Bedienungsanleitung ÖSV Mitgliederverwaltung. Web - Programm

Transkript

1 Bedienungsanleitung ÖSV Mitgliederverwaltung Web - Programm Release vom 9. Juli by INKA Solutions (Mag. Wolf EDV-Lösungen GmbH) und ÖSV

2 2/23 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Systemvoraussetzungen... 3 Arbeit mit dem Programm... 3 Anmeldung... 3 Mitgliederdaten... 6 Mitglied Mitgliederdaten ändern... 7 Zahlungen Zahlungsdaten bearbeiten... 7 Vereinsdaten... 9 Funktionäre Beitragserfassung Banken Merkmale Lastschrift History Verein History Mitglieder Landesverband Auswertungen Export Nennprogramm Beitragsvorschreibung Beitragsvorschreibung Vorschr. löschen Lastschriften Voraussetzungen Ablauf Versicherungen Einstellungen Nachrichten Abmelden Handbuch Kontakt mit ÖSV Kontakt mit INKA... 23

3 3/23 Systemvoraussetzungen Um mit dem Webinterface des ÖSV Mitgliederverwaltungsprogramms arbeiten zu können, sind folgende Systemvoraussetzungen nötig. Internet Explorer 6.0 oder höher.net Framework 2.0 oder höher Weiters wird empfohlen, einen Bereitband Internet Zugang (xdsl, Kabelmodem, ) zu verwenden. Arbeit mit dem Programm Anmeldung Öffnen Sie den Internet Explorer und geben Sie folgende Adresse ein Falls Sie das Programm zum ersten Mal starten, werden Sie aufgefordert, ein Add-On edeveloper.net Browser Client zu installieren (siehe Abbildung 1). Abbildung 1 Klicken Sie mit der Maus auf den Balken. Es erscheint ein kleines Menü (siehe Abbildung 2) und wählen Sie die Option ActiveX-Steuerelement installieren.

4 4/23 Abbildung 2 Sollte sich das ActiveX-Steuerelement aufgrund von Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers nicht installieren lassen, so können Sie das Setup-Programm unter folgendem Link herunter laden und manuell installieren. In beiden Fällen folgen Sie bitte den Anweisungen des Installationprogramms, welches Sie in wenigen Schritten durch die Installation führt (siehe Abbildung 3 bis Abbildung 5). Abbildung 3 Abbildung 4 Abbildung 5 Im Anschluss daran sollten Sie Ihren Browser neu starten und können Sich dann am System anmelden. Für Testzwecke bitte mit dem User demo und Kennwort oesv anmelden. Über dieses Login haben Sie Zugriff auf den Testverein Sie können dort nach Beleiben die Daten verändern, diese Daten werden nicht in das Echtsystem übertragen. Nach erfolgter Anmeldung gelangen Sie so in das Mitgliederprogramm (siehe Abbildung 6 und Abbildung 7) und können die weiteren Programme über das Menüsystem auswählen.

5 5/23 Abbildung 6 Abbildung 7

6 6/23 Mitgliederdaten Um die Mitgliederdaten verwalten zu können, bitte den Menüpunkt Mitglieder auswählen. Sie gelangen als erstes in die Suchmaske, in der Sie Ihre Mitglieder nach verschiedenen Kriterien suchen können (siehe Abbildung 8). Abbildung 8 Bestätigen Sie Ihre Suchanfrage mit dem Button Suchen, dann wird Ihnen die Liste mit Ihren gewünschten Mitgliedern angezeigt (siehe Abbildung 9). Abbildung 9

7 7/23 Folgende Funktionen stehen zur Verfügung Button Mitglied: Details zum Mitglied anzeigen und ändern Button Zahlungen: Zahlungsinformation zum Mitglied anzeigen und ändern Button Neues Mitgl.: Neuanlage eines Mitglieds Mitglied Mitgliederdaten ändern Hier werden alle Daten des Mitglieds angezeigt (siehe Abbildung 10). Über die verschiedenen Buttons können weitere Zusatzinformationen erfasst bzw. angezeigt werden. Abbildung 10 Zahlungen Zahlungsdaten bearbeiten Zu jedem Mitglied können pro Vereinsjahr beliebig viele Zahlungsein- und Ausgänge verwaltet werden. Bei der Bearbeitung stehen 5 Funktionen zur Verfügung: 1 Storno: Aktuell gewählte Zahlung wird storniert 2 OP-Ausgleich: Der offene Beitragssaldo wird als Eingang verbucht 3 Vorschreibung: Es wird der Beitrag gem. Beitragstabelle vorgeschrieben 4 Spende: Ein Teil der Zahlung kann als Spende umgebucht werden 5 Details: Falls vorhanden, können weitere Zahlungsdetails angezeigt werden Wichtiger Hinweis: Eine einmal eingegebene Zahlung kann später nicht mehr verändert werden und muss bei einer Fehlerfassung über Storno ausgebucht werden.

8 8/23 Abbildung 11

9 9/23 Vereinsdaten Um die Vereinsdaten verwalten zu können, bitte den Menüpunkt Verein auswählen. Sie gelangen als erstes in die Suchmaske, in der Sie die für Sie zugänglichen Vereine nach verschiedenen Kriterien suchen können (siehe Abbildung 12Abbildung 8). Abbildung 12 Bestätigen Sie Ihre Suchanfrage mit dem Button Suchen, dann wird Ihnen die Liste mit Ihren gewünschten Vereinen angezeigt (siehe Abbildung 13). Über den Button Verein kommen Sie in die Maske zur Verwaltung Ihrer Vereinsdaten (siehe Abbildung 14). Über die verschiedenen Buttons können weitere Zusatzinformationen erfasst bzw. angezeigt werden.

10 10/23 Abbildung 13 Abbildung 14 Funktionäre Je Verein können die Funktionäre des Vereins auf Basis der angelegten Mitgliederdaten erfasst werden. Dabei können nicht nur aktiven Funktionäre gewartet werden, sondern auch Funktionäre, deren aktive Periode bereits abgelaufen ist (Erfassung über Beginn und Ende der Funktionsperiode). Beitragserfassung Die Erfassung der Beiträge bildet die Grundlage der Beitragsvorschreibung. Um eine korrekte Berechnung der Beiträge für jedes Mitglied zu ermöglichen, muss diese Beitragstabelle für jedes Vereinsjahr vollständig erfasst sein, auch wenn die Beiträge sich im Vergleich zum Vorjahr nicht geändert haben sollten. Dabei sind für jede Altersgruppe (AG) und Zahlungsart (derzeit werden ZS (Zahlschein) und LS (Lastschrift) unterstützt) die entsprechenden Beiträge zu erfassen (siehe Abbildung 15). Abgesehen von der einmaligen Anmeldegebühr (wird im Rahmen der Beitragsvorschreibung nicht berücksichtigt) wird der Beitrag je nach Mitgliedsart (ÖSV oder Vereinsmitglied) und Familienstatus aus den entsprechenden Wert laut Liste zuzüglich dreier möglichen Aufschläge verrechnet. Ausland: Mitglieder, die im Ausland wohnen (Nation ungleich AT) wird dieser Aufschlag zum Grundbeitrag dazu gerechnet Zeitung: Mitglieder, die im Feld Zeitung den Wert Zeitung (kann nur durch den ÖSV gesetzt werden), wird dieser Aufschlag zum Grundbeitrag dazu gerechnet Ztg. Ausland: Allen Mitgliedern, die im Ausland wohnen (Nation ungleich AT) und einen Zeitungsbezug (siehe voriger Punkt) haben, wird dieser Aufschlag zum Grundbeitrag dazu gerechnet.

11 11/23 Abbildung 15 Wichtiger Hinweis: Um jenen Mitglieder, die aus welchen Gründen auch immer keine korrekte Altersgruppe zugewiesen bekommen haben ebenfalls korrekte Beiträge vorschreiben zu können, wird empfohlen, zu den regulären Altersgruppen zusätzlich noch die Altersgruppe o.a. (ohne Angabe) mit Beiträgen zu versehen (siehe Abbildung 16). Banken Zu jedem Verein kann für je eine Nation eine Bankverbindung angelegt werden. Diese Bankverbindung wird beim Export der Vorschreibungsdaten je Mitglied mit ausgegeben. Auf diese Weise können die Mitgliedsbeiträge der auslandmitglieder auf verschieden Bankkonten gelenkt werden.

12 12/23 Abbildung 16 Wichtiger Hinweis: Damit Sie nicht für alle möglichen Nationen die korrekte Bankverbindung angeben müssen, besteht die Möglichkeit, eine Bankverbindung für die leere Nation anzugeben. Diese Bankverbindung wird bei allen Nationen verendet, für die keine konkrete Angabe der Bankverbindung vorliegt (siehe Abbildung 16). Merkmale Über die Konfiguration der Merkmale ist es möglich, den Mitgliedern individuelle Eigenschaften zuzuweisen. Dazu muss je Merkmal die Art der Eigenschaft hinterlegt sein (siehe Abbildung 17). Diese Funktion kann dazu genutzt werden, Jubiläen, Ehrungen, Ehrenzeichen, zu verwalten. Wichtiger Hinweis: Falls ein Merkmals als beitragsfrei gekennzeichnet wird, wird für alle Mitglieder, die dieses Merkmal zugeordnet haben. im Rahmen der Beitragsvorschreibung unabhängig von der Konfiguration der Beitragstabelle ein Beitrag in Höhe von null vorgeschrieben! Und bitte beachten Sie, dass nicht alle Kombinationen der Eigenschaften möglich sind!

13 13/23 Lastschrift Abbildung 17 Hier können die notwendigen Parameter für das Bankkonto für den Einzug der Mitgliedsbeiträge über Lastschriften eingestellt werden (Details zum Lastschriftverfahren siehe Kapitel Lastschriften). History Verein Abbildung 18 Unter diesem Menüpunkt werden sämtliche Änderungen, die an den Vereinsstammdaten vorgenommen wurden, angezeigt. Eine Änderung dieser Daten ist nicht möglich.

14 14/23 History Mitglieder Unter diesem Menüpunkt werden sämtliche Änderungen, die an den Mitgliedern des Vereins vorgenommen wurden, angezeigt. Eine Änderung dieser Daten ist nicht möglich.

15 15/23 Landesverband Die Daten der Landesverbände werden angezeigt und können nicht geändert werden. Abbildung 19

16 16/23 Auswertungen Die Daten der Mitglieder können nach verschiedenen Kriterien selektiert und entweder als Web-Seite (Drucken) oder als Exportdatei (Export) ausgegeben werden. Abbildung 20

17 17/23 Export Nennprogramm Die Mitgliederdaten des gewählten Vereins können im für das ÖSV Nennprogramm vorgesehenen Format an eine frei definierbare -Adresse ausgegeben werden. Abbildung 21

18 18/23 Beitragsvorschreibung Sofern die Mitgliedsbeiträge bei den Vereinsstammdaten korrekt erfasst wurden, kann über dieses Programm für alle aktiven Mitglieder der korrekte Beitrag vorgeschrieben werden. Durch die Beitragsvorschreibung wird beim Mitglied ein Zahlungsausgang erfasst, welcher als Beitrag markiert ist (siehe Abbildung 22). Abbildung 22 Durch die Erfassung einer Zahlung (im Eingang) wird diese Forderung ausgeglichen und der Beitragssaldo des Mitglieds wird 0 (siehe Abbildung 23). Dieser Saldo wird sowohl in der Zahlungsmaske als auch der Mitgliedererfassungsmaske (siehe Abbildung 24) angezeigt. Abbildung 23 Abbildung 24 Wichtiger Hinweis: Im Rahmen der Beitragsvorschreibung werden nicht ausgeglichen Beitragssalden vom Vorjahr berücksichtigt. Es ist daher wichtig, vor dem Start der Beitragsvorschreibung sicher zu stellen, dass die Zahlungen des Vorjahres vollständig und korrekt bei den Mitgliedern verbucht wurden.

19 19/23 Für den Start der Vorschreibung müssen folgende Werte angegeben werden: Vereinsjahr: Legt fest, für welches Vereinsjahr die Vorschreibung erfolgen soll, es ist nur das aktuelle bzw. kommende Vereinsjahr zulässig. Datum der Vorschreibung: Legt fest, mit welchem Datum die Vorschreibung im System hinterlegt wird. Vorschreibung: Falls dieses Feld angekreuzt ist, wird allen Mitgliedern, die bereits eine Vorschreibung für das angegeben Vereinsjahr haben, keiner weitere Vorschreibung mehr erstellt. Es wird dringend empfohlen, dieses Feld nicht zu ändern! Lastschriften: Falls dieses Feld angekreuzt ist, werden bei allen Mitgliedern, die als Zahlweg Lastschrift eingetragen haben, der für die Abbuchung notwendige Lastschriftrecord erstellt. Bitte beachten Sie, dass das Lastschriftverfahren derzeit nur für österreichische Bankkonten möglich ist. Export-Datei: Name der Protokoll-Datei (siehe ) An die hier eingegebene -Adresse wird das Protokoll der Vorschreibung verschickt Beitragsvorschreibung Abbildung 25 Erstellt die Vorschreibung auf Basis der Beiträge laut Beitragstabelle. Vorschr. löschen Falls sich bei der Vorschreibung ein Fehler eingeschlichen haben sollte, kann ein gesamter Vorschreibungslauf nochmals gelöscht werden. Dazu muss Vereinsnummer, Vereinsjahr und Datum der Vorschreibung angegeben werden. Falls die bei dieser Vorschreibung erstellten Lastschriften bereits weiter verarbeitet wurden, ist das Löschen der Vorschreibung nicht mehr möglich!

20 20/23 Lastschriften Dieses Programm ist noch in Arbeit und wird in Kürze frei gegeben! Voraussetzungen Im Rahmen der Beitragsvorschreibung (siehe Kapitel Beitragsvorschreibung) können die notwendigen Informationen für einen automatischen Beitragseinzug von österr. Bankkonten erstellt werden. Dazu müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein. Vollständige Konfiguration des Empfängerkontos (siehe Kapitel Vereinsdaten / Lastschrift). Beim Mitglied mit Lastschriftverfahren muss als Zahlungsart Lastschrift eingetragen sein (siehe Abbildung 26). Die Bankverbindung des Mitglieds muss korrekt erfasst sein (siehe Abbildung 26 und Abbildung 27). Bitte beachten sie, dass fehlerhafte Daten zu kostenpflichtigen Rückabwicklungen der Lastschriften führen. Abbildung 26 Abbildung 27 Schriftliche Zustimmung des Mitglieds zum Bankeinzug. Diese wird vom Programm nicht kontrolliert, ist aber eine juristische Voraussetzung zum Bankeinzug. Bitte beachten Sie auch, dass das Mitglied berechtigt ist, binnen 42 Tagen (Stand Sommer 2010), die eingezogen Lastschrift ohne Angabe von Gründen rückabwickeln zu lassen. Ein Einzug von ausländischen Konten wird über die neue SEPA Schnittstelle möglich sein, diese ist aber derzeit NICHT implementiert, da für die Lastschrift der aktuell immer noch gültige V3 Datenträger (DIRDEB) verwendet wird. Nähere Informationen finden zum elektronischen Zahlungsverkehr finden man unter im Internet auf der Webseite Wichtiger Hinweis: Nehmen Sie vor Einführung des Lastschriftverfahrens unbedingt Kontakt mit Ihrer Hausbank auf, um einen reibungslose Weiterverarbeitung der vom System produzierten Zahlungsdatei zu gewährleisten. Ablauf Durch die Beitragsvorschreibung werden die Lastschriftdaten (Bankverbindung und Höhe des einzuziehenden Betrages) bei den Mitgliedern vermerkt. Das Programm Lastschriften gibt diese Daten frei und generiert einen V3 Datenträger, welcher per Mail an eine von Ihnen gewählte Adresse zugestellt wird.

21 21/23 Die Weiterverarbeitung dieser Datei erfolgt standardmäßig auf zwei Arten. Datei wird ein eine Telebanking Software (Elba, HOB, ) eingespielt und dort mittels TAN oder ähnlichen Verfahren gezeichnet und von der Bank weiter verarbeitet. Die Datei wird samt unterzeichnetem Datenträgerbegleitzettel (Ausdruck im Programm optional auswählbar) an die entsprechende Verarbeitungsstelle per Mail oder Webupload zur Durchführung übermittelt. Diese Details dieses Übermittlungsvorganges sowie die daraus resultierenden Spesen sind direkt mit der Bank zu klären. Wichtiger Hinweis: Bitte nehmen Sei KEINE Änderungen an der gelieferten DIRDEB Datei vor. Fehler in der Datei können zu Fehleinzügen führen oder die gesamte Datei kann nicht von der Bank nicht mehr verarbeitet werden!

22 22/23 Versicherungen Die Versicherungsdaten der Mitglieder können als HTML-Datei angezeigt bzw. als Export- Datei an eine frei definierbare -Adresse ausgegeben werden. Abbildung 28

23 23/23 Einstellungen Hier können einige Grundeistellungen zur eigenen Person, Angaben zur Anzeige der Daten angepasst sowie das Benutzerkennwort geändert werden. Abbildung 29 Nachrichten Das Mitgliederprogramm verfügt über ein zentrales Nachrichtensystem, mit dem der ÖSV an alle User des Systems Nachrichten übermitteln kann. Über diesem Menüpunkt können die bisher übermittelten Nachrichten nachgeschlagen werden. Abmelden Über diesen Menüpunkt wird der angemeldete Benutzer vom System abgemeldet und auf den Anmeldeschirm zurück verwiesen. Handbuch Bietet einen Link zum Handbuch im PDF-Format. Das Team der Mitgliederverwaltung ist bemüht, dieses laufend aktuell zu halten. Kontakt mit ÖSV Erstellt eine Tomas Woldrich Kontakt mit INKA Erstellt eine an das Entwicklungsteam der Mitgliederverwaltungssoftware