Instrumente der Qualitätssteigerung in der Endoskopie Prozess- und Strukturanalysen mittels Quick Check Jörn Wulf, Olympus Medical Solutions

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1 Instrumente der Qualitätssteigerung in der Endoskopie Prozess- und Strukturanalysen mittels Quick Check Jörn Wulf, Olympus Medical Solutions

2 Prozess- und Strukturanalysen Quick-Check-Methode Praxisbeispiele mit Echtdaten Page 2

3 Prozessanalyse Zitat: Zunehmender Wettbewerb und steigender Kostendruck zwingen die Krankenhäuser dazu, die Leistungserstellung effektiv und effizient zu gestalten. Somit wird die kontinuierliche Optimierung der Prozesse Teil eines erfolgreichen Managements. M. Müller1, P. Gorschlüter2, J.Wedemeyer3,4, I. Calliess5, A. Tecklenburg5, Endo heute 2012; 25: Die Prozessanalyse dient in erster Linie dazu, die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu erhöhen und dessen betriebswirtschaftliches Ergebnis zu verbessern. Page 3

4 Prozesslandkarte Hauptprozess Patienten- Aufnahme Diagnostik Therapie Patienten- Entlassung Patienten- Aufklärung Kernprozess Patienten- Vorbereitung Endoskopie Befund- Dokumentation Teilprozesse Sedierung ÖGD Biopsie Intervention Die Prozesslandkarte (vgl. Abbildung ) ermöglicht einen Überblick über die in einem Krankenhaus ablaufenden Prozesse und eine Einordnung der zu modellierenden Prozesse Page 4

5 Kriterien im Kernprozess Geräte Benötigte Instrumente stehen nicht zur Verfügung. Es kommt zu hohen Kosten für Einzel-Aufbereitungen und Reparaturen. Instrumente Organisation Arbeitsorganisation Die Untersuchungsräume sind nicht optimal ausgelastet. Der erste Eingriff erfolgt nicht zum geplanten Zeitpunkt. Es kommt zu vielen Untersuchungen außerhalb der Kernarbeitszeit. Raumkonzept Die Untersuchungsräume sind eng und nicht flexibel nutzbar. Die Auslastung ist nicht ausgeglichen. Untersuchungsraum Patient Aufbereitungsraum Aufbereitungsraum Die Geräte sind nicht verfügbar und müssen einzeln aufbereitet werden. Dokumentation Die Dokumentation der Eingriffe erfolgt in mehreren Systemen. Es kommt zu Doppelerfassungen von Daten. Dokumentation Personal Personalplanung Die Mitarbeiter sind überlastet und müssen vermehrt Überstunden ableisten. Die Probleme und Kostentreiber von Endoskopien können unterschiedlichste Gründe haben. Mittels einer Quick-Check-Analyse wird die IST-Situation analysiert und Handlungsfelder zur Verbesserung identifiziert. Page 5

6 Vorstellung des Projektes Quick-Check-Methode Praxisbeispiele mit Echtdaten Page 6

7 Quick-Check-Analyse von OLYMPUS Herausforderungen Welche Leistungskriterien sind auszuwerten, um nicht genutzte Potenziale zu identifizieren? Wie ist meine Abteilung im Vergleich zu anderen zu bewerten? Welche Möglichkeiten gibt es die Leistungen zu optimieren? Aufgaben 1. Aufnahme relevanter Kennzahlen durch einen kurzen Fragebogen 2. Berechnung definierter Leistungskriterien 3. Beurteilen der Kriterien anhand eines Bewertungssystems 4. Ableiten und Dokumentation von Handlungsfeldern 5. Diskussion der Ergebnisse Die Quick-Check-Analyse ist im Versorgungsvertragskonzept von OLYMPUS integriert. Page 7

8 Wozu kann ich die Quick-Check-Analyse nutzen? Auskunft über nicht genutzte Leistungspotenziale Vergleichsmöglichkeit anhand Leistungskriterien Anregungen bezüglich Optimierungsmöglichkeiten Durch die Quick-Check-Analyse ist es möglich die eigenen Leistungen im Vergleich zum Benchmark zu bewerten und Anregungen bezüglich Optimierungsansätzen zu erhalten. Page 8

9 Wie wird die Quick-Check-Analyse durchgeführt? 1. Fragebogen Durch einen standardisierten, kurzen Fragebogen nehmen Sie relevante Kennzahlen auf. Endoskopie Abteilung 2. Leistungskriterien Auf Basis der Kennzahlen berechnet OLYMPUS Leistungskriterien und beurteilt diese anhand von Best-Practice-Daten. OLYMPUS Handlungsfelder OLYMPUS leitet Handlungsfelder zur Verbesserung des Betriebes ab und zeigt mögliche Vorgehensweisen zur Umsetzung auf. Alle Page 9

10 Vorstellung des Projektes Quick-Check-Methode Praxisbeispiele mit Echtdaten Page 10

11 Welche Handlungsempfehlungen sollten angeboten werden? Prozessmanagement Eine Prozessoptimierung verbessert nachhaltig die Abläufe führt zu einer Fallzahlsteigerung in der Kernarbeitszeit bei sinkenden Betriebskosten. Optimierung Personaleinsatzplanung Mittels einer Optimierung des Personaleinsatzes können bei sinkenden Betriebskosten Warte- und Stillstandzeiten vermieden werden. Ressourcenoptimierung Eingriffsraum Durch Baumaßnahmen lassen sich räumliche Ressourcenengpässe vermeiden. Hierfür müssen der Nutzen und die Kosten in einer Bauzielplanung verifiziert werden. Page 11

12 Welche Handlungsempfehlungen sollten angeboten werden? Ressourcenoptimierung Instrumente Durch die Erhöhung der Instrumentenverfügbarkeit werden bei sinkenden Betriebskosten die Wechselzeiten reduziert. Ressourcenoptimierung Aufbereitung Mittels zusätzlicher Aufbereitungsräume oder -plätze können Wartezeiten vermieden werden. Vereinfachung der Dokumentation Die Standardisierung der Dokumentation reduziert den Arbeits- und Koordinationsaufwand bei einer gleichzeitigen Senkung der Fehler- und Nachbearbeitungsquote. Page 12

13 Ergebnisse Quick-Check-Analyse Übersicht Handlungsfeld Kriterien Handlungsbedarf Arbeitsorganisation Auslastung der Untersuchungs-räume Unpünktlichkeit erste Untersuchung Anteil Untersuchungen außerhalb der Kernarbeitszeit Durchführung kapazitätsabhängige Vorplanung Durchführung Tagesbesprechung Personaleinsatzplanung Pflegequote der Abteilung pro Untersuchung Anteil Untersuchungen außerhalb der Kernarbeitszeit Raumkonzept Anzahl Untersuchungen pro Unter-suchungsraum Durchschnittliche Größe pro Untersuchungsraum Interdisziplinäre Nutzung der Untersuchungsräume Ressourcenplanung Aufbereitungsplätze Anzahl Durchläufe pro Aufbereitungsplatz pro Tag Spezialisierte Aufbereitungs- Mitarbeiter Anzahl Aufbereitungen pro Gerät pro Tag Einzelaufbereitungsquote Dokumentation Dokumentationszeit pro Untersuchung Anzahl Dokumentationssysteme Digitale Dokumentation Ressourcenplanung Geräte Anzahl Untersuchungen pro Gerät pro Tag Einzelaufbereitungsquote pro Tag Page 13

14 Ergebnisse Quick-Check-Analyse Arbeitsorganisation 65% 61% 0:20 Min. 1% Ja Ja 50% 0:30 Min. 5% 3%. Nein Nein 0:30 Min. Auslastung der Untersuchungsräume Unpünktlichkeit erste Untersuchung Anteil Untersuchungen außerhalb der Kernarbeitszeit Durchführung kapazitätsabhängige Vorplanung Durchführung Tagesbesprechung Page 14

15 Handlungsfelder Quick-Check-Analyse Arbeitsorganisation Ausgangsituation Auslastung der Untersuchungsräume Unpünktlichkeit erste Untersuchung Anteil Untersuchungen außerhalb der Kern-arbeitszeit Duchführug kapazitätsabhängige Vorplanung Durchführung Tagesbesprechung Mögliches Vorgehen Detaillierte Prozessanalyse und Identifikation von Potentialen Definition Soll-Prozesse und Verantwortlichkeiten Definition Kennzahlen- und Anreizsysteme Unterstützung durch externe Prozessberater (z.b. UNITY) Ziel Verbesserte interne Kommunikation Erhöhte Auslastung der Untersuchungsräume Pünktliche erste Untersuchung Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Reduzierung von Überstunden Verbesserung der Planungssicherheit Page 15

16 Ergebnisse Quick-Check-Analyse Ressourcenplanung Aufbereitungsplätze < 8 Ja 2,6 1,82 0,04 0,1 > 8 Nein 3,9 0,2 12,5 Anzahl an Durchläufen pro Aufbereitungsplatz pro Tag Anzahl Aufbereitungen pro Gerät pro Tag Spezialisierte Aufbereitungsmitarbeiter Einzelaufbereitungsquote Page 16

17 Handlungsfelder Quick-Check-Analyse Ressourcenplanung Aufbereitungsplätze Bilder: OLYMPUS Ausgangsituation Anzahl Durchläufe pro Aufbereitungsplatz pro Tag Spezialisierte Aufberei-tungs- Mitarbeiter Anzahl Aufbereitungen pro Gerät pro Tag Einzelaufbereitungsquote Mögliches Vorgehen Evaluation des Raum- und Gerätebedarfes Kosten-Nutzenbewertung und Investitionsrechnung für die Krankenhausleitung Anpassung des Schichtmodells Ziel Reduzierung der Wartezeiten auf nicht rechtzeitig aufbereitete Instrumente Vermeidung durch Einzel- Aufbereitungen Senken der Reparaturen durch unsachgemäße Aufbereitung Page 17

18 Ergebnisse Quick-Check-Analyse Vereinfachung der Dokumentation 6 Min. < 3 Ja 7 Min. 9 Min. > 3 Nein Dokumentations-zeit pro Untersuchung 5 Anzahl Dokumentationssysteme Digitales Dokumentationssystem Page 18

19 Handlungsfelder Quick-Check-Analyse Vereinfachung der Dokumentation Ausgangsituation Dokumentationszeit pro Untersuchung Anzahl Dokumentationssysteme Digitale Dokumentation Mögliches Vorgehen Standardisierung der Dokumentation Anpassung des IT-Systems an die Dokumentationsbedarfe Systemunterstützung in der Dokumentation (z.b. Textbausteine) Einführung von Technologien (z.b. Speech-Mouse) Prozessanalyse und -definition (z.b. Arztbrief erstellen) Ziel Verkürzung der Dokumentationszeiten Sicherstellung einer erhöhten Dokumentationsqualität Page 19

20 Inwieweit hilft das Angebot einer Quick-Check-Analyse Schwachstellenkennzeichnung im Kernprozess Potenziale der Verbesserung feststellen, messen und optimieren. Vergleich im Wettbewerb möglich Schwerpunktsetzung Priorisierung erleichtern. Die Quick-Check-Analyse kann dem Kunden in kurzer Zeit und durch geringen Aufwand Schwachstellen und Engpässe sowie Hinweise auf potentielle Verbesserungen aufzeigen. Page 20

21 Quick-Check-Analyse für Endoskopien V E R T R A G S M A G E M E N T Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! OLYMPUS Medical Solutions Wendenstrasse D Hamburg FON: 0 40/ FAX: 0 40/ Page 21