M. May ( ) HTW Berlin, Wilhelminenhofstraße 75 A, Berlin, Deutschland m.may@htw-berlin.de

Transkript

1 CAFM Success Stories Michael May Ziel und Durchführung der Studie Der GEFMA-Arbeitskreis CAFM hat in den vergangenen Jahren eine Reihe von CAFM- Fallbeispielen nach einer einheitlichen Methodik untersucht und verglichen. Ziel dieser Studie war es, anhand erfolgreicher CAFM-Projekte einen Überblick über ausgewählte Anwendungsbereiche und die dort gesammelten Erfahrungen bei der CAFM-Einführung und -nutzung zu geben. Dabei waren die Ziele, das Herangehen, die IT-Umgebung, die Systemauswahl, Datenquellen und -erfassung, die relevanten FM-Teilbereiche, Erfolge und Probleme sowie Kosten und Nutzen von besonderem Interesse. Gleichzeitig sollten das prinzipielle Vorgehen bei der Einführung von CAFM verglichen und allgemeingültige Grundsätze abgeleitet werden. Insgesamt sollen die vorliegenden Fallbeispiele zum besseren und realistischeren Verständnis von CAFM beitragen, was sowohl im Interesse der Anwender als auch der Anbieter ist. So sollen (potenzielle) Anwender einen Vergleich mit ihrer eigenen Situation anstellen und bestimmte Vorgehensweisen und Erfahrungen übernehmen können. Die Untersuchung folgte jeweils einem einheitlichen Muster nach folgender Gliederung: M. May ( ) HTW Berlin, Wilhelminenhofstraße 75 A, Berlin, Deutschland m.may@htw-berlin.de M. May (Hrsg.), CAFM-Handbuch, 375 DOI / _16, Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2013

2 376 M. May Allgemeine Angaben zum Unternehmen Standorte, historischer Abriss, Kurzbeschreibung Kerngeschäft, quantitative Angaben zum Kerngeschäft, Anzahl der Beschäftigten, Immobilienbezogene Angaben Hochbaudaten, haustechnische Anlagen, Daten- und Kommunikationsnetze, Ver- und Entsorgungsdaten, wirtschaftliche Kennwerte, Kosten, FM-Ziele und -Politik Beschreibung der FM-Strategie, Schwerpunkte, Etappen, FM-Organisationsform, Ausgangssituation Wann und warum entstanden die ersten FM-Ideen? Probleme, Kosten-/Leidensdruck, Aufteilung der FM-Verantwortung, Einbindung im Unternehmen (Hierarchie), Wie und wo wurden bislang FM-Teilleistungen erbracht? Verfügbarkeit von Gebäudeinformation, (was, wo, in welcher Form und Aktualität), vorhandenes Know-how der Mitarbeiter, IT-Infrastruktur,

3 16 CAFM Success Stories 377 Das CAFM-Projekt Kurzüberblick (Etappen; Was wurde wann realisiert, was ist noch geplant?), Ziele des Projekts (Vision, Aufgabenbereiche, Prioritäten), Wann und in welchem Umfang wurde die Unternehmensleitung in das Projekt einbezogen? Wie und wann wurde die Entscheidung pro FM gefällt? Gab es eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung? Gab es ein vorgegebenes Budget? Welche Veränderungen gab es? (z. B. bzgl. Organisation, Prozessen, Strukturen, Kompetenzen), Beteiligte (Bereiche, Personen; Wie wurden sie zur Mitwirkung am Projekt motiviert? Gab es interne Widerstände und warum?), Gab und gibt es externe Unterstützung? (Berater, Software-Anbieter), Ist-Analyse (Schwachstellen, Prozessanalyse/-optimierung?), Pflichtenheft (wie detailliert?), Kostenschätzungen, Ausschreibung erfolgt? (wie viel Bieter, ggf. welche), Entwurf Datenmodell/-struktur (Auswertungen/Reports), Vorbereitung der CAFM-Softwareauswahl (Kriterien, Anforderungen), Wie erfolgte die Softwareauswahl? (Präsentation, Referenzkunden, Testprojekt mit eigenen Daten/Fragestellungen, Testinstallation, Kompatibilität/Schnittstellen mit bereits vorhandenen IT-Anwendungen, Kompetenz/Auftreten des Anbieters/Beraters), Datenerfassung und -pflege (Warum wurde welches Vorgehen gewählt? Vergabe an externe Dienstleister? Wie erfolgte die Qualitätskontrolle der erfassten Daten?), Beschaffung und Installation der Software (Beschreibung der technischen Realisierung, wie Plattform, eingesetzte Module), Schulung (was in welchem Umfang, Abstufung für unterschiedliche Nutzergruppen mit ggf. unterschiedlichen Vorkenntnissen), Erfahrungen und Bewertung Was wurde bisher erreicht? (quantitativ: Art, Umfang und Detaillierungsgrad der erfassten Daten, z. B. Anzahl der Gebäude, m 2 BGF, NF), Welches waren/sind die größten Erfolge und Schwierigkeiten bei der Umsetzung des Projekts? Mussten Anpassungen/Erweiterungen der Lösung vorgenommen werden? (welche und durch wen?), Wurde die Wirtschaftlichkeit (ROI, Kosten/Nutzen) untersucht (wenn ja, wann, evtl. nach Realisierung der ersten Ausbaustufe?), wie wurde sie gemessen? Wie ist die Akzeptanz bei den Nutzern?

4 378 M. May Lessons learned (Was würde heute anders gemacht? Empfehlungen an Unternehmen, die sich mit dem Gedanken der Einführung von CAFM tragen), Wie sehen die weiteren Schritte aus (z. B. Einbeziehung weiterer Anwendungsbereiche und Anwender im Unternehmen, weitere Module/Anwendungen geplant, Kopplung mit anderen IT-Systemen?), Hierbei handelt es sich natürlich um einen sehr umfangreichen Fragenkatalog. Die Ermittlung der gewünschten Informationen mit Hilfe eines Fragebogens schied deshalb von vornherein aus. Auch war nicht damit zu rechnen, dass befragte Unternehmen auf alle interessierenden Fragen eine Antwort parat hätten oder auch nur mit vertretbarem Aufwand ermitteln könnten. Die Ermittlung der Projektdaten erfolgte somit größtenteils im Rahmen ausführlicher Interviews. Kurze Darstellungen dieser erfolgreichen CAFM-Fallbeispiele (Success Stories) erschienen in einer Artikelserie in der Zeitschrift Gebäudemanagement (May 2001c, 2002a d, 2003a; Göbell et al. 2004) sowie in den beiden ersten Auflagen des CAFM-Handbuches und in einer Untersuchung weiterer Fallbeispiele in Deutschland, Österreich und der Schweiz (May et al. 2007b). Im englischsprachigen IT-Guide (May und Williams 2012) wurden darüber hinaus noch einige weitere internationale Beispiele veröffentlicht. Auch wenn aus der 2. Aufl. des CAFM-Handbuches (May 2006a) nur ein Projekt (Flughafen München) wieder mit aufgenommen und aktualisiert wurde, behalten diese älteren Beispiele dennoch ihren Wert, da sie prinzipielle Herangehensweisen sowie Probleme und Lösungen aufzeigen. Hinzu gekommen sind fünf neue Fallbeispiele. Diese Projekte werden in den Kap ausführlich dargestellt Zusammenfassung Im Rahmen der zuvor erwähnten Studien wurden mehr als 30 CAFM-Praxisbeispiele nach dem hier vorgestellten einheitlichen Muster untersucht und bis auf drei Ausnahmen umfassend veröffentlicht. Damit handelt es sich um die umfassendste Untersuchung dieser Art. Veröffentlicht wurden dabei folgende Fallbeispiele (die im Anhang beschriebenen Fälle sind hierbei kursiv hervorgehoben): Deutschland BASF Ludwigshafen Bayer Schering Pharma AG Berliner Stadtreinigungsbetriebe Bezirksamt Treptow-Köpenick BIM GmbH Boeringer Ingelheim

5 16 CAFM Success Stories 379 DCI Berlin EnBW Flughafen München Innovationspark Wuhlheide Ludwig-Maximilians-Universität MEAG Provinzial Versicherung Düsseldorf RTL Köln Vattenfall Europe Japan Hokkaido Bank Kanada St. Mary s General Hospital Österreich Bundesministerium für auswärtige Angelegenheiten Landeskrankenhaus Innsbruck Universitätskliniken voestalpine Stahl GmbH WIEN ENERGIE Gasnetz GmbH Schweiz ALSTOM (Schweiz) AG ETH Zürich Flughafen Zürich AG Hochbauamt Zug Ringier AG Stadt Zürich Zürich Schweiz Versicherung USA BB&T General Dynamics C4 Systems Hermann Miller Einige der wichtigsten Erfahrungen aus der Vielzahl der Projekte sind im Folgenden zusammengefasst. Der Erfolg des CAFM-Einsatzes wird nicht in erster Linie durch die CAFM-Software bestimmt sondern durch die Qualität der konzeptionellen Vorbereitung und des Projektmanagements. Erfolgreiche Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass die Unternehmensleitung sowie die beteiligten Mitarbeiter von Beginn des Projekts an mit in die Entscheidungsfindung und Realisierung einbezogen werden. Wichtig ist dabei die Überzeugung der Mitarbeiter vom Nutzen eines CAFM-Systems, der sich für jeden einzelnen durch eine gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit und damit auch durch eine erhöhte Sicherheit des Arbeitsplatzes ergibt. Auch eine wiederholte Darstellung der Leistungen, die das CAFM-System für den einzelnen Benutzer bringt, trägt zum Erfolg der CAFM-Einführung bei.

6 380 M. May Die Entwicklung bzw. Einführung eines CAFM-Systems ist ein Prozess, dessen Etappen durch gründliche konzeptionelle Arbeit unterstützt werden müssen. Am Beginn des Projekts steht zwingend die genaue Untersuchung der Ausgangssituation, wobei der Prozessanalyse besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden muss. Dazu gehört auch die genaue Untersuchung der betrieblichen IT-Umgebung, in die ein CAFM-System integriert werden soll, sowie der Verfügbarkeit und Qualität der benötigten FM-Informationen. Ferner ist die Erkenntnis wichtig, dass die FM-Prozesse von allen Beteiligten richtig verstanden werden müssen. Arbeitsanweisungen und Festlegungen müssen von den Mitarbeitern akzeptiert und gelebt werden. Feste Vorschriften helfen Abläufe zu optimieren und Fehlerquellen zu vermeiden. Wichtig hierbei ist, dass das CAFM-System bei bestimmten Abläufen nicht umgangen werden darf. Auch helfen CAFM-Systeme typische Fehler bei traditioneller Arbeitsweise zu vermeiden. Projekte sind immer dann besonders erfolgreich, wenn ein ganz konkreter Anlass für die Systemeinführung besteht, wenn also ein ausreichender Leidensdruck existiert. Das können z. B. ein bevorstehender komplexer Umzug, ein Neubauprojekt oder auch nur die Notwendigkeit der Kostentransparenz sein, die ohne IT-Unterstützung nicht realisierbar wären. Weniger ist mehr! Diese Prämisse gilt ebenfalls für erfolgreiche Projekte. Dies drückt sich durch eine klare Zielstellung (Lasten-/Pflichtenheft) und daraus abgeleitete überschaubare und abrechenbare Teilprojekte aus. Wichtig ist es hierbei, mit den Prozessen zu beginnen, deren IT-Unterstützung die größten Effekte erwarten lässt. Um dies herauszufinden, ist eine solide Wirtschaftlichkeitsanalyse unumgänglich. Als eine Hilfestellung wurde das ROI-Modell in Kap. 6 entwickelt und erläutert. Für einige ausgewählte CAFM-Projekte sind die relevanten ROI-Treiber in der Tab dargestellt. Diese zeigt, dass gewisse Treiber wie die Instandhaltung (1) und die Transparenz (7) in fast allen Beispielen von Bedeutung sind, während andere Treiber nur in wenigen Beispielen von Belang sind. Dies zeigt auch die Einzigartigkeit jedes einzelnen CAFM-Projektes. Insgesamt stellen diese Untersuchungen auch eine Bestätigung des Ansatzes dar, der mit dem ROI-Modell verfolgt wurde. Des Weiteren hat sich die Durchführung eines klar umrissenen Pilotprojektes als sehr sinnvoll erwiesen, da hier in kleinem Maßstab typische Aufgaben und Abläufe untersucht werden können. Hierdurch werden Probleme frühzeitig erkannt und die betroffenen Mitarbeiter können sich anhand bekannter Fragestellungen in das System einarbeiten (Training-on-the-job). Entscheidend ist das strukturierte Herangehen an ein CAFM-Projekt. Dies zeigt sich nicht nur an einer klaren Zielstellung sondern auch in einem klaren und flexiblen Datenmodell. Eine systematisch organisierte Datenbasis und strikte Disziplin bei der Datenpflege sind Voraussetzungen für erfolgreiches CAFM. Dabei ist eine persönliche Pflegeverantwortung unerlässlich. Der Aufbau einer aktuellen Bestandsdokumentation hat sich in allen Beispielen als eine wesentliche Voraussetzung eines erfolgreichen CAFM-Einsatzes herausgestellt. Die hierdurch geschaffene Transparenz erlaubt es oftmals, frühzeitig auf Veränderungen (z. B. bei

7 16 CAFM Success Stories 381 Tab Relevante ROI-Treiber ausgewählter erfolgreicher CAFM-Projekte Havarien oder veränderten Medienverbräuchen) zu reagieren und dadurch Folgeschäden oder -kosten zu vermeiden. In den Fallbeispielen wurde das Problem der Datenerfassung z. T. pragmatisch gelöst. Wichtig war die Konzentration auf genau die Daten, die für bestimmte, als wichtig erkannte Auswertungen erforderlich waren. Daten, die zwar auch von Interesse sind, aber keine unmittelbare Wertschöpfung versprachen, wurden weggelassen. In allen Fällen wurden aber die Daten konsequent genutzt, die in den verschiedensten Formen bereits verfügbar waren. In einigen Beispielen wurde auf ein gesondertes Datenerfassungsprojekt verzichtet. Vielmehr wurden Daten dann erfasst und dokumentiert, wenn es z. B. bauliche Veränderungen gab. Wichtig war auch die Erkenntnis, dass die Datenerfassung durch Fachkräfte erfolgen muss, da ansonsten die Gefahr von Doppelarbeit besteht. Auch zeigte sich zumindest in den hier untersuchten Beispielen, dass die oftmals postulierte schwindende Bedeutung visueller Daten nicht zutreffend ist. In vielen Bereichen des FM sind Pläne ob in elektronischer Form oder als Ausdruck unverzichtbar. Das trifft insbesondere auf alle flächenbezogenen FM-Aufgaben zu.

8 382 M. May Entscheidend in allen Beispielen war die Schnittstellenthematik. Diese spielte nicht nur bei der Datenübernahme aus Altsystemen eine Rolle sondern auch bei der Kopplung der CAFM-Software mit anderen bereits verwendeten IT-Systemen. So wurde erkannt, dass sich mit der Beseitigung jeder konventionellen (manuellen) Schnittstelle ein unmittelbarer wirtschaftlicher Effekt einstellt. Auch zeigte sich, dass nicht immer aufwändige Online- Schnittstellen entwickelt werden müssen, sondern dass oftmals konventionelle Offline- Schnittstellen (z. B. ASCII) genügen. Als positiv hat sich in den Fallbeispielen die möglichst frühzeitige Einflussnahme auf Planungsentscheidungen erwiesen. Hierdurch war es möglich, Prozesse in der Betriebsphase zu optimieren und Kosten zu senken. In allen Fällen war die Einfachheit der Bedienung eines CAFM-Systems ein wichtiges Auswahlkriterium. Ebenso wurde auf die Flexibilität der Software großer Wert gelegt. Die Anwender wollen einfache Veränderungen und Anpassungen (z. B. Oberfläche, Reports) selbst vornehmen können. Abschließend sei noch auf eine ganz wesentliche Erkenntnis hingewiesen. Der Erfolg von CAFM-Projekten nimmt in dem Maße zu, wie die Anzahl der Nutzer, die Zugriff auf die Informationen des CAFM-Systems haben, steigt. Dies wird am besten durch eine Integration des CAFM in das Intranet des Unternehmens erreicht. Außerdem kann der normale Anwender über die ihm vertraute Oberfläche seines Standard-Browsers auf das CAFM-System zugreifen. Hierdurch wird die Akzeptanz deutlich erhöht. So gelingt es, das (CA)FM aus dem oftmals geführten Nischendasein herauszuholen und ihm die angemessene Anerkennung im Unternehmen zu verschaffen. Auch hat sich in den Projekten der Trend hin zu Mobilem CAFM gezeigt. Dadurch wird es möglich, über mobile Geräte wie PDAs und Smartphones und Wireless-Technologien direkten Zugriff auf das CAFM-System von einem beliebigen Standort im Unternehmen und ggf. auch von außerhalb zu erlangen.

9