DROOMS DATENRAUM HANDBUCH.

Transkript

1 HANDBUCH

2 HANDBUCH Werter Nutzer, Drooms ist die Software, mit der Sie einfach und schnell Dokumente sichten, im Zuge eines Due Diligence-Prozesses Fragen stellen, oder Ihren eigenen Datenraum selbst administrieren können. Das Hauptaugenmerk der meisten Nutzer liegt auf der Dokumentenprüfung. Der leistungsstarke Drooms-Datenraum dient hierfür als zentraler Arbeitsbereich. Seine Verwendung wird in diesem Handbuch ausführlich erläutert. Die Arbeitsbereiche Q&A und Administration werden in eigenen Handbüchern beschrieben. Damit Sie von allen Möglichkeiten profitieren, die Ihnen Drooms bietet, empfehlen wir Ihnen sich mit diesem Handbuch vertraut zu machen. Mit weitergehenden Fragen können Sie sich gerne an unseren technischen Support wenden: Mit den besten Grüßen, Ihr Drooms-Team 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 1 ERSTE SCHRITTE DROOMS EINRICHTEN & NUTZEN EINSTELLEN DER SPRACHE REITER START NUTZEROBERFLÄCHE PROJEKTÜBERSICHT UND -AUSWAHL NAVIGATIONSMENÜ REITER DATENRAUM NUTZEROBERFLÄCHE INDEX- UND DOKUMENTENANSICHT Index-Panel...10 Zweites Ansichtsfenster öffnen...10 Menüleiste des Ansichtsfensters...11 Dokumentstatus...12 Seitenvorschau LESEZEICHEN & NOTIZEN METADATEN DRUCKEN SPEICHERN ALERTS WEITERE NAVIGATIONSPANELS SUCHE NEUESTE DOKUMENTE REPORTS EMPFOHLENE SYSTEMVORAUSSETZUNGEN

4 1 ERSTE SCHRITTE 1.1 DROOMS EINRICHTEN & NUTZEN REGISTRIERUNG, DOWNLOAD & SETUP 1. Mit der erstmaligen Einladung in einen Drooms-Datenraum erhalten Sie eine mit einem Link zu unserer Nutzerregistrierung. 2. Folgen Sie dem Link und legen Sie ein persönliches Passwort fest. Ihr Passwort muss aus 8-20 Zeichen bestehen. Es muss mindestens einen Groß- und einen Kleinbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen (z.b.:! # % enthalten. 3. Überprüfen Sie Ihre Nutzerdaten und ergänzen Sie die erforderlichen Felder. 4. Bitte akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen von Drooms. Diese können auch durch einen Klick auf Download heruntergeladen werden. 5. Bitte laden Sie sich abschließend die zu Ihrem Betriebssystem passende Drooms-Version herunter (Windows/Mac). 6. Öffnen Sie die Setup-Datei und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Drooms wird ein Symbol auf Ihrem Desktop anlegen.! Nutzer mit Administrationsrechten müssen zusätzlich ein Telefonkennwort festlegen.! Drooms kann jederzeit erneut heruntergeladen werden: ERSTE NUTZUNG 1. Starten Sie Drooms. Wählen Sie ggf. Ihre Sprache (siehe Abschnitt 1.2). 2. Bitte melden Sie sich mit Ihrer -Adresse als Nutzernamen und Ihrem Passwort an. 3. Sie haben in Drooms nun Zugriff auf die folgenden Bereiche: Der Reiter START (siehe Kapitel 2) bietet eine Übersicht über alle Projekte zu denen Sie Zugang haben sowie allgemeine Funktionen. Er wird standardmäßig geöffnet. Der Reiter DATENRAUM (siehe Kapitel 3) ist für die meisten Nutzer der zentrale Arbeitsbereich und bietet Funktionen zur Durchsicht der bereitgestellten Dokumente. Er wird geöffnet, sobald ein Projekt ausgewählt wird. Der Reiter Q&A (siehe Handbücher Drooms Q&A ) bietet Ihnen Zugang zum Q&A, wenn für Ihr jeweiliges Projekt ein Q&A-Prozess eingerichtet wurde. Der Reiter ADMINISTRATION (siehe Handbuch Drooms Deal Manager ) ist für alle Administratoren zugänglich. 4

5 1.2 EINSTELLEN DER SPRACHE Die Spracheinstellungen der Installation von Drooms werden nicht automatisch vom Programm übernommen. Gegebenenfalls müssen Sie Ihre Sprache bei der ersten Nutzung von Drooms erneut festlegen. SPRACHE UMSTELLEN (VOR DEM LOGIN) 1. Starten Sie Drooms und loggen Sie sich zunächst nicht ein. 2. Am oberen rechten Rand sehen Sie das Feld Sprache (bzw. Language, Langue, usw.). Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das Wort, um ein Auswahlmenü zu öffnen. 3. Wählen Sie Ihre gewünschte Sprache aus (deutsch steht an erster Stelle). 4. Nach der Sprachauswahl startet Drooms neu. Sie können sich danach einloggen und Ihre Datenräume nutzen. SPRACHE UMSTELLEN (WÄHREND DER NUTZUNG VON DROOMS) 1. Während des Betriebs können Sie die Spracheinstellung nur ändern, indem Sie sich aus- und wieder einloggen. Klicken Sie dazu auf das Feld Logout am rechten oberen Rand. 2. Folgen Sie danach dem oben beschriebenen Ablauf zum Umstellen der Sprache. 5

6 2 REITER START Der Reiter START ist Ihr Ausgangspunkt nach jeder Anmeldung in Drooms. Im Ansichtsfenster des START-Bereichs können Sie Ihr Datenraum-Projekt öffnen (siehe Abschnitt 2.2) oder verschiedene Menüpunkte anwählen (siehe Abschnitt 2.3). 2.1 NUTZEROBERFLÄCHE Reiter START Ansichtsfenster Projektauswahl Logout Navigationsmenü Das Navigationsmenü enthält die Punkte Übersicht, Nachrichten, Einstellungen und Hilfe. Siehe 2.3. Ein-/Ausblenden Blenden Sie das Navigatiosmenü durch einen Klick ein bzw. aus. Projektübersicht Eine Übersicht über all Ihre Datenraumprojekte. Siehe 2.2. Sie können auch die Breite des Menüs verändern, indem Sie die Trennleiste verschieben. DIE GRUNDSTRUKTUR VON DROOMS Der Reiter START zeigt das Grundprinzip der Nutzeroberfläche von Drooms: Auf der linken Seite sehen Sie das Navigationsmenü. Dort erhalten Sie, je nach Bereich, Zugriff auf diverse Funktionen und Inhalte. Im Reiter START finden Sie die Projektübersicht, Nachrichten, Nutzereinstellungen und die Hilfe. Im Reiter DATENRAUM wird der Index an dieser Stelle angezeigt, während im Reiter ADMINISTRATION der Zugriff auf die Einstellungen des Projekts und die Verwaltung des Index gewährt wird. Der ausgewählte Inhalt wird immer im Ansichtsfenster dargestellt. Im Reiter DATENRAUM gibt es dort weitere Einstellungsmöglichkeiten, die in Kapitel 3 erläutert werden. 6

7 2.2 PROJEKTÜBERSICHT UND -AUSWAHL Wenn Sie Drooms bzw. den Reiter START öffnen, wird die Projektübersicht standardmäßig angezeigt. Diese enthält eine Liste mit allen Datenraum-Projekten, auf die Sie Zugriff haben. DATENRAUM-PROJEKT ÖFFNEN Klicken Sie auf den Namen eines Projekts, um dieses zu öffnen. Sie werden automatisch zum Reiter DATENRAUM weitergeleitet (siehe Kapitel 3). PROJEKT-ÜBERSICHT In der Projektübersicht finden Sie neben den alphabetisch sortierten Projektnamen auch folgende Informationen: VDR-Rolle Änderungen Alerts Q&A ios Support Welche Rolle wurde Ihnen im Datenraum zugeteilt? Nutzer: Sie können Dokumente im Datenraum betrachten. Administrator: Sie können festgelegte Datenraumabschnitte bearbeiten. Deal Manager: Sie verwalten das gesamte Datenraumprojekt. Wie viele Änderungen gab es seit Ihrem letzten Login? Wie oft werden Sie per über Änderungen im Datenraum informiert? Nehmen Sie am Q&A-Prozess für dieses Datenraumprojekt teil? Wurde der Datenraum für die Drooms-App für iphone/ipad freigeschaltet? Klicken Sie auf den Link, um Kontaktinformationen für den DROOMS-Support einzusehen. 7

8 2.3 NAVIGATIONSMENÜ Neben der Projektübersicht finden Sie im Navigationsmenü des Reiters START auch die drei folgenden Funktionen: NACHRICHTEN Der Menüpunkt Nachrichten zeigt aktuelle Neuigkeiten von DROOMS. Klicken Sie auf eine Meldung, um Sie im Ansichtsfenster zu öffnen. EINSTELLUNGEN Unter Passwort setzen, können Sie Ihr Passwort ändern. Geben Sie dazu zunächst Ihr altes Passwort ein und legen Sie dann ein neues fest. Beachten Sie unsere Anforderungen an Passwörter (Länge, Groß- und Kleinschreibung, Sonderzeichen). Unter Nutzerdaten können Sie Ihre Kontakt- und Nutzerdaten ergänzen oder ändern. HILFE Unter Handbücher finden Sie ausführliche Anleitungen zu verschiedenen Datenraumbereichen. Die Texte sind in mehreren Sprachen verfügbar. NAVIGATIONSMENÜ ANPASSEN Klicken Sie auf /, um einzelne Menüpunkte ein- bzw. auszuklappen. Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol am rechten Rand, um das gesamte Menü aus- bzw. einzublenden. Verschieben Sie die Trennlinie zwischen Navigationsmenü und Ansichtsfenster, um die Breite des Menüs anzupassen. 8

9 3 REITER DATENRAUM Der Reiter DATENRAUM ist der zentrale Arbeitsbereich für die Nutzer von Drooms. Sie werden in diesen Bereich weitergeleitet, sobald Sie ein Projekt auswählen. Im Datenraum haben Sie Zugriff auf den Index und hinterlegte Dokumente. Im folgenden Kapitel werden die Nutzeroberfläche und die Funktionen des Ansichtsfensters vorgestellt. Beachten Sie auch die Einstellungen von -Benachrichtigungen über Änderungen im Datenraum (siehe Abschnitt 3.7). Die Panels Suche, Neueste Dokumente und Reports werden im Anschluss genauer beschrieben (Kapitel 4). 3.1 NUTZEROBERFLÄCHE Reiter DATENRAUM Ansichtsfenster Projektauswahl Panelsteuerung Funktionen zum Speichern, Drucken und Einstellen von Alerts. Menüleiste Siehe 3.2. Siehe 3.2, 3.5, 3.6, 3.7. Index-Panel Der Index des Datenraums mit allen verfügbaren Dokumenten. Siehe 3.2. Weitere Panels Siehe Kapitel 4. Seitenvorschau Siehe 3.2. INFORMATIONEN BEIM PROJEKTZUGRIFF Nach der Projektauswahl erscheinen Informationen zu den Alerts (siehe Abschnitt 3.7). Markieren Sie Nicht wieder anzeigen, um das Fenster in Zukunft nicht mehr darzustellen. INDEXPUNKTE AUSWÄHLEN UND BETRACHTEN Im linken Navigationsmenü sehen Sie den Index des Datenraums. Wählen Sie einen Indexpunkt aus, um diesen im Ansichtsfenster auf der rechten Seite darzustellen. Mit Hilfe der Menüleiste können Sie die Ansichtseinstellungen des Dokuments anpassen, sowie verschiedene Funktionen von Drooms nutzen. Die Seitenvorschau ermöglicht Ihnen die einfache Navigation durch das Dokument. 9

10 3.2 INDEX- UND DOKUMENTENANSICHT Wenn Sie den Reiter DATENRAUM wählen, wird das Index-Panel im linken Navigationsmenü geöffnet. Sie sehen in diesem Menü den gesamten verfügbaren Index und können Indexpunkte auswählen. Angehängte Dokumente werden im Ansichtsfenster dargestellt. INDEX-PANEL INDEXPUNKTE ÖFFNEN Zu Beginn ist nur der Stammindexpunkt geöffnet und die Indexpunkte der ersten Ebene werden angezeigt. Klicken Sie auf einen Indexpunkt, um diesen im Ansichtsfenster anzuzeigen.! Gängige Dateiformate (z.b. MS Office, PDF, JPG, PNG) werden direkt im Datenraum dargestellt. Andere Dateien können heruntergeladen werden, insofern Sie die entsprechende Berechtigung besitzen. Klicken Sie auf, um Unterpunkte anzuzeigen. Mit einem Klick auf schließen Sie Indexpunkte wieder. Sie können auch mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufrufen und darüber alle Unterpunkte auf- bzw. zuklappen. PANEL-STEUERUNG Über das Index-Panel können Sie Alerts (siehe Abschnitt 3.7) verwalten sowie die Stapel- Speicherung (Abschnitt 3.6) und den Stapel-Druck (Abschnitt 3.5) nutzen.! Über das Feld können Spalten zur Indexübersicht zugeschaltet werden (z.b. Typ, Seiten ). ZWEITES ANSICHTSFENSTER ÖFFNEN Sie können ein weiteres Ansichtsfenster öffnen, um Dokumente zu vergleichen. Dokumentenansicht teilen 1. Klicken Sie auf das Feld Dokumentenansicht teilen am oberen Rand des Navigationsmenüs. 2. Klicken Sie in eines der beiden Fenster, um dieses zu bearbeiten. Ihnen stehen alle Funktionen der Menüleiste zur Verfügung (siehe nächster Abschnitt). Falls auf Grund der Fensterbreite nicht alle Menü-Elemente angezeigt werden, klicken Sie auf». 3. Im linken Navigationsmenü können Sie weiterhin indexpunkte auswählen. Die Dokumente werden jeweils im aktiven Ansichtsfenster dargestellt. 10

11 MENÜLEISTE DES ANSICHTSFENSTERS Ansichtseinstellungen Seitendarstellung und Zoomfaktor verändern. Seiteneinstellungen Dokument drehen und Dokumentstatus bearbeiten. Dokumenteneinstellungen Lesezeichen setzen Q&A (wenn aktiviert) Drucken (wenn erlaubt) Speichern (wenn erlaubt) Seitennavigation Seite vor- und zurückblättern oder gezielt bestimmte Seite eingeben. Info-Leiste Ein-/Ausblenden der Lesezeichen am rechten Rand. ANSICHTSEINSTELLUNGEN Wählen Sie verschieben, um den Ausschnitt des Ansichtsfensters zu ändern (z.b. wenn der Inhalt einer Seite nicht vollständig auf dem Bildschirm angezeigt wird). verkleinern vergrößern Mit vergrößern/verkleinern können Sie den Zoom-Faktor im Ansichtsfenster einstellen. Klicken Sie auf das Feld Zoom-Faktor, um die Vergrößerung direkt festzulegen (z.b. ganze Breite oder 50% ). verschieben Zoom- Faktor SEITENNAVIGATION Mit Seite zurück/seite vor blättern Sie durch das Dokument. Eingabe Seitenzahl Unter Eingabe Seitenzahl können Sie direkt eine Seite eingeben, um zu dieser zu springen. Seite zurück Seite vor SEITENEINSTELLUNG Klicken Sie auf Ausrichtung, um das Dokument zu drehen. Klicken Sie auf Dokumentstatus, um den Status des Dokuments zu ändern. Standardmäßig haben Dokumente den Status geöffnet, sobald sie angeklickt werden (siehe Abschnitt Dokumentenstatus). Ausrichtung Dokumentstatus 11

12 DOKUMENTENEINSTELLUNGEN Wählen Sie Lesezeichen setzen, um Lesezeichen und Notizen anzulegen (siehe Abschnitt 3.3). Wenn für Ihr Projekt ein Q&A-Prozess angelegt wurde und Sie an diesem teilnehmen, finden Sie in dieser Menüleiste das Feld Q&A. Dieses ermöglicht Ihnen, direkt Fragen zu dem ausgewählten Indexpunkt zu stellen (siehe Handbuch Q&A / Bietersicht ). Wenn Sie als Nutzer die entsprechenden Berechtigungen besitzen, können Sie Dokumente drucken bzw. speichern. Lesezeichen setzen Q&A drucken speichern INFO-LEISTE (LESEZEICHEN/METADATEN) Klicken Sie auf das Feld Info-Leiste, um die Info-Leiste einzublenden. In dieser können Sie Lesezeichen und Notizen zu dem ausgewählten Dokument betrachten (siehe Abschnitt 3.3). Info-Leiste Ihnen stehen auch Metadaten zur Verfügung, wenn diese für das Projekt aktiviert sind (siehe Abschnitt 3.4).! Sind Lesezeichen/Metadaten vorhanden, ist das Feld gelb gefärbt. Info-Leiste (Lesezeichen/ Metadaten vorhanden) DOKUMENTSTATUS Sie können Dokumente im Datenraum mit einem persönlichen Status versehen, der nur für Sie sichtbar ist. Standardmäßig haben alle Dokumente den Status ungeöffnet, wenn Sie den Datenraum zum ersten Mal betreten und den Status geöffnet, sobald sie angeklickt wurden. Ebenfalls zur ungeöffnet geöffnet in Bearbeitung geprüft Verfügung stehen in Bearbeitung und geprüft. Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie in der Menüleiste auf das Feld Dokumentenstatus. Wählen Sie den gewünschten Status aus. Dokumentstatus Das Dokument wird mit der Statuseinstellung im Index angezeigt. Im Panel Suche (siehe Kapitel 4) können Sie Dokumente nach Ihrem Status filtern. 12

13 SEITENVORSCHAU Seitenvorschau öffnen/schließen zurückblättern Vorschau + Seitenzahl vorblättern Am unteren Rand des Ansichtsfensters sehen Sie die Seitenvorschau. Für jede im Dokument enthaltene Seite werden ein Miniaturbild sowie die Seitenzahl angezeigt. SEITENVORSCHAU ANPASSEN UND STEUERN Gehen Sie mit der Maus auf ein Miniaturbild und warten Sie einen Augenblick. Eine größere Vorschau erscheint im Ansichtsfenster. Bewegen Sie die Maus innerhalb des Miniaturbildes auf und ab, um die Vorschau zu vergrößern bzw. zu verkleinern. Mit Hilfe der Pfeil-Symbole am Rand der Seitenvorschau können Sie durch das Dokument blättern. Halten Sie die Maustaste gedrückt, um schneller vorwärts bzw. rückwärts zu gehen. Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol in der Mitte, um die Seitenvorschau zu schließen. 13

14 3.3 LESEZEICHEN & NOTIZEN Im Ansichtsfenster können Sie zu jedem Dokument Lesezeichen setzen und Notizen schreiben. Diese können für Ihren privaten Gebrauch erstellt, oder mit anderen Nutzern geteilt werden. Sie können auch nach Lesezeichen suchen (siehe Kapitel 4). Lesezeichen setzen Info-Leiste enthält Notiz Lesezeichen bearbeiten Lesezeichen löschen LESEZEICHEN UND NOTIZEN ANLEGEN 1. Öffnen Sie in einem Dokument die Seite, auf der Sie ein Lesezeichen anlegen wollen. 2. Klicken Sie auf das Feld Lesezeichen setzen in der Menüleiste des Ansichtsfensters. Ein Popup-Fenster erscheint, in welchem Sie das Lesezeichen bearbeiten können. 3. Unter Farbe können Sie dem Lesezeichen eine Farbe zuordnen.! Die Farben Weiß, Grün, Gelb, Rot und Blau stehen Ihnen für private Lesezeichen und Notizen zur Verfügung. Lesezeichen mit der Farbe Grau werden mit allen Mitgliedern Ihrer Gruppe geteilt. 4. Unter Titel (optional) können Sie einen Namen für das Lesezeichen eingeben. 5. Unter Notiz (optional) können Sie dem Lesezeichen eine ausführliche Notiz anfügen. 6. Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu übernehmen. LESEZEICHEN UND NOTIZEN ANZEIGEN 1. Wählen Sie das Dokument aus, dessen Lesezeichen und Notizen Sie anzeigen wollen. 2. Klicken Sie auf das Feld Info-Leiste in der Menüleiste des Ansichtsfensters. Am rechten Bildschirmrand erscheint eine Auflistung aller gesetzten Lesezeichen. 3. Klicken Sie auf ein Lesezeichen, um die entsprechende Seite zu öffnen. 4. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf Notiz, um die Notiz zu lesen. 5. Mit einem Klick auf das jeweilige Feld, können Sie das Lesezeichen bearbeiten bzw. löschen. 14

15 3.4 METADATEN Metadaten sind ein optionales Feature von Drooms. Mit Hilfe von Metadaten können zusätzliche Informationen zu Dokumenten angezeigt werden. Wenn Metadaten für Ihr Datenraumprojekt aktiviert sind, können Sie genau wie Lesezeichen über die Menüleiste des Ansichtsfensters eingeblendet werden. Info-Leiste Panel Metadaten METADATEN ANZEIGEN 1. Wählen Sie das Dokument aus, dessen Metadaten Sie anzeigen möchten. 2. Klicken Sie auf das Feld Info-Leiste in der Menüleiste des Ansichtsfensters. Am rechten Bildschirmrand erscheint eine Auflistung aller gesetzten Lesezeichen. 3. Wählen Sie am unteren Rand der Info-Leiste das Panel Metadaten. 4. In der Info-Leiste erscheinen die vorhandenen Metadaten-Sets. Klicken Sie auf, um eines der Sets zu öffnen und dessen Metadaten einzusehen. 15

16 3.5 DRUCKEN Dokumente können gedruckt werden, insofern Sie die Berechtigung dazu besitzen. Sie können sowohl einzelne Dokumente über das Ansichtsfenster drucken, als auch mehrere Dokumente mit Hilfe der Stapel-Funktion auswählen.! Stapel-Druck kann auch in den Panels Suche und Neue Dokumente genutzt werden (siehe Kapitel 4). DRUCKEN EINZELNER DOKUMENTE Drucken Klicken Sie auf das Druck-Symbol in der Menüleiste des Ansichtsfensters, um ein einzelnes Dokument zu drucken. Ein neues Fenster erscheint, in dem Sie weitere Druckeinstellungen vornehmen können. Klicken Sie auf drucken, um Ihren Druck zu bestätigen. DRUCKEN MEHRERER DOKUMENTE Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig drucken möchten, können Sie die Funktionen zum Stapel- Druck nutzen. 1. Stapeldruck 3. Drucken 1. Klicken Sie auf das Feld Stapeldruck oberhalb des Navigationsmenüs auf der linken Seite. 2. Wählen Sie die Indexpunkte aus, die Sie drucken möchten. Klicken Sie dazu in die Kästchen links neben den Indexpunkten. 2. Indexpunkte auswählen! Mit einem Rechtsklick können Sie alle Unterpunkte eines Indexpunktes öffnen bzw. markieren. 3. Klicken sie auf das Feld Drucken. 4. Ein neues Fenster erscheint, in dem Sie Ihre Auswahl noch einmal überprüfen können. Sie können Elemente auch wieder aus Ihrer Auswahl entfernen. 5. Klicken Sie auf OK, um die ausgewählten Indexpunkte zu drucken. 4./5. Bestätigen 16

17 3.6 SPEICHERN Sie können Dokumente herunterladen und speichern, insofern Sie die Berechtigung dazu besitzen. Einzelne Dokumente können über das Ansichtsfenster abgespeichert werden, mehrere Dokumente können Sie mit Hilfe der Stapel-Funktion auswählen.! Stapel-Speichern kann auch in den Panels Suche und Neue Dokumente genutzt werden (siehe Kapitel 4). SPEICHERN EINZELNER DOKUMENTE Speichern Klicken Sie auf das Speichern-Symbol in der Menüleiste des Ansichtsfensters, um ein einzelnes Dokument zu speichern. Ein neues Fenster erscheint, in dem Sie den Speicherort auswählen können. Klicken Sie auf speichern, um das Dokument herunterzuladen. SPEICHERN MEHRERER DOKUMENTE Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig speichern möchten, können Sie die Funktionen zum Stapel- Speichern nutzen. 1. Stapelspeichern 3. Speichern 1. Klicken Sie auf das Feld Stapelspeichern oberhalb des Navigationsmenüs auf der linken Seite. 2. Wählen Sie die Indexpunkte aus, die Sie speichern möchten. Klicken Sie dazu in die Kästchen links neben den Indexpunkten.! Mit einem Rechtsklick können Sie alle Unterpunkte eines Indexpunktes öffnen bzw. markieren. 2. Indexpunkte auswählen 3. Klicken sie auf das Feld Speichern. 4. Ein neues Fenster erscheint. Klicken Sie auf, um ein Zielverzeichnis festzulegen. Sie können Dokumente auch wieder aus Ihrer Auswahl entfernen. 5. Klicken Sie auf OK, um die ausgewählten Indexpunkte zu drucken. 4. Zielverzeichnis auswählen 5. Bestätigen 17

18 3.7 ALERTS Die Alerts-Funktion von Drooms erlaubt es Ihnen, über Änderungen im Datenraum auf dem Laufenden zu bleiben. Sie werden nicht einzeln über jede Änderung informiert. Die Benachrichtigungen werden stattdessen gebündelt bis zu vier Mal am Tag an Ihre eingetragene -Adresse weitergeleitet. Beachten Sie bitte, dass Alerts nicht automatisch aktiviert sind sondern erst von Ihnen eingestellt werden müssen. Sie können dabei festlegen, wie oft Ihnen Benachrichtigungen zugestellt werden und über welche Indexpunkte Sie informiert werden möchten. ALERTS EINSTELLEN 1. Alerts 1. Klicken Sie auf das Feld Alerts oberhalb des Navigationsmenüs auf der linken Seite. 2. Wählen Sie Indexpunkte aus, für die Sie Alerts erhalten möchten. Klicken Sie dazu in die Kästchen links neben den Indexpunkten. 4. Speichern 3. Intervall! Mit einem Rechtsklick können Sie alle Unterpunkte eines Indexpunktes öffnen bzw. markieren. 3. Das Intervall für Benachrichtigungen kann auf keine oder bis zu 4x täglich gesetzt werden. 2. Indexpunkte auswählen 4. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.! Änderungen am Index können auch über das Navigationsmenü-Panel Reports nachverfolgt werden (siehe Kapitel 4). 18

19 4 WEITERE NAVIGATIONSPANELS Im Reiter DATENRAUM stehen Ihnen die Navigationspanels Suche, Neueste Dokumente und Reports zur Verfügung, mit denen Sie den Datenraum durchsuchen und Änderungen an Dokumenten nachverfolgen können. 4.1 SUCHE 1. Geben Sie einen Suchbegriff und/oder weitere Suchparameter ein. 2. Klicken Sie auf suchen. 3. Die Trefferliste erscheint unterhalb des Suchfeldes. Sie können die Treffer wie den Inhalt des Index auswählen und anzeigen. Ihnen stehen auch die Funktionen Stapel-Druck und Stapel- Speichern zur Verfügung (siehe Abschnitt 3.5 und 3.6). SUCHPARAMETER Suchen: Geben Sie den Titel von Indexpunkten ein. Wenn die automatische Texterkennung (OCR) aktiviert ist, kann auch der Inhalt von Dokumenten durchsucht werden.! Klicken Sie auf + weitere Optionen, um die untenstehenden Suchparameter einzublenden. Indexfilter: Suche auf einen Indexbereich beschränken. Letzte Tage: Suche Inhalte der letzten 1 bis 30 Tage. Lesezeichen: Suche auf Dokumente mit bestimmtem Lesezeichen-Typen beschränken. Status: Suche auf Dokumente mit bestimmten Status beschränken. Reset: Löscht alle Suchparameter und die Trefferliste.! Sie können verschiedene Suchparameter kombinieren, um Ihre Suche stärker einzugrenzen. Wenn sie jedoch mehrere Lesezeichen oder mehr als einen Status auswählen, werden Dokumente angezeigt, die mindestens ein Kriterium erfüllen (z.b. Dokumente mit Status in Bearbeitung oder geprüft ). 19

20 4.2 NEUESTE DOKUMENTE Über das Navigationspanel Neueste Dokumente können Sie sich Dokumente anzeigen lassen, die innerhalb der letzten 30 Tage in den Datenraum eingestellt oder verändert wurden.! Über das Feld können Spalten ein- und ausgeblendet werden. Bezug bezieht sich auf Bezugspunkte, die im Datenraum die Zugehörigkeit zu übergeordneten Indexpunkten anzeigen. 4.3 REPORTS Über das Navigationspanel Reports können Sie den Datenraumindex oder eine Übersicht der Änderungen am Index exportieren. Index-Export: Sie können eine Übersicht des Datenraums mit Indexpunkten und Dokumentenbeschreibungen herunterladen. Updates & Changes/Letzte Änderungen: Eine Übersicht aller Änderungen am Datenraum der laufenden Woche. Updates & Changes/Archiv: Eine Übersicht aller Änderungen am Datenraum bis zum letzten Sonntag.! Exportierte Reports werden im.xls-format (MS Excel) bereitgestellt. 20

21 5 EMPFOHLENE SYSTEMVORAUSSETZUNGEN Windows Windows XP SP2, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 Mindestens 1.4 GHz Prozessor Mindestens 512 MB Arbeitsspeicher Mindestens 200 MB freier Festplattenspeicher Für die Registrierung und Einrichtung von Drooms eignet sich jeder übliche Web-Browser. Internetzugang muss gegeben und die Standardports 80 (http) und 443 (https) müssen geöffnet sein.! Bitte kontaktieren Sie uns, falls Ihr Firmennetzwerk einen zentralen Applikationsserver mit Terminalzugängen aufweist (z.b. Citrix-Lösung ). Mac Ab Mac OS X 10.6 Apple-Computer mit Intel x86 Prozessor Mindestens 512 MB Arbeitsspeicher Mindestens 200 MB freier Festplattenspeicher Für die Registrierung und Einrichtung von Drooms eignet sich jeder übliche Web-Browser. Internetzugang muss gegeben und die Standardports 80 (http) und 443 (https) müssen geöffnet sein. Java 6 muss während der Installation installiert sein 21