Digitale Kommunikation.

Transkript

1 Digitale Kommunikation. Aktuelle Projektbeispiele beschreiben, wie sich die Gerichte und das Justiz- und Sicherheitsdepartement des Kantons Basel-Stadt fit machen für eine möglichst medienbruchfreie digitale Kommunikation mit den Kunden und digitaler interner Workflows vom Input- bis zum Output-Management. Dieter Bartsch opus consulting

2 Kurzportrait. opus consulting ist ein inhabergeführtes Beratungsunternehmen mit Sitz in Basel. Seit vielen Jahren begleiten wir unsere Kunden erfolgreich in ihren Veränderungsprozessen. Unsere Kernkompetenzen Zielorientierte Strategieentwicklung Systematisches Projektmanagement Professionelles Change Management Zukunftsorientierte Prozessoptimierung Systematische Einführung oder gezielte Optimierung von Informatiksystemen

3 Kurzportrait. Aktuell arbeiten wir für die Gerichte des Kantons Basel-Stadt das Justiz- und Sicherheitsdepartement Basel-Stadt die Staatsanwaltschaft Basel-Stadt das Betreibungsamt Basel-Stadt das Amt für Wirtschaft und Arbeit Basel-Stadt das Stadtspital Triemli Zürich. Sehr gerne und erfolgreich haben wir unter anderem auch für... das Universitätsspital Basel für TopPharm für die Justizverwaltung Kanton Aargau für das Finanzdepartement Basel-Stadt gearbeitet.

4 Kurzportrait. Dieter Bartsch war zehn Jahre in einem grossen Hamburger Softwarehaus in den letzten Jahren als Mitglied der Geschäftsleitung verantwortlich für die Entwicklung und für die Projektabwicklung von Branchenlösungen für das Versicherungswesen. Seit 1998 als Managing Partner und Senior Consultant in der Beratung in der Schweiz. Seit 2013 opus consulting.

5 Die Überlegungen und Erkenntnisse kommen zwar aus dem öffentlichen Umfeld; die Aussagen zu Prozessen und den Anforderungen an die Infrastruktur gelten natürlich auch für Unternehmen mit intensiver schriftlicher Kommunikation wie zum Beispiel Versicherungen oder Banken.

6 These. Den vollen Nutzen der digitalen Arbeitsweise erreicht man, wenn es gelingt, vollständig und medienbruchfrei digital bidirektional zu kommunizieren.

7 Die internen Abläufe. Die internen Abläufe müssen konsequent umgestellt werden. Dazu braucht es ein Organisationsprojekt, in dem es auch um die Auswahl und Einführung der geeigneten Systeme geht. Die vollständige Umstellung auf digitale Workflows und Dokumentenmanagement ist ein radikaler Paradigmenwechsel, schafft teilweise Ängste und ist nicht immer in einem Schritt durchsetzbar. Kreativität und Change Management sind gefragt. Nur wenn die neuen Prozesse konsequent 'gelebt' werden, werden sich die erwarteten Vorteile durch die neuen Systeme einstellen.

8 Die Schnittstellen. Die Schnittstellen zu nachfolgenden Instanzen (Rekurs-Instanzen, Gericht) sollten medienbruchfrei digital werden. Die vorhandenen Medienbrüche zwischen den Organisationseinheiten werden nicht kurzfristig abstellbar sein und noch einige Zeit einen grossen Aufwand erzeugen. Alternativen: 1. Zeitnahe Umstellung aller Instanzen auf digitale Kommunikation und Dokumentenmanagement. 2. Die liefernde Instanz würde digital übergeben. Das Ausdrucken müsste falls erforderlich durch die empfangene Instanz erfolgen. 3. Kontrollierter Zugriff auf die vorhandene digitale Akte von nachfolgenden Instanzen. Vermeidung von redundanter Verwaltung von Dokumenten.

9 Die Kunden. Ein Grossteil der Bürger erwartet und versendet traditionelle Dokumente. Das wird - Tendenz abnehmend - noch lange so sein. Allerdings möchten bereits immer mehr Menschen mit Ämtern oder Unternehmen digital kommunizieren. Tendenz zunehmend. Die Kunden müssen motiviert werden, die digitale Ansprache zu akzeptieren und selber digital zu kommunizieren. Nur so wird das aufwändige Scann-Volumen und die arbeitsintensive Verarbeitung des traditionellen Papierpostausgangs reduziert; die Abläufe werden beschleunigt.

10 Zwischenfazit. Neben der internen prozessualen und technischen Umstellung müssen die internen Schnittstellen berücksichtigt, intern bei den Mitarbeitenden aller Hierarchiestufen die Akzeptanz erreicht und extern die Nachfrage nach digitaler Kommunikation beschleunigt werden.

11 Der Ausblick. Wir werden noch lange in einer Zeit des Wandels von der Papier- zur digitalen Kommunikation leben. Es werden daher komplexe Lösungen für das Inputund das Outputmanagement gebraucht, die auf alle modernen und traditionellen Kommunikationsformen ausgerichtet sind. Das Inputmanagementsystem muss digitale Posteingänge genauso verarbeiten wie Papierpost digitalisieren können. Das Outputmanagementsystem muss den Papierpostversand (A-, B-, A+, Einschreiben und GU) genauso wie den digitalen Versand (IncaMail, E- Mail, SMS) können.

12 Prozess- und Applikationsstrategie. In den Projekten hat sehr geholfen, dass zunächst strategische Entscheide zu den Prozessen und der langfristig angestrebten Applikationslandschaft getroffen wurden, bevor operative Prozesse modelliert und Systementscheide getroffen wurden. Wenn man weiss, wo man mittel- und langfristig hin will, ist die Chance grösser, dass auch die richtigen Entscheidungen für in der Regel erforderlichen Zwischenschritte getroffen werden. Eine Prozessstrategie schliesst die erwarteten Veränderungen des internen und externen Umfelds, die Veränderungen im Dienstleistungsangebot und in den Verhaltensweisen der Menschen ein. Mit einem Applikationsstrategie-Prozess wird die gesamte Infrastruktur analysiert und ein möglichst exakter Ausblick auf die langfristige Entwicklung der Anforderungen erarbeitet.

13 Am Beispiel der Gerichte Basel-Stadt. Bereits 2006 wurde mit einer Machbarkeitsstudie der Weg für die optimalen Prozesse und Systeme für die digitale Kommunikation geebnet. Für das Dokumenten-, das Input- und das Outputmanagement sahen wir dezidierte Fachanwendungen, die zusammen mit der vielfach eingesetzten Branchenapplikation über klare Schnittstellen eine homogene Lösung bilden sollten. Heute verfügen die Gerichte BS über die modernste Infrastruktur aller Gerichte der Schweiz.

14 Elektronischer Rechtsverkehr. Mit dem Projekt 'Digitale Kommunikation' der Gerichte BS werden neben der optimalen technischen und prozessualen Ausrichtung auf den elektronischen Rechtsverkehr in einem nächsten Schritt, Anwälte an die digitale Kommunikation herangeführt. Anwälte werden nur dann profitieren, wenn auch sie auf die digitale Aktenführung umstellen und für die digitale Kommunikation geeignete IT- Systeme einsetzen.

15 Das duale System. Die Umstellung auf digitale Workflows und digitale Akte war nicht in einem Schritt möglich. Die Wiederstände aus den Reihen der Gerichtspräsidenten waren zu gross. Bis auf weiteres wird neben der führenden digitalen Akte auch eine Papierakte geführt: Das duale System. Nur mit diesem Zwischenschritt konnten eigentliche Projektziele erreicht werden. Dass es auch anders geht, zeigt die Bewährungshilfe. Sofort nach der Bereitstellung der erforderlichen Prozesse und Systeme erfolgte die vollständige Umstellung auf die digitale Akte. Die Papierakten wurden digitalisiert und aufgelöst.

16 Das Arbeiten mit der digitalen Akte. Juris / Alfresco Gerichtspräsident Juris / Alfresco Öffnen Speichern Input-Dokumente Das Programm Richter-Akte Die fertige Richter- Akte

17 PaRIS verbindet digital. Neben dem Justiz- und Sicherheitsdepartement mit seinem Bereich Bevölkerungsdienste und Migration sind auch das Departement für Wirtschaft, Soziales und Umwelt mit dem Amt für Wirtschaft und Arbeit sowie das Präsidialdepartement mit dem Bereich Wahlen und Abstimmungen in das Projekt mit eingebunden. Alle beteiligten Bereiche werden mit einer gemeinsam gehosteten und genutzten, einheitlichen IT-Landschaft ausgestattet. Die gemeinsam erarbeiteten Soll-Prozesse werden eine vollständig papierlose digitale Kommunikation innerhalb der Amtsstellen und nach außen mit den Bürgern und Unternehmen ermöglichen. Wo immer möglich werden die Sollprozesse gemeinsam über die Departementsgrenzen zum Einsatz kommen.

18 Fazit. Die Verwaltung und die Gerichte im Kantons Basel-Stadt befinden auf einem guten Weg in Richtung medienbruchfreie digitale Kommunikation. Es wird aber noch einige Zeit bis zur vollständigen Umsetzung brauchen.