So einfach kann Dokumentenmanagement sein. Benutzerhandbuch Stand 03/2002 für PHOENIX EasyDoc ab Release 2.x

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1 So einfach kann Dokumentenmanagement sein Benutzerhandbuch Stand 03/2002 für PHOENIX EasyDoc ab Release 2.x

2 1 INSTALLATION TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN Hardware Betriebssystem INSTALLATION Vorgehensweise für eine lokale Installation Vorgehensweise für eine Netzwerk-Installation Updates FEHLERBEHEBUNG ZUGRIFFS-RECHTE DES BETRIEBSSYSTEMS PEER-TO-PEER-NETZWERK DATENBANK DESKTOP-DATENBANKEN Prinzipieller Aufbau Datensicherung CLIENT/SERVER-DATENBANKEN Prinzipieller Aufbau Datensicherung DER ERSTE START DER ALLERERSTE USER UNBEKANNTER ANWENDER BESONDERHEITEN BEIM ANMELDEN Sie arbeiten ohne Anmeldenamen Sie haben den Anmeldenamen des Administrators versehentlich geändert und können nun PHOENIX EasyDoc nicht mehr starten DIE GRUNDLAGEN TABELLEN REGISTER KONTEXTMENÜ OBERFLÄCHE DAS DATENGITTER ANSICHT SORTIEREN SCHNELLE SUCHE GRUPPIEREN NOTIZEN ANZEIGEN (VORSCHAU) DAS KONTEXTMENÜ PHOENIX EASYDOC

3 4.6.1 Besondere Funktionen Tastenkürzel (Hotkeys) OBERFLÄCHE - SUCHSTRUKTUR, FAVORITEN, WERKZEUGLEISTE DIE SUCHSTRUKTUR Aufbau DIE FAVORITEN INFORMATIONEN SUCHEN EINFACHE SUCHEN Suchen mit Suchstruktur und Gruppierung Schnelle Suche KOMPLEXE SUCHEN Das Prinzip Platzhalter Suchanweisungen SQL-Statements TABELLEN IN PHOENIX EASYDOC: ANWENDER Aufbau und Sicherheit Das Kontextmenü Die Suchstruktur DOKUMENTENARTEN Aufbau Das Kontextmenü DOKUMENTE Aufbau Das Kontextmenü Die Suchstruktur HILFSMITTEL Auswahl Nachschlagefeld Kalender ANPASSEN VON PHOENIX EASYDOC ANPASSEN DURCH BENUTZEREINSTELLUNG Ablagepfade Anzeige Feldbezeichnungen ZUSÄTZLICH MODULE PHOENIX EASYDOC 1-3

4 9 FEHLERBEHEBUNG DATENBANKASSISTENT INTERNET FAQ-SEITE ANFRAGE ORDNER, DATEIEN INSTALLATIONSVERZEICHNISSE VERZEICHNIS PHOENIX EASYDOC Verzeichnis Help Verzeichnis User Verzeichnis Data Verzeichnis Docu Verzeichnis Setup Verzeichnis BDE PHOENIX EASYDOC

5 1.1 TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN 1 Installation 1.1 Technische Voraussetzungen Hardware Standard-Netzwerk ca. 20 MB (zzgl. Daten) freier Festplattenplatz auf dem Server Netzwerkbandbreite je nach Datenaufkommen ab 10 Mbit Die Anforderungen an Hauptspeicher (> 32 MB), Prozessor (ab Pentium MMX) und Grafikauflösung (ab 800x600) werden in der Regel durch die Applikationen bestimmt Betriebssystem Workstation: Server: Terminal Server: Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows NT4, Windows 2000, Windows XP, Novell, Windows NT4 Server, Windows 2000 Server Windows NT4 + Cytrix Terminal-Server Windows 2000 Terminal-Server 1-5 PHOENIX EASYDOC

6 1.2 INSTALLATION 1.2 Installation Vorgehensweise für eine lokale Installation Starten Sie das Installationsprogramm auf der CD. Im weiteren wird zunächst der Zielpfad für das Programm abgefragt. In das hier angegebene Verzeichnis bzw. im angegebenen Pfad legt das Installationsprogramm einen weiteren Ordner PHOENIX EasyDoc an. TIP: Als Installationspfad für PHOENIX EasyDoc schlagen wir \Programme\Iquadrat vor. Dies ist auch weiterhin der sogenannte Standard- Installationspfad. In das hier angegebene Verzeichnis bzw. im angegebenen Pfad legt das Installationsprogramm den Ordner PHOENIX EasyDoc an. Darin entstehen verschiedene Ordner für die Programmdateien, und zwei weitere Ordner Data (für die Datenbanken) und Docu (für die Dokumente) an Vorgehensweise für eine Netzwerk-Installation Für die Netzwerkinstallation muss PHOENIX EasyDoc von einem beliebigen Client aus auf dem Server installiert werden. Die Installationsroutine ist mit der einer lokalen Installation vollständig identisch. Selbstverständlich wählen Sie nun einen Installationspfad auf einem Server im Netzwerk. Jeder einzelne Client benötigt keine besondere Installationsroutine. Ziehen Sie einfach die easydoc.exe-datei aus dem Pfad \Programme\Iquadrat\PHOENIX EasyDoc \ mittels des Windows-Explorer auf den jeweiligen Desktop jedes Clients und legen Sie so eine Verknüpfung an. 1-6 PHOENIX EASYDOC

7 1.2 INSTALLATION Sobald Sie das System auf dem Client zum ersten mal starten, erscheint ein Assistent, der für die Einrichtung des Arbeitsplatzes sorgt. Damit werden die erforderlichen Einträge angelegt und die Datenbankverknüpfungen hergestellt. Dies kann einige Minuten dauern. PHOENIX EASYDOC 1-7

8 1.2 INSTALLATION Nun ist PHOENIX EasyDoc fertig eingerichtet und kann aufgerufen werden Updates Vor dem Update einer Phoenix-Version sollten Sie das gesamte Datenverzeichnis data sichern. In der Regel ersetzt das Update- Installationsprogramm nur die eigentlichen Programmdateien. Es kann jedoch sein, dass Sie Ihre Daten an die neue Version anpassen müssen. Dazu liegt jedem Update eine eigene Kurzanleitung bei. 1-8 PHOENIX EASYDOC

9 1.3 FEHLERBEHEBUNG 1.3 Fehlerbehebung Für die Verwendung von Datenbanken muss auf jedem Rechner eine entsprechende Datenbankschnittstelle installiert sein. PHOENIX EasyDoc installiert dazu automatisch beim ersten Aufruf die Borland Database Engine (BDE). Leider kommt es gelegentlich vor, dass dabei eine veraltete BDE nicht durch die neue BDE aus PHOENIX EasyDoc ersetzt wird. Damit kann dann keine Verbindung zur Datenbank aufgebaut werden. Um dies zu verhindern, wechseln Sie im Explorer in das Verzeichnis \Programme\Iquadrat\Phoenix EasyDoc\Setup\BDE (oder das entsprechende Verzeichnis Ihrer Installation), das bei der ersten Installation angelegt wurde. Dort befindet sich ein eigenes Setup-Programm. Wenn Sie dies starten, wird unsere BDE auf jeden Fall installiert. PHOENIX EASYDOC 1-9

10 1.4 ZUGRIFFS-RECHTE DES BETRIEBSSYSTEMS 1.4 Zugriffs-Rechte des Betriebssystems Die folgenden Angaben zu den Zugriffs-Rechten gelten sowohl für die Installation als auch für den ständigen Betrieb von PHOENIX EasyDoc Datenverzeichnisse: Alle Anwender benötigen Schreib- und Leserechte auf das Datenbankverzeichnis \Programme\Iquadrat\Phoenix EasyDoc\Data (oder das entsprechende Verzeichnis Ihrer Installation) Dokumentenverzeichnis: Anwender, die innerhalb von PHOENIX EasyDoc Dokumente bearbeiten dürfen, benötigen auch im Betriebssystem die entsprechenden Zugriffsrechte auf die Ablagepfade Ihrer Dokumente. Die Wahl der Ablagepfade, die in PHOENIX EasyDoc automatisch verwendet werden, kann so erfolgen, dass ein sehr hoher Zugriffschutz realisiert werden kann Programmverzeichnis: Für das Haupt-Programmverzeichnis sind Schreib- und Leserechte notwendig, da in diesem temporäre Daten abgelegt werden. Dies ist unkritisch, da dort keine sicherheitsrelevanten Informationen abgelegt werden. In allen anderen Programmverzeichnissen sind nur Leserechte notwendig PHOENIX EASYDOC

11 1.5 PEER-TO-PEER-NETZWERK 1.5 Peer-to-Peer-Netzwerk Falls Sie ein Peer-to-Peer-Netzwerk benutzen und auf dem PC, auf dem sich die installierte Software befindet (im folgenden Hauptrechner genannt) auch arbeiten wollen, müssen Sie folgendes beachten: Führen Sie die Hauptinstallation auf dem Hauptrechner durch. Bitte geben Sie dann (nach der Installation) das gewählte Installationsverzeichnis auf dem Hauptrechner für das Netzwerk frei. Beispiel: Sie haben PHOENIX in dem Verzeichnis C:\Programme\iquadrat installiert. Außerdem heißt der Hauptrechner im Netzwerk Server und Sie haben das Verzeichnis C:\Programme\iquadrat freigegeben unter dem Namen phoenix. Sorgen Sie dann bitte dafür, dass alle beteiligten Clients das Netzlaufwerk phoenix unter dem gleichen Laufwerksbuchstaben verbinden. PHOENIX EASYDOC 1-11

12 2.1 DESKTOP-DATENBANKEN 2 Datenbank PHOENIX Produkte und Lösungen werden auf unterschiedlichen Datenbanken eingerichtet. Möglich sind nahezu alle Standard-Datenbanken, die SQL unterstützen. Grundsätzlich zu unterscheiden sind dabei sogenannte Desktop- Datenbanken, die bekanntesten Beispiele dafür sind sicherlich Access (Microsoft) und Paradox (Borland), und die Client/Server-Datenbanken. Hier gibt es sehr viele verschiedene Lösungen wie z.b. mysql (unter Linux oder Windows), MS-SQL-Server 7.0 bzw (unter Windows), Oracle (Windows, Linux und Unix) usw. PHOENIX EasyDoc arbeitet mit PARADOX. Ein Connector für mysql (unter Linux oder Windows) ist optional erhältlich. 2.1 Desktop-Datenbanken Prinzipieller Aufbau Die wichtigsten Beispiele für Desktop-Datenbanken sind Microsoft Access und Paradox. Desktop-Datenbanken verwalten die Daten in normalen Dateien im Dateisystem. Jede Applikation, die Zugriff auf die Datenbank hat, greift über so genannte Datenbanktreiber auf diese Dateien zu. Die notwendigen Schutzmechanismen werden durch bestimmte Dateien (Locking-Dateien) und über die normalen Betriebssystem-Dienste sichergestellt. Bei Abfragen wird der gesamte Datenbankinhalt über das Netzwerk transportiert. Vorteile: Nachteile: Keine Lizenzkosten, schnelle Installation und einfache Administration. Geschwindigkeit bei hohem Datenaufkommen nicht zufriedenstellend, Geschwindigkeit hängt stark von der verfügbaren Netzwerkbandbreite ab, Sicherheitsmechanismen prinzipbedingt nur befriedigend, Skalierbarkeit unbefriedigend. Anwendungsgebiet: Kleine, homogene, nicht verteilte Netzwerke mit wenigen Anwendern Datensicherung Das eingesetzte Datensicherungswerkzeug (z.b. ArcServ oder PC-Backup ) muss die von der Desktop-Datenbank angelegte Dateien sichern. Diese befinden sich im Daten- und im Konfigurationsverzeichnis von PHOENIX EasyDoc PHOENIX EASYDOC

13 2.2 CLIENT/SERVER-DATENBANKEN 2.2 Client/Server-Datenbanken Prinzipieller Aufbau Die bekanntesten Client/Server-Datenbanken sind wohl Oracle und der Microsoft SQL Server. In der Open Source ist die Datenbank mysql (keine Lizenzkosten!) weit verbreitet. Client/Server-Datenbanken bestehen aus einem Server-Programm, welches als einziges Zugriff auf die zu verwaltenden Daten besitzt. Jede Applikation benutzt diesen Server, um mit Hilfe einer so genannten Abfragesprache (SQL) die benötigten Daten zu erhalten. Da der Datenbankserver alle Datenbankzugriffe kontrolliert, kann er auch die notwendigen Schutzmechanismen sicherstellen. Bei der Datenbankabfragen wird nur die Ergebnismenge über das Netzwerk transportiert. Vorteile: Hohe Geschwindigkeit, niedrige Belastung des Netzwerkes, gute Sicherheitsmechanismen, hohe Skalierbarkeit. Nachteile: Lizenzkosten, Installation und Administration verlangt Fachkenntnis. Anwendungsgebiet: Mittlere bis sehr große Netzwerke mit beliebiger Topologie und beliebig vielen Anwendern Datensicherung Die Datensicherung wird mit dem Standardwerkzeugen der verwendeten Client/Server-Datenbank durchgeführt. Die von PHOENIX EasyDoc verwendete Datenbank trägt den Namen PHOENIX_DATA. PHOENIX EASYDOC 2-13

14 3.1 DER ALLERERSTE USER 3 Der erste Start 3.1 Der allererste User Nach der Installation wird PHOENIX EasyDoc von einem beliebigen Arbeitsplatz aus gestartet (eventuelle werden beim Start zunächst die Datenbanktreiber installiert). Dann überprüft PHOENIX EasyDoc den Usernamen der Windows (Netzwerk)- Anmeldung. Falls noch kein Administrator innerhalb von PHOENIX EasyDoc existiert, wird Sie als erster User als Administrator eingerichtet: 3-14 PHOENIX EASYDOC

15 3.1 DER ALLERERSTE USER Dabei wird der Windows-Anmeldename als Kurzname verwendet, und Sie müssen Ihren vollständigen Namen zusätzlich angeben: Damit ist der Administrator eingerichtet und kann PHOENIX EasyDoc nutzen. In der Regel wird dieser nun alle weiteren User (und eventuell weitere Administratoren) anlegen. PHOENIX EASYDOC 3-15

16 3.3 BESONDERHEITEN BEIM ANMELDEN 3.2 Unbekannter Anwender Es ist nicht möglich, PHOENIX EasyDoc zu starten, ohne dass Sie als Anwender angelegt sind (Ausnahme siehe oben). Sie werden in diesem Falle aufgefordert, sich vom Administrator als User anlegen zu lassen. 3.3 Besonderheiten beim Anmelden Sie arbeiten ohne Anmeldenamen Sie haben PHOENIX EasyDoc auf einem Windows-PC ohne Benutzeranmeldung lokal installiert und wollen mit verschiedenen Rechten arbeiten oder Testen. In diesem Fall erscheint beim Start von PHOENIX EasyDoc ein spezieller Dialog, in dem Sie sich identifizieren können: 3-16 PHOENIX EASYDOC

17 3.3 BESONDERHEITEN BEIM ANMELDEN Sie haben den Anmeldenamen des Administrators versehentlich geändert und können nun PHOENIX EasyDoc nicht mehr starten Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung zum Start von PHOENIX EasyDoc. Ändern Sie unter Eigenschaften den Zieleintrag, indem Sie hinter den Aufruf der easydoc.exe ein -L eintragen. Nun erscheint beim Starten von PHOENIX EasyDoc ein Dialog, indem Sie ihren Benutzernamen angeben können. Alle Benutzer haben zunächst kein Passwort. Hier können Sie auf Wunsch auch ein Passwort anlegen bzw. ändern. Dieses erscheint nicht innerhalb der Oberfläche von PHOENIX EasyDoc. PHOENIX EASYDOC 3-17

18 4.1 TABELLEN 4 Die Grundlagen 4.1 Tabellen PHOENIX EasyDoc verwaltet seine Daten in sogenannten Tabellen. In diesen Tabellen werden die einzelnen Datensätze in Zeilen und die Felder in Spalten dargestellt. In PHOENIX EasyDoc existieren folgende Tabellen: Dokumente Dokumentenarten Anwender Um Ihnen die gewünschten Informationen möglichst übersichtlich anzeigen zu können, verwendet PHOENIX EasyDoc Registerkarten PHOENIX EASYDOC

19 4.3 KONTEXTMENÜ Beim Umschalten der Registerkarten werden die drei Hauptfenster (Favoriten, Suchstruktur und Datenfenster) umgeschaltet. 4.2 Register Diese Tabellen sind auf verschieden Registerkarten aufgeteilt und können durch Mausklick in der Suchstruktur angewählt werden. Sie sehen die Datensätze sofort in der rechten Tabelle, wir nennen diese Tabelle Datengitter. 4.3 Kontextmenü Alle Befehle, die Sie auf die angezeigten oder markierten Daten anwenden können, finden Sie im so genannten Kontextmenü. Sie öffnen dieses Menü in dem sie innerhalb des Datengitters auf die rechte Maustaste drücken. Datenänderungen werden innerhalb des Datendialoges durchgeführt. Dabei werden Sie von diversen Hilfsfunktionen (8.4 Hilfsmittel, ab Seite 8-52) unterstützt. PHOENIX EASYDOC 4-19

20 4.3 KONTEXTMENÜ 4-20 PHOENIX EASYDOC

21 5.1 ANSICHT 5 Oberfläche Das Datengitter Die Oberfläche des PHOENIX EasyDoc besteht aus mehreren Hauptbereichen: dem Datengitter, in dem die zu den ausgewählten Datensätzen gehörigen Metadaten angezeigt werden, dem Bereich Suchstruktur, Favoriten und Werkzeugleiste und dem Menübereich. Im folgenden sind die Funktionen rund um das Datengitter beschrieben. 5.1 Ansicht Im Datengitter werden bestimmte Spalten der Datenbank dargestellt. Wollen Sie Spalten hinzufügen oder entfernen, klicken Sie doppelt auf die oberste Zeile Daten (oder wählen den Befehl Datengitter-Spalten aus dem Pulldown- Menü Ansicht ). Es erscheint das Fenster der gerade nicht angezeigten Datengitter-Spalten. Durch Verschieben einer Spaltenbezeichnung aus dem Fenster in den Kopfbereich des Datengitters können Sie Spalten hinzufügen: PHOENIX EASYDOC 5-21

22 5.1 ANSICHT Durch Verschieben eines Spaltenkopfes in das Fenster Spalten wird die Spalte aus dem Datengitter entfernt. Sie können die Anordnung und die Breite der Spalten ebenfalls bestimmen, indem Sie die Spaltenbezeichnungen verschieben oder die Breite der Spaltenbezeichnung ändern. TIP: Durch Doppelklick auf die rechte Spaltenbegrenzung wird die Spaltenbreite automatisch so eingestellt, dass alle Bezeichnungen hineinpassen (wie in MS-Excel) PHOENIX EASYDOC

23 5.3 SCHNELLE SUCHE 5.2 Sortieren Indem Sie auf eine Spaltenbezeichnung klicken, wird nach der entsprechenden Spalte aufsteigend oder absteigend sortiert: 5.3 Schnelle Suche Für jedes Feld, nach dem sortiert wurde, gibt es eine schnelle Suche. Geben Sie in das Feld oben rechts im Datengitter die ersten Zeichen des gewünschten Datensatzes ein. Der Markierungsbalken springt jeweils auf den ersten Datensatz, der den eingegebenen Zeichen entspricht: PHOENIX EASYDOC 5-23

24 5.5 NOTIZEN ANZEIGEN (VORSCHAU) 5.4 Gruppieren Indem Sie einen Spaltenkopf auf die Gruppierungsfläche schieben, werden die angezeigten Daten nach dieser Spalte gruppiert dargestellt. Damit wird auch eine große Menge an Daten übersichtlich dargestellt. Selbstverständlich können Sie auch mehrfach gruppieren. 5.5 Notizen anzeigen (Vorschau) Zu jedem Datensatz können Sie eine Notiz eingeben. Der Text darf beliebig lang sein. Zur Übersicht können Sie die ersten beiden Zeilen des Notiztextes als Vorschau anzeigen lassen. Die Vorschau schalten Sie mit der Funktionstaste F12 ein und aus (oder mit der Funktion Vorschau im Pulldown-Menü Ansicht ) 5-24 PHOENIX EASYDOC

25 5.6 DAS KONTEXTMENÜ 5.6 Das Kontextmenü Beim Klicken mit der rechten Maustaste auf ein Objekt im Datengitter öffnet sich das Kontextmenü. Abhängig von den bei Ihnen installierten Funktionen und je nach Zustand des Objektes hat das Kontextmenü eine unterschiedliche Struktur. Im Folgenden sind die Funktionen des Kontextmenüs beschrieben, ohne Rücksicht darauf, ob die Funktionen wegen der Installation und Einrichtung, wegen der Benutzerrechte eventuell nicht verfügbar sind: Öffnen [Doppelklick] startet die in der Registry eingetragene Applikation mit dem dazugehörigen Dokument. Anzeigen [F3] ruft das in der zugehörigen Dokumentenart unter Viewer angegebenen Programm mit dem dazugehörigen Dokument auf. Neues Dokument [Einfg] ruft den Dialog zum Anlegen eines neuen Dokumentes auf. Importieren [Drag+Drop] ermöglicht den Import einer Datei (oder beliebig vielen Dateien aus einer Verzeichnisstruktur) und legt dazu eine oder mehrere Karten neu an. PHOENIX EASYDOC 5-25

26 5.6 DAS KONTEXTMENÜ Dokum. kopieren kopiert die Karte und die Datei, dabei wird der gleiche Dialog wie bei neues Dokument aufgerufen. Daten exportieren exportiert die Metadaten der ausgewählten Datei oder wahlweise aller im Datengitter sichtbaren Dokumente in eine Excel-Tabelle oder in ein HTML-Dokument. Das / die zugehörigen Dokumente müssen Sie per Drag and Drop aus PHOENIX EasyDoc in das gewünschte Verzeichnis herausziehen. Löschen [Entf.] Löscht die Metadaten und das zugehörige Dokument (nach Rückfrage) Besondere Funktionen Power Edit Mit diesem Befehl können Sie die Datenbankfelder mehrerer Datensätze gleichzeitig verändern. Markieren Sie die gewünschten Datensätze durch Anklicken mit der Maus (evtl. in Kombination mit der Umschalt (Shift) oder der Strg -Taste, so wie unter Windows üblich), und rufen Sie Power Edit auf PHOENIX EASYDOC

27 5.6 DAS KONTEXTMENÜ Jetzt können Sie Information in das/die Felder eingeben, die in alle markierten Datensätze eingetragen werden sollen. PHOENIX EASYDOC 5-27

28 5.6 DAS KONTEXTMENÜ Felder, in die Sie nichts eintragen, werden nicht verändert. Daraus ergibt sich, dass Sie mit Power Edit nicht einfach Feldinhalte löschen können, ohne etwas anderes hineinzuschreiben. TIP Bitte beachten Sie, dass Power Edit ein mächtiges Administrations- Werkzeug ist, mit dem sehr schnell viele Informationen überschrieben werden können. Power Edit ist nur für die Sicherheitsstufe Administrator verfügbar Pfad reorganisieren Der Ablagepfad eines Dokumentes wird in der Regel durch die Dokumentenart bestimmt. Bei nachträglicher Änderung einer pfadrelevanten Information, z.b. des Namens, entspricht der Ablagepfad dann nicht mehr der in der Dokumentenart festgelegten Vorschrift PHOENIX EASYDOC

29 5.6 DAS KONTEXTMENÜ Mittels Pfad reorganisieren wird das Dokument umkopiert bzw. verschoben, so dass der Ablagepfad wieder auf die festgelegte Art gebildet wird. Dazu können Sie einen oder mehrere Datensätze markieren und diesen Befehl dann aufrufen. Auf Wunsch wird eine Protokoll-Datei erzeugt und angezeigt, in der jeder Aktualisierungsvorgang mit den entsprechenden Pfadangaben festgehalten wird. Ablagepfad aktualisieren ist nur für die Sicherheitsstufe Administrator verfügbar. PHOENIX EASYDOC 5-29

30 5.6.2 Tastenkürzel (Hotkeys) 5.6 DAS KONTEXTMENÜ Einige Funktionen in PHOENIX EasyDoc sind über Tastenkürzel (Hotkeys) direkt erreichbar. Bezeichnung Ort Beschreibung F1 immer Hilfe F3 Datengitter Dokumente externer Viewer (wenn verfügbar) F4 Tabellenfeld öffnet die Tabellenliste mit Kurznamen Datumsfeld Heute F5 Tabellenfeld öffnet die Tabellenliste mit Kurz-, Langnamen und weiteren Feldern Nachschlagefeld Datumsfeld öffnet die Nachschlageliste Kalender F10 Datengitter Eigenschaften F12 Datengitter Vorschau Bemerkung Strg + A Datengitter alles Markieren Strg + G Datengitter Datengitter aktualisieren Einfügen Datengitter neuen Eintrag im Datengitter erzeugen Entfernen Datengitter den/die markierten Einträge im Datengitter löschen Drag+Drop Dokumente (mit Windows Explorer) Import oder Export von Dokumenten Drag+Drop Dokumentenarten (mit Windows Explorer) Import von Dokumenten, die zu neuen Dokumentenarten werden PHOENIX EASYDOC

31 6.1 DIE SUCHSTRUKTUR 6 Oberfläche - Suchstruktur, Favoriten, Werkzeugleiste 6.1 Die Suchstruktur Aufbau Die Suchstruktur ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der Daten, die im Datengitter angezeigt werden, einzuschränken. Diese Funktion nennt man auch Filter. Die möglichen Filter sind von der Tabelle abhängig. In diesem Beispiel sehen Sie die Suchstruktur für die Tabelle Dokumente. Klicken Sie auf die Abteilung Einkauf, so sehen Sie im Datengitter nur noch Dokumente, die für/von dieser Abteilung angelegt wurden. Klicken Sie auf Postfach, so werden die Dokumente angezeigt die Ihnen auf Wiedervorlage für heute gelegt wurden. PHOENIX EASYDOC 6-31

32 6.1 DIE SUCHSTRUKTUR Wenn Sie die Tabelle wechseln, so ändert sich die Suchstruktur. In diesem Beispiel sehen Sie nun die Suchstruktur für die Tabelle Dokumentenarten. Klicken Sie auf die Bezeichnung 2 WORD, so werden im Datengitter genau diese Dokumentenarten angezeigt PHOENIX EASYDOC

33 6.2 DIE FAVORITEN 6.2 Die Favoriten In dem Fenster Favoriten können Sie eine Suche oder einen Filter aus der Suchstruktur unter einem Kurznamen speichern. Damit haben Sie ihn zur schnellen Verfügung. In diesem Beispiel können Sie zwischen allen Dokumenten der Dokumentationsabteilung ( Abtl. Dokumentation ), den Dokumenten aus dem Verkauf (Abtl. Verkauf), den von Ihnen erzeugten Dokumenten (Meine Dokumente), Ihrer Wiedervorlage ( Meine Wiedervolage ) und den Dokumenten von Heute wählen. Das Anlegen von neuen Favoriten erfolgt entweder über die Eingabe und Übernahme einer Suche oder durch Erzeugen eines Favoriten aus der Suchstruktur heraus. Bei einem Klick auf die rechte Maustaste erscheint das Kontextmenü zu den Eintragungen in diesem Fenster. Dieses Kontextmenü hat folgende Befehle: Löschen Dieser Befehl löscht das Suchergebnis ohne vorherige Nachfrage! PHOENIX EASYDOC 6-33

34 6.2 DIE FAVORITEN Umbenennen Bei Aufruf dieses Befehls erscheint der Dialog Umbenennen. Geben Sie hier den neuen Namen für Ihr Suchergebnis ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf den OK - Button. In Werkzeugleiste Bei Aufruf dieses Befehls wird der markierte Favorit als Symbol in die Symbolleiste Favoriten eingefügt. Sie haben so auch bei nicht eingeblendetem Favoritenfenster einen schnellen Zugriff auf Ihre wichtigsten Favoriten. In diesem Beispiel können Sie zwischen allen Dokumenten der Dokumentationsabteilung, den Dokumenten aus dem Verkauf, den von Ihnen erzeugten Dokumenten, Ihrer Wiedervorlage und den Dokumenten von Heute wählen. Layout speichern Bei Aufruf dieses Befehls wird auch das aktuelle Layout des Datengitters im Favoriten gespeichert. Dieses Layout besteht aus der Sortierung und Gruppierung der Felder und aus der Reihenfolge der Tabellenspalten im Datengitter. Sie haben damit die Möglichkeit, für verschieden Favoriten die jeweils passenden Datengitterlayouts zu benutzen. Beispielsweise können Sie für das Postfach das Eingangsdatum an erster Position stellen, wogegen Sie ansonsten das Projekt an erster Stelle sehen möchten PHOENIX EASYDOC

35 7.1 EINFACHE SUCHEN 7 Informationen suchen 7.1 Einfache Suchen Suchen mit Suchstruktur und Gruppierung Die Suchstruktur gibt Ihnen eine schnelle Möglichkeit, um die Daten, die im Datengitter angezeigt werden, einzuschränken. Wählen Sie beispielsweise das Projekt 1000, so sehen Sie in dem Datengitter nur Datensätze mit dem Wert 1000 für das Feld Projekt. Reicht diese Einschränkung zum Finden der gewünschten Informationen nicht aus (weil es z.b. sehr viele Datensätze gibt), so können Sie mit Hilfe der Gruppierung weitersuchen. Gruppieren Sie z.b. nach Status, so finden Sie sehr schnell alle freigegebenen Dokumente im Projekt Schnelle Suche Für die schnelle Suche sortieren Sie bitte zuerst das Datengitter nach dem Suchfeld. Danach können Sie in dem Eingabefeld rechts oben im Datengitter mit der Eingabe des Suchwertes beginnen. Sie sehen, das schon während der Eingabe die Markierung sofort auf die am ersten zutreffenden Zeile springt. PHOENIX EASYDOC 7-35

36 7.1 EINFACHE SUCHEN Sobald die richtige Zeile gefunden wurde, können Sie mit der Eingabe aufhören. Diese Art der Suche nennt man auch inkrementelle Suche. Bitte beachten Sie, dass nur Datensätze gefunden werden, die sich in der aktuellen Einschränkung der Suchstruktur befinden. Hätten Sie beispielsweise in der Suchstruktur die Abteilung Einkauf angewählt, so würden nur Datensätze gefunden, deren Feld Abteilung den Wert Einkauf besitzt PHOENIX EASYDOC

37 7.2 KOMPLEXE SUCHEN 7.2 Komplexe Suchen Das Prinzip Einige Informationen lassen sich nicht so schnell mit den einfachen Suchwerkzeugen finden. Für diese Suchaufgaben gibt es den Suchdialog. Dieser ähnelt dem Datendialog der jeweiligen Tabelle. Sie geben einfach die Informationen ein, die sie über den gesuchten Datensatz haben. Nach dem Beenden des Suchdialoges werden im Datengitter alle Datensätze angezeigt, welche die von Ihnen eingeben Daten beinhalten. PHOENIX EASYDOC 7-37

38 7.2 KOMPLEXE SUCHEN Für das Suchergebnis wird automatisch ein Eintrag im Favoriten-Fenster angelegt. Damit haben Sie die Möglichkeit, auch später noch mal auf das Suchergebnis zugreifen zu können. Durch Betätigen des Favoriteneintrages Suchergebnis wird die Suche erneut durchgeführt, so dass sich das Ergebnis von der ersten Suche unterscheiden kann. Dies geschieht z.b. wenn neue Datensätze angelegt worden sind, die auf die Suchkriterien passen PHOENIX EASYDOC

39 7.2 KOMPLEXE SUCHEN Platzhalter Platzhalter sind bestimmte Zeichen, für die bei der Suche beliebiger Text eingesetzt werden kann. Beispielsweise findet A*B alle Texte die mit A beginnen und mit B enden. Es gibt folgende Platzhalter: * : Für den Platzhalter * kann beliebiger Text eingesetzt werden.? : Für den Platzhalter? kann genau ein Zeichen eingesetzt werden Suchanweisungen Suchanweisungen sind eine weitere Möglichkeit, das Suchergebnis zu beeinflussen. Folgende Suchanweisungen sind möglich: <Feld leer>: Das entsprechende Feld muss leer sein <Feld nicht leer>: Das entsprechende Feld darf nicht leer sein <nicht>: Das entsprechende Feld darf den folgenden Text nicht enthalten SQL-Statements Die am weitesten fortgeschrittene (aber auch schwierigste) Möglichkeit ist die Suche mit SQL-Statements. Diese können in der Registerkarte Suchoptionen in das Feld SQL eingegeben werden. Dafür ist allerdings Kenntnis der Standardabfragesprache SQL notwendig (was nicht Umfang dieses Handbuches ist). Beispiel: Das SQL-Statement (PostZustelldatum and (PostAdresse findet alle Datensätze mit dem Postzustelldatum früher als heute, die an den aktuellen Benutzer gerichtet sind. PHOENIX EASYDOC 7-39

40 8.1 ANWENDER 8 Tabellen in PHOENIX EasyDoc: 8.1 Anwender Die Tabelle Anwender enthält die zugelassenen Anwender. Sie müssen hier einmalig jeden Anwender von PHOENIX EasyDoc erfassen. Für die Bearbeitung von Anwendern benötigen Sie die Sicherheitsstufe Administrator Aufbau und Sicherheit Die Registerkarte Allgemein enthält die grundlegenden Daten eines Anwenders. Das Feld Kurz enthält den Kurzname des Anwender. Dieser Name muss eindeutig sein. Beim Anmelden an Phoenix EasyDoc ist der Kurzname auch gleichzeitig der Benutzername und dient zur Autorisierung des Benutzers. Der Kurzname in PHOENIX EasyDoc sollte dem Anmeldenamen Ihres Netzwerksystems bzw. der Windowsanmeldung entsprechen. Dann wird beim Starten von PHOENIX EasyDoc kein Username mehr abgefragt, sondern automatisch der Anmeldename übernommen. Einem oder mehreren Anwendern in PHOENIX EasyDoc können Sie die Sicherheitsstufe Administrator zuteilen. Nur Administratoren können das System konfigurieren, Anwender bearbeiten, Dokumentenarten bearbeiten oder gesperrte Dokumente wieder freigeben PHOENIX EASYDOC

41 8.1 ANWENDER Das Kontextmenü Das Kontextmenü für die Tabelle Anwender ermöglich dem Administrator die Verwaltung der Anwender. Dieses Kontextmenü hat folgende Befehle: Neuer Anwender Mit diesem Befehl legen Sie einen neuen Anwender an. Löschen Dieser Befehl löscht die markierten Anwender. Eigenschaften Dieser Befehl ruft den Datendialog auf und sie können den markierten Anwender bearbeiten Die Suchstruktur Die Suchstruktur der Tabelle Anwender enthält das Feld Funktion PHOENIX EASYDOC 8-41

42 8.2 DOKUMENTENARTEN 8.2 Dokumentenarten Die Tabelle Dokumentenarten enthält die Dokumentenarten. Jedem Dokument wird bei der Erstellung eine Dokumentenart zugeordnet. Diese Dokumentenart beschreibt, wie dieses Dokument bei Erzeugung und Bearbeitung behandelt wird, z.b. den Name des Vorlagedokumentes und die Spielregel, nach dem der Ablagename des Dokumentes gebildet wird. Für die Bearbeitung von Dokumentenarten benötigen Sie die Sicherheitsstufe Administrator PHOENIX EASYDOC

43 8.2 DOKUMENTENARTEN Aufbau Die Registerkarte Allgemein enthält die grundlegenden Daten einer Dokumentenart. Das Feld Schlüssel enthält den Kurznamen für die Dokumentenart. Dieser Name muss eindeutig sein. Über Bezeichnung, Gruppe 1 und Gruppe 2 können Sie die Dokumentenart weiter strukturieren Vorlage In dem Feld Vorlage geben Sie ein Dokument an, welches bei Erstellung eines Dokumentes mit dieser Dokumentenart als Vorlage dienen soll. Für Zeichnungen könnte dies z. B. ein leerer DIN A0 Zeichnungsrahmen mit entsprechenden Einstellungen für Maßstab, Schrift und Layout sein Ablagename In das Feld Ablagename geben Sie den Aufbau des Ordners und des Dateinamens an, den ein Dokument mit dieser Dokumentenart automatisch erhalten soll. Wenn Sie die kleine Schaltfläche neben dem Feld Ablagename betätigen, erscheint der Dialog Ablagename festlegen. PHOENIX EASYDOC 8-43

44 8.2 DOKUMENTENARTEN Das Verzeichnis kann ausgehend vom Standard-Dokumenten-Pfad definiert werden. Damit erreichen Sie, dass der Hauptpfad und das Laufwerk für Ihre Dokumente nicht mehrfach in der Datenbank gespeichert sind (dieser Pfad ist einstellbar im Pull-Down-Menü Extras unter Optionen\Allgemein in der Zeile Dokumente ). Über Feld hinzufügen können Sie eine genauere variable Ablage der Dokumente in Pfadstrukturen erreichen. Sie bekommen nahezu alle Datenbankfelder angeboten, deren Inhalte somit zu Pfaden in der Ablagestruktur führen kann. Durch das Anhängen eines Doppelkreuzes # wird an der entsprechenden Stelle eine automatisch gebildete vierstellige Sortiernummer eingefügt PHOENIX EASYDOC

45 8.2 DOKUMENTENARTEN Beispiel: So führt die Angabe <standard-dokumenten-ordner>\<bezeichnung 2>\<Name>.doc für den Ablagenamen und Ort beispielsweise dazu, dass ein neues Dokument von diesem Typ, dass unter Bezeichnung 2 (z.b. dem Projektnamen) Test erstellt wird, in dem Verzeichnis...\Phoenix EasyDoc\Daten\Docu\ Test\ doc Standard-Dokumenten-Pfad Projekt Name.doc gespeichert wird Drag & Drop Bezeichnung 2 Name Sehr komfortabel ist die Möglichkeit, ein beliebiges Dokument als Dokumentenvorlage in das Datengitter Dokumentenart zu ziehen. Dann werden wichtige Felder (wie der Pfad zur Vorlage und der Ablagename) schon ausgefüllt, so dass Sie diese Angaben nur noch ergänzen bzw. anpassen müssen. PHOENIX EASYDOC 8-45

46 Externe Viewer 8.2 DOKUMENTENARTEN In das Feld Viewer können Sie den Namen eines Viewers angeben, der bei Dokumenten mit dieser Dokumentenart zum Anzeigen von Dokumenten benutzt wird. Falls Sie keinen Viewer angeben, wird die verbundene Applikation (z.b. Word bei Doc-Dateien) zum Anzeigen des Dokumentes verwendet. Das Dokument wird in diesem Fall schreibgeschützt. Alle anderen Felder sind rein informativ. Das Feld Bemerkung gibt Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele Bemerkungen zu dieser Dokumentenart einzugeben Das Kontextmenü Das Kontextmenü für die Tabelle Dokumentenart ermöglicht die Verwaltung der Dokumentenarten. Dieses Kontextmenü hat folgende Befehle: Neue Dokumentenart Mit diesem Befehl legen Sie eine neue Dokumentenart an. Kopieren Dieser Befehl legt eine neue Dokumentenart an und belegt alle Felder mit den Daten aus der markierten Dokumentenart vor. Löschen Dieser Befehl löscht die markierte Dokumentenart. Dokumentenart bearbeiten Dieser Befehl ruft den Datendialog auf und sie können die markierte Dokumentenart bearbeiten PHOENIX EASYDOC

47 8.3 DOKUMENTE 8.3 Dokumente Die Tabelle Dokumente enthält die Beispieldaten von PHOENIX EasyDoc. Sie können diese Daten löschen oder Ihre eigenen Daten hinzufügen. Für die Bearbeitung dieser Tabelle benötigen Sie unterschiedliche Sicherheitsstufen, je nach dem, ob Sie ein bestimmtes Dokument ansehen, verändern oder freigeben wollen Aufbau Die Registerkarte der Dokumente enthält zwei Seiten: PHOENIX EASYDOC 8-47

48 Allgemein 8.3 DOKUMENTE Die beiden gelben Felder sind Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen. Die Felder Status Ersteller, Erstellt am und letzter Bearbeiter und bearbeitet am werden automatisch vorbelegt, sind aber jederzeit änderbar. Mittels des Notizfeldes können Sie dem Postempfänger eine kurze Nachricht oder einen Bearbeitungshinweis weitergeben, oder Sie können hier beliebig viele Notizen zum Dokument erfassen. Die Angabe des Namens in Wiedervorlage an und am sorgt dafür, dass der entsprechende Anwender von PHOENIX EasyDoc diesen Datensatz zum angegebenen Zustelldatum in seinem Postfach vorfindet PHOENIX EASYDOC

49 8.3 DOKUMENTE Die Abfrage des eigenen Postfaches erfolgt am einfachsten über den Eintrag in der Suchstruktur Postfach (siehe 6.1 Die Suchstruktur, Seite 6-31) Historie In der Registerkarte Historie werden relevante Vorgänge automatisch mit Datum, Uhrzeit und Anwendernamen protokolliert. Solche Vorgänge sind: Anlegen eines neuen Dokumentes Statusveränderungen wie Skizze, Freigeben etc. Kopieren eines Dokumentes. PHOENIX EASYDOC 8-49

50 8.3 DOKUMENTE Die Registerkarte Historie ist nur vom Administrator veränderbar Das Kontextmenü Das Kontextmenü für die Tabelle Dokumente ermöglicht die Verwaltung der Dokumente. Die Befehle des Kontextmenüs sind in 5.6 Das Kontextmenü auf den Seiten 5-25 bis 5-30 beschrieben PHOENIX EASYDOC

51 8.3 DOKUMENTE Die Suchstruktur Die Suchstruktur der Tabelle Dokumente enthält die Felder Bezeichnung 1 bis Bezeichnung 5, die Sie nach Ihren Wünschen umbenennen können, sowie Ersteller, Wiedervorlage und einige andere. Die Darstellung in der Suchstruktur unterhalb der Oberbegriffe ist von den bei Ihnen vorhandenen Daten abhängig. Wenn Sie z.b. ein weiteres Dokument anlegen und dann für dieses eine neue Bezeichnung 1 erfassen, wird automatisch ein Unterpunkt mit der neuen Bezeichnung unterhalb des Knotens Bezeichnung 1 eingerichtet (entweder nach einem Neustart von PHOENIX EasyDoc oder nach Betätigen der Schaltfläche Alles Aktualisieren ): PHOENIX EASYDOC 8-51

52 8.4 HILFSMITTEL 8.4 Hilfsmittel Drei wichtige Hilfsmittel erleichtern die Arbeit mit den Eigenschaftendialogen: Das Auswahlfeld Das Nachschlagefeld Auswahl Der Kalender Dieser Dialog dient der einfachen Auswahl von Dokumentenarten und Mitarbeitern. Er ist über die Symbolschaltfläche Text auswählen neben einem entsprechenden Auswahlfeld oder die Funktionstaste F5 erreichbar. Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste, in dem die Kurz- und Langnamen mit der zugehörigen Gruppenstruktur abgebildet sind. Die Auswahl kann mit den Cursortasten, mit der Maus oder durch Eingeben der ersten Zeichen des Kurznamens als Suchtext erfolgen PHOENIX EASYDOC

53 8.4 HILFSMITTEL Nachschlagefeld Das Nachschlagefeld dient zur schnellen und komfortablen Eingabe wiederkehrender Texte und Bezeichnungen. Sie erreichen es über die Symbolschaltfläche Text nachschlagen neben einem entsprechenden Nachschlagefeld oder die Funktionstaste F5. Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste. Die Auswahl kann mit den Cursortasten oder mit der Maus erfolgen. Neue Listeneinträge können Sie über die Schaltfläche Neu einfach anlegen. Dabei werden Eingaben, die in dem Nachschlagefeld bereits erfolgt sind, als Texte vorgeschlagen. Mittels Bearbeiten und Löschen können Sie Einträge bearbeiten oder löschen. Die Einträge in der Liste sind nicht sortiert. Neue Einträge werden immer unterhalb der aktuellen Cursorposition eingefügt. Sie können die Liste selbst durch Drag & Drop so sortieren, dass die meistverwendeten Einträge leicht erreichbar oben stehen. Nach der Auswahl eines Eintrages wird dieser mit OK in das Nachschlagefeld übernommen. PHOENIX EASYDOC 8-53

54 8.4.3 Kalender 8.4 HILFSMITTEL Der Kalender lässt sich über die Symbolschaltfläche Kalender oder mit der Funktionstaste F5 aufrufen. Die Symbolschaltfläche Kalender befindet sich in der Symbolleiste und an Datums-Eingabefeldern. Wird der Kalender aus der Symbolleiste oder von einem leeren Datums- Eingabefeld aus aufgerufen, zeigt der Cursor auf das aktuelle Systemdatum. Mit den Pfeiltasten können Sie den Cursor auf einen anderen Tag des angezeigten Monats bewegen. Mit den Bildtasten (oder den Schaltflächen mit den Pfeilen oben im Dialog) schalten Sie den angezeigten Monat um. Wenn Sie die Symbolschaltfläche an einem Datums-Eingabefeld benutzen, wird das Datum des Eingabefeldes in den Kalender übernommen. Wählen Sie mit dem Kalender ein anderes Datum aus und bestätigen dieses mit OK, wird das neue Datum in das aufrufende Eingabefeld geschrieben. Bei Verlassen des Kalenders mit Abbrechen wird das Datum nicht übernommen PHOENIX EASYDOC

55 9.1 ANPASSEN DURCH BENUTZEREINSTELLUNG 9 Anpassen von PHOENIX EasyDoc Sie können PHOENIX EasyDoc in einigen Bereichen durch einfache Einstellungen an Ihre Wünsche anpassen. Außerdem sind weitere Module zu PHOENIX EasyDoc erhältlich, so dass daraus ein komplexes DMS / EDM System entstehen kann. 9.1 Anpassen durch Benutzereinstellung Die Einstellungen finden Sie unter Extras im Pull-Down-Menü: Ablagepfade Hier können Sie zunächst unter Optionen und dem Eintrag Allgemein die Ablagefade festlegen: Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie bei einem Wechsel der Ablagepfade für die Benutzerkonfiguration (USER) und die Stammdaten (DATA) die in diesen PHOENIX EASYDOC 9-55

56 9.1 ANPASSEN DURCH BENUTZEREINSTELLUNG Anzeige Verzeichnissen enthaltenen Datenbanken von Hand in die neu gewählten Pfade kopieren müssen. Hier können Sie unter Optionen und dem Eintrag Allgemein die Anzeige im Datengitter festlegen: Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die beiden Optionen Dokumentensymbole anzeigen und Datensätze farbig markieren den Aufbau des Datengitters verlangsamen. Sollten Sie also feststellen, dass sich das Datengitter zu langsam aufbaut, können Sie die Geschwindigkeit durch Ausschalten dieser beiden Optionen erhöhen PHOENIX EASYDOC

57 9.1 ANPASSEN DURCH BENUTZEREINSTELLUNG Feldbezeichnungen Im Datengitter Dokumente befinden sich 5 Bezeichnungsfelder, deren Namen Sie individuell vergeben können. Unter Extras und dem Eintrag Felder umbenennen finden Sie den dazu gehörigen Dialog: PHOENIX EASYDOC 9-57

58 9.2 ZUSÄTZLICH MODULE 9.2 Zusätzlich Module Zu PHOENIX EasyDoc sind unterschiedliche Zusatzmodule lieferbar. So können Sie das System bis zu einem komplexen DMS / EDM-System ausbauen. Mitarbeiterverwaltung Projektverwaltung Differenzierte Rechte für Ihre Mitarbeiter, sogar abhängig von der gewählten Dokumentenart oder vom gewählten Projekt. Sprechen Sie uns an, wenn Sie eine richtige Projektverwaltung benötigen. Releaseerstellung Automatische Releaseerstellung nach Ihren Regeln, damit die Prozesse automatisch eingehalten werden und keine veralteten Dokumente mehr verwendet werden können. WorkFlow Komponente Bilden Sie Ihren unternehmensweiten Dokumentenworkflow ab. Datenbank-Connector CAD-Module für Client-Server-Datenbanken, z.b. mysql unter Linux oder unter Windows, MS-SQL-Server, Oracle usw. für unterschiedliche AutoCAD-Versionen, HiCAD, SolidWorks, UGS, Microstation, Pro/E, ecscad, und viele andere Windows CAD-Systeme. EASYware-Schnittstelle Mit PHOENIX ComServ steht eine Schnittstelle zu EASYWARE Version 3.x zur Verfügung. Adressverwaltung Outlook-Schnittstelle Verwalten Sie Ihre Adressdaten und den Bezug zu den Dokumenten mit PHOENIX eine der vielen Möglichkeiten, ein PHOENIX-System zu erweitern. die sowohl s und Anhänge als auch Aufgaben, Adressen usw. zwischen PHOENIX und Outlook / Exchange austauscht PHOENIX EASYDOC

59 10.1 DATENBANKASSISTENT 10 Fehlerbehebung 10.1 Datenbankassistent PHOENIX EasyDoc arbeitet mit einer Desktop-Datenbank (PARADOX von Borland). Es kann bei Desktopdatenbanken gelegentlich vorkommen, dass (z.b. nach einem Systemabsturz) datenbanktypische Dateien, die Userinformationen enthalten, ein Weiterarbeiten verhindern. Bei Paradox sind dies Dateien mit den Namen pdoxusrs.net oder.lck sowie paradox.net oder.lck. In so einem Fall kann ein Datenbanksystem wie PHOENIX EasyDoc nicht weiter arbeiten. In PHOENIX EasyDoc ist ein Werkzeug zur Fehlerbehebung, der PHOENIX Datenbank Assistent, integriert. Stellt PHOENIX EasyDoc beim Starten oder während des Betriebes ein Problem fest, wird sich PHOENIX EasyDoc beenden und Ihnen anbieten, den PHOENIX Datenbank Assistent zu starten. Wichtig Bitte sorgen Sie dafür, dass kein User mehr in PHOENIX EasyDoc eingeloggt ist. Erst dann kann der PHOENIX Datenbank Assistent arbeiten. PHOENIX EASYDOC 10-59

60 10.1 DATENBANKASSISTENT Sollte die Datenbank in PHOENIX EasyDoc doch noch in Benutzung sein, erscheint die folgende Fehlermeldung: In diesem Fall sorgen Sie bitte zuerst dafür, dass wirklich jeder seine Arbeit mit PHOENIX EasyDoc beendet, und klicken Sie erst dann auf OK. Jetzt kann noch ein weiteres Problem auftreten: Beim beenden einer Datenbank- Applikation wie PHOENIX EasyDoc besteht immer die Möglichkeit, dass das System selbst das Beenden nicht mehr in die Datenbank (hier z.b. die Mitarbeiterdatenbank) schreiben kann. In diesem Fall erscheint die folgende Fehlermeldung (leider in Englisch, da sie nicht von uns, sondern aus der BDE stammt): PHOENIX EASYDOC

61 10.3 ANFRAGE Der PHOENIX Datenbank Assistent erstellt am Ende seiner Arbeit eine kurze Meldung über vorgefundene und beseitigte Fehler Internet FAQ-Seite Unter finden Sie viele weitergehende Informationen zu PHOENIX EasyDoc. Hier gibt es auch eine Seite mit den Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ-Liste). Hier können Sie prüfen, ob Sie Ihre Frage / Ihr Problem vielleicht schon vorfinden Anfrage Sie haben eine Frage zu PHOENIX EasyDoc oder sind auf ein Problem gestoßen, dass Sie mit den bisher beschriebenen Methoden nicht lösen konnten. Dann teilen Sie uns dies bitte per mit. Damit das einfach möglich ist, haben wir eine Dokumentenart -Anfrage in unseren Musterdaten in PHOENIX EasyDoc vorgesehen. Die Vorlagendatei hat den gleichen Namen und befindet sich im Verzeichnis VORLAGEN in DOCU. Bitte füllen Sie hier alle Felder aus und mailen das Formular dann an hotline@i2ag.de. Vielen Dank! PHOENIX EASYDOC 10-61

62 11.2 VERZEICHNIS PHOENIX EASYDOC 11 Ordner, Dateien PHOENIX EasyDoc wird automatisch installiert. Während der Installation beeinflussen Sie den Installationspfad Installationsverzeichnisse Das Installationsverzeichnis für die Programmdateien ist bei der Installation mit C:\PROGRAMME\IQUADRAT voreingestellt. Bei einer Netzwerkinstallation oder einer persönlichen Anpassung des Verzeichnisses wird automatisch bei jeder Neu- oder Updateinstallation Ihr Installationsverzeichnis angegeben. Innerhalb dieses Verzeichnisses wird automatisch ein weiteres Verzeichnis mit dem Namen \PHOENIX EasyDoc angelegt Verzeichnis PHOENIX EasyDoc In PHOENIX EasyDoc befinden sich die PHOENIX- Programmdateien und weitere Unterverzeichnisse PHOENIX EASYDOC

63 11.2 VERZEICHNIS PHOENIX EASYDOC Verzeichnis Help Hier befinden sich die Anleitung zu PHOENIX EasyDoc im Format PDF. Dieses wird mit dem bekannten Acrobat Reader gelesen. Sollten Sie keinen Acrobat-Reader besitzen, können Sie diesen von unserer Homepage aus installieren (auf der Programm-CD zu PHOENIX EasyDoc ist dieser enthalten) Verzeichnis User Hier werden die userspezifischen Daten für Favoriten usw. abgelegt. In dem Verzeichnis befindet sich ein weiteres Verzeichnis TEMP, in das PHOENIX EasyDoc temporär Dateien für die Anzeige (mit der Originalapplikation als schreibgeschützte Datei) kopiert. PHOENIX EASYDOC 11-63

64 Verzeichnis Data 11.2 VERZEICHNIS PHOENIX EASYDOC Dies sind die Datenbankdateien für Ihre Dokumente, Dokumentenarten und Mitarbeiter. Außerdem werden in diesem Verzeichnis weitere Informationen gespeichert, die zum Betrieb von PHOENIX EasyDoc notwendig sind (interne Datenbanktabellen, die Nachschlagelisten, Start-Icon und Bilder usw.) PHOENIX EASYDOC

65 11.2 VERZEICHNIS PHOENIX EASYDOC Verzeichnis Docu Im Verzeichnis Docu befinden sich Ihre Dokumente und Zeichnungsdateien. Die Abbildung zeigt den Auslieferzustand von PHOENIX EasyDoc. Ihre Ablagepfade, Ihre Projekte und Vorlagendateien beeinflussen die Inhalte dieses Verzeichnisses wesentlich. Die von uns mitgelieferten Dokumenten-Vorlagen befinden sich im Verzeichnis Vorlagen innerhalb von Docu: PHOENIX EASYDOC 11-65

66 11.2 VERZEICHNIS PHOENIX EASYDOC PHOENIX EASYDOC

67 11.2 VERZEICHNIS PHOENIX EASYDOC Verzeichnis Setup Im Setup-Verzeichnis befinden sich die Dateien, die bei der Installation (beim Erstaufruf von PHOENIX EasyDoc auf einem neuen Client) benötigt werden. Unter anderem liegen darin die Verzeichnisse BDE und files. In files befindet sich ein Ordner System, an dem der Anwender nichts ändern darf. PHOENIX EASYDOC 11-67

68 Verzeichnis BDE 11.2 VERZEICHNIS PHOENIX EASYDOC In diesem Verzeichnis ist die Datenbankschnittstelle (Borland Database Engine) installiert. Der Anwender muss und darf in diesem Verzeichnis nichts ändern. Allerdings muß unter bestimmten Umständen das setup-programm in diesem Verzeichnis von Hand ausgeführt werden (siehe Kap. 1.3 Fehlerbehebung) PHOENIX EASYDOC