INTERNES KONTROLLSYSTEM (IKS) FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNGEN

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1 INTERNES KONTROLLSYSTEM (IKS) FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNGEN Donnerstag, 22. Oktober 2015 Psychiatrische Klinik, Münsterlingen

2 Referent Gianmarco Zanolari dipl. Wirtschaftsprüfer, lic. oec. HSG Partner, Leiter Wirtschaftsprüfung Ostschweiz Seite 2

3 ÜBERSICHT PROGRAMM 1. Internes Kontrollsystem (IKS) was ist das? 2. Gesetzliche Grundlagen 3. Internes Kontrollsystem Umsetzung 4. IKS - Nutzen für die Gemeinde Seite 3

4 INTERNES KONTROLLSYSTEM WAS IST DAS? Definition (I/IV) IKS Wasserhahn-Sieb-Analogie zur Beschreibung des Prüfungsrisikos (nach AICPA: Audit of Small Business. New York 1985, S. 44) Seite 4

5 INTERNES KONTROLLSYSTEM WAS IST DAS? Definition (II/IV) Gesamtheit der internen Kontrollmassnahmen, welche eine effektive und effiziente Abwicklung der Aufgaben eines Gemeinwesens gewährleistet; welche das sichere Ablaufen von Prozessen gewährleistet; welche Fehler (absichtliche oder unabsichtliche) vermindert bzw. reduziert. Seite 5

6 INTERNES KONTROLLSYSTEM WAS IST DAS? Definition (III/IV) Enge Definition Prozesse des Rechnungswesens mit Einfluss auf die Jahresrechnung Weite Definition alle mit wesentlichen Risiken behafteten Prozesse des Gemeinwesens Seite 6

7 INTERNES KONTROLLSYSTEM WAS IST DAS? Definition (IV/IV) Organisatorische Massnahmen (Prozesskontrollen) Selbsttätige, manuelle und programmierte Kontrollen Unabhängige Kontrollen durch Vorgesetzte (Übergeordnete Kontrollen) Kontrolle durch die gewählte Organisation, z.b. - selbsttätige Kontrollen: - Instanzengliederung - Funktionentrennung - Regelung der Arbeitsabläufe - manuelle Kontrollen - programmierte Kontrollen Kontrolle durch die Anwendung technischer Hilfsmittel, z.b. - Messeinrichtung - Sicherungsvorrichtungen - Rechen- und Datenverarbeitungssysteme Kontrolle durch die Amtsleiter und die Vorgesetzten: - nach freiem persönlichem Ermessen - gestützt auf interne Weisungen Kontrolle durch Beauftragte (Delegationsprinzip) - Assistenten, Stabstellen, Ausschüsse, Sekretariat, Projektorganisationen - externe Fachleute und Berater Organisationsplan, Ablauf- und Funktionsdiagramm, Handbuch, Formular- und Belegwesen, Kontierungsvorgaben, Nummern- und Abstimmkreise, Zeitstempel, Unterschriftsregelung, Visaordnung, Sperrcodes usw. Organisatorische Hilfsmittel Geschäftsreglemente, Pflichtenhefte, Stellenbeschreibungen, Budgets, Vorschlags- und Antragswesen, Terminliste usw. Seite 7

8 INTERNES KONTROLLSYSTEM WAS IST DAS? Modellübersicht Seite 8

9 GESETZLICHE GRUNDLAGEN Kanton Thurgau Neuregelung HRM2 - Verordnung des Regierungsrates über das Rechnungswesen der Gemeinden vom 23. April 2013 Am in Kraft gesetzt lange Umstellungsfrist Gliederung in 8 Bereiche: Allgemeine Bestimmungen Haushaltsteuerung Kreditrecht Rechnungslegung (HRM2) Finanzielle Führung auf Verwaltungsebene Haushaltskontrolle Übergangs- und Schlussbestimmungen (HRM2) Anhang Seite 9

10 GESETZLICHE GRUNDLAGEN Kanton Thurgau Verordnung des Regierungsrates über das Rechnungswesen der Gemeinden vom 23. April 2013 (Stand 1. Juni 2013) 64 Übergangsregelung Diese Verordnung ist ab dem Umstellungsjahr auf HRM2 anwendbar (Ablösung der alten Verordnung) Die Umstellung auf die Rechnungslegung nach HRM2 erfolgt spätestens auf den 1. Januar Initialisierung: Gemeinderat beschliesst Umsetzung (Zeitpunkt, Hilfsmittel, Eckpunkte, Grundsatzentscheide wie z.b. Aktivierungsgrenze) Beispiel: Umstellungsjahr 2017 Umstellungsarbeiten bereits im 2016 (Budget 2017, Kontenplananpassung) Seite 10

11 GESETZLICHE GRUNDLAGEN Kanton Thurgau Verordnung des Regierungsrates über das Rechnungswesen der Gemeinden vom 23. April 2013 (Stand 1. Juni 2013) 54 Internes Kontrollsystem 1. Das interne Kontrollsystem umfasst regulatorische, organisatorische und technische Massnahmen. 2. Die Exekutive trifft die notwendigen Massnahmen, um das Vermögen zu schützen, die zweckmässige Verwendung der Mittel sicherzustellen, Fehler und Unregelmässigkeiten bei der Buchführung zu verhindern oder aufzudecken sowie die Ordnungsmässigkeit der Rechnungslegung und die verlässliche Berichterstattung zu gewährleisten. 3. Sie berücksichtigt dabei die Risikolage und das Kosten-Nutzen-Verhältnis sowie die Grösse der Gemeinde. Fazit: Mit der Anwendung der neuen Verordnung, d.h. ab der Umstellung auf HRM2 oder spätestens im Jahr 2018 müssen die Thurgauer Gemeinden über ein IKS verfügen. Seite 11

12 GESETZLICHE GRUNDLAGEN Kanton Thurgau Ziele des IKS gemäss der Verordnung des Regierungsrates über das Rechnungswesen der Gemeinden vom 23. April 2013 (Stand 1. Juni 2013) Schlussfolgerungen aus dem Gesetzestext: Finanzielle Risiken (ausgehend von den Zielen des IKS gemäss Verordnung) Prozesse des Rechnungswesens Finanzielle Berichterstattung Seite 12

13 GESETZLICHE GRUNDLAGEN Kanton Thurgau Prüfung des IKS gemäss der Verordnung des Regierungsrates über das Rechnungswesen der Gemeinden vom 23. April 2013 (Stand 1. Juni 2013) Wichtig: In der Verordnung wird nicht festgehalten, dass die Rechnungsprüfungskommission das Interne Kontrollsystem prüfen muss. Die Rechnungsprüfungskommission soll/muss sich jedoch bei der Prüfungsplanung und -durchführung bzw. bei der Auswahl der Prüfungshandlungen auf das IKS beziehen und sich darauf stützen können. Ein IKS existiert erst dann, wenn es auch dokumentiert ist. Dies steht in der Verordnung nicht explizit, entspricht aber den heutigen Voraussetzungen eines IKS. Seite 13

14 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Vorgehen übergeordnet Risikoanalyse (Risikolage) Finanzen IKS Konzeptpapier - Grundlage für das IKS - Zuständigkeiten, Verantwortung Kontrollumfeld - Organisation - Reglemente, Weisungen - Unternehmenskultur - Informatik Prozesse - Selektion der relevanten Prozesse - Schlüsselrisiken Kontrollen - Schlüsselkontrollen Massnahmen - Korrekturmassnahmen - Internes Audit und Berichterstattung Seite 14

15 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Phase 1: Risikoanalyse (Risikolage) Gesamtverantwortung liegt bei der Gemeindebehörde (ergibt sich aus der Verantwortung für die Führung des Gemeindehaushalts, Art. 22 Gesetz über die Gemeinden) Die Gemeindebehörde berücksichtigt beim IKS die Risikolage der Gemeinde (Art. 54, Abs. 3 RRV) Seite 15

16 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Phase 1: Risikoanalyse (Risikolage) Seite 16

17 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Phase 2: Konzeptpapier Grundlagenpapier für die Legitimation und die Existenz des IKS Definition Grundlagen: Ziele, Vorgehen, Umfang (Wirkungsbereich und relevante Prozesse), Zuständigkeiten und Verantwortungen, usw. Genehmigung des IKS-Konzeptpapiers durch den Gemeinderat Seite 17

18 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Phase 3: Kontrollumfeld Zusammenstellung einer Übersicht sowie aller vorhandenen Unterlagen (Organisation, Reglemente, Weisungen, etc.), um das Kontrollumfeld zu erfassen bzw. dokumentieren Abbildung des IT-Bereichs in einem Arbeitspapier als Teil des Kontrollumfelds Ziel Erlangung eines Überblicks sowie eines tieferen Verständnisses über die Kontrollorganisation und -integration des Gemeinwesens Seite 18

19 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Phase 4: Prozesse Identifikation der wesentlichen Prozesse (Kernprozesse) für das IKS «Wesentlich ist ein Prozess oder ein Element des IKS dann, wenn Fehler in diesem Bereich eine deutlich spürbare Auswirkung auf das Rechnungswesen bzw. die Jahresrechnung oder einzelne wichtige Positionen der Jahresrechnung haben.» Seite 19

20 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Phase 4: Prozesse Die Herleitung der relevanten Prozesse für das IKS sollte für jede Gemeinde individuell auf Basis der finanziellen Berichterstattung (Bilanz, Erfolgsrechnung, Geldflussrechnung, Anhang) erfolgen. Erfahrungsgemäss sind mindestens folgende Prozesse zu integrieren: Finanzen - Abschlussprozess Fakturierung Debitoren Gebührenerhebung (z.b. Einwohneramt, Bauverwaltung) Investitionen (Infrastruktur, Sachanlagen, Subventionen, Beiträge, Verkäufe) Leistungsbezug Kreditoren Personal Saläradministration Steuern Budgetierung Nachtragskredite Verpflichtungskredite Finanzplanung Seite 20

21 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Phase 5: Kontrollen Darstellung der relevanten Prozesse (bspw. mittels Flow-Chart), Erstellung von Risiko- Kontroll-Matrizen (Bsp. 1) Identifizierung der Arbeitsabläufe, Risiken (Schlüsselrisiken), der bestehenden Kontrollen (Schlüsselkontrollen) sowie der bestehenden Hilfsmittel (Bsp. 2) Seite 21

22 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Phase 5: Kontrollen (Bsp. 1) Monatliche Lohnauszahlungen I Arbeitsschritt (Personen) Risiko H/MT Kontrolle H/MT Referenz/Hilfsmittel Aufbereitung der variablen Lohndaten (Stundenlohn, Spesen, usw. ) (PA) Falscherfassung / Erfassung nicht belegter Mutationen / Unvollständige Erfassung der Daten; Auszahlung nicht geleisteter Arbeitszeit Mutationen sind vom AL zu visieren Mutationsformular, Stundenblätter, Spesenformulare Wirksamkeit der Kontrolle Erfassung Absenzen (Krankheit, Unfall, unbezahlter Urlaub, Militär) (PA) Unvollständige Erfassung der Daten Absenzenkontrolle / Unfallund Krankheitsmeldungen der Abteilung Personal- und Zeitmanagementsystem Meldung Unfall-/ Krankheitsfälle an Versicherung (PA) Versicherungsguthaben werden unvollständig zurückgefordert Checkliste Lohnvorschüsse (PA, AL) Vorschüsse werden unvollständig mit Lohnzahlung verrechnet Vorschüsse sind durch AL zu genehmigen Kopie Auszahlungsquittung an Lohnbuchhaltung Erstellung individuelle Lohnabrechnung (PA) Fehlerhafte Abrechnung Abweichungsanalyse durch PV Verarbeitungsprotokoll Erstellung Zahlungsjournal (PA) Auszahlungen stimmen nicht mit Lohnabrechnungen überein Abstimmung Lohnabrechnung mit Auszahlungsjournal durch PV Lohnabrechnungs- und Auszahlungsjournal Seite 22

23 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Phase 5: Kontrollen (Bsp. 2) Seite 23

24 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Phase 6: Massnahmen Korrekturmassnahmen: Definition zusätzlicher bzw. neuer Kontrollen und Entwicklung zusätzlicher bzw. neuer Hilfsmittel aufgrund eingestufter Risiken Festsetzung von Zuständigkeiten und Terminen für die Umsetzung der Massnahmen Internes Audit: mind. 1 x jährlich Überprüfung des IKS und Berichterstattung an den Gemeinderat falls nötig Festlegung und Umsetzung von Massnahmen Seite 24

25 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Bereinigung und Übergang zum Dauerbetrieb im Dauerbetrieb ist die laufende Aktualisierung der Unterlagen sowie die Funktionsfähigkeit des IKS (übergeordnete Kontrollen und Kontrollen auf Prozessebene) sicherzustellen Hinweise: Schulung und Miteinbezug des Personals (Prozesskontrollen), transparente und direkte Kommunikation durch den Gemeinderat, IKS soll «gelebt» werden! Seite 25

26 INTERNES KONTROLLSYSTEM UMSETZUNG Bereinigung und Übergang zum Dauerbetrieb Seite 26

27 IKS NUTZEN FÜR DIE GEMEINDE Gegenüber Bürgerinnen und Bürgern Zuverlässigkeit der finanziellen Berichterstattung und der operationellen Prozesse sicherstellen Öffentliche Ressourcen und Gemeindevermögen schützen Missbräuche und Fehler feststellen und womöglich vermeiden Seite 27

28 IKS NUTZEN FÜR DIE GEMEINDE Verwaltungsintern und gegenüber Behörden Überschaubarkeit und kritisches Hinterfragen der Prozesse mit finanziellen Auswirkungen Sichtbarkeit vorhandener Kontrollen -> Aufdecken allfälliger Schwächen im System Verhinderung bzw. Verminderung von Fehlern und Unregelmässigkeiten Erhöhung Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung Seite 28

29 FRAGEN? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite 29