escriba Lösung zur Erstellung und Verwaltung komplexer, individueller Dokumente München, April 2004

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1 escriba Lösung zur Erstellung und Verwaltung komplexer, individueller Dokumente München, April 2004

2 Agenda Ausgangssituation im Schriftverkehrsmanagement Zielsetzung bei der Entwicklung von escriba Produktbeschreibung escriba Übersicht über die Module von escriba E&E information consultants AG 2

3 Ausgangssituation im Schriftverkehrsmanagement Einsatz von ERP-Lösungen: Unterstützung der administrativen Prozesse ERP-Systeme unterstützen einen Großteil der administrativen Prozesse in Unternehmen. Für die komplexen und hoch individuellen Vorgänge im Schriftverkehrsmanagement gibt es jedoch keine befriedigenden Lösungsansätze. Sicht: Geschäftsprozess Eingang Bewerbung Eingabe Grunddaten Nutzung im ERP ERP spezifischer Prozess geringe Komplexität standardisierte Daten Sicht: Korrespondenzprozess Vorlagenauswahl Manuelle Datenerfassung Anpassung Dokument unternehmensspezifischer Prozess teilstandardisierte Daten hohe Komplexität individuelle Regelausprägung E&E information consultants AG 3

4 Ausgangssituation im Schriftverkehrsmanagement Erfahrungsberichte von Endanwendern: Schriftverkehr im Arbeitsalltag Die Erstellung eines hochwertigen Geschäftsdokumentes ist für viele Fach- und Führungskräfte ein aufwändiges und langwieriges Verfahren: Daten werden doppelt Vorlagen sind nicht Fehlerquellen durch Ablagesystematik ist eingegeben strukturiert manuelle Bearbeitung nicht transparent Um einen Brief zu erstellen, muss ich Daten in SAP und später noch einmal im Brief eingeben. Da passieren häufig Fehler. Ich weiß nie, welche Vorlage aktuell und richtig ist. Ich bin oft unsicher, welchen Text ich verwenden soll. Es gibt einfach zu viele Varianten. Für einen Arbeitsvertrag suche ich einen ähnlichen Vertrag, kopiere ihn, lösche Passagen und schreibe neuen Text dazu. - Beim ersten Mal ist er nie richtig. Archivierte Briefe meiner Kollegen und Kolleginnen finde ich oft nicht, da jeder seine eigene Ablagesystematik hat. Qualitätssicherung ist aufwändig und langwierig Alle Briefe müssen von mir Korrektur gelesen werden. Leider muss ich Briefe oft wegen fehlerhaftem Inhalt oder Layout zurückgeben. In die Qualitätssicherung von Briefen investiere ich viel Zeit - das muss doch besser gehen! E&E information consultants AG 4

5 Zielsetzung bei der Entwicklung von escriba escriba - modulare Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten im Kontext individueller Geschäftsprozesse Ausgewählte Ansatzpunkte zur Entwicklung einer integrierten Systemlösung Struktur der Inhalte und Vorlagen Prozess- und Systemintegration Modularer Aufbau ( Baustein-Prinzip ) Qualitätssicherung Anwenderunterstützung escriba bindet vorhandene ERP und DMS Systeme ein. E&E information consultants AG 5

6 Zielsetzung bei der Entwicklung von escriba escriba - modulare Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten im Kontext individueller Geschäftsprozesse Ausgewählte Ansatzpunkte zur Entwicklung einer integrierten Systemlösung Struktur der Inhalte und Vorlagen Prozess- und Systemintegration Modularer Aufbau ( Baustein-Prinzip ) Qualitätssicherung Anwenderunterstützung Vorlagen und Vorlagensystematik harmonisieren und vereinfachen Identifikation der Nutzungshäufigkeit Vorstrukturierung der Vorlagen im organisatorischen Kontext E&E information consultants AG 6

7 Zielsetzung bei der Entwicklung von escriba escriba - modulare Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten im Kontext individueller Geschäftsprozesse Struktur der Inhalte und Vorlagen Ausgewählte Ansatzpunkte zur Entwicklung einer integrierten Systemlösung Prozess- und Systemintegration Modularer Aufbau ( Baustein-Prinzip ) Qualitätssicherung Anwenderunterstützung Statusdaten aus dem ERP-System zur Vorauswahl von Vorlagen nutzen Durchgängige Nutzung vorhandener Daten aus ERP-Systemen ( document follows data base ) Ablage von Dokumenten am Geschäftsprozess Vorhandene Archivierungs- und DM-Systeme zur Ablage einbinden E&E information consultants AG 7

8 Zielsetzung bei der Entwicklung von escriba escriba - modulare Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten im Kontext individueller Geschäftsprozesse Struktur der Inhalte und Vorlagen Prozess- und Systemintegration Ausgewählte Ansatzpunkte zur Entwicklung einer integrierten Systemlösung Modularer Aufbau ( Baustein-Prinzip ) Qualitätssicherung Anwenderunterstützung Revisionssichere Verwaltung und Erstellung von Vorlagen durch die Verwendung von Gültigkeitszeiträumen, Freigabeverfahren und der optionalen Einbindung bestehender Rollen- und Rechtekonzepte. Selbständige Synthese der Dokumente durch einzelne, qualitätsgesicherte Bausteine Einheitliche Verwaltung der Bausteinarten E&E information consultants AG 8

9 Zielsetzung bei der Entwicklung von escriba escriba - modulare Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten im Kontext individueller Geschäftsprozesse Struktur der Inhalte und Vorlagen Prozess- und Systemintegration Modularer Aufbau ( Baustein-Prinzip ) Ausgewählte Ansatzpunkte zur Entwicklung einer integrierten Systemlösung Qualitätssicherung Anwenderunterstützung Qualitätssicherung findet systematisch und zu Beginn des Erstellungsprozesses statt Durchgängige CD/CI Umsetzung Mit escriba erstelle Dokumente sind fehlerfrei E&E information consultants AG 9

10 Zielsetzung bei der Entwicklung von escriba escriba - modulare Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten im Kontext individueller Geschäftsprozesse Struktur der Inhalte und Vorlagen Prozess- und Systemintegration Modularer Aufbau ( Baustein-Prinzip ) Ausgewählte Ansatzpunkte zur Entwicklung einer integrierten Systemlösung Qualitätssicherung Anwenderunterstützung Arbeitserleichterung durch Vermeidung redundanter Eingaben Mitarbeiter intuitiv durch die Anwendung führen Bereitstellung von Expertenwissen durch escriba E&E information consultants AG 10

11 Zielsetzung bei der Entwicklung von escriba Key Benefits escriba nutzt: geschäftsbezogene Informationen zur Vorlagenselektion, beliebige ERP-Daten in Dokumenten, eine vollständig modular aufgebaute Vorlagenerstellung und verwaltung, die Revisionssicherheit garantiert und den Endanwender von inhaltlichen Fragestellungen und der Vorlagenauswahl entlastet. E&E information consultants AG 11

12 Produktbeschreibung escriba Die vier escriba Kernfunktionen: Die Schnittstelle escriba ERP-System Schnittstelle/ Folgeseiten Bausteine und Vorlagen Dokument Archivierung Erstellen Verwalten Erstellen Verwalten Archivierung am Geschäftsprozess Im Modul Schnittstelle werden alle Informationen von Drittsystemen bereitgestellt: Extraktion von Variablen und Statusdaten Bereitstellen von Daten in mehrdimensionalen Katalogen Handling beliebiger Datenformate (PlainText, Binär, etc.) Bereitstellen von Userinformationen aus Drittsystemen Konfiguration der Schnittstelle durch den Anwender Verwalten und Routing von Systeminformationen Resistent gegen Releasewechsel Anbindung beliebiger Fremdsysteme E&E information consultants AG 12

13 Produktbeschreibung escriba Die vier escriba Kernfunktionen: Verwaltung von Bausteinen und Vorlagen escriba ERP-System Schnittstelle Bausteine und Vorlagen Dokument Archivierung Erstellen Verwalten Erstellen Verwalten Archivierung am Geschäftsprozess Definition der Freigabeverfahren Festlegen von Gültigkeitszeiträumen Versionsverwaltung der Bausteine Ansichtsmöglichkeit für gültige und ungültige Bausteine Ableiten neuer Versionen aus bestehenden Bausteinen Visuelle Unterstützung bei Bearbeitung von Beziehungen und Metainformationen Darstellen von Abhängigkeiten zwischen Bausteinen zu einem beliebigen Zeitpunkt Ausgangspunkt Baustein: Auflisten aller Vorlagen, die diesen Baustein verwenden Steuern der Bausteinbearbeitung durch Zugriffskontrolle Strikte Trennung von Content, Layout und Struktur E&E information consultants AG 13

14 Produktbeschreibung escriba Die vier escriba Kernfunktionen: Dokumentenerstellung und -verwaltung escriba ERP-System Schnittstelle Bausteine und Vorlagen Dokument Archivierung Erstellen Verwalten Erstellen Verwalten Archivierung am Geschäftsprozess Initiieren der Dokumentenerstellung aus dem ERP- System heraus Vorlagenauswahl auf Basis der ERP-Informationen Dokumentenerstellung auch außerhalb vom ERP-System Abfrage manuell variabler Daten über Assistenten Erstellen des Dokumentes in escriba Dokument existiert nach Fertigstellung im Status Freigabe oder Status Nachbearbeiten Definition und Steuerung des Freigabeverfahrens durch Berechtigungskonzept Verknüpfung des Dokumentes mit Metadaten Registrierung aller direkt oder indirekt benutzter Bausteine mit jeweiliger Versionsangabe in den Metadaten E&E information consultants AG 14

15 Produktbeschreibung escriba Die vier escriba Kernfunktionen: Archivierung escriba ERP-System Schnittstelle Bausteine und Vorlagen Dokument Archivierung Erstellen Verwalten Erstellen Verwalten Archivierung am Geschäftsprozess Archivierung von finalen, d.h. freigegebenen Dokumenten im ERP-System Ablage der Dokumente unter Bezug auf den Geschäftsvorfall bzw. der Maßnahme Verfügbarkeit der finalen Dokumente im ERP-System nur im Lesezugriff Keine eigene Schnittstellenlogik zur Auswertung von Metadaten Nutzung von Dokumenten im ERP-System durch zusätzliche ERP-Programmierung (Retrieval, Metadatenauswertung) Anzeige von Metainformationen für Nutzer ohne Berechtigung über eine Viewer-Komponente Anzeige der Dokumente aus ERP-System heraus Nachträgliches Erfassen von Anmerkungen für freigegebene Dokumente E&E information consultants AG 15

16 Übersicht über die Module von escriba Dokumenttypen und zugehörige Assistenten können im escriba - Designer erstellt und bearbeitet werden Designer Im Designer erfolgt die Erstellung von Dokumenttypen, die Entwicklung von Entscheidungsbäumen, das Festlegen von Berechtigungen sowie die Definition von Assistenten mit Hilfe graphischer Benutzeroberflächen. Die Pflege und Verwaltung des Systems ist einfach, intuitiv und darauf angelegt von der Fachabteilung geleistet zu werden. E&E information consultants AG 16

17 Übersicht über die Module von escriba Zu jedem Dokumenttyp gehört ein Assistent, der den Anwender mit Hilfe von graphischen Benutzeroberflächen sequentiell durch Entscheidungsbäume führt Composer Dokumenttypen stehen für eine bestimmte Klasse oder Gruppe von Dokumenten (z.b. Arbeitsvertrag, Zeugnis) Die Erfahrung zeigt, dass sich selbst hochkomplexe Dokumenttypen mit mehreren hundert Ausprägungen auf wenige sequentielle Entscheidungen (Dialogmasken) reduzieren lassen. Im Regelfall reichen wenige an der Geschäftslogik orientierte Auswahlentscheidungen aus. Basierend auf den Auswahlentscheidungen greift escriba auf die relevanten Datenbankobjekte zu und erstellt dann das individuelle Dokument. Die Dokumente können manuell nachbearbeitet werden. Durch ein entsprechendes Berechtigungskonzept auf der Ebene der Objekte (Daten, Textbausteine, etc.) wird die manuelle Bearbeitungsmöglichkeit gezielt gesteuert. E&E information consultants AG 17

18 Übersicht über die Module von escriba Der Dokumentenerstellungsprozess mit escriba aus Endanwendersicht ERP-Transaktion escriba -Assistent Go! Dokument Dateneingabe/ Datenpflege erfolgt ausschließlich im ERP-System. escriba -Assistent wird ausgeführt. Das finale Dokument wird gedruckt und gespeichert. Ein korrektes Dokument hoher Qualität ist das Ergebnis weniger assistentengesteuerter Prozessschritte. E&E information consultants AG 18

19 Übersicht über die Module von escriba Die ERP-Transaktion initiiert die Synthese von Vorlage, Bausteinen und ERP-Daten - gleichzeitig werden die Inhalte ermittelt, die im Assistenten zur Auswahl angeboten werden Arbeitsplatz Endanwender escriba - Syntheseprozess Arbeitsplatz Endanwender ERP-Transaktion Text- und Datenbausteine Layout- und Formatbausteine Vorlage escriba -Assistent Go! Dokument ERP-System escriba -Datenbank Metadaten E&E information consultants AG 19

20 Übersicht über die Module von escriba Anbindung an bestehende ERP-Systeme Grundsätzlich kann escriba als eigenständiges System eingesetzt werden, seine eigentliche Leistungsstärke entfaltet es jedoch vor allem im Zusammenspiel mit Standard ERP-Anwendungen wie SAP R/3. Die Ansteuerung von escriba erfolgt aus dem ERP-System heraus. Das ERP-System übergibt Daten an escriba. Mit Hilfe dieser Daten wird der Dokumenttyp identifiziert und der zugehörige Assistent angestartet. Sobald die Bearbeitung des Dokuments abgeschlossen ist, wird dieses im geeigneten Format an das ERP-System oder ein entsprechendes Archivsystem zurückgegeben. Die Integration von escriba zu ERP-Systemen erfolgt auf Basis von Standardschnittstellen. Die Ausgestaltung der Schnittstellen basiert auf der Basis etablierter technischer und fachlicher Standards. Individuelle Anpassungen der entsprechenden Konnektoren und Extraktoren können auf Wunsch vorgenommen werden. E&E information consultants AG 20

21 Übersicht über die Module von escriba Die Benutzerführung orientiert sich am Performance Centered Design Der Anwender wird weitgehend intuitiv durch die Anwendung geführt, an den erforderlichen Stellen wird prozessnah Hilfe bereitgestellt (z.b. Tooltipps, seitenbezogene Hilfe) E&E information consultants AG 21

22 Zusammenfassung Durch escriba wird die Dokumentenerstellung prozessual in ERP-Systeme integriert escriba ermöglicht erstmals: Das komfortable Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von individueller Korrespondenz. Ein Sachbearbeiter kann mit escriba : Komplexe und anspruchsvolle Dokumente ohne Spezialistenwissen prozesskonform erstellen. Alle escriba -Dokumentenbausteine und -Assistenten werden zentral administriert: Veränderungen werden zeitnah und unternehmensweit in hoher Dokumentenqualität umgesetzt. E&E information consultants AG 22

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Ansprechpartner Dr. Hans-Jürgen Erbeldinger Dr. Jürgen Krob Guido Gronau E&E information consultants AG Invalidenstr Berlin Fon (030) Fax (030) info@ee-consultants.de E&E information consultants AG 23