20. DOAG-Konferenz. Process Streamlining. Harmonisierte Geschäftsprozesse in globalen Business Software-Lösungen. Michael Mohl PROMATIS software GmbH

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1 20. DOAG-Konferenz Process Streamlining Harmonisierte Geschäftsprozesse in globalen Business Software-Lösungen Nürnberg 22. November 2007 Michael Mohl PROMATIS software GmbH 1

2 Process Streamlining Gliederung Rückblick auf Kundenprojekte Matrix- oder netzwerkartig organisierte Unternehmensgruppen Process Streamlining-Verfahren - Phase 1: Analysis & Build - Phase 2: Rollout Spezielle Problemstellungen 2

3 Process Streamlining Rückblick auf Kundenprojekte Oracle E-Business Suite-Kundenprojekten in mehr als 20 verschiedenen Ländern Ausgangspunkt: ausländische Konzernmutter (oft im angloamerikanischen Raum) Ländergesellschaften in Europa oder Asien Anforderung: stufenweise Einführung der OEBS Berücksichtigung der kulturellen und rechtlichen Rahmenbedingungen einschließlich der SOX-Compliance 3

4 Process Streamlining Matrix- oder netzwerkartig organisierte Unternehmensgruppen Ländergesellschaften zwar im Konzernverbund, arbeiten jedoch oft autark (kein zentraler Einkauf, eigener Vertrieb, ) Viel (Inter-Company) Geschäft mit Schwesterfirmen (Produktion nur an wenigen Standorten -> Einkauf über Schwesterfirmen) kulturelle und rechtliche Unterschiede der Unternehmen konzernweite Anforderungsspezifikation (Fachkonzept) ist aufwendig und schwierig Ziel: möglichst weitgehende Vereinheitlichung der Prozesse 4

5 Process Streamlining Phase 1: Analysis & Build Identifikation der Pilotentities 5 100e Zielentities Produktive Business Software- Instanzen Kurzanalyse - Prozesse - Master Data - Setup - Customizations - Reporting... Fachliche Anforderungen der Pilotentities Anforderungsanalyse - Prozesse - Geschäftsobjekte - Analysen & Reporting - Identifikation von Customizations... Fachliche Anforderungen der Zielentities Process Streamlining CRP 1 EBS Datenbank Konzern- Template Conference Room Pilot 2 Standardisierte Anforderungsspezifikation PROMATIS Process Streamlining / Phase 1 (Analysis & Build) 5

6 Process Streamlining Kurzanalyse der produktiven Instanzen Prozesse Master Data-Strukturen Setup Customizations Reporting 6

7 Process Streamlining Prozesse 7

8 Struktur Oracle E-Business Suite Master Data-Strukturen Business Group (Business-Gruppe) Set of Books (Buchungsstruktur) Operating Unit (Betriebseinheit) Inventory Organization (Lager-Organisation) Master Item (Artikelstamm), Unit of Measures (Maßeinheiten), Price Lists (Preislisten), 8

9 Struktur Oracle E-Business Suite (11i) Konzernmandant Deutschland Weitere Länder Modul Set of Books (Buchungsstruktur)... GL Legal Entity (Firma) Operating Unit (Betriebseinheit) AR, AP, CE, FA Inventory Org. (Lagerorganisation) Lager Master- Organisation PO, OM, INV PO, OM, INV Artikel Hauptartikel- Stamm INV 9

10 Multi-Org Architektur (11i) Business Group Set of Books Legal entity Legal entity Operating unit Operating unit Operating unit Inventory org Inventory org Subinventory Subinventory 10

11 Business-Gruppe (Business Group) Eine Business-Gruppe ist eine Organisation vom Typ Business. Eine Business-Gruppe kapselt Mitarbeiterdaten und Einkaufs- Genehmigungshierarchien. Buchungsstukturen (Set of Books) hängen ebenfalls unter Business- Gruppen. Empfehlung 1: Empfehlung 2: Eine Business-Gruppe für mehrere Buchungsstrukturen verwenden, falls mandantenübergreifende Genehmigungshierarchien notwendig sind. Bei der Einführung von HR mehrere Business- Gruppen (eine pro Firma) einrichten. 11

12 Struktur Oracle E-Business Suite R11i Mitarbeiter HR Kunde CRM (Interessent) HR (Externer) Lieferant (Interner) Lieferant Einkäufer AP, PO (Interner) Vertriebs-MA (Externer) Vertriebs-MA AP PO Lieferant Vertriebs-Mitarbeiter CRM Oracle E-Business Suite-User Systemverwalter Zuständigkeiten Systemverwalter = Externe Partner 12

13 Buchungsstruktur (Set of Books) - R11i Beinhaltet einen Buchungsschlüssel (Chart of Accounts), einen Kalender und eine Währung. Set of books Chart of accounts Calendar Currency Three C s Empfehlung: Einheitlichen Buchungsschlüssel für alle Buchungsstrukturen verwenden (falls gesetzlich möglich) 13

14 Firma (Legal Entity) - R11i Ein Platzhalter in einer Multi-Org Struktur. Reserviert für zukünftige Implementation von neuen Features innerhalb der OEBS. Muss nicht unbedingt einer rechtlichen Einheit (Firma) entsprechen. 14

15 Betriebseinheit (Operating Unit) - R11i Betriebseinheiten separieren Informationen (z.b. Adress- und Rechungsdaten) in Modulen wie Oracle Debitoren und Kreditoren. Ausnahme: Kunden- und Lieferantenkopf (-> sind global) Jede Betriebseinheit übermitelt Journale in genau eine Buchungsstruktur. Mehrere Betriebseinheiten können Daten in eine Buchungsstruktur übertragen. 15

16 Lager-Organisation - R11i Lager-Organisationen unterteilen Lagerinformationen für z.b. die Materialbedarfsplanung. Eine Lager-Organisation kann für einen Standort oder auch für eine Division angelegt werden. Jede Lager-Organisation übermitelt Journale in genau eine Buchungsstruktur. Mehrere Lager-Organisationen können Daten in eine Buchungsstruktur übertragen (analog zu den Betriebseinheiten). 16

17 Global Financial Architecture R12 6 Major Initiatives 17

18 Global Financial Architecture R12 More Control with Even Greater Flexibility 18

19 Global Financial Architecture R12 Multiple Accounting Representations Parallel Financial Reporting 19

20 Global Financial Architecture R12 Multiple Ledgers More Efficient Period-end Processing 20

21 Global Financial Architecture R12 Multiple Ledgers More Efficient Period-end Processing 21

22 New Financial Features R12 Data Management Leveraging centralized data model Trading Community Architecture 22

23 Process Streamlining Setup (Globale) Schlüssel-Flexfelder können wenn einmal verwendet nicht mehr geändert werden. Beispiele: - Buchungsschlüssel - (Haupt-) Artikelstamm - Pflicht-Artikelkategorien (Lager, Einkauf) Info-Flexfelder können nachträglich aktiviert und deaktiviert werden. Beispiel: - Zusätzliches Feld Kostenstelle auf Bestellkopfebene Empfehlung: Mandantenabhängige Info-Flexfelder sollten in Abhängigkeit von der Betriebseinheit (OU) definiert werden 23

24 Setup Kontextsensitive Info-Flexfelder 24

25 Setup Kontextsensitive Info-Flexfelder 25

26 Setup Kontextsensitive Info-Flexfelder 26

27 Process Streamlining Customizations and Reporting Welche Anpassungen (Customizations) können von Schwesterfirmen verwendet werden? Wie hoch ist der Anpassungsaufwand? Welche Berichte (Reports) werden benötigt? Sind welche vom Gesetzgeber vorgeschrieben? Gibt es weitere gesetzliche Anforderungen (SOX Compliance)? 27

28 Process Streamlining SOX Anforderungen Jede Auftrag muss genehmigt werden. Für bestimme Lieferarten (FOB Terms) wird eine Kundenbestätigung benötigt. Erst danach darf eine Kundenrechnung erstellt und der Umsatz in der GuV gezeigt werden. Für gewisse Aufträge muß ein Kunde eine Anzahlung leisten. Erst dann darf die Leistung/Lieferung erbracht werden. 28

29 Struktur Oracle E-Business Suite SOX Anforderungen 29

30 Struktur Oracle E-Business Suite SOX Anforderungen 30

31 Process Streamlining Phase 1: Analysis & Build Identifikation der Pilotentities 5 100e Zielentities Produktive Business Software- Instanzen Kurzanalyse - Prozesse - Master Data - Setup - Customizations - Reporting... Fachliche Anforderungen der Pilotentities Anforderungsanalyse - Prozesse - Geschäftsobjekte - Analysen & Reporting - Identifikation von Customizations... Fachliche Anforderungen der Zielentities Process Streamlining CRP 1 EBS Datenbank Konzern- Template Conference Room Pilot 2 Standardisierte Anforderungsspezifikation PROMATIS Process Streamlining / Phase 1 (Analysis & Build) 31

32 Process Streamlining Phase 2: Rollout Konzernweite Lösung Konzern- Template Conference Room Pilot 2 Standardisierte Anforderungsspezifikation Customization - rechtliche und - kulturelle Besonderheiten Zielentityspezifisches system Integration & Transition EBS Datenbank (single global instance) PROMATIS Process Streamlining / Phase 2 (Rollout) 32

33 Besonderheiten Rechtliche Besonderheiten (z.b. in Deutschland) - Umsatzsteuervoranmeldung - Bilanz und GuV nach HGB (Gesamtkostenverfahren) und ggf. nach IFRS / US-GAAP (Umsatzkostenverfahren) - Intrastat Meldungen - Zusammenfassende Meldung Rechtliche Besonderheiten (EU) - Kontenpläne vordefiniert vom Gesetzgeber (Frankreich, Portugal, Polen, ) Kulturelle Besonderheiten - Anwendung und Online-Hilfe in deutscher Sprache - Deutsche bzw. länderspezifische Schulungsunterlagen 33

34 Process Streamlining Prozesse 34

35 Process Streamlining Prozesse 35

36 Process Streamlining Rollout-Strategie process by process entity by entity Division 1 Division 2 Prozess 1 (z.b. order-tocash) Finanzen Logistik Entity 1 Prozess 2 Entity

37 Questions and Answers Michael Mohl Dipl.-Wirtschaftsing. Division Manager Business Applications PROMATIS software GmbH Pforzheimer Straße 160 D Ettlingen Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) Internet: 37