Pendelordner für die Gewinnermittlung

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1 Pendelordner für die Gewinnermittlung mit Register und Sortierhinweisen Stand: März 2013 Wiessner & Zimmermann StbGmbH Diese Sortierhinweise wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Aufgrund der zunehmenden Dynamik der Rechtsgebiete, der Vielzahl letztinstanzlich nicht entschiedener Einzelfragen sowie des Fehlens bundeseinheitlicher Verwaltungsanweisungen können wir leider keine Haftung für Vollständigkeit und Richtigkeit dieser Angaben übernehmen. Dieser Pendelordner verbleibt im Eigentum der Wiessner & Zimmermann Steuerberatungs-gesellschaft mbh und ist bei Beendigung des Mandatsverhältnisses zurückzugeben

2 Vorbemerkungen Wir haben diesen Pendelordner mit zugehörigen Sortierhinweisen konzeptioniert um Ihnen ein Hilfsmittel zur Vorbereitung und Zusammenstellung derjenigen Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die jeweils nach Ablauf eines Kalenderjahres zur Fertigstellung der Einnahmenübeschussrechnung und mithin der Steuererklärungen (Est, GewSt, USt,...) benötigt werden. Es liegt auch in Ihrem Interesse, die Einordnungsanweisungen so genau wie möglich zu befolgen. Der entsprechend vorbereitete Ordner soll jeweils nach dem abgelaufenen Kalenderjahr spätestens bis Anfang November, vorgelegt werden, damit eine angemessene Bearbeitungszeit verbleibt und die entsprechenden Erklärungen fristgemäß erstellt werden können. Die relevanten Sachverhalte und die zu beachtenden Kriterien für die Fächer dieses Pendelordners haben wir für Sie jeweils zusammengestellt. Der Ordner besteht aus Fächern für: Info, Sonstiges, ungeklärte Posten Kasse und Bank Kunden- und Lieferantenrechnungen Lohnunterlagen Verträge Sonstige Belege und Abschlussunterlagen

3 1 Informationen, Sonstiges, ungeklärte Posten In diesem Fach können Sie Ihre Fragen und Hinweise an den für Sie zuständigen Mitarbeiter unserer Kanzlei abheften. Außerdem befindet sich hier Informationsmaterial und Hinweise unserer Mitarbeiter für Sie und Ihre Mitarbeiter.

4 2 Einnahmen Kundenrechnungen / Rechnungsausgang Die Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden werden in diesem Fach abgeheftet. Die Sortierung erfolgt entweder nach laufender Rechungsnummer oder in einem alphabetischen Register. Die Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend nummeriert sein. Ebenso sind fehlerhafte Rechnungen, Stornorechnungen, Gutschriften, etc. mit einer Rechungsnummer zu dokumentieren. Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Hinweise in Fach 1, insbesondere zu

5 3 Ausgaben Lieferanten / Rechnungseingang Die Eingangsrechnungen heften Sie bitte hier ab. Die Sortierung wird individuell mit Ihnen abgesprochen (chronologisch oder mit alphabetischem Register). Sollten Rechnungen von einem privaten Konto oder durch sonstige Zahlungssysteme (z.b. PayPal o.ä.) beglichen worden sein, bitten wir um einen kurzen Vermerk. Beim Rechnungseingang müssen Sie die formellen Anforderungen an die Rechnungen prüfen, denn diese sind Voraussetzung für den Vorsteuerabzug nach 15 UStG! Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Hinweise in Fach 1, insbesondere zu

6 4 Diverse Belege Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Hinweise In diesem Fach können sonstige anfallende Belege nach individueller Absprache abgeheftet werden. Dies können u.a. sein: Lohnunterlagen (Schriftverkehr Krankenkassen und Berufsgenossenschaft, Personal- Bescheinigungen, Lohnsteuer-Karten, Arbeitsverträge, Einstellungsbögen) Verträge (Versicherungsverträge, Darlehensverträge, Leasingverträge, Gesellschaftsverträge, Beteiligungsverträge, Protokolle von Gesellschafterbeschlüssen, Verträge mit nahen Angehörigen) Sonstige Abschlussunterlagen (Darlehensauszüge, Saldenmitteilungen der Lieferanten, Inventur) Sonstige Belege (Kopien Fahrtenbuch, Reisekosten-Aufzeichnungen, Sonstiges, anderweitig nicht genannt) in Fach 1, insbesondere zu

7 5 Kasse, Bank / Kreditkarten Die Kontoauszüge und Belege (Überweisungsträger, Scheckeinreicher, etc.) der verschiedenen Bankkonten sowie Kreditkarten werden - am besten mit Trennsteifen unterteilt - hier abgeheftet, ebenso die Kasseneinaufzeichnungen mit Grundbuchfunktion (Kassenbuch, Tagesbericht, Zählprotokolle).Die Belege sollten chronologisch sortiert werden. Wir bitten, Belege die mit EC- oder Kreditkarte gezahlt wurden hier einzusortieren. Derartige Belege werden in der Regel nicht debitorisch gebucht, sie werden daher hinter den zugehörigen Kontoauszügen geheftet. Typischerweise handelt es sich hierbei um Tank- und Bewirtungsbelege. Die Gründe der Zahlungsbewegungen müssen ersichtlich sein. Sollte kein Überweisungsträger oder sonstiger Zahlungsbeleg vorliegen, bitten wir um einen Vermerk auf dem Kontoauszug. Bei Scheckzahlungen von Ein- und Ausgangsrechnungen müssen Name und Rechnungsnummer angegeben sein. An eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung stellt die Finanzverwaltung enorm hohe Anforderungen. Materielle (sachliche) und formelle Fehler - v.a. wenn formelle Fehler auf sachliche Fehler hindeuten - können dazu führen, dass die Kasse durch einen Betriebsprüfer verworfen wird und das Finanzamt in Folge dessen zu Schätzungen berechtigt ist. Je nach Struktur des Betriebes (wenn hauptsächlich Bargeschäfte getätigt werden) kann eine nicht ordnungsgemäße Kasse die gesamte Buchhaltung infizieren. Zu den einzelnen Kassenformen, den verschiedenen Möglichkeiten korrekter Aufzeichnungen sowie typischen Fehler hierbei stellen wir Ihnen gerne Informationen und Muster zur Verfügung. Wichtig ist, keine Buchung ohne Beleg (ggf. Eigenbeleg) durchzuführen! Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Hinweise in Fach 1, insbesondere zu