A. Die Teilnehmerliste im Praxistag-Portal

Transkript

1 A. Die Teilnehmerliste im Praxistag-Portal Alle Schülerinnen und Schüler, die an geförderten vor- oder nachbereitenden Projekten zum Praxistag teilnehmen und daher Leistungen nach 48 SGB III in Anspruch nehmen, müssen der Bundesagentur für Arbeit namentlich genannt werden. Das Führen einer Teilnehmerliste ist daher für alle Schulen, die Fördergelder in Anspruch nehmen, verbindlich vorgegeben. Ab dem Schuljahr 2017/18 wird die Teilnehmerliste zentral im Praxistag-Portal unter dem Reiter Teilnehmerliste geführt. Dort können Sie die Namen aller teilnehmenden Schülerinnen und Schüler einpflegen, abspeichern und über das Schuljahr hinweg aktualisieren, indem Sie Zu- und Abgänge vermerken. Zudem machen Sie in der Liste durch Auswahlhäkchen kenntlich, welche Schülerinnen und Schüler an welchen Projekten teilnehmen bzw. teilgenommen haben. Nicht zuletzt dient Ihnen die Liste als Datenbasis für personalisierte Vorbereitungsbögen und Gesprächsprotokolle für die Halbzeitgespräche, die Sie ab sofort bequem direkt aus dem Portal als PDF-Datei oder in Papierform ausdrucken können. 1. Der Weg zur Teilnehmerliste im Praxistag-Portal Bitte wählen Sie sich ins Praxistag-Portal ein. Das Portal erreichen Sie über den Link: Geben Sie Ihre Schulnummer und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Weiter. Teil A - Die Teilnehmerliste im Praxistag-Portal

2 Wählen Sie das Schuljahr 2017/18 aus und klicken Sie auf Weiter. Es öffnet sich die Startseite des Portals. Klicken Sie nun auf den Reiter Teilnehmerliste. Es öffnet sich der Bereich Teilnehmerliste. Teil A - Die Teilnehmerliste im Praxistag-Portal

3 2. Der Bereich Teilnehmerliste in der Übersicht Über diese Buttons können Sie personalisierte Vorbereitungsbögen und Gesprächsprotokolle für die Halbzeitgespräche erzeugen (PDF- oder Papierausdruck) oder bei Bedarf die Liste als Excel- Datei auf Ihrem Rechner speichern. Hier finden Sie eine Übersicht über bereits beantragte bzw.durchgeführte Projekte. Haben Sie für 2017/18 noch keine Projekte beantragt, so steht hier zunächst nichts. In diese Zeile pflegen Sie alle Angaben zu den einzelnen Schülerinnen und Schülern ein. Am Ende jeder Zeile bitte auf speichern klicken. Zeile löschen über Klick auf das rote Kreuz. Neue Zeile öffnen durch Klick auf Neue Zeile hinzufügen. Dieser Button erscheint nur während des Meldezeitraums zur Herbst- oder Frühjahrsmeldung (siehe dazu Info zur Schülermeldung). Durch Klick auf den blauen Doppelpfeil und danach auf das weiße Auswahlfeld können Sie den Spalten ein Projekt zuweisen. Durch Setzen von Häkchen innerhalb der Spalte zeigen Sie an, welche Schülerinnen und Schüler an dem Projekt teilnehmen bzw. teilgenomen haben. Teil A - Die Teilnehmerliste im Praxistag-Portal

4 3. Beispiel einer ausgefüllten Teilnehmerliste Solange die Zeile nicht gespeichert wurde, ist sie gelb unterlegt. Teil A - Die Teilnehmerliste im Praxistag-Portal

5 4. Die Bedeutung der Teilnehmerliste Durch die Pflege der Teilnehmerliste im Praxistag-Portal ab dem Schuljahr 2017/18 ändern sich die Abläufe geringfügig bei der Schülermeldung und der Budgetfreigabe, der Beantragung und Abrechnung von Projekten mit außerschulischen Partnern sowie der Umsetzung der Perspektiv- bzw. Halbzeitgespräche mit der Bundesagentur für Arbeit. Bitte lesen Sie dazu die Informationen weiter unten (Teil B, C und D). Das Einsenden einer Teilnehmerliste als Excel-Datei per an ZAPT@pl.rlp.de oder per Post an die ADD entfällt künftig komplett. Das Pädagogische Landesinstitut sowie die ADD können über das Portal Ihre Liste einsehen. Halten Sie die Teilnehmerliste daher bitte immer aktuell, indem Sie Zu- und Abgänge von teilnehmenden Schülerinnen und Schülern mit Datum vermerken und speichern (Abgänge bitte nicht löschen). Denken Sie auch daran, dass alle Schülerinnen und Schüler, die an geförderten Projekten teilnehmen, zum Projektzeitpunkt offiziell zum Praxistag durch die Eltern angemeldet sein müssen (Formular kann unter heruntergeladen werden). Der Anmeldebogen ist durch die Bundesagentur für Arbeit verbindlich vorgegeben. Die Einzelanmeldungen werden nicht an die örtliche Agentur weitergereicht. Sie verbleiben als Nachweis in der Schule. 5. Hinweis zum Datenschutz Die Übermittlung der Schülerdaten an die Bundesagentur für Arbeit ist zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben im Rahmen der von ihr geförderten berufsorientierenden Maßnahmen erforderlich. Die Daten werden nur im Rahmen der Maßnahme Praxistag genutzt. Alle mit der Nutzung befassten Stellen unterliegen der Verpflichtung, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere zum Sozialdatenschutz, einzuhalten. Jede weitere Verwendung dieser Daten zu anderen Zwecken bzw. ihre Weitergabe ist unzulässig. Die Teilnehmer-/innen bzw. deren Erziehungsberechtigte sind vor Weiterleitung an die ZAPT (Zentrale Abrechnungsstelle Praxistag) darüber zu informieren, dass die erhobenen persönlichen Daten zu rein statistischen Zwecken an die Bundesagentur für Arbeit weitergegeben werden und dass keine zusätzliche Nutzung stattfindet. Die im Rahmen des Praxistags mit Maßnahmen beauftragten Träger sind zu verpflichten, sämtliche ihnen durch ihre Mitwirkung zur Kenntnis gelangten internen Angelegenheiten, Unterlagen und Informationen sowie sonstige Betriebs- und Geschäftsangelegenheiten der Bundesagentur für Arbeit auch nach Beendigung des Projekts vertraulich zu behandeln. Teil A - Die Teilnehmerliste im Praxistag-Portal

6 B. Schülermeldung und Budgetfreigabe im Praxistag-Portal Die Schülermeldung und damit verbunden die Budgetfreigabe erfolgt ab dem Schuljahr 2017/18 komplett im Praxistag-Portal, und zwar in zwei Schritten: 1. Eingabe der Anzahl der teilnehmenden Schülerinnen und Schüler sowie (nur bei der Herbstmeldung) der Vergabe der Lehrerwochenstunden (LWS) im Bereich Schule / Schuldaten / Schüler für das Schuljahr eingeben. 2. Einpflegen der teilnehmenden Schülerinnen und Schüler und Beantragung der Budgetfreigabe im Bereich Teilnehmerliste. Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor: Loggen Sie sich wie in Teil A beschrieben ins Praxistag-Portal ein. Sie erreichen es über den Link Es öffnet sich die Startseite des Portals. Klicken Sie auf den Reiter Schule. Klicken Sie nun auf Schuldaten. Teil B - Schülermeldung und Budgetfreigabe

7 Es öffnet sich das Fenster mit Ihren Schuldaten. Aktualisieren Sie bitte zunächst die Kontaktdaten des Ansprechpartners für den Praxistag an Ihrer Schule. Klicken Sie dann ganz unten auf das graue Feld Schüler für das Schuljahr 2017/18 eingeben. Teil B - Schülermeldung und Budgetfreigabe

8 Es öffnet sich das Eingabefenster für die Schülerzahlen und (zur Herbstmeldung) für die Lehrerwochenstunden. Bitte wählen Sie Ihr Praxistag-Modell aus und geben Sie die Daten der Praxisphase (Start / Ende) sowie die Anzahl der Klassen, der Mädchen und Jungen sowie ggf. der Schwerpunktschüler und der Nicht-GTS-Schüler ein. Beispieleingabe: Teil B - Schülermeldung und Budgetfreigabe

9 Tragen Sie bitte außerdem ein, wer aus dem Kollegium wie viele Entlastungsstunden (Lehrerwochenstunden) für die Durchführung des Praxistages erhält. Berücksichtigen Sie hier ggf. auch Stunden für den Praxistag, die aus anderen Budgets kommen (z.b. Anrechnungsstunden, Ganztag, schuleigenes WPF, Poolstunden, Profilstunden etc.). In diesen Fällen kann die tatsächliche Stundenzuweisung höher sein als die vom Portal errechnete Mindeststundenzuweisung. Bitte speichern Sie Ihre Angaben. (Weitere Informationen zu den LWS finden Sie weiter unten) Teil B - Schülermeldung und Budgetfreigabe

10 Es erscheint im Anschluss der Hinweis, die Teilnehmerliste zu vervollständigen: Um die Freigabe des Budgets zu beantragen, wechseln Sie bitte in den Bereich Teilnehmerliste. Pflegen Sie dort Ihre zum Praxistag angemeldeten Schülerinnen und Schüler wie in Teil A beschrieben ein. Haben Sie alle Teilnehmenden eingegeben und gespeichert, klicken Sie auf Jetzt Budgetfreigabe beantragen. Entspricht die Anzahl der Schülerinnen und Schüler in der Liste nicht der Anzahl der im Meldefenster unter Schuldaten angegebenen Teilnehmenden, so kommt folgende Fehlermeldung: Teil B - Schülermeldung und Budgetfreigabe

11 Ist die Anzahl der Schülerinnen und Schüler in der Liste mit der im Meldefenster unter Schuldaten identisch, so erhalten Sie folgende Meldung: Sobald das Budget freigegeben wurde, können Sie Anträge zu Projekten mit außerschulischen Partnern stellen. Genaueres dazu lesen Sie bitte in Teil C. Wichtige Hinweise für Schulleitungen zur Vergabe der LWS: 1. Stundennachweise ausdrucken Nach dem Eintrag zur Vergabe Lehrerwochenstunden, den Sie im Meldefenster zur Schülermeldung gemacht haben (s.o.), vergessen Sie bitte nicht, sich die Angaben auch für Ihre Akten auszudrucken. Dazu klicken Sie unter Schuldaten ganz unten auf Stundennachweise anzeigen/drucken. Teil B - Schülermeldung und Budgetfreigabe

12 Es öffnet sich ein PDF-Dokument, in das alle im Meldefenster zur Schülermeldung gemachten Angaben automatisch übernommen wurden. Hier erscheinen die Angaben zur Vergabe der LWS in Ihrem Kollegium, die Sie im Meldefenster zur Schülermeldung gemacht haben. Klicken Sie bitte unten auf drucken und drucken Sie sich den Datenbankauszug zum Zwecke der Dokumentation aus dem Portal aus. Der Ausdruck ist in Papierform und vom Schulleiter unterzeichnet zu den Akten zu nehmen (Aufbewahrung mind. 10 Jahre). Teil B - Schülermeldung und Budgetfreigabe

13 2. Eintragungen im Gliederungsplan Die im Praxistag-Portal errechnete Mindeststundenzahl zur Durchführung des Praxistages muss außerdem im Gliederungsplan verortet werden. Dies betrifft die Eintragungen im L-Daten-Bogen in der Rubrik AEF (für den / die Praxistagkoordinator /-in) sowie in der Rubrik Unterrichtsfächer und Stunden an der berichtenden Schule (für die im Praxistag betreuenden Lehrkräfte). Demnach erfolgt der jeweilige Eintrag wie folgt: bei der Rubrik AEF (Praxistagkoordinator/in): Ziffer 53 (1 LWS) bei der Rubrik Unterrichtsfächer und Stunden an der berichtenden Schule (für die im Praxistag betreuenden Lehrkräfte): Ziffer 176 (die ausgewiesene Mindeststundenzahl zur Betreuung im Praxistag) Bei Fragen zur Berechnung der LWS oder zu den Eintragungen im Gliederungsplan wenden Sie sich bitte an: Lothar Schmidt ADD-Stabstelle Berufs- und Studienorientierung Tel.: 0651 / lothar.schmidt@add.rlp.de Teil B - Schülermeldung und Budgetfreigabe

14 C. Projektbeantragung im Praxistag-Portal Sobald Sie Ihre Schülerinnen und Schüler für das Schuljahr gemeldet sowie die Teilnehmerliste ausgefüllt, eine Budgetfreigabe beantragt und auch erhalten haben, können Sie Anträge für Projekte mit außerschulischen Partnern stellen. Bitte gehen Sie dazu wie folgt vor: Bitte loggen Sie sich ins Praxistag-Portal wie in Teil A beschrieben ein. Das Portal erreichen Sie über den Link: Es öffnet sich die Startseite des Portals. Klicken Sie nun auf den Reiter Neuen Antrag stellen. Klicken Sie dann auf Projekt mit einem zertifizierten Partner beantragen. Teil C - Projektbeantragung im Praxistag-Portal

15 Es öffnet sich eine Antragsmaske, die Sie bitte vollständig ausfüllen. Beispiel: Klicken Sie anschließend am unteren Seitenende bitte auf weiter. Teil C - Projektbeantragung im Praxistag-Portal

16 Wählen Sie dann den Träger aus, mit dem Sie bei diesem Projekt zusammenarbeiten. Es öffnet sich danach eine Übersicht über alle Angaben, die Sie gemacht haben. Ist alles korrekt, kicken Sie am unten Seitenende auf Antrag stellen / absenden. Teil C - Projektbeantragung im Praxistag-Portal

17 NEU: Es erfolgt eine automatische Weiterleitung in den Bereich Teilnehmerliste, wo Sie über ein Pop-Up-Fenster aufgefordert werden, die am Projekt teilnehmenden Schülerinnen und Schüler durch Setzen von Häkchen kenntlich zu machen. Gehen Sie dabei wie im Pop-Up-Fenster beschrieben vor. Das Einsenden einer Excel-Teilnehmerliste im Zuge der Projekbeantragung per oder der Projektabrechnung per Post entfällt komplett. Das Pädagogische Landesinstitut und die ADD können über das Portal Einsicht in Ihre Liste nehmen. Halten Sie die Teilnehmerliste daher bitte immer aktuell. Sollten Schülerinnen und Schüler nicht wie gelant an einem Projekt teilgenommen haben (z.b. aufgrund von Krankheit), so entfernen Sie bitte umgehend auch deren Häkchen in der Teilnehmerliste. Sollten Schülerinnen und Schüler teilgenommen haben, die kurz vor Projektbeginn neu dazugekommen sind, so pflegen Sie diese bitte in die Teilnehmerliste ein und setzen Sie bei ihnen in der Projektspalte ein Häkchen. Noch ein Hinweis zur Vertragsschließung und Abrechnung von Projekten: Ist ein Projektantrag freigegeben worden, finden Sie alle Unterlagen (Mitteilung über die Antragsprüfung, Vertrag, Anlage zum Vertrag) zum Herunterladen im Praxistag-Portal unter dem Reiter Anträge/ Vertragsunterlagen (hier das entsprechende Projekt anklicken). Den Vertrag bitte in dreifacher Ausfertigung vor Projektbeginn unterzeichnen. Je eine Ausfertigung (Vertragstext inkl. Anlage) behalten Träger und Schule, die dritte senden Sie nach Durchführung des Projekts zur Abrechnung sachlich und rechnerisch richtig gezeichnet mit der ausgedruckten Mitteilung über die fachliche Prüfung Ihres Antrags per Post an die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion, Zentrale Abrechnungsstelle Praxistag (ZAPT), Abt. 3 Stabsstelle Berufs- und Studienorientierung, Willy-Brandt-Platz 3, Trier Teil C - Projektbeantragung im Praxistag-Portal

18 D. Halbzeitgepräche: Vorlagen im Praxistag-Portal Bei den Halbzeitgesprächen im Paxistag sollen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die erste Hälfte ihrer Praxisphase reflektieren, positive wie auch negative Erlebnisse benennen und aufzeigen, welche Auswirkungen der Praxistag auf ihr schulisches und persönliches Verhalten sowie auf ihre Zukunftsplanung hat. Zudem soll durch das Gespräch die Motivation der Teilnehmenden gesteigert werden. Das Gespräch wird von der Berufsberatung der Bundesagentur für Arbeit geführt, die Schule unterstützt bei der Organisation und nimmt auf Schülerwunsch an den Gesprächen teil. Die Schülerinnen und Schüler erhalten mit der Einladung einen Vorbereitungsbogen, zudem wird das Gespräch mit Hilfe einer Vorlage protokolliert. Personalisierte Vorbereitungsbögen und Gesprächsprotokoll-Vorlagen können ab dem Schuljahr 2017/18 bequem aus dem Praxistag-Portal heruntergeladen oder ausgedruckt werden. Bitte gehen Sie dazu wie folgt vor: Bitte loggen Sie sich ins Praxistag-Portal wie in Teil A beschrieben ein. Das Portal erreichen Sie über den Link: Es öffnet sich die Startseite des Portals. Klicken Sie nun auf den Reiter Teilnehmerliste. Teil D - Halbzeitgespräche: Vorlagen im Praxistag-Portal

19 Es öffnet sich der Bereich Teilnehmerliste. Darin können Sie auch alle wichtigen Daten zu den Halbzeitgesprächen einpflegen (Name, Klasse, Praktikumsbetrieb, Berater/-in der Arbeitsagentur, Datum, Uhrzeit, Ort des Gespräches). Die Angaben dienen als Datenbasis für die personalisierte Ausdruckfunktion. Für den Ausdruck in Papierform oder digital als PDF-Datei klicken Sie bitte im Bereich Teilnehmerliste oben auf den gewünschten Button, z.b. Vorbereitungsbogen drucken Es öffnet sich eine neue Internet-Seite mit den personalisierten Bögen aller Schülerinnen und Schüler der Teilnehmerliste. Über Klick auf Alles DRUCKEN kann die Druckfunktion genutzt werden. Teil D - Halbzeitgespräche: Vorlagen im Praxistag-Portal

20 Sie können alle Seiten drucken oder auch über die Festlegung bestimmter Seiten im Druckbereich nur einzelne Bögen drucken (jeder Bogen umfasst zwei Seiten). Sollten Sie die Teilnehmerliste Ihrer Berufsberaterin bzw. Ihrem Berufsberater vorab zur Verfügung stellen wollen, so können Sie sie als Excel-Datei aus dem Portal herunterladen. Klicken Sie dazu im Bereich Teilnehmerliste auf Liste als Excel-Datei herunterladen. Sie können sie dann direkt in Excel öffnen oder auf Ihrem Rechner abspeichern. Teil D - Halbzeitgespräche: Vorlagen im Praxistag-Portal