Informationen zum Umsetzungskonzept

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1 Informationen zum Umsetzungskonzept zur Einführung der Handlungshilfe HH4.0 in Mitgliedsunternehmen Die Unfallkasse NRW verfolgt das Ziel, den Arbeits- und Gesundheitsschutz der Beschäftigen zu stärken und zu verbessern. Die kostenfreie Weitergabe der Software Handlungshilfe 4.0 (HH 4.0) erfolgt daher ausschließlich an Mitgliedsbetriebe, die durch ein schlüssiges Umsetzungskonzept darlegen können, dass eine geeignete Arbeitsschutzorganisation i.s. des 3 Arbeitsschutzgesetz sowie die notwendigen Voraussetzungen für einen effektiven Einsatz der Software im Betrieb vorhanden sind. Als Muster bzw. Anleitung zur Erstellung des Umsetzungskonzeptes zur Einführung der Handlungshilfe 4.0 im Unternehmen stellt Ihnen die UK NRW dieses Dokument zur Verfügung. Das Konzept sollte alle Elemente beinhalten, die Voraussetzung für den späteren Echtbetrieb der Software sind. Bereits von Anfang an sollte Klarheit über die Benutzerrollenverteilungen, die Umsetzung der betrieblichen Organisationsstruktur im Programm sowie die technischen und personellen Anforderungen für den Echtbetrieb bestehen. Detailliertere Informationen erhalten Sie in unseren Seminaren Gefährdungsbeurteilung mit der Handlungshilfe - Informationsveranstaltung über die neue Version 4.0. Folgende Punkte sollten unbedingt geregelt sein; im Umsetzungskonzept müssen die entsprechenden Informationen nachvollziehbar dargestellt werden: 1. Rahmenbedingungen der Implementierung des Programms Organisatorische / personelle Angelegenheiten 1.1. Wie ist die Wahrnehmung der Unternehmerpflichten im Arbeitsschutz organisiert? Hat eine Übertragung der Pflichten stattgefunden? In welcher Form? 1.2. Ist schriftlich festgelegt, wer die Gefährdungsbeurteilung durchführt, Maßnahmen umsetzt und die Wirksamkeit der Maßnahmen kontrolliert? 1.3. Wer begleitet das Projekt HH4.0, ist Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen? (konkrete Kontaktdaten angeben!) 1.4. Wer ist für die Installation der Software HH4.0 zuständig? Ist eine Einzelplatz- oder eine Serverinstallation geplant? 1.5. Wer sichert die Einspielung aktueller Release (Softwareupdates)? Ihre IT-Abteilung? 1.6. Wer sichert/richtet den Benutzern den Zugang ein? Ihre IT-Abteilung? 1.7. Liegt eine Regelung für die HH-Admin-Rolle (Schnittstelle zwischen IT und Anwendung) vor? 1.8. Wurden alle relevanten Instanzen wie Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte oder die Vertretung für schwerbehinderte Menschen in die gesamte Thematik und Entscheidungsfindung mit einbezogen? 1.9. Sind externe Personen an der Gefährdungsbeurteilung beteiligt (z.b. Fachkraft für Arbeitssicherheit): Wie erhält der externe Benutzer Zugang zur Software (z.b. per VPN-Tunnel)? Vorgeschichte Wie wurde die Gefährdungsermittlung in Ihrem Unternehmen bisher geregelt? Haben Sie bereits mit der Handlungshilfe gearbeitet? Oder sind Sie Einsteiger? Sollten Sie bereits mit der Handlungshilfe gearbeitet haben, ergibt sich die Frage nach geplanter Altdatenübernahme. Haben Sie Daten aus der Vorgängerversion der Handlungshilfe, die Sie in die neue Version migrieren möchten? 1 von 5 Stand: März 2016

2 2. Zeitlicher Ablauf der Implementierung Wie haben Sie den Ablauf der Einführung der HH 4.0 zeitlich geplant? Welche Schritte sind vorgesehen? Wann wollen Sie den Echtbetrieb starten? Folgende Punkte könnten hierbei für Sie relevant sein: 2.1. Ernennung von Zuständigen, z.b. eines Projektteams 2.2. Offizielle Genehmigung zur Einführung der HH 4.0 in Ihrem Unternehmen einholen 2.3. Schriftliche Beantragung der Software bei der Unfallkasse NRW 2.4. Informationsveranstaltung/Einführungsworkshop 2.5. Erarbeitung eines Umsetzungskonzepts 2.6. Vertreter Ihres Unternehmens bestimmen (i.d.r. 2 Personen), die an der Multiplikatorenschulung der Unfallkasse NRW teilnehmen werden (Supervisoren) 2.7. Prüfung des Umsetzungskonzepts durch die Unfallkasse NRW 2.8. Multiplikatoren-Schulung der Unfallkasse NRW (Termine lt. Seminarprogramm) 2.9. Auslieferung der Software durch die Unfallkasse NRW Installation des Programms Abbildung der betrieblichen Organisationsstruktur innerhalb der Software Umsetzung des Benutzerrollenkonzepts Erstellung des Betriebsspezifischen Inhalts, unter Berücksichtigung besonderer Personengruppen, Tätigkeiten und Gefährdungen (sofern diese nicht über die im System bereits vorhandenen Prüflisten abgedeckt sind) ggf. Migration von Altdaten Testlauf Interne Schulung der Nutzer gemäß Rollenkonzept Freigabe des Programms für die Benutzer Beginn Echtbetrieb 2 von 5 Stand: März 2016

3 3. Schulungskonzeption Zur Einführung und umfassenden Anwendung der HH 4.0 sollten die Nutzer mithilfe von Schulungen eingearbeitet werden. Dazu werden zunächst zwei Vertreter des Mitgliedsbetriebes durch die Unfallkasse NRW geschult. Diese können dann als Multiplikatoren ihr Wissen an diejenigen ihrer Kollegen weitergeben, die für die künftige Arbeit mit der Software eingeplant sind. Die Organisation dieser Schulungen liegt beim Mitgliedsbetrieb. Achten Sie hierbei darauf, dass der IT- Schulungsraum den technischen Anforderungen der Software entspricht: 3.1. HH 4.0 muss vorab aufgespielt werden können 3.2. Internetzugang für den Referenten 3.3. Browser (möglichst aktuelle Version): Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari oder Opera 3.4. bestehender Datenaustausch zwischen den Rechnern 3.5. Bildschirmauflösung: Seitenlayout der Software ist für eine Auflösung von 1280 x 1024 optimiert 3.6. MS Office Paket (Word, Excel, PPT), PDF-Drucker, PDF-Reader 3.7. Möglichkeit, um Schulungsdokumente einzuspielen (z. B. freier USB-Zugang) Zusätzliche Informationen finden Sie in der IT-Fachinformation der Unfallkasse des Bundes - jetzt Unfallversicherung Bund und Bahn (UVB). (siehe: ) Weitere Schulungsvarianten können mit den Ansprechpartnern der UK NRW abgestimmt werden. Der Schulungsaufwand variiert je nach Benutzerrolle und lässt sich folgendermaßen abschätzen: a) Supervisoren, Anwender (mit erweiterten Zuständigkeiten, wie z. B. Aufbauen einer Struktur): 1 Tag (erfolgt durch die Unfallkasse NRW) b) Anwender (ausschließlich für die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung zuständig): 1 Tag (erfolgt durch die Multiplikatoren) c) Lesende: 2 Stunden (erfolgt durch die Multiplikatoren) 3 von 5 Stand: März 2016

4 4. Strukturierung der Umsetzung (Benutzerrollenkonzept) Die linke Spalte ist von der Unfallkasse NRW vorgegeben. Rechts tragen Sie bitte die konkret geplante Umsetzung des HH-Konzepts in Ihrem Unternehmen ein Ist die Benutzerrollenverteilung hausintern geregelt? Sind Verantwortung und Zuständigkeit klar verteilt (durch Dienstanweisung o.ä.)? Benutzerrollenkonzept der Unfallkasse NRW Umsetzung im Unternehmen IT-Administrator (keine programminterne Benutzerrolle) organisationsspezifische Rolle kümmert sich um Installation der Serverinstallation, Betrieb und Einspielung von Release richtet den Zugang zur Software für alle vorgesehenen Benutzer ein legt den Benutzer Handlungshilfe-Administrator an führt Datensicherungen durch (Serverinstallation) IT-Administrator Handlungshilfe-Administrator diesem Benutzer stehen alle Systemfunktionalitäten des Programms zur Verfügung ist Ansprechpartner für alle Fragen zur Nutzung des Programms im Rahmen der betrieblichen Arbeitsschutzorganisation spielt neue Inhaltsupdates ein, die durch die Homepage der Unfallkasse NRW online bereitgestellt werden legt programmintern mindestens einen (obersten) Supervisor für eine Organisationseinheit an führt Datensicherungen durch (Einzelplatzinstallation) Handlungshilfe-Administrator Supervisor Supervisor Steuerfunktion hat alle Bearbeitungsrechte, die auch einem Anwender zustehen sowie einige zusätzliche Fähigkeiten wird für eine Organisationseinheit angelegt kann den Strukturbaum aufbauen/steuert die Abbildung der betrieblichen Organisationsstruktur in der Software verwaltet programmintern in seinem Zuständigkeitsbereich die Benutzerrechte füllt und verwaltet den Betriebsspezifischen Inhalt 4 von 5 Stand: März 2016

5 Benutzerrollenkonzept der Unfallkasse NRW Umsetzung im Unternehmen Anwender diese Benutzerrolle wird vom Supervisor für die einzelnen Arbeitsplaner eingerichtet hat innerhalb von Arbeitsplanern die vollen Schreibrechte kann den Inhalt der Arbeitsplaner anlegen und bearbeiten kann Vorgaben des Supervisors aus dem Betriebsspezifischen Inhalt in die Arbeitsplaner übernehmen einem Arbeitsplaner können mehrere Anwender zugewiesen werden Anwender Lesende es gibt 2 Arten von Lesenden: diese Benutzerrolle kann vom Supervisor entweder für eine Organisationseinheit einschließlich deren Unterstruktur oder nur für ausgewählte Arbeitsplaner eingerichtet werden Zielgruppe sind vor allem Führungskräfte, die in ihrer Funktion Verantwortung im Arbeitsschutz haben können die zum Lesen freigeschalteten Arbeitsplaner im Öffentlichen Bereich einsehen und sich in der dazugehörigen Maßnahmenverwaltung durch Filtersetzung individuelle Übersichten erstellen lassen können alle vom Supervisor im Betriebsspezifischen Inhalt abgelegten Dokumente einsehen einer Organisationseinheit bzw. den ausgewählten Arbeitsplanern können mehrere Lesende zugewiesen werden Lesende Lesender Arbeitsplaner Lesender Organisationseinheit Summe Benutzer insgesamt ca. Anlage: Fügen Sie bitte den geplanten Strukturbaum der HH 4.0 auf Basis Ihrer betrieblichen Organisationsstruktur (inklusive Angabe, auf welche Strukturelemente die einzelnen Benutzer berechtigt sind) an. 5 von 5 Stand: März 2016