SAP Labs. SAP R/3-Reporting

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1 SAP Labs SAP R/3-Reporting

2 Liebe Leserin, lieber Leser, SAP PRESS ist eine gemeinschaftliche Initiative von SAP und Galileo Press. Ziel ist es, qualifiziertes SAP-Wissen Anwendern zur Verfügung zu stellen. SAP PRESS vereint das fachliche Know-how der SAP und die verlegerische Kompetenz von Galileo Press. Die Bücher bieten Expertenwissen zu technischen wie auch zu betriebswirtschaftlichen SAP-Themen. Jedes unserer Bücher will Sie überzeugen. Damit uns das immer wieder neu gelingt, sind wir auf Ihre Rückmeldung angewiesen. Bitte teilen Sie uns Ihre Meinung zu diesem Buch mit. Ihre kritischen und freundlichen Anregungen, Ihre Wünsche und Ideen werden uns weiterhelfen. Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen. Ihre Wiebke Hübner Lektorat SAP PRESS Galileo Press Gartenstraße Bonn

3 SAP PRESS wird herausgegeben von Bernhard Hochlehnert, SAP AG Norbert Egger Praxishandbuch SAP BW , 456 Seiten, geb. ISBN Roland Fischer Unternehmensplanung mit SAP SEM Operative und strategische Planung mit SEM-BPS 2003, 456 Seiten, geb. ISBN Heinz Forsthuber SAP-Finanzwesen für Anwender Praktische Einführung in SAP FI , 430 Seiten, geb. ISBN Uwe Brück Praxishandbuch SAP-Controlling Einführung in sinnvolles und effizientes Controlling 2003, 539 Seiten, geb. ISBN Karls-Heinz Barisch Produktkosten-Controlling mit SAP Kostenplanung, Kostenrechnung und Reporting für CO-PC 2004, ca. 400 Seiten, geb. ISBN Aktuelle Angaben zum gesamten SAP PRESS-Programm finden Sie unter

4 Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN Galileo Press GmbH, Bonn Auflage 2004 Die englische Originalausgabe erschien bei SAP Labs Inc. Simplification Group (Palo Alto) und trägt den Titel SAP R/3 Reporting Made Easy, 4.6C: Fundamentals and Development Tools. (ISBN: ) 2002 by SAP AG Der Name Galileo Press geht auf den italienischen Mathematiker und Philosophen Galileo Galilei ( ) zurück. Er gilt als Gründungsfigur der neuzeitlichen Wissenschaft und wurde berühmt als Verfechter des modernen, heliozentrischen Weltbilds. Legendär ist sein Ausspruch Eppur se muove (Und sie bewegt sich doch). Das Emblem von Galileo Press ist der Jupiter, umkreist von den vier Galileischen Monden. Galilei entdeckte die nach ihm benannten Monde Übersetzung Lemoine International GmbH, Köln Bildschirmabzüge CubeServ AG, Jena Lektorat Wiebke Hübner Korrektorat Alexandra Müller, Olfen Einbandgestaltung department, Köln Herstellung Vera Brauner Satz Typographie & Computer, Krefeld Druck und Bindung Bercker Graphischer Betrieb, Kevelaer Das vorliegende Werk ist in all seinen Teilen urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten, insbesondere das Recht der Übersetzung, des Vortrags, der Reproduktion, der Vervielfältigung auf fotomechanischen oder anderen Wegen und der Speicherung in elektronischen Medien. Ungeachtet der Sorgfalt, die auf die Erstellung von Text, Abbildungen und Programmen verwendet wurde, können weder Verlag noch Autor, Herausgeber oder Übersetzer für mögliche Fehler und deren Folgen eine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung übernehmen. Die in diesem Werk wiedergegebenen Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. können auch ohne besondere Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen unterliegen. Die in diesem Werk abgedruckten Abbildungen und Bildschirmabzüge unterliegen dem Urheberrecht der SAP AG, Neurottstraße 16, D Walldorf. SAP, das SAP-Logo, mysap, mysap.com, SAP R/3, SAP R/2, SAP B2B, SAPtronic, SAPscript, SAP BW, SAP CRM, SAP EarlyWatch, SAP ArchiveLink, SAPGUI, SAP Business Workflow, SAP Business Engineer, SAP Business Navigator, SAP Business Framework, SAP Business Information Warehouse, SAP inter-enterprise solutions, SAP APO, AcceleratedSAP, InterSAP, SAPoffice, SAPfind, SAPfile, SAPtime, SAPmail, SAPaccess, SAP-EDI, R/3 Retail, Accelerated HR, Accelerated HiTech, Accelerated Consumer Products, ABAP, ABAP/4, ALE/WEB, BAPI, Business Framework, BW Explorer, Enjoy-SAP, mysap.com e-business platform, mysap Enterprise Portals, RIVA, SAPPHIRE, TeamSAP, Webflow und SAP PRESS sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG, Walldorf.

5 Inhalt Danksagungen 15 Einführung 17 Worum geht es in diesem Buch? Inhalt dieses Buchs Aufbau des Buchs Teil 1: Strategischer Ansatz und Konzepte zu SAP R/3-Reporting Teil 2: Überblick über die SAP R/3-Entwicklungstools für Berichte Teil 3: Weitere Informationen zum Thema»Reporting« An wen richtet sich das Buch? Verwendung des Buchs Beispielberichte mit IDES-Daten Konventionen Beispielbild des R/3-Release Spezielle Symbole Teil 1: Taktischer Ansatz und Konzepte von SAP R/3-Reporting 1 Anforderungen an das Berichtswesen Informationen sind das A und O Was ist ein Bericht? Berichte zur Unterstützung der Entscheidungsfindung Informationsretrieval in Unternehmen Vergleich von Berichten des Altsystems mit SAP R/3-Berichten Eckpfeiler guter Reporting-Praktiken Anforderungen an das SAP R/3-Berichtswesen Change Management Technische Gegebenheiten Eine umfassende Lösung: mysap Business Intelligence Inhalt 5

6 2 Taktischer Ansatz zum SAP R/3-Reporting Überblick Ein kostenintensiver Ansatz zum SAP R/3-Reporting Ein taktischer Ansatz zum SAP R/3-Reporting Tools und Templates Sechs einfache Schritte Elemente der Reporting-Strategie Unternehmerische Anforderungen Technische Anforderungen Effizienz und Vorgaben Reporting-Projekte in einer Implementierung Folgen der Vernachlässigung von Reporting-Fragen während der Implementierung Gründe für die Vernachlässigung von Reporting-Aufgaben Vermeidung von Reporting-Problemen bei der Implementierung ASAP-Methodik und Reporting Systematische Suche nach Berichten in SAP R/ Systematische Suche nach Berichten in SAP R/3: Überblick Report-Repositories Arbeitsbereiche oder Komponenten Berichtsentwicklungstools Eine mögliche Strategie für die Suche nach Berichten Verwenden der allgemeinen Berichtsauswahl Suchen von Berichten Ausführen von Berichten Ausführen von Berichten im Hintergrund Die technischen Namen von Knoten und Berichten ein- oder abschalten Verwenden von technischen Namen Was tun, wenn der Bericht nicht gefunden werden konnte? Grundlagen zur Verwendung von SAP R/3-Berichten Verwenden von SAP R/3-Berichten: Überblick Verwenden von SAP R/3-Berichten: Detailsicht Selektionskriterien und Berichtsanzeige Berichtsvarianten verwenden Berichtsausgabe drucken Inhalt

7 4.3 Grafische Darstellung von Berichtsdaten Exportieren von Berichtsdaten in Tabellen oder andere Dateien Senden von Berichtsergebnissen über Optimierte Verwendung von Selektionskriterien Freie Abgrenzungen Berichte im Hintergrund ausführen Einrichten von Jobs zum Ausführen von Berichten im Hintergrund 93 5 Auswahl des richtigen Tools zur Berichtsentwicklung Überblick Auswahl des richtigen Reporting-Tools: Überblick Aufbau der Berichtsentwicklungswerkzeuge Was ist ein Kernwerkzeug zur Berichtsentwicklung? Welche Reporting-Tools zählen zu den Kernwerkzeugen? Welche Reporting-Tools zählen nicht zu den Kernwerkzeugen? Und die anderen Reporting-Tools? Verwendung der Anwendungshierarchie Die SAP-Anwendungshierarchie Verwendung der Matrix der Reporting-Tools Kapitel zu den einzelnen Reporting-Tools Teil 2: Überblick über die SAP R/3-Entwicklungstools für Berichte 6 SAP Query Überblick Aufbau der SAP Query InfoSet Query SAP Query Vergleich der SAP Query mit anderen SAP R/3-Reporting-Tools Ausgabe und Format der SAP Query QuickViewer Häufig gestellte Fragen Desktop-Integration Geschwindigkeit und Performance Integration mit dem im Standard ausgelieferten SAP R/3-System Erforderliche Vorkenntnisse für die Berichtsentwicklung Benutzerfreundlichkeit Ausführungsmanagement Zugriffsmöglichkeiten auf SAP Query-Komponenten Inhalt 7

8 6.6 Anlegen eines Berichts mit der InfoSet Query Voraussetzungen zum Anlegen einer InfoSet Query Schritte beim Anlegen einer InfoSet Query InfoSet anlegen Ein InfoSet einer Benutzergruppe oder Rolle zuordnen Eine InfoSet Query erstellen Web Reporting mit InfoSet Query Erstellen von Berichten mit SAP Query Hauptschritte für das Erstellen einer SAP Query Anlegen einer SAP Query Ausführen einer SAP Query Grundzüge der Berichtsliste Erstellen eines Berichts mit QuickViewer Voraussetzungen für das Erstellen von QuickViews Einstieg in QuickViewer QuickViews anlegen QuickViews in SAP Queries konvertieren Report Painter und Report Writer Überblick Einsatzgebiete von Report Painter und Report Writer Aufbau von Report Painter und Report Writer Der Unterschied zwischen Report Painter und anderen Reporting-Tools Unterschiede zwischen Report Painter und Report Writer Ausgabe und Format im Report Painter und Report Writer Häufig gestellte Fragen Desktop-Integration Geschwindigkeit und Performance Integration mit Standard-SAP R/ Erforderliche Vorkenntnisse für die Berichtsentwicklung Benutzerfreundlichkeit Ausführungsmanagement Arbeiten mit Report Painter und Report Writer Terminologie Zugriff auf Report Painter und Report Writer Voraussetzungen Hauptschritte beim Anlegen eines Berichts mit dem Report Painter Beispielbericht für die Bruttogewinnspanne Voraussetzungen für das Erstellen eines Berichts mit Report Painter Erstellen eines Berichts mit Report Painter Grundzüge der Berichtsliste Inhalt

9 7.11 Optimale Leistungsausnutzung von Report Painter und Report Writer: Tipps & Tricks Berichte erstellen Variation Expertenmodus Währungsumrechnung Anlegen von Extrakten aus Berichten Bericht-Bericht-Schnittstelle Arbeiten mit Formelvariablen Weitere Informationen Recherche (Drilldown Reporting) Überblick Recherche im Vergleich zu anderen Reporting-Tools Grundlagen der Recherche Recherche Definition Recherche Verwendungsmöglichkeiten Rechercheberichtsarten Recherche Aufbau Bausteine für Rechercheberichte Voraussetzungen Ausgabearten bei der Recherche Ausgabe Schnellansicht Häufig gestellte Fragen Geschwindigkeit und Performance Integration mit Standard-SAP R/ Erforderliche Vorkenntnisse für die Berichtsentwicklung Benutzerfreundlichkeit Ausführungsmanagement Anlegen einer Recherche Grundschritte beim Anlegen von Rechercheberichten Anlegen von zweikoordinatigen Formularberichten mit Kennzahlen Grafische Anzeige ändern Klassischer Recherchebericht Kommentare zu einem Bericht, zu einer Berichtsvariante und zu Bewegungsdaten pflegen Optimale Nutzung der Recherche: Tipps & Tricks Performance optimieren Berechtigungen Batch-Ausführung Drucken Lokale Variablen Inhalt 9

10 9 LIS Standardanalysen Logistikinformationssystem (LIS): Kurze Einführung Aufbau des LIS Reporting-Tools Informationsstrukturen Übersicht der LIS-Standardanalysen Unterschiede zwischen LIS-Standardanalysen und anderen Reporting-Tools Integration Aufrissfunktion Benutzereinstellungen Grafiken Ausnahmeanalyse (Frühwarnsystem EWS) Planung Erweiterungen Ausgabe und Format der LIS-Standardanalysen Häufig gestellte Fragen Desktop-Integration Geschwindigkeit und Performance Integration mit Standard-SAP R/ Erforderlicher Kenntnisstand für die Berichtsentwicklung Benutzerfreundlichkeit Ausführungsmanagement Arbeiten mit Standardanalysen Terminologie Zugriff auf die LIS-Standardanalysen Standardanalyse in verschiedenen Anwendungsbereichen Voraussetzungen Durchführen einer Standardanalyse Daten gegebenenfalls in kleinere Einheiten aufteilen Aufriss Kennzahlen Kennzahlen sortieren Rangliste Einstellungen ABC-Analysen Beleginformationen Optimale Leistungsausnutzung der LIS-Standardanalysen: Tipps & Tricks Informationsstrukturen Kommunikationsstrukturen Verschiedenes Tipps für die Fehlerbehebung Inhalt

11 10 LIS flexible Analysen Überblick über flexible LIS-Analysen Wie unterscheidet sich die flexible Analyse von der Standardanalyse? Wie ist die flexible LIS-Analyse organisiert? Wie unterscheiden sich flexible LIS-Analysen von anderen Reporting-Tools? Fragen und Antworten Desktop-Integration Geschwindigkeit und Performance Integration mit Standard-SAP R/ Für die Berichtsentwicklung erforderliche Kenntnisse Anwenderfreundlichkeit Ausführungsmanagement Arbeiten mit flexibler Analyse Terminologie Wie erfolgt der Zugriff auf flexible LIS-Analysen? Was sind die Voraussetzungen? Erstellen eines Berichts mit flexiblen Analysen Wichtige Schritte zum Anlegen einer Auswertung Anlegen der Auswertung Generieren Sie die Auswertung Führen Sie die Auswertung aus Optimierung von flexiblen LIS-Analysen: Tipps & Tricks Weitere Hilfe für Berichtsentwickler Anhang: Weitere Informationen zum Thema»Reporting«A ABAP-Reporting-Vorlage 349 A.1 Übersicht A.1.1 Bevor Sie ABAP verwenden A.1.2 Vorbereitung A.2 Grundlagen von ABAP-Reporting A.2.1 Aufbau A.2.2 ABAP-Berichtsarten A.2.3 Klassischer oder interaktiver Bericht? A.3 Herangehensweise an die Berichtsentwicklung über Templates A.3.1 Gründe für das Verwenden eines Report-Templates A.4 Arbeiten mit Report-Templates A.4.1 Spezifikationsformular für Berichte und Report-Templates A.4.2 Klassisches Report-Template A.4.3 Interaktives Report-Template Inhalt 11

12 A.5 Optimale Nutzung der ABAP-Berichtsentwicklung: Tipps & Tricks A.5.1 Allgemeine Programmiertipps A.6 Weitere Informationen B LIS-Informationsstrukturen 369 B.1 Übersicht B.2 Informationsstrukturen B.3 Im Standard ausgelieferte Informationsstrukturen B.3.1 Vertriebsinformationssystem B.3.2 Einkaufsinformationssystem B.3.3 Bestandscontrolling B.3.4 Fertigungsinformationssystem B.3.5 Qualitätsmanagementinformationssystem B.3.6 Instandhaltungsinformationssystem B.3.7 Warenwirtschaftsinformationssystem B.4 Eigendefinierte Informationsstrukturen B.4.1 Allgemeine Vorgehensweise für das Anlegen von eigendefinierten Informationsstrukturen B.4.2 Zusatzfelder in der Tabelle MCVKENNZ1 anlegen B.4.3 Einen Feldkatalog anlegen B.4.4 Anlegen von Informationsstrukturen B.4.5 Fortschreibungsregeln anlegen B.4.6 Fortschreibung für Informationsstruktur aktivieren B.5 Anlegen von Standardanalysen mit Hilfe von eigendefinierten Informationsstrukturen B.6 Weitere Informationen C Führungsinformationssystem (EIS) 403 C.1 Überblick über das Führungsinformationssystem (EIS) C.1.1 Begriffshierarchie C.1.2 Festlegen der Datenbasis C.1.3 Präsentation der Daten C.2 Einstieg in das EIS C.3 Weitere Informationen D Andere Informationssysteme: 407 D.1 Überblick D.2 Logistikinformationsbibliothek (LIB) D.2.1 Verfügbare Kennzahlen in der LIB D.2.2 Einstieg in die LIB D.2.3 Weitere Informationen zur LIB Inhalt

13 D.3 Audit Information System (AIS) D.3.1 Einstieg in das AIS D.3.2 Hintergrundinformationen E SAP GUI for HTML 415 E.1 Übersicht E.2 Funktionsumfang E.2.1 Voraussetzungen für das SAP GUI for HTML E.2.2 Server des SAP GUI for HTML E.2.3 SAP GUI for HTML Security F Spezifikationsformular für Berichte 423 F.1 Überblick F.2 Vorteile der Verwendung des Spezifikationsformulars für Berichte F.3 Musterformular F.4 Beispiel G Glossar 437 Index 445 Inhalt 13

14 Danksagungen Wir möchten den folgenden Personen danken, die uns mit Zeit, Material, Sachkenntnis und Ressourcen unterstützt und damit das Entstehen dieses Buches ermöglicht haben: Mitarbeiter: Pamela Mae Duncan, Tobias Hagen, Reiner Herde, Claus Horn, Gisbert Loff, Roland Lucius, Mohammed Razi Mateen, Joachim Mette, Stefan Claudius Mueller, Guarav Nayar, Declan O'Connor, Wolfgang Otter, Carsten Polenz, Günther Rothermel, Thomas Rumbach, Hanumachastry Rupakula, Stephen Russ, Kathrin Sindl, Dirk Thomsen und Kai Willenborg Dokumentation und Produktion: Usha Nair, Kurt Wolf und Noelle Wolf Hanumachastry Rupakula SAP Labs, 2003 Danksagung des Verlages Der Verlag dankt der CubeServ Group ( für die Erstellung der deutschen Bildschirmabzüge dieses Buchs. Unser besonderer Dank gilt namentlich Norbert Egger, Roland J. Merz und Jean-Marie R. Fiechter für ihre große Unterstützung und fachliche Kompetenz, die sie in dieses Projekt eingebracht haben. Wiebke Hübner SAP PRESS, 2004 Danksagungen 15

15 Einführung Worum geht es in diesem Buch? Unternehmen operieren heute auf einem globalen Markt, bei dem der schnelle Zugriff auf sachbezogene und präzise Informationen zunehmend als Wettbewerbsvorteil angesehen wird. Der Erfolg eines Unternehmens ist eng mit der Fähigkeit verbunden, auf Geschäftinformationen zugreifen und diese auswerten zu können. SAP R/3 bietet eine umfangreiche Sammlung von Reports und Tools, die es dem Benutzer ermöglichen, aussagekräftige, integrierte Informationen in Echtzeit abzufragen. Dieses Buch bietet einen Überblick darüber, wie Sie die Reporting-Möglichkeiten von SAP R/3 sinnvoll nutzen können. Das Anliegen dieses Praxisbuchs ist es, Wissens- und Schulungslücken in Bezug auf SAP R/3-Reporting zu schließen. Benutzer, Implementierungsteams und Berater, die ihr Wissen über die Funktionsweise des Berichtswesens in SAP R/3 vertiefen möchten, finden in ihm einen nützlichen Ratgeber. Das Buch stellt dabei eine Reporting-Methode vor, die den Benutzer bei folgenden Zielen unterstützt: Die Grundelemente von SAP R/3-Reporting zu erlernen SAP R/3-Berichte im System zu finden und zu organisieren SAP R/3-Standardberichte zu verstehen und zu wissen, wie diese eingesetzt werden Die wertschöpfenden Auswertungsmöglichkeiten voll zu nutzen (zum Beispiel im Hintergrund drucken, Berichte drukken, Berichte über E- Mail versenden u.a.m.) Das richtige Reporting-Werkzeug zur Entwicklung von angepassten Berichten auszuwählen. Durch die effiziente Nutzung der Entwicklungswerkzeuge können Sie relativ schnell Berichte für Ihre Anforderungen erstellen. Entwicklungswerkzeuge für Berichte zu verstehen, wie beispielsweise das Logistikinformationssystem, den Report Painter, SAP Query und das Business Information Warehouse Anhand von schrittweise erläuterten Beispielen zu lernen, wie man Entwicklungswerkzeuge für Berichte nutzt Zu lernen, wie man mit Hilfe von Tipps und Tricks das Entwicklungswerkzeug für Berichte am effektivsten nutzen kann (für fortgeschrittene Entwickler) Mit Hilfe von Progammvorlagen eigene ABAP-Berichte zu erstellen Einführung 17

16 Inhalt dieses Buchs Das Buch beinhaltet daher: Einen taktischen Ansatz zur Verwendung von SAP R/3, um dem Reporting-Bedarf Ihres Unternehmens und Ihres Teams gerecht zu werden Anregungen und Checklisten zur Unterstützung der Implementierungsteams, um berichtsbezogene Aufgaben zu erfüllen Techniken für die Suche von Standardberichten in SAP R/3 Grundlagen und weiterführende Informationen für Benutzer und Implementierungsteams, um sich mit den Funktionen des Berichtswesens von SAP R/3 vertraut zu machen Eine Methodik, die Benutzer bei der Wahl des richtigen Entwicklungswerkzeugs für neue, angepasste Berichte unterstützen soll Aufbau des Buchs Das Buch setzt sich aus folgenden Abschnitten zusammen: Teil 1 Strategischer Ansatz und Konzepte zu SAP R/3-Reporting (Kapitel 1 5) Teil 2 Überblick über die SAP R/3-Entwicklungstools für Berichte (Kapitel 6 10) Teil 3 Weitere Informationen zum Thema»Reporting«(Anhänge A G) Teil 1: Strategischer Ansatz und Konzepte zu SAP R/3- Reporting Kapitel Inhalt Kapitel 1: Anforderungen an das Berichtswesen Die Funktion von SAP R/3 als Katalysator bei der Informationstransformation innerhalb eines Unternehmens Die Bedeutung der Begriffe»Bericht«und»Reporting«im Kontext dieses Handbuchs Möglichkeiten zur Lösung der Reporting-Aufgaben in Ihrem Unternehmen Unterschiede zwischen den Berichtswesen in Altsystemen und SAP R/3-Reporting 18 Einführung

17 Kapitel Inhalt Kapitel 2: Taktischer Ansatz zum SAP R/3- Reporting Eine Strategie ist kosteneffizienter als die Entwicklung angepasster Berichte Die Berücksichtung berichtsbezogener Probleme im frühen Stadium der Implementierung Was Sie bei der Entwicklung oder Verbesserung eines Reporting-Prozesses beachten sollten Kapitel 3: Systematische Suche nach Berichten in SAP R/3 Systematische Suche nach Standardberichten in SAP R/3 Verwendung der allgemeinen Berichtsauswahl Suche nach Berichten innerhalb der Anwendungsbereiche Was tun sollten, wenn Sie den gewünschten Bericht nicht finden Kapitel 4: Grundlagen zur Verwendung von SAP R/3-Berichten Grundschritte zur Ausführung eines Berichts Definition der Auswahlkriterien und Anlage von Selektionsbild-Varianten Schritte zur Ausführung eines Berichts bei Einsatz einer Variante Anzeigen und Drucken von Berichtslisten Kapitel 5: Auswahl des richtigen Tools zur Berichtsentwicklung Exportieren von Berichtsdaten in Tabellen oder andere Dateiformate Versenden von Berichtsergebnissen per Verwenden der Auswahlkriterien zur Ausführung von Berichten Ausführen von Berichten im Hintergrund Auswahl des geeigneten Tools für die Berichtsentwicklung Tools für die Berichtsentwicklung, die Arbeitsbereiche in Release 4.6C unterstützen Verwenden der»summenmatrix für Reporting-Tools«bei der Auswertung der verschiedenen Entwicklungstools Teil 2: Überblick über die SAP R/3-Entwicklungstools für Berichte Teil 2 enthält Informationen zu den Entwicklungstools für Berichte, die in Kapitel 5 vorgestellt wurden. Aufbau des Buchs 19

18 Kapitel Inhalt Kapitel 6: SAP Query Kapitel 7: Report Painter und Report Writer Kapitel 8: Recherche (Drilldown Reporting) Aufbau der SAP Query Vergleich der SAP Query mit anderen SAP R/3-Reporting-Tools Ausgabe und Format der SAP Query Anlegen eines Berichts mit der InfoSet Query Erstellen von Berichten mit der SAP Query Erstellen eines Berichts mit dem QuickViewer Einsatzgebiete von Report Painter und Report Writer Aufbau von Report Painter und Report Writer Der Unterschied zwischen dem Report Painter und anderen Reporting-Tools Ausgabe und Format im Report Painter und Report Writer Arbeiten mit Report Painter und Report Writer Zugriff auf Report Painter und Report Writer Hauptschritte beim Anlegen eines Berichts mit dem Report Painter Grundzüge der Berichtsliste Optimale Leistungsausnutzung von Report Painter und Report Writer: Tipps & Tricks Drilldown Reporting im Vergleich zu anderen Reporting-Tools Grundlagen der Recherche Ausgabearten bei der Recherche Ausgabe Schnellansicht Anlegen einer Recherche Grafische Anzeige ändern Klassischer Recherchebericht Kommentare zu einem Bericht, zu einer Berichtsvariante und zu Bewegungsdaten pflegen Optimale Nutzung der Recherche: Tipps & Tricks Kapitel 9: LIS Standardanalysen Unterschiede zwischen LIS-Standardanalysen und anderen Reporting-Tools Ausgabe und Format der LIS-Standardanalysen Arbeiten mit Standardanalysen Durchführen einer Standardanalyse Optimale Leistungsausnutzung der LIS-Standardanalysen: Tipps & Tricks Kapitel 10: LIS flexible Analysen Überblick über flexible LIS-Analysen Wie ist die flexible LIS-Analyse organisiert? Wie unterscheiden sich flexible LIS-Analysen von anderen Reporting-Tools? Arbeiten mit flexibler Analyse 20 Einführung

19 In jedem dieser Kapitel finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu den vorgestellten Tools, sodass Sie mit Hilfe von Teil 2 einen Überblick über die Vor- und Nachteile der einzelnen Werkzeuge erhalten. Teil 3: Weitere Informationen zum Thema»Reporting«Anhang Anhang A: ABAP-Reporting-Vorlage Anhang B: LIS Informationsstrukturen Anhang C: Führungsinformationssystem (EIS) Anhang D: Andere Informationssysteme Anhang E: SAP GUI for HTML Inhalt Enthält Informationen zu ABAP-Reporting und eine Vorlage zur Entwicklung von ABAP-Berichten Ein Überblick über Standard-Informationsstrukturen und das Anlegen von angepassten Informationsstrukturen anhand eines Beispiels Überblick über das Führungsinformationssystem (EIS) Ein kurzer Einblick in die Logistikinformationsbibliothek (LIL) und das Audit Information System (AIS) Eine kurze Darstellung des SAP GUI for HTML Anhang F: Beispiel eines Spezifikationsformulars für Berichte Ein Beispiel für ein Spezifikationsformulars für Berichte Anhang G: Glossar Glossar der Reporting-Terminologie An wen richtet sich das Buch? Zur Zielgruppe dieses Buchs zählen Anwender, Berater und Implementierungsteams. Es wendet sich an eine breite Benutzerschicht mit unterschiedlichem Kenntnisstand im Umgang mit SAP R/3. Zur Leserschaft dieses Buchs zählen unter anderem: Einsteiger Themen für diese Gruppe sind z.b.: Grundlagen von SAP R/3-Reporting Ausführen von Berichten Listenanzeigen Speichern der Ausgabe in Dateien Drucken von Berichten An wen richtet sich das Buch? 21

20 Benutzer mit Vorkenntnissen Diese Gruppe werden besonders die folgenden Themen interessieren: Taktischer Ansatz zum Reporting Suchen und Verstehen von Berichten Terminieren der Hintergrundverarbeitung von Berichten Fortgeschrittene Benutzer Für diese Gruppe ist unter anderem der folgende Themenbereich von Interesse: Taktischer Ansatz zum Reporting Summenmatrix für Berichtswerkzeuge Hierbei handelt es sich um eine benutzerfreundliche Matrix, welche die Auswahl des entsprechenden Entwicklungswerkzeugs für Berichte in den einzelnen Anwendungen erleichtert. Voraussetzungen Bei der Konzeption dieses Praxisbuchs haben die Autoren folgende Benutzerkenntnisse vorausgesetzt: Sie können sich am SAP R/3-System anmelden, über den Menübaum Programme auswählen und generell innerhalb des Systems navigieren. Sie verfügen über Grundkenntnisse der Windows- oder Macintosh- Betriebssysteme. Sie können mit Microsoft-basierten Anwendungen wie MS Word oder MS Excel umgehen, die beim Reporting möglicherweise eingesetzt werden. Verwendung des Buchs Dieses Buch begleitet Sie bei der Ausführung von Reporting-Aufgaben. Der Inhalt des Buchs soll Projektteams und Berater in der Entwicklung von funktionsfähigen Reporting-Prozessen für Unternehmen unterstützen. Die nachstehende Checkliste verweist auf die entsprechenden Kapitel: Durchsuchen Sie das System nach bereits verfügbaren Berichten, bevor Sie neue Berichte erstellen. Kapitel 3 enthält Informationen zu den Berichtsbibliotheken in SAP R/3 und wie man in SAP R/3 nach Berichten sucht. 22 Einführung

21 Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern die Umstellung auf eine neue Informationskultur. In Kapitel 4 erhalten Benutzer Informationen zu den verschiedenen Reporting-Funktionen. Überprüfen Sie, welche SAP R/3-Reporting-Werkzeuge in Ihrem System verfügbar sind. Kapitel 5 unterstützt Sie bei der Suche nach dem für Ihre Bedürfnisse richtigen SAP R/3-Reporting-Werkzeug. Die Kapitel 6 10 geben einen Überblick über die verschiedenen Werkzeuge. In Teil 2 finden Benutzer detaillierte, praktische Anleitungen zum Einsatz der Reporting-Werkzeuge sowie Tipps und Tricks zu deren optimaler Nutzung. Definieren Sie vor der Entwicklung neuer Berichte Ihren Auswertungsbedarf mit Hilfe des»spezifikationsformulars für Berichte«in Anhang F. Beispielberichte mit IDES-Daten Alle in diesem Buch enthaltenen Beispielberichte wurden mit Hilfe der Beispieldaten des Demo-Systems (IDES) von SAP-Release 4.6C erstellt. Um die Beispielberichte (mit den entsprechenden Daten und Ergebnissen) zur Übung zu verwenden, müssen Sie Zugriff auf ein IDES-System haben. Falls Sie sich nicht sicher sein sollten, wie Sie auf die Beispieldaten im IDES zugreifen können, wenden Sie sich bitte an Ihren SAP-Systemadministrator. Weitere Informationen über das IDES und seine aktuelle Verfügbarkeit finden Sie unter Die in diesem Handbuch besprochenen Berichte wurden entsprechend der in SAP R/3-Release 4.6C verfügbaren Standardberichte angelegt. Die meisten dieser Berichte müssten ebenfalls für Release 3.X und 4.5X verfügbar sein. Obwohl die Daten des Demo-Systems von Release 4.6C für die Beispielberichte verwendet wurden, kann es sein, dass Sie nicht in der Lage sind, für alle Berichte auf Ihrem System die gleichen Ergebnisse zu reproduzieren. Sollten sich Ihre Ergebnisse von denen im vorliegenden Buch unterscheiden, kann der Grund darin bestehen, dass in Ihrem System nicht alle erforderlichen Transaktionsdaten vorhanden sind. Konventionen Die nachstehende Tabelle erläutert die in diesem Buch verwendeten Textkonventionen. Verwendung des Buchs 23

22 Formatierung kursiv Name1 Name2 Nichtproportionale Schrift <XXXXX> Bedeutung Bildschirmbezeichnungen oder Bildschirmelemente (Schaltflächen, Felder, Text in Bildschirmen etc.) Menüauswahl: Name1 ist der Menüname, Name2 bezeichnet ein Menüelement Befehlssyntax Ersetzen Sie die Information in den eckigen Klammern durch den für Ihre Aufgabe spezifischen Text. Eckige Klammern werden anstelle der Benennung eines Bildschirms oder eines Bildschirmtexts verwendet, der sich aus den Schritten innerhalb einer adaptieren Prozedur ableitet. Wenn Sie beispielsweise Auftraggeber statt Warenempfänger auswählen, werden die angezeigten Bildnamen Ihre Auswahl widerspiegeln. Beispielbild des R/3-Release 4.6 Ihre Screens und die darin abgebildeten Symbole unterscheiden sich möglicherweise von den Abbildungen in diesem Handbuch. Solche Unterschiede sind abhängig von Ihrem GUI-Release und dem Support-Package- Level. Anwendungssymbolleiste Menüleiste Benutzermenü SAP-Standardmenü Bildtitel Symbolleiste Workplace Navigationsmenü Statusleiste 24 Einführung

23 Anwendungssymbolleiste Die in diesem Buch abgebildeten Screenshots basieren auf der uneingeschränkten Benutzerberechtigung (SAP_ALL). Abhängig von Ihrer Berechtigung ist es möglich, dass einige der hier dargestellten Buttons in Ihrer Anwendungssysmbolleiste nicht verfügbar sind. Navigationsmenü Aufgrund der Ihnen zugewiesenen Berechtigungen kann es vorkommen, dass Ihr Navigationsmenü nicht vollständig mit den in diesem Buch verwendeten Bildschirmabbildungen übereinstimmt, da diese alle auf der Berechtigung SAP_ALL basieren. Die Schaltflächen Benutzermenü und SAP Standardmenü bieten unterschiedliche Sichten des Navigationsmenüs. Spezielle Symbole Die folgenden, in diesem Buch verwendeten Symbole weisen auf Informationen hin, die für Sie von besonderer Bedeutung sein können: Vorsicht: Seien Sie besonders achtsam, wenn Sie diese Aufgabe oder diesen Schritt ausführen. Der Text enthält eine Erklärung, warum Sie besonders achtsam sein sollten. TechTalk: Diese Informationen dienen zur genaueren technischen Erläuterung eines Themas. Sie benötigen diese Informationen nicht unbedingt, um die Aufgabe ausführen zu können. Tipp: Diese Meldungen bieten nützliche Hinweise und detaillierte Informationen zur Beschleunigung und Vereinfachung Ihrer Arbeit. Hinweis: Diese Information erläutert eine Aussage im begleitenden Text. Verwendung des Buchs 25

24 1 4 Grundlagen zur Verwendung von SAP R/3-Berichten 4.1 Verwenden von SAP R/3-Berichten: Überblick Ausgehend von grundlegenden Reporting-Konzepten und der dazugehörigen Terminologie, bietet dieses Kapitel die Grundlage für weiterführende Themen. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Selektionskriterien und Varianten im SAP R/3-Reporting eingesetzt werden. Das vorgestellte Material ist hauptsächlich für Benutzer gedacht, die wenig Erfahrung mit der Reporting-Umgebung des SAP R/3-Systems haben. Erfahrene SAP R/3-Anwender können die entsprechenden Abschnitte überspringen und in Kapitel 5 weiterlesen. In Kapitel 3 wurde gezeigt, wie Sie nach Standardberichten, die u.u. für Ihren Informationsbedarf erforderlich sind, suchen können. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Standardberichte eingesetzt werden. Zur Anzeige eines SAP R/3-Reports sind drei Schritte notwendig: 1. Bericht aufrufen 2. Selektionskriterien eingeben 3. Bericht ausführen Schritt 1: Aufrufen eines Berichts Sie können die allgemeine Berichtsauswahl nutzen oder durch die Menüs und Untermenüs bis zum gewünschten Bericht navigieren. Um beispielsweise den Status des Inventars eines Lagerplatzes über das Navigationsmenü des Einstiegsbilds SAP Easy Access anzuzeigen, wählen Sie SAP-Menü Infosysteme Allgemeine Berichtsauswahl Materialwirtschaft Lagerverwaltung Stammdaten Lagerspiegel. Wenn Sie einen Bericht aufrufen möchten, der an bestimmte Lieferanten ausgestellte Bestellungen anzeigt, können Sie ähnlich vorgehen. Folgen Sie im Navigationsmenü dem Pfad SAP-Menü Infosysteme Materialwirtschaft Beschaffung Bestellung Bestellungen nach Lieferant A B C D E F G Achten Sie darauf, dass Sie tatsächlich den richtigen Bericht aufrufen. Kapitel 3 bietet Informationen über das Aufrufen von Berichten über Report- Repositories und Applikationsmenüs. Dort finden Sie auch Informationen zur Suche von Berichten. Grundlagen zur Verwendung von SAP R/3-Berichten 67

25 Schritt 2: Selektionskriterien eingeben Legen Sie die Selektionskriterien fest, damit Ihre Berichtsausgabe nicht mit ungewünschten Daten überfrachtet wird. Wenn der Benutzer beispielsweise lediglich an Daten in Bezug auf Lager Nummer 001 interessiert ist, gibt er dieses Kriterium unter Lagernummer ein. Lässt er alle weiteren Felder frei, werden auf dem Bildschirm sämtliche Informationen zu Lager Nummer 001 angezeigt. Bei Berichten, die direkt mit Ihrer Aufgabe in Verbindung stehen, dienen die Daten, die Sie zuvor eingegeben haben, als Selektionskriterien. Diese Daten werden möglicherweise automatisch angezeigt. Dies geschieht aufgrund der allgemeinen Konfiguration, der benutzerspezifischen Einstellungen oder weil die Werte bereits bei der Ausführung eines Berichts verwendet wurden. Schritt 3: Bericht ausführen Führen Sie den Bericht durch aus, nachdem Sie die Selektionskriterien eingegeben haben. Die ausgegebene Berichtsliste enthält entsprechend den Selektionskriterien nur Daten innerhalb dieser Berichtsparameter. Variationen unter SAP-R/3-Berichten: Innerhalb der SAP-Berichte gibt es eine Vielzahl von Variationen. Einige der Gründe dafür sind: die Abweichungen zwischen den Arbeitsbereichen die Verwendung unterschiedlicher Tools zum Erstellen der Reports verschiedene Spezifikationen und Anforderungen bei der Entwicklung von Berichten Anpassungen der Berichte auf Basis von kundenspezifischen Einstellungen. 4.2 Verwenden von SAP R/3-Berichten: Detailsicht Im letzten Abschnitt haben Sie die erforderlichen Schritte zur Ausführung eines Berichts im SAP R/3-System kennen gelernt. Da Kapitel 3 ausführlich auf das Aufrufen von Berichten (Schritt 1) eingeht, werden nun im verbleibenden Teil dieses Kapitels die Eingabe der Selektionskriterien (Schritt 2) und das Ausführen von Berichten (Schritt 3) dargestellt. 68 Grundlagen zur Verwendung von SAP R/3-Berichten

26 1 Für den Umgang mit SAP R/3-Berichten gilt es zunächst, sich mit den Funktionen, die für die Schritte 2 und 3 genutzt werden, vertraut zu machen. Die nachstehende Abbildung zeigt zwei der wichtigsten Funktionen, die für Berichte eingesetzt werden: Selektionsbilder Berichtsausführung Selektionsbild Eingabe der Parameter Varianten (optional) Ausführung Execute des report Berichts 10 A B Download in Datei (optional) Druck (optional) Versand per (optional) C Selektionskriterien und Berichtsanzeige Nach dem Aufruf eines Berichts gilt es, zwei Schritte auszuführen: 1. Eingeben der Werte über das Selektionsbild 2. Ausführen des Berichts und Anzeigen der Berichtsliste auf dem Bildschirm Im Folgenden soll auf diese beiden Schritte genauer eingegangen werden. D E F G Selektionsbild: Arbeiten mit Selektionskriterien Wenn Sie einen Bericht ausführen, erscheint der Selektionsbildschirm normalerweise als Einstiegsbild. Innerhalb des SAP R/3-Systems variieren die Selektionsbildschirme der einzelnen Arbeitsbereiche. Wie das folgende Schaubild zeigt, geben die Benutzer die Parameter (z.b. Perioden, Materialnummer, Auftraggeber etc.) über den Selektionsbildschirm ein. Im SAP R/3-System heißen diese Berichtsparameter Selektionskriterien. Verwenden von SAP R/3-Berichten: Detailsicht 69

27 Selektionsbild Eingabe der Parameter Varianten (optional) Ausführung Execute des report Berichts Download in Datei (optional) Druck (optional) Versand per (optional) Was sind Selektionskriterien? Selektionskriterien sind Felder, die Sie ausfüllen, um die Art und den Umfang der von einem Report zu verarbeitenden Informationen zu bestimmen. Jeder Report wird mit Hilfe spezifischer Selektionskriterien erstellt. Ein Report über Kreditoren enthält beispielsweise die Kreditorennummer als Selektionskriterium. Sie können dort eine einzelne oder mehrere Nummer(n) zur Anzeige der gewünschten Kreditoren auswählen. Vorteile der Selektionskriterien Sie geben Daten in die Eingabefelder der Selektionskriterien zur Eingrenzung der Suche ein. Nur die Daten, die den Werten der Selektionskriterien entsprechen, erscheinen im Report. Wenn Sie beispielsweise Daten zu Debitorenkonten zwischen 600 und 700 suchen, dann müssen Sie diese Angaben im Feld Debitorenkonto eintragen. Nehmen Sie diese Eingrenzung im Feld Debitorenkonto nicht vor, verwendet das System alle Daten der Kundenkonten bei der Ausführung des Reports. Die Verwendung von Selektionskriterien bedeutet: Begrenzung der Listenlänge Reduzierung der Zeit, die die Datenbank zum Abruf der Daten benötigt Steigerung der Reportrelevanz, da ungewünschte Daten ausgeschlossen werden 70 Grundlagen zur Verwendung von SAP R/3-Berichten

28 1 2 Selektionskriterien Geben Sie möglichst präzise Selektionskriterien an. Der ermittelte Datenbestand ist sonst unter Umständen sehr groß und das System braucht lange, um ihn zu verarbeiten. Je weniger Parameter ausgewählt werden, desto schneller kann das SAP-System sie anzeigen und drucken. Im Beispielbericht aus der Lagerverwaltung (WM) wird der Lagerbestand und davon wiederum der Status der Lagerplätze angezeigt. 1. Folgen Sie im Eingangsbild SAP Easy Access über das Navigationsmenü dem Pfad SAP-Menü Infosysteme Allgemeine Berichtsauswahl Materialwirtschaft Lagerverwaltung Stammdaten Lagerspiegel. 2. Im Lagerspiegel: Einstieg: Geben Sie unter Lagernummer die Nummer des Lagers ein (z.b. 001). In diesem Feld muss eine Eingabe erfolgen. Geben Sie unter Lagertyp einen Wert ein (z.b. 001). Geben Sie in das Feld Lagerplatz den Wertebereich für die Nummern der Lagerplätze ein (z.b bis ). Geben Sie die Tage seit Einlagerung ein (z.b ). In die restlichen Felder können Sie ebenfalls Werte eingeben oder diese frei lassen. Wählen Sie zum Ausführen des Berichts. Beispiel A B C D E F G Verwenden von SAP R/3-Berichten: Detailsicht 71

29 Sie haben die Möglichkeit, das Selektionskriterium als Variante zu speichern. Weitere Informationen über Varianten finden Sie unter»verwenden von Berichtsvarianten«. Den Bericht ausführen: Anzeigen der Liste Die Berichtsliste erscheint, nachdem der Bericht ausgeführt wurde. Auf den folgenden Seiten soll nun auf die Funktionen eingegangen werden, die nach der Listenanzeige zur Verfügung stehen. Bei Verwendung der Selektionskriterien aus dem letzten Beispiel ist der Bericht Lagerspiegel: Übersicht auf nur zwei Lagerbereiche eingegrenzt. Die Berichtsliste zeigt folgende Informationen an: Daten der Lagerplätze für den über die Selektionskriterien eingegebenen Wertebereich. Wählen Sie, um die Details für einen bestimmten Lagerplatz in der Liste anzuzeigen. Während dieses einfache Beispiel über nur wenige der Funktionen von Berichten im SAP R/3-System Auskunft gibt, zeigt es dennoch eine Reihe gelisteter Daten, die bei Geschäftsentscheidungen nützlich sein können (z.b. ob eine Inventur der Bestände durchgeführt werden soll). 72 Grundlagen zur Verwendung von SAP R/3-Berichten

30 1 2 Berichtsformat Das Ausgabeformat der Berichte kann variieren. Zur Auswahl der optimalen Verwendung und Anpassung der Berichtsanzeige ist die Ausgabe verschiedener Berichtsformate zu empfehlen. Weitere Verwendungsmöglichkeiten von Berichten: Varianten und Drucken von Berichten Anhand eines Beispielberichts aus der Lagerverwaltung (WM) wurde im letzten Abschnitt dargestellt, wie Berichtsparameter ausgewählt werden und ein Bericht ausgeführt wird. In diesem Abschnitt werden anhand des gleichen Beispiels zwei weitere Funktionen vorgestellt: Varianten und das Drucken von Berichten aus dem SAP-System. Die Abbildung zeigt, wie Varianten und die Druckoption in die allgemeine Berichtsausführung integriert sind. Selektionsbild Eingabe der Parameter A Varianten (optional) B C Ausführung des Berichts D E F Download in Datei Druck Versand per (optional) (optional) (optional) G Varianten sind für das Ausführen eines Berichts nicht erforderlich. Ebenso ist das Drucken einer Berichtsausgabe eine optionale Funktion. Doch obgleich Varianten und Druckfunktionen optional sind, kann ihre Verwendung für einige Report-User zwingend sein. Verwenden von SAP R/3-Berichten: Detailsicht 73

31 4.2.2 Berichtsvarianten verwenden Definition Berichtsvarianten Eine Variante ist eine Gruppe von gesicherten Selektionskriterien-Werten. Mit Varianten kann der Benutzer vordefinierte Auswahlkriterien wieder aufrufen, ohne dabei die Werte bei jeder einzelnen Berichtsausführung erneut eingeben zu müssen. Ein Bericht kann über verschiedene Varianten verfügen, wobei jede Variante unterschiedliche Datentypen abruft. Beispielsweise kann ein Lieferantenbericht eine Variante besitzen, die Daten zu US-Lieferanten abruft, sowie eine Variante für asiatische Lieferanten. Vorteile der Berichtsvarianten Anstatt Selektionskriterien jedes Mal beim Starten eines Reports mit Werten versorgen zu müssen, geben Sie die entsprechenden Werte nur einmal ein und sichern sie dann als Variante. Wenn Sie den Report das nächste Mal ausführen, geben Sie nur noch die Variante ein. Ein erneutes Eingeben der Werte in die Eingabefelder der Selektionskriterien ist nicht nötig. Wenn Sie Varianten verwenden, ist das Selektionsbild bereits mit Werten versorgt. Nachdem die Felder mit den Daten einer Variante gefüllt wurden, können Sie die Eingaben ändern. Sie können die neue Auswahl als die gleiche oder eine neue Variante speichern. Anwendung Erstellen einer Variante 1. Speichern Sie nach Eingabe der Selektionskriterien die Werte als Variante. Wählen Sie zur Definition einer Variante Springen Varianten Als Variante speichern. Abhängig vom Reporttyp stehen für das Speichern einer Variante andere Optionen zur Verfügung, (Sie könnten beispielsweise auch über die Schaltfläche Sichern die Variante sichern.) Nach dem Erstellen einer Variante stehen Ihnen weitere Menüoptionen (z.b. Variante abrufen, anzeigen oder löschen) zur Verfügung. 2. Im Bild ABAP: Als Variante speichern: Geben Sie in das Feld Variantenname einen Namen (z.b. LEBEN_EIN- FACH) für die Variante ein. Geben Sie in das Feld Beschreibung eine kurze Beschreibung (z.b. Lagerbestand 001) ein. 74 Grundlagen zur Verwendung von SAP R/3-Berichten

32 1 Der mittlere Teil der Anzeige enthält die Umgebungsoptionen, über die Sie bestimmen, wie Sie die Variante verwenden möchten. Weitere Informationen finden Sie in der nachstehenden Tabelle. Unten im Bildschirm, im Bereich der Objekte des Selektionsbildes, haben Sie die Möglichkeit, die Merkmale der Objekte zu wählen. Sie haben die Wahl zwischen den folgenden Feldattributen: Feld schützen Feld ausblenden Feld BIS ausblenden Selektionsvariable Feld ohne Werte speichern GPA abschalten Erforderliches Feld Benennen einer Variante Für Variantennamen können Sie jede beliebige Zeichenfolge mit Ausnahme der folgenden Sonderzeichen verwenden: Prozentzeichen (%) Dollarzeichen ($) 3. Wählen Sie, um die neu erstellte Variante zu speichern A B C D E F G Verwenden von SAP R/3-Berichten: Detailsicht 75

33 Wann sollten Varianten verwendet werden? Obwohl die Verwendung von Varianten oder Selektionskriterien nicht immer notwendig ist, sollten Sie sie so häufig wie möglich einsetzen. Die Listen werden dadurch kleiner und das SAP-System braucht weniger Zeit, um sie zu verarbeiten. Verwenden Sie die folgende Tabelle als Unterstützung bei der Verwendung von Berichtsvarianten. Umgebungsoptionen Nur für Hintergrundverarbeitung Variante schützen Verwendung Druckt die Liste über die Hintergrundverarbeitung. Es ist empfehlenswert, nur große Listen im Hintergrund zu drucken. Schützt die gesamte Variante. Nur die Person, welche die Variante erstellt hat, kann diese verändern oder löschen. Nur im Katalog anzeigen Systemvariante (automatischer Transport) Reduziert die Anzahl der Varianten, wenn Sie (Eingabemöglichkeiten Hilfe, F4). Verwendung der Variante als Systemvariante. auswählen Anwendung Verfügbare Varianten eines Berichts anzeigen Sie können alle Varianten eines Berichts mit Hilfe der Schaltfläche Variante holen anzeigen. 1. Wählen Sie im Selektionsbild in der Anwendungsfunktionsleiste. 76 Grundlagen zur Verwendung von SAP R/3-Berichten

34 Im Dialogfenster: Überprüfen Sie die Liste der verfügbaren Varianten (LEBEN_EIN- FACH, die Variante, die wir im letzten Beispiel erstellt haben, wird in der Liste angezeigt). Doppelklicken Sie auf den Namen der Variante (z.b. LEBEN_EIN- FACH), die Sie für Ihren Bericht verwenden möchten Im Bild Bestandssituation: Die Selektionsfelder sind mit den Werten der gesicherten Variante versorgt. A B Wählen Sie, um den Bericht auszuführen. C D E F G Verwenden von SAP R/3-Berichten: Detailsicht 77

35 4.2.3 Berichtsausgabe drucken Die Berichtsausgabe kann in einem Bild angezeigt, gedruckt, per versndt oder als Datei gespeichert werden. In diesem Abschnitt werden die Grundlagen zum Drucken einer Berichtsliste erläutert. In Kapitel 5 erfahren Sie, wie Berichte über weitergeleitet und in PC-Formate exportiert werden. Führen Sie einen der beiden folgenden Schritte aus, um einen Report auszudrucken: Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad System Liste Drucken. Drucken von großen Berichten Sie können die Liste entweder sofort ausdrucken oder zuerst anzeigen. Wenn die Liste besonders groß ist, empfiehlt sich ein Ausdruck im Hintergrund. Große Listen benötigen längere Zeit zur Verarbeitung. Anwendung Drucken einer Liste 1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie verarbeiten möchten. 2. Führen Sie folgende Schritte im Erfassungsbild der Selektionskriterien aus: Geben Sie die Selektionskriterien in die entsprechenden Eingabefelder ein. Wenn Sie Ihre Selektionskriterien über eine Variante eingeben möchten, können Sie eine Liste der Varianten anzeigen und aus dieser eine Variante auswählen. Wählen Sie Programm Ausführen + Drucken. 3. Im Druckbild: Füllen Sie die entsprechenden Eingabefelder aus. Das System zeigt die Standardwerte an, die Sie ändern können. Wählen Sie Ausgabe Weiter über die Menüleiste (oder klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter in der Anwendungsfunktionsleiste). 4. Eine Nachricht zeigt an, dass die Ausgabe an einen Drucker ausgegeben wurde. 78 Grundlagen zur Verwendung von SAP R/3-Berichten

36 1 2 Drucken von Berichten Große Listen können Sie in der Ausgabesteuerung speichern und nach Geschäftsschluss ausdrucken. Das Drucken großer Listen kann sich nachteilig auf die Leistung des Systems auswirken und verfügbare Druckerressourcen blockieren. Sie können den Druck einer Liste im Allgemeinen nicht abbrechen. Sie können eine Liste nur verwerfen (d.h. einen Spool-Auftrag), wenn Sie diese löschen, solange sie sich im SAP- Spool-System befindet. Weitere Informationen zum Drucken finden Sie unter SAP-Bibliothek Basiskomponenten Computing Center Management System (BC-CCM) SAP-Druckhandbuch (BC). 4.3 Grafische Darstellung von Berichtsdaten Im System SAP R/3 verfügen mehrere Berichte über grafische Anzeigefunktionen, über die Berichtlisten als grafische Analyse dargestellt werden (z.b. als Balkendiagramm). Wählen Sie Grafik generieren über das Menü oder in der Anwendungsfunktionsleiste. Der folgende Bildabgriff zeigt eine Kundenanalyse für fakturierte Umsätze und fakturierte Vertriebskosten. Die grafischen Funktionen vieler Berichte variieren nach der entsprechenden Anpassung der Reportausgabe A B C D E F G Weitere Informationen über grafische Analysen erhalten Sie unter BC SAP Grafik: Benutzeranleitung. Sie finden diese Anleitung in der SAP-Bibliothek Grafische Darstellung von Berichtsdaten 79