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1 CREATE SOMETHING BETTER THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE

2 Impressum GBTEC So ware + Consul ng AG Universitätsstraße Bochum arvato Systems An der Autobahn Gütersloh Copyright 2014, GBTEC So ware + Consul ng AG und arvato Systems. Alle Rechte vorbehalten. Vervielfäl gungen auch von Auszügen sind nur mit der schri lichen Genehmigung der GBTEC So ware + Consul ng AG oder arvato Systems erlaubt. Version 1.0 SAP und SAP Solu on Manager sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und in vielen anderen Ländern. Bilderquelle: GBTEC, Shu erstock, Fotolia 02

3 THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE Effiziente Prozesse. Innova ve Lösungen. 03

4 04 Erleben Sie die beste BIC Pla orm

5 THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE Die Lösung für Business Process Management Damit Business Process Management (BPM) zu einem wirksamen Managementwerkzeug wird, muss ein Bewusstsein für die eigenen Geschä sprozesse im Unternehmen geschaffen werden. Wenn Sie das Potenzial Ihrer Geschä sprozesse erkennen und nutzen, trägt das in Ihrem Unternehmen wesentlich dazu bei die Effizienz zu erhöhen die Kosten zu reduzieren die Produkt- und Servicequalität zu verbessern Schni stellen zu verringern schneller auf Veränderungen zu reagieren einen We bewerbsvorteil zu erreichen Wer macht was, wann, wie und womit? Diese Fragen sind mit der BIC Pla orm schnell beantwortet. BIC ermöglicht Ihnen Abläufe im Unternehmen zu verstehen Verantwortlichkeiten festzulegen die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern zu verbessern Engpässe zu vermeiden die Reak onsfähigkeit bei Prozessveränderungen zu erhöhen tägliche Arbeitsrou nen durch Automa sierung zu unterstützen 05

6 Alles aus einer Hand Jedes Modul der BIC Familie ist voll integriert. Ihr Unternehmen profi ert davon in vielerlei Hinsicht: ein Hersteller ein Look and Feel ein Lizenz- und Wartungsvertrag keine Schni stellen kein weiterer Schulungsaufwand kein bzw. geringes Customizing Prozessmodellierung und Op mierung Publizierung von Prozessen, Dokumenten und IT-Systemen Prozessorien erte Verwaltung von Dokumenten Automa on und Steuerung von Prozessen Messung und Op mierung von Prozessen Manuelle Abläufe automa sieren und effizienter gestalten 06

7 THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE Die modulare Pla orm Die BIC Pla orm vereint alle elementaren Aspekte für ein erfolgreiches Prozessmanagement in einer Pla orm. Von der fachlichen Analyse und Op mierung bis zur technischen Ausführung. Fachliches BPM (Business View) Plan Design Implement Control Transforma onsschicht BPMN BPEL - XPDL Define Create Execute Monitor Technisches BPM (Technical View) Think BIC, start smart Sie interessieren sich im ersten Schri nur für das Modellieren von Prozessen, möchten sich jedoch die Op on offen halten, Prozesse zu einem späteren Zeitpunkt zu messen oder ausgewählte Prozesse zu automa sieren? Dank des modularen Au aus passt sich die BIC Pla orm op mal an die Anforderungen Ihres Unternehmens an. Sie entscheiden, wie ef Sie in das Thema Prozessmanagement einsteigen. 07

8 Umfangreiche Aussta ung. Top Preis. BIC Pla orm enthält bereits in der Standardversion viele Features, die Sie bei einem schnellen und professionellen Start ins BPM oder bei einem Ums eg von einem bestehenden Werkzeug unterstützen. Sie benö gen keine weiteren Zusatzprodukte oder Service Pakete. 08

9 THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE Mit BIC sparen Sie Zeit bei der Prozessmodellierung Damit Sie sich auf das Wesentliche Ihre Prozessinhalte konzentrieren können, übernehmen die Features von BIC Design viele Handgriffe für Sie: Autolayouter für Prozessmodelle Modellierungsassistent Automa sche Ausrichtung von Objekten Objekt-Vorschlagslisten Aufgabenmanagement Kommentarfunk onen Syntaxprüfung und vieles mehr Sie haben bereits Prozessmodelle in einem anderen Werkzeug erfasst? Dann nutzen Sie diese weiter! BIC impor ert Ihre Prozessmodelle automa sch aus den meisten gängigen BPM Tools, so dass Sie direkt weiterarbeiten können. Nach der Modellierung geht es mit wenigen Klicks weiter, dank Umfangreichem Analyserepertoire Publizierung im Prozessportal Freigabeworkflows Versionierung Integriertem Dokumentenmanagementsystem Automa sierung 09

10 10 Prozesse leben.

11 THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE Bei BIC steht der Mitarbeiter im Mi elpunkt Das volle Potenzial Ihres Prozessmanagements en altet sich erst, wenn Ihre Prozesse von der Organisa on gelebt werden. Prozessmodellierung und Analyse gehören zum Pflichtprogramm des Prozessmanagements. Die Kür ist es, Prozessveränderungen in der Organisa on umzusetzen und einen kon nuierlichen Verbesserungsprozess in Gang zu setzen. Mit dem innova ven und mark ührenden Prozessportal der BIC Pla orm erreichen Ihre op mierten Prozesse jeden Mitarbeiter im Unternehmen. Das Prozessportal von BIC erleichtert Ihren Kollegen den Eins eg in die Prozesswelt In BIC Design erstellen Sie Prozessmodelle. Im Portal werden aus den Inhalten weitere Darstellungsformen generiert, die selbst für Mitarbeiter ohne Prozessmethodenwissen leicht verständlich sind. Jeder Mitarbeiter kann, so einfach wie im Web, durch seine Prozesslandscha surfen. Zu jedem Prozessschri findet er die erforderlichen Dokumente in der aktuellsten Version. BIC unterstützt das IT Management und verbindet die technischen Systeme mit den Prozessen der Fachabteilungen. Dashboards zeigen Ihrem Management die wich gsten Zahlen und Fakten in einem geschützten Bereich an. Mit BIC bilden Sie die gesamte Organisa onsstruktur und alle Rollen ab. BIC unterstützt Sie bei Zer fizierungen durch die Abbildung von Richtlinien und deren Verknüpfung mit Ihrer Prozess- und IT-Landscha. 11

12 12 Everywhere, every me.

13 THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE Prozesswissen für alle Das Wissen steckt in den Köpfen der Mitarbeiter. Machen Sie es sich zu Nutze. Dank der Social BPM Funk onen können Sie Ihre Kollegen ak v in die Prozessgestaltung einbinden. Lassen Sie Ihre Prozesse kommen eren, um zusätzlich wertvolle Informa onen zu erhalten. Ihre Kollegen fühlen sich eingebunden, indem sie einen eigenen Beitrag zur Prozessgestaltung liefern. Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse und steigern Sie den Unternehmenserfolg durch einen schnellen Veränderungsprozess. Ob Sie das Prozessportal ins Unternehmensportal integrieren oder eigenständig nutzen, Ihr Prozesswissen ist im Unternehmen verankert und jederzeit abru ar. Das integrierte Dokumentenmanagementsystem bereichert Ihre Prozesse um wich ge relevante Informa onen. Governanceworkflows sorgen für reibungslose Freigabeprozesse, eine zuverlässige Versionierung und eine nachvollziehbare Dokumenta on. Viele kluge Köpfe von GBTEC und arvato Systems entwickeln die BIC Produk amilie kon nuierlich und ehrgeizig weiter. Unser Ziel ist es, die Prozesswelt für alle Beteiligten zu öffnen, um eine kon nuierliche Verbesserung zu gewährleisten und dadurch den Geschä serfolg Ihres Unternehmens zu erhöhen. 13

14 On Premise oder in der Cloud Ob Sie die BIC Pla orm im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud betreiben möchten das entscheiden Sie. In beiden Fällen bietet Ihnen die Pla orm die ideale Basis, um Ihre Prozesse erfolgreich zu designen. Im Rahmen des On Premise-Modells wird die So ware auf Ihren eigenen Servern installiert Sie betreiben die BIC Pla orm in ihrer eigenen IT-Infrastruktur. Und im Rahmen der Cloud Services stellt arvato Systems das innova ve Werkzeug in einem So ware-as-a Service-Mietmodell (SaaS) für Sie bereit. Dabei nutzen Sie die BIC Pla orm, ohne dafür Lizenzen erwerben zu müssen: Sie können sofort loslegen ohne Installa ons- und Administra onsaufwand im eigenen Haus. Die weiteren Vorteile: die Kosten für die Implemen erung reduzieren sich deutlich die Lösung passt sich flexibel Ihrer Unternehmensentwicklung an per Webbrowser können Sie überall auf Ihre Daten zugreifen die Abrechnung erfolgt nutzungsgerecht Übrigens: Bei der Cloud-Sicherheit macht arvato Systems keine Kompromisse. Die Lösungen werden meist in deutschen, nach interna onalem Sicherheitsstandard ISO/IEC zer fizierten Rechenzentren betrieben. Überall werden die einschlägigen Schutzbes mmungen wie das Bundesdatenschutzgesetz oder die EU-Richtlinie 95/46 erfüllt. 14

15 THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE Vorsprung dank effizienter Prozesse in allen Bereichen. BPM steht für die kon nuierliche Op mierung von Unternehmensabläufen. Die Zielsetzungen sind vielsei g ebenso die Einsatzmöglichkeiten der BIC Pla orm. Mit der BIC Pla orm können Sie verschiedene Themen effek v und effizient in Ihrem Unternehmen umsetzen: Prozessgestaltung und Analyse Qualitätsmanagement Compliance & Risk Management Prozessmessung, -überwachung und Repor ng Kennzahlen Repor ng IT-Anforderungsmanagement Enterprise Architecture Management SAP Integra on Prozessautoma sierung 15

16 Prozessgestaltung und Analyse Prozessop mierung beginnt mit der grafischen Abbildung Ihrer Unternehmensstrukturen und Geschä sabläufe. Setzen Sie sich ein klares Ziel. Legen Sie gerade zu Beginn den Schwerpunkt der Analyse auf die Bereiche, bei denen Sie das größte Op mierungspotenzial sehen bzw. wo Schwachstellen im Unternehmen bekannt sind. Die unterstützte Modellierung mit BIC erspart Ihnen viel Zeit bei der Prozesserfassung, so dass Sie sich auf die Op mierung Ihrer Geschä sprozesse konzentrieren können. Decken Sie weitere Schwachstellen mit Hilfe der BIC-Analysen auf. Berechnen Sie einfach und zuverlässig Kennzahlen, wie z.b.: Prozesskosten Produktkosten Servicekosten Prozessdurchlaufzeiten Kapazitätsauslastungen und vieles mehr 16

17 THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE Qualitätsmanagement Zer fizierungen sind ein wich ges Qualitätsmerkmal für Ihre Kunden. BIC unterstützt Sie dabei, schnell und sicher Ihr nächstes Audit erfolgreich zu bestehen. Zeigen Sie Ihrem Auditor, dass Normen bei Ihnen professionell dokumen ert und in die Prozesslandscha eingebe et werden. Alle Prozesse sowie ergänzende Dokumente wie Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Vorlagen werden in BIC zuverlässig freigegeben und versioniert. Über das Prozessportal der BIC Pla orm kommunizieren Sie alle für das Qualitätsmanagement relevanten Informa onen ansprechend und leicht verständlich an die Mitarbeiter. BIC benachrich gt Ihre Kollegen bei Bedarf über Änderungen z.b. per . Dank der kollabora ven Funk onen im Portal können Ihre Kollegen an der Prozessgestaltung ak v teilhaben. 17

18 Compliance & Risk Management Posi ve Leitlinien und die Präven on von Risiken schaffen Sicherheit und ein gutes Unternehmensimage. Für viele Unternehmen wie z.b. Finanzins tute ist ein durchgängiges Risikomanagement sogar Pflicht (MaRisk). Sie werden regelmäßig von verschiedenen Wirtscha sprüfungsgesellscha en kontrolliert. Durch die Betrachtung von Risiken werden Schäden und Strafzahlungen vermeidbar. Das Interne Kontrollsystem von BIC Die BIC Pla orm ermöglicht Ihnen ein effizientes Risikomanagement dank ihres Internen Kontrollsystems (IKS). Regularien und begleitende Dokumente werden in die Prozessgestaltung einbezogen und zuverlässig an alle Beteiligten über das Prozessportal kommuniziert. Auch für andere Nota onen, wie BPMN 2.0 verfügbar. Zugleich unterstützt Sie die BIC Pla orm beim Iden fizieren und Bewerten von Risiken und der Umsetzung von Kontrollmechanismen. So stellen Sie die Einhaltung der Rechtsnormen in Ihrem Unternehmen sicher und sind op mal auf Ihre nächste Prüfung vorbereitet. 18

19 THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE Prozessmessung, -überwachung und Repor ng Messen ist ein probates Mi el, mit dem Sie gezielt Verbesserungspotenziale aufdecken. Für die Messung liefert BIC Ihnen Echtdaten aus Ihren bestehenden IT-Systemen. Aus den Messergebnissen können Sie Kennzahlen und Zielgrößen ableiten und diese mit dem Dashboard von BIC überwachen. Ihre Vorteile vom Monitoring mit der BIC Pla orm: Prozesssteuerung auf Grundlage von Echtdaten Aufdecken von Schwachstellen Iden fizieren von Op mierungspotenzialen Erfolgskontrolle von Verbesserungsmaßnahmen Überwachung von kri schen Geschä sabläufen Einführung eines Frühwarnsystems zur Vermeidung von Risiken 19

20 Kennzahlen Repor ng Über ihre klassischen Business Intelligence (BI)-Funk onen hinaus bietet sich Ihnen mit der BIC Pla orm ein enormes Informa ons-potenzial. Während BI nur vergangene Ereignisse, Fehlentwicklungen und Probleme analysiert und entsprechende Repor ngs generiert, blicken Sie mit BIC auch systemübergreifend in die Zukun : Permanent wird ein direkter Vergleich der opera ven und der geplanten Kennzahlen erstellt diese Daten stehen Ihnen in Echtzeit zur Verfügung. Und damit erhalten Sie ganz neue Möglichkeiten der Unternehmenssteuerung: Sie sehen jederzeit, wie sich Ihr Unternehmen in Bezug zu den gesetzten Zielen verhält. Werden vereinbarte Kennzahlen nicht erreicht, können Sie die Ursache sofort ermi eln und die betrieblichen Abläufe entsprechend anpassen. So op mieren Sie mit der BIC Pla orm und den integrierten Business Intelligence-Funk onen Ihre Arbeitsabläufe, die Compliance und die Effizienz und damit Ihren Unternehmenserfolg! 20

21 THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE IT-Anforderungsmanagement Haben Sie das auch schon erlebt? Ein IT-Projekt wird aufgesetzt, alle Beteiligten sind sich über Zielsetzung und Anforderungen einig, doch nach der Einführung sind die Erwartungen der Fachabteilung und IT jäh en äuscht? Schnell sind Projektkosten und dauer durch nachträgliche Anpassungen überschri en und Kompromisslösungen schaffen Unmut bei den Kollegen. Fehlende Kommunika on und mangelnde Transparenz zwischen den einzelnen Abteilungen sind o die Ursache. Schließen Sie die Lücke zwischen der Fach- und IT-Sicht. Eine prozessbasierte fachliche Dokumenta on der Anforderungen an eine IT-Lösung reduziert wesentliche Risiken bereits im Vorfeld. Mit der BIC Pla orm binden Sie alle Beteiligten in die Anforderungsanalyse ein und schaffen Transparenz auf allen Seiten. Erhöhen Sie die Effizienz Ihrer IT-Projekte durch ein professionelles Anforderungsmanagement mit der BIC Pla orm dank: Prozessbasierten Referenzmodellen Vorkonfigurierten Reports zur Fachkonzepterstellung Modernsten Nota onen (BPMN 2.0, Screenlayout etc.) Synchronisa on Ihrer Prozessstruktur mit dem SAP Solu on Manager 21

22 Enterprise Architecture Management Der Einsatz von Informa onstechnologie wird immer komplexer und kostenintensiver. Behalten Sie den Überblick mit Enterprise Architecture Management. Die Enterprise Architecture ist die IT-Landkarte Ihres Unternehmens. Sie zeigt Ihnen, welche IT-Systeme und Anwendungen in welchen Prozessen verwendet werden. Mit den intelligenten BIC Analysen stellen Sie Ihre IT-Landscha auf den Prüfstand. Iden fizieren Sie Op mierungspotenziale und erhöhen Sie damit die Effizienz Ihrer IT. Eine transparente IT-Landscha mit der BIC Pla orm verhil Ihnen zu einer verlässlichen Planung von IT-Inves onen einer Reduk on von IT-Kosten durch die Harmonisierung Ihrer IT-Systeme einem effizienten Lizenzmanagement einem effizienten Wartungs- und Servicemanagement 22

23 THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE SAP Integra on Wesentliche Voraussetzung für ein effizientes ERP-Projekt (z.b. SAP Implemen erungen) ist, dass sich die Experten der ERP-Implemen erung schnell einen Überblick über die Geschä sabläufe verschaffen können, die das zu implemen erende IT-System abbilden soll bzw. über die IT-Systeme, mit denen es integriert werden soll. Zugleich müssen sie die Bedürfnisse der Fachabteilungen verstehen, um von Beginn an eine op male Konfigura on des ERP-Systems zu erzielen und unnö ge spätere Anpassungen zu vermeiden. Hier zeigt sich, wie wich g eine gute Kommunika on und ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten sind. Mit BIC4ERP führen Sie die ERP- und Fachexperten zusammen. Das innova ve AddOn BIC4ERP vereint die ERP-Welt mit Ihrer Prozesswelt. Bei SAP nutzen Sie zudem die Vorteile der Synchronisa on von BIC zum Solu on Manager, ohne Ihre etablierte BPM-Vorgehensweise ändern zu müssen. Kollabora ve Funk onen der BIC Pla orm unterstützen die Kommunika on zwischen den Beteiligten über den gesamten Projektzeitraum. So erzielen Sie höchste Transparenz und Effizienz für Ihre ERP-Projekte. BIC4ERP am Beispiel einer SAP Implemen erung mit dem SAP Solu on Manager: Geschä ssicht SAP -Sicht Unternehmen Prozess- Umfeld Projekt Prozessgruppe Szenario Prozess Prozess Angleichung der Level notwendig Ak vität Prozessschri (Transak on) Top-down Bo om-up 23

24 Automa on Eine effek ve Methode zur Verbesserung von Prozessleistungen ist die Automa sierung von Prozessen oder Prozessschri en. Die BIC Pla orm unterstützt Sie durchgängig von der Modellierung bis zur Ausführung Ihrer Prozesse. Die vollständige Unterstützung der BPMN 2.0 ermöglicht diesen nahtlosen Übergang. Das Potenzial für die Automa sierung von Geschä sprozessen ist enorm. Typische Beispiele sind: Posteingang Rechnungseingang Reisemanagement Aufgabenverteilung Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von Rou neaufgaben und reduzieren Sie Bearbeitungszeiten und -kosten. 24

25 THE COMPLETE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE Kunden, die BIC schätzen. BIC liefert eine gute Sicht auf die Prozesse und IT-Systeme in den Behörden. Mit dem einfachen und intui ven Prozessportal stellen wir den Anwendern das Prozesswissen komfortabel zur Verfügung. Bei der Realisierung verschiedener E-Government-Projekte unterstützt uns BIC ebenfalls sehr gut. Georg Gelhausen, Projektleiter, Bundesministerium des Innern. Ein Auszug unserer Kunden Astrium Axel Springer Bauer Bertelsmann BFS finance BLG BMW Brainlab Bundesverwaltungsamt Bundesamt für Migra on u. Flüchtlinge Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung BwFuhrparkService Cassidian Cornelsen Daimler DZ Bank EDEKA Handelsgesellscha Südwest mbh E.ON Brokdorf GETRAG Gfe Gesellscha für Elektrometallurgie Gigaset HannoverRück HIL Heeresinstandhaltungslogis k Hochschule Ravensburg-Weingarten ING DiBa Kern-Liebers Knorr Bremse KUKA Systems Landesbank BadenWür emberg Linde LPKF Laser & Electronics Meyer Wer Miele M.M.Warburg MSIG Europe Rheinmetall RWE SEB Siemens Sixt Sony Music SSB Stu garter Straßenbahnen Sta s sches Bundesamt Studienkreis Teckentrup TU Braunschweig Uniklinik Köln Universität Bonn Universität Duisburg Essen 25

26 Die strategische Allianz Die BIC Pla orm ist ein Produkt der GBTEC AG, das in enger Zusammenarbeit mit arvato Systems entstanden ist. Die große Methoden- und Technologiekompetenz beider Unternehmen garan ert Ihnen eine hohe Produkt- und Beratungsqualität. GBTEC So ware + Consul ng AG Die GBTEC So ware + Consul ng AG ist Spezialist für Business Process Management (BPM) und IT Management. Das Unternehmen vereint Beratung und So wareentwicklung erfolgreich unter einem Dach. Mit der BIC Pla orm bietet GBTEC ein innova ves und leistungsstarkes BPM-Tool zur Op mierung von Prozessen und IT-Systemen an und berät führende Unternehmen und die Öffentliche Verwaltung. Wir verstehen uns als zuverlässiger Lieferant von praxiserprobten Lösungen und Dienstleistungen. Innova onskra ist dabei ein wich ger Treiber, um unseren Kunden auch in Zukun einen Mehrwert bieten zu können. Wir sind bereit für unsere Leistungen und Ergebnisse Verantwortung zu übernehmen und in die Zukun des BPM zu inves eren. arvato Systems arvato Systems bietet als Systemintegrator neben der Implemen erung von Standardso ware maßgeschneiderte, branchenspezifische und individuell entwickelte Lösungen. Über engagierte Mitarbeiter sind an weltweit 25 Standorten immer in der Nähe der Kunden. Im Verbund der zum Bertelsmann Konzern gehörenden arvato, einem der führenden globalen BPO-Anbieter, können wir gesamte Wertschöpfungske en gestalten. Geschä sprozesse werden in der IT abgebildet und mit den Dienstleistungen der arvato zu einem ganzheitlichen Leistungsangebot aus einer Hand zusammengeführt. Die Stärke des Unternehmens liegt in der intelligenten Kombina on aus Systemintegra on und Planung, Entwicklung, Betrieb sowie Betreuung von Systemen. Unsere Kernkompetenzen für das Business Process Management sind Dienstleistungen, Produkte und Lösungen, die Ihnen helfen, Ihre komplexen Geschä sprozesse wesentlich effizienter zu steuern. Von der Prozessberatung über die Automa on von Prozessen bis hin zur Überwachung bieten wir ein umfangreiches Know-how sowie Produkte zur Op mierung Ihrer Geschä sprozesse. Dieses einzigar ge Por olio haben wir unter BPM Xcellencer zusammengefasst. Unsere Kunden schätzen die Verbindung von intensivem Branchen-Know-how, herstellerübergreifendem technologischem Wissen, gelebter Partnerscha und echtem Unternehmergeist. Mit unserem Angebot sind wir der Wegbereiter für Ihre erfolgreichen Geschä e. 26

27 Jetzt kostenfrei testen unter Kontakt GBTEC So ware + Consul ng AG Universitätsstraße Bochum Telefon: Internet: arvato Systems An der Autobahn Gütersloh Telefon: Internet:

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