Lohnmeldungen einfach, praktisch, schnell

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1 Swissdec Dossier Lohnmeldungen einfach, praktisch, schnell ELM Auflage Sofort-Nutzen Sie wissen: 1. wie Sie alle Lohnmeldungen einfach und schnell abwickeln 2. welche Vorteile Ihnen ein Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm und der Lohnstandard-CH (ELM) bringen 3. dass Swissdec ein nicht kommerzieller Zusammenschluss der Suva, Ausgleichskassen, Privatversicherungen, Steuerverwaltungen, Bundesamt für Statistik und weiterer Interessierter ist 4. wie Sie Ihr Lohnabrechnungsprogramm einrichten 5. wie die Lohnmeldung auf Knopfdruck funktioniert Sie profitieren: 1. Sie reduzieren den administrativen Aufwand auf das absolut Notwendige 2. Das Ausfüllen von verschiedenen Formularen fällt weg 3. Sie vermindern den Prüfaufwand und vermeiden zu hohe Prämien und zeitaufwändige Fehlerkorrekturen 4. Sie sparen damit wertvolle Arbeitszeit und Ihre Verwaltungskosten sinken 5. Ihre Investition in ein professionelles Lohnprogramm ist langfristig gesichert 6. Ihre Meldungen entsprechen den höchsten Datenschutz-Anforderungen

2 Impressum Swissdec Dossier Swissdec Fluhmattstrasse Luzern Erscheinungsdatum: Mai 2015 VLB Titelaufnahme im Verzeichnis Lieferbarer Bücher: ISBN: Swissdec Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werks darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet oder verbreitet werden.

3 Inhalt Inhalt 1. Vorwort Das Wichtigste in Kürze Lohnmeldung per Mausklick Ihr Nutzen...4 Reduktion des administrativen Aufwands...4 Kein Ausfüllen von verschiedenen Formularen mit denselben Daten...4 Erhöhung der Datenqualität und Reduktion des Prüfaufwands...5 Investitionssicherung durch zukunftsorientierten Standard...5 Sichere Übermittlung Was braucht es dazu?...6 Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm...6 Kosten Voraussetzungen für die Nutzung von ELM Für eilige Leser: Das Wichtigste in Kürze Drei Voraussetzungen Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm...9 Welche Schritte umfasst die Zertifizierung?...9 Vorteile eines Swissdec-zertifizierten Lohnprogramms...10 Welches Lohnprogramm ist für Ihr Unternehmen das richtige? Konfigurieren des Lohnprogramms...12 Schritt 1: Erforderliche Angaben zusammenstellen...12 Schritt 2: Initialisierung des Lohnprogramms...13 Schritt 2a: Erfassen der Unternehmensdaten...13 Schritt 2b: Erfassen der Empfängerdaten...14 Schritt 2c: Einrichten der Lohnarten...14 Schritt 2d: Erfassen der Sozialversicherungsdaten...14 Schritt 2e: Erfassen der Mitarbeitenden...14 Schritt 2f: Erfassen der Pflichtigkeiten der Mitarbeitenden...15 Schritt 2g: Erfassen der Quellensteuerdaten Lohnprogramm während des ganzen Kalenderjahres nutzen...16 Monatliche Lohnverarbeitung...16 Jahresverarbeitung Was braucht es sonst noch?...17 Internetanschluss...17 Schützen Sie Ihren Internetzugang mit einer Firewall!...17 Halten Sie Ihr Antivirus-Programm aktuell!...17 Öffnen Sie nie Links in s von unbekannten Absendern!...17 Verwenden Sie sichere Zugangscodes!...18 Verwenden Sie einen Internetbrowser mit ausreichender Sicherheit! Übermittlung der Daten mit ELM Für eilige Leser: Der Prozess im Überblick Die einzelnen Schritte der Übermittlung...20 Kein Login erforderlich...20 Lohndatenempfänger auswählen...20 Senden...20 Bestätigung...21 Einloggen, Ergänzungen vornehmen und Daten freigeben...21 PDF erstellen...21 Prämienrechnung...21 Swissdec Dossier 1

4 Inhalt 4.3 Anzeige und Freigabe der gesendeten Daten...22 AHV / ALV / FAK...22 AHV Einritt / Austritt...23 UVG...25 UVGZ...29 KTG...30 BVG...31 BFS...36 Steuerverwaltungen: Lohnausweis...37 Steuerverwaltungen: Quellensteuer Was ist wenn? Fragen und Antworten...38 Vorteile...38 Kein Internetzugang...39 Zeitpunkt der Lohndatenübermittlung...41 AHV-PartnerWeb...41 Änderungen der Daten...42 Gültigkeit der Bestätigungs-Website...42 Fragen zur Quellensteuer Support Support im Überblick: Schema Wer hilft weiter?...43 Lohnprogrammhersteller...43 Endempfänger...44 Swissdec...44 Generelle Fragen Bereitschaft des Distributors der Link Datenschutz und Datensicherheit Datenschutz als Qualitätsmerkmal Datenschutzkonforme elektronische Lohndeklaration Filterung der Lohndaten nach Empfänger Speicherung von Informationen und Daten Sicherheit Wofür ist das Unternehmen verantwortlich? Datenschutz-Zertifizierung Datenschutzbeauftragte des Vereins Swissdec Der Verein Swissdec Der Vereinszweck Die Vereinsmitglieder und Partner Beiräte Organigramm Kontaktinformationen, Links und Glossar Kontakt Links Glossar...51 Anhang: Nutzen des Lohnstandards-CH (ELM) für Treuhandfirmen...53 Voraussetzungen...53 Rechtliche Aspekte...54 Konkrete Abwicklung des Mandats...54 Neues Profil der Treuhänder...55 Aufwand und Nutzen bei der Nutzung von Lohnstandard-CH (ELM) Swissdec Dossier

5 1. Vorwort 1. Vorwort Ende 2007 fand im Bereich der Datenverarbeitung von Unternehmen und Behörden ein ganz wichtiger Schritt in Richtung Zukunft statt. Damals lancierte Swissdec mit dem «Lohnstandard Schweiz» das erste einheitliche elektronische Meldeverfahren für Lohndaten. Dank der dynamischen, standardisierten Lösung, die damit geschaffen wurde, sparen Unternehmen und Verwaltung seither nicht nur Kosten und Mühen, sondern schufen auch ein Exempel für eine effiziente und zukunftsorientierte Verwaltung. Heute, gut sieben Jahre später, ist aus dem visionären Projekt ein schweizweiter Standard geworden, von dem unzählige Unternehmen profitieren. Im vergangenen Jahr nutzten Arbeitgeber die elektronische Datenübermittlung. Fast drei Millionen Personendaten wurden gemeinsam mit Ausgleichskassen, Versicherungen, Steuerämtern und dem Bundesamt für Statistik bearbeitet. Zudem ist 2014 die Abrechnung der Quellensteuer mit fast Meldungen in allen Kantonen sehr gut gestartet. Unternehmer können ihre Mitarbeiter nun auch mitten im Jahr bei den AHV- Ausgleichskassen an- und abmelden, und die neuste Version des Swissdec-Standards ist noch schneller und benutzerfreundlicher geworden. Die Leistung, die Swissdec erbracht hat, geht jedoch über diese beeindruckenden Zahlen hinaus. Denn die Standards, die der Verein entwickelt und etabliert, tragen dazu bei, den Wirt schaftsstandort Schweiz fit für die Zukunft zu machen. Ein funktionstüchtiger Staat und eine moderne Gesellschaft können ohne eine effiziente Bürokratie nicht funktionieren. Aber genau diese Bürokratie war über die Jahrzehnte zu einer immer grösseren Belastung geworden. Unternehmer und Verwaltung mussten sich mit unzähligen Formularen herumschlagen und die Datenverarbeitung wuchs zu einem gewaltigen Papierberg an. Dank Swissdec gehört dies der Vergangenheit an. Der Austausch zwischen Verwaltung und Unternehmen ist keine Einbahnstrasse aus Papier mehr, sondern ein echter Dialog. Dadurch sparen die Schweizer Unternehmen mehrere hundert Millionen Franken und die Ämter und Kassen reduzieren ebenfalls ihre Kosten. Das sichert Arbeitsplätze und schafft Kapazitäten für Innovationen. Als ehemaliger Unternehmer weiss ich, wovon ich spreche, wenn ich die Bedeutung der standardisierten, dynamischen Lösungen von Swissdec im Bereich der Lohndatenverarbeitung hervorhebe. Und in diesem Sinne verabschiedete auch der Bundesrat im Januar 2007 eine E-Government- Strategie, zu deren Prioritäten schon damals die elektronische Übermittlung von Lohndaten gehörte. Johann N. Schneider-Ammann Bundesrat Swissdec Dossier 3

6 2. Das Wichtigste in Kürze 2. Das Wichtigste in Kürze Lohnstandard-CH (ELM) die moderne Art, Lohndaten zu managen Der Lohnstandard-CH (ELM) garantiert die korrekte Berechnung der Lohnsummen, welche beispielsweise für die Abrechnung mit der Ausgleichskasse, dem UVG-Versicherer und der Steuerverwaltung verlangt werden. «ELM» steht für «Einheitliches Lohnmeldeverfahren» und ermöglicht den Versand der Daten direkt aus dem Lohnprogramm in elektronischer Form. 2.1 Lohnmeldung per Mausklick Jahr für Jahr wenden die Unternehmen in der Schweiz wertvolle Arbeitszeit für die Lohnmeldungen auf. Sie füllen unzählige Formulare aus und senden ihre Lohndaten den Ausgleichskassen, ihrem Unfallversicherer, der Krankentaggeldversicherung, ihrer Pensionskasse, den Steuerverwaltungen und schliesslich dem Bundesamt für Statistik. Das ist betriebswirtschaftlich und volkswirtschaftlich unsinnig. «Die Umstellung auf ein Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm hat sich mehr als gelohnt. Selbst für ein kleines Unternehmen mit weniger als 20 Angestellten. Die einfachen Prozesse beim Erfassen von Mitarbeitern, bei den Lohnläufen und vor allem beim Jahresabschluss geben Sicherheit und schaffen Effizienz.» Daniela Zwahlen, Leguan Productions AG Neu bereiten die Lohnprogramme die erforderlichen Daten auf und können per Maus-Klick an die Empfänger gesendet werden. Einfach, praktisch, schnell. Möglich wird dies dank der Zusammenarbeit der verschiedenen Stellen, welche gemeinsam eine Trägerorganisation den Verein Swissdec ins Leben gerufen haben. Der Auftrag von Swissdec war die Entwicklung eines vereinfachten Lohnmeldeverfahrens. Herausgekommen ist dabei der «Lohnstandard-CH (ELM)». 2.2 Ihr Nutzen Reduktion des administrativen Aufwands Durch die Verwendung eines Swissdec-zertifizierten Lohnprogramms kann auch Ihr Unternehmen den administrativen Aufwand für die Lohndeklaration markant reduzieren. Sie benötigen weniger Arbeitsstunden für die Übermittlung der Lohndaten und Ihre Verwaltungskosten sinken. Kein Ausfüllen von verschiedenen Formularen mit denselben Daten Sie kennen das Problem: Wegen unterschiedlicher Vorschriften für die Lohndeklaration mussten Sie bisher die Lohndaten für jeden Empfänger separat aufbereiten. Im Swissdec-zertifizierten Lohnprogramm werden die Lohndaten hingegen nur noch einmal eingegeben. Das Lohnprogramm stellt für jeden Lohndatenempfänger den korrekten Datensatz automatisch zusammen. Die Daten werden durch Ihren Befehl in elektronischer Form und verschlüsselt an die ausgewählten Behörden und Versicherer übermittelt. 4 Swissdec Dossier

7 2. Das Wichtigste in Kürze Ehrlich gesagt: der Einsatz hat sich gelohnt Wir haben schon früh den Nutzen eines Swissdec-zertifizierten Lohnprogrammes erkannt. Getreu unserem Motto haben wir uns zusammen mit dem Verein Swissdec schon ganz zu Beginn des Lohnstandard-CH kontinuierlich an der erfolgreichen Umsetzung beteiligt. Früher hatten wir für 25 Mitarbeiter einen Aufwand von ca. 2 Tagen, was wir jetzt für 60 Mitarbeiter in 30 Minuten erledigt haben. Heute profitieren wir von einer effizienten, sicheren und zuverlässigen Übermittlung der Lohndaten. Philipp Blaser, Blaser Metallbau AG, Andelfingen Erhöhung der Datenqualität und Reduktion des Prüfaufwands Mit einem Swissdec-zertifizierten Lohnprogramm haben Sie die Gewissheit, dass die Löhne korrekt berechnet und deklariert werden, wodurch der Prüfaufwand sinkt. Ihr Unternehmen profitiert zudem davon, dass gesetzlich definierte Werte wie z.b. Maximallöhne korrekt berücksichtigt und auf nicht pflichtigen Lohnteilen wie z.b. Krankentaggeldern keine Sozialversicherungsabzüge vorgenommen werden. Damit sinkt Ihr Risiko, Prämien für zu hohe Lohnsummen zu bezahlen. Sämtliche Lohnmeldungen bis Silvester erledigt? Eine Vision? Nein. Seit dem Lohnjahr 2009 wird diese Vision immer mehr zur Realität. Dank ELM, dank der Swissdec, geht es Jahr für Jahr einfacher. Die Lohnmeldungen des Jahres 2014 für die AHV, die FAK, die SUVA, die KTG und die UVGZ konnten alle mit einem einzigen Click am übermittelt werden. Am hatten wir bereits die definitiven Prämienabrechnungen der AHV und der SUVA im Haus. Auch das Übermitteln der Lohnausweise sowie der Lohnstrukturerhebung (welche uns früher ca. 3 Tage Arbeitsaufwand gab) ist innert Minuten erledigt. Einfacher geht es wirklich nicht mehr. Die Fehlerquote beim Erstellen von Listen, beim Zusammenzählen von Beträgen, der Ausdruck von Unmengen von Papier, das alles fällt weg. Diese Zeit- und Ressourcenersparnis lohnt sich allemal. Sollte sich künftig auch unser Partner für die Vorsorgekonten der Swissdec anschliessen, dann hätten wir unser damaliges Ziel rundum erreicht: Weniger Aufwand bei mehr Qualität in allen Kambly Lohnmeldungen. Michael Aebi, Lohnbuchhaltung, Kambly SA, Trubschachen Investitionssicherung durch zukunftsorientierten Standard Durch die laufende Weiterentwicklung und die Weiterverbreitung des Lohnstandard-CH (ELM) ist sichergestellt, dass Ihre Investition in ein Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm langfristig gesichert ist. Der Bund nahm die elektronische Übermittlung von Lohndaten auf der Basis von Swissdec-zertifizierten Lohnprogrammen in den Katalog der priorisierten e-government-vorhaben der Schweiz auf. Sichere Übermittlung Die Übermittlung aller Lohndaten genügt höchsten Sicherheitsanforderungen und steht Ihnen Stunden zur Verfügung. Jeder angeschlossene Lohndatenempfänger erhält ausschliesslich diejenigen Daten, zu deren Bearbeitung er gesetzlich und vertraglich berechtigt ist. Die Daten Swissdec Dossier 5

8 2. Das Wichtigste in Kürze werden verschlüsselt zum sogenannten Distributor geschickt. Diese Software-Applikation überprüft zusätzlich die Validität und Plausibilität der Daten. Seine Hauptfunktion ist die eines Wegweisers und Verteilers, ohne dass die Daten zwischengespeichert werden. Vielmehr filtert er die erhaltenen Daten nach den Datenempfängern, gesteuert durch den Lohnstandard-CH (ELM). Dieser Prozess wird permanent kontrolliert und an die neusten Entwicklungen angepasst. Ein wesentlicher Vorteil von ELM ist, dass wir die Schlussabrechnungen früher erhalten. Dies erleichtert uns die Jahresabschlüsse. Immer zum Jahresende müssen Betriebe die Lohndaten ihrer Mitarbeitenden verschiedenen Amtsstellen und Versicherungen einreichen. Ein mühsames und aufwendiges Prozedere. Nicht so für die Blaser Café AG: Seit 3 Jahren übermittelt sie die Lohndaten elektronisch via Internet. Stefano Zoratti, Leiter Buchhaltung, EDV und Controlling, Blaser Café AG, Bern 2.3 Was braucht es dazu? Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm Ein Lohnprogramm 1 mit dem Qualitätslabel «Swissdec-zertifiziert» garantiert, dass diese Software die definierten Testszenarien erfolgreich absolviert hat die aktuellsten gesetzlichen Anforderungen umgesetzt sind die Berechnung und Deklaration der pflichtigen Löhne korrekt erfolgt die Durchführung von Kontrollen und Auswertungen wesentlich erleichtert wird die Lohndaten auf Knopfdruck an die definierten Stellen übermittelt werden können die Übermittlung über den Distributor den notwendigen Sicherheits-Anforderungen entspricht Ein Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm garantiert daher eine optimale Verbindung zwischen Qualität und Sicherheit. Es umfasst folgende Domänen: Versicherungen: AHV, ALV, FAK, UVG, UVGZ, KTG, BVG 2 Steuern: Lohnausweis Steuern: Quellensteuer Statistik Elektronische Übermittlung Eine Übersicht der zertifizierten und für die Zertifizierung geplanten Lohnprogramme finden Sie auf der Website von Swissdec unter Kosten Für Ihr Unternehmen entstehen keine über die Lizenzierung eines Swissdec-zertifizierten Lohnprogramms hinausgehenden Kosten. Der Verein Swissdec stellt den Unternehmen die für die korrekte, datenschutzkonforme und sichere Übermittlung von Lohndaten benötigte Infrastruktur unentgeltlich zur Verfügung. 1 Erläuterung siehe Glossar 2 Erläuterung der Abkürzungen siehe Glossar 6 Swissdec Dossier

9 2. Das Wichtigste in Kürze Wer ist Swissdec? Der Verein Swissdec wurde von der Suva, der Schweizerischen Steuerkonferenz, dem Verein eahv/iv, dem Schweizerischen Versicherungsverband SVV und anderen Partnern gegründet. Ziele des Vereins Swissdec sind die Zertifizierung von Lohnprogrammen und die Umsetzung eines vereinfachten Lohnmeldeverfahrens. Swissdec Dossier 7

10 3. Voraussetzungen für die Nutzung von ELM 3. Voraussetzungen für die Nutzung von ELM 3.1 Für eilige Leser: Das Wichtigste in Kürze a b Auswahl des passenden Lohnprogramms Kauf eines Lohnprogramms Es gibt eine Vielzahl von Lohnprogrammen. Die elektronische Lohndatenübermittlung erfordert ein Swissdeczertifiziertes Lohnprogramm. Unter sind alle zertifizierten Programme aufgeführt. Diese garantieren einen hohen Qualitätsstandard. Wählen Sie ein Programm, welches den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und in Ihre Softwareumgebung passt. Für den Erwerb eines Lohnprogramms stehen Ihnen verschiedene Wege offen: Im Fachgeschäft oder aber über Internet. c Installieren Installiert ist das Produkt einfach und schnell. d Konfigurieren Nun folgt der einmalige Initialaufwand. Neben der Konfiguration der Lohnarten, dem Erfassen der Mitarbeitenden mit ihren Monatslöhnen, den Sozialversicherungsdaten, den Sozialversicherungscodes sowie dem Quellensteuertarif pro Mitarbeiter/in geben Sie im Lohnprogramm auch die Firmendaten und die Angaben für die Lohndatenempfänger ein. Viele Angaben finden Sie in den Versicherungsprofilen. Jetzt ist alles vorbereitet. e Laufende Dateneingabe Laufend, spätestens vor dem Lohnlauf, erfassen Sie variable Lohndaten und Personalmutationen. f Lohnlauf Sie führen den Lohnlauf durch. Danach ist Ihr Lohnprogramm vorbereitet, die Quellensteuer- Abrechnungen an die betreffenden Kantone (inkl. Ein- und Austrittsmeldungen und Mutationen) sowie die Ein- und Austrittsmeldungen an die Ausgleichskasse zu übermitteln. g Jahresendarbeiten Nach dem letzten Lohnlauf führen Sie den Jahresabschluss durch. Ihr Lohnprogramm kann nun die AHV/ALV- und FAK-Jahresabrechnungen durchführen sowie die UVG-/ UVGZ und KTG-Deklarationen vorbereiten. Zudem gilt es, Lohnausweise und die Statistik vorzubereiten. 8 Swissdec Dossier

11 3. Voraussetzungen für die Nutzung von ELM 3.2 Drei Voraussetzungen Damit Sie Ihre Lohnsummendeklaration mit ELM übermitteln können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: 1. Ein Unternehmen, welches seine Lohndaten nicht mehr mit Papierformularen sondern elektronisch an die zuständigen Behörden und Versicherer (Empfänger der Lohndaten) weiterleiten möchte, benötigt einen Internetzugang sowie ein Swissdec-zertifiziertes Lohnbuchhaltungssystem, welches den betrieblichen Bedürfnissen entsprechend ausgewählt werden kann. 2. Damit eine elektronische Übertragung via Lohnstandard-CH (ELM) erfolgreich durchgeführt werden kann, muss das Unternehmen Empfängerdaten, Lohndaten und Mitarbeiterdaten in dieses Lohnbuchhaltungssystem abfüllen und aktuell halten. Am einfachsten geht das, wenn Mutationen laufend erfasst und geändert werden. 3. Jedes Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltungssystem besitzt die Eigenschaft, die erforderlichen Daten für die jeweiligen Lohndeklarationen an die Behörden und Versicherer automatisch zusammenzustellen. Das Unternehmen wählt im System nur noch die entsprechenden Lohndatenempfänger aus, an welche die Datenübermittlung erfolgen soll, und mit einem Mausklick können die auto matisch zusammengestellten Daten an die ausgewählten Empfänger übermittelt werden. Wie s genau geht, erfahren Sie Schritt für Schritt in den folgenden drei Abschnitten. 3.3 Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm Voraussetzung für die elektronische Lohnmeldung ist ein Swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm. Ein Lohnprogramm mit dem Qualitätslabel «Swissdec» garantiert einen hohen Sicherheitsstandard. Viele Hersteller von Finanz- und Lohnbuchhaltungssoftware bieten Lohnprogramme an, welche Swissdeczertifiziert sind. Eine aktuelle Übersicht der zertifizierten Lohnprogramme finden Sie im Internet unter: Welche Schritte umfasst die Zertifizierung? Zertifizierte Lohnprogramme garantieren folgendes: Hohe Produktqualität und somit die Gewährleistung einer korrekten Lohnberechnung Einhalten des Lohnstandard-CH (ELM) Sicherstellen einer stabilen, sicheren, effizienten Kommunikation zwischen Lohnprogramm und Empfängersystemen Gewährleisten der Sicherheit (Verschlüsselung, Signatur) Swissdec Dossier 9

12 3. Voraussetzungen für die Nutzung von ELM Die Zertifizierung ist ein mehrstufiges Verfahren und umfasst folgende Schritte: Vorbereiten der Prüfung Prüfen des Lohnprogramms Prüfen des Transmitters Prüfen der Übermittlung Bewertung Bei den einzelnen Prüfungen werden genau definierte Tests vorgenommen. Dabei kommen jeweils alle relevanten Testfälle für die Lohnabrechnung, die Lohndeklaration und die Übermittlung zum Einsatz, um das Funktionieren der Programme in allen Einzelheiten zu prüfen. Jede Prüfung wird mit einem Testbericht und einem Testlog abgeschlossen. Vorteile eines Swissdec-zertifizierten Lohnprogramms Dabei profitiert Ihr Unternehmen mit einem Swissdec-zertifizierten Lohnprogramm von folgenden Vorteilen: Garantie einer intensiv geprüften Lohnsoftware Garantie eines Lohnprogramms auf aktuellstem Stand Plausibilisierte Regelwerke wie z.b. Grenzwerte Korrekt berechnete Lohndaten Keine Medienbrüche Kein Formularübertrag Kein Postversand Datentransfer an alle gewünschten Empfänger durch einen Mausklick die Übermittlung über den Distributor entspricht den gesetzlich geforderten Sicherheits-Anforderungen Archivierung der Daten als PDF oder XML-File Bessere Qualität in kürzerer Zeit zu tieferen Kosten Welches Lohnprogramm ist für Ihr Unternehmen das richtige? Für den Kauf eines Lohnprogramms gibt es verschiedene Wege. Einerseits natürlich im Fachgeschäft. Häufig besteht aber auch die Möglichkeit, direkt von der Homepage eines Herstellers eine kostenlose Demo-Version herunterzuladen. So kann das Produkt vor dem Kauf über eine gewisse Zeit uneingeschränkt verwendet werden, und bei Gefallen muss nur noch die Lizenz gelöst werden. Lassen Sie sich vor dem Erwerb eines neuen Lohnprogramms von einer Fachperson beraten, um sicher zu gehen, dass Sie sich für ein Ihren Bedürfnissen optimal entsprechendes Programm entscheiden. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Software-Hersteller nach einer Swissdec-zertifizierten Lohnsoftware. Eine aktuelle Liste der bereits zertifizierten Lohnprogramme finden Sie im Internet unter 10 Swissdec Dossier

13 3. Voraussetzungen für die Nutzung von ELM Bitte beachten Sie, dass sich auch der Lohnstandard-CH (ELM) weiterentwickelt. Auf der Liste der geprüften Lohnprogramme finden Sie auch die Version. Je nach gewünschtem Anwendungsbereich, achten Sie darauf, dass das Lohnprogramm mindestens den erforderlichen Standard aufweist: Domäne / Lohnmeldungen Lohnstandard-CH (ELM) Ausgleichskassen: Lohnsummen Unfall- und Krankentaggeldversicherungen Steuerverwaltungen: Zustellung der Lohnausweise Berufliche Vorsorge (BVG) Bundesamt für Statistik (BFS) Steuerverwaltungen: Quellensteuer Ausgleichskassen: Ein- und Austrittsmeldungen Für die monatliche Quellensteuerabrechnung inklusive die Eintritts- und Austrittsmeldungen und Mutationen an die Steuerbehörden sowie die monatlichen Ein- und Austrittmeldungen an die Ausgleichskasse muss das gewählte Lohnprogramm den Lohnstandard-CH (ELM) Version 4.0 aufweisen. Folgende Kriterien sollten Sie bei der Wahl eines Lohnprogramms beachten: Das Programm ist Swissdec-zertifiziert. Anzahl der beschäftigten Mitarbeitenden, besondere Gruppen von Mitarbeitenden. Gewünschte Funktionalität des Programms: Soll es ausschliesslich ein Lohnprogramm oder ein ausgebautes Personalinformationssystem sein? Welche Buchhaltungsschritte soll das Lohnprogramm ermöglichen? Systemintegration: Passt das Programm in Ihre Informatik-Umgebung und kann es mit der bereits verwendeten Software zusammenarbeiten? Kosten: Swissdec-zertifizierte Lohnprogramme gibt es in unterschiedlichen Preisklassen. Swissdec Dossier 11

14 3. Voraussetzungen für die Nutzung von ELM 3.4 Konfigurieren des Lohnprogramms Damit mit dem Lohnprogramm die elektronische Datenübermittlung erfolgen kann, muss es entsprechend eingerichtet werden. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die einzelnen Konfigurationsmassnahmen Schritt für Schritt auf. Schritt 1: Erforderliche Angaben zusammenstellen Stellen Sie zunächst alle Datengrundlagen für die Initialisierung Ihres Swissdec-zertifizierten Lohnprogramms bereit. Folgende Daten und Angaben werden benötigt: AHV FAK Benötigt werden Sie finden diese Ausgleichskasse Familienausgleichskasse Ausgleichskassen-Nr., Mitglieder-Nr. Die Nummern der Ausgleichskassen sind u.a. auf der Homepage Die Mitgliedernummern sind auf den Abrechnungen zu finden. UVG UVGZ KTG BVG Benötigt werden Sie finden diese Unfallversicherung Unfallzusatzversicherung Krankentaggeldversicherung Berufliche Vorsorge Versicherernummer, Name und Adresse der Gesellschaft, Kunden- und Vertragsnummer Den Kunden wird von den Gesellschaften ein Versicherungsprofil Lohnstandard-CH (ELM) mit den Empfängerdaten zugestellt. BFS Benötigt werden Sie finden diese Bundesamt für Statistik Für das BFS müssen keine Empfängerdaten erfasst werden. Für die Datenerfassung be nötigen Sie die Erläuterungen zum Fragebogen Lohnstrukturerhebung. auf > Lohnstrukturerhebung STV Steuerverwaltungen a. Lohnausweis Benötigt werden Sie finden diese Für die Steuerverwaltung müssen keine Empfängerdaten erfasst werden. Für die korrekte Datenerfassung und Produktion der Lohnausweise benötigen Sie Ihre Spesenregelung und falls Sie eine Mitarbeiterbeteiligung kennen, die entsprechenden Angaben. in Ihren Unterlagen b. Quellensteuer Benötigt werden Sie erhalten diese Die Abrechnungsnummern (Kontrollnummern) der Quellensteuerkantone, mit welchen abgerechnet werden muss. Mit ELM erfolgt die Abrechnung mit jedem Kanton direkt. Unternehmen die bisher ausschliesslich mit ihrem Sitzkanton abgerechnet haben, müssen für die zusätzlichen Kantone die Abrechnungsnummern erfassen. bei den entsprechenden Quellensteuerverwaltungen (Telefon, Mail) 12 Swissdec Dossier

15 3. Voraussetzungen für die Nutzung von ELM Das zur Konfigurierung des Lohnprogramms von Ihren Versicherern (UVG, UVGZ, KTG und BVG) zugestellte Versicherungsprofil enthält folgende Angaben: Beispiel eines Versicherungsprofils mit den erforderlichen Angaben Schritt 2: Initialisierung des Lohnprogramms Nun folgt der einmalige Initialaufwand. Im Programm eingegeben werden alle für die Lohnabrechnung und -verbuchung erforderlichen Daten sowie die Angaben für die Lohndatenempfänger. ELM-Stammdaten: Unternehmensdaten, Daten der Empfänger, Lohnarten Sozialversicherungsdaten und Pflichtigkeiten sowie Quellensteuerdaten der Mitarbeitenden In den folgenden Schritten 2a bis 2g werden die zu erfassenden Daten einzeln genannt und erläutert. Schritt 2a: Erfassen der Unternehmensdaten Damit die an ELM angeschlossenen Datenempfänger Ihr Unternehmen identifizieren können, müssen die Grunddaten Ihres Unternehmens erfasst werden. Zudem ist eine Kontaktperson für Rückfragen anzugeben. Swissdec Dossier 13

16 3. Voraussetzungen für die Nutzung von ELM Dazu benötigen Sie die Unternehmensnummer UID (CHE ) sowie die BUR-Nummer der einzelnen Arbeitsorte des Bundesamts für Statistik (achtstellige Betriebs- und Unternehmensregister- Nummer). Schritt 2b: Erfassen der Empfängerdaten Diese Daten dienen zur Identifikation der Empfänger der Lohndaten. Für jeden Empfänger können Sie einzeln entscheiden, ob die Daten mit ELM übermittelt werden sollen oder nicht. Mögliche Empfänger von Lohndaten sind: Empfänger Deklaration Erforderliche Angaben Ausgleichskasse AHV-Lohnsumme Nummer der Ausgleichskasse, Mitgliednummer Familienausgleichskasse (FAK) Unfallversicherung (UVG): Suva / Privatversicherer Unfallversicherung Zusatz (UVGZ): Privatversicherer Krankentaggeld (KTG): Privatversicherer Berufliche Vorsorge (BVG): Lebensversicherer AHV-Lohnsumme, Familienzulagen BU-, NBU-Lohnsummen UVGZ-Lohnsumme KTG-Lohnsumme BVG-Lohnsumme Nummer der FAK, Mitgliedsnummer Profil mit Kundennummer, Vertragsnummer/ Subnummer, Versicherer-Nummer Profil mit Kundennummer, Vertragsnummer, Versicherer-Nummer Profil mit Kundennummer, Vertragsnummer, Versicherer-Nummer Profil mit Kundennummer, Vertragsnummer, Versicherer-Nummer Steuerbehörden Quellensteuer Kantonale Kontrollnummern Bundesamt für Statistik Lohnstrukturerhebung Personenattribute 3 Schritt 2c: Einrichten der Lohnarten Sie richten die Lohnarten ein, welche für Ihr Unternehmen relevant sind und noch nicht standardmässig mit dem Lohnprogramm ausgeliefert wurden. Voraussetzung für eine korrekte Verarbeitung mit den neuen Lohnarten ist die richtige Zuteilung der Pflichtigkeiten für alle Domänen (Sozialversicherungen, Quellensteuer, etc.). Schritt 2d: Erfassen der Sozialversicherungsdaten Wie für die Lohnabrechnung ist es für die korrekte Lohndeklaration mit ELM erforderlich, die entsprechenden gesetzlichen Parameter und Tabellenwerte für die Versicherungen und übrigen Empfänger einzustellen. Dazu gehören die Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Lohnbeiträge, die Altersgrenzen und die Jahreslohn-Grenzbeträge («Ab- und Höchstlöhne»). Diese Daten sind jährlich im Lohnprogramm zu aktualisieren. Schritt 2e: Erfassen der Mitarbeitenden Sie erfassen alle Mitarbeitenden im System und deren regelmässigen Löhne wie beispielsweise die Monatslöhne. Für die korrekte Abrechnung und schliesslich die korrekte Lohndeklaration ist voraus- 3 Personenattribute sind Ausbildung, Berufliche Stellung, Beruf, Arbeitszeit, Anzahl Ferientage, Arbeitsvertrag. Siehe > Lohnstrukturerhebung > Erläuterungen. Es ist nur eine Auswahl von Unternehmen verpflichtet, die Daten für die Lohnstrukturerhebung zu liefern. 14 Swissdec Dossier

17 3. Voraussetzungen für die Nutzung von ELM gesetzt, dass dabei alle Personen, also auch Aushilfen, Geschäftsleitungsmitglieder, Heimarbeitende, etc. über das Lohnprogramm abgerechnet werden. Schritt 2f: Erfassen der Pflichtigkeiten der Mitarbeitenden Sind die Mitarbeitenden erfasst, sind diesen die richtigen Versicherungscodes zuzuordnen. Damit wird erreicht, dass für die Mitarbeitenden korrekte Versicherungsbeiträge errechnet werden. Je nach Lohnprogramm und Versicherung muss zudem der pflichtige Lohn z.b. für die berufliche Vorsorge einzeln erfasst werden. In der Regel gelten folgende Codes: AHV/IV/EO Arbeitslosenversicherung Unfallversicherung 0 nicht AHV-pflichtig 0 nicht ALV-pflichtig A0 nicht Unfall versichert 1 AHV-pflichtig 1 ALV-pflichtig A1 BU- und NBU-versichert mit NBU-Abzug 2 Rentner A2 BU- und NBU-versichert ohne NBU-Abzug A3 nur BU-versichert, kein NBU-Abzug wobei hier die Buchstaben A bis Z für verschiedene Betriebsteile bzw. Personalgruppen verwendet werden Die Swissdec-zertifizierten Lohnprogramme ermöglichen meist eine Zuordnung mit Eingabemasken, wie folgendes Beispiel zeigt: Zwahlen Hans Versicherungen Personalien Lohnausweis Statistik UVGZ AHV ALV FAK UVG BVG KTG Code Versicherungslösung Lohn ab Lohn bis Beiträge Männer % Beiträge Frauen % A0 Produktion, nicht versichert A1 Produktion, UVG-Lohn B0 Kader, nicht versichert B1 Kader, Überschusslohn Beispiel der Erfassung der UVGZ-Pflichtigkeit Die zu verwendenden Codes finden Sie auf dem Versicherungsprofil (Beispiel Abbildung Versicherungsprofil: Für die Unfallversicherung sind mit wenigen Ausnahmen die Codes A0 bis A3 zu verwenden). Bei einfachen Versicherungsplänen (beispielsweise in der beruflichen Vorsorge) werden oft keine Codes verwendet. Wenn der Versicherer aufgrund einer komplexen Vertragsstruktur oder zur Unterstützung des Mutationsprozesses mit Codes arbeitet, sind im Profil alle Codes aufgelistet. Swissdec Dossier 15

18 3. Voraussetzungen für die Nutzung von ELM Schritt 2g: Erfassen der Quellensteuerdaten Bei quellensteuerpflichtigen Personen ist der entsprechende QST-Code zu erfassen. Der gültige Quellensteuertarif wird von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung oder teilweise vom zuständigen Gemeindesteueramt verfügt. Diese erteilen Ihnen die notwendigen Auskünfte, um eine korrekte Codierung zu ermöglichen. Die Quellensteuertabellen können von der Homepage der eidgenössischen Steuerverwaltung für alle Kantone heruntergeladen werden: 3.5 Lohnprogramm während des ganzen Kalenderjahres nutzen Sie setzen das von Swissdec zertifizierte Lohnprogramm während des gesamten Kalenderjahres, also vom 1. Januar bis 31. Dezember, ein. Monatliche Lohnverarbeitung Sie überprüfen und erfassen laufend, spätestens vor dem Lohnlauf, die erforderlichen Daten und nehmen die notwendigen Korrekturen vor. Insbesondere sind dies folgende Aufgaben: Mutationen: Verarbeiten von Eintritten und Austritten von Mitarbeitenden, Lohnänderungen, Änderung der Versicherungsverhältnisse und Pflichtigkeiten, Berechtigung für Familienzulagen, Pflege der Quellensteuerpflicht und Quellensteuer-Codes, etc. Praxistipp: Die Lohnstrukturerhebung des Bundesamts für Statistik erfasst nur eine Stichprobe der Unternehmen. Sofern Sie Daten liefern müssen, erfassen Sie am besten gleich beim Eintritt die sogenannten Personenattribute (Ausbildung, Berufliche Stellung, Beruf, Arbeitszeit, Anzahl Ferientage, Arbeitsvertrag) 4 Variable Lohnarten pflegen wie Stundenerfassung, Spesen, etc. Lohnabrechnungen erstellen und Auszahlungen vornehmen Die folgenden Lohndeklarationen können laufend vorgenommen werden: Abgleich mit dem BVG-Versicherer (Übermittlung allfälliger Mutationen) Ein- und Austrittsmeldungen an die Ausgleichskasse: Diese können jederzeit gemeldet werden. Die meisten Ausgleichskassen stellen Ihnen nach einer Eintrittsmeldung den Versicherungsausweis elektronisch zu. Die folgende Lohndeklaration erfolgt monatlich nach dem Lohnlauf: Quellensteuerabrechnung mit Eintritten, Mutationen und Austritten für alle quellensteuerpflichtigen Personen. Die bisherigen Meldungen auf dem Papierweg entfallen damit. Jahresverarbeitung Der grösste Teil der Jahresarbeiten und Lohndeklarationen fallen nach dem Dezemberlohnlauf an. Voraussetzung für die elektronische Übermittlung der Lohndaten ist, dass Sie auch die folgenden Aufgaben im Swissdec-zertifizierten Lohnprogramm vornehmen: Jahresabschluss durchführen und prüfen Erstellen der diversen Kumulativjournale des Gesamtpersonals AHV/ALV- und FAK-Jahresabrechnungen vorbereiten 4 > Lohnstrukturerhebung > Erläuterungen 16 Swissdec Dossier

19 3. Voraussetzungen für die Nutzung von ELM UVG-, UVGZ und KTG-Deklarationen vorbereiten Lohnausweise erstellen Erstellen von sonstigen Auswertungen und Kontrollen (z.b. Arbeitszeit, Ferien) Neues Geschäftsjahr eröffnen Einlesen der neuen Grenzbeträge und Beitragssätze für die Sozialversicherungen Einlesen der neuen Quellensteuertabellen Pflegen der AHV- und NBUV-Pflichtigkeit Die folgenden Lohnmeldungen erfolgen jährlich nach dem Jahresabschluss: AHV/ALV- und FAK-Jahresabrechnungen an die Ausgleichskassen UVG-, UVGZ und KTG-Deklarationen an die Versicherungen Steuerverwaltungen: Zustellung der Lohnausweise BVG-Löhne und -Beiträge für das neue Geschäftsjahr: Voraussetzung ist, dass die voraussichtlichen Löhne des neuen Geschäftsjahres im Lohnprogramm erfasst sind. Die folgende Lohndeklaration erfolgt alle zwei Jahre BFS: Lohnstrukturerhebung (für eine Stichprobe der Unternehmen) 3.6 Was braucht es sonst noch? Internetanschluss Um die Daten Ihres Unternehmens aus dem Swissdec-zertifizierten Lohnprogramm an den zuständigen Empfänger wie etwa den Unfallversicherer oder die Ausgleichskasse senden zu können, benötigen Sie einen gewöhnlichen Internetanschluss. Die Internetverbindung muss auf dem Rechner, auf welchem Sie auch Ihr Lohnprogramm führen, gewährleistet sein (siehe 4.4: Kein Internetzugang). Teilweise möchten Unternehmen den Internetzugang nicht direkt auf einem produktiven Rechner einrichten, um keine Sicherheitsrisiken einzugehen. Sie können sämtliche Sicherheitsrisiken praktisch eliminieren, wenn Sie die folgenden Anwendungsgrundsätze beachten: Schützen Sie Ihren Internetzugang mit einer Firewall! Gibt es in Ihrem Betrieb Brandschutztüren? Ja? Dann achten Sie bestimmt darauf, dass diese Türen auch stets geschlossen werden. In der Welt des Internets und des elektronischen Datenaustauschs erfüllt die Firewall diese Sicherheitsaufgabe. Firewalls verhindern, dass Unbefugte über das Internet unbemerkt in Ihren Rechner eindringen können. Halten Sie Ihr Antivirus-Programm aktuell! Damit verhindern Sie das Eindringen von schädlichen Programmen in Ihre Rechner. Solche schädlichen Programme, wie zum Beispiel Viren und Würmer, können Ihre IT-Infrastruktur lahm legen und damit die wirtschaftliche Existenz Ihres Unternehmens gefährden. Antivirenprogramme müssen laufend aktualisiert werden, um für die neusten Angriffe gewappnet zu sein. Öffnen Sie nie Links in s von unbekannten Absendern! Trotz Antivirus-Programm sollte nie auf Links in Mails von unbekannten Absendern geklickt werden und Anhänge in solchen Mails sollten nie geöffnet werden. Swissdec Dossier 17

20 3. Voraussetzungen für die Nutzung von ELM Ist die Datenübertragung über das Internet sicher? Bei ELM erfolgt die Datenübertragung elektronisch über das Internet. Die Übertragung bei ELM erfolgt mit mindestens 128-Bit-Verschlüsselung und digital signiert. Das ist der heute aktuellste Sicherheitsstandard für Datenübertragungen, welcher laufend überprüft wird. Diese Art der Datenübertragung ist viel sicherer als der Postversand von Daten auf Papier oder einer CD. Papier oder Datenträger gehen auf Ihrem Weg von der Beschreibung, der Lieferung an die Post, dem Transport, der Ablieferung, dem Lesen, der Aufbewahrung und schliesslich der Zerstörung und Entsorgung durch sehr viele Hände, bei der Übertragung mit ELM nur durch zwei. Verwenden Sie sichere Zugangscodes! Rechner und Lohnprogramme ohne Passwortschutz sind eine Einladung zum Datenklau. Verwenden Sie deshalb ausreichend komplexe Passwörter. Beispielsweise «%IgamR8%». Damit solche komplexen Passwörter nicht vergessen werden, empfiehlt es sich, sich einen Merksatz zurechtzulegen, beispielsweise «Ich gebe auf meinen Rechner acht». Ein weiteres Beispiel für diese Merkmethode: Passwort, «AmBi$9$dmN», (Merksatz «An meiner Bürotür ist 9 die mittlere Nummer»). Passwörter sollten am besten auswendig gelernt oder an einem sicheren Ort verwahrt werden. Auf keinen Fall gehört das Passwort auf einem Post-it unter die Tastatur oder auf den Unterboden der Schublade. Verwenden Sie einen Internetbrowser mit ausreichender Sicherheit! In Ihrem Internetbrowser (Internet Explorer, Firefox etc.) stellen Sie die gewünschte Sicherheitsstufe ein (Internet Explorer unter «Extras > Internetoptionen»). Es empfiehlt sich, mindestens die Standardeinstellung auszuwählen, zudem sind weitere Sicherheitseinstellungen möglich. Welche Sicherheitseinstellungen sinnvoll sind, hängt davon ab, welche Programme und Internetdienste Sie nutzen wollen (siehe Support: 18 Swissdec Dossier

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