Mindjet Software für strategische Beratung

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1 Erste Schritte Anleitung Mindjet Software für strategische Beratung Eine zentrale Herausforderung für Manager besteht darin, Informationen aus verschiedensten Quellen zusammenzutragen und in einer einzigen Ansicht zu präsentieren, um alle Teammitglieder auf denselben Stand zu bringen. Daher nutze ich MindManager sehr häufig, um Informationen für mein Team rasch zu strukturieren... - Chris Alexander, Capgemini, Großbritannien Als Berater müssen Sie blitzschnell unterschiedliche Rollen übernehmen können: die des Fachexperten, des internen Teamleiters, des Kundenservice-Managers. All diese Rollen sind an sich schon anspruchsvoll genug mehreren Rollen gleichzeitig gerecht zu werden, ist nahezu unmöglich. Sie müssen stets über alle Trends im Geschäftsbereich des Kunden auf dem Laufenden bleiben und Informationen reibungslos mit internen Teams austauschen, andernfalls können Berater keine exzellenten Resultate und erkennbare Werte liefern. Eine Flut von Informationen, unklar definierte Anforderungen, unzureichende Kommunikation und fehlende Unterstützung seitens der Stakeholder führen zu falschen oder unangemessenen Entscheidungen, die Beratungsprojekte oft scheitern lassen. Die Mindjet Software bietet Unternehmensberatern ein wertvolles Instrumentarium: Informationen lassen sich erfassen und strukturieren, Pläne können entwickelt und umgesetzt werden, und die visuelle Umgebung, in der sich alles abspielt, begünstigt sowohl die interne Teamarbeit als auch die Kommunikation mit dem Kunden. Mit der Mindjet Software lassen sich visuelle Diagramme erstellen und austauschen, die die interne Arbeit im Team, die Kommunikation nach außen und die Umsetzung des Beratungsauftrags verbessern. Diese Anleitung vermittelt einen schrittweisen Einstieg in das Arbeiten mit der Mindjet Software und den benutzerdefinierten Vorlagen, sodass Sie Informationen gezielt nutzen, Planungen effektiver gestalten und damit Ihren Kunden unmittelbar bessere Resultate liefern können. Insbesondere erhalten Sie eine Anleitung zur Map-Vorlage für Problemlösungen. Alle vorgestellten Funktionen sind Bestandteil der Mindjet Software, die MindManager 2012, Mindjet Connect und Mindjet Mobile umfasst. In der folgenden Tabelle finden Sie die einzelnen Anwendungen und eine kurze Beschreibung: Anwendung Mindjet MindManager Beschreibung Software für das Information Mapping fördert aktiv die Zusammenarbeit.

2 2012 Mit interaktiven Maps können Benutzer beim Brainstorming Ideen sammeln, planen, Strategien entwickeln und präsentieren und dabei stets den Überblick behalten. Trotzdem sind alle relevanten Einzelaspekte in unterschiedlicher Detailtiefe in einer einzigen Map enthalten. MindManager ist in den kostenfreien Online-Service Mindjet Connect integriert, sodass visuelle MindManager-Maps problemlos teamübergreifend und geräteunabhängig ausgetauscht werden können. Mindjet Connect Mindjet Mobile Macht mit seinem Online-Service für Collaborative Work Management die Vorteile des Mappings für das gesamte Team oder Unternehmen verfügbar. Mit Mindjet Connect können Sie Dateien sicher online speichern und verwalten. Sie können einen beliebigen Personenkreis ohne zusätzliche Software zur Mitwirkung und zur Zusammenarbeit einladen und jederzeit von fast überall und von jedem Gerät auf Ihre Arbeit zugreifen. Als Free und Business Edition erhältlich. Erstellen Sie Ihre Maps und Dateien, arbeiten Sie mit anderen zusammen daran und greifen Sie unterwegs darauf zu. Nutzen Sie die Mindjet Mobile Apps, um Ihre Arbeit immer dabei zu haben. Stimmen Sie sich immer und überall und von jedem Mobilgerät aus mit Ihrem Team ab. MAP-VORLAGE ZUR PROBLEMLÖSUNG Weiter unten sehen Sie die Standardvorlage von Mindjet zur Problemlösung. Einen Link auf diese Vorlage finden Sie auf der Seite zum Thema Beratungslösungen unter mindjet.com. Es wird ein Szenario durchgespielt, in dem ein Unternehmen einen Berater hinzuzieht, weil seine Mitarbeiter nur geringe Akzeptanz für ein neues CRM-System zeigen. Die Vorlage dient lediglich als Ausgangspunkt. Sie müssen nicht alle Elemente verwenden und können die Vorlage Ihren eigenen Erfordernissen entsprechend anpassen.

3 Angenommen, die Stakeholder auf Kundenseite sind Vertriebsleiter, Marketing-Leiter und Leiter von Service Centern, die sich an verschiedenen Standorten befinden. In diesem Beispiel entscheidet sich der Berater für MindManager 2012 zum Erstellen von MindManager-Maps, da der Kunde einige der neuen Projektplanungsfunktionen in MindManager 2012 nutzen möchte. Der Berater greift direkt in MindManager auf die Austauschfunktionen von Mindjet Connect zu. Die Stakeholder auf Kundenseite melden sich einfach bei Connect an, um sich die Map anzusehen und ihre Beiträge hinzuzufügen. Da Mindjet Connect Funktionen zum Erstellen und Bearbeiten von Maps bietet, können Sie die Map direkt von ihren Browsern aus bearbeiten. Um die Schritte nachzuvollziehen, laden Sie einfach die Vorlage herunter und öffnen sie entweder in MindManager 2012 oder in Mindjet Connect. Text Erste Schritte Visualisierung Wenn Sie die Vorlage öffnen, sehen Sie ungefähr eine Darstellung wie diese. Wenn Sie noch nicht mit den Menüs vertraut sind, nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit zum...

4 Erstellen eines Unterzweiges Als Berater werden Sie als Erstes das Problem klar definieren wollen. Nehmen Sie an, das Ganze findet im Rahmen eines Web- Meetings mit allen Kunden-Stakeholdern statt. Ihr Ziel ist, alle auf denselben Stand zu bringen und ihre Zustimmung zu erhalten. Klicken Sie auf den Zweig mit der Problemdefinition und erstellen Sie einen Unterzweig, indem Sie entweder die Taskleiste verwenden oder die Taste Einfügen drücken. Auflisten der Probleme Drücken Sie erneut die Taste Einfügen, um alle Probleme aufzuzählen. Nach Angabe der ersten Problemstellung (unzuverlässige Prognosen) drücken Sie die Eingabetaste, um die beiden anderen hinzuzufügen.

5 Als Nächstes könnten Sie die potenziellen Ursachen und Lösungen durch Brainstorming im Team erarbeiten. Den Input aus dem Team können Sie durch Hinzufügen von Unterzweigen einarbeiten. Sobald das Web- Meeting beendet ist, senden Sie die Map an alle Teammitglieder und bitten um Kommentare und ergänzende Dokumente als Anhang. Öffnen Sie Mindjet Connect und laden Sie die Map hoch, klicken Sie anschließend auf Freigeben.

6 Jetzt können Sie die Stakeholder bitten, die Map zu prüfen und gegebenenfalls zu bearbeiten. Die Stakeholder haben ebenfalls die Möglichkeit, Anhänge und Links, die zur Problemlösung beitragen, hinzuzufügen. In unserem Beispiel führen wir eine Google- Suche über Ursachen für das Scheitern von CRM-Projekten durch, indem wir im Dropdown-Menü den Eintrag Aus Web

7 hinzufügen wählen. Die Suchergebnisse werden automatisch an den Zweig angehängt. Brainstorming- Lösungen Im nächsten Meeting möchten Sie vielleicht noch einen Schritt weitergehen und gemeinsam mit dem Team, Ideen zu potenziellen Lösungen und Zielen erarbeiten. Die Projekt-Stakeholder können simultan die Map bearbeiten, während Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit der Telefonkonferenz widmen. Priorisierung

8 Als Nächstes erarbeiten Sie gemeinsam mit dem Team Prioritäten für Ihre Ziele; verwenden Sie dazu das Dropdown-Menü in der Mindjet Connect- Taskleiste. Filtern Sobald das Meeting zur Definition der Anforderungen abgeschlossen ist, arbeiten Sie an Ihrem Schreibtisch in MindManager den Projektplan aus. Klicken Sie einfach auf das Filter-Icon, um nach Prioritäten zu filtern. Damit sehen Sie klar und deutlich, welche Aufgaben als Erstes anstehen. Eine extrem nützliche Funktion, wenn Sie sehr viele Aufgaben erledigen müssen. 2x2-Analyse Als Nächstes möchten Sie vielleicht auf die Risiken eingehen und diese identifizieren und näher analysieren. Sobald Sie die Risiken

9 erfasst haben, können Sie anhand der Analyse-Ansicht von MindManager schnell fundierte Entscheidungen treffen, indem Sie die Map-Zweige, in diesem Fall die Risiken, Kategorien zuordnen und sie mit Prioritäten versehen. Diese neue Funktion gestattet Ihnen, Zweige in einen vordefinierten Satz von 2x2- Analysediagrammen zu verschieben. Klicken Sie zunächst in der Analyseansicht auf Neu. Ihre Zweige werden in dem Feld aufgelistet. Markieren Sie diese und wählen Sie +, um Sie im Diagramm abzulegen

10 Wenn Sie auf Konfigurieren klicken, können Sie Ihre 2x2- Analyse entwerfen.

11 Aufgabenverwaltung Nun können Sie den Plan in MindManager entwickeln. Diese Abbildung veranschaulicht, wie Sie eine einfache Aufgabenliste mit Projektdauer, Abgabeterminen und Ressourcen aufstellen können, indem Sie das Aufgabeninfo-Icon, die Register auf der rechten Seite oder den Aufgabenbereich benutzen. In diesem Beispiel möchten wir die Projektplanungsfunktio nalitäten nicht weiter vertiefen. In der Anleitung zur IT- Projektplanung finden Sie weitere Informationen über diese Funktionalität. Integration von Dateiablage und Web Services Die zentrale Speicherung aller Inhalte aus unterschiedlichsten Dokumenten bis hin zu Ergebnissen von

12 Suchmaschinen ist eine der mächtigsten Funktionen der Mindjet Software. Somit haben alle Beteiligten zentralen Zugriff auf alle Informationen. In diesem Beispiel starten wir in Mindjet Connect. Wir identifizieren Best Practices bei der Vertriebsautomatisieru ng und hängen ein White Paper im PDF- Format an. Klicken Sie auf Anhang und suchen Sie den Ordner, in dem sich das White Paper befindet. Das war's schon. Präsentation Ihr Projekt zur Problemlösung ist nun ausgearbeitet und die Stakeholder haben zugestimmt. Jetzt können Sie den Präsentationsentwurf in MindManager überprüfen. Markieren Sie die Zweige, die Sie als Folien für die Präsentation benötigen.

13 Klicken Sie anschließend auf der Registerkarte Ansicht auf Folien und wählen Sie Neue Folie von Zweig. Export nach PowerPoint Wenn Sie mit Inhalt und Format zufrieden sind und Ihre Ergebnisse bzw. Empfehlungen der Geschäftsleitung vorstellen möchten, können Sie diese zur Präsentation nach PowerPoint exportieren. Damit sind die ersten Schritte bereits erfolgreich absolviert. Sie sollten nun in der Lage sein, eigene Maps zur Problemlösung zu erarbeiten und dabei einige der leistungsstarken Funktionen aus dieser Anleitung anwenden. Beispielsweise könnten Sie in Zukunft mit Ihren Kunden gemeinsam Informationen

14 erfassen und strukturieren oder Pläne entwickeln und umsetzen alles in einer visuellen Umgebung, die ganz auf Teamarbeit setzt. Ihnen stehen weitere Map-Vorlagen zur Beratung des Managements zur Verfügung, beispielsweise: Business Plan Strategieplan SWOT-Analyse Projektplan Besuchen Sie bitte unsere Website,, wenn Sie weiterführende Tutorials und Ressourcen benötigen.