Warum das Wiederherstellen und Durchsuchen von Mail-Archiven wichtig ist 2

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2 Inhaltsverzeichnis Warum das Wiederherstellen und Durchsuchen von Mail-Archiven wichtig ist 2 Warum ist das Wiederherstellen und Durchsuchen von -Archiven schwierig? 3 Wie PowerControls das Problem löst 5 Wie PowerControls funktioniert 6 PowerControls im praktischen Einsatz ein kurzer Überblick 7 Die Vorteile von PowerControls 8 Rentabilität von PowerControls 10 Häufig gestellte Fragen zu PowerControls 10 Die nächsten Schritte 12 1

3 Warum das Wiederherstellen und Durchsuchen von -Archiven wichtig ist Die Korrespondenz per ist zum Lebensnerv der Geschäftswelt geworden. Auf kein anderes Kommunikationsmittel und sonstiges Tool vertrauen die Unternehmen heute in praktisch jedem Bereich geschäftlicher Tätigkeiten so sehr wie auf den Austausch von elektronischen Nachrichten. Und für viele Unternehmen unterschiedlichster Größe bedeutet die Nutzung von s den Einsatz von Mailboxen, die auf Microsoft Exchange Server gespeichert sind. Von der simplen internen Kommunikation über wichtige Verkaufsgespräche mit Kunden bis hin zur Abrechnung und zum Fällen wichtiger Entscheidungen stellt der -Austausch und damit Microsoft Exchange Server einen alles übergreifenden Bestandteil des Geschäftsalltags dar. Unternehmen könnten heutzutage auf s ebensowenig wie auf Telefone oder Elektrizität verzichten. s machen die Arbeit von Mitarbeitern und Unternehmen nicht nur effizienter, sondern stellen auch die kostengünstigste Kommunikationsmethode dar. Trends zeigen, dass Unternehmen in wachsendem Maße von -Korrespondenz abhängig sind Einige interessante Statistiken: Nach einer Studie, die 2004 von The Radicati Group, Inc. durchgeführt wurde, existieren gegenwärtig weltweit etwa 980 Millionen aktive -Accounts, von denen 49 % Mailboxen von Firmen sind. Im Schnitt wurden 2002 nach Angaben der Marktforschungsgruppe IDC ca. 31 Milliarden s täglich versendet. Bis zum Jahr 2006 soll diese Zahl dramatisch anwachsen auf täglich 60 Milliarden Mails. Der durchschnittliche Büromitarbeiter in den USA versendet und empfängt zwischen 60 und 200 s pro Tag. Dies geht aus dem Artikel Here Come the Lawyers. Is your IT Department Ready? von Kevin Craine hervor. In den nächsten zehn Jahren könnte sich die Zahl der erzeugten elektronischen Datensätze nach Angaben der Collaborative Electronic Notebook Systems Association (CENSA), einer internationalen Organisation der Datenmanagementbranche, alle sechzig Minuten verdoppeln. In manchen Branchen gibt es im Schnitt mehr als nur eine Mailbox pro Mitarbeiter. Beispielsweise verfügt in der Telekommunikationsbranche jeder Angestellte über durchschnittlich 1,14 Mailboxen, in den Bereichen High-Tech und Finanzdienstleistungen sind es 1,07 Mailboxen pro Mitarbeiter. Es ist offensichtlich, dass Unternehmen weltweit mit einer Flut von s zu tun haben und dass der - Verkehr aus geschäftlichen, gesetzlichen und rechtlichen Gründen verwaltet werden muss. Geschäftliche Anforderungen bei der Wiederherstellung von -Daten Geschäftliche Anforderungen sind der primäre Antriebsfaktor für die Notwendigkeit von -Management. Der Hauptgrund hierfür besteht darin, dass zahlreiche Firmen ihre Mails ausschließlich auf dem Server speichern. Kroll Ontrack, führender Anbieter von elektronischer Beweissicherung und Datenwiederherstellung, führte eine Untersuchung unter Administratoren durch, die 250 oder mehr Mailboxen zu verwalten haben, und fand heraus, dass 37 Prozent der Firmen ihre s ausschließlich auf dem Server speichern. Da die Speicherung der s ausschließlich auf Servern erfolgt, liegt das Hauptaugenmerk auf dem Speicherbedarf; aus diesem Grund wird in zahlreichen Firmen eine Begrenzung der Mailboxgröße vorgegeben. Kroll Ontrack stellte fest, dass 72 Prozent der Firmen Mailboxquoten festgelegt haben. Diese Begrenzungen zwingen die Mitarbeiter dazu, einen Großteil ihrer Mails zu löschen, sogar Mails, die für ihre Arbeit von entscheidender Bedeutung sind. Die Untersuchung von Kroll Ontrack ergab, dass bei 25 % der Unternehmen den Mitarbeitern keine andere Möglichkeit bleibt als Mails zu löschen, wenn ihre Quote ausgeschöpft ist. Da die Mitarbeiter dabei aber Mails löschen, die sie für ihre Arbeit benötigen, müssen sie sich häufiger an die IT-Abteilung wenden, um Mails wiederherstellen zu lassen. In vielen Fällen ist die betreffende Mail sogar nur noch als Backup vorhanden. Das Speichern der Mails auf dem Server und das Begrenzen der Mailboxgröße löst so zwar das Problem des Speichermanagements der IT-Abteilung, es schafft aber einen Konflikt mit den geschäftlichen Erfordernissen der Mitarbeiter und erhöht so die Häufigkeit, mit der eine Wiederherstellung von Mails aus dem Backup angefordert wird. 2

4 Gesetzliche Anforderungen bei der Wiederherstellung von -Daten Die Notwendigkeit zur Wiederherstellung von s ergibt sich auch aus gesetzlichen Anforderungen. In den USA schreiben diverse Gesetze der Bundesstaaten wie auch des Bundes vor, dass im Rahmen der normalen Geschäftsvorgänge auch s aufbewahrt werden müssen. Die amerikanische Gesundheitsbehörde FDA (Food and Drug Administration) und die Security and Exchange Commission (amerikanische Börsenaufsichtsbehörde) haben z. B. Regeln aufgestellt, nach denen bestimmte Informationen gespeichert und zugänglich gemacht werden müssen. Auch die Krankenversicherungsverordnung (HIPAA, Health Insurance Portability and Accountability Act) enthält zahlreiche Bestimmungen, wie gesundheitsrelevante Informationen zu speichern sind. Die Vorschriften betreffen zwar vorrangig die Gesundheitsbranche und Finanzdienstleister, doch auch andere Branchen unterliegen ihnen in zunehmendem Maße. Rechtliche Anforderungen bei der Wiederherstellung von -Daten In der heutigen Geschäftswelt nimmt eine vorherrschende Rolle bei der Kommunikation ein. Als computerbasiertes System hat es sich von einem Kommunikationsmittel zu einem formellen Aufzeichnungsmedium gewandelt, das oftmals grundlegende Informationen enthält, die einem Unternehmen dabei helfen können, wichtige Ereignisse, das Verhalten von Mitarbeitern und den Austausch von Informationen nachzuvollziehen. s können zulässige rechtliche Dokumente sein, daher sind für sie eine sichere Speicherung und die Möglichkeit zur Wiederherstellung und Vorlage im Falle von Rechtsstreitigkeiten erforderlich. Aufgrund der zahlreichen Vorschriften und Statuten, die die Aufbewahrung von s verlangen, muss bei Gerichtsverfahren oft die -Korrespondenz vorgelegt werden. Es ist unabdingbar, dass die IT-Mitarbeiter die Vorschriften verstehen und beachten, die für das Beschaffen von s als formelle Unterlagen gelten, und diesen Vorgang unterscheiden können vom einfachen Wiederherstellen von s für interne Geschäftszwecke. Es existieren zahlreiche Softwareprodukte, die bei der Wiederherstellung und Beschaffung von s behilflich sein können, nicht alle diese Produkte werden aber den Verfahrensvorschriften gerecht, die für die Sicherung von s in Form von Dokumenten gelten, die im Zweifelsfall vor Gericht bestehen können. Es mangelt an ausreichenden Backup- und Wiederherstellungsverfahren Trotz der Anforderungen von geschäftlicher, gesetzlicher und rechtlicher Seite an die Archivierung und Wiederherstellung von s verfügen viele Firmen nicht über ein hinreichendes Backup- und Wiederherstellungsverfahren. Nach Angaben des Marktforschungsunternehmens Osterman Research führen 67 Prozent der Unternehmen nur einfache Bandsicherungen ihres -Systems durch und überspielen die Bänder alle 90 Tage. Cohasset Associates, ein Consulting-Unternehmen, die sich auf das dokumentenbasierte Informationsmanagement spezialisiert hat, fand heraus, dass 39 Prozent der Unternehmen nicht einmal eine formelle Richtlinie hinsichtlich der Aufbewahrung von s haben. Ein Hauptgrund für diese Versäumnisse bei der Archivierung und Wiederherstellung von s besteht in den technischen Schwierigkeiten, die dieser Prozess mit sich bringt. Viele Unternehmen bauen auf Microsoft Exchange, und Exchange bietet keine einfache Methode zum Archivieren, Suchen und Sichern von s. Im nächsten Abschnitt dieses White Papers wollen wir einen Blick auf die Schwierigkeiten beim Wiederherstellen und Durchsuchen von E- Mail-Archiven mit Exchange werfen. Warum ist das Wiederherstellen und Durchsuchen von -Archiven schwierig? Zahlreiche Unternehmen verwenden den -Server von Microsoft Exchange, weil dieser umfassende Funktionen und über den Outlook- -Client die Integration mit Microsoft Office bietet. Leider weist Exchange aber einen gravierenden Nachteil auf: Es ist sehr schwierig, damit Nachrichten, Mailboxen und sonstige Daten wiederherzustellen. Um dies zu verstehen, wollen wir den Datenbankaufbau von Exchange betrachten. 3

5 Der Datenbankaufbau von Exchange Ein Hauptgrund dafür, dass es so schwierig ist, -Archive unter Exchange zu durchsuchen und wiederherzustellen, liegt in der hohen Komplexität und mangelnden Flexibilität des Datenbankaufbaus und dem damit einhergehenden Wiederherstellungsprozess. Aufgrund der mangelnden Flexibilität von Exchange ist es in vielen Fällen einfach nicht möglich, eine Suche und Wiederherstellung von Daten durchzuführen. Microsoft Exchange enthält eine primäre Datenbank namens Priv.edb für alle Mailboxen. Diese eine Datei enthält sowohl Mailboxen als auch -Nachrichten. Nicht in allen Versionen von Exchange sind jedoch in dieser Datei die gesamten -Nachrichten enthalten. Seit der Einführung von Microsoft Exchange 2000 wird eine weitere Datei namens Priv.stm für Mails verwendet. Diese Begleitdatei für Priv.edb enthält alle eingegangenen, noch nicht gelesenen s des Internet-Mail-Services von Exchange. Sobald eine über das Internet eingegangene gelesen wird, wird sie in die Datenbank Priv.edb eingefügt und aus der Datei Priv.stm gelöscht. Darüber hinaus gehören zur Datei 'Priv.edb' noch mehrere Protokolldateien. Diese Protokolldateien enthalten alle seit dem letzten Backup gesendeten und empfangenen s. Wenn ein Backup erfolgt, werden die Informationen aus den Protokolldateien in die Datenbank Priv.edb hinüberkopiert und die Protokolldateien selbst werden geleert. Funktionsweise des Backups in Exchange Um vollständig zu verstehen, wie Daten wiederhergestellt werden können, ist es wichtig zu wissen, wie ein Backup in Exchange erfolgt. Wie Sie sehen werden, macht die Art dieser Backups im Zusammenspiel mit der Datenbankstruktur von Exchange eine Datenwiederherstellung sehr schwierig. In Exchange gibt es zwei generelle Arten von Backups: Online-Backups und Offline-Backups. Bei einem Online- Backup läuft der Server während der Durchführung des Backups weiter; somit können weiterhin Mails gesendet bzw. empfangen werden. Es gibt keine Unterbrechung des Mail-Services. Bei einem Offline-Backup wird der Server für die Zeit des Backups heruntergefahren, so dass der Mail-Service unterbrochen wird. Offline-Backups bieten den Vorteil der höheren Geschwindigkeit. Bei der Entscheidung zugunsten von Online- oder Offline-Backup muss der Administrator daher abwägen, ob der Nachteil der unterbrochenen Mail-Korrespondenz schwerer wiegt als der Vorteil des Zeitgewinns. Außerdem muss der Administrator entscheiden, ob ein vollständiger Backup erfolgen soll oder ob nur einzelne Mailboxen gesichert werden sollen. (Das Sichern von einzelnen Mailboxen anstelle der gesamten Datenbank wird als Brick-Level-Backup bezeichnet.) Bei einem vollständigen Backup werden die Dateien 'Priv.edb', 'Priv.stm' sowie alle zugehörigen Protokolldateien gesichert. Diese Art des Backups ist ideal für die Wiederherstellung nach einem Systemausfall: Sollte ein Server oder eine Festplatte abstürzen, kann die gesamte Exchange-Datenbank wiederhergestellt werden und somit alle s und alle Mailboxen. Das vollständige Backup bringt jedoch ein elementares Problem mit sich: Es ist nur möglich, die gesamte Datenbank wiederherzustellen, mit allen Mailboxen und s. Es ist nicht möglich, eine einzelne Mailbox oder Gruppen von Mailboxen wiederherzustellen, ebensowenig können bestimmte s einzeln wiederhergestellt werden. Die Datenwiederherstellung erfolgt also nach dem Motto ganz oder gar nicht'. Darüber hinaus kann in den Mailboxen und s nach dem Backup nicht nach einzelnen -Nachrichten gesucht werden. Eine Ausnahme gibt es allerdings: Mit einer aufwändigen und komplizierten Methode haben Administratoren die Möglichkeit, einen vollständigen Backup durchzuführen und anschließend einzelne Mailboxen oder Mails wiederherzustellen. Hierzu müssen sie einen duplizierten Exchange-Server, den so genannten Wiederherstellungsserver, erstellen und dann den Backup auf diesen Server kopieren. Von diesem Server werden einzelne Mailboxen dann zu PST- Dateien exportiert, in welchen wiederum nach den wiederherzustellenden Mails gesucht werden kann. Im abschließenden Schritt werden die betreffenden Mails dann auf den Server zurückkopiert. Dieses Verfahren ist aufwändig, umständlich und lässt sich auch nicht immer durchführen. Der Wiederherstellungsserver muss dieselbe Konfiguration wie der Exchange-Server haben. 4

6 Somit kann der Backup nicht durchgeführt werden, wenn die Informationen zum Exchange-Server nicht sorgfältig dokumentiert sind. Darüber hinaus ist die Anschaffung und Wartung eines Wieder-herstellungsservers eine kostenintensive Angelegenheit. Als Alternative könnte man natürlich einen Wiederherstellungs-server speziell dann einrichten, wenn es erforderlich ist. Dies kann aber unter Umständen einen ganzen Tag dauern und ist daher in einer geschäftlichen Umgebung, in der Informationen schnell benötigt werden, nicht praktikabel. Ein Brick-Level-Backup ermöglicht es, jeweils eine Mailbox zu sichern. Somit können einzelne Mailboxen, Gruppen von Mailboxen sowie einzelne Nachrichten bzw. Gruppen von Nachrichten wiederhergestellt werden. Aber auch diese Methode hat einige Nachteile. Die Datensicherung erfolgt bei Brick-Level-Backups weniger rationell, daher beansprucht diese Methode deutlich mehr Speicherplatz als vollständige Backups. Dazu kommt, dass die Backups wesentlich länger dauern. Der vollständige Online-Backup eines Servers mit 400 Mailboxen kann beispielsweise rund eine Stunde dauern. Wird auf demselben Server ein Brick-Level-Backup einzeln für jede Mailbox durchgeführt, kann dies 18 Stunden dauern. Und aus Brick-Level-Backups lässt sich keine vollständige Exchange-Datenbank wiederherstellen hierzu wird ein vollständiger Backup benötigt. Probleme bei Backups in Exchange Alle diese Überlegungen stellen einen Administrator vor eine schwierige Entscheidung hinsichtlicht der geeigneten Backup-Strategie. Sollte man nur vollständige Backups durchführen, weil diese wesentlich kostengünstiger sind und deutlich weniger Ressourcen beanspruchen als Brick-Level-Backups? Andererseits ist es bei vollständigen Backups nicht einfach, einzelne Mailboxen und Mails wiederherzustellen, was wiederum für Unternehmen problematisch ist, in denen es möglich sein muss, einzelne Mails und Mailboxen zu finden und wiederherzustellen. Nur mit Brick-Level-Backups zu arbeiten, ist jedoch aufgrund des damit verbundenen Zeit- und Kostenaufwands oftmals nicht praktikabel. Hinzu kommt noch das Problem, dass es nicht möglich ist, die gesamte Datenbank wiederherzustellen, wenn mit Brick-Level-Backups gearbeitet wird. Die Auswahlmöglichkeiten, die sich Unternehmen für die Backup-Strategie bieten, sind also alles andere als ideal. Viele arbeiten daher mit einem Mischverfahren und führen in unterschiedlichen Intervallen abwechselnd vollständige Backups und Brick-Level-Backups durch. Da die Brick-Level-Backups aber so kosten- und zeitaufwändig sind, werden sie in manchen Unternehmen nur für bestimmte Mailboxen durchgeführt, z. B. nur für die Mailboxen der leitenden Angestellten oder der Geschäftsführung. Wie PowerControls das Problem löst PowerControls, die Mailboxwiederherstellungssoftware von Ontrack Datenrettung, löst das Problem, indem es Administratoren in die Lage versetzt, einzelne -Nachrichten, Mailboxen, Anhänge und sogar Notizen, Kontakte und Aufgaben aus einem zuvor erfolgten vollständigen Backup wiederherzustellen. Die Software kann die EDB-Dateien direkt lesen; damit entfällt die Notwendigkeit, Brick-Level-Backups durchzuführen, um einzelne Nachrichten und Mailboxen wiederherstellen zu können. Mit PowerControls können Sie alle Mailboxen durchsuchen, die sich in einer EDB-Archivdatei befinden. Die schrittweise Suche in jeder Mailbox entfällt ebenso wie das Durchsuchen und Analysieren alter Backups. Sie können nach beliebigen Kriterien suchen, wie z. B. Such- und Schlüsselworten, Betreff, Datum oder Anwendern. Es ist nicht mehr erforderlich, Mailboxen einzeln zu sichern, da diese direkt aus einer EDB- Datei wiederhergestellt werden können. Für PowerControls ist es nicht erforderlich, den normalen Backup-Vorgang zu ändern die Software arbeit im Zusammenspiel mit Ihren vorhandenen Backup-Verfahren. Selbst wenn diese Verfahren geändert werden, bleibt das Zusammenwirken reibungslos. Darüber hinaus funktioniert PowerControls auch mit Backups, die bereits früher erstellt wurden, so dass selbst Daten aus Backups wiederhergestellt werden können, die vor der Installation von PowerControls angelegt wurden. 5

7 Wie PowerControls funktioniert Um die Einsatzmöglichkeiten von PowerControls besser zu verstehen, ist es erforderlich, die Architektur von PowerControls zu kennen. Abbildung 1 zeigt eine schematische Darstellung des Funktionsprinzips. Schritt 1: Die Backup-Software führt ganz normal den Backup einer Exchange-Datenbank durch und erstellt Exchange-Backupsätze. Abbildung 1 Die Schlüsselfunktion von PowerControls ist die Fähigkeit, EDB-Dateien direkt zu lesen. Für seine Verwendung müssen keine Änderungen an den Backup-Verfahren vorgenommen werden, es setzt vielmehr ein, nachdem ein Backup durchgeführt wurde. Schritt 2: Der ExtractWizard von PowerControls stellt die Datenbank in einem alternativen Verzeichnis wieder her, das keinem Exchange-Server zugeordnet ist (siehe Schritt 2). Hinweis: Bei den Backup-Formaten, die derzeit noch nicht vom ExtractWizard unterstützt werden, stellt die Exchange-Backupsoftware die Datenbank in einem alternativen Verzeichnis wieder her, das keinem Exchange-Server zugeordnet ist. Zu guter Letzt... Schritt 3: PowerControls kann nun verwendet werden, um die einzelnen Mailboxen, Mails und Anhänge anzuzeigen und zu durchsuchen (siehe Schritt 3). Schritt 4: PowerControls kann eine einzelne Mailbox, einzelne Mails oder Anhänge auf dem Exchange-Produktionsserver wiederherstellen oder in einer (neuen oder bereits vorhandenen) PST-Datei in einem anderen Verzeichnis. 6

8 PowerControls im praktischen Einsatz ein kurzer Überblick Trotz seiner außergewöhnlichen Leistungsfähigkeit ist PowerControls überraschend einfach einzusetzen. Ein Datenassistent wird geöffnet, wenn Sie PowerControls zum ersten Mal starten. Er führt Sie durch folgende Schritte: Auswahl der wiederherzustellenden Exchange-Datenbank; Festlegung, ob die Wiederherstellung auf einem Exchange-Server oder in einer PST-Datei erfolgen soll; Angabe der Adresse des Servers bzw. der Datei. Abbildung 2 zeigt den Assistenten in Aktion. Wenn Sie einzelne Mailboxen oder s wiederherstellen müssen, können Sie zunächst die EDB-Datei direkt öffnen und anschließend die PST-Datei bzw. den Exchange-Server, wo die Mailboxen oder Mails wiederhergestellt werden sollen. (Hinweis: Power-Controls erstellt eine neue PST-Datei, wenn keine Ziel-PST vorhanden ist, in der die Mails bzw. Mailboxen wiederhergestellt werden können.) Wenn die EDB-Datei erst einmal geöffnet ist, ist es einfach, die Mails zu finden, die wiederhergestellt werden sollen. PowerControls arbeitet mit einer Suchschnittstelle, die dem Outlook-Dialogfenster Erweiterte Suche stark ähnelt. Wie in Abbildung 3 gezeigt, können Sie als Suchkriterien die Inhalte des Absenderfelds, des Adressfelds und des Datumsfeld angeben oder Schlüsselwörter vorgeben bzw. ausschließen. Außerdem ist es mit PowerControls auch möglich, selektiv nur im Betreff, im Nachrichtentext oder nach Dateianhängen zu suchen. Abbildung 2 Als Ergebnis der Suche zeigt PowerControls alle s an, die den Suchkriterien entsprechen. Sie können diese Mails per Dragand-Drop in den Zielordner verschieben oder in den Zielordner hineinkopieren. Mit demselben Verfahren können Sie auch einen kompletten Ordner wiederherstellen. Wenn Sie die Suchergebnisse weiter verfeinern wollen, können Sie mit der Option zum Suchen in den Ergebnissen eine verfeinerte Suche auf der Basis der erreichten Suchergebnisse starten. Abbildung 3 Zum Wiederherstellen einer kompletten Mailbox müssen Sie im Source-Teilfenster die gewünschte Mailbox auswählen und in das Zielverzeichnis ziehen, in das sie kopiert werden soll. Während die Mailbox von PowerControls kopiert wird, meldet ein Dialogfenster den Fortschritt des Kopiervorgangs sowie einige Zusatzinformationen (siehe Abbildung 4 auf der nächsten Seite). Diesen Vorgang können Sie jederzeit durch Klicken auf Cancel abbrechen. Sie können Mailboxen auch kopieren, indem Sie sie auswählen, auf Copy und anschließend auf Paste klicken; hierdurch werden sie in das gewünschte Verzeichnis kopiert. Bei beiden Verfahren können Sie einen Bericht mit den Einzelheiten der Aktion ausdruckenoder diesen als Textdatei speichern. 7

9 Eine der leistungsstärksten und hilfreichsten Funktionen von PowerControls ist der ExtractWizard. Die meisten Backup-Programme erlauben nur die Wiederherstellung von Exchange-Daten auf demselben bzw. einem duplizierten Server, von dem sie gesichert wurden. Der ExtractWizard hingegen kann Exchange-Daten auf jedem beliebigen Rechner, Laufwerk oder Ordner wiederherstellen. Abbildung 4 Beim Ausführen des ExtractWizard teilen Sie dem Assistenten zunächst mit, an welchem Speicherort sich die Dateien zurzeit befinden. PowerControls sucht an diesem Speicherort nach Datendateien und zeigt alle gefundenen Dateien an (siehe Abbildung 5). Wählen Sie die Dateien aus, die wiederhergestellt werden sollen, und teilen Sie dem Assistenten dann mit, wo die Wiederherstellung der Daten erfolgen soll. Anschließend macht sich der Assistent an die Arbeit und stellt die Daten an dem vorgegebenen Speicherort wieder her. Nach Abschluss dieses Vorgangs sehen Sie eine Anzeige analog Abbildung 6. Klicken Sie auf Next, um fortzufahren. Abbildung 5 Abbildung 6 Die Vorteile von PowerControls PowerControls löst die Probleme, mit denen Administratoren beim Sichern und Wiederherstellen von s von Exchange-Servern konfrontiert werden. Da es EDB-Dateien durchsuchen und daraus s extrahieren kann, spart PowerControls Zeit und Geld und stellt sicher, dass Unternehmen stets leichten und schnellen Zugriff auf archivierte s haben, sei es für die interne Verwendung, aus rechtlichen Gründen oder zu sonstigen Zwecken. Wie bereits erwähnt, kann die Leistungsfähigkeit eines -Wiederherstellungsprogramms wie Power Controls die Suche, Wiederherstellung und Beschaffung von -Daten zur Verwendung in Rechtsangelegenheiten beschleunigen. Die Aufarbeitung und die Verwendung der Informationen müssen allerdings bestimmten Richtlinien und Vorschriften entsprechen. Wir empfehlen daher dringend, den Rat von Rechts- und Technologieexperten einzuholen, z. B. beim Rechtsbeistand des Unternehmens, bei einer Anwaltskanzlei oder bei den Rechtsexperten von Kroll Ontrack. Zeitersparnis Mit PowerControls kann eine enorme Zeitersparnis bei der Wiederherstellung von Daten erzielt werden, da es die Möglichkeit bietet, einzelne Mailboxen, einzelne Ordner oder eine beliebige Zahl von s und Anhängen wiederherzustellen, ohne dass auf Brick-Level-Backups zurückgegriffen werden muss. Brick-Level-Backups können äußerst zeitaufwändig sein und große Managementressourcen beanspruchen. Mit PowerControls können Sie die gewünschten Daten direkt auf dem Exchange-Produktionsserver oder in einer PST-Datei wiederherstellen. Es kann nicht nur Mails und Anhänge wiederherstellen, sondern auch Notizen und Einträge in Kalendern, Kontakt- und Aufgabenlisten. 8

10 Mit Hilfe der Suchfunktion von PowerControls können Sie genau die Daten wiederherstellen, die Sie benötigen, und müssen nicht die gesamte EDB-Datei rekonstruieren. Normalerweise muss die gesamte EDB-Datei wiederhergestellt werden, wenn Sie keine Brick-Level-Backups erstellen. Stattdessen können Sie die Suchfunktionen von PowerControls dazu verwenden, die EDB-Datei zu durchsuchen, die gewünschten Mails oder Daten ausfindig zu machen und dann nur diese Daten wiederherzustellen. Kosteneinsparungen Wie in diesem Dokument bereits beschrieben wurde, ist es auch ohne PowerControls möglich, einzelne Mailboxen und Mails mit Hilfe von EDB-Dateien wiederherzustellen, jedoch nur durch ein kostspieliges und zeitaufwändiges Verfahren. Man muss einen duplizierten Exchange-Server erstellen (den so genannten Wiederherstellungsserver), anschließend den Backup auf diesen Server kopieren und kann dann einzelne Mailboxen in PST-Dateien exportieren. Anschließend durchsucht man diese PST-Dateien nach den wiederherzustellenden Mails und kopiert diese dann wieder auf den Server. Die Anschaffung und Wartung eines Wiederherstellungsservers stellt jedoch einen kostspieligen Lösungsansatz dar. Und der Backup-Prozess selber ist lästig und beansprucht nennenswerte Ressourcen der IT-Abteilung. Manche IT- Abteilungen werden sich möglicherweise dafür entscheiden, lieber im akuten Bedarfsfall einen Wiederherstellungsserver komplett neu einzurichten, statt den Aufwand auf sich zu nehmen, einen Wiederherstellungsserver anzuschaffen und zu warten. Dies kann jedoch einen ganzen Tag dauern und ist oftmals nicht praktikabel, da die Backup- Informationen in der Regel schnell benötigt werden. Darüber hinaus sind die Kosten für die komplette Neueinrichtung eines Servers nicht zu vernachlässigen. Es gibt auch andere Optionen für die Wiederherstellung von einzelnen Mailboxen und Mails, die aber unter Umständen weder besonders effizient, noch kostengünstig sind. Im Vergleich zu anderen Methoden bietet ein Produkt wie PowerControls die weitaus effizientere und kostengünstigere Lösung, und dies zu einem Preis, der die Investition lohnenswert macht im Normalfall macht es sich bereits beim ersten Einsatz bezahlt. Die fünf nachstehenden Argumente verdeutlichen, warum PowerControls die beste Alternative zu anderen, arbeitsintensiveren und kostspieligeren Methoden zum Wiederherstellen einzelner Mailboxen und Mails ist. Die fünf wichtigsten Gründe für den Einsatz von PowerControls Es gibt fünf wichtige Argumente, warum Sie von PowerControls profitieren: Weniger Speicherplatz erforderlich, geringere Kosten für Speicherung und Archivierung von Backups. Mit PowerControls ist es nicht mehr erforderlich, Einzel-Backups von Mailboxen durchzuführen, dadurch entfällt der komplette Aufwand an Kosten, Zeit und Speicherplatz, der mit der Durchführung von Brick-Level-Backups verbunden ist. Deutlich reduzierter Zeitbedarf beim Wiederherstellen einer einzelnen Mailbox. Die Wiederherstellung von Mail- Inhalten aus früheren vollständigen Backups erfolgt bei PowerControls direkt auf dem Exchange-Produktionsserver bzw. direkt in einer (neuen oder bereits vorhandenen) PST-Datei. Somit entfallen die Zusatzschritte, die ansonsten erforderlich sind, um eine Mail wieder in Exchange bzw. Outlook zu importieren. Zeitbedarf für Backups von Informationsspeichern entfällt praktisch völlig. Mit PowerControls wird es unnötig, Mailboxen einzeln zu sichern. In den meisten Unternehmen wird heutzutage ein normaler vollständiger Exchange-Backup durchgeführt und anschließend werden in einem zweiten Durchgang die Very Important Mailboxes (VIMs) einzeln gesichert. Mit PowerControls wird dieser zweite Prozess überflüssig. Minimierter Zeitbedarf für die Suche nach s, die bestimmten Kriterien entsprechen (Schlüsselwörter, Benutzer, Betreff, Datum). Mit PowerControls verfügen Sie über eine Advanced Find -Option, mit der Sie in allen Mailboxen suchen können, die sich in einer archivierten EDB-Datei befinden. Die schrittweise Suche in jeder Mailbox entfällt ebenso wie das Durchsuchen und Analysieren alter Backups. 9

11 Reduzieren des Zeitbedarfs für Backups von einzelnen Mailboxen auf NULL. Der Zeitbedarf für diesen Schritt sinkt mit PowerControls auf Null, weil dieser Schritt schlicht und einfach entfällt! Rentabilität von PowerControls In vielen Fällen reicht allein schon die Zeitersparnis beim erstmaligen Einsatz von PowerControls, um die Kosten des Programms wieder hereinzuholen. Während dies stark von Ihrem jeweiligen Exchange-Szenario abhängt, hat der Durchschnittsnutzer deutliche Zeitersparnisse dadurch, dass einige Schritte verkürzt werden oder gänzlich entfallen, die normalerweise bei einer Wiederherstellung in Exchange erforderlich sind. Wegfall der Einrichtung des Wiederherstellungsservers: Durch die Verwendung des ExtractWizard ist es möglich, einen ganzen Arbeitstag einzusparen, da die Notwendigkeit eines Wiederherstellungsservers entfällt. Wegfall des Brick-Level-Backups: Einsparungen können erzielt werden durch Reduzierung der Kosten für Speicherplatz sei es für Bänder oder für ausgelagerte Speicherung und eine deutliche Verringerung der Zeiten für die Verwaltung. Dramatische Verringerung der Wiederherstellungszeit: Mit PowerControls können Sie nun Ihre Suchergebnisse direkt auf einen Exchange-Server oder in eine PST-Datei kopieren. Minimierte Aufbewahrung von gelöschten Elementen: Mit PowerControls können Sie Speicherplatz auf Ihrem Server sparen. Häufig gestellte Fragen zu PowerControls F Wozu wird PowerControls eingesetzt? A PowerControls ist ein Tool für Administratoren von Microsoft Exchange Server, mit dem diese schnell und bequem einzelne Mailboxen, Ordner oder sogar einzelne Mails aus älteren vollständigen Backups in einer beliebigen Mailbox im Netz oder direkt lokal in einer PST-Datei von Outlook wiederherstellen können. Es ist darauf angelegt, Wiederherstellungszeiten drastisch zu verkürzen und die Durchführung von Brick-Level-Backups zu eliminieren. F Welche Systemvoraussetzungen müssen für PowerControls erfüllt sein? A Für die Einbindung und Nutzung der PowerControls-Software benötigen Sie die folgende Hardware bzw. Software: Windows 2000 Server, Windows 2000 Professional, Windows XP Home oder Professional oder Windows 2003 Server Microsoft Outlook 2000 (oder höher) 10 Hinweis: PowerControls ist auf den Betrieb auf einer Windows-Workstation ausgelegt und verwendet native Microsoft Messaging APIs (MAPI), um mit dem Exchange-Server zu kommunizieren; dadurch wird ein zuverlässiger und gleichmäßiger Betrieb des Servers gewährleistet. Auf dieser Workstation muss Outlook installiert und für die Verbindung mit einem Exchange Server konfiguriert sein, damit die MAPI richtig initialisiert werden können. PowerControls ist nicht auf den Betrieb auf einem Exchange-Server ausgelegt. Pentium-Prozessor Erforderliche RAM-Größe: mindestens 256 MB Erforderlicher freier Plattenspeicherplatz: 50 MB freier Platz auf der Festplatte für die Installation von PowerControls. Zum Verarbeiten der LOG-Dateien beim Öffnen einer EDB-Datei wird weiterer Speicherplatz benötigt. Monitor mit Bildschirmauflösung von 800 x 600 oder höher Hinweis: PowerControls unterstützt Microsoft Exchange Server 5.5, 2000 oder 2003.

12 F Kann ich die Vollversion auf die kostenlose Ausgabe aufsetzend installieren? A Nein, die kostenlose Version muss deinstalliert werden, bevor die Vollversion installiert wird. F Kann die kostenlose Version installiert werden, wenn bereits die Vollversion installiert ist? A Nein. Wenn bei Ihnen bereits die Vollversion installiert ist, können Sie die kostenlose Version nicht installieren. F Kann ich PowerControls auf einem System installieren und sowohl im archivierten wie auch im aktiven E- Mail-Speicher eine Suche/Wiederherstellung durchführen? A PowerControls kann nur aus nicht aktiven EDB-Dateien Daten wiederherstellen. Daher können Sie aus dem Archiv Daten wiederherstellen, nicht aber aus den aktiven -Speichern. F Wenn in einer Mail oder einem Anhang ein Virus enthalten war, wird dieser Virus von PowerControls entfernt? A Beim Wiederherstellen aus der Datenbank überprüft PowerControls s oder Anhänge nicht auf Viren. Wenn Sie befürchten, dass einige der Mails Viren enthalten könnten, verwenden Sie nach der Wiederherstellung Ihre Antiviren-Software, um einen Virenscan durchzuführen. F Muss PowerControls auf meinem Exchange-Server installiert werden? A Nein. PowerControls ist auf den Betrieb auf einer Windows-Workstation ausgelegt und verwendet native Microsoft Messaging APIs (MAPI), um mit dem Exchange-Server zu kommunizieren; dadurch wird ein zuverlässiger und gleichmäßiger Betrieb des Servers gewährleistet. Auf dieser Workstation muss Outlook installiert und für die Verbindung mit einem Exchange Server konfiguriert sein, damit die MAPI richtig initialisiert werden können. F Welche Lizenzierungsmodelle stehen für PowerControls zur Verfügung? A Die Versionen der PowerControls-Software werden nach der Anzahl der Exchange-Server und der Mailboxen pro Server lizenziert, die in Ihrer Umgebung installiert sind. Für Unternehmen, die das Produkt für interne ( in-house ) Zwecke nutzen, muss zur Einhaltung der Lizenzvereinbarung eine Corporate License erworben werden. Die drei verschiedenen Versionen der Corporate License Standard, Business und Enterprise bieten zu abgestuften Preisen unterschiedliche Optionen für Mailboxen und Server, so dass Sie die für Ihre individuellen Bedürfnisse geeignete Version auswählen können. Commercial Licensing ist ein jährlich erneuerbares Lizenzmodell, das für Berater oder Lizenznehmer mit Außendiensttechnikern zur Verfügung steht, die das Produkt in Verbindung mit Dienstleistungen jeglicher Art gegenüber Dritten einsetzen, oder für eine sonstige umfangreiche Nutzung des Produkts, die über den Rahmen eines einzelnen Unternehmens hinausgeht. Die Lizenzgenehmigung lautet im Einzelnen wie folgt: LIZENZGENEHMIGUNG: Kroll Ontrack genehmigt Ihnen eine nicht ausschließliche Lizenz zum Gebrauch dieser Software und aller zugehörigen Dokumentationen (der Software ) gemäß den hier festgehaltenen Bestimmungen. Die Software befindet sich in Gebrauch, wenn sie auf die Datenbank des Exchange-Servers zugegriffen hat. Zugriff wird definiert als Öffnen einer EDB-Datei (EDB = Exchange Server Database) oder Anmelden auf einem Exchange-Server. Sobald die Software wie oben definiert in Gebrauch ist, wird diese dauerhaft für diesen Exchange-Server lizenziert. Der Gebrauch der Software auf einem anderen Exchange-Server als dem ursprünglich lizenzierten Exchange-Server ist ohne Zahlung einer zusätzlichen Lizenzgebühr nicht zulässig. Wenn Sie eine Corporate License erworben haben, dürfen Sie die Software (im Sinne der obigen Definition) über den zum Zeitpunkt des Erwerbs vereinbarten Lizenzzeitraum ausschließlich für interne Zwecke nutzen. Soll die Software zur Erzielung eines wirtschaftlichen oder finanziellen Gewinns einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Erbringung von technischen oder beraterischen Diensten genutzt werden, muss eine Commercial License erworben werden. Wenn Sie eine Commercial License erworben haben, dürfen Sie die Software (im Sinne der obigen Definition) über den zum Zeitpunkt des Erwerbs vereinbarten Lizenzzeitraum zur Erzielung eines wirtschaftlichen oder finanziellen Gewinns nutzen. 11

13 F Wie kann ich bei PowerControls eine Boolesche Suche durchführen? A In PowerControls entspricht ein Komma dem Operator OR. Beispiel: Wenn Sie nach Power OR Controls suchen wollen, geben Sie ein: Power, Controls. Ein Leerzeichen entspricht einem AND. Beispiel: Wenn Sie nach Power AND Controls" suchen wollen, geben Sie ein: Power Controls. Anführungszeichen ( ) um die Worte entsprechen der Suche nach dem exakten Wortlaut. Beispiel: Wenn Sie genau nach der Wort- folge Power Controls" suchen wollen, geben Sie ein Power Controls". F Welche Version von PowerControls benötige ich? A Alle Versionen von PowerControls verfügen über exakt dieselben Funktionen. Es stehen drei Versionen zur Auswahl, je nach Anzahl der Server und anderer Anforderungen. Die Standard Edition kann bis zu 100 Mailboxen pro Server bearbeiten, die Business Edition erlaubt bis zu 250 Mailboxen pro Server und die Enterprise Edition erlaubt eine frei konfigurierbare Anzahl von Mailboxen pro Server. Technischer Hinweis: Bei Exchange 5.5 kann jeder Server nur eine EDB-Datei mit allen Mailboxen auf dem Server enthalten. Bei Exchange 2000 kann jeder Server eine oder mehrere EDB-Dateien für Mailboxen auf dem Server enthalten; jede EDB-Datei wird dabei als "Speichergruppe" bezeichnet. Die Versionen der PowerControls-Software werden nach der Anzahl der Exchange-Server und der Mailboxen pro Server lizenziert, die in Ihrer Umgebung installiert sind (zu Lizenzinformationen siehe obige Frage Welche Lizenzierungsmodelle stehen für PowerControls zur Verfügung? ). Technischer Hinweis: PowerControls kann private Informationsspeicher (priv.edb, enthält Mailboxen) und öffentliche Informationsspeicher (pub.edb, enthält öffentliche Ordner) verarbeiten. In PowerControls wird die Mailbox eines privaten Speichers mit dem Ausgangsordner des öffentlichen Speichers gleichgesetzt. PowerControls öffnet in keinem Fall eine EDB-Datei, die mehr Mailboxen enthält, als in der jeweiligen PowerControls-Lizenz vorgesehen ist. Wenn Sie zum Beispiel die Standard Edition für 100 Mailboxen einsetzen und Sie versuchen, eine EDB-Datei mit 101 Mailboxen zu öffnen, wird PowerControls diese EDB-Datei nicht öffnen, da sie das Limit von 100 Mailboxen der Produkt-Lizenz überschreitet. F Wie kann ich mehr erfahren über PowerControls? A Für weitere Informationen zu Ontrack Datenrettung, den Produkten und Dienstleistungen besuchen Sie bitte unsere Website unter schreiben Sie uns eine an software@krollontrack.de oder rufen Sie unserer kostenlose Hotline an unter Die nächsten Schritte Die beste Möglichkeit, die Vorteile von PowerControls kennen zu lernen, besteht darin, das Programm selbst zu testen. Eine kostenlose Probeversion können Sie unter herunterladen. Mit dieser können Sie testen, wie schnell und effektiv Sie mit dem Programm -Daten wiederherstellen können. Um einen Kostenvoranschlag anzufordern, besuchen Sie die Webseite Dort können Sie ein Formular ausfüllen, in dem Sie unter anderem nach der Zahl der bei Ihnen unterstützten Exchange- Server gefragt werden. Ein Kundenberater wird sich daraufhin mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihre Fragen mit hnen zu besprechen. Wie in diesem Dokument erläutert, kann die Wiederherstellung von s eine schwierige und anspruchsvolle Aufgabe sein. Die PowerControls-Software bietet IT-Administratoren ein Zeit sparendes Tool, mit dem sie diese Aufgabe selbst erledigen können. Manchmal jedoch sind für die Wiederherstellung weiterreichende Maßnahmen erforderlich. 12

14 Unfälle kommen vor, sei es durch Fehler, Böswilligkeit oder höhere Gewalt, und Daten können dabei verloren gehen. Aber keine Aufregung, wenn Ihr Exchange-Server einmal abstürzen sollte öffnen Sie zur Datenrettung einfach PowerControls und stellen Sie alle seit dem letzten Backup eingegangenen neuen Nachrichten wieder her. Stellen Sie zunächst aus dem letzten vollständigen Backup den Produktionsserver wieder her, und verwenden Sie dann PowerControls, um alle neuen Nachrichten aus der abgestürzten EDB-Datei zu extrahieren und auf Ihren neuen, voll funktionsfähigen Produktionsserver zu kopieren. Wenn sich herausstellen sollte, dass die EDB-Datei stärker beschädigt ist, sollten Sie sich an die Ontrack Datenrettungs- Services wenden unter oder besuchen Sie unsere Website unter Wenn Sie -Dokumente für Nachforschungen zusammenstellen, weil Ihre Rechtsabteilung Sie darum bittet, oder wenn Sie s vom Exchange-Server wiederherstellen sollen, die nur als Archivbänder vorhanden sind, können Sie mit PowerControls Zeit und Geld einsparen, indem Sie gezielt nur die Mailboxen einzelner Benutzer wiederherstellen. Sie können sich die Mühe sparen, für die Wiederherstellung von Bandaufzeichnungen einen oder mehrere Exchange-Wiederherstellungsserver einzurichten, da Sie ganze Mailboxen an einen anderen Speicherort kopieren und eine Reihe von PST-Dateien für die weitere Bearbeitung erzeugen können. Wenn Sie bei der Erfassung, Verarbeitung oder Erstellung Ihrer elektronischen Unterlagen und Beweismaterialien die professionelle Hilfe des Branchenführers in Anspruch nehmen wollen oder mehr über uns erfahren möchten, wenden Sie sich an Kroll Ontrack unter der Telefonnummer , scjreiben Sie uns eine an oder besuchen Sie uns im Internet unter 13

15 Data Recovery Computer Forensics Mailbox Recovery Data Erasure Data Conversion Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns! Kroll Ontrack GmbH Hauptsitz Böblingen Hanns-Klemm-Str Böblingen Fon +49 (0) Fax +49 (0) Freephone info@krollontrack.de Kroll Ontrack GmbH Niederlassung Hamburg Albert-Einstein-Ring Hamburg Fon +49 (0) Fax +49 (0) Freephone mail@datenrettung.de Kroll Ontrack GmbH Niederlassung München Frankfurter Ring 193a München Fon +49 (0) Fax +49 (0) Freephone info@vogon.de Kroll Ontrack GmbH Zweigniederlassung Österreich Landstraßer Hauptstraße 71/ Wien Fon +43 (0) Fax +43 (0) Freephone info@krollontrack.at Kroll Ontrack GmbH Niederlassung Köln Am Westhover Berg Köln Fon +49 (0) Fax +49 (0) Freephone info@vogon.de Kroll Ontrack S.a.g.l. Chiasso Piazza Boffalora, 4 - P.O. Box Chiasso 3 Boffalora Fon +41 (0) Fax +41 (0) Freephone info@krollontrack.ch Kontaktdaten zu unseren Niederlassungen. Copyright 2007 Kroll Ontrack GmbH - Alle Rechte vorbehalten. Alle verwendeten Marken und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der entsprechenden Firma in den USA und/oder anderen Ländern.