BFW-i für Hausverwaltungen

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1 BFW-i für Hausverwaltungen Bedienung Wir haben versucht, die Bedienung für unsere Kunden so einfach wie möglich zu gestalten. Nach erfolgreicher Anmeldung werden alle von Ihnen verwalteten Liegenschaften aufgelistet. Anklicken der Anlagennummer listet alle von Ihnen zur Verfügung gestellten Dokumente auf. Die Dokumente können bis zur endgültigen Freigabe beliebig oft überarbeitet werden. Nach der Freigabe können Sie jedoch keine Änderungen mehr vornehmen. Sicherheit Trotz der Einfachheit haben wir großen Wert auf die Datensicherheit gelegt. Durch die Vergabe von relativ komplizierten 8-stelligen Passwörtern, die 1.) bei uns verschlüsselt gespeichert werden und 2.) von Ihnen nicht geändert werden können, ist es recht unwahrscheinlich, dass Unbefugte Zugang in unser System erhalten. Systemvoraussetzungen BFW-i kann im Prinzip jeder einsetzen, der mit seinem Computer Zugang ins Internet hat, über etwas Erfahrung mit einem Internetbrowser verfügt und dessen PC folgende Systemvoraussetzungen erfüllt: Es sollte ein DSL-Anschluss vorhanden sein. Kunden ohne DSL-Anschluss sollten BFW-i nicht nutzen, da die Dokumente mehrere hundert Kilobyte groß sein können, wodurch evtl. lange Wartezeiten entstehen. Im Browser muss die Ausführung von Java-Scripts für unsere Website erlaubt sein. Im Browser müssen Popup-Fenster für unsere Website zugelassen sein. Der Browser muss Cookies von unserer Website akzeptieren können. Es muss ein Programm zum Betrachten und Ausfüllen von PDF- Dokumenten auf dem Rechner installiert sein, z.b. der kostenlose Adobe Reader 7.0. Es ist darauf zu achten, dass die aufgerufenen Dokumente in einem Browserfenster geöffnet werden. In der Regel erlaubt ein Browser standardmäßig die Annahme von Cookies und die Ausführung von Java-Scripts. Viele Browser sind jedoch so eingestellt, dass Popup-Fenster (das sind Fenster, die vom Browser automatisch geöffnet werden) mit einem so genannten Popupblocker geblockt werden. Die Anwender werden jedoch vom Browser auf geblockte Fenster hingewiesen.

2 Auch einige andere Programme können das Öffnen von Popupfenstern blocken; dies sind unter anderem Internet-Sicherheitsprogramme wie z.b. Norton Internet-Security oder auch die Adobe Yahoo!-Leiste, die beim Herunterladen von Adobe Reader mit installiert werden kann. Diese Programme weisen den Anwender nicht immer auf geblockte Fenster hin. Hier muss vom Anwender ggf. zuerst das Programm identifiziert werden, welches die Popupfenster blockt und in den Popupblockereinstellungen Popupfenster für unsere Website zugelassen werden. Mit einer über die Hilfe im Login-Fenster erreichbaren Testprozedur können Sie testen, ob die Systemvoraussetzungen erfüllt sind. Hinweise zu dieser Anleitung Die Bedienung von BFW-i wird nachfolgend am Beispiel der fiktiven Hausverwaltung Krings Immobilien GmbH demonstriert. Der für Krings Immobilien zuständige Messdienst ist BFW-Ritter. Kapitel 1 beschreibt die kundenseitige Bedienung und Kapitel 2 die messdienstseitige Bedienung von BFW-i. In Kapitel 2 werden Sie lernen, wie Sie Ihre Kunden einrichten, dem jeweiligen Kunden die von ihm verwalteten Liegenschaften zuordnen und die gewünschten Dokumente zur Ansicht freischalten.

3 Kunden-Login Bitte melden Sie sich über die Internetadresse bei uns an. In unserem Beispiel loggt sich die Firma Krings Immobilien mit dem Benutzernamen 10-Krings-Immo und dem Passwort 3LGEoEUv ein. Sind die Eingaben korrekt, öffnet sich ein neues Browserfenster in dem alle von Ihnen freigegebenen Liegenschaften aufgelistet werden. Achtung, falls sich trotz korrektem Passwort kein neues Fenster öffnet, sind die Systemvoraussetzungen (siehe Seite 1) nicht erfüllt!

4 Liegenschaft auswählen Nach der erfolgreichen Anmeldung werden sofort alle Ihre freigeschalteten Liegenschaften aufgelistet. In unserem Beispiel wurde Krings Immobilien zwei Liegenschaften in Musterstadt von BFW- Ritter freigeschaltet. Durch Anklicken der Anlagennummer werden die von Ihnen freigeschalteten Dokumente aufgelistet. In unserem Beispiel sind es die Heizkostenermittlung und Nutzerliste, die Ableseprotokolle für Zwischenablesungen und die Archivdokumente ab 2003.

5 Dokumente auswählen Durch Anklicken des Links bearbeiten wird das entsprechende PDF- Dokument auf den Rechner des Anwenders heruntergeladen und in einem separaten Fenster angezeigt. Achtung, es ist unbedingt darauf zu achten, dass die Dokumente in einem Browserfenster geöffnet werden, da sonst die Daten nicht zurück übermittelt werden können! Ein Browserfenster erkennen Sie daran, dass in der linken oberen Ecke des Fensters das Browserlogo angezeigt wird. In der Tabelle Sonstige Dokumente müssen Sie zunächst auf den Link auflisten klicken, um alle zur Verfügung stehenden Dokumente in einer separaten Tabelle aufzulisten.

6 In unserem Beispiel werden durch Anklicken des Links auflisten in der Zeile Archivdokumente alle Heiz- und Betriebskostenabrechnungen ab dem Jahr 2003 aufgelistet. Durch Anklicken des Links anzeigen des gewünschten Dokuments wird das PDF-Dokument heruntergeladen und mit Adobe Reader in einem separaten Browserfenster angezeigt.

7 Das folgende Beispiel zeigt die erste Seite der Betriebskostenabrechnung 2004 für die Anlage Das Dokument wurde mit Adobe Reader 7.0 in einem Browserfenster des Microsoft Internet Explorers geöffnet. Zur Information, das Herunterladen des 18-seitigen Dokuments (115 kb) per DSL 1000 und Starten von Adobe Reader 7.0 dauerte ca. 3 Sekunden.

8 Dokumente ausfüllen Zum Ausfüllen eines Dokuments klicken Sie einfach in der Tabelle Formulare für die laufende Abrechnungsperiode auf den Link bearbeiten. Jetzt wird wieder das gewünschte Dokument heruntergeladen und in einem separaten Browserfenster angezeigt.

9 Heizkostenermittlung Das folgende Beispiel zeigt die erste Seite der Heizkostenermittlung für die Anlage Das Dokument wurde mit Adobe Reader 7.0 in einem Browserfenster des Microsoft Internet Explorers geöffnet. Bitte beachten Sie im Hintergrund die Online-Hilfe, die beim Herunterladen des Dokuments automatisch (im Hintergrund) angezeigt wird. Detailinformation zum Ausfüllen und Speichern der Heizkostenermittlung entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe.

10 Restwertberechnung Bei ölbefeuerten Heizungsanlagen werden nach dem Eingeben der Restmenge der Wert der Restmenge und die Summen für die Mengen und Beträge automatisch berechnet. Die Angaben Ihrer Kunden müssen somit Ihrerseits nicht mehr nachgerechnet werden. Mehr Informationen zur Berechnung des Werts der Restmenge finden in der Online-Hilfe.

11 Nutzerliste Durch Anklicken des Links bearbeiten in der Zeile Ausfüllbare Nutzerliste wird die Nutzerliste heruntergeladen und in einem separaten Browserfenster geöffnet. Tragen Sie hier ggf. Nutzerwechsel und Vorauszahlungen wie gewohnt ein. Auch bei der Nutzerliste werden die Vorauszahlungen aufsummiert.

12 Dokumente speichern und zur Abrechnung freigeben Dokumente speichern Die Heizkostenermittlung und die Nutzerliste werden jeweils durch Anklicken des Links bearbeiten heruntergeladen und in einem Browserfenster angezeigt (siehe Abschnitt 0). Die Formulare werden nun ähnlich wie die Papierformulare am Bildschirm ausgefüllt. Abschließend müssen die Daten bei uns gespeichert werden. Dies geschieht durch Anklicken der Schaltfläche SPEICHERN im PDF-Dokument. Die Schaltflächen SPEICHERN befinden sich in der Heizkostenermittlung auf der ersten Seite unten und in der Nutzerliste auf der letzten Seite unten. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Hilfe-Fenster, das sich beim Herunterladen automatisch im Hintergrund öffnet (siehe Seite 9). Achtung, es ist wichtig, dass zum Speichern der Daten die Schaltfläche SPEICHERN im Formular verwendet wird, das Formular in einem Browserfenster geöffnet ist und

13 eine aktive Internetverbindung besteht. Andernfalls werden die Daten nicht an uns übermittelt! Eine erfolgreiche Datenübermittlung wird im Browserfenster durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt. Auf Basis der übermittelten Daten wird nun bei uns ein neues PDF-Dokument erzeugt. Das neu erzeugte Dokument kann nach ca. 1-2 Minuten erneut abgerufen werden. Hierzu muss zunächst in der Tabelle Formulare für die laufende Abrechnungsperiode die Schaltfläche aktualisieren angeklickt werden. Alle gespeicherten Formulare werden in der Tabelle als "Gespeicherte..." mit Angabe der letzten Speicherung aufgelistet. In unserem Beispiel wurde die Heizkostenermittlung am um 15:38 Uhr bei uns gespeichert. Die gespeicherte Heizkostenermittlung steht jetzt zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

14 Daten zur Abrechnung freigeben Nachdem die Heizkostenermittlung und die Nutzerliste komplett ausgefüllt sind, können die Daten zur Abrechnung freigeben werden. Hierzu genügt ein Mausklick auf die Schaltfläche Formulare zur Abrechnung freigeben. Bitte beachten Sie, dass zum Freigeben der Daten beide Dokumente, d.h. Nutzerliste und Heizkostenermittlung, bei uns gespeichert sein müssen. Andernfalls wird die Schaltfläche Formulare zur Abrechnung freigeben nicht aktiviert.

15 Nach dem Anklicken der Schaltfläche wird die Freigabe am Bildschirm zunächst wie folgt bestätigt:

16 Erneutes Anklicken der Schaltfläche aktualisieren listet die endgültigen Dokumente am Bildschirm auf. Diese Dokumente können nun nicht mehr geändert werden. Sobald Sie die Daten zur Abrechnung freigeben, werden die endgültigen, nicht mehr änderbaren Formulare bei uns erzeugt.

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