Microsoft Office Word für Windows WW2007P. Autorin: Tanja Bossert. Inhaltliches Lektorat: Ricardo Hernández García. 1. Ausgabe, April 2009

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1 WW2007P Autorin: Tanja Bossert Inhaltliches Lektorat: Ricardo Hernández García 1. Ausgabe, April 2009 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Microsoft Office Word 2007 für Windows Automatisierung, Programmierung WW2007P Sollte es uns trotz intensiver Recherchen nicht gelungen sein, alle Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 I Office Word Automatisierung, Programmierung Makros aufzeichnen 1 Word programmieren Was Sie wissen sollten Möglichkeiten der Automatisierung in Word Makros aufzeichnen, ausführen und speichern Grundlegendes zur Aufzeichnung von Makros Makros aufzeichnen Makros ausführen und speichern Dokumente, die Makros enthalten, öffnen Makros löschen Praktische Tipps Beispielanwendung Schnellübersicht Übung Makros starten und signieren Möglichkeiten zum Starten von Makros Makros über Tastenkombinationen starten Makros über Symbole starten Makros automatisch starten Sicherheitseinstellungen für Makros Makros digital signieren Schnellübersicht Übung Makros mit dem Visual Basic-Editor programmieren 4 Der Visual Basic-Editor Grundlagen zum Visual Basic-Editor Mit dem Visual Basic-Editor arbeiten Der Projekt-Explorer Das Eigenschaftenfenster Das Code-Fenster Symbolleisten und Einstellungen Schnellübersicht Übung Makros bearbeiten und verwalten Aufbau von Makros Makros bearbeiten Makros im VBA-Editor erstellen, speichern und drucken Module und Makros kopieren, konvertieren und löschen Schnellübersicht Übung Grundlegende Programmelemente Hinweise zur Entwicklung von Makros Anweisungen und Module Reservierte Wörter und Bezeichner Programmcode formatieren und kommentieren Mit Variablen arbeiten Konstanten - unveränderliche Variablen Standarddatentypen Literale verwenden Werte zuweisen Typkompatibilität und Typumwandlung Operatoren Datenfelder (Arrays) Einfache Ein- und Ausgabedialoge Schnellübersicht Übung Programmieren mit dem Visual Basic-Editor Das Prinzip der VBA-Programmierung Prozeduren (Makros) im Visual Basic-Editor erstellen Mit Projekten arbeiten Eingabehilfen für Visual-Basic- Anweisungen Mit dem Objektkatalog arbeiten Mit der Visual Basic-Hilfe arbeiten Schnellübersicht Übung Kontrollstrukturen Kontrollstrukturen einsetzen Bedingungen formulieren Einseitige Auswahl Zweiseitige Auswahl Mehrstufige Auswahl Mehrseitige Auswahl (Fallauswahl) Schleifen (Wiederholungen) Die kopfgesteuerte Wiederholung Die fußgesteuerte Wiederholung Die zählergesteuerte Wiederholung Verlassen von Kontrollstrukturen Schnellübersicht Übung Prozeduren und Funktionen Grundlagen zu Prozeduren und Funktionen Einfache Prozeduren erstellen Prozeduren mit Parametern erstellen Funktionen erstellen Optionale Parameter und benannte Argumente Vordefinierte Funktionen nutzen HERDT-Verlag

3 Inhalt I 9.7 Statische Variablen in Prozeduren und Funktionen Prozeduren und Funktionen vorzeitig verlassen Prozeduren anderer Dateien verwenden Schnellübersicht Übung Objekte in VBA 10 Klassen, Objekte und Ereignisse Das Objektmodell von Visual Basic for Applications Objekte und deren Member ansprechen Eigenschaften und Methoden von Objekten Mit Objektvariablen arbeiten Ereignisorientierte Programmierung Schnellübersicht Übung Informationen ermitteln Das Range-Objekt Übung Dialogfenster Grundlagen zu Dialogfenstern Integrierte Word-Dialoge Benutzerdefinierte Dialogfenster Mit Steuerelementen arbeiten Auf Steuerelementereignisse reagieren Dialoge gestalten Übung Weitere Möglichkeiten 15 Weitere Techniken Dateien suchen Dateizugriff Arbeiten mit der Registry Übung Fehlersuche und Programmüberwachung Fehlerarten erkennen Laufzeitfehler abfangen Einzel- und Prozedurschrittmodus anwenden Haltepunkte und Lesezeichen anwenden Informationen zu Variablen und Konstanten anzeigen lassen Mit dem Überwachungsfenster arbeiten Mit dem Lokal-Fenster arbeiten Mit dem Direktfenster arbeiten Schnellübersicht Übung Mit dem Word-Objektmodell arbeiten Das Word-Objektmodell Das Application-Objekt Auflistungen Mit Dokumenten arbeiten Übung Dokumente bearbeiten Dokumente mit dem Selection-Objekt bearbeiten Im Dokument bewegen und Texte/Objekte markieren Add-Ins und Assistenten erstellen Grundlagen zu Add-Ins Mit Add-Ins arbeiten Mit Assistenten arbeiten Übung Multifunktionsleiste anpassen Grundlagen zu XML In Word-Dokumenten enthaltene XML-Dateien anzeigen Änderung der Multifunktionsleiste vorbereiten XML-Elemente der Multifunktionsleiste Multifunktionsleiste erweitern Übung Kommunikation mit Office- Anwendungen Grundlagen zur Automatisierung Automatisierung Fehleranzeige konfigurieren Anwendungsbeispiel: Automatisierte Postausgangsliste Übung Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 1 Office Word Automatisierung, Programmierung 1 Word programmieren In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit diesem Buch arbeiten können zu welchen Zwecken Makros eingesetzt werden was VBA ist und wofür VBA eingesetzt wird 1.1 Was Sie wissen sollten Aufbau und inhaltliche Konventionen des Buches Das Buch ist in verschiedene Bereiche unterteilt, um Ihnen so einen Überblick über seinen Inhalt zu geben und zudem das Festlegen der Lernschwerpunkte zu erleichtern. Am Anfang jedes Kapitels finden Sie die Lernziele und am Ende einiger Kapitel eine Schnellübersicht mit den wichtigsten Funktionen im Überblick. Die meisten Kapitel enthalten Übungen, mit deren Hilfe Sie die jeweiligen Inhalte einüben können. Typografische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. GROSSBUCHSTABEN verweisen auf Menüpunkte (z. B. auf den Menüpunkt DRUCKEN - SCHNELLDRUCK). KAPITÄLCHEN bezeichnen alle vom Programm vorgegebenen Bezeichnungen für Schaltflächen, Register, Gruppen etc. Kursivschrift Courier New Courier New kursiv kennzeichnet alle vom Anwender zugewiesenen Namen wie Dateinamen, Ordnernamen etc. sowie Hyperlinks und Pfadangaben. kennzeichnet Programmcode. kennzeichnet Zeichenfolgen, die vom Anwendungsprogramm ausgegeben oder in das Programm eingegeben werden. [ ] Bei Darstellungen der Syntax einer Programmiersprache kennzeichnen eckige Klammern optionale Angaben. Bei Darstellungen der Syntax einer Programmiersprache werden alternative Elemente durch einen senkrechten Strich voneinander getrennt. Symbole Besondere Information zur Programmbedienung Besonders praktische und einfache Möglichkeit, eine Aktion durchzuführen; Tipp, wie eine Arbeit erleichtert werden kann Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten 4 HERDT-Verlag

5 Word programmieren 1 Übungsdateien Die Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien können Sie kostenlos von der Homepage des HERDT-Verlags unter herunterladen. Tragen Sie hierzu auf der Webseite in das Eingabefeld SUCHEN den Matchcode ww2007p ein, und klicken Sie auf der anschließend angezeigten Ergebnisseite auf den Hyperlink Übungsdateien öffnen. Hinweise zur Installation der Software In den Funktionsbeschreibungen des Buches wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Office Word 2007 unter dem Betriebssystem Windows Vista Ultimate und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. Abhängig von der Bildschirmauflösung bzw. der Hardware Ihres Computers kann das Aussehen der Symbole und Schaltflächen in Word 2007 und die Fensterdarstellung unter Windows Vista gegebenenfalls von den Abbildungen in der Unterlage abweichen. Empfohlene Vorkenntnisse Um sich problemlos die Grundlagen der Makroerstellung und Programmierung mit Word aneignen zu können, sollten Sie bereits über folgende Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen: Texte gestalten und formatieren Mit Formatvorlagen und Dokumentvorlagen arbeiten Tabellen erstellen und formatieren Felder und Formulare erstellen AutoTexte erzeugen 1.2 Möglichkeiten der Automatisierung in Word 2007 Welche Arbeiten können automatisiert werden? Häufig fallen bei der Arbeit mit Word sich wiederholende Aufgaben an, für die es keine vorgefertigten Funktionen gibt oder für deren Durchführung mehrere Schritte notwenig sind, z. B. das Einfügen einer Tabelle mit bestimmten Formatierungsmerkmalen. In diesem Fall können Sie Makros einsetzen, um Ihre Arbeit schneller und einfacher zu erledigen. Makros aufzeichnen Die einfachste Art, ein Makro zu erstellen, ist das automatisierte Aufzeichnen. Um ein Makro aufzuzeichnen, benötigen Sie keine Programmierkenntnisse. Während des Aufzeichnungsprozesses führen Sie in Word alle benötigten Arbeitsschritte, die das Makro später automatisch durchführen soll, einmal manuell aus. Nach dem Aufzeichnen können Sie das Makro z. B. über eine Tastenkombination starten. Bei der Aufzeichnung von Makros wird automatisch sogenannter VBA-Code generiert. Jeder Arbeitsschritt, den Sie während der Aufzeichnung des Makros ausführen (z. B. einen Bereich markieren, eine Formatierung ändern oder etwas in die Zwischenablage kopieren), wird als VBA-Code in das Makro eingefügt. Makros mit Visual Basic for Application (VBA) bearbeiten Das entstandene Makro können Sie nachträglich durch das Editieren des VBA-Codes ändern. Wenn Sie eine größere Anzahl von Arbeitsschritten für ein Makro aufgezeichnet haben und danach das Makro anpassen möchten, geht es häufig schneller, den VBA-Code zu ändern, als das Makro neu aufzuzeichnen. Bestimmte Anweisungen können nicht automatisch aufgezeichnet werden, sondern müssen in VBA programmiert werden. Das Ändern oder Erstellen von VBA-Code erfordert Programmierkenntnisse. HERDT-Verlag 5

6 1 Office Word Automatisierung, Programmierung Was ist VBA? Visual Basic for Application (VBA) wird zur Anpassung der Standardsoftware, z. B. Word oder Excel, an spezielle Aufgaben verwendet. Für die Erstellung und Bearbeitung von VBA-Code wird eine komplette integrierte Entwicklungsumgebung (IDE - Integrated Development Environment), der Visual Basic-Editor, mitgeliefert. Mit dem Visual Basic-Editor können Sie Makros entwickeln, testen und verwalten. VBA ist in allen Microsoft Office-Anwendungen integriert. Eine Kommunikation und ein Datenaustausch zwischen den Office-Anwendungen über VBA-Programme ist daher auf komfortable Weise möglich. Verfügen Sie über Kenntnisse in der Programmiersprache Visual Basic 2008 (VB) oder deren Vorgängerversionen, können Sie diese in VBA nutzen. Visual Basic 2008 und Visual Basic for Application gehören zur gleichen Technologiefamilie. Der Unterschied zwischen beiden besteht darin, dass VB eine Programmiersprache zur Entwicklung eigenständiger Windows-Anwendungen ist und VBA der Automatisierung und Anpassung der Anwendungsprogramme dient, in die es eingebettet ist. VBA-Programme sind keine eigenständigen Programme, sondern nur innerhalb ihrer Anwendungsprogramme lauffähig. Makros mit VBA erstellen Werden Makros aufgezeichnet, wird nur ein kleiner Teil des Leistungsumfangs von VBA genutzt. Sie können aufgezeichnete Makros im Visual Basic-Editor um Anweisungen erweitern, die durch das Aufzeichnen nicht generiert werden können, z. B. das Einfügen von Schleifenkonstrukten, um Anweisungen wiederholt auszuführen. Es ist auch möglich, Makros im Visual Basic-Editor komplett manuell zu erstellen. Mit VBA können Sie auch eigene Dialogfenster und Benutzeroberflächen erstellen. Dadurch ist es beispielsweise möglich, die Dateneingabe über ein Dialogfenster durchzuführen und Dokumente automatisch auf Basis der eingegebenen Daten zu erzeugen. 6 HERDT-Verlag

7 Word programmieren 1 HERDT-Verlag 7

8 2 Office Word Automatisierung, Programmierung 2 Makros aufzeichnen, ausführen und speichern In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Makros aufzeichnen und ausführen welcher Unterschied zwischen absoluter und relativer Aufzeichnung besteht wie Sie Makros speichern Voraussetzungen Grundlagen der Textverarbeitung 2.1 Grundlegendes zur Aufzeichnung von Makros Bei der Erstellung eines Makros werden die einzelnen Arbeitsschritte, die Sie ausführen, wie z. B. das Formatieren von Wörtern, hintereinander aufgezeichnet. Dabei werden für jeden Schritt Anweisungen der Makrosprache VBA generiert. Das Makro wird unter dem festgelegten Namen mit dem ausgewählten Dokument oder der ausgewählten Dokumentvorlage gespeichert. Dieses Makro können Sie anschließend beliebig oft ausführen. Welche Arbeitsschritte sollen aufgezeichnet werden? Damit das Makro die Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge durchführt und keine unerwünschten Arbeitsschritte enthält oder damit keine Arbeitsschritte fehlen, sollten Sie die Abfolge stichpunktartig notieren, bevor Sie mit der Aufzeichnung beginnen. Bedenken Sie bei der Auswahl der Arbeitsschritte, dass diese genau so aufgezeichnet werden, wie Sie sie durchführen. Kennen Sie die Arbeitsschritte nicht genau, testen Sie sie vorher ohne Aufzeichnung. Besonderheiten bei der Aufzeichnung von Makros Wenn Sie während der Aufzeichnung einen Fehler machen und diesen wieder korrigieren, werden die Aktionen für diese Korrekturen ebenfalls aufgezeichnet. Sie verlängern und verlangsamen damit den späteren Makroablauf. In diesem Fall ist es besser, die Aufzeichnung zu stoppen, den Ausgangszustand (Zustand vor Beginn der Aufzeichnung) wiederherzustellen und die Aufzeichnung von vorne zu beginnen. Das fehlerhafte Makro kann gelöscht oder überschrieben werden. Während der Makroaufzeichnung können Sie die Maus zur Auswahl von Menüpunkten und Symbolen sowie für Einstellungen innerhalb von Dialogfenstern verwenden. Innerhalb des Dokumentfensters kann jedoch nicht mit der Maus gearbeitet werden. Möchten Sie den Cursor innerhalb des Dokuments bewegen oder Textbereiche markieren, verwenden Sie dazu die Tastatur. 8 HERDT-Verlag

9 Makros aufzeichnen, ausführen und speichern Makros aufzeichnen Makroaufzeichnung starten Öffnen Sie das Dokument, für das Sie das Makro erstellen möchten, und markieren Sie gegebenenfalls den zu bearbeitenden Bereich. Klicken Sie im Register ANSICHT in der Gruppe MAKROS auf den Pfeil des Symbols MAKROS, und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag MAKRO AUFZEICHNEN. oder Klicken Sie in der Statusleiste links auf das Symbol. Wird das Symbol in der Statusleiste nicht angezeigt, können Sie das Symbol über das Kontextmenü der Statusleiste hinzufügen. Geben Sie im Dialogfenster MAKRO AUFZEICHNEN einen Namen für das Makro ein. Das Makro wird standardmäßig in der Dokumentvorlage Normal.dotm gespeichert. Wählen Sie gegebenenfalls einen anderen Speicherort. Geben Sie im Feld eine Beschreibung ein, die beispielsweise den Ablauf und Verwendungszweck des Makros erläutert. Betätigen Sie die Schaltfläche OK, um die Makroaufzeichnung zu starten. Makronamen festlegen Beachten Sie bei der Vergabe von Namen für Makros die folgenden Regeln: Makroeigenschaften definieren Der Makroname muss mit einem Buchstaben beginnen. Erlaubt sind Buchstaben und Ziffern sowie der Unterstrich. Leerzeichen und sonstige Sonderzeichen sind nicht erlaubt. Achten Sie darauf, dass Sie Namen verwenden, die noch nicht vergeben sind. Wenn Sie einen Namen festlegen, der schon für ein integriertes Makro verwendet wird, wird dieses durch das neue Makro ersetzt. Die hier aufgeführten Regeln sind vorgeschrieben. Um am Namen des Makros erkennen zu können, zu welchem Zweck es erstellt wurde, ist es empfehlenswert, selbsterklärende und verständliche Makronamen, beispielsweise FormatiereHintergrundGelb, zu verwenden. Arbeitsschritte aufzeichnen Nachdem Sie die Makroaufzeichnung gestartet haben, befindet sich Word im Aufzeichnungsmodus. Das erkennen Sie daran, dass das Symbol in der Statusleiste erscheint, der Mauszeiger im Dokumentfenster als Aufnahmesymbol ( ) erscheint. Führen Sie jetzt die Arbeitsschritte nacheinander durch, die das Makro später automatisch in dieser Reihenfolge ausführen soll. Für das Makro FormatiereHintergrundGelb klicken Sie im Register START in der Gruppe ABSATZ auf das Symbol. HERDT-Verlag 9

10 2 Office Word Automatisierung, Programmierung Alle Aktionen, die Sie während der Aufzeichnung durchführen, werden im Makro gespeichert. Einige wenige Aktionen zeichnet die Aufnahmefunktion nicht auf, beispielsweise die Eingabe eines Namens für ein Symbol in der Multifunktionsleiste. Tippfehler können Sie wie gewohnt korrigieren. Wenn Sie während der Makroaufzeichnung beim Eingeben von Text einzelne Zeichen mit der KORREKTUR -Taste löschen, werden weder die gelöschten Zeichen noch der Löschvorgang aufgezeichnet. Betätigen Sie aber die RETURN -Taste und löschen Sie dieses Absatzende-Kennzeichen anschließend mit der KORREKTUR -Taste, bleiben beide Vorgänge in der Aufzeichnung enthalten. Bewegen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle im Text und löschen Sie dann über die ENTF - oder die KORREKTUR -Taste, wird der Löschvorgang aufgezeichnet. Makroaufzeichnung unterbrechen Bei der Aufzeichnung von Makros kann es vorkommen, dass Sie Arbeitsschritte durchführen möchten, die Sie nicht aufzeichnen wollen. Sie können hierfür die Makroaufzeichnung unterbrechen. Klicken Sie im Register ANSICHT in der Gruppe MAKROS auf den Pfeil des Symbols MAKROS, und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag AUFZEICHNUNG ANHALTEN. Um die Aufzeichnung fortzusetzen, klicken Sie erneut in der Liste auf den Eintrag AUFZEICHNUNG FORTSETZEN. Makroaufzeichnung beenden Klicken Sie nach der letzten Aktion auf das Symbol. oder Klicken Sie im Register ANSICHT in der Gruppe MAKROS auf den Pfeil des Symbols MAKROS, und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag AUFZEICHNUNG BEENDEN. Makros bleiben nur erhalten, wenn Sie das entsprechende Dokument speichern. 2.3 Makros ausführen und speichern Makros vor dem Speichern ausführen Haben Sie das Makro neu erstellt und wollen Sie es sofort testen, können Sie es ohne weitere Vorbereitungen starten. Beachten Sie dabei, dass alle notwendigen Voraussetzungen zur Ausführung des Makros hergestellt sein müssen, beispielsweise die Markierung eines Textbereichs. Klicken Sie im Register ANSICHT in der Gruppe MAKROS auf den oberen Bereich des Symbols MAKROS. Alternative: ALT F8 oder Klicken Sie im Register ANSICHT in der Gruppe MAKROS auf den Pfeil des Symbols MAKROS, und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag MAKROS ANZEIGEN. Wählen Sie im Listenfeld MAKRONAME das gewünschte Makro. Schränken Sie dabei gegebenenfalls die Auswahl über das Listenfeld MAKROS IN ein, indem Sie eine andere Vorlage wählen. Betätigen Sie die Schaltfläche AUSFÜHREN. Auszuführendes Makro wählen oder Klicken Sie im Listenfeld MAKRONAME doppelt auf den Makronamen. 10 HERDT-Verlag

11 Makros aufzeichnen, ausführen und speichern 2 Die Arbeitsschritte, die durch die Ausführung eines Makros durchgeführt wurden, können mit dem Symbol nicht wieder rückgängig gemacht werden. Makros standardmäßig speichern Makros werden immer innerhalb eines Dokuments verwaltet. Sie können Makros nur ausführen, wenn das entsprechende Dokument geöffnet ist. Standardmäßig werden Makros zusammen mit dem aktuellen Dokument gespeichert. Dokument mit Makros speichern Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol. Das Dialogfenster SPEICHERN UNTER wird geöffnet. Ändern Sie bei Bedarf den Speicherort. Dateityp wählen Geben Sie im Listenfeld DATEINAME den gewünschten Dateinamen ein. Wählen Sie über das Listenfeld DATEITYP das Dateiformat WORD DOKUMENT MIT MAKROS. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. In Word 2007 müssen Makros in Dokumenten im Dateiformat WORD-DOKUMENT MIT MAKROS gespeichert werden. Als Dateinamenerweiterung wird.docm verwendet. Besonderheiten beim Speichern von Dokumenten mit Makros Wenn Sie versuchen, ein Dokument mit Makros mit dem Dateityp WORD-DOKUMENT zu speichern, erhalten Sie folgende Information: Hinweis beim Speichern eines Dokuments mit Makros im falschen Dateiformat Bestätigen Sie die Information mit JA, falls Sie das Dokument ohne Makros speichern möchten. Die aufgezeichneten Makros gehen dadurch verloren. Bestätigen Sie die Information mit NEIN, um das Dialogfenster SPEICHERN UNTER zu öffnen. Mustervorlagen mit Makros müssen mit dem Dateityp WORD-VORLAGE MIT MAKROS und der Dateinamenerweiterung.dotm gespeichert werden. Dokument mit Makros als Mustervorlage speichern Makros werden standardmäßig in der Dokumentvorlage Normal.dotm gespeichert. Diese Vorlage wird automatisch mit Word geladen, d. h., alle darin enthaltenen Makros können von jedem Dokument aus aufgerufen werden, unabhängig davon, mit welcher Vorlage das aktive Dokument verbunden ist. HERDT-Verlag 11

12 2 Office Word Automatisierung, Programmierung Makros, die für spezielle Arbeiten notwendig sind, beispielsweise zum Erstellen und Bearbeiten von Kundenbriefen, sollten Sie in einer eigenen Dokumentvorlage speichern. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Sie können Ihre Makros in einer selbst erstellten Dokumentvorlage speichern. Dann stehen allen Dokumenten, die auf dieser Vorlage basieren, die betreffenden Makros zur Verfügung. Ist ein Dokument geöffnet, das auf Ihrer eigenen Dokumentvorlage basiert, lassen sich die Makros in der zugrunde liegenden Vorlage speichern. Achten Sie darauf, dass die betreffende Vorlage die Dateinamenerweiterung.dotm hat. Öffnen Sie die Vorlage, in der Sie das Makro speichern möchten, oder ein Dokument, das auf der Vorlage basiert. Wählen Sie im Listenfeld MAKRO SPEICHERN IN des Dialogfensters MAKRO AUFZEICHNEN den Eintrag DOKUMENTE BASIEREND AUF aus (im Beispiel die Vorlage Kundenbrief.dotm). Fügen Sie eventuell eine Beschreibung des Makros im Feld BESCHREIBUNG hinzu. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK, und zeichnen Sie das Makro auf. Der zuletzt gewählte Eintrag im Listenfeld MAKRO SPEICHERN IN bleibt für die nächste Makroaufzeichnung erhalten. 2.4 Dokumente, die Makros enthalten, öffnen Sicherheitswarnungen deaktivieren Makros können Viren enthalten. Deshalb wird die Ausführung von Makros aus nicht vertrauenswürdigen Quellen (vgl. Abschnitt 3.5) in Word standardmäßig unterdrückt. Sobald Sie ein Dokument mit gespeicherten Makros öffnen, erhalten Sie eine Sicherheitswarnung. Öffnen Sie ein Dokument mit gespeicherten Makros, z. B. Kundenbrief.dotm. Über der Bearbeitungsleiste wird die Dokumentationsleiste mit einer entsprechenden Sicherheitswarnung eingeblendet: Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN. Das Dialogfenster MICROSOFT OFFICE-SICHERHEITSOPTIONEN wird geöffnet. 12 HERDT-Verlag

13 Makros aufzeichnen, ausführen und speichern 2 Sie haben drei Möglichkeiten: Vertrauen Sie der Herkunft des Makros nicht, können Sie das Dokument öffnen, ohne die Makros zu aktivieren. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert. Sie können den Inhalt dieses Dokuments aktivieren und danach die entsprechenden Makros ausführen, solange dieses Dokument geöffnet ist. Möchten Sie die Makros des Dokuments immer ohne Sicherheitsabfrage ausführen, können Sie den Speicherort des Dokuments den vertrauenswürdigen Speicherorten in Word hinzufügen. Gespeicherten Makros einmalig vertrauen Aktivieren Sie das Optionsfeld DIESEN INHALT AKTIVIEREN, um die Makros zu aktivieren. Bestätigen Sie mit OK. Sicherheitsoptionen beim Ausführen von Makros Beim nächsten Öffnen des Dokuments erhalten Sie die Sicherheitswarnung erneut. Gespeicherten Makros immer vertrauen Klicken Sie im Dialogfenster MICROSOFT OFFICE-SICHERHEITSOPTIONEN unten links auf den Link Vertrauensstellungscenter öffnen. Wählen Sie die Kategorie VERTRAUENSWÜRDIGE SPEICHERORTE. Betätigen Sie die Schaltfläche NEUEN SPEICHERORT HINZUFÜGEN. Das Dialogfenster VERTRAUENSWÜRDIGER MICROSOFT OFFICE-SPEICHERORT wird geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche DURCH- SUCHEN, und wählen Sie den Speicherort des Dokuments mit den gespeicherten Makros aus. Aktivieren Sie das Kontrollfeld, um auch die Unterordner zu vertrauenswürdigen Speicherorten zu erklären. Bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit OK. Vertrauenswürdige Speicherorte festlegen Schließen Sie das Dokument, und öffnen Sie es erneut. Jetzt erhalten Sie keine Sicherheitswarnung mehr und können mit den gespeicherten Makros arbeiten. HERDT-Verlag 13

14 2 Office Word Automatisierung, Programmierung 2.5 Makros löschen Makros aus Dokumenten löschen Klicken Sie im Register ANSICHT in der Gruppe MAKROS auf den Pfeil des Symbols MAKROS, und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag MAKROS ANZEIGEN. Markieren Sie im Listenfeld des Dialogfensters MAKROS das betreffende Makro. Betätigen Sie die Schaltfläche LÖSCHEN, und bestätigen Sie die Löschabfrage mit JA. Ein gelöschtes Makro können Sie über die Rückgängigfunktion nicht wiederherstellen. 2.6 Praktische Tipps Schneller Zugriff auf die Makrofunktionen Arbeiten Sie häufiger mit Makros, können Sie in der Multifunktionsleiste das Register ENTWICKLERTOOLS einblenden. Betätigen Sie die OFFICE-Schaltfläche und klicken Sie auf die Schaltfläche WORD-OPTIONEN, um das gleichnamige Dialogfenster zu öffnen. Wechseln Sie zur Kategorie HÄUFIG VERWENDET, und aktivieren Sie das Kontrollfeld. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Register ENTWICKLERTOOLS einblenden In der Multifunktionsleiste stehen Ihnen im Register ENTWICKLERTOOLS in der Gruppe CODE die benötigten Funktionen für die Arbeit mit Makros zur Verfügung. Makrofunktionen im Register ENTWICKLERTOOLS Sie möchten ein neues Makro aufzeichnen Klicken Sie im Register ENTWICKLERTOOLS auf die Schaltfläche MAKRO AUFZEICHNEN. Das Dialogfenster MAKRO AUFZEICHNEN wird geöffnet. eine Makroaufzeichnung anhalten bzw. fortsetzen Klicken Sie im Register ENTWICKLERTOOLS auf die Schaltfläche AUFZEICHNUNG ANHALTEN. Um die Aufzeichnung wieder fortzuführen, klicken Sie im Register ENTWICKLUNGSTOOLS auf die Schaltfläche AUFZEICH- NUNG FORTSETZEN. ein Makro ausführen oder löschen Klicken Sie im Register ENTWICKLERTOOLS auf die Schaltfläche MAKROS. Das Dialogfenster MAKRO wird geöffnet. Weniger Code erzeugen und Nebenwirkungen vermeiden Führen Sie Befehle bei der Aufzeichnung wenn möglich durch Klicken auf das entsprechende Symbol und nicht über ein Dialogfenster aus, z. B. um die Schriftgröße zu ändern. 14 HERDT-Verlag

15 Makros aufzeichnen, ausführen und speichern 2 Bei der Aufzeichnung über ein Symbol wird meist nur dieser Befehl als Anweisung in den Makrocode eingefügt (z. B. die Änderung der Schriftgröße). Verwenden Sie die Aufzeichnung über ein Dialogfenster, wird nicht nur die eine durchgeführte Einstellung (z. B. die Änderung der Schriftgröße) aufgezeichnet, sondern es werden alle im Dialogfenster zur Auswahl stehenden Einstellungen in den Makrocode übernommen. Im Makrocode ist nicht erkennbar, welche Änderungen Sie vorgenommen haben. Die Übernahme aller Eigenschaften eines Dialogfensters kann zusätzlich unerwünschte Nebenwirkungen haben. Ist beispielsweise ein Wort in roter Farbe markiert und Sie möchten den Schriftstil über das Dialogfenster SCHRIFTART auf Fett setzen, wird im Makro auch die Einstellung der roten Schriftfarbe übernommen. Führen Sie das Makro auf einem in schwarzer Schrift formatierten Textbereich aus, wird zusätzlich auch dessen Schriftfarbe geändert. Makros in verschiedenen Dokumenten verwenden Das Makro muss unabhängig vom Inhalt eines Dokuments aufgezeichnet werden. Texteingaben oder aufgezeichnete Markierungen passen i. d. R. nicht in andere Dokumente. Um beispielsweise die Überschriftenzeile einer Tabelle farbig zu hinterlegen, sollte der Cursor in der ersten Zeile der Tabelle stehen. Dann kann zu Beginn der Aufzeichnung diese Tabellenzeile markiert werden. Markieren Sie vor der Aufzeichnung in dem jeweiligen Dokument den Bereich, den Sie mit dem Makro bearbeiten möchten. oder Positionieren Sie den Cursor vor der Aufzeichnung so, dass das Makro den richtigen Bereich bearbeiten kann, z. B. in der ersten Zelle einer Tabelle. Beachten Sie bei Makros, in denen Tabellen bearbeitet werden, dass bei der Aufzeichnung genau so viele Tabellenfelder verwendet werden, wie bei der späteren Makroausführung erforderlich sind. Führen Sie z. B. das Markieren der ersten Tabellenzeile mit der Tastatur aus, werden bei der Makroausführung ebenso viele Felder markiert (auch wenn die Tabelle mehr Spalten besitzt). 2.7 Beispielanwendung Ein Makro erstellen und testen Im folgenden Beispiel wird die Vorgehensweise beim Erstellen eines Makros Schritt für Schritt dargestellt. Sie möchten eine Dokumentvorlage erstellen, die ein Makro enthält, das die folgende Tabelle in einen Kundenbrief einfügt: Erstellen Sie eine neue Vorlage mit dem Namen Kundenbrief und dem Dateityp Word Dokument mit Makros (*.dotm). Klicken Sie im Register ENTWICKLERTOOLS auf die Schaltfläche MAKRO AUFZEICHNEN. Geben Sie dem Makro den Namen Rechnungstabelle, und legen Sie als Speicherort die Vorlage Kundenbrief.dotm fest. Tragen Sie in das Eingabefeld BESCHREIBUNG den Text Rechnungstabelle für Kundenbrief ein, und bestätigen Sie mit OK. Nun beginnt die Makroaufzeichnung. Um die Tabelle einzufügen, klicken Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe TABELLEN auf das Pfeilsymbol TABELLE und fügen Sie eine Tabelle mit 4 Spalten und 4 Zeilen ein. Der Cursor steht nun in der ersten Zelle der Tabelle. Geben Sie die Spaltenüberschriften Artikel, Stück, Stückpreis und Preis in die Tabelle ein. Positionieren Sie den Cursor mithilfe der Tastatur wieder in die erste Zelle der Tabelle. HERDT-Verlag 15