ISO9001:2008 Managementsystem-Beschreibung

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1 Führung und Verwaltung erstellt: SL/ geprüft: R/ Version: ISO9001:2008 Managementsystem-Beschreibung Seite 1

2 Managementsystem Unser Managementsystem hat sich seit der ersten Zertifizierung stark vereinfacht und reduziert. Nicht nur die Umstellung vor zwei Jahren auf die Normengrundlage ISO9001:2008, sondern viele Verbesserungen, Vereinfachungen und Optimierungen aus der Erfahrung der 7 Jahre haben dazu beigetragen. Mit der Überarbeitung unsers Systems haben wir die Prozesse noch übersichtlicher und einfacher gestaltet. Neu beschreiben in vier statt fünf Prozessen die wichtigen Abläufe. Die beiden Prozesse Grundausbildung und Brücke AR haben wir wegen der vielen Doppelspurigkeiten zusammengelegt. Einige Inhalte konnten systematischer in den Prozess Führung und Verwaltung integriert werden. Das Kalenderjahr 2012 brachte ein paar technische Neuerungen mit hohem Nutzen für die Beteiligten: neue Stundenplansoftware und entsprechende Zusatzmodule wie ein Stundenplan-App, Public WLAN und Telefonanlage. Die Befragung bei Ausbildungsbetrieben, das Crossaudit mit der Berufsfachschule Goldau und die Lehrerbefragung durch das Unternehmen Outvision gaben uns Aussensichten und Verbesserungshinweise. Im Bereich des Unterrichtes überarbeiteten wir die Hausordnung und das Absenzenswesen. In den Laufbahnqualifikationen und den Mitarbeitendengesprächen überprüften wir die Einhaltung der neuen Bestimmungen im Bereich Prüfungen. Der Management Review hat sich zum zentralen Führungsinstrument entwickelt. Im Review wird die Erreichung der geplanten Ziele laufend dokumentiert und kommentiert. Aussagekräftige Kennzahlen pro strategisches Ziel messen unseren Kurs und bilden die Grundlage für Rechenschaftsberichte, interne und externe Audits und das gesamte Reporting. Praktische und übersichtliche Arbeitspapiere (Formular und Checklisten) erleichtern die tägliche Arbeit und werden von allen Mitarbeitenden zuverlässig genutzt und mitentwickelt. Die gesamten Dokumente sind im Laufwerk Q:\Qualität elektronisch abgelegt. Sie können dort abgerufen und ausgedruckt werden. Die Referenz für die aktuell gültige Version eines Dokuments ist immer das Original im Laufwerk Q. Als Rektor des Berufsbildungszentrums Herisau setze ich stellvertretend für die Schulleitung die vorliegende Beschreibung des Managementsystems und somit die Struktur des gesamten Systems in Kraft. Die beschriebene Organisation und die Prozesse mit den mitgeltenden Dokumenten sind für das BBZ Herisau bindend. Die Mitglieder der Schulleitung sind verantwortlich, dass auf allen Ebenen die geeigneten Massnahmen getroffen werden, um sicherzustellen, dass das Managementsystem von jeder Mitarbeiterin und von jedem Mitarbeiter verstanden und dass im BBZ Herisau danach gehandelt wird. Das Managementsystem gilt für das gesamte BBZ Herisau. 11. November 2012 Hanspeter Schläpfer, Rektor Seite 2 / 5

3 Unsere Vision: BBZ Herisau: DIE Berufsschule in der Schweiz Unsere Mission Unsere Lernenden Wir erreichen mit unseren Lernenden überdurchschnittliche Qualifikationen bei Fach-, Methoden-, Selbst- und Sozialkompetenzen. Unsere Mitarbeitenden Wir beschäftigen talentierte, teamorientierte Lehrpersonen und Mitarbeitende, die mit Engagement und Freude ihren Beruf ausüben und bieten ihnen Qualifikations- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Die Mitarbeitenden orientieren sich am Personalleitbild des Kantons Appenzell Ausserrhoden. Unser Arbeitsumfeld Wir legen Wert auf eine leistungsfähige, moderne Infrastruktur und eine unterstützende Verwaltung und Führung. Klima-, sicherheits- und gesundheitsfördernde Massnahmen bieten ein motivierendes Arbeitsumfeld. Unser Ausbildungsangebot Wir verfügen über ein auf verschiedene Berufe abgestütztes Angebot in der Grundbildung, welches 1-4-jährige Angebote und Ausbildungen umfasst. Wir unterstützen Lernende mit Beratung und Fördermassnahmen. Ein breites Weiterbildungsangebot für Privatpersonen und Unternehmungen deckt den regionalen Bedarf. Unser Führungsstil Wir orientieren uns an anerkannten Qualitätsnormen und -modellen und fördern flexibel den kontinuierlichen Verbesserungs- und Innovationsprozess. Als Führungsverantwortliche orientieren wir uns am Personalleitbild des Kantons Appenzell Ausserrhoden. Als Wirtschaftsbetrieb Wir setzen die uns zur Verfügung stehenden Mittel bedarfsgerecht und effizient ein. Wir bauen neue Leistungsangebote in der Weiterbildung kostendeckend auf und sind offen für neue Zusammenarbeitsmodelle. Unsere Partner Wir pflegen unser breites Netzwerk und arbeiten eng mit unseren Anspruchsgruppen zusammen, um deren Erwartungen und Bedürfnisse zu kennen und um unsere Leistungen laufend zu verbessern. Unsere Rolle in der Gesellschaft Wir pflegen eine offene und transparente Kommunikation und Information mit unseren Anspruchsgruppen. Wir stellen unsere Arbeit regelmässig einer breiteren Öffentlichkeit dar. Wir fühlen uns sozialen und ökologischen Grundsätzen verpflichtet. Seite 3 / 5

4 Prozessmodell Das Prozessmodell zeigt die Übersicht über die Hauptprozesse. Mit den Hauptprozessen Unterricht, Weiterbildung und Unterstützung und Dienstleistung werden die Leistungen für die Kunden erbracht. Der Managementund Verwaltungsprozess definiert die Führung der gesamten Schule und gewährleistete eine kontinuierliche Verbesserung. Sämtliche Abläufe werden in den vier Hauptprozessen beschrieben. Auf Teilprozesse wird verzichtet. Wichtige Arbeitsschritte sind in den mitgeltenden Dokumenten beschrieben, sodass diese für die tägliche Arbeit selbsterklärend sind. 1 Management und Verwaltung, inkl. KVP 1.1 Führungssystem 1.2 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess 1.3 Kommunikation/Information 1.4 Erscheinungsbild, Auftritt 1.5 Sicherheit und Krisenmanagement 1.6 Personalmanagement 1.7 Finanzen 1.8. BMS-Aufnahmeprüfung vorbereiten, durchführen 1.9. Ein- und Austritte von Lernenden 1.10 Lernende mit Schulmaterial versorgen 1.11 Stundenpläne, Belegungsplan erstellen 1.12 Qualifikationsverfahren Seite 4 / 5

5 2 Grundbildung 2.1 Planungsunterlagen in der Grundausbildung erstellen, bewerten und anpassen 2.2 Der erste Schultag 2.3 Reservation von zusätzlichen Zimmern und Reservation der Laptopwagen 2.4 Abwesenheiten 2.5 Leistungen der Lernenden erfassen und dokumentieren 2.6 Dispensationsgesuch vom Bewegungs- und Sportunterricht für Spitzensportler 2.7 Beratungs-, Unterstützungsmöglichkeiten für Lernende in der Grundausbildung 2.8. Coaching der der Brücke AR 2.9 Standortbestimmungen 2.10 Klassenübergabe 2.11 Feedback 3. Weiterbildung 3.1 Administration 3.2 Konzept 4. Unterstützung und Dienstleistung 4.1 Cafeteria 4.2 Reinigung Ordnung 4.3 Unterhalt der Maschinen, des Mobiliars und der Liegenschaft 4.4 Umgang mit gefährlichen Stoffen und Entsorgung von Abfällen 4.5 Einkauf, Beschaffung 4.6 Informatik, Datensicherheit 4.7 Medikamentenabgabe 4.8 Der Umgang mit Fundsachen 4.9 Vermietung von Räumen und Infrastruktur 4.10 Kosten Kopien Seite 5 / 5