Einführung von RWTHonline. Infoveranstaltung des PuL-Projekts am 13. Sept. 2017

Transkript

1 Einführung von RWTHonline Infoveranstaltung des PuL-Projekts am 13. Sept. 2017

2 Grußwort des Prorektors für Lehre Univ.-Prof. Dr. Aloys Krieg

3 Grußwort der TU Graz/CAMPUSonline Christian Eller

4 Stand der Software-Einführung Dr. Marguerite Franssen

5 Einführung von RWTHonline Warum ein neues Campus-Management-System? Bisherige IT-Infrastruktur der RWTH ist an ihre Grenzen gestoßen und wird den aktuellen Anforderungen nicht mehr gerecht. Statt verschiedener Systeme soll künftig nur noch ein System, und zwar ein integriertes System, die organisationsbezogenen Prozesse in Studium und Lehre unterstützen. Dies bedeutet mehr Transparenz, weniger Fehlerquellen und Verbesserung der Datenqualität. RWTHonline bietet eine zeitgemäße Darstellung auch auf Smartphones und Tablets. 5

6 Überblick Stand im Projektplan Echtbetrieb zum SoSe 2018 Pilotbetrieb zum WiSe 2017/18 Echtbetrieb zum WiSe 2018/19 heute 6

7 Zentrale Themen und Arbeitspakete I Von CAMPUSonline zu RWTHonline Installation des Grazer Basis-Systems CAMPUSonline Analyse der IT-Systemlandschaft Schnittstellen zu externen Systemen (z. B. L 2 P, SAP) Aufbau der Systemlandschaft für RWTHonline (neben dem Produktivsystem weitere 7 Systeme) RWTH-spezifische Konfiguration des Systems (z. B. Zulassungsvoraussetzungen, Notenskala) inkl. Analyse und Vorbereitung von Bescheinigungen und statistischen Berichten Lieferung von RWTH-spezifischen Entwicklungen seitens der TU Graz (z. B. Anmeldeverfahren) Durchführung von Tests (z. B. Funktions- und Lasttests) 7

8 Zentrale Themen und Arbeitspakete II Datenmigration/Datenimport Analyse und Bereinigung des Datenbestands (u. a. Räume, Veranstaltungen) Migration der Organisationseinheiten inkl. Adressen Funktionsbereites Organisationsverzeichnis Import der Personendaten Import der Raumdaten mit Ausstattungsmerkmalen Migration und Bereinigung der Moduldaten zur Erstellung des Modulpools Migration der Lehrveranstaltungsdaten seit Sommersemester

9 Zentrale Themen und Arbeitspakete III Support Erstellung von Klickanleitungen und Veröffentlichung im RWTHonline- Dokuportal Durchführung diverser Schulungen und Infoveranstaltungen z. B. für die ESAG-Teams und Beschäftigten Etablierung des RWTHonline-Infoportals Einrichtung einer zentralen Supportadresse: 9

10 Funktionen in RWTHonline Erarbeitung von Funktionen und Rechtebündeln in den AGs der Teilprojekte Hochschulweit abgestimmtes Berechtigungsmodell (RWTHonline-Meta- Modell) als Grundlage für die Funktions- und Rechtevergabe Single-Sign-On für RWTH-Beschäftigte über ihre TIM-Kennung Beschäftigte benötigen nur einen Log-in, um verschiedene Funktionen (= Bündel von Berechtigungen) im System ausüben zu können Möglichkeit zur Delegation von Funktionen 10

11 Funktionsvergabe in RWTHonline Wie bisher: dezentrale Funktionsvergabe jeweilige Organisationseinheit Funktionsverwalter der Organisationseinheit Funktionsverwaltung in RWTHonline Funktion Alpha Funktion Beta Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter X der Organisationseinheit Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter Y der Organisationseinheit Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter Z der Organisationseinheit 11

12 Funktionsvergabe in RWTHonline Anstehende Arbeitspakete: Klärung der Übernahme von Funktionen durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Entscheidung über die Vergabe von Funktionen obliegt wie bisher den Organisationseinheiten Sukzessive Vergabe der Funktionen in RWTHonline zur Erledigung der Aufgaben 12

13 Pilotbetrieb Status Quo und erste Evaluation Marcel Lämmerhirt

14 Ein Statement zum Pilotbetrieb =2&theater 14

15 Kernpunkte des Pilotbetriebs Zeitraum Wintersemester 2017/2018 Sommersemester 2018 Studiengänge Bachelor Chemie Master Politikwissenschaft Zielgruppen Studierende Beschäftigte Fakultäten, ZHV, IT Center Umfang Begleitung Prüfungsordnungen und Curricula Veranstaltungs- und Lehrraummanagement Prüfungsmanagement Studierendenmanagement (Teilbereiche) Schulungsangebote Dokumentationen und Klickanleitungen Kommunikations- und Supportmaßnahmen 16

16 Herausforderungen im Pilotbetrieb I Integration in gelebte Prozesse und in eine bestehende Systemlandschaft Zeitliche Rahmenbedingungen Orientierung am akademischen Kalender der RWTH Zeitmarken: z. B. Veröffentlichung des VVZ, Anmeldephasen zu Veranstaltungen, Rückmelde- und Einschreibephasen, Leistungserfassung Funktionalität Entwicklung neuer Funktionalitäten (z. B. Anmeldeverfahren für Lehrveranstaltungen) Sukzessive Lieferung weiterer Funktionalität durch die TU Graz Drittsysteme Anbindung von L²P, EvaSys, IdM, SAP etc. Daten Analyse, Aufbereitung und Migration von Daten aus Altsystemen Schnittstellen zur Synchronisation der Daten zwischen Altsystemen und RWTHonline 17

17 Herausforderungen im Pilotbetrieb II Integration in gelebte Prozesse und in eine bestehende Systemlandschaft Parallelbetrieb Doppelpflege von Daten in RWTHonline und in Altsystemen Beispiele: Verwaltung von Anmeldeverfahren oder Termin- und Raumplanung Tätigkeiten außerhalb der Pilotstudiengänge weiterhin in den Altsystemen Beispiele: Rückmeldung, Suche von Organisations- und Personendaten Kommunikation/Information Abstimmung zwischen allen Beteiligten, Kommunikationsfluss zu allen Zielgruppen Durchführung von Schulungen Etablierung von Supportmaßnahmen 18

18 Kommunikation 19

19 Der Blick zurück Ende Juni 2017: Prüfung der Lehrveranstaltungsdaten Anfang Juli 2017: Log-in für Studierende Mitte Juli 2017: Einrichtung der Anmeldeverfahren August / September 2017: Anmeldephase für Lehrveranstaltungen 20

20 Ein Blick in die (nahe) Zukunft September 2017: Einrichtung von Prüfungsterminen und Anmeldeverfahren für Prüfungen Oktober 2017: Einsicht in Leistungsdaten Anmeldephase für Prüfungen Ab November 2017: Freischaltung von weiteren Funktionalitäten des Prüfungsmanagement 21

21 Erste Zwischenbilanz aus dem Pilotbetrieb (System) Was ist besser im System? Rechtemanagement Einfachere und schnellere Verwaltung von Veranstaltungen und Anmeldeverfahren Übersichtliches Design für Studierende Curriculum Support als zentrale Ansicht für Studierende Worauf müssen wir uns einstellen? Differenzierte Rechtebündel Neue Bezeichnungen und Begriffe Umlernen in der Bedienung Zusätzlicher, einmaliger Aufwand im Zuge der Einführung (z. B. Datenprüfung) 22

22 Erste Zwischenbilanz aus dem Pilotbetrieb (Einführung) Was ist gut gelaufen? Sehr gute Zusammenarbeit zwischen den Schlüsselpersonen im Pilotbetrieb Informationsveranstaltungen und Workshops als Best Practice Unterstützung durch den Anbieter TU Graz Worauf ist zukünftig zu achten? (Noch) Abhängigkeit vom Know-how des Anbieters Straffer Zeitplan (Abhängigkeiten von Meilensteinen und zum akademischen Kalender) Go-live weiterer Funktionalitäten (Pilot und Gesamt-Go-live) 23

23 Ausblick auf die Gesamteinführung Christoph Becker

24 Gesamteinführung 4. Dezember 2017: Go-live Bewerbungs-, Zulassungs-, Studierenden- und Gebührenmanagement 3. Quartal 2018: Go-live Prüfungsordnungen und Curricula, Veranstaltungs-, Lehrraum- und Prüfungsmanagement 25

25 Was bedeutet der Go-live? Abgabe aller Bewerbungsanträge für SoSe 2018 Bearbeitung der Bewerbungsanträge durch die Abt. 1.2 und 2.1 Erfassung des Ergebnisses der fachlichen Prüfung für Masterbewerbungen Durchführung der Zulassungen Iteratives Nachrückverfahren ermöglicht sofortige Weitergabe eines freien Studienplatzes Einschreibung, Rückmeldung, Änderung von Studierendenstammdaten Funktionen für Studierende wie z.b. Abruf von Bescheinigungen, Adressänderungen Bewerbungsmanagement Zulassungsmanagement Studierendenmanagement Gebührenmanagement Abwicklung sämtlicher Gebührenprozesse mit Schnittstelle zu SAP Einsicht des Studienbeitragsstatus für Studierende 26

26 Vorbereitung Go-live am 4. Dezember 2017 Was ist noch zu tun? Modellierung der Prüfungsordnungen für die Bewerbung auf Studiengänge mit Start im SoSe 2018 Fertigstellung der Schnittstelle zwischen RWTHonline und dem Altsystem zur Gewährleistung der Prüfungsverwaltung Entwicklung einer Schnittstelle für die Bewerbung auf Lehramts- Masterstudiengänge Benutzerführung zwischen CAMPUS-Office und RWTHonline für Studierende Abschließende Konfigurationen im System Finale Migration aller Studierendendaten 27

27 Vorbereitung des Go-live 2018 (Auszug) Q Prüfen der migrierten Daten zu Organisationen, Räumen und Raumressourcen Prüfen und Ergänzen der migrierten Veranstaltungsdaten Modellieren der Prüfungsordnungen Q Zuordnen der Module zu Lehrveranstaltungen Beginn der Veranstaltungsplanung des WiSe 2018/19 ab Februar Kontinuierliches Prüfen der Leistungsdatenmigration Q Einrichten von Anmeldeverfahren zu Lehrveranstaltungen Anlegen von Prüfungsveranstaltungen Einführung der Sichten im neuen Produktdesign Q Eintragen und Verknüpfen von Prüfungsterminen Kontinuierliche Finalisierung des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsangebots Semesterfreischaltung WiSe 2018/19 28

28 Livedemonstration von RWTHonline Marcel Lämmerhirt

29 Kaffeepause und themenbezogene Livedemonstrationen an den Ständen der Teil- und Koordinationsprojekte

30 Übersicht über die Stände 31

31 Weitere Informationen Informationen zur Einführung Für Beschäftige im RWTHonline-Infoportal im Intranet: Für Studierende auf den RWTH-Webseiten: Anleitungen zum System Für Beschäftige und Studierende: RWTHonline-Dokuportal im internen Wiki der RWTH: Kontakt und Support Zentrale Kontakt- und Supportadresse rund um die Einführung von RWTHonline: 32

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit RWTH Aachen University Templergraben Aachen www9.rwth-aachen.de/rwthonline