Effizienzsteigerung der Pflegedokumentation

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1 10. Sitzung des Lenkungsgremiums Thema Effizienzsteigerung der Pflegedokumentation Am 25. September 2015 Von Ort 10:00-13:00 Uhr In den Räumen des Pflegebevollmächtigten Mohrenstraße 62, Berlin, 1. Etage Teilnehmer/innen Lenkungsgremium: Fr. Drube (DBfK, DPR), Hr. Fleer (MDS), Hr. Knieling (VDAB), Hr. Kronauer (Arbeitsstab des Pflegebevollmächtigten), Hr. StS Laumann (Pflegebevollmächtigter der Bundesregierung), Fr. Lehmacher-Dubberke (AOK-BV), Hr. Mittag (BAGFW/ Der Paritätische), Hr. Muck (MDK Bayern, Leiter der Sozialmedizinischen Expertengruppe Pflege der MDK-Gemeinschaft), Hr. Mühe (MASG Land Brandenburg), Hr. Pietschmann (Arbeitsstab des Pflegebevollmächtigten), Fr. Reitberger (BMG), Fr. Prof. Dr. Roes (DZNE), Hr. Dr. Eckhart Schnabel (GKV-SV), Hr. Scholl (PKV-Verband), Fr. Stenzel (DBfK), Hr. Tews (bpa), Hr. Volke (VdEK), Fr. Dr. Vorholz (Dtsch. Landkreistag/Dtsch. Städtetag). Projektbüro EinSTEP: Fr. Beikirch, Hr. Nolting, Fr. Schulz Gäste: Fr. Waldhausen (DZNE) in Begleitung von Frau Prof. Roes. 1

2 Protokoll TOP 1 Genehmigung der Tagesordnung und Verabschiedung Protokoll der Sitzung vom 29. Juni 2015 Herr Nolting eröffnet die 10. Sitzung des Lenkungsgremiums. Herr StS Laumann kommt 10:30 Uhr zur Sitzung hinzu. Als neues Mitglied des Lenkungsgremiums wird Hr. Muck, als Nachfolger von Herrn Dr. Gerber des MDK Bayern und Vorsitzender der SEG 2 begrüßt. Zum Protokoll der 9. Sitzung des Lenkungsgremiums bestehen keine Änderungswünsche. Das Protokoll der 9. Sitzung wird einvernehmlich angenommen. TOP 2 Stand der Anmeldungen von Pflegeeinrichtungen (vgl. Anlage 1) Das Projektbüro stellt die aktuellen Daten zum Stand der vorliegenden Anmeldungen vor. Mit Stand von haben sich insgesamt Pflegeeinrichtungen zur Teilnahme an dem Implementierungsprojekt beim Projektbüro angemeldet. Damit ist eine Teilnehmerquote von 29 % des Bundesdurchschnittes bezogen auf die Gesamtzahl der Pflegeeinrichtungen gemäß Pflegestatistik 2011 erreicht und das Ziel der 25 % bereits überschritten. Die höchste Quote in einem Bundesland liegt bei ca. 43%, die niedrigste bei knapp 20%. Herr Nolting berichtet, dass die vereinbarte Abstimmung der Meldedaten mit den Verbänden reibungslos läuft. Herr Tews bestätigt die strukturellen Verbesserungen im Anmeldeverfahren und die Qualität der gelieferten Daten. TOP 3 Information und Kommunikation über die Website Herr Nolting stellt die Erweiterungen der Homepage des Projektbüros vor. In der neuen Rubrik Bildung stehen Informationen für Ausbildungsträger sowie Träger der Fort- und Weiterbildung zur Verfügung. Diese können ab sofort auch den Zugang zu den Schulungsunterlagen auf Nachfrage beim Projektbüro erhalten. 2

3 Des Weiteren ist der Wegweiser zu Multiplikatoren der Verbände umgesetzt. Das Registrierungsformular wurde angepasst, so dass nunmehr Anmeldungen von Einrichtungen der Tages- und Kurzzeitpflege explizit erfasst werden. Darüber hinaus zeigt eine Landkarte den Anmeldestand nach ambulanten und stationären Einrichtungen sowie einer Liste nach der Gesamtzahl registrierter Einrichtungen nach Landkreisen und kreisfreien Städten. In der Rubrik Hersteller wurde das erarbeitete Anforderungsprofil öffentlich zugänglich gemacht und auf Nachfrage erhalten auch Anbieter von Dokumentationssystemen den Zugang zu den Schulungsunterlagen. TOP 4 Zusammenarbeit mit den Herstellern von Dokumentations-Systemen Das Projektbüro berichtet über das Ergebnis der Arbeitsgruppe Technischer Implementierungsleitfaden in dem Vertreter der Anbieter von Dokumentationssystemen, Verbände der Branche, Vertreter von Praxiseinrichtungen unter Beteiligung des Projektbüros das Anforderungsprofil zur Abbildung des Strukturmodells in Dokumentationssystemen erarbeitet haben. In dem einleitenden Text zum Anforderungsprofil bekennen sich die Verbände der Anbieter ebenfalls zu den Zielen und Intentionen des Strukturmodells zur Entbürokratisierung der Pflegedokumentation und signalisieren Bereitschaft zur weiteren Begleitung dieses Vorhabens. Das Projektbüro berichtet von den drei Schulungsveranstaltungen welche vom FINSOZ e.v. unter Beteiligung des Projektbüros für Anbieter von Dokumentationssystemen im August und September 2015 durchgeführt wurden. Von ca. 200 Herstellern auf dem Markt waren 45 bei den Schulungen vertreten. Das Projektbüro gibt auf Anfragen von Pflegeeinrichtungen keine Namen der in den Schulungen vertretenen Hersteller heraus. Der Kontakt zu FINSOZ bleibt auch weiterhin bestehen zum gegenseitigen Austausch zu Erkenntnissen aus der praktischen Umsetzung. Eine gemeinsame Veranstaltung zum aktuellen Stand der Entwicklung ist im Vorfeld der Altenpflegemesse im März 2016 in Hannover geplant. Darüber hinaus wurde sich darauf verständigt, zeitnah Veröffentlichungen in einschlägigen Fachzeitschriften sowohl durch das Projektbüro als auch durch FINSOZ anzustreben. Das Anforderungsprofil steht seit Ende August 2015 auf der Homepage des Projektbüros zum Download zur Verfügung und wird von Herstellern und Pflegeeinrichtungen häufig abgerufen. 3

4 Frau Beikirch berichtet von dem Spannungsfeld zwischen Herstellern, welche das Strukturmodell konform mit dem Anforderungsprofil abbilden und ungeschulten Pflegeeinrichtungen, welche unter Umständen weitere Funktionen in der Pflegedokumentation wünschen. Darüber hinaus wurde von den Anbietern von Dokumentationssystemen die Frage eines Gütesiegels angesprochen, um herauszustellen, dass ihr Angebot dem Anforderungsprofil einer schlanken Pflegedokumentation entspricht. Herr Tews berichtet von den Gesprächen zwischen FINSOZ und dem bpa zu dieser Fragestellung, die im Ergebnis noch nicht abgeschlossen sind. Eine Zertifizierung von produkten hält er für zu aufwändig. Herr Nolting bietet an, in der geplanten Veröffentlichung in einer einschlägigen Pflegefachzeitschrift Hinweise zur Nutzung des Anforderungsprofils bei der Auswahl eines Dokumentationssystems durch Pflegeeinrichtungen mit aufzunehmen. Herr Tews schlägt vor, diesen Artikel auch in Verbandszeitschriften zu veröffentlichen, um die Informationen möglichst breit zugänglich zu machen. TOP 5 Sachstand Kooperationsgremien in den Bundesländern Frau Beikirch berichtet von dem Stand der Kooperationsgremien in den Ländern. In den meisten Ländern haben zum Teil bereits zwei Sitzungen stattgefunden. Eine Ausnahme bildet Bayern. Dort ist die erste Sitzung für Oktober 2015 geplant. Es wird berichtet, dass das Land Niedersachsen eine Empfehlung zur Teilnahme der Prüfinstanzen an den Reflexionstreffen ausgesprochen hat. Das Land Schleswig-Holstein hat um die Teilnahme des Vorsitzenden des Kooperationsgremiums gebeten. Zusätzlich gibt es vermehrt Anfragen zum Zugang zu den Multiplikatoren-Foren auf der Ein-STEP-Website. Das Projektbüro bittet um die Verabschiedung des Beschlussvorschlags zu diesem TOP, der vorsieht, dass die Teilnahme an den Reflexionstreffen sowie der Zugang zu den Multiplikatoren-Foren im Internet auf den Kreis der geschulten Multiplikatoren der Verbände beschränkt bleiben soll. Zur Begründung wird angeführt, dass in beiden Fällen ein möglichst geschlossener Rahmen erforderlich ist, um einen vertrauensvollen Informationsaustausch zwischen Multiplikatoren und Projektbüro zu ermöglichen. Das Projektbüro kündigt ferner an, dass im dritten Reflexionstreffen im November 2015, dem Austausch von Erfahrungen zwischen Mitarbeitern der Prüfinstanzen und Multiplikatoren ein gesonderter Tagesordnungspunkt gewidmet werden soll. 4

5 Herr Mühe weist darauf hin, dass der Austausch zwischen Landes- und Bundesebene gewährleistet sein muss. Frau Beikirch erklärt, dass dies mindestens durch den gegenseitigen Austausch der jeweiligen Protokolle aus den Gremien und durch die kontinuierliche Teilnahme des Projektbüros bzw. der Regionalkoordinatorinnen gewährleistet ist. Darüber hinaus sind zahlreiche Multiplikatoren der Verbände, die an den Reflexionstreffen teilnehmen gleichzeitig Mitglieder in den Koordinierungsgremien. Die Mitglieder des Lenkungsgremiums sehen den vertrauensvollen Austausch der Multiplikatoren und Multiplikatorinnen untereinander und mit den Regionalkoordinatorinnen im Vordergrund, insbesondere auch im Hinblick auf die begrenzte Zeit in den Reflexionstreffen und stimmen dem Beschlussvorschlag zu. Der geplante Austausch über Prüfereignisse in Form eines eigenen Themenkomplexes im Rahmen der dritten Reflexionstreffen wird begrüßt. Beschluss: Die vom Projektbüro bundesweit durchgeführten Reflexionstreffen sowie die Multiplikatoren-Foren auf der Internetseite des Projektbüros sind zentrale Instrumente der fachlichen Steuerung. Im Interesse eines effektiven und vertrauensvollen fachlichen Austauschs zwischen den geschulten Multiplikatoren und den Experten des Projektbüros ist es erforderlich, dass die Teilnahme an den Reflexionstreffen und der Zugang zu den Multiplikatoren-Foren auf der Internetseite des Projektbüros weiterhin auf die vom Projektbüro geschulten Multiplikatoren der Verbände beschränkt bleibt. Der Beschluss wird einstimmig angenommen. TOP 6 Bericht der Verbände zum Sachstand der Umsetzung (Schulungen usw.) Die Vertreter der Trägerverbände berichten über ihre jeweiligen Angebote zur Schulung und Unterstützung der Pflegeeinrichtungen bei der Implementierung des Strukturmodells: Herr Knieling (VDAB) berichtet, dass die verbandsinternen Schulungen begonnen haben. Es werden noch stark inhaltliche Fragen zum Strukturmodell diskutiert, technische Fragen werden vermutlich nachgelagert auftreten. Fr. Drube (DBfK) berichtet, dass nicht alle angemeldeten Einrichtungen bisher eine Schulung in Anspruch genommen haben. Einige Einrichtungen sind noch in der Vorbereitung und zeigen sich zögerlich mit der Umsetzung. Sie berichtet über die Erstellung eines fachlichen Leitfadens für kleinere Einrichtungen zur Unterstützung der Implementierung. 5

6 TOP 7 Herr Tews (bpa) berichtet, dass sich Mitgliedseinrichtungen zur Teilnahme im Einführungsprojekt angemeldet haben. Bisher sind ca Vertreter von ca Einrichtungen durch den bpa geschult worden. Herr Tews betont, dass neben der Entbürokratisierung der Pflegedokumentation weitere positive Effekte im Umgang mit Prüfinstanzen ersichtlich sind. Das gemeinsame Bekenntnis zu weniger Bürokratie bei gleichen Qualitätsmaßstäben, als übergeordnetes Ziel der Implementierungsstrategie, zeigt in der Praxis bereits Wirkung. Pflegeeinrichtungen zeigen großes Interesse, aber auch Unsicherheit, was durch einen angeregten Dialog untereinander kompensiert wird. Herr Mittag (BAGFW/Der Paritätische) wird genaue Zahlen bei der kommenden Sitzung des Lenkungsgremiums vorlegen können. Die BAGFW äußert aus unterschiedlichen Gründen den Wunsch nach weiteren Multiplikatorenschulungen. Das Projektbüro bittet, regionale Defizite genau zu benennen und zwischenverbandlich in den Austausch zu gehen, um zunächst in erster Linie die vorhandenen geschulten Ressourcen zu nutzen. Sollte darüber hinausgehender Bedarf an weiteren Schulungen für Multiplikatoren der Verbände bestehen, müsste dies im Lenkungsgremium anhand von konkreten Anhaltszahlen besprochen werden. Herr Pietschmann (Arbeitsstab des Pflegebevollmächtigten) fragt nach dem Zeitplan, in dem die angemeldeten Einrichtungen geschult sein werden. Frau Drube (DBfK) erklärt, dass kontinuierlich Schulungen angeboten werden. Pflegeeinrichtungen erkennen zunehmend den Schulungsbedarf und melden sich zeitverzögert zu Schulungen an. Zudem ist die Implementierungsphase auf vier bis sechs Monate angelegt, sodass Schulungen für Einrichtungen fortlaufend stattfinden müssen. Herr Knieling (VDAB) erklärt, dass voraussichtlich alle angemeldeten Mitgliedseinrichtungen im Jahr 2015 eine erste Schulung erhalten. Die Reflexionstreffen sind zeitversetzt für das Jahr 2016 geplant. Weitere Einrichtungen werden auch künftig Schulungsbedarf anmelden, was einer neuen Prozessplanung bedarf und zeitlich schwer absehbar ist. Bericht über die zweite Runde der Reflexionstreffen mit den Multiplikatoren Das Projektbüro stellt die Statistik der zweiten Reflexionstreffen vor. Vom bis haben 24 Reflexionstreffen für Multiplikatoren der Verbände stattgefunden. Von den 640 Multiplikatoren hatten sich im Vorfeld 15% (N=100) abgemeldet. Von den 540 sind dann tatsächlich 324 Multiplikatoren zu den Reflexionstreffen erschienen, von den Übrigen erfolgte keine Absage. Im Ergebnis hätten daher weniger Treffen organisiert und finanziert werden müssen. Die Reflexionstreffen sind ein Angebot seitens des Projektbüros. Für die Organisation 6

7 TOP 8 der dritten Reflexionstreffen bittet das Projektbüro die Verbände, über Ihre Kommunikationswege die Multiplikatoren zur Teilnahme aufzurufen und bei Verhinderung das Verfahren der Abmeldung zu nutzen. Das Projektbüro fasst wesentliche Schwerpunkte der Reflexionstreffen zusammen. Während die ersten Treffen eher von Skepsis geprägt waren, haben die zweiten Reflexionstreffen ein positives Bild gezeichnet. Die vom Projektbüro zur Verfügung gestellten Materialien bieten eine gute Grundlage für die Tätigkeit der Multiplikatoren. Der fachliche Diskurs im Rahmen der Reflexionstreffen der Multiplikatoren untereinander ist ein wichtiger Beitrag zur Sicherung der Expertise in der Fläche. Die Zusammenarbeit mit den Anbietern von Dokumentationssystemen wurde als hilfreich für die Pflegeeinrichtungen eingeschätzt. Hier stellte sich ebenfalls die Frage nach der Unterstützung für Pflegeeinrichtungen bei der Auswahl eines geeigneten Herstellerproduktes (Gütesiegel o.ä.). Einen weiteren Diskussionspunkt stellte die Dokumentationspraxis in der Tagespflege dar. Es wird mit Sorge beobachtet, dass Träger, die das Strukturmodell stationär oder ambulant einführen und gleichzeitig auch eine Tagespflegeeinrichtung betreiben, in diesem Versorgungsbereich ebenfalls die Dokumentation umstellen, ohne dass vom Projektbüro bisher ein gesichertes Konzept zur Verfügung steht. Von den Anwesenden wird ein gutes Gelingen der zweiten Reflexionstreffen sowohl im Hinblick auf die frühzeitigen Einladungen, die regionale Zuordnung von Multiplikatoren als auch die Organisation vor Ort bestätigt. Konzept für die Zusammenarbeit mit (Aus-)Bildungsträgern Das Projektbüro erstellt derzeit eine Synopse über die rahmenrechtlichen Regelungen zur Altenpflegeausbildung und entsprechende Verordnungen der Länder und wird diese in Kürze zur Unterstützung der Arbeit in den Kooperationsgremien zur Verfügung stellen. Frau Dr. Entzian (Sprecherin der Länder im Lenkungsgremium) prüft aktuell, inwieweit Bedarf für eine Sitzung der Länder unter Einschluss der Kultusbehörden zu Ausbildungsfragen besteht. Ab Oktober stehen die Regionalkoordinatorinnen des Projektbüros für je eine Informationsveranstaltung im Bundesland insbesondere für Ausbildungsträger in Zusammenarbeit mit den Ländern oder dem Kooperationsgremium zur Verfügung. TOP 9 Bericht Prüfinstanzen MDK, Heimaufsichten, Prüfdienst der PKV Der MDS berichtet, dass alle Prüfer durch das interne Schulungsprogramm geschult sind. Grundlage dafür war auch das Papier der Ergänzenden 7

8 Erläuterungen für Qualitätseinrichtungen in Pflegeeinrichtungen nach den Qualitätsprüfungs-Richtlinien - QPR bei Umsetzung des Strukturmodells zur Effizienzsteigerung der Pflegedokumentation welches nach intensiver Abstimmung mit dem Projektbüro nun in der Version 3 vorliegt. Nach wie vor werden in einer internen Arbeitsgruppe des MDS und der MDK-Gemeinschaft Ergebnisse im Rahmen des Einführungsprojektes besprochen. Hieran nimmt in der Regel eine Vertretung des Projektbüros teil. Herr Scholl (PKV) berichtet, dass alle Schulungen für Prüfer der PKV stattgefunden haben. Das Strukturmodell wird auf der PKV-Jahrestagung im November nochmals ein Thema sein. Herr Muck signalisiert, dass in Absprache mit dem Projektbüro Ansprechpartner in der MDK-Gemeinschaft zur Verfügung stehen. Frau Drube (DBfK) berichtet, dass sich Heimaufsichten des Landes Nordrhein- Westfalen mit Anfragen zu Schulungsterminen bei den Verbänden melden und schließt hieraus auf einen speziellen Schulungsbedarf für diese Zielgruppe. Frau Beikirch bestätigt eine ähnliche Wahrnehmung auch aus Bayern. In Bezug auf derartige Anliegen sollten in jedem Fall zunächst die Geschäftsstellen der Kooperationsgremien kontaktiert werden. TOP 10 Evaluation Herr Dr. Schnabel (GKV-SV) berichtet, dass die Leistungsbeschreibung zur Evaluation des Implementierungsprojektes abgeschlossen ist und zugehörige Vertrag aktuell noch juristisch abgestimmt wird. Die Veröffentlichung der Ausschreibung ist für Oktober 2015 geplant. Eine Entscheidung soll anschließend binnen 2-3 Monaten fallen. Der Projektstart wird für Januar 2016 avisiert. Die Evaluation soll Ende 2016 abgeschlossen sein. Zur projektinternen wissenschaftlichen Begleitung berichtet Frau Prof. Roes, dass der Onlinesurvey zu fördernden und hindernden Faktoren der Einführung den Pretest durchlaufen hat und die Befragung für den Zeitraum Oktober bis November 2015 geplant ist. Die Leitfadeninterviews zur Fragestellung des politischen Entscheidungsprozesses sind abgestimmt und es werden derzeit die Kontaktdaten der Gesprächspartner eingeholt. Mit ersten Ergebnissen ist Ende Dezember 2015 zu rechnen. TOP 11 Weitere Projektplanung Das Projektbüro stellt die Ergebnisse und bisher verbrauchten projektbezogenen Ressourcen der ersten Jahreshälfte vor. Aufgrund des Ausscheidens einer 8

9 wissenschaftlichen Mitarbeiterin wurden Ressourcen neu verteilt und veränderte Kapazitäten insbesondere den Regionalkoordinatorinnen mit einer geplant nur 50%igen Kapazität zugeteilt, um die Arbeit weiterhin sicherstellen zu können. Herr Staatssekretär Laumann gibt bekannt, dass das Einführungsprojekt bis Mitte Juni 2016 weiter gefördert wird. Zur Bildung nachhaltiger Strukturen und Verstetigung der Implementierungsstrategie erwartet er von den Verbänden der Trägerorganisationen einen Vorschlag zur Entwicklung von tragfähigen Strukturen für eine längerfristige Ergebnissicherung und zur Übernahme der Aufgaben des Projektbüros. Der Bund wird das Projekt nach Mitte Juni 2016 nicht mehr finanziell fördern und erwartet eine Fortführung durch die Einrichtungsträgerverbände. TOP 12 Planungen der Verbände zur Verstetigung der IMPS Herr Tews (bpa) betont, dass die Verbände ebenfalls hohen persönlichen Einsatz und finanzielles Engagement in die Implementierungsstrategie investiert haben. Es wird protokolliert, dass die Verbände der Trägerorganisationen bis zur nächsten Sitzung des Lenkungsgremiums im Dezember 2015 in Zusammenarbeit mit dem Projektbüro entsprechende Vorschläge entwickeln und zur Diskussion stellen. Das Projektbüro wird mit den Verbänden über eine mögliche Beteiligung der Länder an diesem Prozess Absprachen treffen. TOP 13 Verschiedenes Entfällt. Nächste Sitzung des Lenkungsgremiums: :00 13:30 Uhr, Berlin, in den Räumen des Pflegebevollmächtigten Protokoll: Projektbüro EinSTEP 9