Die unmittelbaren Dienstvorgesetzten sind ebenso wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Führung der Mitarbeiter/innen Gespräche verpflichtet.

Transkript

1 MITARBEITER/INNEN GESPRÄCH Vorbereitung für Mitarbeiter/innen Das Mitarbeiter/innen Gespräch gilt für alle Hierarchieebenen. Die Reihenfolge bei der Führung der Mitarbeiter/innen Gespräche innerhalb einer Organisationseinheit erfolgt von oben nach unten ( top down ). Auf diese Weise werden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Zielen der Leitung der Organisationseinheit informiert und können ihre persönlichen Ziele und Vorstellungen mit diesen in Einklang bringen. Die unmittelbaren Dienstvorgesetzten sind ebenso wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Führung der Mitarbeiter/innen Gespräche verpflichtet. Rechtsgrundlagen: 45a BDG, 5 VBG bzw. 9 Abs 4 KV. Zielvereinbarungen der Organisationseinheiten an der PLUS

2 Vorbereitung auf das Mitarbeiter/innen Gespräch Die unmittelbare Führungskraft vereinbart mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jeweils einen Gesprächstermin. Sollten Sie bis 15. April eines Jahres noch nicht wegen eines Mitarbeiter/innen Gespräch Termins kontaktiert worden sein, wenden Sie sich bitte an die Führungskraft. Beide Gesprächspartner/innen bereiten sich unabhängig voneinander anhand der schriftlichen Unterlagen des letzten Mitarbeiter/innen Gesprächs, Ihrer Arbeitsplatzbeschreibung sowie ggf. der letzten und der aktuellen Zielvereinbarung Ihrer Organisationseinheit auf das Gespräch vor: Rückblick Ziehen Sie eine Art Bilanz über die Aufgabenerfüllung, Ergebnisse und Zusammenarbeit. Überlegen Sie, wie die Arbeitsbeziehung mit Ihrem Gesprächspartner aussieht, welche erfreulichen und belastenden Situationen aus dem vergangenen Jahr Ihnen in Erinnerung sind. Vorausschau Überlegen Sie künftige Arbeitsschwerpunkte, Zielvereinbarungen und Unterstützungs bzw. Entwicklungsmaßnahmen. Was möchten Sie in Hinblick auf die Qualität der Zusammenarbeit verändern bzw. verbessern? Was möchten Sie diesbezüglich in dem bevorstehenden Gespräch erreichen? Dieser Vorbereitungsbogen ist als Anregung gedacht und soll Sie einerseits in der Vorbereitung auf das Mitarbeiter/innen Gespräch mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten unterstützen, und andererseits auch durch das Gespräch begleiten. Bevor Sie nun diesen Vorbereitungsbogen durcharbeiten, stimmen Sie sich auf das Gespräch ein und überlegen Sie sich Folgendes: Was lief in diesem Jahr gut, was lief weniger gut? Wie sieht die momentane Arbeitssituation aus? Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kolleginnen und Kollegen? Welche Art von Gesprächsbasis haben Sie miteinander? Was wollen Sie mit dem Gespräch, das Sie bald führen werden, erreichen? Die Vereinbarungen bezüglich der Aufgaben und Ziele im Mitarbeiter/innen Gespräch sind als integrierender Bestandteil der Arbeitsplatzbeschreibung zu betrachten. Bei Änderungen des ursprünglichen vereinbarten Aufgabengebietes ist einvernehmlich auch die Arbeitsplatzbeschreibung anzupassen. Aktualisierte Arbeitsplatzbeschreibungen sind an die SE Personal zu übermitteln und bedürfen der Genehmigung des Rektorats. Rückblick auf Ihre Aufgaben und Arbeitsergebnisse des vergangenen Jahres Lassen Sie die vergangene Arbeitsperiode noch einmal Revue passieren und ziehen Sie Bilanz: Mit welchen Tätigkeitsbereichen haben Sie sich im vergangenen Jahr hauptsächlich beschäftigt? Sind Ihre Zuständigkeiten und Verantwortung klar definiert? Haben sich Veränderungen ergeben? Wenn ja, welche? Welche Vereinbarungen wurden für das letzte Jahr getroffen? Konnten Sie die vereinbarten Ziele/Aufgaben umsetzen? Was ist gut/weniger gut gelaufen? Was war förderlich/hinderlich? Haben Sie Verbesserungsvorschläge? Wie zufrieden sind Sie selbst mit den Ergebnissen Ihrer Arbeit? Warum? Haben die vereinbarten Entwicklungsmaßnahmen etwas gebracht? Was hat sich im alltäglichen Arbeitsgeschehen bewährt bzw. nicht bewährt? bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern unter Berücksichtigung der Bereiche Forschung, Lehre und Verwaltung Führung von MA_MA/in

3 Notizen: Zu Ihrem Arbeitsumfeld Wo sehen Sie Ihre fachlichen und persönlichen Stärken? Worauf sind Sie stolz? Wo sehen Sie Ihre persönlichen oder fachlichen Lernfelder? Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen im Team und mit anderen Organisationseinheiten? Auf welche Informationsquellen greifen Sie in Ihrer Arbeit zurück? Erhalten Sie alle notwendigen Informationen für Ihre Arbeit rechtzeitig? Wie ist das Klima zu Ihrer/Ihrem Vorgesetzten? Wodurch und wobei hat Sie Ihre Vorgesetzte/Ihr Vorgesetzter im letzten Jahr ausreichend unterstützt? Wo hätten Sie von Ihrer/Ihrem Vorgesetzten noch mehr Unterstützung gebraucht? Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Betreuungspflichten: Sind die Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Familie ausreichend? Gibt es hierbei für Sie Verbesserungsbedarf? Wenn ja, was sollte sich konkret ändern? Notizen:

4 Gesprächsverlauf Im Teil 1 werden Arbeitsziele und Aufgaben, im Teil 2 Entwicklungsmaßnahmen besprochen. Das Mitarbeiter/innen Gespräch beginnt mit dem Rückblick über die Hauptaufgaben sowie die Zielerreichung im vergangenen Jahr: Welche förderlichen und hemmenden Faktoren haben die Aufgabenerfüllung beeinflusst? Dann werden Vereinbarungen für das nächste Jahr getroffen. Anschließend werden nach einer Rückschau auf die Entwicklungsmaßnahmen des vergangenen Jahres die Kompetenzen und Entwicklungsperspektiven der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters besprochen: Wo liegen die Stärken bzw. Entwicklungspotenziale? Welche Wünsche oder Erwartungen bestehen zur beruflichen Weiterentwicklung? Darauf aufbauend werden konkrete Entwicklungsschritte sowie entsprechende Fördermaßnahmen vereinbart. Teil 1: Ziele, Aufgaben, Erfolgskriterien Rückblickend betrachtet: Wie beurteilen Sie die letzten Monate? Welche mittel und langfristigen Aufgaben sehen Sie für sich in Ihrer Organisationseinheit? Fühlen Sie sich dazu ausreichend informiert? Welche Hauptaufgaben sehen Sie für sich im nächsten Jahr? Erhaltungsziele (für gleich bleibende Leistungen/Aufgaben): Welche Aufgaben möchten Sie im nächsten Jahr beibehalten? Gestaltungsziele (für neue Aufgaben/Projekte): Welche Aufgaben wünschen Sie sich? Welche Aufgaben möchten Sie abgeben? Inwieweit sind die geplanten Ziele mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen durchführbar? Ergeben sich durch diese Aufgaben Veränderungen in Ihrem Tätigkeitsfeld? Mit wem müssen Sie kooperieren, um diese Aufgaben zu erfüllen? Gibt es da einen gemeinsamen Klärungs und Abstimmungsbedarf? Welche konkreten Ergebnisse erwarten Sie von sich bis zum Ende der nächsten Periode? Welche konkreten Ziele sollen erreicht werden? Empfehlung: Konkretisieren Sie, was Sie genau erreichen möchten. Achten Sie dabei auf die Messbarkeit ( Das Ziel ist erreicht, wenn ). Formulieren Sie einige wenige konkrete aber wichtige Ziele. Denken Sie an die SMART Regel (Ziele sollten spezifisch, messbar, aktivierend, realistisch und terminisiert sein). Notizen: bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern unter Berücksichtigung der Bereiche Forschung, Lehre und Verwaltung

5 Teil 2: Entwicklungs und Fördermaßnahmen Welche Entwicklungs und Fördermaßnahmen würden Sie bei der Bewältigung Ihrer derzeitigen und künftigen Arbeit unterstützen? Was erwarten Sie in dieser Hinsicht von Ihrer/Ihrem Vorgesetzen? Was können und wollen Sie selbst beitragen? Maßnahmen zur Entwicklung und Förderung umfassen beispielsweise: Mitarbeit in Projekten, Projektleitung Erweiterung oder Änderung des Aufgabenbereiches Teilnahme an Tagungen Weiterbildungsmaßnahmen intern/extern wie Lehrgänge, Kurse, Seminare Mitarbeit in Arbeitsgruppen Referent/inn/entätigkeit bei internen Seminaren oder Einschulungen Selbststudium (Fachliteratur) mit anschließender Besprechung im Rahmen eines fachlichen Austauschs innerhalb der Organisationseinheit Übernahme von Verantwortung, Kennen lernen von Führungsaufgaben verstärkte Kooperation (intern und/oder extern) Bereitstellung benötigter Ressourcen Notizen:

6 Schriftliche Zusammenfassung der Ergebnisse Am Ende des Gesprächs werden die Ergebnisse des ersten und des zweiten Teils des Mitarbeiter/innen Gesprächs im Protokollbogen kurz schriftlich zusammengefasst und unterschrieben, wenn sowohl die Führungskraft als auch die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter mit dem Inhalt der Zusammenfassung einverstanden sind. Kann bei der Unterzeichnung der Zusammenfassung keine Übereinstimmung erzielt werden, ist ein weiterer Gesprächstermin festzulegen, dem auf Wunsch jeder der beiden Gesprächsbeteiligten eine Person ihres/seines Vertrauens beigezogen werden kann (ausschließlich Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen, Personalvertretung oder Behindertenvertrauensperson). Je eine Ausfertigung verbleibt bei den Gesprächspartnern und dient im nächsten Mitarbeiter/innen Gespräch als Basis für die Rückschau. Je eine Kopie der Protokollbogen Seite Entwicklungsmaßnahmen ist darüber hinaus an die Serviceeinrichtung Personal und an das BdR Personalentwicklung weiterzuleiten. Je eine Kopie des Berichtsbogens über die Durchführung der Mitarbeiter/innen Gespräche ist an die Leitung der Organisationseinheit, an die Serviceeinrichtung Personal und an BR 1/BR 2 zu übermitteln. Darauf sollten Sie achten Auch unterschiedliche Standpunkte können nebeneinander festgehalten werden. Achten Sie auf Vertraulichkeit im Umgang mit den schriftlichen Ergebnissen. Bewahren Sie diese unter Verschluss auf. Schriftliche Zusammenfassungen im Alleingang sind nicht zulässig! Die gemeinsame schriftliche Zusammenfassung am Ende des Gesprächs unterstreicht die gemeinsame Verantwortung für die Umsetzung der getroffenen Vereinbarungen.