SPEKTRUM. Fallstudie E-Bilanz-Erstellung schon für das Geschäftsjahr 2012?

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1 Walter Plinke Fallstudie E-Bilanz-Erstellung schon für das Geschäftsjahr 2012? SPEKTRUM Ein Praxisfall für individualisiertes, selbstorganisiertes Lernen insbesondere in Klassen nach dem Berufsbild IT-Systemkauffrau/-kaufmann und Informatikkaufrau/-mann VALERIE ULRICH ist Angestellte im Süd-Nord-Contor, einem der bedeutendsten Großhändler für Fair Trade Produkte mit Sitz in Hamburg und einer Filiale in Wien. Ihr Arbeitgeber ist aufgrund seiner Rechtsform (GmbH) in der Abteilung B des Hamburger Handelsregisters eingetragen und nach Maßgabe der im 267 HGB genannten Größenmerkmale (Bilanzsumme, Umsatzerlöse und durchschnittliche Arbeitnehmerzahl) eine kleine Kapitalgesellschaft. Als IT-Systemkauffrau ist Frau ULRICH zuständig für die Datenpflege des umfangreichen Online Shops sowie für die Betriebssicherheit der ERP-Software HS-Wawi und HS-Fibu der HS Hamburger Software GmbH & Co. KG. Beginnend mit dem Geschäftsjahr 2012 ist die Steuerbilanz grundsätzlich in elektronischer Form nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz dem Finanzamt zu übermitteln. Der darin kodifizierte Umfang und Detaillierungsgrad des zu übermittelnden Datenvolumens ist im Vergleich zum alten Recht exponential gewachsen. Das hat erhebliche Auswirkungen auf die Buchführung und die IT-Abteilung, die die Ableitung der E-Bilanzwerte aus der Buchführung sicherstellen müssen. Kontenpläne und Kontierungsrichtlinien sind den steuerbilanziellen Anforderungen anzupassen. Und vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen stellt sich deshalb die Frage, ob die handelsbilanziell ausgerichtete Erfassung der Geschäftsvorfälle durch eine Buchführung auf der Grundlage steuerlicher Rechtsnormen abgelöst werden sollte. Denn faktisch führt die Steuertaxonomie zu einer umgekehrten formalen Maßgeblichkeit und legt damit die Entscheidung zur Aufwertung der hochauflösenden E-Bilanz zum leitenden Rechenwerk nahe. Die IT-Abteilungen stehen vor der Herausforderung, die vorhandene Finanzbuchhaltungssoftware so anzupassen, dass das Mapping und die Konvertierung der E-Bilanz im Elster-XBRL-(XML-)Format widerspruchfrei zur Validierungssoftware ERiC DTK möglich ist. Dipl.-Betriebswirt, Dipl.-Hdl. Walter Plinke unterrichtet an der Beruflichen Schule für Wirtschaft und IT (H 7) in Hamburg und ist Vorsitzender des VLW-Landesverbandes Hamburg. W&E 2012 Ausgabe Jahrgang 279

2 Von ihrem Chef (Herrn Pizarro) erhält sie am folgende Mail: Liebe Frau Ulrich, unser Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Herr Dr. Mackedanz von der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft FIDES KEMSAT, mahnt organisatorische Vorbereitungen zur Erstellung der elektronischen Bilanz (E-Bilanz) für das Geschäftsjahr 2012 an. Und in der Tat erkenne ich den Zeitdruck, in dem wir uns jetzt befinden. Insofern hoffe ich, dass wir den damit verbundenen bürokratischen Aufwand auf ein Minimum reduzieren oder was vielleicht noch viel besser wäre ganz vermeiden könnten. Deshalb bitte ich um Ihre tatkräftige Unterstützung: 1. Prüfen Sie bitte, ob wir durch die Inanspruchnahme eines gesetzlichen Ausnahmetatbestands die Erstellung von E-Bilanzen umgehen können. Sollte das nicht der Fall sein, bin ich Ihnen dankbar für Hinweise zur möglichen Zulässigkeit einer Verschiebung des erstmaligen Erstellungszeitpunkts der E-Bilanz auf ein späteres Wirtschaftsjahr. 2. Zur Einschätzung des bürokratischen Aufwands benötige ich außerdem Informationen a) zum Umfang der beim Finanzamt einzureichenden Daten, wobei mich vor allem die Mindestangaben interessieren, b) zum absehbaren buchhalterischen Umstellungsaufwand, c) zur DV-technischen Abwicklung mithilfe des amtlich vorgeschriebene Übermittlungsformats (XBRL) und der Validierungssoftware ERiC DTK. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mühen! Mit freundlichen Grüßen Claudio Pizarro Aufgaben: 1. Bitte bearbeiten Sie stellvertretend für Frau ULRICH den Arbeitsauftrag von Herrn PIZARRO. Formulieren Sie dazu unter Zuhilfenahme aller Ihnen verfügbaren Informationsquellen (Gesetzestexte, Fachbücher, Skripte, Internet etc.) eine Antwortmail. Hier einige Tipps zur Verkürzung Ihrer Recherchezeit: Elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinnund Verlustrechnungen; Anwendungsschreiben zur Veröffentlichung der Taxonomie; BMF-Schreiben vom ; IV-C 6- S b/11/10009 E-Bilanz: Häufig gestellte Fragen (FAQ); BMF im Oktober W&E 2012 Ausgabe Jahrgang

3 5b EStG Elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen; BMF-Schreiben vom 19. Januar 2010; IV C 6 S 2133-b/0 und Flickinger: XBRL in der betrieblichen Praxis: Elektronisches Business-Reporting nach internationalem Standard, Berlin 2007 Herzig / Briesemeister / Schäperclaus: E-Bilanz und Steuer-Taxonomie, in: Der Betrieb, Beilage 5 zu Heft 41, 2010 Herzig / Briesemeister / Schäperclaus: Von der Einheitsbilanz zur E-Bilanz, in: Der Betrieb, Heft 1, 2011, S. 1-9 Krüger: E-Bilanz-Pilotierung, Plausibilisierung von E-Bilanz-Datensätzen durch ERiC, tionfile.pdf 2. Vergleichen Sie Ihre Antwortmail mit der von Frau ULRICH (s. unten). Berücksichtigen Sie, dass Ihre Antwortmail lediglich die Kerninhalte zur E-Bilanz enthalten soll. Eine vollständige inhaltliche Übereinstimmung mit der Antwort von Frau UL- RICH wird nicht erwartet! a) Notieren Sie bitte die von Ihnen festgestellten Unterschiede und fehlenden Inhalte in einem Abweichungsdokument. b) Korrigieren Sie danach ggf. festgestellte Fehler in Ihrem Arbeitsergebnis. 3. Führen Sie zum Abschluss bitte eine Selbstreflexion Ihres Bearbeitungs- und Lernprozesses durch. Beschreiben Sie dazu beispielsweise, was Ihnen im Vergleich mit der Antwortmail von Frau UL- RICH a) besonders gut und b) nicht so gut gelungen ist. wie Sie mit der Abwicklung des Arbeitsauftrags von Herrn PIZARRO zurechtgekommen sind. Denkbar ist, dass Sie dabei insbesondere auf die Arbeitsschritte eingehen, die Ihnen a) besonders leicht und b) besonders schwer fielen. War es z. B. die Informationsbeschaffung, der Umgang mit der Informationsflut (Inhalte verstehen und in eine Struktur bringen, wichtige von unwichtigen Informationen trennen etc.) oder war es die verständliche Formulierung der Antwortmail? 4. Ordnen Sie Ihre Arbeitsergebnisse entweder Ihrem Portfolio oder Ihrem Lernfeld-Ordner zu. Begründen Sie Ihre Auswahlentscheidung. Lösungsvorschlag: Antwortschreiben von Valerie Ulrich Sehr geehrter Herr Pizarro, mit Ihrer Mail vom 05. September 2012 baten Sie mich um Unterstützung bei der Beantwortung wichtiger juristischer, buchhalterischer und IT-bezogener Fragen hinsichtlich der Erstellung einer E-Bilanz für das Geschäftsjahr Das will ich mit dieser Antwort-Mail gerne tun. Sie beginnt mit Ausführungen zu den rechtlichen Vorgaben für die E-Bilanz und zum Datenvolumen, das künftig dem Finanzamt zu übermitteln ist. Daran anschließend werden wunschgemäß die Grundlagen der Auszeichnungssprache XBRL in Verbindung mit der Validierungssoftware ERIC DTK thematisiert. Im dann folgenden Fazit fasse ich die wichtigsten Ergebnisse meiner Recherche mit explizitem Bezug zu unserer spezifischen betrieblichen Situation zusam- W&E 2012 Ausgabe Jahrgang 281

4 men und erläutere die besondere Bedeutung von Grundsatzentscheidungen, die mir im Zusammenhang mit den vorbereitenden Maßnahmen zur Erstellung einer E-Bilanz notwendig erscheinen. Komplettiert werden meine Darlegungen durch Auszüge aus der amtlichen Kerntaxonomie, dem GCD- und dem GAAP-Modul (s. Anhang 1 und 2), sowie durch ein Glossar (s. Anhang 3), mit denen ich die Verständlichkeit meiner Erläuterungen erleichtern möchte. A. Rechtliche Vorgaben zur E-Bilanz und zum Datenvolumen der Steuer-Taxonomie Die Datenfernübertragung von Bilanzen 1 und Gewinn- und Verlustrechnungen (Abk.: GuV) muss grundsätzlich erstmalig für Wirtschaftsjahre erfolgen, die nach dem beginnen ( 5b EStG, 51 Abs. 4 Nr. 1b EStG, 60 Abs. 1 EStDV, 60 Abs. 4 EStDV, 1 AnwzpVv 2 ). Das gilt unabhängig von der Rechtsform und Unternehmensgröße für alle Unternehmen, die ihren Gewinn a) auf der Grundlage eines Betriebsvermögensvergleichs (s. Glossar [G]) gemäß 4 Abs. 1 oder 5 Abs. 1 EStG oder b) in Abhängigkeit von der Tonnage (Nettoraumzahl) nach 5a EStG durchführen. 3 Nur Anhang, Lage- und Prüfungsbericht [G] können sofern erstellt wahlweise in Papierform oder im Rahmen des E-Bilanz-Datensatzes an das Finanzamt übermittelt werden. Mehr Vorbereitungszeit ermöglicht die Nichtbeanstandungsregelung des BMF 4, nach der die E-Bilanz auch erst für das Wirtschaftsjahr 2013 angefertigt werden darf (bei abweichendem Wirtschaftsjahr für 2013/2014). 5 In dieser verlängerten Übergangsfrist können die Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen den Finanzämtern noch in Papierform und ohne Berücksichtigung des für die E-Bilanz amtlich vorgeschriebenen Datensatzes (Steuer-Taxonomie) eingereicht werden. 6 Nur wenn die Erstellung und elektronische Übermittlung der E-Bilanz für den Steuerpflichtigen mit unbilligen Härten verbunden ist, kann er davon auf Antrag befreit werden. Dazu muss er die Gründe beschreiben, die für ihn die Anwendung der Verfahrensvorschrift des 5b EStG unangemessen erscheinen lassen. Das können z. B. die fehlenden oder unzureichenden technischen sowie finanziellen Möglichkeiten und/oder Fachkompetenzen sein. 7 Für Unternehmen mit aus- und inländischen Betriebsstätten gelten unverändert die höchstrichterlich aufgestellten Grundsätze zum Umfang der Jahresabschluss-Angaben. Danach sind die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung für das Unternehmen als Ganzes zu erstellen. 8 Allerdings wird es zur Vermeidung unbilliger Härten nicht beanstandet, wenn die Einbeziehung ausländischer (inländischer) Betriebsstätten von inländischen (ausländischen) Unternehmen in die E-Bilanz erstmalig für Wirtschaftsjahre geschieht, die nach dem beginnen. 9,10 Im Übrigen ändert die Einführung der E-Bilanz nichts an den Pflichten zur Abgabe und den Abgabefristen für die Einkommen-, Körperschaft- und Umsatzsteuer- sowie Gewerbesteuerfestssetzungserklärungen. Sie sind bereits ab dem Veranlagungszeitraum 2011 in elektronischer Form zu übermitteln. 11 Den Rechtsanspruch auf eine E-Bilanz kann die Finanzverwaltung durch Androhung und Festsetzung von Zwangsgeld durchsetzen ( 328 ff. AO). Alternativ dazu ist sie bei Nichtabgabe einer E-Bilanz gemäß 162 AO berechtigt, Steuerschätzungen (sog. Hinzuschätzungen) vorzunehmen. Sie sind auch in den Fällen zulässig, in denen die Bilanzen sowie die Gewinn- und Verlustrechnungen nicht ordnungsgemäß (mit unvollständigen, unzulässigen und/oder fehlenden Angaben) übermittelt wurden ( 162 Abs. 2 Satz 2, 158 AO). Ein Verspätungszuschlag ist dagegen nicht zu befürchten. Denn er darf vom Finanzamt nur dann eingefordert werden, wenn ein Steuerpflichtiger seine Steuererklärung nicht abgegeben hat ( 152 AO). Und da die E-Bilanz kein Bestandteil einer Steuererklärung ist, sondern nur eine Unterlage zur Steuererklärung ( 150 Abs. 4 AO), mit der die Angaben der Einkommen- oder Körperschaftsteuererklärung erläutert werden, ist die amtliche Einforderung eines Verspätungszuschlags unzulässig. Die Datenfernübertragung muss nach Maßgabe des amtlich vorgeschriebenen XBRL-Datensatzes geschehen. Andere plattformunabhängige Dateiformate (wie z. B. PDF oder OpenXPS) sind nicht erlaubt. Daraus ergibt sich für die Steuerpflichtigen im Regelfall die Notwendigkeit zur sachgerechten Aufbereitung der vorhandenen Buchführungswerte. Gemäß 5b Abs. 1 EStG und 60 Abs. 2 EStDV sind dafür (wie bisher) zwei Alternativen zulässig: Übermittlung der Handelsbilanz [G] mit steuerlicher Überleitungsrechnung [G] sowie eine handelsbilanzielle Gewinnund Verlustrechnung oder Überstellung einer separat gebuchten Steuerbilanz [G] zuzüglich der handelsbilanziellen Gewinn- und Verlustrechnung. 282 W&E 2012 Ausgabe Jahrgang

5 Mithilfe der Überleitungsrechnung sind die für die Ermittlung der Steuerbilanzwerte unzulässigen Handelsbilanzwerte aufzulösen. Dazu müssen im amtlich zu befüllenden Datensatz die Art der Überleitung und die betroffenen Positionen (Aktiv-, Passiv- sowie GuV-Positionen) angegeben werden. Fakultativ können dem Datensatz Erläuterungen zur Überleitungsrechnung beigefügt werden. Außerdem muss deutlich werden, ob der jeweilige Überleitungsdatensatz ausschließlich Umgliederungen (Bilanzierung), nur Änderungen der Wertansätze (Bewertung) oder beides enthält. Im amtlichen Datenschema (Steuer-Taxonomie) 12 sind die verpflichtend zu übermittelnden Positionen aufgelistet und entsprechend ihrer Beziehungen zueinander geordnet. 13 Dabei wird zwischen Kern-Taxonomie sowie Branchen-, Spezial- und Ergänzungstaxonomien unterschieden (s. u.). Für die Datenfernübertragung darf nur die für das jeweilige Wirtschaftsjahr gültige Taxonomieversion verwendet werden. Sie wird regelmäßig im November des Vorjahres mit dem Release von ERiC zur Verfügung gestellt. 14 Die Kern-Taxonomie enthält die für alle Rechtsformen erdenklichen Positionen, von denen aber vom Steuerpflichtigen nur die Positionen mit Wertangaben zu befüllen sind, zu denen auch tatsächlich Geschäftsvorfälle vorliegen und deren Angaben sich aus der Buchführung ableiten lassen. 15 Alle anderen Datenfelder müssen als NIL-Wert (Not-in-List, leer ) ohne Wertangabe übermittelt werden. Die verpflichtend mit Angaben zu befüllenden Felder (= Mindestumfang des zu übermittelnden Datenvolumens) werden unterschieden in Mussfelder, Mussfelder, Kontennachweis erwünscht, Auffangpositionen ( nicht zuordenbare Positionen ) und Summenmussfelder / rechnerisch notwendige Felder. Mussfelder sind vom Steuerpflichtigen unabhängig von der Unternehmensgröße, Rechtsform oder Branche anzugeben. NIL- Einträge sind nur in den Fällen zulässig, in denen die betreffenden Positionen in der ordnungsgemäßen betrieblichen Buchführung nicht angelegt oder aus ihr ableitbar sind. 16 Dabei ist unter Berücksichtigung des individuellen Buchungsverhaltens die Buchführung als Ganzes zu betrachten. Folglich sind in die Ableitung der Mussfeld-Werte alle Buchführungsunterlagen gemäß 140 AO einzubeziehen. Dazu zählen grundsätzlich sämtliche Aufzeichnungen aus dem Hauptbuch und allen Nebenbüchern. Bezüglich der Mussfelder, für die ein Kontennachweis erwünscht ist, kann das Datenvolumen der Mussfelder um Angaben aus der Summen- und Saldenliste [G] erweitert werden (Kontonummer und Kontenbezeichnung sowie Kontosaldo zum Stichtag). 17 Nicht jedem Steuerpflichtigen ist es aufgrund seines Buchungsverhaltens möglich, die durch die Steuer-Taxonomie vorgegebene Mussfeld-Differenzierung einzuhalten und die amtlich geforderten Werte unmittelbar (mithilfe eines Mappings [G]) aus der Buchführung abzuleiten. Die dadurch ggf. auftretenden rechnerischen Differenzen im amtlich vorgeschrieben Datensatz können (in einer Übergangszeit von 5 bis 6 Jahren) durch die Zuordnung von Werten in insgesamt 54 Auffangpositionen / nicht zuordenbare Positionen vermieden werden. 18 Wenn Unterpositionen Werte enthalten, die wiederum mit Oberpositionen rechnerisch verknüpft sind ( Summenmussfelder/ rechnerisch notwendige Felder ), müssen die Oberpositionen zwingend mit einem Wert versehen der Finanzverwaltung übermittelt werden. 19 Besondere Geschäftsmodelle und Rechnungslegungsvorschriften 20 in einigen Wirtschaftsbereichen erforderten die Entwicklung von Branchen-Taxonomien, die von den betroffenen Unternehmen obligatorisch zu verwenden sind. Dazu gehören Spezial-Taxonomien für den Bankensektor und die Versicherungswirtschaft sowie Ergänzungstaxonomien für Steuerpflichtige aus den Bereichen Land- und Forstwirtschaft, Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Verkehrs- und Wohnungsunternehmen und kommunale Eigenbetriebe. Die Berichtsbestandteile der E-Bilanz setzen sich zusammen aus dem GCD-Modul (Global Common Data) und dem GAAP- Modul (General Accepted Accounting Principles). Das GCD-Modul enthält in 458 Zeilen 56 Muss-Felder und ist mit Stammdaten des Unternehmens (z. B. Name und Anschrift sowie Steuernummer), mit Grunddaten zum Bericht (z. B. Berichtsart und Berichtsbestandteile) sowie zur angewandten Taxonomie-(Versions-)Art zu füllen. Das im Vergleich zum GCD-Modul viel umfangreichere Jahresabschluss-/GAAP-Modul (mit maximal 550 Feldern) verpflichtet die Unternehmen zur Übermittlung von Bilanz, GuV, Ergebnisverwendungsrechnung, Kapitalkontenentwicklung (für Personenhandelsgesellschaften und andere Mitunternehmerschaften), außerbilanziellen Korrekturen und Überleitungsrechnung. Freiwillig können Anhangangaben (inkl. Anlagenspiegel), Kapitalflussrechnung, Eigenkapitalspiegel, Haftungsverhältnisse, Lagebericht und der Bericht des Aufsichtsrats übermittelt werden. v Fortsetzung in der nächsten W&E W&E 2012 Ausgabe Jahrgang 283

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