Formulare mit InDesign

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1 Formulare mit InDesign

2 hamann Formularfelder anlegen Viele Anwender erstellen in InDesign Formulare, die nicht nur gedruckt werden, sondern auch als digitale Formulare verwendet werden sollen. Meist werden die Dateien dann als PDF exportiert und später in Acrobat mit den Formularfeldern versehen, die ausgefüllt werden sollen. Nun können Sie die Formularfelder direkt schon in InDesign anlegen. Dabei sind zwar nicht alle Funktionen aus Acrobat verfügbar, aber es gibt einen sehr großen Vorteil, wenn Sie die Felder bereits in InDesign definieren. Die Felder können korrekt platziert werden. In Acrobat ist es nicht möglich ein Feld direkt mit X- und Y-Koordinaten zu platzieren. Als Hilfe dient nur ein Raster, an dem Elemente ausgerichtet werden konnten. Erstellen Sie die Rahmen für die Formularelemente auf einer extra dafür angelegten Ebene. Das macht die Organisation später einfacher. Textfelder sind einfach leere Textrahmen. Aktivieren Sie einen solchen Rahmen und wählen Sie aus dem Menü Fenster --> Interaktiv --> Schaltflächen und Formulare. Wählen Sie im Bedienfeld dann den Typ Textfeld. 2 InDesign

3 Geben Sie einem Feld einen Namen. Das vereinfacht es, wenn Sie später Felder noch in Acrobat verändern möchten. Sie finden die Felder dann einfach schneller. Die Beschreibung wird als Quickinfo-Text eingetragen; sie ist notwendig, wenn ein PDF-Formular barrierefrei sein soll. Durch verschiedene Optionen können Sie direkt festlegen, ob das Feld druckbar sein soll. Es kommt vor, dass ein Feld nur auf dem Bildschirm sichtbar sein soll. Ein erforderliches Feld muss ausgefüllt werden. Andernfalls lässt sich das Formular nicht speichern. Wenn Sie möchten, können Sie auch die Schriftgröße direkt wählen. Die Schriftart kann nicht direkt in InDesign festgelegt werden. Dazu verwendet man später Acrobat Professional. Damit die Texte in den PDF-Dateien auch wirklich an der gewünschten Stelle sitzen, soll die vertikale Ausrichtung im Rahmen immer oben sein. Außerdem soll der Anfang des Textes im Rahmen auf der ersten Linie des Zeilenabstandes sitzen. Rufen Sie die Textrahmenoptionen auf und wählen Sie diese Option. hamann Leider ist von der Schrift abhängig, ob es dann später wirklich passt. Schriften haben unterschiedliche Einstellungen. Außerdem muss der Textrahmen in der Höhe angepasst sein. Der Zeilenabstand für Formularfelder sollte immer auf Autom. stehen bleiben. Verringerte Zeilenabstände können nicht in Acrobat übernommen werden. Schrifteinbettung Die meisten Schriften lassen sich aus InDesign in ein PDF einbetten. Um aber die Schrift für die Formularfelder zu verwenden, müsste die Schrift komplett eingebettet werden. Dazu benötigen Schriften in der Regel eine erweiterte Lizenz. Die normale Lizenz ist vom Typ viewable und printable für ein PDF. Die benötigte Lizenz ist vom Typ editable. Nur dann lassen sich auch in Adobe Livecycle Designer die Schriften auch für die Formularfelder komplett einbetten. Leider ist das mit Kosten verbunden, wenn Sie eine solche Schriftlizenz benötigen. In Adobe Reader werden in den Formularen zunächst immer die Standardschriften des Adobe Readers verwendet. Sie können aber in Acrobat für die Felder auch andere Schriften einrichten. Dabei sollten Sie darauf achten, nur Systemschriften oder Office-Schriften zu verwenden, die garantiert beim Kunden vorhanden sind. InDesign 3

4 hamann Formularfeldtypen Textfelder Bei Textfeldern müssen Sie immer darauf achten, ob ein Textfeld mehrere Zeilen enthalten soll. Aktivieren Sie die Option Mehrere Zeilen, andernfalls steht in einem großen Feld einfach nur eine Zeile mittig. Wenn der Textrahmen in der Höhe angepasst wurde, wird der Text auch im Formular an der gewünschten Position stehen. Wenn der Rahmen in der Y-Achse zu groß erstellt wird, der in ein Formularfeld umgewandelt wird, dann passt es leider nicht so ganz. Die Option Bildlauf möglich ist für die Einblendung eines Rollbalkens, wenn zu viel Text in das Feld geschrieben wird. Das ist nicht sinnvoll, wenn das Formular auch ausgedruckt werden soll. Optionsfelder Zu den Textfeldern können auch andere Formularfelder erstellt werden. Die Optionsfelder lassen sich so verwenden, das jeweils nur eine Option aktivierbar ist. 4 InDesign Bei Optionsfeldern muss es mindestens zwei Optionsfelder mit dem selben Namen geben. Das geht am einfachsten, wenn man die Optionsfelder aus den Beispielschaltflächen nimmt, oder gemeinsam umwandelt. Aktivieren Sie alle Felder, die zu einer Optionsfeldgruppe gehören sollen und wählen Sie den Formularfeldtyp im Bedienfeld aus.

5 Um die Beispiele zu verwenden, wählen Sie die aus dem Menü des Bedienfeldes Schaltflächen und Formulare die Bibliothek. Dann können Sie einfach eine Schaltfläche oder Formularelemente auf Ihre InDesign-Seite ziehen. hamann Achten Sie bei den Formularelementen, die später über Acrobat auch in eine Excel-Datei exportiert werden sollen auch auf den Exportwert, der im Bedienfeld vorgegeben wird. Ja = 1, Nein = 0 beispielsweise. Das ist besonders bei Optionsfeldern wichtig. Kontrollkästchen Das sind einfache Ankreuzkästchen. Sie können sowohl bei diesen Kästchen als auch bei den Optionsfeldern das Aussehen für die Zustände verändern. Bei diesem Beispiel wurde in einen Rahmen ein Kreuz eingefügt. Man sieht den Aufbau im Ebenenbedienfeld. Sie können also alle möglichen Elemente in ein Formularelement umwandeln, wenn Sie eigene Ideen haben. Kontrollkästchen werden immer dann eingesetzt, wenn viele Optionen gleichzeitig aktiv sein dürfen. Wählen Sie im Bedienfeld aus, ob das Kästchen von vornherein aktiv sein soll. InDesign 5

6 hamann Kombinationsfeld Ein Kombinationsfeld ist das klassische Pulldown-Menü, wobei Sie dann nur einen Wert aus einer Liste von vorgegebenen Werten auswählen können. Hier ein Beispiel für ein Formular, bei dem Kleidergrößen ausgewählt werden sollen. Da die Kleidung nicht in allen Größen produziert wird, wurden Vorgabewerte definiert. Im Formular sieht das dann beispielsweise so aus: Listenfeld Ein Listenfeld dient zur Auswahl von Vorgabewerten, wobei hier auch oft eine Mehrfachauswahl zugelassen wird. Das bedeutet, Sie können mit der Befehlstaste weitere Optionen anklicken und auch auswählen. In diesem Beispiel geht es wieder um Kleidung, die auch aus einem Materialmix hergestellt werden kann. 6 InDesign

7 Unterschriftsfeld Ein Unterschriftfeld wird verwendet, wenn Sie eine digitale Unterschrift benötigen, weil die Person, die unterschreiben soll beispielsweise im Ausland ist, oder wenn die Unterschrift dazu genutzt wird, dass das Formular anschließend geschützt und nicht mehr änderbar ist. Ein Unterschriftsfehld sieht dann im Formular so aus: hamann Digitale Unterschriften werden meist selbst als ID erstellt. Das geht auch mit dem Adobe Reader. Schaltflächen Schaltflächen können für Funktionen in Formularen verwendet werden. Sie sollten beispielsweise darüber nachdenken, dass das Formular nach dem Ausfüllen versendet werden soll. Oder aber, Sie bereiten einen Reset-Knopf vor, damit bei Fehlern das Formular noch einmal neu ausgefüllt werden kann. Diese Schaltfläche aus den Standardschaltflächen hat abgerundete Ecken. Klicken Sie mit dem Textwerkzeug darauf, wenn Sie noch Text einfügen möchten. Dieser kann dann auch vertikal mittig ausgerichtet werden. Was die Schaltfläche genau tun soll, definieren Sie, indem Sie eine Aktion hinzufügen. Klicken Sie auf das Pluszeichen und wählen Sie im Menü die gewünschte Aktion. Welche Aktionen nur im PDF funktionieren wurde entsprechend gekennzeichnet. InDesign 7

8 hamann PDF-Formular exportieren Zum Export des Formulars mit den funktionierenden Formularfelderrn verwenden Sie das Format Adobe PDF (Interaktiv). Dabei können Sie folgende Optionen verwenden: Nach Export anzeigen : Die PDF-Datei wird im Standardprogramm geöffnet, mit dem PDF-Dateien angezeigt werden sollen. Acrobat-Ebenen erstellen : Die InDesign-Ebenen werden im PDF als Ebenen sichtbar, so dass Sie diese ein- bzw. ausblenden können. Formulare und Medien: Alles einschließen : Damit stellen Sie sicher, dass alle Formularfelder im PDF erscheinen. PDF mit Tags erstellen : Tags sind für die Barrierefreiheit wichtig und müssen im PDF vorhanden sein. Struktur für Aktivierreihenfolge verwenden : Mit dieser Option wird die Dokumentstruktur zur Ermittlung der Reihenfolge der Felder verwendet. Das wirkt sich aus, wenn Sie mit der Tab-Taste von Feld zu Feld springen. Das ist sinnvoll, wenn Sie die Felder nicht in der Reihenfolge erstellen, in der man diese ausfüllen soll. Damit die PDF-Datei nicht zu groß wird, können Sie noch die Komprimierung der Bilder einstellen. Dateien dürfen für einige Kunden eine bestimmte maximale Größe nicht überschreiten. Bei den meisten Banken beispielsweise kann kein -Anhang verschickt werden, der größer als 5 MB ist. 8 InDesign

9 Formulare für Adobe Reader freischalten Nach dem Erstellen des Formulars wird es meist direkt in Acrobat Professional geöffnet. Nun können Sie das Formular noch einmal speichern, um die Funktionen für den Adobe Reader freizuschalten. Andernfalls kann das Formular geöffnet, ausgefüllt und gedruckt werden. Das Speichern ist erst möglich, wenn Sie diesen Schritt ausführen. Wählen Sie aus dem Menü Datei --> Speichern unter --> PDF mit erweiterten Reader-Funktionen. hamann Nun erscheint dieser Hinweis. Hier wird Ihnen erklärt, welche Funktionen im Adobe Reader jetzt auch zur Verfügung stehen. Auch der Adobe Reader auf dem IPad oder iphone kann zum Ausfüllen von Formularen verwendet werden. InDesign 9

10 hamann Bildfelder mit Schaltflächen erzeugen Normalerweise, wenn Sie ein Bild in einem PDF austauschen bzw. laden möchten, muss das Formular in Adobe Livecycle Designer erzeugt oder bearbeitet werden. Bildfelder stehen bisher weder in InDesign noch in Acrobat Professional zur Verfügung. Es gibt aber einen netten Trick, mit dem Sie es hinbekommen. Ein solches Formular ist dann aber nur mit Acrobat Professional ausfüllbar. Der Adobe Reader kann leider nicht verwendet werden. Erstellen Sie eine Schaltfläche aus einem Dummybild in InDesign. Dieser Schaltfläche können Sie in Acrobat Proffesional ein bestimmtes Aussehen zuweisen. Aktivieren Sie die Bearbeitung des Formulars. Nun können Sie die Schaltfläche anklicken und aus dem Kontextmenü die Eigenschaften aufrufen. Die Fläche und Kontur sollte auf Keine gestellt sein. 10 InDesign

11 Anschließend klicken Sie auf den Reiter Optionen. Wählen Sie für die Einstellung Layout aus dem Pulldown-Menü Nur Symbol aus. hamann Jetzt klicken Sie noch auf den Reiter Aktionen und wählen dort für den Auslöser Maustaste loslassen die Option JavaScript ausführen. Dann klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Danach öffnet sich das Fenster, in dem Sie das Script eingeben können. Der Name der Schaltfläche muss korrekt in der Klammer stehen. InDesign 11

12 hamann Ein solches Formular kann leider auch nicht mit Adobe Reader verwendet werden. In Acrobat kann nun ein anderes Bild in die Schaltfläche geladen werden. Beenden Sie die Bearbeitung des Formulas in Acrobat und Speichern Sie die Datei. 12 InDesign

13 Bild in Acrobat Professional in eine Schaltfläche laden Um ein Bild in eine mit einem Script vorbereitete Schaltfläche zu laden, wählen klicken Sie in Acrobat Professional an. Nun öffnet sich dieses Fenster: hamann Danach können Sie ein Bild auswählen. Achten Sie auf das Format. Acrobat schlägt zunächst nur PDF-Dateien vor. InDesign 13

14 hamann Unterschreiben in Adobe Reader Dort klickt man auf das Unterschriftsfeld und wird aufgefordert eine ID zu erstellen. Der Assistent führt Sie durch die Schritte, die Sie ausführen müssen. Sie müssen im nächsten Dialog eine gültige -Adresse eingeben. Vergeben Sie ein Passwort und bestätigen Sie es noch einmal. 14 InDesign

15 Jetzt sehen Sie das Standard-Erscheinungsbild und können durch Eingabe des Kennworts direkt unterschreiben und das Dokument vor Änderungen schützen. hamann Bei Bedarf lässt sich aber auch das Erscheinungsbild ändern. Wählen Sie in dem kleinen Pulldown-Menü die Option Neues Erscheinungsbild erstellen aus. Vergeben Sie einen Namen. Deaktivieren Sie alle Häkchen, die Sie nicht interessieren und laden Sie eine Grafik, die als Unterschrift dienen soll. Ihre Unterschrift sollte eingescannt, mit Illustrator vektorisiert und dann als PDF gespeichert werden. Nach dem Unterschreiben wird das Dokument unterschrieben gespeichert und damit geschützt. Acrobat bzw. der Adobe Reader zeigt Ihnen die Unterschrift im Dokument. InDesign 15

16 hamann Ebenen in Adobe Reader ein- bzw. ausblenden Auf der linken Seite im Adobe Reader können Sie die Navigationsfenster sehen. Dort können Sie Ebenen ein- bzw. ausblenden, die aus InDesign übernommen wurden. 16 InDesign

17 Formulare versenden mit Acrobat Professional Nachdem Sie das Formular geöffnet haben, können Sie es an einen Verteiler z. B. ein Outlook-Adressbuch verteilen. Wählen Sie die Option in der Acrobat-Werkzeugleiste. hamann Die optimale Kontrolle und Auswertungsmöglichkeit haben Sie bei dem Versand über Acrobat.com. Sie können aber auch alle Antworten im - Account sammeln und dann auswerten. Klicken Sie auf Weiter. Dann müssen Sie sich mir Ihrer Adobe-ID anmelden. InDesign 17

18 hamann Es gibt unterschiedliche Account-Arten. Die kostenfreie Variante erlaubt den Versand des Formulars an eine beschränkte Anzahl vom Empfängern. Wenn Sie genaueres wissen möchten, besuchen Sie die Webseite von Acrobat.com. Geben Sie die Empfänger ein. Durch einen Klick auf den Button An landen Sie in Ihrem Adressbuch oder in Outlook. Außerdem kann man den Text individualisieren und freundlicher formulieren. Nach dem Versand können Sie das Formular im Tracker sehen und auch ob Empfänger geantwortet haben. Der Empfänger sieht eine mit einem Link zum Formular. 18 InDesign

19 Im Browser öffnet sich ein Fenster, in dem Sie dann entscheiden können, ob Sie das Formular öffnen oder downloaden möchten. hamann Nach dem Ausfüllen des Formulars wird es gespeichert und über den Button oben rechts auch gesendet. Dann geben Sie noch einmal die Absender-Adresse ein, damit die Information auf Acrobat.com zugeordnet werden kann. Nun müssen die zurückgesendeten Informationen noch ausgewertet werden. Dazu geht der Versender des Formulars in das automatisch erstellte Dokument mit dem Zusatz _Antworten. Öffnen Sie die Datei, damit Sie die Hilfe sehen können, wie es nun weitergeht. InDesign 19

20 hamann Ob bereits Antworten eingegangen sind, sehen Sie rechts oben. Um die Inhalte im Formular sehen zu können, lässt sich das Fenster teilen. Wählen Sie im Menü Fenster --> Horizontal teilen. Ein großer Vorteil dieser Art der Verteilung von Formularen ist, dass Sie die Ergebnisse nun auch als CSV-Datei exportieren und in Excel auswerten können. 20 InDesign

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