Eine Informationsschrift für unsere Mandanten, Freunde und Geschäftspartner AUSGABE DEZ2016. Verehrte Mandanten und Geschäftspartner,

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1 Eine Informationsschrift für unsere Mandanten, Freunde und Geschäftspartner AUSGABE DEZ2016 Verehrte Mandanten und Geschäftspartner, Weihnachten steht vor der Tür und ein ereignisreiches Jahr geht dem Ende entgegen. Wieder einmal Zeit inne zu halten, um das Bewährte zu erhalten und Neues zu beginnen. Mit diesem Weihnachtsgruß verbinden wir unseren herzlichen Dank für die vertrauensvolle und angenehme Zusammenarbeit in diesem Jahr und freuen uns, Sie auch im nächsten Jahr allumfassend beraten zu dürfen. Traditionell unterstützen wir auch dieses Jahr wieder ein soziales, karitatives Projekt anstelle des Versands von Weihnachtskarten. Wir wünschen Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Angehörigen eine besinnliche Weihnachtszeit, ein friedvolles Weihnachtsfest und für das neue Jahr Gesundheit, Zufriedenheit, Glück und Erfolg! Ihr VHP-Team TERMINE JAN2017 THEMA DES MONATS Abgabe-Frist für den Termin = (USt-VA, LStAnm.) Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung bei Überweisungen (Schonfrist) für den Termin = (USt-VA, LStAnm.) Beitragsnachweis Sozialversicherung für Januar 2017 = (0 Uhr) Beitragsgutschrift bei Krankenkassen für Januar 2017 = Bei Zahlungen per Scheck gelten diese erst 3 Tage nach Eingang des Schecks als geleistet. Für Barzahlungen gibt es keine Schonfrist. Wie bereits in unserer Ausgabe September 2016 angekündigt, werden wir Sie heute weiter informieren. Was beim Einsatz von elektronischen Kassen (Registrier- und PC-Kassen) aufgezeichnet und aufbewahrt werden muss, hat die OFD Karlsruhe nunmehr zusammengefasst. Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen gelten die Vorschriften der Abgabenordnung. Außerdem gibt es mehrere Verwaltungsvorschriften. Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel der Buchführung vorgelagerte Systeme wie Registrierkassen, PC-Kassensysteme, Taxameter etc. Diese Systeme unterliegen als Teil der Buchführung denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie Buchführungssysteme. Einzelaufzeichnungspflicht Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Dies wird von der höchstrichterlichen Finanzrechtsprechung bestätigt. Im Übrigen ergibt sich der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht aus den umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften. Er gilt nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt IN DIESER AUSGABE Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung 1 Die rückwirkende Rechnungsberichtigung ist möglich 3 Erbschaft- und Schenkungsteuer: Die Auswirkungen der Reform für Firmenerben 3 Gemeinnützigkeit: Lebensmittelspenden an Tafeln 4 Geschenke an Mitarbeiter Steuerfreie Aufmerksamkeiten 4 Sozialversicherung: Rechengrößen für 2017 angepasst 5

2 Neben den vorgenannten Journaldaten sind u. a. auch die Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen aufzuheben. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse sogleich mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch nicht durchführbar sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Dem Unternehmen obliegt der Nachweis, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert Dies gilt auch bei einem Wechsel des Kassensystems. Auch hier sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten des Altsystems zu sichern. Ausnahmeregelungen bei nicht aufrüstbaren Registrierkassen Wird ein Kassensystem verwendet, bei dem eine dauerhafte Datenspeicherung im o. g. Sinn technisch nachweislich nicht möglich ist, darf die Kasse längstens bis zum eingesetzt In diesem Fall müssen mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden: - alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere: Bedienungsanleitung Programmieranleitung alle Programmabrufe nach jeder Änderung (Stammdatenänderungen, u. a. Artikelpreise) Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-, Trainingsspeichern u. ä. alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma- Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) - alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen - alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. Z-Nummer zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) inklusive: Name des Geschäfts Datum Stornobuchungen (z. B. sog. Managerstornos, Retouren u. ä.) Entnahmen Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit) - alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon. Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons beweisbar sicherzustellen durch Vorlage der Programmierpro- tokolle. Zu den Protokollen nachträglicher Programmänderungen gehören beispielsweise Artikelpreisänderungen, Einrichten eines Bedieners oder Trainers, Berichtseinstellungen und Änderungen von Steuersätzen. Zusätzlich ist es empfehlenswert, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (z. B. GrandTotal-Speicher und Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert und dokumentiert werden (z. B. Defekt der Registrierkasse, Nachstornos). Fehlen die Programmierungsunterlagen bzw. Protokolle nachträglicher Programmänderungen, stellt dies einen formellen Mangel der Buchführung dar, dessen Bedeutung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse oder dem Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse entspricht. Dies berechtigt für sich genommen ( Schätzungsbefugnis dem Grunde nach ) zu einer Hinzuschätzung von Einnahmen. Einsatz von offenen Ladenkassen Bei der sog. offenen Ladenkasse sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung im Gegensatz zur Kassenführung mit Hilfe einer Registrierkasse/PC-Kasse mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Zu erfassen sind: Inhalt des Geschäfts Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin/des Vertragspartners Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt Auch bei einem Kassenbericht müssen die erklärten Betriebseinnahmen auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) täglich zu zählen. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, so dass sich im Ergebnis die Tageseinnahmen ergeben. Die Entnahmen, Einlagen (einschl. Herkunftsnachweis) und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in dieser Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig und ordnungsgemäß. Darüber hinaus sollten Sie die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll belegen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig. Datenzugriffsrecht Der Finanzverwaltung steht betreffend der digitalen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten im Rahmen einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff zu. Hier kann im Rahmen des unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriffs Einsicht am Kassensystem vorgenommen oder eine Datenträgerüberlassung gefordert Das Unternehmen muss also selbst dafür sorgen, dass die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur gespeichert, sondern auch exportiert und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können. Folgen von Mängeln Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der ganzen Buchführung zur Folge. Das Ergebnis der Buchführung (Umsatz, Gewinn) entfaltet somit keine Beweiskraft für die Besteuerung. Das Finanzamt hat die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Sofern die Finanzbehörde darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Differenzen feststellt, die nicht substantiell entkräftet werden können, folgt daraus neben Umsatz- und Gewinnzuschätzungen regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren. DATEV Kassenbuch online Mit Standardsoftware erstellte Tabellen sind in der Regel nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften. Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. sofern möglich mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist. Dennoch können Office-Formate, auch wenn sie Belegfunktion erfüllen, grundsätzlich weiterhin verwendet werden, sofern zusätzliche organisatorische und/oder technische Maßnahmen ergriffen Mit der Online-Anwendung DATEV Kassenbuch online (Bestandteil von DATEV Unternehmen online) können Sie Kassenbelegsätze direkt im Internet für die Erstellung der Buchführung vorerfassen und bearbeiten. Die Daten können für eine steuerliche Außenprüfung direkt exportiert Eingabeassistenten und Prüfungen (Kassenminus-Chronologie und Vollständigkeit) bei der laufenden Berechnung helfen bei der ordnungsmäßigen Kassenbuchführung, deren Grundsätze durch die GoBD konkretisiert wurden. Interesse am Programm Unternehmen online? Sprechen Sie uns an und digitalisieren Sie ab sofort Ihre Belege.

3 Die rückwirkende Rechnungsberichtigung ist möglich Der EuGH hat in einem wegweisenden Urteil klargestellt, dass Rechnungen mit Rückwirkung auf den Vorsteuerabzug berichtigt werden können. Ausdrücklich wendet sich der EuGH damit gegen die deutsche Finanzamtspraxis, die in derartigen Fällen regelmäßig Zinsen festsetzt. Nach bisheriger Rechtsauffassung der deutschen Finanzverwaltung kann eine Rechnung in Bezug auf eine zwingende Angabe, z. B. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, nicht rückwirkend, sondern nur für die Zukunft berichtigt Das Recht auf Vorsteuerabzug kann damit nur für das Jahr ausgeübt werden, in dem die ursprüngliche Rechnung berichtigt wurde, und nicht bereits für das Jahr, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ob eine Rechnung auch rückwirkend berichtigt werden kann, wird in Deutschland seit Jahren kontrovers diskutiert. Bedeutung hat die Frage für den Vorsteuerabzug. Liegen die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Rechnung nicht vor, ist der Vorsteuerabzug zu versagen. Damit verbunden sind dann in der Regel Nachzahlungszinsen. Betroffen ist damit hauptsächlich der Betriebsprüfungsklassiker : Beispiel: Im Rahmen einer Betriebsprüfung für die Jahre 2012 bis 2014 stellt der Prüfer im Oktober 2016 formelle Mängel an Eingangsrechnungen fest. Betroffen ist u. a. eine Rechnung, die der Unternehmer im März 2012 erhalten hat. Der Prüfer fordert den Unternehmer auf, für Zwecke des Vorsteuerabzugs ordnungsgemäße Rechnungen vorzulegen. Dieser Aufforderung entspricht der Unternehmer sofort, also noch im Oktober. Nach der bisherigen deutschen Rechtsauffassung kann der Unternehmer die Vorsteuerbeträge erst bei Vorliegen ordnungsgemäßer Rechnungen und damit für Oktober 2016 geltend machen. Demnach entfällt der Vorsteueranspruch für die Zeit von 3/2012 bis 10/2016 mit der Folge einer Vollverzinsung. Entscheidung des EuGH Neutralität der Umsatzsteuer verbietet jede Belastung auch durch Zinsen. Das in den MwStSystRL geregelte Recht auf Vorsteuerabzug ist integraler Bestandteil des Mechanismus der Mehrwertsteuer, kann grundsätzlich nicht eingeschränkt werden und kann für die gesamte Steuerbelastung der vorausgehenden Umsatzstufen sofort ausgeübt werden Durch die Regelung über den Vorsteuerabzug soll der Unternehmer ausnahmslos von der im Rahmen aller seiner wirtschaftlichen Tätigkeiten geschuldeten oder entrichteten Mehrwertsteuer entlastet Das Grundprinzip der Mehrwertsteuerneutralität begehrt, dass der Vorsteuerabzug gewährt wird, wenn die materiellen Anforderungen erfüllt sind, selbst wenn bestimmten formellen Bedingungen nicht genügt wird Der EuGH hat in einem früheren Verfahren entschieden, dass das Vorsteuerabzugsrecht für den Erklärungszeitraum auszuüben ist, in dem die Lieferung der Gegenstände oder die Dienstleistung bewirkt wurde und in dem der Steuerpflichtige die Rechnung besitzt. Die Rechtssache, in der dieses Urteil ergangen ist, betraf jedoch ein Unternehmen, das zum Zeitpunkt der Ausübung des Vorsteuerabzugsrechts über keine Rechnung verfügte, sodass der Gerichtshof nicht über die zeitlichen Wirkungen der Berichtigung einer ursprünglich ausgestellten Rechnung entschieden hat. Im Urteilsfall verfügte die Gesellschaft dagegen zu dem Zeitpunkt, zu dem sie ihr Recht auf Vorsteuerabzug durchführte, über Rechnungen und hatte auch die Mehrwertsteuer gezahlt. Wann ist eine Rechnung eine Rechnung? So sehr das Urteil auch zu befürworten ist die Frage nach den Mindestvoraussetzungen, die ein Dokument erfüllen muss, um als Rechnung zu gelten, lässt der EuGH leider unbeantwortet. Auf die Pflichtangaben kann insoweit nicht abgestellt werden wie das Besprechungsurteil zeigt. FAZIT: Aus Unternehmersicht ist das Urteil zu begrüßen: Da der EuGH auf Rückwirkung von Rechnungsberichtigungen gebilligt hat, hat die leidige Vollverzinsung ausgedient. Spannend bleibt aber die weiterhin offene Frage nach den Mindestvoraussetzungen einer Rechnung. Erbschaft- und Schenkungsteuer: Die Auswirkungen der Reform für Firmenerben Nach langem und zähem Ringen hat der Bundesrat am den Weg für die vom Bundesverfassungsgericht angemahnte Reform der Erbschaft- und Schenkungsteuer freigemacht. Änderungen waren insbesondere an den Verschonungsregelungen beim Übergang von großen Betriebsvermögen erforderlich. Nachfolgend beantworten wir die wichtigsten Fragen zur Reform: Was bedeutet Verschonung von Betriebsvermögen? Übertragenes Betriebsvermögen bleibt zu 85 % von der Erbschaft- oder Schenkungsteuer verschont, wenn der Betrieb mindestens fünf Jahre fortgeführt wird (Behaltensfrist) und in diesem Zeitraum insgesamt mindestens 400 % der durchschnittlichen Jahreslöhne des Erwerbsjahres ausgezahlt werden (Lohnsummenregelung). Außerdem besteht die Möglichkeit einer 100%igen Verschonung, wenn der Betrieb mindestens sieben Jahre behalten wird und die Lohnsumme mindestens 700 % des Erwerbsjahres beträgt. Wird die Verschonung weiterhin gewährt? Die Verschonungsmöglichkeiten bleiben prinzipiell erhalten, allerdings werden sie nur noch für Betriebsvermögen von bis zu 26 Mio. je Erwerber gewährt. Übersteigt das Betriebsvermögen diese Grenze, gibt es zwei Möglichkeiten, die Steuerlast zu senken: Bei der Verschonungsbedarfsprüfung wird die Steuer auf das begünstigte Betriebsvermögen (siehe unten) auf Antrag erlassen, soweit der Erwerber nachweist, dass er nicht in der Lage ist, sie aus verfügbarem Vermögen zu begleichen. Zur Prüfung wird nicht nur das begünstigte Betriebsvermögen herangezogen, sondern auch das nichtbegünstigte Betriebsund Privatvermögen sowie das Vermögen, welches schon vor der Erbschaft vorhanden war. Alternativ kann der Erwerber auch beantragen, dass der Verschonungssatz von 85 % bzw. 100 % stufenweise abgeschmolzen wird. Die Abschmelzung erfolgt mit 1 % je Betriebsvermögen, welches über der Schwelle von 26 Mio. liegt. Gibt es Sonderregelungen für Familienunternehmen? Zusätzlich zum Verschonungsabschlag gibt es für Unternehmen mit familiengesellschaftstypischen Beschränkungen einen Vorab-Abschlag von bis zu 30 % auf den Wert des begünstigten Vermögens. Damit dieser Abschlag gewährt wird, muss der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung bestimmte Entnahme-, Ausschüttungs-, Verfügungs- und Abfindungsbeschränkungen enthalten. Diese müssen schon zwei Jahre vor der Erbschaft bestanden haben und danach über einen Zeitraum von 20 Jahren beachtet Wer muss die Lohnsummenregelung beachten? Die Lohnsummenregelung kommt künftig schon bei Betrieben mit mehr als fünf Arbeitnehmern zum Tragen. Bei sechs bis zehn Beschäftigten muss für die Regelverschonung von 85 % eine Mindestlohnsumme von 250 % beachtet werden; für die Optionsverschonung von 100 % muss die Lohnsumme mindestens 500 % betragen. (Die Behaltensfrist bleibt unverändert bei fünf bzw. sieben Jahren.) Bei elf bis 15 Beschäftigten liegen die Schwellen bei 300 % und 656 %. Ab 16 Arbeitnehmern gelten die oben beschriebenen Werte. Welches Betriebsvermögen ist begünstigt? Die Übertragung von Verwaltungsvermögen ist nach wie vor nicht steuerlich begünstigt. Im Rahmen der Reform wurde konkretisiert, dass Oldtimer, Yachten, Segelflugzeuge sowie sonstige typischerweise der privaten Lebensführung dienende Gegenstände zum Verwaltungsvermögen gehören und damit nicht begünstigt sind. Finanzmittel können nur noch bis zu 15 % des Unternehmenswerts begünstigt übertragen Damit soll insbesondere verhindert werden, dass Geldmittel nur zu dem Zweck in sogenannte Cash-GmbHs eingebracht werden, um das Geld als Betriebsvermögen deklarieren und die GmbH-Anteile dann steuerbegünstigt übertragen zu können. Wie wird das Betriebsvermögen nun bewertet? Eine wichtige Rolle bei der Bewertung des Betriebsvermögens spielt der - neuerdings gesetzlich auf 13,75 festgeschriebene - Kapitalisierungsfaktor: Beim vereinfachten Ertragswertverfahren wird der durchschnittliche Jahresertrag des Unternehmens mit diesem Faktor multipliziert. Grund für die Fixierung ist das dauerhaft gesunkene Zinsniveau, das in den letzten Jahren zu einer Überbewertung der Unternehmen geführt hat. Ab wann gilt die Reform? Die Neuregelungen treten rückwirkend zum in Kraft und sind damit für alle Erwerbe ab diesem Zeitpunkt anzuwenden. Hinweis: Für die Übertragung von Betriebsvermögen gibt es auch nach der Reform noch Vergünstigungen. Damit Sie diese in Anspruch

4 nehmen können, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein - mitunter schon Jahre vor der Übertragung. Sprechen Sie uns daher rechtzeitig an, wenn Sie Ihr Betriebsvermögen auf die nächste Generation zu übertragen planen. Gemeinnützigkeit: Lebensmittelspenden an Tafeln Die Oberfinanzdirektion Niedersachsen hat sich mit der steuerlichen Behandlung von Tafeln auseinandergesetzt. Sie geht danach davon aus, dass die Tafeln im Regelfall gemeinnützige (Förderung des Wohlfahrtswesens) und mildtätige Zwecke erfüllen. Sie sind daher prinzipiell von der Körperschaftsteuer befreit. Die Lebensmittelabgabe durch die Tafeln ist normalerweise umsatzsteuerpflichtig. Allerdings können die Umsätze ausnahmsweise umsatzsteuerfrei sein, wenn die betreffende Tafel Mitglied des Bundesverbandes Deutsche Tafel e.v. ist. Greift diese besondere Steuerbefreiung nicht, werden die Lieferungen im Regelfall mit lediglich 7 % besteuert. Unternehmer, die unentgeltlich Lebensmittel an Tafeln abgeben, müssen dafür keine Umsatzsteuer bezahlen. Die OFD weist zwar darauf hin, dass hier im Prinzip eine sogenannte unentgeltliche Wertabgabe vorliegt, die der Umsatzsteuer unterliegen müsste. Allerdings geht die OFD davon aus, dass der Wert (fiktiver Einkaufspreis) gegen 0 tendiert, da die Lebensmittel kurz vor Ablauf des Mindesthaltbarkeitsdatums stehen oder Frischwaren wie Obst und Gemüse nicht mehr verkäuflich sind. Der Unternehmer kann auch einen Spendenabzug geltend machen. Dies hängt davon ab, ob die Lebensmittel im Zeitpunkt der Abgabe noch einen gewissen Wert haben (Wiederbeschaffungspreis, momentaner Einkaufspreis beim Großhändler oder Hersteller) oder aber bereits wertlos sind. Auch hier geht die OFD davon aus, dass die Lebensmittel im Regelfall nicht mehr in den normalen Verkauf gelangen können. Es handelt sich daher um für den jeweiligen Unternehmer wertlos gewordene Ware (Schwund, Verderb). Sofern die Waren noch einen Wert haben, kann die Tafel eine Spendenbescheinigung ausstellen. Es besteht dabei auch die Möglichkeit, dass die Tafel auf der Spendenbescheinigung den Buchwert (bilanziellen Wert) der Waren ansetzt und nicht den tatsächlichen Wert. Der Unternehmer hat hier ein Wahlrecht. ARBEITGEBER/PERSONAL Geschenke an Mitarbeiter Steuerfreie Aufmerksamkeiten Gutscheine kommen immer gut an. Egal ob als Gehaltsbestandteil, Anerkennung oder einfach als Geschenk der Mitarbeiter freut sich. Wenn Sie es richtig machen, können Sie Ihren Mitarbeitern damit einiges zukommen lassen, ohne dafür Lohnsteuer oder Sozialversicherungsabgaben zu zahlen. Schließlich ist in Deutschland nichts einfach vor allem nicht eine prüfungssichere Gestaltung abgabenfreier Incentives. Worauf müssen Sie also beim Einsatz von Gutscheinen rechtlich achten? Nutzen Sie die Sachzuwendungsfreigrenze Die einfachste Variante, abgabenfreie Incentives zu gestalten, ist die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR pro Monat und Mitarbeiter. Laut Einkommensteuergesetz sind Sachzuwendungen an Mitarbeiter bis zu 44 EUR pro Monat steuerfrei. Aufgrund der Sozialversicherungsentgeltverordnung wird die Steuerfreiheit auch für die Sozialversicherung übernommen. Zusätzlich zu diesem Monatswert von 44 EUR bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers bis zu 60 EUR steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses an Mitarbeiter ausgegeben Steuerlich gehören sie zum Sammelbegriff der Aufmerksamkeiten. Als persönlicher Anlass gilt z. B. der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Auch der Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung fällt darunter. Kein persönlicher Anlass sind hingegen Weihnachts- oder Ostergeschenke. Vorteil: Beide Freigrenzen haben nichts miteinander zu tun, sie können nebeneinander ausgeschöpft werden und werden nicht gegeneinander aufgerechnet. Bei der Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR handelt es sich um einen Monatswert, der Anlass der Zuwendung spielt keine Rolle. Man kann diese Freigrenze jeden Monat ausnutzen und zwar durchaus als Belohnung. Gleichzeitig kann der Mitarbeiter zum persönlichen Ereignis ein Geschenk bis zu 60 EUR abgabenfrei erhalten. Wer innerhalb eines Monats Geburtstag und Hochzeit hat, kann daher 2 Aufmerksamkeiten im Wert von bis zu 60 EUR erhalten. Aufpassen bei der Aufzeichnungspflicht Zum einen handelt es sich sowohl bei der Sachbezugsfreigrenze (44 EUR), als auch bei den Aufmerksamkeiten bei persönlichem Anlass (60 EUR) um Freigrenzen. Diese Einschränkung spielt vor allem bei den Gutscheinen eine wesentliche Rolle. Freigrenzen enthalten eine heimtückische Beschränkung: Sobald die Grenzbeträge auch nur um einen Cent überschritten werden, geht die Steuerfreiheit und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit verloren. Für den Arbeitgeber mit fatalen Folgen, weil selbst geringfügige Überschreitungen der Freigrenzen zur Haftungsforderung bei der Lohnsteuer und der Sozialversicherung führen. Ein weiterer Fallstrick sind die Aufzeichnungsund Überwachungspflichten. Betriebsprüfer der Lohnsteuer und Sozialversicherung erwischen viele Arbeitgeber, weil diese bei den Aufzeichnungs- und Überwachungspflichten nicht aufgepasst haben. Insbesondere bei der Sachbezugsfreigrenze von 44 EUR müssen Sie als Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Sachzuwendungen eines Monats zusammengerechnet die Freigrenze nicht übersteigen. Die 44-EUR-Freigrenze dient vielen unauffälligen Zusatzleistungen des Arbeitgebers als Grundlage für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Die Bandbreite reicht vom Blumenstrauß, Jobticket oder über das größere Arbeitgeberdarlehen bis zur Abschlussfeier eines Teams, das ein Projekt fristgerecht zum Abschluss gebracht hat. Gewährt der Arbeitgeber beispielsweise allen Mitarbeitern im Dezember 2016 einen Einkaufsgutschein im Wert von 44 EUR, und werden im selben Monat die Mitglieder eines abteilungsübergreifenden Teams vom Projektleiter zu einem Weihnachtsessen eingeladen (Kosten: 12 EUR pro Teilnehmer), ist die Freigrenze im Juni überschritten. Bei diesen Mitarbeitern müssen dann insgesamt 56 EUR versteuert und sozialversicherungsrechtlich abgerechnet Achtung: Geldbeträge sind nicht erlaubt Abgabenfrei bleiben Aufmerksamkeiten bis 60 EUR und die 44 EUR-Freigrenze nur, wenn es sich um Sachzuwendungen handelt. Der Bundesfinanzhof hat klargestellt, dass auch ein Gutschein über einen festen Eurobetrag steuerlich als Sachzuwendung anzusehen ist. Damit war die jahrelange Verwaltungspraxis hinfällig, dass Gutscheine nur über eine eindeutige Beschreibung des Gegenstands und ohne Angabe eines Eurobetrags steuerfrei blieben. Völlig risikolos ist der Einsatz von Gutscheinen als Geschenk für Mitarbeiter und Angestellte dennoch nicht. Der BFH akzeptiert sie nur dann als Sachzuwendung, wenn der Arbeitgeber ausschließlich eine Sache zugesagt hat. Diese Ausschließlichkeit ist Voraussetzung für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Allein deswegen ist es unbedingt notwendig, die Ausgabe von Gutscheinen arbeitsrechtlich exakt zu regeln. Dabei muss vor allem geklärt werden, was mit eventuellen Restbeträgen bei der Einlösung des Gutscheins geschieht. Grund: Sobald der Arbeitnehmer den Gutschein einlöst und Restbeträge ausgezahlt bekommt, ist der Grundsatz nur Sachleistung verletzt, da der Arbeitnehmer ja eine Sachzuwendung und einen Geldbetrag erhalten hat. Hardliner unter den Betriebsprüfern versagen die Steuerfreiheit, wenn nicht für jeden eingelösten Gutschein die Rückzahlung von Bargeld definitiv ausgeschlossen werden kann. Da die Beweislast für die Steuerfreiheit von Sachzuwendungen beim Arbeitgeber liegt, müssen Sie gegebenenfalls beweisen können, dass Ihre Gutscheine ausschließlich zur Einlösung von Sachen oder Dienstleistungen genutzt werden können. Daher sind in der Praxis elektronische Gutscheine häufig praktikabler, weil selbst geringe Restbeträge als Guthaben gespeichert werden können. Wer Papiergutscheine ausgibt, muss mindestens auf dem Gutschein die Auszahlung selbst minimaler Restbeträge ausdrücklich ausschließen. Noch sicherer ist es, wenn die einlösenden Stellen dem Arbeitgeber bestätigen, dass eine Auszahlung von Restbeträgen definitiv nicht erfolgt. Die elektronische Variante der Gutscheine hat einen weiteren wesentlichen Vorteil: Steuerlich erfolgt der Lohnzufluss bei Gutscheinen in dem Augenblick, in dem der Arbeitnehmer über das Guthaben verfügen kann. Gerade für die Frage, ob die monatliche Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR eingehalten ist, muss der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Über-

5 gabe des Gutscheins nachweisen können. Bei Papiergutscheinen erfordert dies erheblichen Verwaltungsaufwand. Bei elektronischen Gutscheinen kann die Aktivierung also der steuerliche Zufluss vom Arbeitgeber exakt bestimmt Damit wird vermieden, dass Gutscheine für 2 unterschiedliche Monate versehentlich in einem Monat ausgehändigt Sammeln von Gutscheinen ist riskant In diesem Zusammenhang sind Angebote, die ein Ansparen des monatlichen Betrags in Form eines Bonussystems ermöglichen, kritisch zu sehen. Der BFH hat in seiner Rechtsprechung zur Jahresfahrkarte klargestellt, dass sich die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR auf den Übergabezeitpunkt bezieht. Für welchen Zeitraum der Gutschein einen Bezug ermöglicht, spielt dabei keine Rolle. Es ist also nicht möglich, Gutscheine wertmäßig für mehrere Monate zusammenzufassen. Dagegen spielt der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer seine Gutscheine einlöst, für die Lohnerfassung keine Rolle. Es ist also möglich, Gutscheine zu sammeln und insgesamt für eine aufwendigere Sache einzulösen. Ob das geplante Ansammeln von Guthaben eventuell verbunden mit einem Bonus von Prüfern und Gerichten akzeptiert wird, darf aber bezweifelt Auf der sicheren Seite bleibt, wer bezüglich Zeitpunkt der Einlösung einen Zeitrahmen von einem Jahr vorgibt. Sozialversicherung: Rechengrößen für 2017 angepasst Die Beitragsbemessungsgrenze ist im deutschen Sozialversicherungsrecht der Betrag, bis zu dem das Arbeitsentgelt oder die Rente eines gesetzlich Versicherten für Beiträge zur gesetzlichen Renten-, Arbeitslosen-, Krankenund Pflegeversicherung herangezogen wird. Die Bundesregierung passt die Beitragsbemessungsgrenzen jährlich anhand der Entwicklung der Bruttolöhne und -gehälter im jeweils vergangenen Jahr an - so auch für 2017: Die Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung wurde auf monatlich in den alten Bundesländern bzw in den neuen angehoben (jährlich bzw ). Damit steigt der monatliche Höchstbeitrag für die Rentenversicherung um gut 13 in den alten bzw. 25 in den neuen Bundesländern. Diese Mehrbelastung teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichmäßig. Als Folge dieser Anhebung steigen auch die folgenden Werte: Die Beitragsbemessungsgrenze für die Arbeitslosenversicherung steigt in den alten Bundesländern auf jährlich und in den neuen auf Der Höchstbetrag für eine steuerfreie Entgeltumwandlung im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge (z.b. über eine Direktversicherung) steigt auf jährlich. Der Höchstbetrag, bis zu dem Altersvorsorgeaufwendungen als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden können, steigt auf bzw bei zusammenveranlagten Ehegatten. Die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung wurde auf monatlich (jährlich ) angehoben und gilt für das gesamte Bundesgebiet. Da der allgemeine Beitragssatz in der gesetzlichen Krankenversicherung unverändert bei 14,6 % bleibt, beträgt der monatliche Höchstbeitrag, den Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu gleichen Teilen tragen, ohne Zusatzbeitrag ab 2017 (4.350 x 14,6 % =) 635,10. Ist ein Arbeitnehmer freiwillig gesetzlich oder privat krankenversichert, beträgt der maximale monatliche Arbeitgeberzuschuss in 2017 (4.350 x 7,3 % =) 317,55. Nicht nur die Beitragsbemessungsgrenzen sind gestiegen, auch die Jahresarbeitsentgeltgrenze ist angehoben worden - und zwar überall auf Das bedeutet: Will ein Arbeitnehmer von der gesetzlichen in die private Krankenversicherung wechseln, muss sein Jahresarbeitsentgelt 2017 voraussichtlich die Versicherungspflichtgrenze von übersteigen. KONTAKT UND PARTNER Zentrale Hebelstraße 7, Mannheim Telefon [0621] Telefax [0621] Niederlassung Karlsruhe Ettlinger-Tor-Platz 3, Karlsruhe Postfach Karlsruhe Telefon [0721] Telefax [0721] Niederlassung Kaiserslautern Luxemburger Straße 5, Kaiserslautern Telefon [0631] Telefax [0631] Niederlassung Frankfurt/Main Eschersheimer Landstraße 55, Frankfurt Telefon [069] Telefax [069] Niederlassung Ludwigsburg Monreposstraße 49, Ludwigsburg Telefon [07141] Telefax [07141] Niederlassung Kornwestheim Jakobstraße 2, Kornwestheim Telefon [07154] Telefax [07154] vhp@vhp.de VHP Partner Wolfgang Schmitt Rechtsanwalt Wirtschaftsmediator Tim Kirchner, Steuerberater Johannes Ruland, Diplom-Kaufmann Wirtschaftsprüfer, Steuerberater Zusatzqualifikationen Wirtschaftsmediator, Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.v.) Christian Werschak, Steuerberater Michael Würth, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater Haftungsausschluss: Der Inhalt unserer VHP News ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie erfordern es, Haftung und Gewähr auszuschließen. Das Rundschreiben ersetzt in keinem Fall die individuelle Beratung.