DER NOTFALLKOFFER für Unternehmen und Unternehmer

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1 DER NOTFALLKOER HEISTERBORG Unternehmerberatergruppe Steuerberatung, Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung, Unternehmensberatung An de Bleeke 1, D Stadtlohn Fon + 49 (0) / IN STADTLOHN, EMSBÜREN, GRONAU-EPE UND MÜNSTER

2 NOTFALLKOER Vorwort Damit es weiter geht An diese Situation mag niemand denken: Ein Autounfall, ein Herzinfarkt oder ein anderer Schicksalsschlag können einen Menschen von einem Augenblick auf den anderen hilf- und sprachlos machen oder gar aus dem Leben reißen. Haben Sie für einen solchen Fall Vorsorge getroffen? Vielleicht denken Sie jetzt an die Weichen, die Sie für die finanzielle Weiterversorgung Ihrer Familie gestellt haben. Doch wie ist es um Ihr Unternehmen bestellt? Gerade in kleineren und mittleren Firmen kann der Ausfall in der Geschäftsführung schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Stellen Sie deshalb sicher, dass auch im Fall eines Falles im Betrieb alles weiterläuft und wichtige Informationen griffbereit sind. Dabei kann Ihnen unser Notfallkoffer eine wichtige Stütze sein. Nehmen Sie sich etwas Zeit und füllen Sie den Notfallkoffer mit allem, was notwendig ist. Nutzen Sie die Checklisten als Übersicht, machen Sie sich Notizen und kreuzen Sie an, welche Unterlagen Sie eingefügt haben bzw. unbedingt noch einfügen wollen. Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen die Aktualität. Informieren Sie Angehörige bzw. Mitarbeiter über die Existenz und den Aufbewahrungsort des Notfallkoffers. Sie können ihn z. B. bei Ihrem Steuerberater oder in einem Safe hinterlegen. Wir wollen Ihnen mit dem Notfallkoffer ein funktionsfähiges Instrument für die Ordnung Ihrer Unterlagen an die Hand geben. Dieser Notfallkoffer ersetzt natürlich nicht die Beratung zur Ausgestaltung konkreter Lösungen für Ihren Lebenssachverhalt. Bei Fragen hierzu, sowie zur Zusammenstellung Ihres persönlichen Notfallkoffers, stehen wir Ihnen aus dem Hause Heisterborg selbstverständlich jederzeit gern zur Verfügung. Es lohnt sich, den Notfallkoffer zu packen: Damit es im Ernstfall weitergeht!

3 NOTFALLKOER Inhaltsverzeichnis Gesellschafter / Unternehmer Register 1 Register 2 Register 3 Register 4 Register 5 Persönliche Daten Unternehmer und Angehörige Privatrechtliche Verfügungen und Vollmachten Vermögen und Schulden Private Vorsorge Sonstiges Gesellschaft / Unternehmen Register 6 Register 7 Register 8 Register 9 Register 10 Gesellschaftsverträge und wichtige Gesellschafterbeschlüsse Organe der Gesellschaft / Zuständigkeiten im Unternehmen Wichtige Verträge und Geschäftsbeziehungen Vermögen und Schulden Sonstiges Die Register stehen auf unserer Website unter für Sie zum Download bereit

4 NOTFALLKOER Gesellschafter / Unternehmer 1 Persönliche Daten Unternehmer und Angehörige Kopie Personalausweis Kopie Sozialversicherungsausweis bzw. SV-Nummer Kopie Stammbuch Steuernummer/Steuer-ID-Nr. Ehevertrag/Vertrag über die Lebenspartnerschaft familienrechtliche Vereinbarungen Hinweis: Sofern Sie diese Dokumente hier nicht ablegen möchten, notieren Sie bitte, wer darauf zugreifen kann.

5 NOTFALLKOER Gesellschafter / Unternehmer 2 Privatrechtliche Verfügungen und Vollmachten Testament Erbvertrag Testamentsergänzungen Pflichtteilverzichtserklärung Vollmachten (Bank-, Vorsorge-, Generalvollmacht) Patientenverfügung Betreuungsverfügung Hinweis: Sofern Sie diese Dokumente hier nicht ablegen möchten, notieren Sie bitte, wer darauf zugreifen kann.

6 NOTFALLKOER Gesellschafter / Unternehmer 3 Vermögen und Schulden aktuelle Vermögens- und Schuldenübersicht Vermögen Grundstückskaufverträge privater Immobilien Grundbuchauszüge privater Immobilien Erbbaurechtsverträge Policen bestehender Kapital-Lebensversicherungen Übersicht privater Bankkonten und Depots Sparbücher/Sparverträge/Sparbriefe Kreditkarten Schließfächer/Safes Fahrzeugbrief, Fahrzeugschein Schulden/Dauerschuldverhältnisse private Darlehensverträge und aktuelle Jahreskontoauszüge private Miet-, Pacht-, Leasingverträge sonstige Verpflichtungen (Gerichtsurteile, notarielle Urkunden) mögliche Ansprüche Dritter (z. B. Bürgschaften, Garantien)

7 NOTFALLKOER Gesellschafter / Unternehmer 4 Private Vorsorge Rentenversicherungen Lebensversicherungen Unfallversicherungen Berufsunfähigkeitsversicherungen Krankengeld- und Krankentagegeldversicherungen betriebliche Altersversorgung Krankenversicherungen Pflegeversicherungen Privathaftpflichtversicherungen Gebäudeversicherungen Kfz-Versicherungen Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig mit der Absicherung der Ruhestandsphase auseinander zu setzen und sich um eine langfristige Vermögensaufbau-Strategie zu kümmern.

8 NOTFALLKOER Gesellschafter / Unternehmer 5 Sonstiges Kontakte zum/zur Krankenkasse, Finanzamt, Steuerberater, Rechtsanwalt Passwörter bzw. Hinweise, wer über welche Passwörter verfügt bzw. wo diese einsehbar sind Schlüsselverzeichnisse Organspendeausweis Notfallkontakte sonstiges

9 NOTFALLKOER Gesellschaft / Unternehmen 6 Gesellschaftsverträge und wichtige Gesellschafterbeschlüsse aktuelle Handelsregisterauszüge und Eintragungen in das Transparenzregister Gesellschaftsvertrag und spätere Änderungen Nachweis über Zahlungen des Haftkapitals (z. B. Kopie Kontoauszug, Sachgründungsbericht) wichtige Protokolle und Beschlüsse der Gesellschafterversammlung Bestellungsurkunden von Prokuristen und Handlungsbevollmächtigten sonstige Vollmachten (Bank-, Postvollmachten) Hinweis: Ist die Geschäftsführung bereits im Gesellschaftsvertrag geregelt, ist ein gesonderter Gesellschafterbeschluss nicht notwendig. Sind die Prokuristen tatsächlich im Handelsregister eingetragen?

10 NOTFALLKOER Gesellschaft / Unternehmen 7 Organe der Gesellschaft / Zuständigkeiten im Unternehmen Organigramm Gesellschafterliste Mitgliederliste Betriebsrat Unterlagen über die jüngste Betriebsratswahl Geschäftsordnung/Geschäftsverteilungspläne Geschäftsführervertrag Prokura

11 NOTFALLKOER Gesellschaft / Unternehmen 8 Wichtige Verträge und Geschäftsbeziehungen Wichtige Verträge Arbeits- und Tarifverträge Geschäftsführerverträge Darlehensverträge Mietverträge Policen betrieblicher Versicherungen gültige Betriebsvereinbarungen Pensionsordnung/Pensionszusagen, ggfs. Policen der zugehörigen Rückdeckunsgversicherungen Wichtige Kontakte Aufstellung wichtiger Kunden und Lieferanten Aufstellung Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Unternehmensberater Mitgliedschaften bei Kammern, Verbänden und Vereinen Hinweis: Bei Verträgen mit nahen Angehörigen ist es für deren (steuerliche) Wirksamkeit erforderlich, dass diese einem Fremdvergleich standhalten. Hierzu sollten auch Belege oder weitere Nachweise zu den entsprechenden Verträgen abgelegt werden.

12 NOTFALLKOER Gesellschaft / Unternehmen 9 Vermögen und Schulden aktuelle Wertpapier-Depotauszüge des Unternehmens Übersicht und Nachweise über Beteiligungen im Betriebsvermögen Grundstückskaufverträge inkl. Grundbuchauszüge betrieblicher Immobilien Erbbaurechtsverträge Rekultivierungsverpflichtungen/sonstige Lasten (z. B. Altlasten) Übersicht über alle bestehenden langfristigen Fremdverbindlichkeiten Darlehensverträge und Tilgungspläne Urkunden über bestellte Kreditsicherheiten Miet-, Pacht- und Leasingverträge relevante Versicherungspolicen (z. B. Rückdeckungsversicherung)

13 NOTFALLKOER Gesellschaft / Unternehmen 10 Sonstiges F F Zertifizierungen (z. B. ISO, REACH, RoHS) Patente, Lizenzen, Konzessionen, Quellcodes (behördliche) Genehmigungen Übersicht der unternehmensinternen und -externen Administratoren Passwörter für Mail-Accounts, Social-Media, Geräte etc., bzw. Hinweise, wer über welche Passwörter verfügt bzw. wo diese einsehbar sind Aufstellung wichtiger Fristen und Termine (z. B. Mietoptionen, Kündigungsvereinbarungen) sonstiges Hinweis: Heisterborg kann für Sie individuell einen Fristenkalender führen, die zugehörigen Verträge digital archivieren und Sie frühzeitig bei notwendigen vertraglichen Anpassungen beraten.

14 Über uns Heisterborg Unternehmerberatergruppe Wir sind eine Berater-Kooperation, die auf die Beratung von mittelständischen und kleineren Unternehmen spezialisiert ist. Bereits seit 1951 schenken uns Kunden und Mandanten ihr Vertrauen. An unseren Standorten Stadtlohn, Emsbüren, Gronau-Epe und Münster bieten wir Ihnen umfassende Leistungen im Bereich Steuerberatung, Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung. Unterschiedliche Schwerpunkte verteilt auf fünf Unternehmen, vereint unter einem Dach - so beraten wir Sie lückenlos, und das auch bei außergewöhnlichen Anliegen. Wir begleiten Sie zum Ziel - angepasst an Ihre individuellen Ansprüche und Bedürfnisse. Unsere Steuerberater und Rechtsanwälte im Team mit 80 weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern G. Kösters C.-D. Kuglarz R. Lohmann O. Domning C. Kuglarz M. Albers E. Mensing H. Wissing J. Hartmann M. Heming C. Icking T. Slaba B. Brombach A. Sanio M. Rudert F. Startmann P. Kösters M. Wenning K. Schenkel N. Schemmick