IT works unlimited - ITWU Simple Signature Dokumentation V2.1

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1 IT works unlimited - ITWU Simple Signature Dokumentation V2.1 IT works unlimited GmbH & Co. KG Stettiner Straße 26, D Paderborn Telefon Fax mailto:info@itwu.de

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Wofür ist die Signaturverteilung? Neuerungen in Version Wie funktioniert die Signaturverteilung? Systemvoraussetzungen Installation Mehrfach-Signaturen aktivieren: Anpassung der Maildatenbank Signaturen anlegen und zuordnen Übersicht über die verschiedenen Konfigurationsdokumente Signatur anlegen Auswahl Signaturtypen Erstellen einer Rich-Text Signatur Erstellen einer Masken-Signatur Zuordnung anlegen Signaturzusätze Platzhalter QR-Codes konfigurieren Alternative Quelldatenbanken konfigurieren (*) Vorschau der Signatur eines Benutzers Benutzer zurücksetzen Einzelnen Benutzer aktualisieren Mail-In-Datenbanken konfigurieren (*) Verteilungsagent manuell starten / Logs auswerten Mehrfach-Signaturen verwenden FAQ Warum erscheint die Signatur nicht in meiner ? Warum erscheint die Signatur nicht automatisch in einer neuen ? Warum sind einige/alle Platzhalter meiner Signatur leer? Warum hat jemand aus derselben Organisation/Gruppe eine andere Signatur als ich? Der Verteilungsagent schreibt im Log, dass er die Mailfächer nicht öffnen kann Warum aktualisiert sich meine Signatur nach einer Änderung nicht? Kontakt... 30

3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - ITWU Simple Signature Anwendung... 7 Abbildung 2 - Administrationsbereich... 7 Abbildung 3 - Server des Domino Directory eintragen... 8 Abbildung 4 - Erstelle Signatur Abbildung 5 - Das Signaturdokument Abbildung 6 - Ergebnis Beispiel Rich-Text Signatur Abbildung 7 - Linien einer Tabelle ausblenden Abbildung 8 - Beispiel Maske im Designer zur Bearbeitung geöffnet Abbildung 9 - Das Zuordnungsdokument Abbildung 10 - Signaturzusatzdokument Abbildung 11 Platzhalterdokument Abbildung 12 - Felder zum Konfigurieren eines QR-Codes Abbildung 13 - Erstelle Quelldatenbank Abbildung 14 - Quelldatenbank konfigurieren Abbildung 15 - Aktion Signatur-Vorschau Abbildung 16 - Aktion Benutzer zurücksetzen Abbildung 17 - Aktion Einzelnen Benutzer aktualisieren Abbildung 18 - Erstelle Mail-In-Datenbank Abbildung 19 - Mail-In-Datenbank konfigurieren Abbildung 20 - Zugang zum Administrationsbereich Abbildung 21 - Mail-Aktionen für Mehrfach-Signatur... 27

4 1 Einführung 1.1 Wofür ist die Signaturverteilung? Ersparen Sie Ihren Mitarbeitern die Mühe, sich selbstständig um ihre -Signaturen kümmern zu müssen. Überlassen Sie es ITWU Simple Signature, ihre individuellen Kontaktdaten einzufügen, ihnen mehrere vorgefertigte Signaturen zur Auswahl bereitzustellen und topaktuelle Veranstaltungshinweise an ihre Signatur anzuhängen. ITWU Simple Signature ermöglicht Ihnen eine weitaus flexiblere Verwaltung Ihrer -Signaturen als die hauseigenen Funktionen von Notes/Domino. Die Signaturen werden bereits beim Öffnen einer neuen generiert und individuelle Daten Ihrer Mitarbeiter wie die Telefonnummer und die Position im Unternehmen werden automatisch aus dem Domino Directory eingefügt. Durch die Verknüpfung mit dem Domino Directory entfällt die Notwendigkeit, die Signaturen nach jeder Personalveränderung manuell zu aktualisieren. Sobald sich die Daten im Domino Directory ändern, werden die entsprechenden Signaturen automatisch geändert, erstellt oder gelöscht. Darüber hinaus bietet Ihnen ITWU Simple Signature die Möglichkeit, unterschiedliche Signaturen auf Personen-, Gruppen- und Organisationsebene zu erstellen. So kann z.b. jede Abteilung eine eigene E- Mail-Signatur besitzen, die trotzdem die Kontaktdaten der entsprechenden Gruppenmitglieder enthält. Darüber hinaus können über kurze Zeiträume hinweg Informationen zu aktuellen Veranstaltungen oder Produktankündigungen automatisch an die Signaturen der s angehängt werden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, mehrere Signaturen pro Person zu verwalten. So können beispielsweise Personen, die mehrere Rollen im Unternehmen einnehmen oder für verschiedene Subunternehmen tätig sind, je nach Bedarf unterschiedliche Signaturen wählen. 1.2 Neuerungen in Version 2.1 Die folgenden neuen Funktionen sind in der vorliegenden Version 2.1 hinzugekommen: Berechnung von QR-Codes in Signaturen für Adressdaten oder URLs Admin-Funktion zum aktualisieren einzelner Benutzer Zuordnungen können einzeln deaktiviert werden Unterstützung für andere Quelldatenbanken neben dem Domino Directory (*) Verteilung von statischen Standard-Signaturen in Mail-In-Datenbanken (*) (*) Die markierten Funktionen müssen separat freigeschaltet werden und sind nicht in allen Lizenzen enthalten.

5 1.3 Wie funktioniert die Signaturverteilung? Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten Die Signaturvorlagen können in einem Rich-Text-Feld definiert werden, so dass auch formatierter Text und Grafiken, wie Logos und Fotos, eingefügt werden können. Außerdem ist es möglich, Signaturvorlagen in einer separaten Maske im Domino Designer zu definieren. Die Signaturzusätze können mit weiteren individuellen Inhalten, z.b. Messe- oder Produktankündigungen gefüllt werden. Die Signaturzusätze sind zeitgesteuert und werden je nach individuellem Start- und Enddatum an die Signaturen angehängt. Signaturen können um automatisch berechnete QR-Codes ergänzt werden, so dass Mail- Empfänger die codierten Kontaktdaten oder Weblinks schnell und einfach auf ihr Smartphone übertragen können. Einfache Integration persönlicher Kontaktdaten Die Signatur eines jeden Mitarbeiters wird automatisch mit seinen Kontaktdaten aus dem Domino Directory gefüllt. ITWU Simple Signature enthält bereits eine Liste von Platzhaltern für die Personen-Daten aus dem Domino Directory. Ein Platzhalter kann einfach nur den Name eines Feldes aus dem Personendokument oder eine komplexe Formel beinhalten. Diese Platzhalter können Sie beliebig verändern und erweitern. Sobald sich Daten im Domino Directory ändern, hinzukommen oder wegfallen, werden die entsprechenden Signaturen geändert, neu erstellt oder gelöscht. Alternativ zum Domino Directory können auch Kontaktdaten aus anderen Quelldatenbanken verwendet werden. Übersichtliche Verwaltung und Verteilung der -Signaturen Die Signaturvorlagen werden automatisch in Ihre Benutzervorgaben im Notes-Client kopiert und werden somit bereits beim Öffnen an die neue angehängt. Mit Hilfe der Multisignatur-Funktion können Endbenutzer ihre Standardsignatur festlegen oder beim Erstellen einer auswählen, welche Signatur Sie benutzen möchten - je nachdem welche Abteilung, Organisation oder Firma Sie vertreten. Die Signaturen können auf Personen-, Gruppen- oder Organisationsebene standardisiert werden. Mit Hilfe der Vorschau-Funktion, des Reset-Buttons und der Funktion Einzelnen Benutzer aktualisieren können Sie einfach kontrollieren und eingreifen, wenn die Signatur eines Benutzers nicht richtig funktioniert.

6 2 Systemvoraussetzungen Sie benötigen einen Lotus Notes Domino Server ab Version Ihre Mitarbeiter benötigen das Lotus Notes Template ab Version Der Simple Signature Verteilungs-Agent benötigt Schreibrechte auf die Postfächer der Mitarbeiter und Leserecht auf das Domino Directory (names.nsf) Ihres Servers. Sollten Sie nicht das Domino Directory sondern eine alternative Datenbank als Quelle der Kontaktdaten verwenden, benötigt der Verteilungs-Agent ZUSÄTZLICH Leserecht auf diese alternative Quelldatenbank. Zur Verwendung von Mehrfach-Signaturen ist es notwendig, das Mail-Template anzupassen (siehe Kapitel 3.1). 3 Installation 1. Sie erhalten die Lösung ITWU Simple Signature von uns als Lotus Notes Datenbank (.nsf). Legen Sie die Anwendung auf Ihrem -Server in einem beliebigen Verzeichnis ab. In der Auslieferungsdatenbank sind bereits einige Konfigurationsdokumente enthalten. Sollten sie für die Installation eine neue Kopie der Datenbank machen, achten sie darauf, dabei sowohl das Design als auch die Dokumente zu kopieren. 2. Die Zugriffsliste (ACL) der Anwendung sollte die Rolle Admin beinhalten. Anwender mit dieser Rolle dürfen: neue Signaturen anlegen, die Konfiguration der Signatur-Anwendung verändern, den Signatur-Verteilungsagenten manuell starten, das Agenten-Log einsehen. Best-Practice: ACL Eintrag -Default- Anonymous Domänen-Server Administratoren Mitarbeiter, die die Anwendung konfigurieren sollen Mitarbeiter, die Signaturmasken im Lotus Notes Designer bearbeiten sollen Zugriffsrecht NoAccess NoAccess Manager und Recht Dokumente löschen Manager mit Rolle [Admin] und Recht Dokumente löschen Editor mit Rolle [Admin] und Recht Dokumente löschen Designer mit Rolle [Admin] und Recht Dokumente löschen

7 3. Öffnen Sie nun die Anwendung. Die einmalige Einrichtung des Einstellungsdokuments ist notwendig: Abbildung 1 - ITWU Simple Signature Anwendung Klicken Sie auf das Werkzeug-Icon in der Navigationsleiste im unteren Bereich (siehe Abb1.) und öffnen Sie die Einstellungen der Anwendung (siehe Abb.2): Abbildung 2 - Administrationsbereich Tragen Sie im Feld Server vom Domino Directory den entsprechenden Server für Ihr Adressbuch (names.nsf) ein (siehe Abb.3). Außerdem kann in den Einstellungen die Unterstützung für Mehrfach-Signaturen aktiviert werden. Für die Verwendung von Mehrfach-Signaturen ist außerdem die Anpassung des Mail- Templates notwendig (siehe Kapitel 3.1).

8 Abbildung 3 - Server des Domino Directory eintragen 4. Nun müssen Sie den Verteilungsagenten der ITWU Simple Signature Anwendung "UpdateSignatures" mit einer ID signieren. Dieser Agent muss lesenden Zugriff auf das Domino Directory sowie schreibenden Zugriff auf alle Maildatenbanken haben und sollte einmal täglich zu einer bestimmten Uhrzeit starten. Best-Practice: Um die in Ihrem Fall perfekte Uhrzeit für die Laufzeit des Verteilungsagenten zu ermitteln, sollten Sie zwei Faktoren in Betracht ziehen: 1. Der Agent sollte zu einer Uhrzeit laufen, an der möglichst keine Benutzer mehr aktiv sind, da andernfalls Caching-Problemen im Lotus Notes Client der Mitarbeiter dazu führen können, dass Änderungen nicht sofort aktualisiert werden. 2. Der Agent sollte nicht gleichzeitig mit anderen Server-Tasks laufen, die auf das Calendar- Profile der Maildatenbank zugreifen (z.b. Scheduler, Compact, Fixup, Out-of-Office Maintenance, Rooms and Ressources Manager). 3.1 Mehrfach-Signaturen aktivieren: Anpassung der Maildatenbank Um Mehrfach-Signaturen nutzen zu können, muss das Design der Maildatenbanken angepasst werden. Wenn Sie diese Anpassungen selber vornehmen möchten, finden Sie die dazu nötigen Design-Elemente in der Datei ISS200_MailElements_DE.nsf. Erzeugen Sie in jedem Fall vor der Änderung eine Sicherheitskopie Ihres Mail-Templates! Kopieren Sie die folgenden Designelemente in Ihr Mail-Template: Script Bibliothek ITWU_Simple_Signature Gemeinsame Aktion ITWU Choose Signature Gemeinsame Aktion ITWU SetDefaultSignature Löschen und ersetzen Sie die folgenden Designelemente Ihres Mail-Templates: Maske Message Maske Reply Maske Reply with History & Attachments Aktualisieren Sie die Gestaltung Ihrer Maildatenbanken.

9 4 Signaturen anlegen und zuordnen 4.1 Übersicht über die verschiedenen Konfigurationsdokumente Die Signaturen werden mit Hilfe der folgenden Konfigurationsdokumente verwaltet: Signaturvorlagen Signaturdokumente definieren die Vorlage einer Signatur. Hier werden der Inhalt und das Layout einer Signatur festgelegt. Dabei können Platzhalter (s.u.) verwendet werden, um Daten aus dem Personendokument des Domino Directory einzubinden. Zuordnungen Zuordnungen beinhalten die Information, welche Benutzer(-gruppen) welche Signaturen bereitgestellt bekommen sollen. In jeder Zuordnung werden entweder einzelne Personen, Gruppen oder Organisationen als Empfänger der Signaturen definiert. Diesen Empfängern werden dann eine oder mehrere Signaturen zugeordnet. Außerdem können zusätzlich Signaturzusätze zugeordnet werden (s.u.). Signaturzusätze Ein Signaturzusatz ist beispielsweise der Hinweis auf einen Messetermin, ein Sonderangebot oder ähnliches. Signaturzusätze haben immer ein Anfangs- und ein Enddatum. Innerhalb dieses Zeitraums werden die Signaturzusätze automatisch an die Signaturvorlagen angehängt. Platzhalter Mit einem Platzhalter können Personendaten aus dem Domino Directory oder anderen Quelldatenbanken (*) in die Signatur eingebunden werden. Die Platzhalter können in den Signaturvorlagen im Format <<Platzhaltername>> eingefügt werden. Zur Laufzeit des Agenten wird dann an den entsprechenden Stellen die Berechnungsformel ausgewertet, und das Ergebnis eingefügt. Quelldatenbanken (*) Standardmäßig werden die Personendaten für die Signaturen aus dem Domino Directory gelesen. Mit Hilfe von Quelldatenbank-Dokumenten können zusätzliche Datenquellen für die Personendaten konfiguriert werden. Für jede zusätzliche Quelldatenbank müssen anschließend entsprechende Platzhalter konfiguriert werden, mit deren Hilfe die Personendaten in Signaturen eingebunden werden können. Mail-In-Datenbanken (*) Hier können einzelne Mail-In-Datenbanken konfiguriert werden, an die statische Standardsignaturen verteilt werden sollen. (*) Die markierten Funktionen müssen separat freigeschaltet werden und sind nicht in allen Lizenzen enthalten.

10 4.2 Signatur anlegen Wählen Sie auf dem Startbildschirm der Anwendung den Menüpunkt Signaturen. Jetzt können Sie mit Hilfe der Aktion "Erstelle Signatur" neue Signaturdokumente erzeugen. Abbildung 4 - Erstelle Signatur Im Signaturdokument sind folgende Felder zu füllen: Feld Beschreibung Titel Bezeichnung der Signatur (wird bei Mehrfach-Signaturen für die Auswahl der Signaturen verwendet). Signatur-Typ Rich-Text => Grafische Elemente und Textformatierungen Maske => Formatierungsmöglichkeiten mittels Lotus Domino Designer Beschreibung Freitext / Beschreibung der Signatur Signatur automatisch einfügen Wenn die Option aktiviert ist, wird in den Maildatenbanken der Benutzer automatisch die Signatur beim Erstellen einer neuen eingefügt. Signatur Der Inhalt der Rich Text Signatur (nur bei Typ Rich Text ) Maskenname Der Name der zu verwendenden Maske im Domino Designer (nur bei Typ Maske ) Quelldatenbank Die Quelldatenbank, aus der die Personendaten für die Signatur ausgelesen werden sollen (nur bei Typ Maske, sonst erfolgt die Konfiguration über die Platzhalter). Siehe auch Kapitel 4.10) QR-Code Wenn diese Option aktiviert ist, wird aus den angegebenen Daten ein QR- Code berechnet und automatisch an die Signatur angefügt (siehe Kapitel 4.9).

11 Abbildung 5 - Das Signaturdokument

12 4.3 Auswahl Signaturtypen Es gibt zwei Möglichkeiten, Signaturen anzulegen: 1. Rich-Text für grafische Elemente und formatierten Text in Verbindung mit Platzhaltern (ab V8.5) 2. Rich-Text Maske im Domino Designer gestalten (Lotus Notes Entwicklerkenntnisse von Vorteil) (ab V8.5) 4.4 Erstellen einer Rich-Text Signatur Wählen Sie im Signaturdokument den Typ Rich-Text aus. Dieser Typ unterstützt grafische Elemente und Textformatierungen. Durch das Einfügen von Platzhaltern kann die Übernahme von Feldwerten z.b. Telefonnummer, Abteilung usw. aus dem Domino Directory erfolgen. Welche Platzhalter verfügbar sind, wird unten im Signaturdokument unter Verfügbare Platzhalter angezeigt. Die Platzhalter müssen im Format <<Platzhaltername>> eingegeben werden, z.b. <<OfficePhoneNumber>>. Eine Beispiel-Signatur Rich-Text-Feld Mit freundlichen Grüßen / Kind regards <<FirstName>> <<LastName>> <<CompanyName>> <<Department>> <<JobTitle>> <<OfficeStreetAddress>> <<OfficeZIP>> <<OfficeCity>> Telefon: <<OfficePhoneNumber>> Telefax: <<OfficeFAXPhoneNumber>> <<InternetAddress>>

13 Ergebnis: Abbildung 6 - Ergebnis Beispiel Rich-Text Signatur Best-Practice: Erstellen Sie eine Tabelle über das Menü Erstellen/Tabelle, um die Grafik- und Text-Elemente entsprechend anordnen zu können. Mit Hilfe der Eigenschaften der erstellten Tabelle (Rechte Maustaste auf Tabelle/Eigenschaften) können Sie dann die schwarzen Umrandungslinien verbergen (siehe Beispiel unten). Dazu müssen Sie auf dem zweiten Reiter die Dicke der Linien auf 0 ändern. Abbildung 7 - Linien einer Tabelle ausblenden Außerdem können Sie auf dem ersten Reiter die Spaltenbreite der einzelnen Spalten Ihrer Tabelle festlegen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die entsprechende Spalte und öffnen Sie dann erst die Eigenschaften der Tabelle.

14 4.5 Erstellen einer Masken-Signatur Der Signaturtyp Maske nimmt eine Domino Designer Maske als Vorlage für Signaturen. Dadurch werden alle Formatierungsmöglichkeiten unterstützt, die im Domino Designer für das Maskendesign zur Verfügung stehen. Es ist im Signaturdokument der Name einer Vorlage-Maske anzugeben. Diese Maske kann Felder enthalten, welche dieselben Namen wie die entsprechenden Felder im Personendokument im Domino Directory haben müssen. Die Anwendung übernimmt dann für jede Person die entsprechenden Feldinhalte aus dem Domino Directory. Abbildung 8 - Beispiel Maske im Designer zur Bearbeitung geöffnet Best-Practice: Siehe Kapitel 4.4 (Erstellen einer Rich-Text-Signatur).

15 4.6 Zuordnung anlegen Wählen Sie auf dem Startbildschirm der Anwendung den Menüpunkt Zuordnungen. Jetzt können Sie mit Hilfe der Aktion "Erstelle Zuordnung" neue Zuordnungsdokumente erzeugen. Es ist möglich, eine Signatur einer oder mehreren Personen, Gruppen oder Organisationen zuzuordnen. Im Zuordnungsdokument sind folgende Felder zu füllen: Feld Beschreibung Benutzertyp Auswahl: Person, Gruppe, Organisation Name - Person/en Es können eine oder mehrere Personen in das Feld eingetragen werden - Gruppe/n Es können eine oder mehrere Gruppen in das Feld eingetragen werden - Organisation Es kann eine Organisation in das Feld eingetragen werden. Hinweis: Korrektes Format angeben: */ Unterorganisation /Organisation/Land Beispiel: */ Developer/ ITworks /DE oder */ITworks/DE Signatur(en) Es können eine oder mehrere Signaturvorlagen zugeordnet werden. Benutzen Sie dazu die Schaltflächen + und -. Kategorien für Signaturzusätze (siehe Kapitel 0) sind jeweils einer Kategorie zugeordnet Signaturzusätze (z.b. Messehinweise, Sonderangebote o.ä.). In diesem Feld können eine oder mehrere dieser Kategorien ausgewählt werden. Die Zusätze werden automatisch an alle Signaturen dieser Zuordnung angehängt, sobald das Gültigkeitsdatum des Signaturzusatzes erreicht ist. Benutzen Sie zum Hinzufügen und entfernen von Kategorien die Schaltflächen + und -. Die Reihenfolge, in der die Signaturzusätze an die Haupt-Signatur angehängt werden sollen, kann über die beiden Pfeil -Schaltflächen festgelegt werden. Zuordnung inaktiv setzen Wenn diese Option aktiviert wird, wird die Zuordnung bei der Berechnung der Signaturen nicht berücksichtigt. Die Signaturen der Benutzer dieser Zuordnung bleiben dann unangetastet, sofern sie nicht auch durch weitere Zuordnungen Signaturen erhalten.

16 Abbildung 9 - Das Zuordnungsdokument Wichtiger Hinweis zum Benutzertyp (gilt nur, wenn Mehrfach-Signaturen deaktiviert sind): Signaturdokumente mit dem Benutzertyp Personen haben Vorrang vor Signaturdokumenten von Gruppen. Signaturdokumente von Gruppen haben Vorrang vor Signaturdokumenten von Organisationen. Dazu ein Beispiel: Für Max Mustermann/FirmaXYZ/DE wurde eine personenbezogene Signatur angelegt. Für die Organisation */FirmaXYZ/DE wurde eine organisationsbezogene Signatur angelegt. Ergebnis: Max Mustermann erhält die personenbezogene Signatur.

17 4.7 Signaturzusätze Signaturzusätze sind temporäre Hinweise, die zeitgesteuert an Signaturen angehängt werden. Das können beispielsweise Hinweise auf Messetermine, Sonderangebote oder ähnliches sein. Signaturzusätze haben immer ein Anfangs- und ein Enddatum. Innerhalb dieses Zeitraums werden die Zusätze automatisch an die normalen Signaturen angehängt. Wählen sie auf dem Startbildschirm der Anwendung den Menüpunkt Signaturzusätze. Jetzt können Sie mit Hilfe der Aktion "Erstelle Signaturzusatz" neue Signaturzusatzdokumente erzeugen. Im Signaturzusatzdokument sind folgende Felder zu füllen: Feld Titel Beschreibung Kategorie Startdatum Enddatum Signaturzusatz Beschreibung Bezeichnung des Signaturzusatzes Freitext / Beschreibung des Zusatzes Die Kategorie, über die der Zusatz zugeordnet werden soll. Beginn des Gültigkeitszeitraums Ende des Gültigkeitszeitraums Der Inhalt des Signaturzusatzes (Formatierungen / Bilder / Anhänge usw. sind möglich) Abbildung 10 - Signaturzusatzdokument Hinweis zur Kategorie: Die Zuordnung der Zusätze erfolgt über Kategorien. Dadurch ist es möglich, neue Signaturzusätze zu konfigurieren, ohne jedes Mal das Zuordnungsdokument anpassen zu müssen. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig Messetermine an die Signaturen anhängen möchten, erzeugen Sie für jeden Messetermin einen Signaturzusatz. Allen diesen Signaturzusätzen geben Sie die Kategorie Messehinweise. In den Zuordnungen müssen Sie dann nur einmalig die Kategorie Messehinweise hinzufügen (siehe Kapitel 4.6).

18 4.8 Platzhalter Mit einem Platzhalter können Personendaten aus dem Domino Directory oder aus anderen Quelldatenbanken (*) in die Signatur eingebunden werden. Ein Platzhalter besteht aus einem Namen und einer Berechnungsformel. Die Berechnungsformel bezieht sich immer auf das Personendokument im Domino Directory und besteht im einfachsten Fall einfach aus einem Feldnamen. Wählen Sie auf dem Startbildschirm der Anwendung den Menüpunkt Platzhalter. Jetzt können Sie mit Hilfe der Aktion "Erstelle Platzhalter " neue Platzhalterdokumente erzeugen. Feld Beschreibung Name Die Bezeichnung des Platzhalters. Dieser Name wird auch zum Einfügen des Platzhalters in einer Signatur verwendet (s.u.) Formel / Feld Berechnungsformel für den Platzhalter. Es muss entweder ein Feldname des Personendokuments angegeben werden, oder die auf Basis der Personendokuments im Domino Directory berechnet wird. Quelldatenbank (*) Wenn zusätzliche Quelldatenbanken konfiguriert sind (siehe Kapitel 4.10) kann hier die zu verwendende Quelldatenbank ausgewählt werden. Vorgabewert ist DominoDirectory. Abbildung 11 Platzhalterdokument Die Platzhalter können in den Signaturen im Format <<Platzhaltername>> eingefügt werden. Zur Laufzeit des Agenten wird dann an den entsprechenden Stellen die Berechnungsformel ausgewertet, und das Ergebnis eingefügt. (*) Die markierten Funktionen müssen separat freigeschaltet werden und sind nicht in allen Lizenzen enthalten. 4.9 QR-Codes konfigurieren Ein QR-Code besteht aus einer quadratischen Matrix aus schwarzen und weißen Punkten, die kodierte Daten binär darstellen. Mit entsprechenden Apps ( QR-Code-Scannern ) sind Smartphones in der Lage, QR-Codes zu scannen und den Inhalt des Codes zu verarbeiten. ITWU Simple Signature bietet die Möglichkeit, entweder URLs oder die Adressdaten des Benutzers im Visitenkarten-Format als QR-Code an die Signaturen anzuhängen. Um eine Signatur mit einem QR-Code zu ergänzen, aktivieren Sie im Signatur-Dokument die Option QR-Code.

19 Es sind die folgenden zusätzlichen Felder zu füllen: Feld Typ Größe Position Weitere Felder Beschreibung Wählen Sie, was für ein Inhalt kodiert werden soll. Es kann entweder eine URL/Webseite angegeben werden, die beim Scannen auf dem Smartphone geöffnet werden soll, oder die Adressdaten des Benutzers werden im Visitenkartenformat (VCard) kodiert, so dass auf dem Smartphone ein neuer Kontakt angelegt werden kann. Hier kann die Größe des QR-Codes definiert werden. Achtung: Wenn eine zu kleine Größe gewählt wird, wird der QR Code unlesbar. Die genaue Grenze hängt allerdings zum einen von der QR-Code- Scanner-Software und zum anderen von der Qualität der Kamera des jeweiligen Smartphones sowie von der kodierten Datenmenge ab. Wir empfehlen die folgenden Mindestgrößen: Typ URL: min. 100 Typ VCard: min. 150 Der QR-Code kann entweder oberhalb oder unterhalb der Signatur positioniert werden. Typ URL: Tragen Sie in das Feld Webseite die zu kodierende URL ein. Typ VCard: Tragen Sie in die Adress-Felder die passenden Platzhalter ein, mit denen die zu kodierenden Adressdaten berechnet werden sollen. Abbildung 12 - Felder zum Konfigurieren eines QR-Codes

20 4.10 Alternative Quelldatenbanken konfigurieren (*) Wenn die Adressdaten der Benutzer aus einer anderen Datenbank als dem Domino Directory gelesen werden sollen, können Sie zusätzliche Quelldatenbanken konfigurieren. Gehen Sie folgendermaßen vor: Es muss zunächst ein neues Quelldatenbank-Dokument angelegt und ausgefüllt werden. Anschließend müssen Sie für die neue Quelldatenbank Platzhalterdokumente anlegen, in denen die Felder bzw. Berechnungsformeln für die Adressdaten hinterlegt werden. (siehe Kapitel 4.8) Als Letztes müssen die Signaturdokumente angepasst werden, so dass die neuen Platzhalter benutzt werden. Für Signaturen vom Typ Rich-Text müssen dafür alle Platzhalter ausgetauscht werden. Signaturen vom Typ Maske müssen lediglich im Feld Quelldatenbank auf die neue Quelldatenbank verweisen. Abbildung 13 - Erstelle Quelldatenbank Wählen Sie auf dem Startbildschirm der Anwendung den Menüpunkt Quelldatenbank. Jetzt können Sie mit Hilfe der Aktion "Erstelle Quelldatenbank " neue Quelldatenbank-Dokumente erzeugen.

21 Abbildung 14 - Quelldatenbank konfigurieren Füllen Sie die folgenden Felder: Feld Name Datenbank Personen-Ansicht Schlüssel Beschreibung Bezeichnung der Quelldatenbank Wählen Sie über den grauen Auswahl-Button die Quelldatenbank aus. Die Felder Server und Pfad werden automatisch gefüllt. Die Quelldatenbank muss eine Ansicht enthalten, in der alle Personen- Dokumente enthalten sind, die zur Berechnung der Signaturen benötigt werden. Die erste Spalte dieser Ansicht muss sortiert sein, und entweder den kanonischen oder den hierarchischen Notes-Namen der Person enthalten. Geben Sie in diesem Feld den Namen bzw. den Alias dieser Ansicht an! Wählen Sie aus, ob die erste Spalte der Ansicht den kanonischen oder den hierarchischen Namen enthält. (*) Die Funktion Quelldatenbanken muss separat freigeschaltet werden und ist nicht in allen Lizenzen enthalten.

22 5 Vorschau der Signatur eines Benutzers Um schon vor der Berechnung der Signaturen durch den Verteilungsagenten zu prüfen, welche Signatur(en) ein bestimmter Benutzer bekommen wird, kann eine Vorschau für einen Benutzer angezeigt werden. Abbildung 15 - Aktion Signatur-Vorschau Benutzen Sie dazu die Aktion Signatur-Vorschau. Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Name eines Benutzers ausgewählt werden muss. Hinweis: Bei der Berechnung der Signaturen werden neben dem Benutzernamen immer auch Gruppen- und Organisationszugehörigkeit des Benutzers berücksichtigt. Daher ist es nicht möglich, eine allgemeine Vorschau für eine ganze Gruppe oder für eine ganze Organisation anzuzeigen. Anschließend werden alle gültigen Signaturen für den gewählten Benutzer berechnet, und in einem Dialogfenster angezeigt.

23 6 Benutzer zurücksetzen Sollte es bei einem Benutzer mal Probleme mit der Signaturverteilung geben, können Sie alle Signaturfelder in der Maildatenbank des Benutzers zurücksetzen lassen. Benutzen Sie dazu die Aktion Benutzer zurücksetzen. Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Name eines Benutzers ausgewählt werden muss. Der betreffende Benutzer hat dann zunächst keine Signatur mehr gespeichert. Es muss also anschließend der Benutzer einzeln aktualisiert werden, damit die Signaturen für den Benutzer erneut geschrieben werden (siehe Kapitel 7). Abbildung 16 - Aktion Benutzer zurücksetzen 7 Einzelnen Benutzer aktualisieren Um die Signatur eines einzelnen Benutzers bei Problemen neu zu berechnen, benutzen Sie die Funktion Einzelnen Benutzer aktualisieren. Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Name eines Benutzers ausgewählt werden muss. Abbildung 17 - Aktion Einzelnen Benutzer aktualisieren

24 8 Mail-In-Datenbanken konfigurieren (*) Um statische Standard-Signaturen an bestimmte Mail-In-Datenbanken zu verteilen, können diese einzeln konfiguriert werden. Abbildung 18 - Erstelle Mail-In-Datenbank Wählen Sie auf dem Startbildschirm der Anwendung den Menüpunkt Mail-In-Datenbanken. Jetzt können Sie mit Hilfe der Aktion "Erstelle Mail-In-DB " neue Konfigurationsdokumente erzeugen. Füllen Sie die folgenden Felder: Feld Mail-In-Datenbank / Server / Pfad Beschreibung Signatur automatisch einfügen Signatur Beschreibung Hier können Sie die Datenbank auswählen, an die die Signatur verteilt werden soll. Benutzen Sie dazu den grauen Auswahlbutton. Es können alle Datenbanken ausgewählt werden, die auf einer aktuellen Mail-Schablone basieren. Freitext / Beschreibung der Mail-In-Datenbank Wenn die Option aktiviert ist, wird in den Mail-In-Datenbank automatisch die Signatur beim Erstellen einer neuen eingefügt. Der Inhalt der Rich Text Signatur. Es können keine Platzhalter verwendet werden.

25 Abbildung 19 - Mail-In-Datenbank konfigurieren (*) Die Funktion Mail-In-Datenbanken muss separat freigeschaltet werden und ist nicht in allen Lizenzen enthalten.

26 9 Verteilungsagent manuell starten / Logs auswerten Um Logs zu öffnen oder die Verteilung der Signaturen manuell zu starten, klicken Sie zuerst unten links auf dem Startbildschirm auf das Werkzeug-Icon, um in den Administrationsbereich der Anwendung zu gelangen. Abbildung 20 - Zugang zum Administrationsbereich Es werden nun alle bisherigen Logeinträge angezeigt. Es werden bei drei verschiedenen Aktionen Logs geschrieben: Beim Signaturen-Update, beim Berechnen der Vorschau und beim Zurücksetzen eines Benutzers. Zu jedem Logeintrag werden das Ausführungsdatum, die Aktion sowie eine Übersicht über aufgetretene Fehler und Warnungen angezeigt. Mit der Schaltfläche Starte Signatur-Update wird der Verteilungsagent auf dem Server gestartet. Das Ergebnis wird nach Beendigung des Agenten als neuer Log-Eintrag sichtbar.

27 10 Mehrfach-Signaturen verwenden Wenn Ihre Maildatenbank korrekt angepasst wurde (siehe Kapitel 3.1), sehen Sie beim Schreiben einer Mail im Menü Signatur zwei neue Menüpunkte: Andere Signatur einfügen Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie die neu zu setzende Signatur auswählen können. Wenn vorher bereits eine Signatur in der Mail vorhanden war, wird diese durch die gewählte Signatur ersetzt. Standard-Signatur festlegen Mit dieser Aktion können Sie festlegen, welche Signatur beim Öffnen einer neuen Mail automatisch eingefügt werden soll. Die Einstellung wird erst beim nächsten Öffnen einer Mail wirksam. Um in der gerade geöffneten Mail die Signatur zu wechseln, benutzen Sie die Aktion Andere Signatur einfügen (s.o.). Abbildung 21 - Mail-Aktionen für Mehrfach-Signatur

28 11 FAQ 11.1 Warum erscheint die Signatur nicht in meiner ? Dies kann mehrere Gründe haben: Sie haben vergessen den Signaturagenten auszuführen. Prüfen Sie das Log für den Verteilungsagenten im Administrationsbereich. Dadurch können Probleme wie z.b. Zugriffsprobleme auf Postfächer ausgeschlossen werden. Änderungen werden in der Regel erst nach dem Neustart des Lotus Notes Clients übernommen. In dem Signaturdokument wurde eine Rich-Text-Signatur verwendet mit Grafiken und formatiertem Text, jedoch hat der betroffene Mitarbeiter nur den Lotus Notes Client und das Template in der Version 8 oder niedriger. Rich-Text wird erst ab Version 8.5 unterstützt. Überprüfen Sie die Laufzeit des Verteilungsagenten: o Der Agent sollte zu einer Uhrzeit laufen, an der möglichst keine Benutzer mehr aktiv sind, da andernfalls Caching-Problemen im Lotus Notes Client der Mitarbeiter dazu führen können, dass Änderungen nicht sofort aktualisiert werden. o Der Agent sollte nicht gleichzeitig mit anderen Server-Tasks laufen, die auf das Calendar-Profile der Maildatenbank zugreifen (z.b. Scheduler, Compact, Fixup, Outof-Office Maintenance, Rooms and Ressources Manager) Warum erscheint die Signatur nicht automatisch in einer neuen E- Mail? In einem Signaturdokument muss die Option Signatur automatisch einfügen ausgewählt sein Warum sind einige/alle Platzhalter meiner Signatur leer? Überprüfen Sie, ob die entsprechenden Daten der Person im Domino Directory Ihres Servers bzw. in der alternativen Quelldatenbank (*) vorhanden sind. Überprüfen Sie, ob der Platzhalter-Name korrekt geschrieben ist. Es wird bei der Auswertung auf Groß-/Kleinschreibung geachtet! 11.4 Warum hat jemand aus derselben Organisation/Gruppe eine andere Signatur als ich? Die Benutzertypen von Signaturdokumenten sind hierarchisch angeordnet. Signaturdokumente mit dem Benutzertyp Personen haben Vorrang vor Signaturdokumenten von Gruppen. Signaturdokumente von Gruppen haben Vorrang vor Signaturdokumente von Organisationen (siehe dazu auch Kapitel 4).

29 11.5 Der Verteilungsagent schreibt im Log, dass er die Mailfächer nicht öffnen kann. Der Signaturagent wurde nicht korrekt signiert / hat fehlende Zugriffsrechte auf Postfächer (siehe dazu Kapitel 0) Warum aktualisiert sich meine Signatur nach einer Änderung nicht? Nach der Änderung und anschließenden Aktualisierung der Signatur eines Users kann es aufgrund von Caching-Problemen dazu kommen, dass die Signatur nicht aktualisiert wird. Schließen Sie deswegen Ihr gesamtes Mailfile und öffnen es neu. Dies funktioniert am sichersten durch einen Neustart des kompletten Clients. (*) Die Funktion Quelldatenbanken muss separat freigeschaltet werden und ist nicht in allen Lizenzen enthalten.

30 12 Kontakt Postanschrift: IT works unlimited GmbH & Co. KG Stettiner Straße Paderborn Telefon: +49 (0) 5251 / Fax: +49 (0) 5251 / Webseite: Sitz der Gesellschaft: Persönliche haftende Gesellschafterin: Geschäftsführer: info@itwu.de Paderborn Amtsgericht Paderborn HRA 2387 IT works Verwaltungsgesellschaft mbh Paderborn Amtsgericht Paderborn HRB 7958 Carl Goos Stephan Schramm Steuer-Nr.: 339/5732/1640 Ust-IdNr.: DE