefordert, ein Passwort einzugeben. Das Passwort für den Terminmanager lautet: cappwdtm Das Passwort für die Benutzerdatenbank und die DocMan-Datenbank lautet: cappwd Nachdem die Datenbank erfolgreich geöffnet wurde, starten Sie den Upsizing- Assistenten. Dazu wählen Sie im Menü»Extras: Datenbank-Dienstprogramme«den Menüpunkt»Upsizing-Assistent«. In Access 2007 finden Sie den Update-Assistenten unter den Datenbanktools (siehe Bildschirmfoto). Bitte beachten Sie, dass Sie zunächst, wie markiert, bei der Sicherheitswarnung auf»optionen«klicken müssen und in dem Dialog dann»diesen Inhalt aktivieren«wählen müssen. 13

14 Im ersten Schritt des Assistenten legen Sie fest, ob die Datenbank in eine bereits bestehende Datenbank im SQL Server kopiert werden, oder ob eine neue Datenbank im SQL Server angelegt werden soll. Normalerweise haben Sie noch keine Datenbank im SQL Server, in diesem Fall wählen Sie den Punkt»Neue Datenbank erstellen«. Im Punkt»Vorhandene Datenbank verwenden«müssen Sie eine Datenbank im SQL Server angeben. Sie können die cobra System-Datenbanken in jeweils eigene SQL-DBs (BenutzerSQL, DokumenteSQL, SystemSQL u. TermineSQL) upsizen oder alle System-Datenbanken in eine einzige SQL-DB (z. B. cobrasystemsql) upsizen. Im nächsten Schritt geben Sie an, auf welchem SQL Server eine Datenbank angelegt werden soll. Sie legen den Namen der Datenbank fest. Notieren Sie sich diese Daten, da sie später wieder benötigen werden, um die ADL zu erzeugen. Wählen Sie»Vertrauenswürdige Verbindung verwenden«, wenn Sie via Windows Sicherheit auf den SQL Server zugreifen wollen. Anderenfalls müssen Sie ein SQL Server Login und Kennwort angeben (z. B. Benutzername»sa«). 14

15 Im darauf folgenden Schritt müssen Sie angeben, welche Tabellen der Datenbank in die SQL Server-Datenbank kopiert werden sollen. Wählen Sie alle Tabellen aus. Im nächsten Schritt wählen Sie die Optionen wie unten abgebildet: 15

16 Im folgenden Schritt wählen Sie die Option»Keine Anwendungsänderungen«. Dadurch wird an der Datenbank nichts geändert und es wird auch keine ADP- Datei erzeugt. Der Assistent hat nun alle erforderlichen Daten erfasst und kopiert die Datenbank in die angegebene SQL Server-Datenbank. Überprüfen Sie im anschließend angezeigten Bericht, ob der Kopiervorgang erfolgreich war. Erzeugen einer ADL-Datei Bei einer ADL-Datei handelt es sich um eine Adress PLUS-Link-Datei. Diese Datei enthält unter anderen Informationen über den Standort der SQL Server-Datenbank und Login-Angaben. Ein Beispiel: Der Terminmanager prüft vor dem Öffnen der Termine.mdb, ob sich im System- Verzeichnis eine Termine.adl befindet. Falls die Termine.adl vorhanden ist, wird diese anstatt der Termine.mdb geöffnet und der Terminmanager arbeitet mit der SQL Server-Datenbank, die in der Termine.adl angegeben wurde. Das Erstellen einer ADL erfolgt über Adress PLUS SQL. Starten Sie Adress PLUS SQL und öffnen Sie die Systemsteuerung. Dort wählen Sie den Reiter»Server- Einstellungen«. Auf diesem Reiter betätigen Sie die Schaltfläche»Neue ADL- Datei erzeugen «. 16

17 Im nun folgenden Dialog geben Sie den SQL Server an, auf dem die Datenbank gespeichert wurde. Nachdem Sie ausgewählt haben, wie Sie auf den SQL Server zugreifen (SQL Server Sicherheit oder Windows Sicherheit), wählen Sie die Datenbank aus. Anschließend klicken Sie die Schaltfläche an, um einen Dateinamen für die ADL-Datei auszuwählen. Wählen Sie das System-Verzeichnis von Adress PLUS SQL aus (dieses kann über den Info-Dialog von Adress PLUS ermittelt werden). 17

18 Für jede kopierte Datenbank (Benutzer, DocMan, System, Termine) müssen Sie ein zugehöriges ADL-File erstellen. Dies gilt auch wenn Sie die Datenbanken in nur eine gesamte SQL-DB (z. B. cobrasystemsql) kopiert haben. Der Dateiname der ADL muss Termine.adl lauten bzw. Benutzer.adl, System.adl oder Docman.adl. Die Optionen unter»weitere Angaben«bleiben leer. Klicken Sie nun»adl erstellen«an, wird die ADL im Systemverzeichnis erzeugt. Beim nächsten Starten der Datenbank z. B. Terminmanager wird dieser auf die SQL Server-Datenbank mit den Terminen zugreifen. Eine Termine.mdb ist im Systemverzeichnis nicht mehr notwendig. Die Daten werden nur noch im SQL Server gepflegt. 18

19 Installation Anwendungsverzeichnis Kopieren Sie das Anwendungsverzeichnis an einen beliebigen Ort auf Ihrem Webserver. Entfernen Sie einen eventuellen Schreibschutz für das gesamte Anwendungsverzeichnis. Berechtigungen Da der Internet Information Server standardmäßig den Benutzer»Netzwerkdienst«einsetzt, um Webanwendungen auszuführen, müssen im Anwendungsverzeichnis folgende Berechtigungen gesetzt werden. Geben sie dem Benutzer»Netzwerkdienst«Leseberechtigung auf das gesamte Anwendungsverzeichnis. Geben Sie dem Benutzer»Netzwerkdienst«Schreib- und Änderungsberechtigung auf die Verzeichnisse»App_Data«und»Layouts«innerhalb des Anwendungsverzeichnisses. Geben Sie dem Benutzer»Netzwerkdienst«Schreib- und Änderungsberechtigung auf die Dateien /web.config, /log4net.config und /Widgets/widget_list.ascx. Erstellen Sie einen Ordner für temporäre Dateien mit Lese-, Schreib- und Änderungsberechtigung für den»netzwerkdienst«. Erstellen Sie einen Ordner für die Logdatei mit Lese-, Schreib- und Änderungsberechtigung für den»netzwerkdienst«. Erstellen Sie einen Ordner für die Dokumentenverwaltung mit Lese-, Schreibund Änderungsberechtigung für den»netzwerkdienst«, oder erteilen Sie die Lese-, Schreib- und Änderungsberechtigung für ein vorhandenes Dokumentenverzeichnis. 19

20 Weitere Verzeichnisse Tragen Sie die Pfade zu den erstellten Ordnern für die temporären Dateien und die Dokumentenverwaltung in die web.config ein: Suchen Sie dafür in der web.config nach dem Tag <appsettings>. Passen Sie unterhalb der gefunden Stelle die folgenden beiden Zeilen entsprechend an: <add key="documentsroot" value="c:\webcrmdocs\"/> <add key="tempdocumentsroot" value="c:\webcrmdocs\tempdocs\"/> Verbindung zur Datenbank Für die erste Verbindung zur Datenbank müssen in der Datei /web.config die Verbindungen zur Datenbank eingestellt werden. Öffnen Sie dazu die Datei /web.config mit den Windows Text Editor (»Start: Ausführen: Notepad«) oder einem beliebigen anderen Text- bzw. XML-Editor. Suchen Sie in der Datei nach dem Tag: <connectionstrings>. Darunter befinden sich Zeilen, die wie folgt aufgebaut sind: <add name="personalization" connectionstring="[...]" /> <add name="users" connectionstring="[...]" /> <add name="system" connectionstring="[...]" /> <add name="appointment" connectionstring="[...]" /> <add name="documents" connectionstring="[...]" /> <add name="data" connectionstring="[...]" /> Im Attribut connectionstring wird die Verbindungszeichenfolge zu der entsprechenden Datenbank eingetragen. Personalization enthält die Verbindungs-Zeichenfolge zur ASP.NET Personalisierungs-Datenbank. Users enthält die Verbindungs-Zeichenfolge zur Benutzer-Datenbank. System enthält die Verbindungs-Zeichenfolge zur System-Datenbank. Appointment enthält die Verbindungs-Zeichenfolge zur Termin-Datenbank. Documents enthält die Verbindungs-Zeichenfolge zur Dokumenten-Datenbank. Data enthält die Verbindungs-Zeichenfolge zur eigentlichen CRM Plus-Datenbank. (Alle anderen Einträge können ignoriert werden.) 20

21 Die Verbindungszeichenfolgen sind immer wie folgt aufgebaut: data source=<sql Servername\Instanzname>;Initial Catalog=<Datenbankname>; User Id=<Benutzername>;Password=<Passwort>; data source enthält den Namen und ggf. die Instanz des SQL Servers. Initial Catalog enthält den Namen der entsprechenden Datenbank. User Id enthält den Namen des SQL Server-Benutzers, der auf die Datenbank zugreifen darf. Password enthält das Passwort des oben angegebenen SQL Server-Benutzers. Wir empfehlen, für die Verbindung zum SQL Server die»sql Server Authentifizierung«zu benutzen und dem neu erstellten Benutzer nur jene Berechtigungen zu erteilen, die für die vom Web CRM benötigten Datenbanken notwendig sind. Der Datenbankbenutzer benötigt für die Datenbanken mindestens die Rechte des db_owner. versand Der versand an Adressen aus dem Web CRM heraus, kann sowohl über einen lokalen client erfolgen, als auch über einen vorhandenen Exchange Server. Wird der Versand per Exchange Server gewählt muss sichergestellt sein, dass auf dem Exchange Server das Outlook Web Access installiert ist. Der Versand per Exchange Server benötigt zwingend das Outlook Web Access auf dem Exchange Server! Wenn der versand des Web CRM über einen vorhandenen Exchange Server laufen soll, müssen noch folgende Einstellungen in der web.config gemacht werden. Suchen Sie dafür in der web.config nach dem Tag <appsettings>. <add key="domain" value="ihredomaene" /> Tragen Sie hier die Active Directory Domain ein die vom Exchange Server verwendet wird. <add key=" sendmethod" value="exchange" /> Tragen Sie hier Exchange ein um der Versand per Exchange Server zu aktivieren. Mit dem Standardwert Default wird - wie gehabt - der lokale client für den versand verwendet. <add key="exchangebasepath" value="http://mail. IhreDomaene.de/exchange/"/> Tragen Sie hier die vollständige Adresse zum Outlook Web Access ein. 21

22 Website im IIS anlegen und einrichten Windows Server 2003 Hier lesen Sie, wie Sie Web CRM auf einem Windows 2003-Server mit IIS 6.0 aufsetzen. Auf dem IIS 6.0 kann für das Web CRM eine eigene Website angelegt werden. Sie können den Web CRM aber auch auf dem IIS 6.0 als Unterweb einer anderen Website betreiben. Im Folgenden wird daher auch beschrieben, wie sie auf dem IIS 6.0 eine eigene Website für das Web CRM anlegen. Start Wechseln Sie in die Systemsteuerung von Windows. Klicken Sie dort»verwaltung«doppelt an. Öffnen Sie den Internet-Informationsdienste Manager (IIS) durch Doppelklick. Sie können den IIS auch öffnen, in dem Sie im Start-Menü»Serververwaltung«aufrufen und»diesen Anwendungsserver verwalten«anklicken. Oder wählen Sie unter»systemsteuerung: Verwaltung«den Internet-Informationsdienste Manager aus. Anwendungspool anlegen Der Anwendungspool isoliert die Ausführung einer oder mehrerer Anwendungen. Öffnen Sie den Internet-Informationsdienste Manager. 22

23 Legen Sie wie im Bild gezeigt einen Anwendungspool für Web CRM an. Sie können einen beliebigen Namen eingeben. Sie tragen den Anwendungspool später bei den Eigenschaften der Website ein. Identität des Anwendungspools In den Eigenschaften des Anwendungspools stellen Sie ein, unter welchem Windows-Konto die Web-Anwendung läuft (Register»Identität«). Die Vorgabe ist»netzwerkdienste«. Sie können auch ein beliebiges anderes Konto auswählen. Wir empfehlen, nur das voreingestellte Konto»Netzwerkdienste«zu verwenden! Das eingestellte Konto wird verwendet: beim Zugriff auf den SQL Server (allerdings nur, wenn per Windows Authentifizierung auf die Datenbanken zugegriffen wird) und beim Zugriff auf das Dateisystem (z. B.: temporäre Dokumente anlegen, Dokumentenverwaltung, Log-Datei und für diverse Einstellungen im Adminbereich). 23

24 Eine Website anlegen Legen Sie eine neue Website an. Dazu klicken Sie den Ordner»Websites«mit der rechten Maustaste an und erteilen den abgebildeten Befehl. Tragen Sie den Namen der neuen Website ein. 24

25 Auf der folgenden Seite können Sie den Hostheader für diese Website eingeben. Geben Sie an, in welchem Verzeichnis die Dateien für die Website liegen: Wenn Sie den anonymen Zugriff erlauben, kann jeder versuchen, sich am Web CRM anzumelden. Wenn Sie den anonymen Zugriff deaktivieren, können nur solche Benutzer auf das Web CRM zugreifen, die sich im Browser mit einem Windows-Konto anmelden. Diese Anmeldung erfolgt vor der eigentlichen Anmeldung am Web CRM. In diesem Fall sind allerdings insgesamt zwei Anmeldungen erforderlich. Wir empfehlen, den anonymen Zugriff in einer Internetumgebung zuzulassen. In einer Intranet-Umgebung kann der anonyme Zugriff verweigert werden. 25

26 Es müssen nur»lesen«und»skripts ausführen«angeklickt werden. Im Anschluss sollten Sie die Einstellungen der Website prüfen und ergänzen. Der Eigenschaften-Dialog der Website enthält mehr Seiten als der Dialog Unterwebs. Die wesentlichen Einstellungen für das Web CRM sind aber bei beiden gleich und werden weiter unten gemeinsam beschrieben. Alternative das Web CRM als Unterweb anlegen Zum Anlegen eines Unterweb klicken Sie die gewünschte Website, zu der Sie das Unterweb anlegen möchten, mit der rechten Maustaste an und erteilen den abgebildeten Befehl. Ein Assistent öffnet sich, in dem Sie ein virtuelles Verzeichnis anlegen. Dieses Verzeichnis verweist auf den Ordner, in dem die Daten des Web CRM liegen. 26

27 Tragen Sie ein, unter welchem Namen das virtuelle Verzeichnis geführt werden soll. Geben Sie an, in welchem Verzeichnis die Dateien für die Website liegen. Legen Sie die Rechte fest, die Benutzer in diesem Verzeichnis haben sollen. Es müssen nur»lesen«und»skripts ausführen«angeklickt werden. Das virtuelle Verzeichnis muss im IIS als Anwendung eingetragen sein. Das Verzeichnis bekommt im IIS das Zahnrad-Symbol. Im Eigenschaften-Dialog steht auf der Registerkarte»Virtuelles Verzeichnis«als Anwendungsname der Name, den Sie im Assistenten als Alias angegeben haben. 27

28 Einstellungen der Website oder des virtuellen Verzeichnisses Klicken Sie die neu entstandene Website oder das virtuelle Verzeichnis mit der rechten Maustaste an. Erteilen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl»Eigenschaften«. Kontrollieren und ergänzen Sie hier die Einstellungen für Ihr Web bzw. das virtuelle Verzeichnis. Am besten wird für die Website ein eigener Anwendungspool angelegt und in der Registerkarte unter»anwendungspool«eingetragen. Die Datei Default.aspx muss auf dem Reiter»Dokumente«als Standarddokument eingetragen sein: 28

29 In der Registerkarte»ASP.NET«muss die ASP.NET Version ausgewählt sein (das ist Standard). Nach der Einrichtung ist es unbedingt notwendig, das ASP.NET in den Webdiensterweiterungen zuzulassen! Windows Server 2008 So setzen Sie Web CRM auf einem Windows Server 2008 mit IIS 7.0 auf. Achten Sie beim Installieren des IIS darauf, die Anwendungsentwicklungsfeatures für ASP.NET mitzuinstallieren. 29

30 Start Wechseln Sie in die Systemsteuerung von Windows. Klicken Sie dort»verwaltung«doppelt an. Öffnen Sie den Internet-Informationsdienste Manager (IIS) durch Doppelklick. Anwendungspool anlegen Im IIS klicken Sie»Anwendungspools«an und öffnen das Kontextmenü der Liste durch Klick mit der rechten Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag»Anwendungspool hinzufügen «. 30

31 Sie können einen beliebigen Namen eingeben. Sie tragen den Anwendungspool später unter den Eigenschaften der Website ein. Identität des Anwendungspools In den»erweiterten Einstellungen«des Anwendungspools stellen Sie ein, unter welchem Windows-Konto die Web-Anwendung läuft. Die Vorgabe ist»netzwerkdienste«. Sie können auch ein beliebiges anderes Konto auswählen. Wir empfehlen, nur das voreingestellte»netzwerkdienste«als Konto zu verwenden! 31

32 Das eingestellte Konto wird verwendet: beim Zugriff auf den SQL Server (allerdings nur, wenn per Windows Authentifizierung auf die Datenbanken zugegriffen wird) und beim Zugriff auf das Dateisystem (z. B.: temporäre Dokumente anlegen, Dokumentenverwaltung, Log- Datei und für diverse Einstellungen im Adminbereich). 32

33 Eine Website anlegen Legen Sie eine neue Website an. Dazu klicken Sie den Ordner»Websites«an und wählen unter»aktionen«oder über das Kontextmenü den Befehl»Website hinzufügen «aus. Tragen Sie den Namen der neuen Website ein und wählen Sie den Anwendungspool aus. 33

34 Geben Sie an, in welchem Verzeichnis die Dateien für die Website liegen und tragen Sie, wenn gewünscht, den Hostheader ein: Diese Einstellungen können Sie später unter»grundeinstellungen«oder»bindungen«ändern. Die weiteren Einstellungen einer Website entsprechen denen eines virtuellen Verzeichnisses und werden weiter unten erläutert. 34

35 Alternative das Web CRM als Unterweb anlegen Zum Anlegen eines Unterweb klicken Sie die gewünschte Website, zu der Sie das Unterweb anlegen möchten, mit der rechten Maustaste an und erteilen den abgebildeten Befehl. Ein Dialog öffnet sich, in dem Sie das virtuelles Verzeichnis anlegen. Tragen Sie ein, unter welchem Namen das virtuelle Verzeichnis geführt werden soll und geben Sie an, in welchem Verzeichnis die Dateien für die Website liegen. 35

36 Das virtuelle Verzeichnis muss anschließend im IIS als Anwendung eingetragen sein. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü für das virtuelle Verzeichnis und wählen Sie den Befehl»In Anwendung konvertieren«. In dem Dialog, der sich jetzt öffnet, geben Sie der Anwendung einen Namen und wählen den Anwendungspool aus. Das Verzeichnis bekommt im IIS das Weltkugel- Symbol. Sie sehen unter»aktionen«die Rubrik»Anwendung bearbeiten«mit den Befehlen»Grundeinstellungen «und»erweiterte Einstellungen «. 36

37 Einstellungen der Website oder des virtuellen Verzeichnisses Sie können die Einstellungen für Features einer Website oder eines virtuellen Verzeichnisses bearbeiten, in dem Sie die Website oder das virtuelle Verzeichnis in der Baum-Darstellung anklicken und in der Mitte die Ansicht»Features«wählen. Die Einstellungen zu den Features, die unter der Rubrik»ASP.NET«zusammengefasst sind, werden aus der Web.Config des Web CRM ausgelesen. Die Einstellungen der Web.Config können mit dem IIS konfiguriert werden. Einige Einstellungen werden auch über den Administrationsbereich des Web CRM verwaltet. Die Einstellungen zu den Features unter der Rubrik»IIS«entsprechen den Einstellungen der IIS-Website-Eigenschaften-Dialogs. Unter»Standarddokument«muss auch die Datei»Default.aspx«eingetragen sein. Unter»Authentifizierung«können Sie den anonymen Zugriff ein- oder ausschalten. Unter»SSL-Einstellungen«können Sie den Zugriff per HTTPS einstellen. 37

38 Der Administrationsbereich Der Administrationsbereich befindet sich in Ihrer Web CRM-Website im Verzeichnis \admin. Um den Administrationsbereich zu öffnen, geben Sie im Browser die Adresse Ihres Web CRM gefolgt von»/admin«ein oder klicken auf den Link»Einstellungen«des Web CRM. Wählen Sie unter den angebotenen Optionen die gewünschte Bearbeitungsmöglichkeit»Administrationsbereich«aus: Den Zugriff auf den Administrationsbereich können Sie zusätzlich mit den Einstellungen zur Website im IIS regeln. 38

39 Melden Sie sich zuerst als Systemverwalter an. Der Administrationsbereich öffnet sich. Eine Änderung mancher Administrations-Einstellungen führt zu einem Neustart des Programmes, nach dem sich sämtliche gerade eingeloggten Benutzer neu anmelden müssen. Allgemeine Einstellungen Geben Sie ein Verzeichnis an, in dem Web CRM temporäre Dateien hinterlegen kann. 39

40 Eine»eingeschränkte Sortierung«sollten Sie einschalten, wenn Sie mit einer sehr großen Datenbank arbeiten. Dann kann nur nach den Spalten im Index sortiert werden, was das System schneller macht. In diesem Fall können Anwender aber nur nach jenen Spalten sortieren, auf denen ein Index liegt. Geben Sie ein Verzeichnis an, in dem Web CRM Log-Dateien hinterlegen kann. Ansichten verwalten Sie erstellen, bearbeiten und löschen Ansichten in diesem Dialog. Die Ansicht»Standard (Default)«kann nicht gelöscht, sondern nur bearbeitet werden. Eine neue Ansicht anlegen Um eine neue Ansicht anzulegen, tragen Sie in die Zeile unten verschiedene Namen für sie ein. Der»interne Layoutname«wird in die Datei Layout.xml geschrieben. Die drei anderen Namen sind die Namen, die je nach Spracheinstellungen angezeigt werden. Klicken Sie nun die Schaltfläche»Hinzufügen«an. Die Ansicht wird in die Liste verfügbarer Ansichten aufgenommen. Dort bearbeiten Sie sie. 40

41 Eine Ansicht bearbeiten Das Erstellen und Bearbeiten einer Ansicht geschieht in verschiedenen Schritten. Hier im Administrationsbereich treffen Sie Grundeinstellungen etwa für Aufbau einer Ansicht und ihrer Registerkarten. Das Einbinden und Konfigurieren der Widgets geschieht hingegen in der Ansichteneinrichtung (siehe Seite 38 ff.). Handelt es sich bei der zu bearbeitenden Seite um eine frisch angelegte Seite, bestimmen Sie zuerst das Layout der Willkommensseite. Wählen Sie die Anordnung der Zonen des Willkommensbildschirms aus. Diese Vorlagen stehen Ihnen für alle Registerkarten zur Verfügung: SideBarZone (blau) CentralWebPartZone (grün) RightWebPartZone (gelb) BottomWebPartZone (rot) BottomLeftWebPartZone (cyan) BottomRightWebPartZone (magenta) One Zone Eine Sidebar Zone links und eine große Zone für die Widgets rechts. Die Widgets werden in der Central Web Part Zone untereinander angeordnet. 41

42 Two Zones Eine Sidebar Zone links, rechts davon zwei Zonen (CentralWebPartZone und RightWebPartZone) für die Widgets, die untereinander angeordnet werden. One Top One Bottom Eine Sidebar Zone links, eine CentralWebPartZone oben, deren Widgets horizontal angeordnet werden. Darunter eine BottomWebPartZone mit vertikaler Anordnung von Widgets. One Top Two Bottom Eine Sidebar-Zone links, eine CentralWebPartZone oben, deren Widgets horizontal angeordnet werden. Darunter zwei senkrechte Zonen (BottomLeftWebPartZone und BottomRightWebPartZone) mit vertikaler Anordnung von Widgets. One Top Bottom Horizontal Eine Sidebar-Zone links, eine CentralWebPartZone oben, deren Widgets vertikal angeordnet werden. Darunter eine BottomWebPartZone mit horizontaler Anordnung von Widgets. Weitere Einstellungen treffen Sie im nächsten Arbeitsschritt. 42

43 Eine vorhandene Ansicht bearbeiten Klicken Sie die betreffende Ansicht in der Liste der vorhandenen Ansichten an. Betätigen Sie die Schaltfläche»Bearbeiten«. Oben können Sie die Anzeigenamen der gesamten Ansicht verändern. Im unteren Teil dieses Dialoges bestimmen Sie durch Klick auf die Schaltfläche, über welche Registerkarten die Ansicht verfügt und in welcher Reihenfolge diese angezeigt werden sollen. Um eine neue Registerkarte einzufügen, wählen Sie in der untersten Zeile deren Typ aus und geben den Namen ein, der im Reiter der Registerkarte angezeigt werden sollen. Danach speichern Sie durch Klick auf. Beim Neuanlegen oder Bearbeiten einer Registerkarte müssen Sie deren Typ bestimmen. Ihnen stehen die verfügbaren Daten- und Zusatzdatentabellen der Datenbank zur Auswahl. Sie können ein und denselben Typ nicht auf zwei verschiedenen Registerkarten derselben Ansicht platzieren. Der Typ dient der Bestimmung von Abhängigkeiten. Dabei wirkt er mit der Einstellung»Detail«zusammen. Ein Beispiel: Sie haben eine Registerkarte des Typs Adressen eingefügt und die Option»Detail«nicht angeklickt. Dann fügen Sie eine weitere Registerkarte desselben Typs ein, klicken dieses Mal aber»detail«an. Sie erreichen damit, dass in der Detail-Registerkarte jeweils die Einzelheiten jener Adresse angezeigt werden, die in der anderen Registerkarte gerade ausgewählt ist. Die Registerkarte»Detail«entspricht also der Adressbearbeitungsmaske, die Registerkarte, für die»detail«nicht angeklickt ist, entspricht der Adresstabelle. 43

44 Sie bearbeiten vorhandene Registerkarten mit diesen Schaltflächen: Mit den Schaltflächen»OK«und»Übernehmen«unten speichern Sie den Anzeigenamen der Ansicht (und nicht die Änderungen an den Registerkarten, diese werden automatisch gespeichert!). Damit neue Ansichten von den Benutzern in ihren Ansichtseinstellungen überhaupt ausgewählt werden können, müssen Sie nun eine Ansichtenzuordnung vornehmen! Eine Ansicht löschen Klicken Sie eine Ansicht in der Liste»Verfügbare Ansichten«an. Betätigen Sie die Schaltfläche»Löschen«. Haben Sie die aktive Ansicht gelöscht, wird anschließend die Standard-Ansicht angeboten. Ansichtenzuordnung Wählen Sie hier, welche Ansicht welchen Benutzergruppen angeboten werden soll. Sie finden einen eigenen Konfigurationsbereich für jede vorhandene Ansicht. 44

45 Mit den Schaltflächen in der Mitte zwischen beiden Listen weisen Sie die jeweilige Ansicht einer Benutzergruppe zu bzw. entziehen der Gruppe das Recht, die Ansicht zu benutzen, wieder. Menübilder hochladen Wollen Sie Icons etwa als Menübilder verwenden, müssen Sie sie zuerst ins System laden. Klicken Sie»Durchsuchen«an. Wählen Sie die gewünschte Graphikdatei aus. Übernehmen Sie das Icon durch Klick auf»upload«. Menübilder zuordnen Haben Sie mit der Funktion»Icons hochladen«grafiken ins Web CRM aufgenommen, können Sie sie in den Reiter von Registerkarten einbinden. Wählen Sie oben unter»layout«die Ansicht, die Sie verändern wollen. Darunter werden die Registerkarten dieser Ansicht angezeigt. Wählen Sie aus der Listen das gewünschte Icon für die jeweilige Registerkarte. 45

46 Adressenauswahldialog Sie bestimmen hier, welche Felder die Adressauswahl wiedergeben soll. Diese Auswahl erscheint etwa beim Anlegen eines neuen Termines, wenn Sie die Schaltfläche anklicken. Klicken Sie das fragliche Feld unter»alle Felder«an. Mit der Schaltfläche verschieben Sie es in die Liste»Angezeigte Felder«. Damit wird es in der Adressauswahl angezeigt. Sie geben als»feldgröße«an, wie viele Zeichen des Feldinhaltes höchstens angezeigt werden. Markieren Sie ein Feld unter»angezeigte Felder«Mit den Schaltflächen rechts dieser Liste ändern Sie die Position des markierten Feldes. Adressformat Eine Adressenkurzbeschreibung taucht z. B. in der Kontaktliste auf ausgewählte Adressinformationen werden dabei in einer Sprechblase wiedergegeben. 46

47 Sie legen im Adressformat fest, aus welchen Feldinhalten die Adressenkurzbeschreibung aufgebaut werden soll. Wählen Sie rechts ein Feld der Datenbank aus. Geben Sie links an, welches Trennzeichen in der Kurzbeschreibung vor den jeweiligen Feldinhalt gesetzt werden soll. Schließen Sie das Trennzeichen wie abgebildet in Anführungszeichen ein. Als Trennzeichen tragen Sie auch eventuelle Leerzeichen mit ein. Aktuelle Adresse bearbeiten In Ansichten könne Sie oben links die aktuelle Adresse einblenden lassen. Damit weiß der Anwender beispielsweise, zu welcher Adresse der Kontakt gehört, den er gerade bearbeitet. Durch einen Klick auf diese Adresse springt der Anwender direkt in die Adressbearbeitung. Lassen Sie die aktuelle Adresse anzeigen, können oben rechts zu dieser Adresse gehörige Kontakte, Zusatzdaten usw. angezeigt werden. 47

48 Wollen Sie die aktuelle Adresse anzeigen lassen, müssen Sie die oberste Option anklicken. Mit der»anzahl Zeilen«bestimmen Sie, wie viele Zeilen die Adressanzeige insgesamt besitzen soll. In»Zeile 1«usw. tragen Sie ein, welche Feldinhalte in der jeweiligen Zeile angezeigt werden sollen. Die»Ausgewählten Unterdatensätze«bestimmen darüber, welche Informationen dem Anwender oben rechts angezeigt werden. Klicken Sie hier an, was angezeigt werden soll. Die»Anzahl der Spalten«regelt die Breite und Aufteilung der Zusatzdatenanzeige oben rechts. Bisher-Liste Die Bisher-Liste gewährt einen Überblick über die zuletzt bearbeiteten Datensätze. Durch Anklicken können Sie den entsprechenden Eintrag öffnen. 48

49 Was in dieser Liste angezeigt wird, bestimmen Sie im Administrationsbereich. Geben Sie oben an, wie viele zuletzt bearbeitete Einträge diese Liste umfassen soll. Wollen Sie eine leere Liste anzeigen, tragen Sie hier als Wert»0«ein. Definieren Sie, wie viele Zeichen pro Eintrag maximal verwendet werden dürfen. Um einen komplett neuen Typ in die Bisher-Liste aufzunehmen, wählen Sie ihn unter»neue Kurzbeschreibung hinzufügen«aus. Mit»Datenfeld hinzufügen«nehmen Sie Informationen aus der Datenbank in die Bisher-Liste auf. In der Auswahlliste werden Ihnen sämtliche Felder des entsprechenden Typs sowie die Adressfelder angeboten. Mit»Textfeld hinzufügen«definieren Sie ein Feld, das reinen Text enthält, also etwa eine Beschriftung oder (wie in der Abbildung) ein Trennzeichen. Mit»Typ löschen«entfernen Sie den gesamten Block. Damit werden Änderungen an diesem Datentyp nicht mehr von der Liste verzeichnet. Mit»Löschen«entfernen Sie nur das betreffende Text- oder Datenfeld direkt darüber. Die abgebildete Konfiguration ergibt folgenden Eintrag in der Bisher-Liste: Nachname: Bemerkungstext. 49

50 Positionen verwalten Im Artikelstamm werden die Positionen für Vertriebsprojekte hinterlegt. Diese Positionen lassen sich auch in Briefen mit Angeboten verwenden. Vorlagen In diesem Fenster bearbeiten Sie die Vorlagen für Briefe und andere Drucksachen. Diese Vorlagen werden den Benutzern automatisch zugänglich gemacht und können von diesen bearbeitet werden. Ein Editor wird geöffnet. Hier erstellen Sie das Dokument. 50

51 Eine solche Vorlage enthält gewöhnlich Felder, die dafür sorgen, dass Adresse, Anrede und eventuell auch andere Informationen aus der Datenbank und Ihren Benutzerdaten in den Brief übernommen werden. Ab Seite 58 finden Sie weitere Einzelheiten zu den verfügbaren Feldern. Sie können den Brief im Designmodus, aber auch direkt im HTML-Code bearbeiten. Wählen Sie aus der Liste entweder eine vorhandene Vorlage, um diese zu bearbeiten, oder legen Sie ein neues Dokument an. Klicken Sie ein Objekt der Vorlage an, werden am Rand der Arbeitsfläche des Editors Greifpunkte angezeigt. Packen Sie einen dieser Greifpunkte mit der Maus und verschieben ihn, wird das Objekt entsprechend gestaucht oder gestreckt. Außerdem erscheinen diese beiden Symbole neben den Greifpunkten: Klicken Sie das Kreuz in der Mitte an, wird das markierte Objekt gelöscht. Die Funktion der Pfeile hängt jeweils vom markierten Objekttyp ab, Sie können mit ihnen etwa Abstände vergrößern oder Objekte in Pfeilrichtung verschieben. Mit den Schaltflächen der Symbolleisten gestalten Sie den Brief ganz nach Wunsch. Standard Sie speichern das Dokument als PDF. Ihnen wird jener Dateiname vorgeschlagen, den Ihr Systemverwalter für die Dokumentenverwaltung festgelegt hat. Sie machen Änderungen am Dokument schrittweise rückgängig. Sie stellen Änderungen am Dokument schrittweise wieder her. Sie schneiden die im Dokument markierte Stelle aus und übernehmen sie in die Zwischenablage. Sie kopieren die im Dokument markierte Stelle in die Zwischenablage. Sie fügen den Inhalt der Zwischenablage an der Cusorposition ins Dokument ein. Sie löschen sämtlichen Text, sämtliche sonstigen Objekte wie Graphiken sowie sämtlichen HTML-Code aus dem Editor. Dieser Löschvorgang kann durch Klick auf rückgängig gemacht werden. Wollen Sie nur ein Wort, einige Buchstaben, eine einzelne Graphik etc. löschen, markieren Sie die Stelle und betätigen die Taste»Entf«. 51

52 Formatierungswerkzeuge Sie formatieren den aktuellen Absatz linksbündig. Sie formatieren den aktuellen Absatz rechtsbündig. Sie zentrieren den aktuellen Absatz. Sie formatieren den aktuellen Absatz im Blocksatz. Sie versehen die markierten Absätze mit einem Blickfangpunkt. Sie nummerieren die markierten Absätze. Sie vergrößern den linken Einzug des Textes. Sie verkleinern den linken Einzug des Textes. Sie fügen einen Link auf eine Internetadresse in das Dokument ein. Markieren Sie zuerst den Text, der zum Link werden soll. Klicken Sie dann diese Schaltfläche an. Es öffnet sich ein Dialog, in den Sie die Internetadresse, auf die der Link verweisen soll, eintragen. Leser des PDFs brauchen dann nur diesen Link anzuklicken. Sie entfernen einen markierten Link aus dem Dokument. Sie fügen eine Graphik in das Dokument ein. Diese Graphik muss im Internet verfügbar sein. Es öffnet sich ein Dialog, in den Sie die Internetadresse, unter welcher die Graphik zu finden ist, eintragen. Nach der Bestätigung mit OK wird 52

53 die Graphik in das Dokument eingefügt. Sie können die Graphik direkt im Dokument anklicken und ihre Größe mit der Maus verändern. Um eine Grafik wieder aus dem Dokument zu löschen, klicken Sie sie an und betätigen die Taste»Entf«. Textformatierung Sie wählen ein Absatzformat für den aktuellen Absatz aus. Sie wählen eine Schriftart für den markierten Text aus. Sie wählen einen Schriftgrad für den markierten Text aus. Sie wählen eine Schriftfarbe für den markierten Text aus. Sie wählen eine Hintergrundfarbe für den markierten Text aus. Zeichenformatierung Der markierte Text wird fett formatiert. Der markierte Text wird kursiv formatiert. Der markierte Text wird unterstrichen. Der markierte Text wird durchgestrichen. Der markierte Text wird hochgestellt. Der markierte Text wird tiefgestellt. Alle manuellen Formatierungen werden vom markierten Text entfernt. Der Text erhält damit wieder genau die Eigenschaften des zugrundeliegenden Absatzformates. 53

54 Tabelle Sie nehmen eine Tabelle in die Vorlage auf. Dazu gibt es einen eigenen Editor. Rows... Tragen Sie ein, über wie viele Zeilen die Tabelle verfügen soll. Cols... Tragen Sie ein, über wie viele Spalten die Tabelle verfügen soll. Width... Tragen Sie ein, wie breit die Tabelle werden soll. Prozentangaben verstehen sich dabei in Prozent des bedruckbaren Bereiches. Alignment... Wählen Sie die Ausrichtung des Textes in den Zellen der Tabelle aus. Border Thickness... Geben Sie an, wie breit der Rahmen um die Tabelle und zwischen den Zellen gezeichnet werden soll. Cell Spacing... Geben Sie den Abstand an, der zwischen den Zellen gelassen werden soll. Cell Padding... Geben Sie den Abstand an, der zwischen dem Rand einer Zelle und deren Inhalt gelassen werden soll. Datenbankfelder Sie nehmen Felder aus der Adressdatenbank an die markierte Stelle des Dokuments auf. Sie nehmen Felder aus den Benutzerattributen an die markierte Stelle des Dokuments auf. Diese Attribute 54

55 trägt der Benutzer selbst im Widget»Benutzerstatus«unter»Benutzerdaten«ein. Damit können etwa Name und Durchwahl des Benutzers automatisch in das Dokument ausgenommen werden. Hiermit nehmen Sie Felder aus Vertriebsprojekten in das Dokument auf. das hilft Ihnen etwa beim Erstellen von Angeboten. Ist der Brief geschrieben und formatiert, klicken Sie auf gespeichert und den Benutzern zur Verfügung gestellt.. Damit wird die Vorlage Feed verwalten Die hier hinterlegten Textnachrichten können Sie in einer Ansicht anzeigen lassen. Um einen neuen Feed anzulegen, geben Sie die entsprechenden Texte in die Textfelder ein. Bestätigen Sie durch Klick auf»speichern«. Um einen vorhandenen Feed zu bearbeiten, Klicken Sie»Auswählen«an. Mit»Löschen«entfernen Sie den ausgewählten Feed unwiderruflich. 55

56 Dokumentenverwaltung Sie bestimmen hier, ob die Dokumentenverwaltung überhaupt aktiviert werden soll. Diese Einstellung betrifft ausschließlich die über das Internet geschriebenen Dokumente. Sie interagiert nicht mit der Einstellung, die in den Systemeinstellungen von CRM PLUS getroffen wurde.»dokumente speichern unter«ist der Pfad, in dem die mit Web CRM angelegten Dokumente auf dem Server hinterlegt werden. Wenn Sie Web CRM in Ihrem Firmennetz installiert haben, können Sie mit Web CRM und cobra CRM PLUS gemeinsam auf die Dokumente zugreifen. Achten Sie darauf, dass Web CRM und CRM PLUS dasselbe Verzeichnis für die Dokumente verwenden. Datenbankverbindungen Hier geben Sie an, wo auf dem Server die verschiedenen Datenbanken hinterlegt sind. Um eine andere Datenbank auszuwählen, klicken Sie»Ändern«an. Wählen Sie dann Server und Datenbank aus. 56

57 Lizenzverwaltung Tragen Sie hier die von uns gelieferten Lizenznummern ein. Web-Anwendung auffrischen Hiermit laden Sie den aktuellen Stand der Anwendung. Dabei werden auch neue Zusatzdaten erkannt und anschließend in der Ansichtengestaltung und als Widget angeboten. So können Sie diese Daten den Anwendern in einer Ansicht zugänglich machen. Abmelden Sie verlassen den Administrationsbereich. Das Programm wird geschlossen, und Sie sehen die Anmeldung zum Web CRM vor sich. Zu Web CRM wechseln Sie verlassen den Administrationsbereich und kehren als Benutzer ins Web CRM zurück. Wollen sie den Administrationsbereich erneut betreten, müssen Sie das Systemkennwort erneut eingeben. Ansichten einrichten Sie kehren auf die Arbeitsfläche von Web CRM zurück, bleiben aber im Administrationsmodus. So können Sie einzelne Widgets löschen, verschieben und anders konfigurieren. Systemverwalter-Handbuch Sie rufen das vorliegende Handbuch als PDF auf. 57

58 Vorlagen für Briefe und Positionslisten Die Vorlagen für Briefe und Positionslisten liegen im Verzeichnis \App_Data\Templates\Letters bzw. \App_Data\Templates\Offers. Die Vorlagen werden im Administrationsbereich unter»vorlagen«verwaltet. In Brief-Vorlagen können Adress-Felder, Benutzerattribute und das aktuelle Datum eingebunden werden. In Positionslisten-Vorlagen wird zusätzlich die Positionsliste eingebunden. Platzhalter für Datenbank-Felder: Die Felder werden mit Userlevelname, umfasst von geschweiften Klammern, eingegeben. Sie können das Feld aus der entsprechenden Liste in der Werkzeugleiste auswählen und in den Text einfügen. Beispiel: {Briefanrede} Platzhalter für aktuelles Datum: {$DATE dd.mm.yyyy$} Das Datumsformat kann durch den Formatierungsstring festgelegt werden. Platzhalter für Benutzerattribute: Die Benutzerattribute werden, umfasst von geschweiften Klammern und mit einem Dollarzeichen vor dem Namen, eingegeben. Sie können das Benutzerattribut aus der entsprechenden Liste in der Werkzeugleiste auswählen und in den Text einfügen. Beispiel: {$Vorname} Platzhalter für Positionsliste: Die Positionsliste wird vom Programm mit Gesamtsumme, Spaltenüberschriften und waagrechten Linien ausgegeben. Der Platzhalter für die Positionsliste sind eckige Klammern. In den eckigen Klammern wird die Reihenfolge und Anordnung der Spalten angegeben. Sie können die Positionsspalten aus der entsprechenden Liste in der Werkzeugleiste auswählen und in den Text einfügen. Beispiel: [Oridinal Name UnitPrice Quantity Discount Summary] 58

59 Bilder in der Vorlage: Achtung: Der Pfad zu den Bild-Dateien darf nicht relativ angegeben werden, sonst werden die Bilder beim Anzeigen der Vorlage und beim Erzeugen des PDF nicht gefunden. Geben Sie den Pfad absolut ein. Z. B.: src="/image/path/file.ext" oder: src="http://www.domain.com/image/path/file.ext" Um den Pfad der Bilder zu bearbeiten, können Sie im Vorlagen-Editor auf die HTML-Ansicht umstellen. Es werden»design«und»html«zur Auswahl angeboten. 59

60 Ansichten einrichten Unter einer»ansicht«oder einem»layout«versteht Web CRM den grundsätzlichen Seitenaufbau: Die Anzahl und Beschriftung der Registerkarten, ob ein Register in eine Listen- und Detail-Seite unterteilt wird, welche Dateien der jeweiligen Registerkarte zugeordnet sind und die Unterteilung der Seiten in verschiedene Webpart-Zonen (Sidebar, CentralWebpartZone, ). Diese Einstellungen des Layouts bzw. der Ansicht werden durch die Layout.xml-Datei im App_Data Verzeichnis bestimmt und durch die Dateien im entsprechenden Unterverzeichnis von»layouts«. Es können verschiedene Ansichten bereitgestellt werden, die jeweils ein Unterverzeichnis unter dem Verzeichnis»Layouts«sind. Laden der Ansicht aus der Layout.xml Zu jeder Seite ist in der Layout.xml vermerkt, ob die Widgets dieser Seite bereits in die Personalisierung geladen wurden (initialized=»true«) oder noch nicht (initialized=»false«). Sie können später im Ansichteneinrichtungs-Modus Widgets löschen oder verschieben oder neue Widgets einfügen und Einstellungen für Widgets ändern. Nach dem Einrichten des Web CRM ist die Personalisierung zunächst leer. In der Layout.xml steht bei jeder Seite initialized=»false«. Beim ersten Betreten der Seite werden die Widget-Einstellungen aus der Layout.xml in die Personalisierungsdatenbank geladen und anschließend in der Layout.xml bei der Seite initialized=»true«eingetragen. 60

61 Ansichten wählen Um eine andere Ansicht zu laden, klicken Sie den Link»Einstellungen«an und laden eine andere Ansicht. Ansichten einrichten 1. Melden Sie sich am Web CRM an. Sie gelangen zuerst auf die Willkommensseite der Standard-Ansicht. Die Widgets werden geladen. 2. Diesen Schritt können Sie überspringen, wenn Sie lediglich in einer bereits vorhandenen Registerkarte mit Widgets arbeiten wollen. Wollen Sie hingegen eine Ansicht neu anlegen oder ganze Registerkarten hinzufügen, löschen oder umbenennen, müssen Sie zuerst diesen Schritt durchführen: Klicken Sie auf»einstellungen«. Wechseln Sie in den»administrationsbereich«. Klicken Sie dort»ansichten verwalten«an. Eine Beschreibung finden Sie ab Seite Wechseln Sie nun in den Modus»Ansichten einrichten«. Im Administrationsbereich geschieht dies über einen eigenen Link. Direkt aus der Ansicht heraus klicken Sie»Einstellungen«an und wählen dann»ansichten einrichten«. 4. Arbeiten Sie mit Widgets, bis die gewünschten Ansichten zustande kommen. 5. Ziehen Sie in den Listen-Widgets die Spalten auf die gewünschte Breite. Tun Sie dies als Systemverwalter im Ansichtenkonfigurations-Modus, gilt die Spaltenbreite für alle Benutzer. 61

62 Widgets hinzufügen Dass Sie sich tatsächlich im Bearbeitungsmodus befinden, erkennen Sie daran, dass die Widgets jetzt oben rechts über zwei zusätzliche Schaltflächen verfügen. Außerdem finden Sie oben links auf der Arbeitsfläche nur im Ansichtenbearbeitungsmodus zusätzlich die abgebildeten Optionen: Öffnen Sie den Widgetkatalog, der Ihnen alle verfügbaren Widgets aus der Widget_list.ascx anbietet. Wählen Sie»Einstellungen: Ansichten einrichten«. Oder wählen Sie im Administrationsbereich»Ansichten einrichten«. Geben Sie das Systemkennwort ein. Am oberen Rand des Arbeitsbereiches erscheint jetzt der Link»Widgets hinzufügen«. Klicken Sie ihn an. Ein Katalog der verfügbaren Widgets erscheint. Stellen Sie unter»hinzufügen zu«ein, in welche Webpart-Zone SidebarZone, CentralWebpartZone o.ä. Widgets eingefügt werden sollen. Wählen Sie die gewünschten Widgets aus. Schließen Sie anschließend den Widgetkatalog durch Klick auf»hinzufügen«. Widgets verschieben Sie können Widgets im gesamten WebPart-Bereich verlagern. Dazu packen Sie ein Widget oben in der Titelleiste bei gedrückter linker Maustaste Maus und ziehen es an eine andere Position. 62

63 Eine Markierung hilft Ihnen, die richtige Position zu finden. Nun lassen Sie die Maustaste wieder los. Das Widget wird an der neuen Position verankert. Ein Widget löschen Sie entfernen ein Widget durch Klick auf die mittlere Schaltfläche seiner Titelleiste. 63

64 Einstellungen für Widgets Wenn Sie sich in den Ansichtseinstellungen befinden, können Sie Widgets konfigurieren. Die Editor-Zone, der Einstell-Dialog jedes Widgets, wird mit Klick auf die rechte Schaltfläche in der rechten oberen Ecke des Widgets geöffnet. Änderungen an den Einstellungen für Widgets werden eventuell nicht direkt übernommen. In diesem Fall betätigen Sie die Taste F5, um die Ansicht zu aktualisieren. Allgemein Diagramme Charts sind Diagramme, die Daten oder Beziehungen zwischen Daten graphisch wiedergeben. Sie dienen beispielsweise dazu, eine Rangfolge nach Häufigkeit, Umsatz etc. zu erstellen. Die Einstellungen der Chart-Widgets werden aus den Dateien im Verzeichnis ChartConfiguration ausgelesen. Die Einstellungen werden nur beim Einfügen eines Chart-Widgets in die Ansicht ausgelesen. Nach dem Einfügen werden die Einstellungen in der Personalisierungsdatenbank gespeichert und von dort ausgelesen. Die meisten Charts haben einander ähnliche Einstellmöglichkeiten. Hierzu zählen die Breite und Höhe. Diese Werte verstehen sich in Pixeln. Sie beziehen sich auf die Größe des Charts innerhalb des Widgets, nicht auf die Größe des Widgets selbst. 64

65 Die Größe des Widgets hängt einerseits von der Größe des Charts ab, andererseits wird sie durch die Größe der umgebenden Webpart-Zone bestimmt. Alle Chart-Widgets in einer waagerecht angeordneten Webpart-Zone haben dieselbe Höhe. Das größte gibt dabei die Höhe der Webpart-Zone vor. Alle Chart-Widgets in einer senkrecht angeordneten Webpart-Zone haben dieselbe Breite. Das größte gibt dabei die Breite der Webpart-Zone vor. Funktionen Sie können das Widget»Funktionen«mit den Funktionen belegen, die es auf der gerade geöffneten Registerkarte gibt. Dann können Sie es auf der Registerkarte (etwa im Seitenbereich) unterbringen, um den Zugriff auf die entsprechenden Befehle zu beschleunigen. Geben Sie dem Widget einen»titel«. Markieren Sie unter»vorhandene Shortcuts«jene Funktionen, die den Benutzern angeboten werden sollen. Notizbuch Geben Sie dem Notizbuch einen Titel. RSS Reader Sie können RSS Feeds direkt in Ihre Ansichten einblenden. Dabei kann es sich ebenso um eine Feed-Adresse im Internet handeln wie um jene Feeds, die Sie im Administrationsbereich mit der Funktion»Feed verwalten«hinterlegt haben. So können Sie über das Web CRM direkt Informationen an einen Kreis von Mitarbeitern weiterreichen. 65

66 Tragen Sie den»titel«des Feeds ein, wie er den Lesern angezeigt werden soll. Geben Sie die»feed-adresse«an. Tragen Sie hier nichts ein, werden die im Administrationsbereich hinterlegten Texte angezeigt. Tragen Sie hier eine Feed-Adresse aus dem Internet oder von sonst woher ein, werden die dortigen Informationen angezeigt. Mit»Nur Überschriften anzeigen«sorgen Sie dafür, dass nicht der eigentliche Nachrichtentext, sondern nur die entsprechenden Überschriften angezeigt werden. Diese dienen dann als Links. Schnellerstellung Sie können in die Ansicht ein kleines Fenster aufnehmen, in das die Benutzer Datensätze direkt eingegeben können. Sie als Systemverwalter bestimmen, wie dieses Fenster heißt und welche Daten es aufnimmt. Tragen Sie oben den»titel«ein. Wählen Sie aus, für welche Datentabelle Daten erfasst werden sollen. 66

67 Übernehmen Sie die Felder, die in der Schnellerfassung angeboten werden sollen, von»alle Felder«nach»Angezeigte Felder«. Verändern Sie die Reihenfolge der Felder gegebenenfalls mit den Schaltflächen rechts. Schnellsuche Die Schnellsuche forscht nach Daten in vom Systemverwalter ausgewählten Datenfeldern. Tragen Sie oben den»titel«ein. Wählen Sie aus, in welcher Datentabelle gesucht werden soll. Markieren Sie die Felder innerhalb der Datentabelle, in denen nach dem vom Benutzer gewünschten Inhalt gesucht werden soll. Listen-Widgets Listen sind eine Sammlung thematisch verwandter Einträge also von Adressen, Kontakten usw. Sie werden beispielsweise chronologisch oder alphabetisch geordnet. Klickt der Benutzer einen Listeneintrag an, wird dieser in einer Detailansicht wiedergegeben und kann dort zumeist bearbeitet werden. 67

68 Listen lassen sich nach den verschiedensten Kriterien filtern und sortieren. Aus ihnen können Einträge gelöscht werden. Typische Einstellmöglichkeiten für Listen Treffen Sie Ihre Einstellungen. Die meisten Listen verfügen über mehrere Kategorien von Einstellungen. Beispielhaft hier die Einstellungen für die Adressliste. Durch Klick auf»ok«bestätigen Sie die Werte dann für die Liste. Sie müssen dann F5 b betätigen oder zwischendurch eine andere Registerkarte anklicken, um die Änderungen in der Ansicht sehen zu können. Ansichtseinstellungen Die»Ansichtseinstellungen«bestimmen vor allem über die für den Benutzer verfügbaren Funktionen der Liste. Der»Titel«steht über der Liste. Die»Symbole«werden am linken Rand der Liste eingeblendet. Mit ihrer Hilfe lässt sich der jeweilige Listeneintrag direkt bearbeiten oder löschen.»einfache Suche anzeigen»: Hiermit blenden Sie die Suche über der Liste ein bzw. aus. Schalten Sie diese Option aus, hat der Benutzer keine Suchmöglichkeit. zum Aufruf der Such-»Suchfenster anzeigen«: Hiermit wird die Schaltfläche funktion in die Ansicht aufgenommen.»verwendeter Filter«ist der voreingestellte Filter, der beim Öffnen der Liste auf diese angewandt wird. Der Benutzer kann sich dann einen anderen Filter aussuchen. Mit der Einstellung»-«wird die Liste ungefiltert dargestellt.»filterauswahl anzeigen«: Der Benutzer kann einen Filter aus einer Auswahlliste wählen. 68

69 Mit der Option»Filter anlegen erlauben«kann der Benutzer eigene Filter anlegen und speichern. Solche Filter sind nur ihm allein zugänglich.»filtereinstellungen anzeigen«: Hiermit geben Sie dem Benutzer die Möglichkeit, sich eigene Filter zu definieren. Abhängigkeiten Die Adressdetails beispielsweise sind von den Adressen abhängig. Eine Abhängigkeit gibt also an, aus welcher Quelle eine Detailliste ihre Daten bezieht und was angezeigt wird, wenn Sie in einer Liste einen Eintrag doppelt anklicken oder die Schaltfläche»Bearbeiten«betätigen. Listeneinstellungen Die»Listenansicht«bestimmt darüber, welche Daten angezeigt werden sollen. Legen Sie fest, wie lang die Liste werden soll. Dazu geben Sie die»anzahl der Zeilen«an. Wird die Liste so lang, dass sie nicht mehr auf dem Bildschirm angezeigt werden kann, wird ein Rollbalken angelegt, mit dem sich der Benutzer durch die Einträge scrollen kann.»alle Felder«verzeichnet sämtliche Felder der Datenbank, die in dieser Liste wiedergegeben werden können. Daneben sehen Sie die tatsächlich in der Liste»angezeigten Felder«. Mit den Schaltflächen zwischen den Spalten unten verschieben Sie ein markiertes Feld zwischen rechts und links. Mit den Schaltflächen»Nach oben«bzw.»nach unten«rechts verschieben Sie ein markiertes Feld innerhalb der Liste verwendeter Felder an einen anderen Platz. 69

70 Symbole in Listen anzeigen In manchen Listen können Symbole angezeigt werden, etwa in Adress- oder Kontaktlisten. Adressliste: Verschieben Sie im Dialog»Listenansicht bearbeiten«das Feld»Symbol«unter die»angezeigten Felder«. Platzieren Sie es dort an der gewünschten Position. Kontaktliste: Verschieben Sie im Dialog»Listenansicht bearbeiten«das Feld»Art«unter die»angezeigten Felder«. Platzieren Sie es dort an der gewünschten Position. Das Symbol wird an der angegebenen Stelle der Liste eingeblendet. Filtereinstellungen Die»Filtereinstellungen«bestimmen, nach welchen Feldern der Benutzer die Liste filtern kann. 70

71 Die Liste links verzeichnet sämtliche Felder der Datenbank, nach denen gefiltert werden kann. In der Liste rechts sehen Sie die Felder, nach denen Benutzer derzeit filtern können. Mit den Schaltflächen zwischen den Spalten verschieben Sie ein markiertes Feld zwischen rechts und links. Mit den Schaltflächen»Nach oben«bzw.»nach unten«verschieben Sie ein markiertes Feld innerhalb der Liste verwendeter Felder an einen anderen Platz. Zu den Listen zählen u. a.: Vertriebsprojektliste Adressliste Kontaktliste Listen von Zusatzdaten Detail-Widgets 71

72 Ein Detail-Widget zeigt die Elemente eines Datensatzes an. In ihm werden Datensätze erfasst und bearbeitet. Dieses Widget ist in verschiedene, als»gruppen«bezeichnete Regionen unterteilt. Sie legen hier fest, über welche dieser Gruppen es verfügen soll und welche Felder jede einzelne Gruppe enthält. Klicken Sie in der Liste die Gruppe an, die Sie verändern wollen. Um eine neue Gruppe anzulegen, tragen Sie deren Namen unten ein und betätigen dann die Schaltfläche»Hinzufügen«. Um eine Gruppe wieder zu löschen, klicken Sie sie in der Liste an. Betätigen Sie dann die Schaltfläche»Löschen«. Die Abhängigkeit gibt im abgebildeten Beispiel an, wessen Details angezeigt werden sollen. Sie wählen hier in diesem Fall»Adressen«aus, weil die angezeigten Adressdetails immer abhängig davon sind, welche Adresse der Adressliste gerade aktiv ist. Um eine Gruppe zu bearbeiten und ihr Felder zuzuweisen, markieren Sie sie in der Liste der bestehenden Gruppen und klicken die Schaltfläche»Bearbeiten«an. 72

73 Ändern Sie ggf. den angezeigten Namen der Gruppe. Geben Sie ein, wie viele Spalten die fragliche Gruppe haben soll. Klicken sie unter»restliche Felder«eines oder mehrere Felder an, die Sie in der Gruppe platzieren wollen. Verschieben sie diese Felder durch Klick auf eine der Schaltflächen in der Mitte zwischen den Spalten. Mit»Nach unten«bzw.»nach oben«regeln Sie die Reihenfolge der Felder in der Gruppe. Durch Klick auf»ok«bestätigen Sie die Änderungen an der Gruppe und kehren in die Widget-Einstellungen zurück. Zu den Detail-Widgets zählen u. a.: Adressdetails Kontaktdetails Details von Zusatzdaten Einige weitere Widgets Stichwörter, Stichwortvorrat Sie haben zwei Eingabemöglichkeiten. Der»Titel«wird oben im Widget angezeigt. Als»Anzahl Zeilen«tragen Sie ein, wie viele Stichwörter (Zeilen) die Stichwortliste umfassen soll. 73

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