IT Outsourcing. Warum ein positiver Business Case kein Erfolgsgarant ist. Karsten Redenius Partner m3 management consulting GmbH

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1 1 IT Outsourcing Warum ein positiver Business Case kein Erfolgsgarant ist. Karsten Redenius Partner m3 management consulting GmbH itsmf Live! in Nürnberg am

2 2 Agenda m3 management consulting Warum setzen Unternehmen auf Outsourcing? Wunsch versus Realität: Erkenntnisse aus der Praxis Die m3 Faktoren für erfolgreiche Outsourcing-Projekte Warum ein positiver Business Case kein Erfolgsgarant ist. 2

3 Überblick m3 in der msg systems Gruppe m3 als Partner für ganzheitliche Managementberatung in einer starken Unternehmensgruppe m3 management consulting GmbH Die m3 ist ein branchenübergreifendes und produktneutrales Beratungsunternehmen, das in einem Netzwerk mit Spezialisten und strategischen Partnern arbeitet Die m3 begleitet und gestaltet als Management Beratung mit Kunden Lösungen von der Strategie und Konzeption bis zur nachhaltigen Umsetzung msg systems Gruppe Die msg systems agiert als produktbasiertes Lösungs- und Service-Haus unter den führenden IT-Beratern und Systemintegratoren in Deutschland Kerngeschäft: Branchenspezifische Gesamtlösungen (Beratung, Anwendung, Systemintegration) 1 msg Gruppe: 1980 gegründet; international; unabhängig Mitarbeiter: > Hochkarätiges Netzwerk von Unternehmen mit Spezialisierung in den Bereichen Branchen- Beratung und -Lösungen in der msg group Weitere 1 Seit 1996 nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert 3

4 m3 ist Teil der starken msg systems Unternehmensgruppe Gemeinsam stark für unsere Kunden über 30 Jahre nachhaltiges und eigenfinanziertes Wachstum Umsatz p.a. [Mio EUR] m3 management consulting GmbH innovas gmbh msg netzwerkservice GmbH PREVO-System AG finnova AG Bankware Plaut AG PiAL Consult GmbH Gründung der msg systems Landesgesellschaft Schweiz Conplan GmbH Landesgesellschaft Österreich msggillardon AG 2 Landesgesellschaft USA msg global solutions ag inex24 AG Hagenberg Software GmbH COR&FJA AG 3 msg services ag msg systems Romania S.R.L. 1 Neugründung und Markteinführung 2 Ehemals GILLARDON financial software AG 3 Ehemals COR AG 4

5 m3 management consulting Partnernetz und Beratungsfelder Mensch Organisation Technologie Ganzheitliche Management Beratung Beratungsfelder m3 (Practices) Organisational & Process Excellence Produktbasierte Lösungen und Consulting Individuelle IT/SW Dienstleistungen Systemnahe Beratungsund Dienstleistungen Performance Management IT Strategy, Transformation, Sourcing Advisory Service Strategy & IT Management Programm & Project Excellence Spezialthemen Weitere Partner 1 m3 management consulting Der ganzheitliche Beratungspartner in einem starken Partnernetzwerk 1 Neben weiteren msg group Unternehmen u.a. Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Kanzleien, Management Coaching 5

6 m3 management consulting ist internationaler Projektpartner Standorte der msg Gruppe Über Mitarbeiter Ein starkes internationales Partnernetzwerk Internationale Standorte 1 Ausgewählte Projektstandorte Standorte D-A-CH m3 management consulting hat Erfahrung in der Durchführung internationaler Projekte 1 Alle Standorte: msg systems Gruppe 7

7 Auszug aus unserer Kundenliste Branchen und Kunden der msg group Insurance Financial Services Automotive Weitere Branchen AIG ADAC Allianz Allstate AXA ERGO Generali Gothaer Hannover Rück HDI-Gerling HUK-COBURG ING Milli Re Montpelier Re Munich Re NÜRNBERGER R+V Sparkassenversicherung Versicherungskammer Bayern VHV Zurich Financial Services BSK Schwäbisch Hall Bayern LB BMW Financial Services Commerzbank AG Deutsche Bank AG Deutsche Zentral- Genossenschaftsbank AG Dresdner Bank AG Finanz Informatik HSBC Trinkhaus & Burkhardt AG HSH Nordbank AG Landesbank Baden-Württemberg Landesbank Berlin Landesbank Bremen Landesbank Hessen Thüringen Mercedes-Benz Bank Postbank Unicredit Hypovereinsbank VW Financial Services AUDI AG BMW AG Daimler AG Renault Nissan Deutschland VW AG Healthcare BKK (diverse) Bundesinnungskrankenkasse Gesundheit(BIG) DRG-Institut Diakonie Hannover Hanesatische KK IKK (diverse) Johanniter-Krankenhaus Bonn Kaiserswerther Diakonie Kliniken d. Landesverbandes Rheinland Medent/Medit Roche Alcatel Bundeswehr/-Marine Deutsche Bahn Deutsche Lufthansa Deutsche Telekom E.ON AG Europäisches Patentamt Gebühreneinzugszentrale Krauss Maffei Wegmann Nokia Siemens Networks Salamander Siemens SKY Telefonica O2 T-Mobile Deutschland TUI UPM Vattenfall Voith Wacker-Chemie ZF 8

8 10 Agenda m3 management consulting Warum setzen Unternehmen auf Outsourcing? Wunsch versus Realität: Erkenntnisse aus der Praxis Die m3 Faktoren für erfolgreiche Outsourcing-Projekte Warum ein positiver Business Case kein Erfolgsgarant ist. 10

9 Warum setzen Unternehmen auf Outsourcing? Wettbewerb und Globalisierung stellen Unternehmen vor strategische Herausforderungen: In den Köpfen vieler Entscheider gilt Outsourcing als Mittel der Wahl zur Sicherung von Wettbewerbsvorteilen Warum setzen Unternehmen auf Outsourcing - die häufigsten Gründe Kostensenkung/Transparenz Fokus auf Kerngeschäft: Optimierung von Prozessen und Qualität Flexibilität & Skalierbarkeit Standardisierte IT-Services mit vertraglich fixierten SLAs Strategie-Trend & Globalisierung IT als Business-Enabler durch technologische Innovations-Partnerschaft 11

10 12 Agenda m3 management consulting Warum setzen Unternehmen auf Outsourcing? Wunsch versus Realität: Erkenntnisse aus der Praxis Die m3 Faktoren für erfolgreiche Outsourcing-Projekte Warum ein positiver Business Case kein Erfolgsgarant ist. 12

11 Wunsch versus Realität: Erkenntnisse aus der Praxis Ausgiebige und anstrengende Verhandlungen liegen hinter der Hätt -ich-gern GmbH. Ein detaillierter Vertrag liegt unterschrieben auf dem Tisch, die Verhandlungsführer feiern den positiven Business Case. Doch Papier ist geduldig! Ist wirklich alles gut? 13

12 Wunsch versus Realität: Erkenntnisse aus der Praxis Negativer Business Case durch erhöhte & ungeplante Transitions- und Transformations-Aufwände Kostensenkung/ Transparenz Verlagerung möglicher kundenseitiger Skaleneffekte zum Outsourcing-Partner Hohe Standardisierungsaufwände von heterogenen IST-Strukturen Intransparente Preisstrukturen beim Resource Unit pricing 14

13 Wunsch versus Realität: Erkenntnisse aus der Praxis Fehlende Nachhaltigkeit eingeführter Änderungen Fokus auf Kerngeschäft : Optimierung von Prozessen und Qualität Verhaltenswiderstände und fehlendes Vertrauen bezüglich neuer Strukturen und Prozesse Mangelnder Wissenstransfer & Wissens-Management Längere Reaktionszeiten und verzögerte Kommunikationsprozesse 15

14 Wunsch versus Realität: Erkenntnisse aus der Praxis Fehlerhafte verbrauchsabhängige Abrechnungsmodelle Flexibilität & Skalierbarkeit Outsourcing-Maßnahmen sind nur durch massive monetäre Aufwände umkehrbar (Lock-in-Effekt) Träge Skalierbarkeit von Ressourcen seitens des Outsourcing-Partners Unzureichendes Kapazitäts-Management aufgrund starrer Organisationsstrukturen auf Kundenseite 16

15 Wunsch versus Realität: Erkenntnisse aus der Praxis Mangelndes Verständniss der Vertragsstrukturen Standardisierte IT-Services mit vertraglich fixierten SLAs Starres Vertragskonstrukt erschwert notwendige Veränderungsprozesse Unzufriedenheit auf Kundenseite durch fehlende Individualisierungsmöglichkeiten von IT-Services Heterogene Strukturen erschweren Standardisierung 17

16 Wunsch versus Realität: Erkenntnisse aus der Praxis Kulturelle & sprachliche Hürden sowie Gewöhnungsphase zwischen Kunde & Outsourcing-Partner Strategie-Trend & Globalisierung Hoher Kommunikationsaufwand durch verschiedene Zeitzonen Erhöhte Anforderungen an Sicherstellung der IT- Infrastruktur (Ausfallsicherheit/Performance) Chancen als gegeben angesehen und Risiken in diesem Zusammenhang unterschätzt 18

17 Wunsch versus Realität: Erkenntnisse aus der Praxis Fehlende übergreifende Innovationsstrategie IT als Business- Enabler durch technologische Innovations- Partnerschaft Innovation ist in der Regel nicht vertraglich fixiert Erschwerte Entwicklung einer Innovationskultur durch Interessenskonflikte verschiedener Stakeholder Unzufriedenstellende Technologietrends 19

18 20 Agenda m3 management consulting Warum setzen Unternehmen auf Outsourcing? Wunsch versus Realität: Erkenntnisse aus der Praxis Die m3 Faktoren für erfolgreiche Outsourcing-Projekte Warum ein positiver Business Case kein Erfolgsgarant ist. 20

19 Konzentration auf die wichtigsten Bereiche Viele Fehler in Outsourcing-Projekten lassen sich vermeiden: Der Sourcing Lifecycle verdeutlicht anhand eines Phasenmodells die wesentlichen zu beachtenden Aspekte Strategisch Sourcing Strategie Taktisch Die häufigsten Ursachen von Sourcing-Fehlern Mangelhafte rechtliche & finanzielle Vertragsgestaltung Fehlerhafte Strategie / Business Planung Kunden/Lieferanten Beziehung Sourcing Lifecycle Auswertung & Auswahl Vertragsgestaltung Abbildung in Anlehnung an den Gartner Sourcing Lifecycle Schlechte Beziehung Kunde / Outsourcing-Dienstleister 21

20 Die m3 Faktoren für erfolgreiche Outsourcing-Projekte Die internen Organisation und deren Schnittstellen müssen funktionsfähig sein Sourcing Strategie (Sourcing Readiness) Sicherstellung eines hohen Standardisierungsgrades des bestehenden Produktportfolios Sicherstellung der Homogenität der Systemlandschaft Interner Reifegrad der Prozesse (Messbarkeit, Verantwortung und Transparenz) 22

21 Die m3 Faktoren für erfolgreiche Outsourcing-Projekte Verträge müssen dem Geschäftsverhältnis gerecht werden, die die eigentliche Zusammenarbeiten regeln Vertragsgestaltung Kurz vs. Lang : Laufzeiten sollten mit Bedacht gewählt werden Regelwerk muss Anpassungen/Veränderungen gerecht werden können Zukunftskompatibilität / Backsourcing 23

22 Die m3 Faktoren für erfolgreiche Outsourcing-Projekte Die höchste Komplexität sowie zeitliche und monetäre Aufwände entstehen nach Unterzeichnung des Outsourcing Vertrages, daher muss die Erstellung des Vertrags mit der notwendigen Sorgfalt und dem Weitblick erfolgen. Phasen nach Vetragsunterzeichnung Strategie & Planung Auswertung & Verhandlung Transition & Abschluss Transformation & Service-Erbringung Vertragsende Strategie- und Auswertungsphase Ca % des Zeiteinsatzes Ca. 2-3% der Gesamtinvestition Orchestrierte Prozesse Kleine Gruppe von Insidern Neuer Fokus Ca % des Zeiteinsatzes Ca % der Gesamtinvestition Dynamische Veränderungen des Geschäftsumfeldes Zahlreiche interne und externe Stakeholder 24

23 Die m3 Faktoren für erfolgreiche Outsourcing-Projekte Sicherstellung partnerschaftlicher Strukturen Kunden/Lieferanten Beziehung Erwartungen aller Parteien abstimmen & Überführung in übergreifende harmonisierte Zielvereinbarungen Festlegung transparenter Schlüsselkennzahlen Pönalen vs. Incentives Anreizsysteme schaffen 25

24 Die m3 Faktoren für erfolgreiche Outsourcing-Projekte Die wesentlichen Erfolgsfaktoren eines Outsourcingvertrages lassen sich auf die Vorbereitung und Transparenz, Vermeidung von Komplexität und Einlassen auf eine partnerschaftliche Kunden- / Lieferantenbeziehung zusammenfassen Be prepared and transparent! Keep it as simple as possible! Engage in partnership! 26

25 27 Vielen Dank! Karsten Redenius Partner Tel.: Fax: Mobil: karsten.redenius@m3maco.com m3 management consulting GmbH Robert-Bürkle-Straße Ismaning/München Warum ein positiver Business Case kein Erfolgsgarant ist. 27

26 m3 management consulting GmbH Robert-Bürkle-Straße Ismaning/München Germany Tel.: Fax: info@m3maco.com