Fachhochschule Brandenburg. Brandenburg University of Applied Sciences. Fachbereich Wirtschaft. Benutzerhandbuch. FHB-Connect

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1 Fachhochschule Brandenburg Brandenburg University of Applied Sciences Fachbereich Wirtschaft Benutzerhandbuch FHB-Connect

2 Inhalt 1. Einleitung Registrierung Navigation Headermenü Leftsidebar Portale Hotlinks Link anlegen Linksammlung Sortierung ändern "Navigation nach oben" Content pflegen Zentraler Semestercontent pflegen Bereiche anlegen Semester Vorlesung Projektgruppe Rechte Verwalten Rechtevererbung aufheben/einrichten Rechte einrichten/bearbeiten/löschen Öffentlicher Zugang Glossar Abbildungsverzeichnis Seite 1

3 1. Einleitung FHB-Connect unterstützt den studentischen Alltag und die kollaborative Zusammenarbeit in Projekten. Das Portal besteht aus zwei grundlegenden Komponenten. Zum einen die Informationskomponente und zum anderen die Kollaborationskomponente. Die Informationskomponente stellt die häufig benötigten Informationen im studentischen Alltag bereit. Die Informationsstruktur richtet sich nach der Organisation der Fachhochschule Brandenburg. Der Zugang zur Informationsbeschaffung ist öffentlich und außerhalb des FHB-VPN erreichbar. Eine Registrierung oder Anmeldung ist nicht notwendig. Studenten erhalten Informationen auf Hochschulebene bis hin zur Vorlesungsebene. Die Kollaborationskomponente bildet das Kernstück von FHB-Connect. Jeder Dozent kann einen individuellen Bereich für seine Vorlesung erstellen. Studenten können diese Bereiche in den Vorlesungen nutzen. Für die Unterstützung kollaborativen Arbeitens in Gruppen, können Projektgruppenbereiche angelegt werden. Vordefinierte Vorlagen ermöglichen das Einrichten von Bereichen mit wenigen Klicks. Abbildung 1 FHB-Connect Das folgende Nutzerhandbuch dient zur Nutzung und Pflege von FHB-Connect. Es werden lediglich die entscheidenden Funktionen erläutert. Für eine Intensive Nutzung von Microsoft SharePoint 2010 Seite 2

4 wird auf den Office Support verwiesen Link: 2. Registrierung Die Registrierung für "FHB-Connect" erfolgt auf dem "fbwmoss2010" SharePoint Server über Herrn Fahl. Link: Bitte achten Sie darauf, dass Sie in die jeweilige Gruppe "Dozenten" oder "Studenten" eingetragen werden. Die Zugangsbedingungen für einen Account sind eine gültige Immatrikulation an der Fachhochschule Brandenburg. Die automatische Registrierung über FHB-IDM wird angestrebt. 3. Navigation 3.1. Headermenü Das Headermenü befindet sich im Top-Bereich der Webseite. Die Webseitenarchitektur baut auf dem Strukturkonzept der FH-Brandenburg auf. Die Semester sind hierbei den Studiengängen untergeordnet. FHB-Connect Fachbereiche Studiengänge Semester Vorlesungen Projektgruppen Die Navigation zu den einzelnen Vorlesungen oder Projektgruppen erfolgt über das Headermenü. Ein zurückspringen zur FHB-Connect Hauptseite ist stets über den Link "FHB-Connect" möglich. Abbildung 2 Headermenü Seite 3

5 3.2. Leftsidebar Die Leftsidebar ist in der Navigationsstruktur von der FHB-Connect- bis zur Semester-Ebene verfügbar. Sie enthält Links zu Portalen und die Hotlinks. FHB-Connect Fachbereiche Studiengänge Semester Vorlesungen Projektgruppen Portale Das Linkangebot der Portale fokussiert sich auf die Portale, die in der Fachhochschule Brandenburg forciert genutzt werden sollen Hotlinks Abbildung 3 Portale Das Linkangebot der Hotlinks setzt sich aus einer Umfrage, zu den am häufigsten verwendeten Hyperlinks in der Fachhochschule Brandenburg, zusammen. Abbildung 4 Hotlinks Seite 4

6 Link anlegen I. Um einen neuen Link zu einem Portal oder einen Hotlink anzulegen, melden Sie sich mit einem administrativen Dozenten-Account an. Abbildung 5 Anmeldung SharePoint II. Im angemeldeten Zustand taucht unter den "Portalen" und den "Hotlinks" die Option auf, einen neuen Hyperlink anzulegen. Abbildung 6 Neuen Hyperlink hinzufügen Linksammlung Sortierung ändern Die Linksammlungen der Leftsidebar "Portale" und "Hotlinks" haben eine vordefinierte Sortierung, diese sind abhängig von den Einstellungen in der jeweiligen Liste. I. Die Listen sind über verschiedene Wege erreichbar, der einfachste ist der direkte Link. Portale-Liste: Hotlinks-Liste: Seite 5

7 II. Die definierte Listenansicht "*left-bar*" enthält nicht ausreichende Funktionen um eine Sortierung durchzuführen. Wechseln Sie in der Ribbon-Menü-Leiste in den Reiter "Listentools->Liste" und ändern Sie die aktuelle Ansicht in "Alle Hyperlinks". Abbildung 7 Listenansicht III. Wechseln Sie im nächsten Schritt in der Ribbon-Menü-Leiste in den Reiter "Listentools- >Elemente" und wählen Sie "Elementreihenfolge ändern" aus. Abbildung 8 Elementreihenfolge ändern IV. Das anschließende Auswahlfenster ermöglicht eine Sortierung der Links Abbildung 9 Elementreihenfolge Seite 6

8 3.3. "Navigation nach oben" Sharepoint ermöglicht standardmäßig den Aufbau einer Navigationsstruktur nicht. Mit dem Link "Navigation nach oben erhalten Sie die Option aus einem Untermenü ins nächstgelegene Topmenü zu gelangen. 4. Content pflegen Abbildung 10 Navigation nach oben Die Pflege des Contents ist dezentral in den einzelnen Webseiten vorzunehmen. Die Ausnahme bilden die Semester. Auf Grund der Funktionsbeschränkung des SharePoints mussten die Semester den Fachbereichen und den Studiengängen untergeordnet werden. Vorteilhaft ist auf Grund der entstandenen Redundanz eine optionale zentrale Pflege des Semester-Contents. FHB-Connect Fachbereiche Studiengänge Semester 4.1. Zentraler Semestercontent pflegen Der Semestercontent kann dezentral in jedem einzelnen Semester gepflegt werden und/oder über eine zentrale JavaScript Datei. Die JavaScript Datei wird in jedem Semester über den Webpart "Inhalts-Editor" eingebunden. Die JavaScript Datei befindet sich unter den "Freigegebenen Dokumenten" von FHB-Connect und trägt den Namen semester.js Link: Seite 7

9 Die Bearbeitung erfordert HTML und sehr geringe JavaScript Kenntnisse. Die Pflege erfolgt leider nicht mit Unterstützung eines WYSIWYG Editors. 5. Bereiche anlegen Abbildung 11 Freigegebene Dokumente Bereiche stellen die Strukturen innerhalb von FHB-Connect dar. Im Kontext des Microsoft SharePoint Servers werden die Bereiche als Webseiten bezeichnet. Für die Bereiche Semester, Vorlesung und Projektgruppe wurden Webseitenvorlagen eingerichtet Semester Die Semesterbereiche sind unter den Studiengängen eingeordnet (z.b. Fachbereich Wirtschaft - WI Master - WiSe12/13). Das Anlegen eines Semesters muss daher für jeden Studiengang erfolgen. I. Öffnen Sie im SharePoint "FHB-Connect" die Webseite eines Studienganges z.b. WI Master. II. Melden Sie sich mit einem administrativen Dozenten-Account an. Abbildung 12 Anmeldung SharePoint III. Gehen Sie unter "Websiteaktionen" auf "Weitere Optionen" Seite 8

10 Abbildung 13 Weitere Optionen IV. Das sich öffnende Popup Fenster zeigt Ihnen alle vorhandenen Vorlagen zum Anlegen einer Webseite. Wählen Sie die Vorlage "0-Semester-Vorlage" aus. Zusätzlich müssen zwei Angaben getätigt werden, der Titel der Webseite und die URL. Der Titel kann umfangreich und ausführlich gewählt werden. Die URL folgt einem bestimmten Muster. Keine Sonderzeichen und lediglich Kleinbuchstaben sollten verwendet werden. Das Wintersemester wird stets mit "wise" abgekürzt, das Sommersemester stets mit "sose". Die Jahreszahlen werden ohne Sonderzeichen im Anschluss angehangen. Abschließend wird die Webseite über dem Button "Erstellen" angelegt. Abbildung 14 Semestervorlage V. Die erstellte Webseite kann bereits verwendet werden. Leider speichert eine Vorlage nicht alle Informationen, um die Webparts auf der Startseite ordnungsgemäß anzeigen zu lassen. Seite 9

11 Fehler Ziel Abbildung 15 Webpart Fehler Abbildung 16 Webpart Ziel Der Fehler kann mit dem SharePoint Designer durch das Ersetzen des Hompage- Programecodes mit folgenden Programmcode erfolgen. Link: brandenburg.de/websites/workspace/freigegebene%20dokumente/semestervorlage- Programmcode.txt VI. Um den SharePoint Designer zu öffnen, klicken Sie im Bereich des neu angelegten Semesters auf "Websiteaktionen" und auf "In SharePoint Designer bearbeiten". Sollten Sie den SharePoint Designer nicht installiert haben, werden Sie nun dazu aufgefordert. Abbildung 17 In SharePoint Designer bearbeiten VII. Klicken Sie im geöffneten SharePoint Designer auf "Homepage der Webseite bearbeiten" Seite 10

12 Abbildung 18 Hompage der Webseite bearbeiten VIII. Aktivieren Sie als erstes die Ansicht "Code" und als zweites den "Erweiterten Modus". Als drittes können Sie den gesamten bestehenden Programmcode markieren und ihn durch den in Punkt "V" enthaltenen Programmcode ersetzen. Abbildung 19 Homepage Programmcode Seite 11

13 5.2. Vorlesung Die Vorlesungen sind unter den Semesterbereichen eingeordnet (z.b. Fachbereich Wirtschaft - WI Master - WiSe12/13 - Kooperatives Wissens- und Informationsmanagement). I. Öffnen Sie im SharePoint "FHB-Connect" die Webseite des gewünschten Semesters. II. Melden Sie sich mit einem administrativen Dozenten-Account an. Abbildung 20 Anmeldung SharePoint III. Gehen Sie unter "Websiteaktionen" auf "Weitere Optionen" Abbildung 21 Weitere Optionen IV. Das sich öffnende Popup Fenster zeigt Ihnen alle vorhandenen Vorlagen zum Anlegen einer Webseite. Wählen Sie die Vorlage "0-Vorlesung-Vorlage" aus. Zusätzlich müssen zwei Angaben getätigt werden, der Titel der Webseite und die URL. Der Titel kann umfangreich und ausführlich gewählt werden. Die URL sollte kurz und prägnant gewählt werden. Abschließend wird die Webseite über dem Button "Erstellen" angelegt. Die Webseite kann nach Belieben verwendet werden. Das Rechtekonzept sieht standardmäßig eine Sichtbarkeit für die Studentengruppe und einen Vollzugriff für die Dozentengruppe vor. Seite 12

14 Abbildung 22 Vorlesungsvorlage 5.3. Projektgruppe Die Projektgruppen sind unter den Vorlesungen eingeordnet (z.b. Fachbereich Wirtschaft - WI Master - WiSe12/13 - Kooperatives Wissens- und Informationsmanagement - SharePoint). I. Öffnen Sie im SharePoint "FHB-Connect" die Webseite der gewünschten Vorlesung. II. Melden Sie sich mit einem administrativen Dozenten-Account an. Abbildung 23 Anmeldung SharePoint III. Gehen Sie unter "Websiteaktionen" auf "Weitere Optionen" Abbildung 24 Weitere Optionen Seite 13

15 IV. Das sich öffnende Popup Fenster zeigt Ihnen alle vorhandenen Vorlagen zum Anlegen einer Webseite. Wählen Sie die Vorlage "0-Projektgruppe-Vorlage" aus. Zusätzlich müssen zwei Angaben getätigt werden, der Titel der Webseite und die URL. Der Titel kann umfangreich und ausführlich gewählt werden. Die URL sollte kurz und prägnant gewählt werden. Abschließend wird die Webseite über dem Button "Erstellen" angelegt. Die Webseite kann nach Belieben verwendet werden. Das Rechtekonzept sieht standardmäßig eine Sichtbarkeit für die Studentengruppe und einen Vollzugriff für die Dozentengruppe vor. Abbildung 25 Projektgruppenvorlage 6. Rechte Verwalten Die Rechtebeschränkung ist in "FHB-Connect" standardmäßig öffentlich. Die Einstellungen vererben sich zur jeweiligen Unterseite. Erst ab den Vorlesungsseiten ist eine differenzierte Rechtevergabe initialisiert Rechtevererbung aufheben/einrichten I. Öffnen Sie im SharePoint "FHB-Connect" die gewünschte Webseite bei der die Vererbung aufgehoben/eingerichtet werden soll. II. Melden Sie sich mit einem administrativen Dozenten-Account an. Abbildung 26 Anmeldung SharePoint Seite 14

16 III. Klicken Sie auf "Websiteaktionen" und auf "Websiteberechtigungen". Abbildung 27 Websiteberechtigungen a. Sie können die Vererbung über die Schaltfläche "Berechtigungsvererbung beenden" aufheben. Abbildung 28 Berechtigungsvererbung beenden b. Sie können die Vererbung über die Schaltfläche "Berechtigungen erben" einrichten. Abbildung 29 Berechtigungen erben 6.2. Rechte einrichten/bearbeiten/löschen I. Öffnen Sie im SharePoint "FHB-Connect" die gewünschte Webseite bei der die Rechte eingerichtet/bearbeitet/gelöscht werden sollen. II. Melden Sie sich mit einem administrativen Dozenten-Account an. Seite 15

17 Abbildung 30 Anmeldung SharePoint III. Klicken Sie auf "Websiteaktionen" und auf "Websiteberechtigungen". Abbildung 31 Websiteberechtigungen a. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Berechtigungen erteilen" um neue Berechtigungen einzurichten. Abbildung 32 Berechtigungen erteilen Im folgenden Fenster geben Sie als erstes den Namen des Benutzers ein, dem Sie neue Berechtigungen zum Bereich geben möchten. Überprüfen Sie als zweites den eingegeben Namen. Als drittes können Sie die Zugangsrechte bestimmen. Seite 16

18 b. Klicken Sie auf das Auswahlfeld des gewünschten Benutzers, für den die Rechte bearbeitet oder gelöscht werden sollen. Anschließend klicken Sie auf "Benutzerberechtigungen bearbeiten" oder "Benutzerberechtigungen entfernen". Abbildung 33 Benutzerberechtigungen bearbeiten / entfernen Im folgenden Fenster können die einzelnen Berechtigungen geändert werden. Abbildung 34 Benutzerberechtigungen Seite 17

19 6.3. Öffentlicher Zugang Der öffentliche Zugang ermöglicht es jedem Internetanwender ohne Anmeldung die festgelegten Rechte auszunutzen. I. Öffnen Sie im SharePoint "FHB-Connect" die gewünschte Webseite bei der ein öffentlicher Zugang ermöglicht werden soll. II. Melden Sie sich mit einem administrativen Dozenten-Account an. Abbildung 35 Anmeldung SharePoint III. Klicken Sie auf "Websiteaktionen" und auf "Websiteberechtigungen". Abbildung 36 Websiteberechtigungen IV. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anonymer Zugriff", um den Anonymen Zugriff zu konfigurieren. Abbildung 37 Anonymer Zugriff Seite 18

20 V. Im anschließenden Popup-Fenster können die Zugriffsrechte für den Anonymen Zugriff eingerichtet werden. Abbildung 38 Zugriffsrechte Seite 19

21 Glossar Awareness Bewusstsein oder Gewahrsein Awareness ist im Zusammenhang mit Groupware, dass sich Bewusstsein über die Aktivitäten der anderen Kooperationspartner BSCW Basic Support for Cooperative Work CSCW Computer Supported Cooperative Work Unter Computer-Supported Collaborative Work versteht man das Forschungsgebiet, das sich mit dem Verstehen der sozialen Interaktion in Teams, Communities und Netzwerken beschäftigt, das soziale Interaktionen unterstützen soll (Michael Koch Universität Frankfurt) HTML HTML - Hypertext Merkup Language ist eine Auszeichnungssprache und strukturiert Bilder, Texte und Verweise, die von einem Webbrowser dargestellt werden können. HTTPS Hyper Text Transfer Protocol Secure, ist eine Kombination aus dem HTTP Protokoll und der SSL Verschlüsselung aus der Anwendungsschicht des ISO/OSI Modells. Es dient der sicheren Verschlüsselung der Kommunikation zwischen dem Browser Client und dem Webserver im World Wide Web. 1 Abbildung 39: TCP/IP Modell Gantt Chart Ein Gantt Chart bezeichnet ein Balkendiagramm zur Visualisierung eines Projektverlaufs und - fortschritts. 1 Seite 20

22 JavaScript JavaScript ist ähnlich wie PHP eine Skriptsprache und wird auf dem Anwenderrechner ausgeführt. JavaScript Elemente bleiben nach der Darstellung dynamisch und können nachgeladen werden. Java Script kann in HTML Code integriert werden. Kollaboration Definition nach "Kollaboration ist die kooperative Zusammenarbeit von Projektgruppen, Mitarbeitern und Unternehmen. Zur Kollaboration gehören die Verteilung von Informationen und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen." 2 Aktuell ist die Synonymisierung mit dem Begriff Kooperation am Verbreitesten. Historisch betrachtet ist der Begriff spezialisierter und differenzierter. Er bezeichnete die Kooperation zwischen konkurrierenden Parteien zu Zeiten einer Besatzung oder des Krieges. Die kooperierenden Personen wurden als Kollaborateure bezeichnet. Der historische Hintergrund wird heute ignoriert und der Begriff als Synonym für die Zusammenarbeit betrachtet. MySQL MySQL ist das populärste relationale Datenverwaltungssystem der Welt und wird von dem Unternehmen MySQL AB entwickelt. PHP PHP (rekursives Akronym fürphp: Hypertext Preprocessor) 3 ist eine serverseitige Open Source Script Sprache, die in HTML Scripte eingebettet werden kann. SharePoint Designer Abbildung 40 MS-SharePoint Designer Logo Seite 21

23 Mit dem Microsoft SharePoint Designer können SharePoint Webseiten entworfen, verändert und erstellt werden. Er erweitert die Werkzeugfunktionen des Microsoft SharePoint Servers. Zusätzlich kann das Verhalten der Webseite angepasst werden, zum Beispiel durch Workflows. Synchronisation (IT-Definition) Synchronisation ist der Abgleich zwischen zwei differenzierenden Datenbeständen (z.b. durch Replikation), auf Datenbank- oder Anwendungsebene. WebDav - Web-based Distributed Authoring and Versioning WebDav ist ein offener Standard zur Bereitstellung von Dateien im Internet. Ermöglicht den Zugriff Daten wie auf einer Online Festplatte. Seite 22

24 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 FHB-Connect... 2 Abbildung 2 Headermenü... 3 Abbildung 3 Portale... 4 Abbildung 4 Hotlinks... 4 Abbildung 5 Anmeldung SharePoint... 5 Abbildung 6 Neuen Hyperlink hinzufügen... 5 Abbildung 7 Listenansicht... 6 Abbildung 8 Elementreihenfolge ändern... 6 Abbildung 9 Elementreihenfolge... 6 Abbildung 10 Navigation nach oben... 7 Abbildung 11 Freigegebene Dokumente... 8 Abbildung 12 Anmeldung SharePoint... 8 Abbildung 13 Weitere Optionen... 9 Abbildung 14 Semestervorlage... 9 Abbildung 15 Webpart Fehler Abbildung 16 Webpart Ziel Abbildung 17 In SharePoint Designer bearbeiten Abbildung 18 Hompage der Webseite bearbeiten Abbildung 19 Homepage Programmcode Abbildung 20 Anmeldung SharePoint Abbildung 21 Weitere Optionen Abbildung 22 Vorlesungsvorlage Abbildung 23 Anmeldung SharePoint Abbildung 24 Weitere Optionen Abbildung 25 Projektgruppenvorlage Abbildung 26 Anmeldung SharePoint Abbildung 27 Websiteberechtigungen Abbildung 28 Berechtigungsvererbung beenden Abbildung 29 Berechtigungen erben Abbildung 30 Anmeldung SharePoint Abbildung 31 Websiteberechtigungen Abbildung 32 Berechtigungen erteilen Abbildung 33 Benutzerberechtigungen bearbeiten / entfernen Seite 23

25 Abbildung 34 Benutzerberechtigungen Abbildung 35 Anmeldung SharePoint Abbildung 36 Websiteberechtigungen Abbildung 37 Anonymer Zugriff Abbildung 38 Zugriffsrechte Seite 24