Office 365 Der digitale Arbeitsplatz in der Cloud. Effizient im Team arbeiten und kommunizieren mit Office Markus Krimm

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1 Office 365 Der digitale Arbeitsplatz in der Cloud Markus Krimm. Ausgabe, Dezember 206 Effizient im Team arbeiten und kommunizieren mit Office 206 O365-O206 ISBN

2 Impressum Matchcode: O365-O206 Autor: Markus Krimm Produziert im HERDT-Digitaldruck. Ausgabe, Dezember 206 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT- Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.

3 Inhalt I Bevor Sie beginnen 4 Schnelleinstieg Office 365 kennenlernen 5. Was ist Office 365? 5.2 Office-Online-Apps nutzen 6.3 Elemente online eingeben und bearbeiten 7.4 Online bearbeitete Elemente offline bearbeiten 8.5 OneDrive nutzen.6 Die Arbeit mit Office-Online-Apps beenden 2.7 Übungen 2 Erste Schritte mit Office Grundlegende Techniken 4 2. Digital arbeiten und online kommunizieren Office-365-Konto verwalten Office-365-Konto mit Windows und Office verbinden OneDrive im Explorer einrichten 9 3 OneDrive im Explorer und in Office nutzen 2 3. Basiswissen OneDrive Im Web die Arbeit mit OneDrive beginnen Im Web Ordner und Dateien verwalten Elemente über OneDrive für andere freigeben Die Arbeit mit OneDrive beenden OneDrive im Explorer nutzen Office-206-Dateien im OneDrive nutzen Dateien in Office 206 freigeben Übung 3 Office OneNote Basiswissen OneNote Notizen via senden Besprechungsdetails in OneNote einfügen Inhalte exportieren Outlook-Aufgaben erstellen Eigene s an OneNote senden Inhalte anderer Apps an OneNote senden Inhalte aus dem Internet übernehmen Text aus Bildern auslesen Inhalte mit Kennwort schützen Mit OneNote im Team arbeiten Verknüpfte Notizen verwenden Übungen 52 5 Outlook Was ist Outlook? Outlook 206 an Office 365 anbinden Elemente nach OneNote verschieben Kalender freigeben Stellvertreterrechte erteilen Dauerhaften Postfachzugriff einrichten Mit öffentlichen Ordnern arbeiten Signaturen verwenden Abwesenheit eintragen Ein Skype-Online-Meeting mit Outlook planen Skype-Anrufprotokolle Übungen 66 6 Mit Word 206 im Team arbeiten Basiswissen Teamarbeit Dokumente für die Teamarbeit vorbereiten Dateien im Team bearbeiten Kommentare Änderungen verfolgen Bearbeitungseinschränkungen festlegen Kennzeichnungen drucken oder löschen Übung 77 7 Mit Excel 206 im Team arbeiten Im Team online und in Echtzeit arbeiten Arbeitsmappen für die Teamarbeit vorbereiten Arbeitsmappen überarbeiten Änderungen verfolgen Freigabe einer Arbeitsmappe aufheben/ schützen Übung 87 8 Mit Skype for Business kommunizieren Basiswissen Skype for Business Kontakte finden und verwalten Mit Skype for Business telefonieren Chatnachrichten versenden Telefon- bzw. Videokonferenz durchführen Besprechungen aufzeichnen Webinar halten Skype for Business Web App Übungen 04 Tipps und Tricks 9 Mobil arbeiten Basiswissen mobiles Arbeiten Office 365 auf weiteren Windows-0-Geräten installieren Office-365-Status überprüfen und deaktivieren Mobile Geräte nutzen Übung 5 0 Home Office 6 0. Basiswissen Home Office Sensible Daten schützen Übung 2 Stichwortverzeichnis 22 HERDT-Verlag 3

4 Bevor Sie beginnen Bevor Sie beginnen BuchPlus unser Konzept: Problemlos einsteigen Effizient lernen Zielgerichtet nachschlagen (weitere Infos unter Nutzen Sie dabei unsere maßgeschneiderten, im Internet frei verfügbaren Medien: Rufen Sie im Browser die Internetadresse auf. 2 Geben Sie den folgenden Matchcode ein: O365-O206. Wählen Sie Codes. Für einen optimalen Lernerfolg verfügen Sie über folgende Kompetenzen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur. Sie beherrschen den Umgang mit Windows und verfügen über Grundlagenwissen zu Office 206. Um die Lerninhalte des Buches praktisch nachzuvollziehen, benötigen Sie: Windows 0 Office 365 Je nach gewählter Bildschirmauflösung kann das Aussehen des Menübands und der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. 4 HERDT-Verlag

5 Office 365 kennenlernen. Office 365 kennenlernen. Was ist Office 365? Office 365 ist eine Kombination aus den Ihnen bekannten und vertrauten Office- Apps auf dem Desktop (z. B. Office 206) und den Online-Diensten (Office- Online-Apps). Die Office-Online-Apps bestehen dabei u. a. aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und OneDrive, welche kostenlos mit jedem Microsoft-Konto unabhängig vom Betriebssystem und unabhängig von einem Office-365- Abonnement online genutzt werden können. Im Gegensatz zu Office 206 auf Ihrem Desktop sind die Office-Web-Apps in ihrem Funktionsumfang stark reduziert. Das kostenpflichtige Office-365-Abonnement kann, je nach Abo-Modell, neben den Office- Online-Apps zusätzliche Dienste, wie z. B. SharePoint, oder aber auch Webspace beinhalten. Je nach gewähltem Abo-Modell werden diese Apps durch die Office-Apps auf dem Desktop Ihres Computers erweitert. Die Office-Apps auf dem Computer werden dabei für die Dauer des Abonnements automatisch aktualisiert. In Office-365-Abo-Modellen für Unternehmen können noch Skype for Business und InfoPath hinzu abonniert werden. Weitere Informationen zu den verschiedenen Office-365-Abo-Modellen erhalten Sie im Internet unter Ergänzende Lerninhalte: Microsoft-Konto anlegen.pdf HERDT-Verlag 5

6 Office 365 kennenlernen.2 Office-Online-Apps nutzen Besitzen Sie bereits ein Office-365-Abonnement, gehen Sie folgendermaßen vor, um die Office- Online-Apps zu nutzen: Office-Online-Apps anmelden Im geöffneten Browser Microsoft Edge im Adressfeld eintragen und Ü drücken 3 Hier klicken 2 Benutzername und Kennwort eintragen Office-Online-Apps starten Klicken Sie auf, um die Liste von Microsoft-Apps und -Diensten zu öffnen. Auf die Kachel einer App klicken (z. B. Word), um die App im Browser in einem neuen Tab zu öffnen 6 HERDT-Verlag

7 Office 365 kennenlernen In diesem Beispiel wird Word Online im Browser in einem neuen Tab geöffnet. Angemeldeter Benutzer Zuletzt verwendete Dokumente, die auf OneDrive gespeichert wurden 2 Beispielsweise hier klicken, um ein neues Dokument zu erstellen Ein leeres Dokument wird angezeigt. Der blinkende Cursor signalisiert, dass Word Online zur Eingabe von Text bereit ist. Cursor Das Menüband stellt Befehle zur Bearbeitung Ihrer Dokumente bereit. Die Befehle sind in verschiedene Registern verteilt. In diesem Bereich bearbeiten Sie den Text und gestalten Ihr Dokument..3 Elemente online eingeben und bearbeiten Beispieldatei: Referenzen.docx Tippen Sie den unten abgebildeten Text ein. HERDT-Verlag 7

8 Office 365 kennenlernen Hier klicken und der Datei den Namen Referenzen geben Klicken Sie danach außerhalb des Feldes, um den neuen Dateinamen zu speichern. In den Office-Online-Apps erfasste Elemente wie Dokumente oder Tabellen und deren Dateinamen müssen von Ihnen nicht gesondert gespeichert werden. Die Elemente werden automatisch mit Ihrer Cloud, dem Microsoft OneDrive, synchronisiert und dort ständig automatisch gespeichert..4 Online bearbeitete Elemente offline bearbeiten Um den vollen Funktionsumfang Ihres Office 365 nutzen zu können, können Sie mit den Office- Online-Apps online erstellte Elemente (z. B. Dokumente) offline mit Ihren Office-Apps auf dem Desktop weiterbearbeiten. Elemente offline bearbeiten Hier klicken, um von der jeweiligen Office- Web-App in die entsprechende Office-App auf dem Desktop zu wechseln Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Ja. 8 HERDT-Verlag

9 Office 365 kennenlernen Gehen Sie bei erstmaliger Verwendung folgendermaßen vor: 2 Hier den Benutzernamen eintragen und auf Weiter klicken 3 Hier das Kennwort eintragen und auf Anmelden klicken Die jeweilige Office-App wird mit dem in der Office-Online-App bearbeiteten Inhalt auf dem Desktop gestartet. Formatvorlage Überschrift zuweisen Formatvorlage Überschrift 2 zuweisen Markieren Sie die Überschrift Referenzen und weisen Sie ihr im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen die Formatvorlage Überschrift zu. Markieren Sie Maria M. aus Berlin: und weisen Sie dem Text in der Gruppe Formatvorlagen die Formatvorlage Überschrift 2 zu. Offline bearbeitete Elemente wieder in der Cloud speichern Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf, um die bearbeitete Datei erneut auf OneDrive zu speichern. oder Klicken Sie im Register Start auf Speichern. HERDT-Verlag 9

10 Office 365 kennenlernen Bearbeitung online fortsetzen Um die Bearbeitung von bereits offline bearbeiteten Elementen fortsetzen zu können, gehen Sie folgendermaßen vor: Schließen Sie die Office-App auf dem Desktop und wechseln Sie zurück in den Browser. Klicken Sie auf Weiter in Word Online bearbeiten, um die Arbeit in den Office-Online-Apps fortzusetzen. Auf Dokument bearbeiten und auf Im Browser bearbeiten klicken Online erstellte Elemente speichern Klicken Sie in der geöffneten Office-Online- App auf das Register DATEI und auf Speichern unter. Hier klicken, um wie gewohnt eine Datei zu speichern Sie möchten eine Kopie erstellen Klicken Sie auf Speichern unter und tragen Sie im Feld einen Dateinamen für die Kopie ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Kopie zu speichern. die Datei umbenennen eine Kopie herunterladen und dauerhaft offline nutzen die Datei als PDF herunterladen die Datei als ODT herunterladen Klicken Sie auf Umbenennen und tragen Sie im Feld einen neuen Dateinamen ein. Klicken Sie auf OK, um die Datei umzubenennen. Klicken Sie auf Eine Kopie herunterladen und dann auf den Link Klicken Sie hier, um Ihr Dokument herunterzuladen. Klicken Sie auf Als PDF herunterladen und dann auf den Link Klicken Sie hier, um die PDF-Datei Ihres Dokuments anzuzeigen. Klicken Sie auf Als ODT herunterladen und dann auf den Link Zum Herunterladen hier klicken. 0 HERDT-Verlag

11 Office 365 kennenlernen.5 OneDrive nutzen OneDrive online verwenden Wechseln Sie aus der geöffneten Office-Online-App zu OneDrive, um die Arbeit fortzusetzen. Auf und danach auf die Kachel OneDrive klicken Elemente im OneDrive umbenennen Klicken Sie im OneDrive das Element mit der rechten Maustaste an. Auf Umbenennen klicken 2 Dem Element den Namen Referenzen_Autohaus geben und auf Speichern klicken HERDT-Verlag

12 Office 365 kennenlernen.6 Die Arbeit mit Office-Online-Apps beenden Wechseln Sie zurück in den Browser, um die Arbeit mit den Office-Online-Apps zu beenden. Hier klicken und auf Abmelden klicken.7 Übungen Übung : Mit Excel Online Tabellen erstellen Level Zeit ca. 0 min Übungsinhalte Office-Online-Apps nutzen Mit Excel Online Tabellen erstellen Element einen Namen geben Übungsdatei -- Ergebnisdatei --. Melden Sie sich bei Office 365 an und öffnen Sie die Office-Online-App Excel Online. 2. Erstellen Sie in Excel Online die hier abgebildete Tabelle. 3. Geben Sie dem Element den Namen Umsatz-Filialen. 4. Beenden Sie die Arbeit mit der Office-Online-App Excel Online und melden Sie sich von Office 365 ab. 2 HERDT-Verlag

13 Office 365 kennenlernen Übung 2: Mit OneDrive arbeiten Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte OneDrive nutzen Dateien umbenennen Übungsdatei -- Ergebnisdatei --. Melden Sie sich bei Office 365 an und öffnen Sie das OneDrive. 2. Benennen Sie die Datei Umsatz-Filialen um in Umsatz-2-Quartal. 3. Beenden Sie die Arbeit mit OneDrive und melden Sie sich von Office 365 ab. HERDT-Verlag 3

14 2 Grundlegende Techniken 2 2. Grundlegende Techniken 2. Digital arbeiten und online kommunizieren Teamarbeit Damit Teamarbeit unter Windows 0 und Office 365 effizient gelingen kann, bedarf es mehrerer Faktoren. Moderne Teamarbeit ist dadurch gekennzeichnet, dass alle Teammitglieder gleichzeitig egal von wo auf der Welt (ständige Internetverbindung vorausgesetzt) gemeinsam an Inhalten arbeiten können. Daneben tragen weitere technische Faktoren zum Gelingen von Teamarbeit bei: Dateimanagement Kommunikation Wo werden Daten gespeichert lokal, auf einem Netzlaufwerk oder in der Cloud? Wie kommunizieren die Teammitglieder miteinander? Mit dem Telefon, via , mit Skype for Business oder mit allen Kommunikationsmitteln? Apps Welche Apps werden zur Teamarbeit verwendet: Office 206, Office 365 oder Office Web Apps? 4 HERDT-Verlag

15 Grundlegende Techniken Office-365-Konto verwalten Wechseln Sie zur Webseite und melden Sie sich mit Ihrem Office- 365-Benutzernamen und Ihrem Kennwort an. Hier klicken 2 Auf Konto anzeigen klicken Sie möchten die persönlichen Informationen überprüfen und ergänzen überprüfen, welche Produkte abonniert wurden das Kennwort ändern oder Kontakteinstellungen anpassen überprüfen, welche Berechtigungen durch Ihr Office-365-Abonnement erteilt wurden sich anzeigen lassen, auf wie vielen PCs Ihr Office- 365-Abonnement installiert ist Ihr Office-365-Konto individualisieren Klicken Sie auf Persönliche Informationen und nehmen Sie Änderungen vor. Können Sie keine Änderungen vornehmen, liegt dies an der Rechtevergabe durch Ihre IT- bzw. Personalverwaltung. Klicken Sie auf Abonnements, um sich die jeweiligen Produkte anzeigen zu lassen. Klicken Sie auf Sicherheit und Datenschutz und nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor. Klicken Sie auf App-Berechtigungen und lassen Sie sich die jeweiligen Berechtigungen anzeigen. Klicken Sie auf Installationsstatus, um sich die erkannten Installationen anzeigen zu lassen. Wenn Sie unterhalb einer Installation auf Deaktivieren und auf Ja klicken, wird die jeweilige Installation deaktiviert. Klicken Sie auf Einstellungen und nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor. HERDT-Verlag 5