DER NOTFALLPLAN FÜR DEN ZIMMEREIBETRIEB WAS PASSIERT, WENN DER CHEF AUSFÄLLT? GF Dipl.-Kfm. Thomas Schäfer Holzbau Baden-Württemberg

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1 DER NOTFALLPLAN FÜR DEN ZIMMEREIBETRIEB WAS PASSIERT, WENN DER CHEF AUSFÄLLT? GF Dipl.-Kfm. Thomas Schäfer Holzbau Baden-Württemberg

2 NOTFALLMANAGEMENT Es ist besser Deiche zu bauen, als darauf zu hoffen, dass die Flut allmählich Vernunft annimmt. Erich Kästner 2

3 PFLICH NICHT KÜR: NOTFALLVORSORGE IM BETRIEB Vermögen Erbrecht Finanzen Nachfolger Ehe/ Familie Unternehmens -strategie 3

4 STATISTIK Nach den Zahlen des Statistischen Bundesamtes ist jede dritte Betriebsaufbzw. -übergabe durch Krankheit, Unfall oder Tod des Unternehmers bedingt. 4

5 - ÜBERSICHT I. Vorsorge für einen Ausfall auf Zeit A) Vollmachten 1. Privat 2. Betrieblich 3. Notfallplan für den Betrieb B) Persönlicher Versicherungsschutz II. Vorsorge gegen Insolvenzfolgen und Steuerbomben III. Vorsorge gegen wirtschaftliche Folgen einer Scheidung IV. Tod des Unternehmens nach Tod des Inhabers V. Was eilt? VI. Vertrauliche Checklisten für den Todesfall oder den Fall längerer Entscheidungsunfähigkeit 5

6 I. Vorsorge für einen Ausfall auf Zeit A) Private und betriebliche Vollmachten 6

7 A.1 VOLLMACHTEN IM PRIVATBEREICH Bankvollmacht Die Hausbank hat Formulare Hierin können die Vollmachten konkretisiert werden Geht die Vollmacht über den Tod hinaus, können Hinterbliebene nach dem Tod ohne Hemmnisse (Erbschein) Vermögensangelegenheiten regeln Für Kontenauflösung Vorlage Erbschein 7

8 HANDLUNGSVOLLMACHT FÜR SONSTIGE RECHTSGESCHÄFTE Generalvollmacht Geltungsbereich zwingend eingrenzen Gültigkeit befristet, unbefristet? Widerruf, nur zu Lebzeiten oder über den Tod hinaus Empfehlenswert, wenn auch nicht zwingend: Regelung beim Notar! (Wenn Immobilien im Spiel sind zwingend nötig!) 8

9 SPEZIELLE VOLLMACHTEN Betreuungsverfügung Vermeidung der gesetzlichen Betreuerbestellung bei völliger oder teilweiser Handlungsunfähigkeit (Vormundschaftsgericht) Patientenverfügung Koma- oder unheilbare Krankheitsregelung Dringend mit dem Arzt vereinbaren Broschüre als pdf (Mustervorlage) /Broschüre, Vorsorge 9

10 PRIVATER NOTFALLORDNER Wer ist im Notfall zu verständigen? Krankenkasse, Versicherungen Hausarzt, Allergien, Medikamente Notwendige Urkunden Laufende Verpflichtungen Vermögensgegenstand 10

11 A.2 BETRIEBLICHER BEREICH Bankvollmacht Kontenvollmacht Formulare der Hausbank Generalvollmacht für betriebliche Belange Kann mit der Generalvollmach privat geklärt sein Bei GmbH (Kap. Ges.): Regelung der Nachfolge des GF verpflichtend (Fürsorgepflicht des GGF) 11

12 KRISENSTAB Durchsprache mit verantwortlichen Mitarbeitern/Ehefrau Aufgaben, Verantwortung und Weisungsbefugnis festlegen Wichtig: Kalkulation, Vertrieb Notwendige Infos laufend geben EDV-Zugang sichern (Passwörter)Notfallordner für den Betrieb 12

13 BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHER VORSORGE-CHECK 1. Aufbau eines Stellvertreters Meister, Ehefrau, Sohn, etc. - frühzeitig - Kommunikation - Delegation - Vertrauen 13

14 2. Kooperationspartner rechtzeitig suchen und aufbauen a) Leitbild des Unternehmens in Gegenwart und Zukunft: Strat. Partner, abdecken von Spitzen b) Entwickeln der Kooperation - die Nasen müssen passen! 14

15 3. Risikomanagement und Bankenrating a) Risikomanagement für kleine und mittelständische Unternehmen Früherkennung, Alarmstufen b) Risikomanagement und Rating Belohnung im Rating, Zinsen, Konditionen c) Rating und betrieblicher Eigennutz siehe Businessplan! 15

16 4. Unternehmensstrategie und Marketingkonzept dokumentieren Der Vertreter muss im Notfall auch wissen, in welche Richtung marschiert werden muss 5. Unternehmensleitfaden für Unter- nehmer und Mitarbeiter entwickeln - siehe Businessplan /Balanced Scordcard 16

17 6. Wissensmanagement aufbauen: regelmäßiger ERFA mit den Mitarbeitern; Mitarbeiterbesprechung 7. Delegieren lernen und praktizieren Beim Führungsstil das Unternehmen bin Ich -Tendenzen abbauen. 17

18 8. Qualitätsmanagement QM-Handbuch Dokumentation von Abläufen, Verantwortlichkeiten und Stellvertretungen ist im Notfall sehr hilfreich 9. Innerbetriebliches Informationssystem einrichten / Dokumentation (Balanced Scorecard/Businessplan) 18

19 NOTFALLORDNER FÜR BETRIEB Verantwortliche für Aufgaben benennen Kalk-Daten, Auftragsabwicklung Außenstände Wichtige Kunden, Ansprechpartner Finanzierungen (Konten,Banken,..) Versicherungen EDV-Passwörter Hilfe-Adressen (Verband, Steuerberater,...) 19

20 B) PERSÖNLICHER VERSICHERUNGSSCHUTZ 1. Kranken- und Rentenversicherung sowie u.a. auch Berufsständische Versorgungswerke 2. Krankentagegeldversicherung Ab 42. Tag; Staffelung 3. Unfallversicherung-MUSS (BG reicht nicht!) 4. Berufsunfähigkeitsversicherung Anerkennungszeitpunkt? (rückwirkend?) Verweisungsrecht (andere Tätigkeit) 20

21 VORSORGE FÜR DEN TODESFALL Kapitallebensversicherung Firmendirektversicherung (GmbH) Pensionszusage (rückgedeckte) Englische Verträge rentabler als dt. (ehemals) Risikolebensversicherung Geeigneter, wenn Kapitalanlagen auf dem freien Markt rentabler sind. Bezugsrechtsregelung 21

22 II. Vorsorge gegen Insolvenzfolgen und Steuerbomben A) Wertvolles (Immobilien-) Vermögen in private Hand Besitzgesellschaft; Betriebsaufspaltung; Achtung StB. einbeziehen! B) Rechtsform GmbH für den Betrieb sinnvoll (?) C) Achtung: Steuerbombe stille Reserven 22

23 III. Vorsorge gegen wirtschaftliche Folgen einer Scheidung A) Gütertrennung - sinnvoll? StB. A) Die modifizierte Zugewinngemeinschaft 23

24 IV. Tod des Unternehmens nach Tod des Inhabers 24

25 A) Letztwillige Verfügungen auf Basis eines Konzeptes zur Zukunftssicherung des Unternehmens 1. Konzipierung und Aktualisierung einer Nachfolgeplanung 25

26 a) Planung der lebzeitigen Nachfolge mit Übergabefahrplan b) Nachfolgeplanung nicht ohne Sicherungen gegen Liquiditätsabflüsse durch Ansprüche Dritter 26

27 2. Letztwillige Verfügungen a) So genanntes Berliner Testament (Einsetzten gegenseitig und unbeschränkt als Erben) b) Pflichtteilsansprüche (Hälfte des gesetzlichen Anspruchs) an Berechtigte (Ehegatte, Abkömmlinge) c) Bindungswirkungen eines gemeinschaftlichen Testaments oder Erbvertrages (nur gemeinsam oder durch Widerruf des gem. Testamentes) 27

28 d) Letztwillige Verfügung eigenhändig (handschriftlich) oder notariell und eigenhändig unterschrieben. e) Unter Umständen Firmenbeirat für den Todesfall f) Unter Umständen Anordnung einer Testamentsvollstreckung 28

29 B) Gesellschaftsvertrag nach Maß 1. Nachfolgeklausel 2. Unterbeteiligungen für weichende Erben 3. Klauseln zur Versorgungsregelung 4. (Straf-) Klauseln zur Abwehr von Pflichtteilsansprüchen (oder Verzicht) 29

30 5. Klauseln über den Güterstand 6. Beirat auf den Todesfall oder Anordnung einer Testamentsvollstreckung 7. Klauseln im Zusammenhang mit der Geschäftsfähigkeit (Kinder) 8. Klauseln über Gesellschafterdarlehen 30

31 V. Was eilt? Und was unterliegt einem kontinuierlichen Verbesserungs- Prozess? 31

32 VI. Vertrauliche Checklisten für den Todesfall oder den Fall längerer Entscheidungsunfähigkeit 32

33 Checklisten Notfallvorsorge 1. Sofortmaßnahmen 2. Persönliche Urkunden 3. Mitgliedschaften (Berufsverbände, Vereine etc.) 4. Geschäftliche Urkunden 5. Geld, Schlüssel 33

34 Checklisten Notfallvorsorge 6. Bankverbindungen, Wertpapiere u.ä. 7. Laufende Zahlungsverpflichtungen 8. Versicherungen des Betriebes 9. Versicherungen, die mit dem Tod enden 10. Todesfall 11. Wichtige Namen und Anschriften 34

35 ICH WÜNSCHE IHNEN......dass Sie in der Not nicht fallen......und falls Sie doch mal stolpern sollten, dass Sie dann mit einem guten Plan für den Notfall gerüstet sind. 35