Office 2010 Die besten Tipps. Thomas Alker, Tanja Bossert, Markus Krimm. Charlotte von Braunschweig. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Februar 2011

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1 Thomas Alker, Tanja Bossert, Markus Krimm Charlotte von Braunschweig 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Februar 2011 Office 2010 Die besten Tipps 10

2 Impressum Matchcode: 10 Autoren: Thomas Alker, Tanja Bossert, Markus Krimm Charlotte von Braunschweig Redaktion: Ortrun Grill Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Februar 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

3 Zu diesem Buch Kennen Sie das? Manchmal denken Sie sich, dass das Arbeiten mit Microsoft Office 2010 wesentlich schneller gehen könnte, wissen aber nicht wie? Oder Sie haben eine bestimmte Vorstellung, wie Ihre Datei aussehen soll, und fragen sich, wie sich Ihre Vorstellung am besten umsetzen lässt? Mit diesem Buch haben Sie die Lösung in der Hand: pfiffige Tipps aus der Praxis, maßgeschneidert für die verschiedensten Fragestellungen, die bei der Arbeit mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook entstehen können. Für wen ist dieses Buch gedacht? Egal, ob Sie erst seit Kurzem mit Office 2010 arbeiten oder schon über fundierte Kenntnisse verfügen: In diesem Buch werden Sie fündig! Der Anfänger findet ebenso Antworten auf seine Fragen wie der Experte, den Tipps auch für etwas kniffligere Situationen erwarten. Wie sind die Tipps aufgebaut? Sie erhalten anschauliche Erklärungen und werden je nach Thema von praktischen Schritt-für-Schritt-Anleitungen geführt. Zahlreiche Abbildungen illustrieren, worum es geht, und erleichtern das Verständnis. Alle Tipps haben eine überschaubare Länge und kommen schnell auf den Punkt. In kürzester Zeit erfahren Sie so alles, was Sie wissen müssen. 4 Tipps pro Doppelseite Wie können Sie dieses Buch nutzen? Die Tipps sind übersichtlich nach Programmen zusammengefasst. Für jedes Programm gibt es eine Untergliederung in Themenbereiche. Wenn Sie sich für Tipps zu einem Programm oder zu einem Themenbereich interessieren, schauen Sie am besten ins Inhaltsverzeichnis. Auf der ersten Seite eines jeden Themenbereichs finden Sie jeweils eine Übersicht der Tipps. Sie suchen die Lösung für ein bestimmtes Problem? Nutzen Sie das Stichwortverzeichnis am Ende des Buchs, um direkt zum passenden Tipp zu gelangen. Dieses Buch eignet sich aber auch bestens dazu, immer mal wieder einfach darin zu stöbern. Tippübersicht am Anfang eines Themenbereichs Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg! HERDT-Verlag 3

4 Inhalt Office 2010 Übersicht über die Tipps zu Office Effizient mit Dateien arbeiten und Programme anpassen... 8 Den Backstage-Bereich verwenden... 8 Effizienz steigern und Programm anpassen Formatieren und gestalten Formatieren Grafische Gestaltungsmöglichkeiten Word 2010 Übersicht über die Tipps zu Word Text eingeben und fertige Elemente nutzen Dokumente effizient erstellen Dokumente formatieren und Dokumentanzeige optimieren Absätze schnell und einfach formatieren Dokumente gestalten und Dokumentanzeige optimieren Tabellen und Grafiken nutzen und gestalten Mit Tabellen effizient arbeiten Dokumente mit Grafiken gestalten Arbeitserleichterungen Schnell das passende Wort finden und ersetzen Profitipps zum Drucken, Senden und Lesen von Dokumenten Excel 2010 Übersicht über die Tipps zu Excel Daten einfügen und formatieren Zellen und Zellinhalte einfügen Zahlenformate zuweisen und bearbeiten In Tabellenblättern navigieren Navigieren und markieren Mit mehreren Tabellenblättern arbeiten HERDT-Verlag

5 Inhalt Tabellen formatieren Zellen und Zellinhalte formatieren Gestaltungsmöglichkeiten mit Farben und Rahmen Formeln, Funktionen und Diagramme nutzen Formeln und Funktionen effizient nutzen Diagramme erstellen und bearbeiten Tabellenanzeige anpassen und Tabellen drucken Tabellenanzeige ändern Drucken Profitipps für Excel Mit Namen arbeiten Effizientes Arbeiten PowerPoint 2010 Übersicht über die Tipps zu PowerPoint Präsentationen erstellen Präsentationen erzeugen und Folien bearbeiten Folien gestalten Textfolien gestalten Folie mit Grafiken, Videos und Musik gestalten Präsentationen drucken und vorführen Präsentation vorbereiten und Begleitmaterial drucken Bildschirmpräsentationen vorbereiten und vorführen Outlook 2010 Übersicht über die Tipps zu Outlook s professionell schreiben s effizient erstellen Rund um Adressbuch und Kalender Adressen und Kontakte optimal nutzen Nützliche Kalendertipps Noch mehr Tipps Arbeitserleichterungen HERDT-Verlag 5

6 Übersicht über die Tipps zu Office 2010 Effizient mit Dateien arbeiten und Programme anpassen Den Backstage-Bereich verwenden Tipp 1 Datei-Eigenschaften Dateien auf Kompatibilität prüfen Dateien überprüfen Ältere Dateien konvertieren Dateien in diversen Formaten speichern Mit SharePoint gemeinsam genutzte Dateien speichern Dateien im Web speichern Office Web Apps Mit Windows Live SkyDrive Dokumente erstellen OneNote mit Windows Mobile synchronisieren Dateien schützen Dateien als abgeschlossen kennzeichnen Dateien wiederherstellen AutoKorrektur anpassen In verschiedenen Formaten drucken Menüband individuell anpassen HERDT-Verlag

7 Office 2010 Effizienz steigern und Programm anpassen 17 Scanner-Einbindung Entfernte Passagen gleichzeitig anzeigen Befehl schnell wiederholen Zwei Dateien nebeneinander anzeigen Kommentare einfügen Standardarbeitsordner festlegen Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Statusleiste anpassen Formatieren und gestalten Formatieren 25 Neue Formatierungen mithilfe der Live-Vorschau ausprobieren Ein Design zuweisen Eigene Schriftarten zusammenstellen Tabellen mit Vorlagen gestalten Grafische Gestaltungsmöglichkeiten 29 Clips einfügen Nur einen Ausschnitt der Grafik verwenden Formen für Grafiken wählen Grafiken ausrichten HERDT-Verlag 7

8 Effizient mit Dateien arbeiten und Programme anpassen Den Backstage-Bereich verwenden 1 Datei-Eigenschaften Diese Neuerung in Office 2010 ermöglicht Ihnen unter anderem Einblicke in die Datei-Eigenschaften. Klicken Sie auf Datei und wählen Sie Informationen. 2 Im rechten Bildbereich werden die wichtigsten Eigenschaften der jeweiligen Datei wiedergegeben. Klicken Sie auf Alle Eigenschaften anzeigen, um weitere Informationen zu erhalten. Dateien auf Kompatibilität prüfen Sie arbeiten mit Office 2010 und möchten Ihre Dateien auf Kompatibilität zu früheren Office-Versionen prüfen, um so Darstellungsprobleme zu vermeiden? Klicken Sie auf Datei und wählen Sie Informationen. Klicken Sie Auf Probleme überprüfen und wählen Sie Kompatibilität prüfen. Um die auf Kompatibilität zu überprüfenden Office-Versionen auszuwählen, klicken Sie auf Anzuzeigende Versionen auswählen. Bestätigen Sie den Vorgang mit OK. 8 HERDT-Verlag

9 Office Dateien überprüfen Überprüfen Sie Ihre Dateien auf benutzerbezogene Informationen. Unter Umständen kann es sich um sensible Informationen handeln, die Sie nicht an andere weitergeben möchten. Klicken Sie auf Datei und wählen Sie Informationen. Betätigen Sie Auf Probleme überprüfen und anschließend Dokument prüfen. Definieren Sie nun die Prüfkriterien durch An- bzw. Abwählen. Starten Sie die Überprüfung durch Klick auf Prüfen. Wählen Sie Alle entfernen. Beenden Sie mit Schließen. 4 Ältere Dateien konvertieren Office 2010 bietet Ihnen die Möglichkeit, ältere Dateien zu bearbeiten. Dateien, die mit einer älteren Version von Word, Excel oder PowerPoint erstellt wurden, können Sie mit allen neuen Funktionen bearbeiten. Sie müssen dazu die Dateien nur in das neue Office-2010-Format umwandeln (konvertieren). Öffnen Sie die Datei im entsprechenden Office-2010-Programm. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei und wählen Sie Konvertieren. 1 Auf die Schaltfläche Datei und dann auf Informationen klicken 2 Konvertieren wählen und das folgende Fenster mit OK bestätigen HERDT-Verlag 9

10 Effizient mit Dateien arbeiten und Programme anpassen Den Backstage-Bereich verwenden 5 Dateien in diversen Formaten speichern Sie arbeiten mit Office 2010 und möchten, dass Ihre Datei auch mit älteren Programmversionen oder im OpenDocument-Format bearbeitet werden kann, oder Sie möchten im PDF-Format speichern? Betätigen Sie die Schaltfläche Datei und wählen Sie Speichern unter. Das Dialogfenster Speichern unter wird geöffnet. Dort können Sie den betreffenden Dateityp auswählen. Benennen Sie im Feld Dateiname die zu speichernde Datei. Bestätigen Sie mit Speichern. 6 Falls in der Datei Elemente (z. B. Formatierungen) enthalten sind, die in einer früheren Programmversion nicht zur Verfügung stehen, werden die entsprechenden Elemente in einem Dialogfenster aufgelistet. Betätigen Sie Weiter, um die im Dialogfenster angezeigten Elemente beim Speichern der Datei zu entfernen. Mit SharePoint gemeinsam genutzte Dateien speichern Wenn Sie Dokumente mit anderen Nutzern gleichzeitig bearbeiten möchten, bietet Office 2010 die Funktion, Dokumente in SharePoint zu speichern. Klicken Sie im Register Datei in der Kategorie Speichern und Senden auf In SharePoint speichern. Betätigen Sie die Schaltfläche Speichern unter. Wählen Sie nun den genauen Speicherort aus. Beenden Sie mit Klicken auf Speichern. Voraussetzung für die Nutzung der SharePoint-Funktionen ist die Anbindung an einen SharePoint- Server. 10 HERDT-Verlag

11 Office Dateien im Web speichern Möchten Sie Ihre erstellten Dateien mit anderen teilen oder an unterschiedlichen Orten bearbeiten? Speichern Sie Ihre Dateien im Internet. Klicken Sie auf Datei und wählen Sie Speichern und Senden. Betätigen Sie Im Web speichern. Klicken Sie auf Für Windows Live anmelden, falls Sie noch nicht im Besitz einer Windows Live ID sind. Wählen Sie Anmelden und geben Sie im nächsten Fenster Ihre Login- Daten ein. Bestätigen Sie den Vorgang mit OK. Betätigen Sie die Schaltfläche Speichern unter. Wählen Sie die zu speichernde Datei aus. Beenden Sie mit Klick auf Speichern. Bedenken Sie, dass Microsoft Windows Live und weitere Microsoft-Dienste in vielfältiger Form erfasste benutzerbezogene Daten speichern und diese möglicherweise in einem begrenzten Ausmaß an dritte Unternehmen weiterreichen. Es ist davon abzuraten, geschäftliche Inhalte auf Windows Live SkyDrive zu speichern. 8 Office Web Apps Sie möchten unterwegs auf vorher im Windows Live SkyDrive gespeicherte Dateien zugreifen? Nutzen Sie hierzu Ihr SkyDrive. Loggen Sie sich mit Ihrer Windows Live ID beispielsweise unter ein. 1 Klicken Sie auf Office. 2 Klicken Sie auf Zuletzt verwendete Dokumente bei SkyDrive.und rufen Sie den jeweiligen Ordner auf. 3 Klicken Sie auf das zu bearbeitende Dokument. HERDT-Verlag 11

12 Effizient mit Dateien arbeiten und Programme anpassen Den Backstage-Bereich verwenden 9 Mit Windows Live SkyDrive Dateien erstellen Sie möchten neue Dateien von unterwegs mit Office 2010 erstellen, verfügen aber nur über einen Internetanschluss? Nachfolgend stehen Ihnen einige der unter Office 2010 gewohnten Funktionen zur Verfügung. Loggen Sie sich mit Ihrer Windows Live ID beispielsweise unter ein. Klicken Sie auf Office. Wählen Sie unter Neues Onlinedokument erstellen den entsprechenden Dateityp. Geben Sie der Datei einen Namen und bestätigen Sie mit Speichern. 10 Verlassen Sie immer die Oberfläche von Office-Web-Apps durch einen Klick auf Abmelden. OneNote mit Windows Mobile synchronisieren Besitzen Sie ein Smartphone mit Windows Mobile 6.x oder Windows Phone 7? Synchronisieren Sie Ihre OneNote-Notizen und bleiben Sie auf dem aktuellen Stand. Starten Sie das Windows Mobile-Gerätecenter und klicken Sie auf Einstellungen des Mobilgeräts. Wählen Sie Einstellungen für Inhaltssynchronisierung ändern. Aktivieren Sie die OneNote-Synchronisierungseinstellungen und beenden Sie mit Speichern. Öffnen Sie OneNote. Klicken Sie im Register Datei in der Kategorie Informationen auf Synchronisierungsstatus anzeigen. Verändern Sie bei Bedarf die dort angegebenen Einstellungen. Klicken Sie auf Ausgewähltes Notizbuch synchronisieren und beenden Sie mit Schließen. 12 HERDT-Verlag

13 11 12 Dateien schützen Nicht jeder soll Ihre Dateien lesen können, Sie möchten die Art der Bearbeitung durch Dritte einschränken oder sogar Dateien als schreibgeschützt markieren? Klicken Sie auf Datei und wählen Sie Informationen. Klicken Sie auf Dokument/ Arbeitsmappe/Präsentation schützen. Dokumente mit einem Kennwort versehen Klicken Sie auf Mit Kennwort verschlüsseln. Geben Sie in das Feld Kennwort ein beliebiges Passwort ein. Bestätigen Sie den Vorgang mit OK und erneuter Passworteingabe. Schließen Sie den Vorgang mit OK ab. Bearbeitung von Dateien einschränken Klicken Sie auf Bearbeitung einschränken. Ändern Sie die Formatierungseinschränkungen, die Bearbeitungseinschränkungen oder fügen Sie Ausnahmen (optional) hinzu. Beenden Sie mit Ja, Schutz jetzt anwenden. Dateien als abgeschlossen kennzeichnen Sie möchten erstellte Dateien für sich selbst und Dritte als abgeschlossen kennzeichnen? Klicken Sie auf Datei und wählen Sie Informationen. Klicken Sie auf Dokument/Arbeitsmappe/Präsentation schützen. Office 2010 Klicken Sie auf Als abgeschlossen kennzeichnen und bestätigen Sie den Vorgang mit OK und Speichern und einem weiteren Klick auf OK. Klicken Sie auf Trotzdem bearbeiten, um die als abgeschlossen gekennzeichnete Datei zu bearbeiten. Soll eine Datei jetzt noch bearbeitet werden, muss der Nutzer explizit der Bearbeitung zustimmen. HERDT-Verlag 13

14 Effizient mit Dateien arbeiten und Programme anpassen Den Backstage-Bereich verwenden 13 Dateien wiederherstellen Systemabsturz oder Sie haben vergessen, Ihre Anwendung zu speichern? Kein Problem, Office bietet auch in diesem Fall eine Lösung. Klicken Sie im Register Start auf Informationen. Öffnen Sie Versionen verwalten. Klicken Sie auf Nicht gespeicherte Dokumente/ Arbeitsmappen/Präsentationen wiederherstellen. Wählen Sie die wiederherzustellende Datei aus. Klicken Sie auf Öffnen. Speichern Sie die wiederhergestellte Datei in der eingeblendeten Dokumentationsleiste mit Speichern unter. Wiederherzustellende Datei auswählen 14 AutoKorrektur anpassen Dank der AutoKorrektur werden viele Fehler automatisch korrigiert. Welche Korrekturen vorgenommen werden, können Sie selbst einstellen und z. B. Einträge für typische Tippfehler ergänzen. Klicken Sie im Register Datei auf Optionen und wechseln Sie in die Kategorie Dokumentprüfung. Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen. Bestimmen Sie, welche Tippfehler automatisch korrigiert werden sollen. Legen Sie fest, welche Zeichenfolgen durch welchen Text ersetzt werden sollen. Über Hinzufügen nehmen Sie eigene Einträge in die Liste auf, die dann in allen Office-Anwendungen zur Verfügung stehen. Zum Löschen klicken Sie in der Liste auf den Eintrag und dann auf Löschen. Beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf OK. 14 HERDT-Verlag

15 15 In verschiedenen Formaten drucken Sie möchten beidseitig drucken oder mehrere Seiten, Tabellen oder Folien auf eine Seite drucken? Office 2010 bietet eine Fülle an Funktionen, die dies ermöglichen. Klicken Sie auf Datei und wählen Sie Drucken. Office 2010 Wählen Sie Einseitiger Druck bei Powerpoint Ganzseitige Folien, um die Funktionen für Beidseitiger Druck bzw. unter PowerPoint Drucklayout und Handzettel auszuwählen. Klicken Sie auf Hochformat, um das gewünschte Druckformat auszuwählen. Diese Funktion steht nicht unter PowerPoint zur Verfügung. Klicken Sie auf 1 Seite pro Blatt, um die zu druckenden Seiten pro Blatt auswählen zu können. 16 Menüband individuell anpassen Sie brauchen einige Funktionen nicht, suchen dafür aber andere und erreichen diese nur auf komplizierte Weise? Um Office 2010 Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen, haben Sie die Möglichkeit, das Menüband nach Ihren eigenen Vorstellungen zu gestalten. Klicken Sie auf Datei und auf Optionen. Wählen Sie Menüband anpassen aus. Ändern Sie den Funktionsumfang über Hinzufügen oder Entfernen. Übernehmen Sie die Änderung mit Klick auf OK. HERDT-Verlag 15